Scrisoare despre trimiterea spre aprobare a proiectului de acord. Bună ziua, neprețuită Katerina Matveevna, sau hai să vorbim despre scrisorile de afaceri

Regulile de corespondență comercială prevăd schimbul de documente cu partenerii prin e-mail sau curier, adesea contracte care trebuie semnate. Într-o astfel de situație, se obișnuiește să se atașeze adresă însoțitoare, care nu numai că listează lucrările trimise, dar explică și ce acțiuni sunt așteptate de la destinatar. De exemplu, o scrisoare de intenție către acord suplimentar la un contract sau pur și simplu la un contract care trebuie semnat și returnat expeditorului. Este important să rețineți că nu există o cerință legală de a pregăti documentele însoțitoare, dar vă recomandăm să faceți întotdeauna acest lucru, deoarece acestea ajută la evitarea inexactităților și a eventualelor neînțelegeri.

Există două funcții principale ale unei scrisori de intenție (sau, așa cum o numesc adesea angajații între ei, „escortă”):

• un inventar al documentelor trimise (dacă un acord, atunci denumirea acestuia, pe câte foi este întocmit, câte copii);
• instrucțiuni de acțiune (de exemplu, semnați contractul și returnați una dintre copii expeditorului).

Întrucât textul lucrărilor însoțitoare include un inventar, se recomandă pregătirea lor în două exemplare: destinatarul păstrează unul pentru el, iar pe al doilea semnează pentru primire și îl returnează expeditorului. După aceasta, scrisoarea de intenție trebuie înregistrată și stocată ca orice corespondență importantă. Această abordare ajută la rezolvarea multor situații controversate.

Pentru contabilitate, faptul trimiterii este doar informativ in ceea ce priveste intocmirea planurilor de venituri si cheltuieli. Reflectarea faptelor activitate economică nu este realizată pe baza unei astfel de hârtie.

Structura scrisorii de intentie

Deoarece nu este obligatoriu, cerințele pentru design și conținut nu sunt stabilite normativ. Dar trebuie amintit că în 2019 regulile de scriere a scrisorilor sunt supuse standardului GOST R 6.30-2003 din 03/03/2003. Puteți crea următoarea structură:

1. Un capac.
2. Numărul și data.
3. Recurs.
4. Text.
5. Aplicație.
6. Semnături și sigiliu.

Să ne uităm la unele dintre ele mai detaliat.

Un capac

De obicei corespondență organizatii bugetare este emis pe antet companiei. În antet trebuie să indicați numele destinatarului și detaliile acestuia, precum și destinatarul specific - persoana responsabilă. Vă puteți adresa doi sau mai mulți destinatari în același timp. În acest caz, puteți specifica fie o listă de nume, fie o listă de poziții. Nu este necesar să vă scrieți numele de familie și inițialele, dar este indicat din punct de vedere al etichetei în afaceri.

Numărul și data

Numerotarea literelor se efectuează în conformitate cu regulile de lucru de birou ale organizației, care sunt stabilite acte locale. Documentele din unele zone sunt reglementate de actele industriei (notarii, forțele armate). De regulă, trebuie să indicați numărul de intrare sau de ieșire și data primirii sau plecării.

Text

Vă recomandăm să începeți textul cu frazele: „Vă trimitem...”, „Vă prezentăm...”, pentru a evidenția formularea cheie. După aceasta, enumerați documentele pe care le trimiteți, înregistrând numărul și data acestora (dacă există). În partea finală, trebuie să acordați atenție scopului expedierii. Următoarele formulări sunt adecvate:

• Vă rog, confirmați primirea;
• Vă rog să semnați contractul și să îl returnați în termenul limită;
• Vă rog să fiți de acord cu textul contractului și să-l returnați cu comentarii (trimiteți un protocol de neînțelegeri);
• vă rugăm să-l utilizați în conformitate cu scopul propus;
• Vă rugăm să asigurați siguranța informațiilor confidențiale.

În text, este posibilă evidențierea expresiilor care au cel mai important sens cu caractere aldine sau subliniate.

Aplicație

Asigurați-vă că faceți o listă cu toate documentele pe care le trimiteți. Totodată, pentru a evita eventualele neînțelegeri în viitor, se recomandă unificarea fiecărui element al listei, indicarea numelui complet, numărul de copii și foile fiecărui document. De exemplu, „Acord de furnizare de rechizite de birou Nr.4 din data de 06.01.2017 în 2 exemplare. pe câte 5 foi fiecare ». În concluzie, se recomandă indicarea numărului de puncte din cerere și a numărului total de foi: „În total au fost trimise 2 documente pe 13 file”.

Semnătură

Documentele însoțitoare sunt semnate de manager sau persoana responsabila, dacă este prevăzut de regulile muncii de birou. Semnătura contabilului șef sau a altei persoane asistență financiară nu este necesar. Recomandăm însă ca regulile biroului să prevadă o schemă de informare a departamentului de contabilitate pentru a evita o situație în care lipsesc avizele necesare.

În ceea ce privește sigiliul, în 2019 persoanele juridice nu au obligația de a avea un sigiliu rotund pentru a certifica documentele emise, inclusiv scrisorile (82-FZ din 04.06.2015). Prin urmare, prezența acestuia pe formular rămâne la latitudinea grefierilor.

Scrisoare de intenție pentru contract- acestea sunt instructiuni pentru contractul care se transmite sau proiectul acestuia.

Cum se scrie o scrisoare de intenție pentru un contract

Scrisoarea de intenție pentru contract are aceeași structură ca: titlul documentului indică funcția, numele organizației și numele complet al destinatarului, mai jos este data, numărul documentului și, dacă este necesar, titlul scrisorii .

Aceasta este urmată de o adresă către destinatar.

Contractul începe de obicei cu următoarele fraze:

• Îl trimitem la adresa ta...
• Vă prezentăm…
• Vă trimitem…

Urmează apoi numele, numărul contractului și acțiunile ulterioare ale destinatarului: ce copii trebuie să fie semnate, sigilate, care trebuie returnate.

Scrisoarea se termină cu semnătura expeditorului care indică funcția și numele complet.

Exemplu de scrisoare de intenție pentru contract

către CEO
Svetlitsa LLC
E.V. Filippova

29.07.2013 № 29

Dragă Elena Vladimirovna!

Vă trimitem la adresa dumneavoastră un contract de livrare semnat și sigilat Nr. 2013-26-07 din 26 iulie 2013. Vă rugăm să îl semnați, să îl sigilați și să ne trimiteți un exemplar în termen de 7 zile.

Anexă: acord în 2 exemplare (6 file în total).

Este recomandabil să redactați o scrisoare de intenție pentru contract pe antetul organizației.

Imaginile și tabelele nu trebuie introduse în corpul scrisorii: astfel de materiale sunt formatate ca atașamente cu propriul număr și nume. La sfârșitul scrisorii există o listă cu toate atașamentele indicând numărul lor de serie, titlul, numărul de pagini și numărul de copii. Mijloace moderne Verificatoarele ortografice (inclusiv cele integrate în MS Word) vă permit să pregătiți documente absolut alfabetizate. Orice greșeală de ortografie, de punctuație sau de stil în Corespondență de afaceri nepermis. Mai multe puncte la care designerul ar trebui să le acorde atenție pentru a scrie corect o scrisoare către client. Even Yamamoto Tsunetomo în secolul al XVII-lea, în colecția sa de coduri de conduită pentru samurai, spunea că o scrisoare trebuie scrisă în așa fel încât destinatarul vrea să-l atârne pe perete, ca pe o piesă de artă.

Scrisoare de consimțământ

Exemple de scrisori de confirmare O scrisoare de confirmare a unui acord preliminar O scrisoare de confirmare a plății pentru bunuri O scrisoare de reamintire este o scrisoare folosită atunci când o organizație parteneră nu își îndeplinește obligațiile sau acordurile acceptate. Fraze cheie astfel de scrisori sunt: ​​Textul scrisorii de reamintire poate include două părți: link-uri către un document oficial care înregistrează obligațiile părților sau circumstanțele în legătură cu care organizația este obligată să întreprindă anumite acțiuni și o solicitare de a efectua anumite acțiuni în legatura cu aceasta.

Destul de des, astfel de scrisori conțin doar mementoul real.

Cum se scrie o scrisoare de cerere formală - exemplu

Scrisoare de răspuns (exemplu) Detalii despre scrisoarea de răspuns Ajutor Această categorie de scrisori conține aceleași detalii ca orice alte scrisori oficiale. Principalele detalii includ:

1. Numele companiei;
2. informații de referință despre organizație;
3. codul de organizare;
4. numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) entitate legală;
5. numărul de identificare a contribuabilului/codul motiv pentru înregistrare;
6. data de;
7. număr de înregistrare;
8. link la numărul de înregistrare și data documentului primit;
9. destinaţie;
10. titlul textului (când scrieți o scrisoare în format A4);
11. semnătură.

Este important să înțelegeți că orice scrisoare de răspuns trebuie să conțină numărul documentului în care a fost trimisă cererea și data acesteia.
În acest caz, scrisoarea de răspuns este semnată de angajatul în numele căruia a fost trimisă cererea.

Cum poate un designer să scrie corect o scrisoare unui client?

O serie de corespondență primită de organizație necesită trimiterea de răspunsuri pe anumite aspecte. În acest articol vom analiza în detaliu cum să compunem corect o scrisoare ca răspuns la o solicitare.

Din articol vei afla:

• în ce cazuri este necesară o scrisoare de răspuns;
• care ar putea fi scrisoarea de răspuns;
• detaliile scrisorii de răspuns.

În ce cazuri este necesară o scrisoare de răspuns Corespondența primită a fiecărei organizații constă în diverse documente, dintre care anumite tipuri necesită trimiterea de mesaje de răspuns. În același timp, este necesar să aveți o bună înțelegere a tipurilor de documentație primită și a scrisorilor care necesită un răspuns.

Important

Vă invităm să vă familiarizați în detaliu cu tipurile de scrisori primite la care trebuie să trimiteți un mesaj de răspuns. Scrisoare de cerere Deja din numele acestui document devine evident că acesta conține un fel de cerere trimisă destinatarului.

Exemplu de scrisoare de răspuns

Posibilele consecințe ale unei astfel de înlocuiri trebuie informate în mod rezonabil clientului Cum să scrieți corect o scrisoare către Client: sfaturi de formatare Scrisoarea este întocmită pe antet în conformitate cu regulile de bază ale muncii de birou: firma client, poziția , numele și parafa persoanei autorizate să efectueze corespondență comercială sunt indicate ca destinatar. Acesta este un document oficial (care, printre altele, poate fi luat în considerare de către instanță), prin urmare, trebuie să aibă o dată, un număr și să fie certificat prin semnătura unei persoane autorizate (director, Inginer sef, inginer șef al proiectului etc.) O scrisoare întocmită pe antetul companiei nu necesită ștanțare umedă suplimentară.

Scrisoarea trebuie să indice subiectul: „Despre progresul de proiectare”, „Despre plată” și așa mai departe.

Scrisori de răspuns

Atenţie

Scrisoarea ar trebui să înceapă cu o adresă standard, de exemplu, „Dragă Igor Petrovici!” Este important să vă adresați clientului după nume și patronim. Dacă pregătiți un răspuns la o scrisoare și nu aveți informațiile persoanei pe care o contactați, trebuie să aflați (sunați la recepție sau la executorul direct al scrisorii).

Scrisoarea indică numele organizației și persoana căreia îi este adresată scrisoarea. Destinatarul trebuie adresat pe nume si patronim.La sfarsitul scrisorii, sub semnatura, trebuie sa fie indicate interpretul si datele sale de contact.

De exemplu, dacă materialul unei scrisori semnate de inginerul șef sau de inginerul șef a fost pregătit de un inginer proiectant, reprezentantul clientului ar trebui să îl poată contacta direct pentru a clarifica detaliile tehnice.

Cum se scrie o scrisoare de răspuns

Vei avea nevoie

• — textul tipărit al acordului;
• - calculator cu imprimanta;
• - sigiliu.

Instrucțiuni 1 Începeți litera cu „antetul”, care se află în colțul din stânga sus al formularului. Aici indicați funcția, prenumele și parafa persoanei căreia i se trimite contractul, numele organizației în care lucrează și adresa juridică a organizației. Dacă contractul este trimis unui antreprenor individual, în „antet” indicați statutul acestuia (IP), numele de familie, parafa, adresa. 2 Prefațați corpul scrisorii cu un salut. Poate începe cu cuvântul „dragă”, urmat de o adresă după nume și patronim.
De exemplu, „Dragă Ivan Ivanovici!” Salutul este scris sub antet în mijlocul foii și este de obicei cu caractere aldine. 3 Apoi, treceți la corpul principal al scrisorii de intenție. Cel mai important lucru care trebuie reflectat este faptul că contractul a fost trimis.

Folosiți expresii precum: „Trimitem o schiță de acord de servicii pentru examinare și semnare”. Dacă despre care vorbim despre un acord deja încheiat, indicați numărul și data acestuia.

4 Apoi, atunci când este necesar, scrieți despre ce doriți să atrageți atenția destinatarului, declarați propunerea sau cererea dvs. referitoare la contractul care este trimis. Evitați să menționați lucruri care nu au legătură cu contractul trimis. 5 După textul principal, scrieți cuvântul „Anexă:” și denumiți acordul care este trimis, indicați numărul de foi și de copii. 6 Atribuiți o dată și un număr scrisorii de intenție și înregistrați-o în jurnalul de corespondență de ieșire. În consecință, trebuie să fie semnată de șeful organizației sau antreprenor individual, iar semnătura este certificată printr-un sigiliu.
Nimănui, și mai ales clientului, nu-i va plăcea dacă scrisoarea începe cu cuvintele „Vă informăm...”, „Încă o dată vă informăm...”, chiar dacă scopul scrisorii este de a informa sau de a reaminti. Astfel de fraze ar trebui să fie înmuiate dacă este posibil și mutate la al doilea sau al treilea paragraf. Un exemplu de aranjare a blocurilor semantice În funcție de conținutul acesteia, puteți începe o scrisoare cu următoarele fraze introductive:

• Vă mulțumim pentru invitația de a colabora...
• Prin prezenta vă arătăm respectul nostru...
• Continuarea convorbirii telefonice...
• După cum sa convenit, vă informez...
• Vă mulțumim pentru răspunsul la timp la scrisoarea noastră nr....

Corpul principal al scrisorii, care conține întrebări, descrieri ale problemelor și viziunea dumneavoastră asupra soluției acestora, ar trebui să fie prezentat într-o formă clară și concisă, fără informații inutile.

Cum să scrieți o scrisoare pentru aprobarea unei probleme importante

Scrisoare de răspuns (exemplu) Citește și:

• Scrisoare de scuze
• Cum se scrie o scrisoare de recomandare
• Compunem o scrisoare de intenție pentru documente

Răspuns negativ În cazul în care nu este posibilă satisfacerea unei cereri sau cereri, este necesar să se comunice cât mai corect refuzul. În acest caz, ca și în varianta descrisă mai sus, refuzul trebuie scris în același stil ca și cererea de inițiere.

Un răspuns negativ trebuie să fie cât mai corect posibil și să conțină motive obiective ale refuzului. Dacă există condiții prealabile pentru luarea unei decizii pozitive cu privire la cerere, puteți indica în răspuns condițiile care sunt necesare pentru aceasta.

Vă rugăm să rețineți că este inacceptabil să formulați un răspuns negativ la o scrisoare (un eșantion este prezentat mai jos) pe un ton grosolan. Mai mult, ar fi pe deplin oportun să ne exprimăm regretul sincer cu privire la imposibilitatea satisfacerii cererii.
Acestea pot fi condiții noi sau dorințe ale clientului, care necesită ajustări minore sau modificări semnificative ale documentației; pot exista lucrări noi, a căror necesitate nu a putut fi determinată în etapa încheierii contractului; pot exista si alte cazuri. Clientul trebuie să fie înștiințat despre acest lucru în scris, primind confirmarea de la acesta a necesității de a efectua muncă în plusși disponibilitatea sa de a încheia un acord suplimentar;

• dacă în proiect se constată o eroare, este necesar, pe lângă corectarea acesteia, să se justifice corect și clar într-o scrisoare motivele pentru care a fost făcută;
• clientul poate solicita utilizarea anumitor mărci de echipamente și materiale de construcție în proiect. Adesea, clientul decide să folosească analogi mai ieftini în comparație cu cei furnizați de designer.

Să ne dăm seama cum este oficializată aprobarea. Fiecare organizație, desigur, are propriile opțiuni și combinații. Vom încerca să le arătăm pe cele posibile.

Aprobare externă

Pentru aprobare externă, GOST R 6.30-2003 recomandă utilizarea ștampilei de aprobare pe proiectul de document. Permiteți-mi să vă reamintesc că ștampila de aprobare este o cerință care exprimă acordul unei alte organizații care nu este autorul documentului cu conținutul acestuia (GOST R 7.0.8-2013, definiția 56).

Fragment de document

Restrângeți afișarea

3.23. Ștampila de aprobare a documentului constă din cuvântul ACORD, poziția persoanei cu care a fost aprobat documentul (inclusiv numele organizației), semnătura personală, transcrierea semnăturii (inițiale, prenume) și data aprobării, de exemplu :

DE ACORD

Rectorul Academiei Financiare
sub Guvern Federația Rusă
Semnătura personală a A.G. Gryaznova
Data

Dacă aprobarea se realizează prin scrisoare, protocol etc., ștampila de aprobare se întocmește după cum urmează:

DE ACORD

Scrisoare către Academia Rusă
Stiinte Medicale
din data de 06/05/2003 Nr.430-162

DE ACORD

Procesul-verbal al ședinței Consiliului
stat rusesc
compania de asigurări „Rosgosstrakh”
din data de 06/05/2003 Nr.10

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

Consistenta interna

1. Document de aprobare (viza de aprobare)

Această formă de aprobare este folosită cel mai adesea de organizațiile mici, unde lista persoanelor care aprobă este destul de limitată, sau pentru documentele care sunt aprobate de câteva persoane.

in orice caz aceasta metoda deloc convenabil pentru companii mari, a căror listă de acorduri ajunge la o duzină (eventual mai mulți) funcționari.

GOST R 6.30-2003 recomandă întocmirea aprobarea vizei similar cu ștampila de aprobare, dar fără a indica cuvântul „ACORD” și numele organizației ca parte a poziției autorizatorului (cu aprobare internă, este deja clar că acest oficial lucrează în organizația care a fost autorul documentului). Următoarea diferență: aprobarea internă a proiectului este posibilă dacă există comentarii la acesta, care trebuie atașate.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor"

3.24. Aprobarea documentului se eliberează cu o viză de aprobare a documentului (denumită în continuare viza), care include semnătura și funcția persoanei care aprobă documentul, o transcriere a semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. De exemplu:

Semnătura personală a A.S. Orlov
Data

Dacă există comentarii la document, viza se eliberează după cum urmează:

Comentariile sunt atașate
Șef Departament Juridic
Semnătura personală a A.S. Orlov
Data

Comentariile sunt menționate pe o foaie separată, semnate și atașate documentului.

Pentru un document, al cărui original rămâne la organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos reversul ultima pagină a documentului original.

Pentru un document al cărui original este trimis de la o organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos a feței din față a copiei documentului trimis.

Este posibil să se elibereze documente de viză pe o foaie de aprobare separată.

Este permisă, la discreția organizației, să vizeze documentul și atașamentele sale pagină cu pagină.

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

2. Fișă de aprobare

În practică, destul de des puteți găsi o colecție de vize de aprobare pentru un proiect de document nu pe documentul în sine, ci pe foaia de aprobare a acestuia.

Fișa de aprobare (vizing) a documentului face parte dintr-un document oficial cu mărci de aprobare (vize) (GOST R 7.0.8-2013).

Forma sa poate varia foarte mult în diferite organizații. Ținând cont de această definiție, observăm că este permisă utilizarea exactă semne despre aprobare, nu viza autorizatorului. Prin urmare, imprimările din EDMS și MS Outlook (mai multe despre asta mai târziu, vezi Figura 4 și Exemplul 6) nu sunt altceva decât foi de aprobare.

Aș dori să menționez că aprobarea proiectului de document în sine sau colectarea semnăturilor „în direct” pe o foaie de aprobare pe hârtie este cea mai sigură opțiune, deoarece este puțin probabil ca persoana care aprobă să refuze ulterior semnătura personală.

Exemplul 4

Restrângeți afișarea

Exemplul 5

Restrângeți afișarea

3. Coordonare prin e-mail (de exemplu, în MS Outlook)

Colectarea semnăturilor „în direct” pe un document nefinalizat sau pe o foaie de aprobare necesită mult timp. Și însăși esența procesului de aprobare nu este simplă. Prin urmare, serviciile de management de birou încearcă să simplifice viața atât pentru ei înșiși, cât și pentru cei care aprobă. O opțiune pentru această simplificare este utilizarea aprobării electronice. Și chiar dacă nu aveți un EDMS cu funcționalitate specială de birou, atunci de obicei E-mail cel mai probabil instalat pe computerele tuturor persoanelor autorizate. Și, apropo, folosind MS Outlook este destul de posibil să se organizeze aprobarea electronică a fișierelor trimise prin intermediul acestuia.

Permiteți-mi să vă explic pe scurt cum puteți utiliza acest lucru:

Cu toate acestea, vreau să remarc că această opțiune are și dezavantaje. Persoana care este de acord poate spune întotdeauna că altcineva a votat de pe computerul său în lipsa lui. Companiile încearcă să rezolve astfel de neînțelegeri:

• sau prin utilizarea electronică semnatura digitala fiecare participant la proces (un mecanism foarte costisitor),
• fie în regulamente interne(de exemplu, „despre securitate”, „despre utilizarea unei stații de lucru automatizate”, etc.) încearcă să oblige angajații să-și folosească doar computerul pentru serviciu, iar la plecare, să-l blocheze cu o parolă.

4. Aprobare în EDMS

O modalitate și mai progresivă de a coordona documentele este utilizarea diverse sisteme managementul documentelor electronice.Principiul de funcționare este simplu:

1. Inițiatorul introduce o anumită aplicație în EDMS (BUSINESS, Boss-referent, Directum, etc.) și atașează un proiect de document.
2. Aprobatorii, după ce au examinat proiectul, își lasă comentariile și votează.
3. Inițiatorul poate tipări rezultatul votului și îl poate atașa la proiectul de document pentru semnare. De regulă, acest „rezultat” (foaia de aprobare) este confirmat de semnătura angajatului responsabil al serviciului de management al biroului.

În organizația noastră, este obișnuit să folosim două forme de aprobare, la discreția inițiatorului:

• colectarea vizelor „în direct” pe o foaie de aprobare pe hârtie sau
• aprobare în EDMS - în acest caz, se generează și o fișă de aprobare, dar completată automat (prezentat în Exemplul 6).

Cu toate acestea, combinarea acestor metode la aprobarea unui document este interzisă, deoarece Unii aprobatori nu vor vedea comentariile altora. Fișa de aprobare tipărită de la EDMS trebuie să fie certificată prin semnătura șefului EDMS.

Exemplul 6

Restrângeți afișarea

„...Bună ziua, să aveți un moment de distracție. Bună, neprețuită Katerina Matveevna.

Nu mă învinovăți pentru întârzierea trecută. Aparent, aceasta este soarta mea. Cu toate acestea, nimic din toate acestea nu se mai așteaptă. Prin urmare, mă grăbesc să vă informez că sunt în viață și sănătos și vă doresc același lucru...”

Dintr-o scrisoare a soldatului Armatei Roșii, tovarășul Suhov

(filmul „Soarele alb al deșertului”)

Cine dintre noi nu își amintește scrisoarea înduioșătoare către soția sa, „neprețuită Katerina Matveevna”, pe care soldatul Armatei Roșii Fyodor Ivanovich Sukhov a scris-o mental pe tot parcursul filmului? Această scrisoare, desigur, era personală și nu de afaceri. Dar din cauza situatie de viata, în care se aflau personajele, avea minuțiozitate, structură și trăsături individuale caracteristice corespondenței de afaceri.

Un angajat al serviciului de management al biroului, precum soldatul Armatei Roșii Suhov, trebuie adesea să decidă sarcini diverseși compune scrisori pe teme uneori cele mai neașteptate. S-ar părea, ce ar putea fi mai simplu? Dar se dovedește că instrucțiunea managerului de a „scrie o scrisoare” poate provoca o furtună de confuzie în sufletul și mintea secretarei: „O scrisoare?!... Cum să o scriu?! Ce sa scriu?! Cum se formatează și cum se trimite destinatarului?! Oribil!!!"

De fapt, nu este nimic groaznic sau dificil în această misiune. Și dacă ați scris vreodată (și cu siguranță ați) eseuri la școală, a scrie o scrisoare nu va necesita eforturi supraomenești din partea dvs. Veți avea nevoie de atenție, perseverență, cunoaștere a proceselor de afaceri ale organizației dvs., abilitatea de a înțelege problemele și circumstanțele care vă sunt uneori nefamiliare, capacitatea de a obține informațiile de care aveți nevoie de la alte departamente, servicii și angajați și alfabetizare în prezentare. .

Să începem, poate, cu Cerințe generale pentru a scrie scrisori de afaceri.

Pentru a afla mai multe

Structura textului unei scrisori de afaceri

În cel mai general caz, textul unei scrisori de afaceri constă în:

• adresa (formula introductivă de etichetă);
• partea introductivă;
• parte principală;
• partea finală;
• formula finală de etichetă.

Să le aruncăm o privire mai atentă.

Recurs, sau formula introductivă de etichetă (formula de politețe):„Bună, neprețuită Ekaterina Matveevna!”

Adresa (formula introductivă de etichetă, formulă de politețe etc.) are scopul de a exprima respectul față de destinatar, de a atrage atenția destinatarului asupra subiectului scrisorii și poate conține funcția, prenumele, numele și patronimul persoanei căreia îi este prezenta scrisoarea. se adreseaza: Dragă Vladimir Petrovici!

Când vă adresați celor mai semnificative și importante persoane, se aplică salutul „Dragă”.

De exemplu:

• Stimate domnule ministru!
• Stimate domnule guvernator!
• Stimate domnule Vakhrushin!

Dacă scrisoarea se adresează personalului organizației sau unui anumit grup de angajați, atunci formula de etichetă arată astfel: Stimaţi domni!

Familiaritatea în comunicare este inacceptabilă. Expresia „Dragă...” sau „Dragă...” și altele asemenea sunt nepotrivite într-o scrisoare de afaceri.

Notă

Ar trebui să existe un semn de exclamare la sfârșitul adresei. O virgulă, deși este acceptabilă din punct de vedere gramatical, ar fi nepotrivită în acest caz.

Mesajul este aliniat la centrul documentului.

Apropo

Recursul nu este un element obligatoriu al scrisorii. În scrisorile oficiale cu conținut standard, în scrisorile de intenție care nu conțin cereri și în alte scrisori de natură banală care nu necesită o considerație personală din partea managerului, contestația poate fi omisă. De exemplu: Vă rugăm să trimiteți un raport de reconciliere cu Amethyst LLC începând cu 30 decembrie 2014 la adresa: st. Tverskaya, casa 1, biroul 23, Ensk, 123645.

Parte introductivă. Poate conține:

• motivul și scopul scrierii acestei scrisori. De exemplu: Organizația dumneavoastră a participat la procedura competitivă nr. 118-SAZHKKH pentru achiziționarea de echipamente municipale pentru nevoile serviciilor municipale ale districtului teritorial Ensk;
• un link către un document legat de subiectul scrisorii. De exemplu: Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră ref. Nr.125/1 din 13 iulie 2015 informăm...;
• un scurt rezumat al unei situații, fapte sau eveniment. De exemplu: În cadrul acordului de furnizare nr. 251 din 17 noiembrie 2014 încheiat cu Amethyst LLC, echipamentele de construcție rutieră au fost furnizate în valoare de 2.250.000 de ruble;
• fraze de etichetă care exprimă recunoștință, regret, felicitări, condoleanțe etc., în funcție de situație. De exemplu: Le multumesc specialistilor Departamentul Tehnic Amethyst LLC pentru depanarea rapidă și calificată a comunicațiilor tehnice care asigură alimentarea cu energie clădire administrativă SRL „Elegie”

De asemenea, partea introductivă poate descrie situația generală (precum tovarășul Suhov, care, datorită talentului său înnăscut de povestitor, nu s-a putut lipsi de o introducere): Să știi, dragă Katerina Matvevna, că luptele de clasă de astăzi s-au încheiat, în general, și vine ceasul eliberării lumii. Și a fost rândul meu să mă întorc acasă să construiesc împreună cu tine viață nouăîn dragul meu pământ natal.

Parte principală. Conține o declarație a problemei, situației, cu fapte relevante, argumente și dovezi. Ar trebui să fie conectat ca semnificație cu partea introductivă și să conducă logic la concluziile expuse în partea finală. Aceasta este partea cea mai dificilă și mai intensă a unei scrisori de afaceri. Este necesar să se trateze foarte atent și responsabil pregătirea acestuia, pregătind dovezile și baza de documentație corespunzătoare.

Aici vor fi utile cunoștințele despre procesele de afaceri și capacitatea de a obține informațiile necesare.

În funcție de subiectul scrisorii, partea principală poate fi scurtă sau complexă (formată din paragrafe și subparagrafe). Atunci când formulați fraze, optați pentru simplitatea prezentării.

Ar trebui să vă amintiți întotdeauna că propozițiile simple comune sunt percepute mult mai ușor decât propozițiile complexe și complexe cu o abundență de semne de punctuație. De exemplu, esența întrebării poate fi formulată după cum urmează:

În aprilie 2015, Izumrud LLC a fabricat un set de echipamente de tăiat metal, care a fost trimis către Amethyst LLC. companie de transport„Business Lines” și primit de Amethyst SRL cu 14 zile mai târziu decât termenul stabilit, fapt care este confirmat prin factura nr. 1125/245 din 23 aprilie 2015, al cărei original ne-a fost furnizat de către compania de transport „Business Lines”, în legătură cu care Izumrud SRL este obligată să plătească lui Amethyst LLC o penalitate în valoare de...

Sau poți face asta:

Pe 2 aprilie 2015, Izumrud LLC a trimis echipamente de tăiat metal către Amethyst LLC. Echipamentul a fost primit pe 23 aprilie 2015. Acest fapt este confirmat de scrisoarea de transport nr. 1125/245 din 23 aprilie 2015, furnizată de firma de transport Delovye Linii SRL.

Termenul de livrare estimat pentru echipamente conform contractului nr. 12 din 29 martie 2015 este de 7 zile calendaristice de la data expedierii. În acest caz, este format din 21 de zile calendaristice. Astfel, pentru încălcarea termenelor de livrare a echipamentelor în conformitate cu clauza 3.12 din acordul de mai sus, Izumrud SRL este obligată la plata unei penalități în valoare de...

În general, la prezentare se impun următoarele cerințe:

• respectarea legislatiei in vigoare;
• ton de prezentare neutru, de afaceri;
• este permisă folosirea abrevierilor (LLC, Ministerul Situațiilor de Urgență, Ministerul Afacerilor Interne, Centrala Electrică Raională de Stat, Inspectoratul de Stat pentru Siguranța Circulației etc.) și abrevieri utilizate în mod obișnuit (mp, kg, gr-n, str., etc., Căsuță poștală etc.);
• utilizarea vocii pasive (de exemplu, ar trebui să scrieți „ va fi fabricat de noi…", dar nu " vom produce...”, concentrându-se pe acțiunea care se realizează, și nu pe obiectul care o produce);
• utilizarea expresiilor șablon (așa-numitele formule lingvistice) caracteristice industriei sau tipului de activitate din care face parte întreprinderea dumneavoastră. Ca exemplu al aplicării lor magistrale și organice, se poate cita aceeași scrisoare a tovarășului Suhov: „ Cu toate acestea, am avut o mică problemă. Mă gândesc la trei zile, nu mai mult. Și anume pentru mine, ca un luptător conștient, instruit escortează un grup de camarazi din Orientul fratern... Vreau sa va spun si eu: dislocare al nostru merge bine, într-o atmosferă de comunitate frăţească şi de armonie”. După cum putem vedea, el a folosit în mod activ expresii stabile de revoluționar și de război.

În general, o scrisoare de afaceri poate conține următoarele expresii șablon:

• Vă transmitem spre aprobare următoarele documente...;
• Ca parte a implementării acordurilor încheiate...;
• Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră ref. Nu.... din... informează...;
• În conformitate cu acordul încheiat Nr....;
• Vă informăm că în perioada de la... până la...;
• Ne exprimăm profunda recunoștință... etc.

Astfel de construcții lexicale pot avea uneori un sens juridic suplimentar, de exemplu scrisoare de garantie nu va fi așa dacă textul nu conține fraza „Garantăm plata.”

O trăsătură distinctivă a unei scrisori de afaceri este, de asemenea, claritatea și concizia textului (împărțirea în paragrafe, utilizarea unor propoziții comune simple);

• argumentare;
• obiectivitate (textul scrisorii trebuie să conțină informații obiective despre evenimente și fapte;
• neechivocitatea terminologiei și a formulărilor.

Partea finală este finală și poate conține:

Concluzii care decurg din cele de mai sus: Astfel, din faptele de mai sus rezultă că acest caz de defecțiune a mecanismului nu este acoperit de garanție, întrucât regulile de funcționare au fost încălcate;

Cerere: Pe baza celor de mai sus, vă rugăm să luați în considerare posibilitatea corectării deficiențelor identificate în timpul funcționării produsului;

Cerinţă: Solicităm ca datoria existentă să fie rambursată până la 1 octombrie 2015;

Avertizare: În caz de nerespectare a cerințelor contractului, ne rezervăm dreptul de a ne adresa Curții de Arbitraj pentru a ne proteja interesele.;

Oferi: Ne oferim să satisfacem cerințele noastre de returnare Baniîn valoare de 15.000 (cincisprezece mii) ruble;

Refuz: Pe baza faptelor declarate, suntem forțați să refuzăm să vă satisfacem cerințele.;

Aducere aminte: Vă reamintim că în conformitate cu clauza 17 din documentația de licitație trebuie să asigurați garanția conform contractului etc.

Formula finală de etichetă, sau formula de politete. O scrisoare de afaceri este de obicei încheiată cu o formulă finală de etichetă - o expresie stabilă care arată respect, speranță pentru o cooperare ulterioară sau regret pentru încetarea cooperării sau pierderea anumitor oportunități, de exemplu:

• Așteptăm cu nerăbdare o cooperare ulterioară;
• Regretăm dificultățile întâmpinate.

O scrisoare de afaceri se poate încheia cu o frază care conține o expresie de respect, numele funcției persoanei responsabile care semnează scrisoarea, semnătura personală scrisă de mână și o transcriere a semnăturii:

Cu sinceritate,

Șeful Vămilor din Turkestan Vereșchagin P.A. Vereșchagin

Notă

Formula finală de politețe „Cu respect” se aplică numai dacă scrisoarea începea cu adresa „Dragă (nume complet sau funcție)!”, dar nu este obligatorie. În funcție de situație, expresiile repetate de respect pot fi inadecvate și par a fi asservite, derogatorii sau ironice. Din aceleași motive, nu este recomandat să folosiți adjective la superlativ sau cuvinte care sporesc conotația emoțională a unei propoziții în corespondența de afaceri. De exemplu:

Din păcate, nu am primit catalogul dvs;

Dragă…;

Cu cel mai profund regret nostru vă informăm că nu putem răspunde solicitării dumneavoastră..

Decor

Scrisorile de afaceri trebuie să fie emise strict pe antetul organizației, cuprinzând detaliile necesare. Un exemplu de formular este dat în Anexa B la GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”

În practică, detaliile suficiente pentru pregătirea scrisorilor de afaceri sunt:

• logo-ul organizației sau marcă(logo), dacă este disponibil (1);
• OKPO (2);
• numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice (3);
• numărul de identificare a contribuabilului/codul motiv pentru înregistrare (TIN/KPP) (4);
• denumirea organizației (5);
• informații de referință despre organizație (include adresa poștală, numărul de telefon și alte informații la discreția organizației) (6);
• data documentului (7);
• numărul de înregistrare a documentului (8);
• referire la numărul de înregistrare și data documentului (9);
• destinație(10);
• titlul textului (11);
• textul documentului (12);
• marcajul despre prezența aplicației (13);
• semnătură (14);
• marcaj despre executant (15).

Amplasarea detaliilor este dată în Exemplul 1.

Clasificare

Scrisorile de afaceri pot fi împărțite în funcție de scopul și conținutul lor.

Însoțitor. Scrisorile de intenție sunt destinate trimiterii de documente care nu au o parte de adresă. Textul scrisorii de intenție trebuie să conțină un link către anexele - documente care sunt trimise împreună cu această scrisoare. Astfel de scrisori pot conține cereri, explicații etc.

Scrisorile de intenție către o organizație de nivel superior ar trebui să înceapă cu expresia „Vă prezentăm...”, către o organizație de nivel inferior - cu „Vă trimitem...”, către o organizație terță - cu „Vă trimitem...” (Exemplu 2).

Notă

Scrisoarea de intenție nu este o garanție că plicul pe care îl primiți va conține exact acele documente și în cantitatea specificată în scrisoarea de intenție. Cu alte cuvinte, scrisoarea nu este un inventar și nu poate fi depusă autorităților judiciare ca confirmare a trimiterii unor documente.

Nu este necesară o scrisoare de intenție la trimiterea documentelor.

garanție. De regulă, acesta conține două părți: o cerere de a îndeplini ceva, asigurări de îndeplinire a obligațiilor din partea sa și constituie din punct de vedere juridic o recunoaștere a unei datorii (Exemplul 3).

De felicitare. Astfel de scrisori sunt întocmite într-o formă relativ liberă și sunt dedicate unei sărbători - o dată memorabilă, o sărbătoare publică oficială, un eveniment semnificativ pentru o anumită organizație sau persoană. Scrisorile de felicitare pot fi emise atât pe antetul organizației, cât și pe forme artistice, hârtie colorată și conțin, de asemenea, elemente decorative și grafice.

Mulțumesc. O scrisoare de recunoștință este trimisă cetățeanului, oficial sau organizație care își exprimă recunoștința pentru acțiunile întreprinse (Exemplul 4).

Astfel de litere pot folosi următoarele expresii:

• Vă exprimăm sincera noastră recunoştinţă...;
• Vă mulțumim pentru ajutor...;
• Permiteți-mi să vă exprim recunoștința...

Înștiințare - o scrisoare de afaceri care informează sau anunță destinatarul despre orice eveniment. Poate conține explicații privind procedura de participare la eveniment, aplicații (chestionar pentru participanți, program eveniment, regulament, materiale promoționale), etc.

Dacă scrisoarea de notificare este destinată distribuirii unei game largi de persoane, atunci detaliul „Destinatar” de pe scrisoare nu este întocmit sau este întocmit în mod general. O astfel de scrisoare trebuie să fie semnată de șeful organizației sau de managerul responsabil cu desfășurarea acestui eveniment (vezi scrisoarea de notificare din Exemplul 1).

Solicitare (cerere) - aceasta este o scrisoare de afaceri trimisă pentru a obține orice informații sau documente (Exemplul 5). Scrisori de anchetă necesită un răspuns obligatoriu sub forma unei scrisori de răspuns. Textul scrisorii de cerere trebuie să conțină o justificare a necesității de a furniza informațiile sau documentele în cauză.

Mesaj. Acesta este un tip de scrisoare de afaceri care informează destinatarul despre orice fapte sau evenimente care afectează interesele ambelor părți - autorul și destinatarul (Exemplul 6). Scrisoarea mesaj poate fi scurtă și începe imediat cu sintagma „Vă informăm că...”, sau poate fi mai detaliată și conține o justificare: „Datorită faptului că...”.

În exemplul de mai sus, detaliile modificate sunt deja conținute în corpul scrisorii, dar, sincer, răspundeți sincer: când primiți o scrisoare, cât de des vă uitați la aceste linii de numere și le comparați cu cele anterioare? Acesta este motivul pentru care este necesar un mesaj scris - pentru a atrage atenția destinatarului asupra acestui fapt.

În practică, o scrisoare de notificare și o scrisoare de mesaj diferă ușor. Prin urmare, intrați în panică în legătură cu subiectul: „Ce coșmar, l-am trimis pe antreprenor înștiințare, dar era necesar mesaj!!!» nu este nevoie. Nu este nimic groaznic în faptul că în textul scrisorii ai scris „notificăm” în loc de „informăm”.

Oferi. Trimis unui potențial partener sau unei contrapărți și care conține o ofertă de cooperare (Exemplul 7). Acest tip include oferte comerciale(promoții). O scrisoare de ofertă poate conține atât informații generale, cât și detaliate despre organizație și produsul prezentat:

• o scurtă istorie și Informații generale despre organizația dumneavoastră (anul înființării, baza de producție și depozit, realizări, participare la evenimente semnificative, premii, diplome, titluri etc.);
• detalii de organizare;
• o listă de prețuri care indică la ce dată este valabilă (dacă doriți să prezentați toate produsele companiei dumneavoastră în ansamblu și să demonstrați unui potențial partener nivelul prețurilor pentru acestea);
• denumirea exactă a produsului prezentat (dacă propunerea este făcută pe tip specific produse sau servicii);
• imaginea produsului;
• principalele și cele mai importante caracteristici ale produsului prezentat;
• pretul bunurilor sau serviciilor prezentate si perioada de valabilitate a acestuia, cu indicarea unitatii monetare si mentionarea in ce format este indicat pretul (cu sau fara TVA);
• termenii și costul livrării;
• conditii pentru primirea unei reduceri etc.

O scrisoare de ofertă poate fi trimisă fie unui anumit destinatar, fie trimisă în masă unei game largi de contrapărți.

Rezultatul luării în considerare de către destinatar a scrisorii de ofertă poate fi intalnire de afaceri sau încheierea unui contract, prin urmare, profitul viitor al organizației dumneavoastră poate depinde de cunoștințele pregătirii sale și de acuratețea datelor prezentate în acesta.

Confirmare. Un tip de scrisoare de afaceri pe care l-am întâlnit destul de rar în practică, în care destinatarul confirmă primirea oricăror informații sau documente (Exemplul 8). Emis de obicei ca răspuns la o scrisoare de intenție sau o scrisoare de comunicare. Scrisoarea de confirmare folosește următoarele expresii:

• Confirmăm primirea următoarelor documente:...;
• Confirmăm primirea mesajului despre modificarea detaliilor... .

Scrisoare de cerere. Acest tip de scrisoare comercială este scrisă pentru a încuraja destinatarul să-și îndeplinească obligațiile. Se distinge printr-un ton de prezentare destul de categoric, care se realizează prin utilizarea unor construcții precum:

• Cerem urgent să plătim datoria;
• Solicităm ca bunurile să fie expediate imediat la... etc.

Scrisoarea de cerere trebuie să conțină în mod necesar o declarație a termenilor acordurilor acceptate anterior, legături către documente (contracte, acorduri etc.), esența situației actuale, cerința de a îndeplini obligațiile, precum și consecințele pentru destinatar. dacă obligațiile nu sunt îndeplinite, de exemplu: În cazul în care nu vă îndepliniți obligațiile, cauza va fi trimisă la Curtea de Arbitraj.

Un caz special de scrisoare de cerere este Scrisoare de plângere. Se deosebește de o simplă scrisoare de cerere prin descrierea esenței defecțiunii produsului, calitatea slabă a serviciilor etc. Partea finală stabilește cerința: înlocuirea produsului în garanție, efectuarea reparațiilor în garanție, returnarea banilor etc. Reclamația poate conține fotografii ale produsului defect, documente care confirmă cheltuieli suplimentare suportate de partea inițiatoare (de exemplu, pentru tratament, utilizarea forțată a serviciilor organizațiilor terțe etc.) (Exemplul 9).

Scrisoare de răspuns. Această scrisoare este întocmită ca răspuns la o cerere, cerere sau plângere (Exemplul 10).

Alte tipuri de scrisori, de regulă, nu necesită un răspuns.

Atunci când compuneți un răspuns, nu este necesar să scrieți în text: „Ca răspuns la scrisoarea dvs. Nr.... de la...”, deoarece datele primite scrisoarea originală sunt introduse în detaliile „Link către data și numărul documentului primit”.

Stilul răspunsului dvs. ar trebui să se potrivească cu stilul scrisorii la care răspundeți. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că trebuie să repetați erorile stilistice și gramaticale conținute în el.

Ei bine, v-am împărtășit experiența mea în conformitate cu principiile de bază ale compunerii scrisorilor de afaceri pe o mare varietate de subiecte.

De fapt, tema scrierii scrisorilor este inepuizabilă! În fiecare caz specific, ar trebui să abordați crearea unei scrisori de afaceri în mod responsabil și creativ, iar atunci veți avea noroc pe această cale spinoasă!

Permiteți-mi să-mi iau concediu de aici, sau, așa cum a scris tovarășul de neuitat Suhov: „Rămân un martor la aceasta, un luptător pentru fericirea oamenilor muncitori ai întregului pământ, Regimentul Proletar Internațional Revoluționar Transcaspic, numit după tovarășul August. Bebel, soldatul Armatei Roșii Fiodor Ivanovici Suhov.”