Cara menulis surat penjelasan untuk tidak mengikuti perintah. Contoh catatan penjelasan untuk tidak memenuhi tugas resmi. Bagaimana cara melakukannya

Tidak ada seorang pun yang kebal dari kesalahan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Tetapi terkadang biaya kesalahan kerja bisa terlalu tinggi - kecelakaan atau kecelakaan. Dalam situasi seperti itu, atau untuk pencegahannya, pihak berwenang akan meminta pelaku untuk menjelaskan secara tertulis.

FILE

Tidak ada bentuk standar dari catatan penjelasan. Dalam bentuk bebas, karyawan harus menyatakan:

• prasyarat untuk melakukan kesalahan;
• alasan non-kinerja atau kinerja yang tidak tepat tugas resmi;
• semua keadaan yang menyertainya;
• akibat pelanggaran;
• apa yang karyawan anggap perlu untuk dilaporkan tambahan sehubungan dengan situasi ini;
• upaya apa yang akan dia lakukan untuk memperbaiki akibat dari pelanggaran tersebut, dan juga agar hal ini tidak terjadi lagi di kemudian hari.

PENTING! Majikan memiliki hak untuk membawa karyawan ke tanggung jawab disipliner atas kegagalan untuk melakukan tugas resmi hanya jika karyawan memiliki tanda tangan pada pengenalan dengan deskripsi pekerjaan.

Penyusunan catatan penjelasan tunduk pada: aturan umum kantor Kerja:

• menyapa manajer ("tajuk" di sudut kanan atas);
• Nama dan jabatan pegawai;
• nama dokumen "Catatan penjelasan" di tengah lembar;
• indikasi wajib tentang tanggal pelanggaran dan tanggal penulisan catatan penjelasan;
• tanda tangan karyawan.

Contoh catatan penjelasan tentang tidak terpenuhinya tugas kedinasan

ke CEO
Layanan Informasi LLC
Demurov G.E.
sekretaris kantor
Lastochkina D.M.

CATATAN PENJELASAN
pada kegagalan untuk melakukan tugas

Georgy Evgenievich yang terhormat!

Saya mengakui keabsahan klaim atas pekerjaan saya pada tanggal 19 September 2017 oleh kepala kantor L.D. Matrekhina. Pada hari ini, saya tidak memproses korespondensi yang masuk tepat waktu, karena itu urusan kantor selanjutnya tertunda. Alasan keterlambatan adalah komputer rusak, permohonan perbaikan yang saya ajukan terlambat, pada hari yang sama, 19 09/2017 pukul 12:30. Penundaan ini disebabkan oleh fakta bahwa pada awalnya saya mencoba membuat komputer bekerja sendiri, yang tidak membawa hasil positif dan hanya memperburuk penundaan.

Saya mengaku bersalah karena melanggar jam kantor. Saya selalu berusaha untuk mengikuti instruksi untuk dokumen dalam pekerjaan saya, dan selanjutnya saya akan berusaha untuk memenuhi tugas resmi saya, menginformasikan layanan yang relevan pada waktunya tentang keadaan di luar kendali saya.

• Contoh nota penjelasan

Bagaimana cara menulis catatan penjelasan?

Catatan penjelasan adalah dokumen bisnis yang beredar di internal organisasi. Isi dokumen mencakup penjelasan tentang hubungan sebab akibat antara suatu peristiwa, tindakan atau fakta, biasanya bersifat negatif, yang telah terjadi. Catatan penjelasan dapat menjadi pengiring dokumen utama, kemudian isinya akan memberikan penjelasan tentang ketentuan tertentu dari dokumen ini.

Tujuan dari catatan penjelasan adalah untuk memperjelas situasi oleh seseorang yang merupakan orang utama dalam peristiwa yang telah terjadi, mungkin pelakunya; tujuan dari catatan penjelasan adalah untuk melakukan penyelidikan internal terhadap penyebab insiden, memahaminya, dan menarik kesimpulan yang tepat.

Dalam seni. 193 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia menyatakan bahwa majikan berjanji untuk menuntut penulisan catatan penjelasan dari karyawan jika terjadi dugaan pelanggaran disiplin. Karyawan memiliki hak untuk menolak menulis catatan penjelasan, undang-undang mengatur hal ini, majikan dalam hal ini berhak untuk menerapkan sanksi disipliner sehubungan dengan karyawan, tanpa catatan penjelasannya.

Formulir, templat catatan penjelasan mencakup detail yang diperlukan:

• - nama perusahaan;
• - indikasi pejabat kepada siapa catatan itu ditujukan, nama lengkapnya;
• - nama dokumen - "Catatan penjelasan";
• - tanggal kompilasi dan nomor registrasi wesel;
• - judul teks ("Mengenai ...", "Tentang ...");
• — teks penjelasan;
• - kompiler, tanda tangannya.

Contoh nota penjelasan

Dekan Fakultas Sejarah dan Filologi Orlova N.I.
dari seorang siswa dari kelompok 218 Ivleva G.P.

Catatan penjelasan

Mengenai kelas yang hilang pada 22 Oktober 2011.
Saya, Ivleva Galina Petrovna, melewatkan hari sekolah pada 22 Oktober (3 kelas dan 1 seminar praktik), karena ibu saya dari desa. Alexandrovka.
Ibu saya memiliki penyakit jantung, dan dia harus menjalani pemeriksaan beberapa kali setahun di pusat diagnostik fungsional, itulah yang dia datangi kali ini. Pada 22 Oktober 2011, dia tiba-tiba jatuh sakit, dia mulai tersedak, saya memanggil ambulans untuk ibu saya.
Dokter memberi ibu saya suntikan yang dia butuhkan dan mengatakan kepadanya bahwa dia perlu istirahat sepanjang hari. Saya memutuskan untuk tidak masuk kelas, saya tinggal mengamati kondisi ibu saya. Dokter ambulans Prosyannikov A.V., atas permintaan saya, menulis catatan bahwa ibu saya perlu observasi. Terlampir adalah catatan dari dokter. Tolong pertimbangkan alasan yang bagus ketidakhadiran.

Siswa kelompok 218 Ivleva Ivleva G.P.

Contoh surat keterangan sekolah

Catatan penjelasan untuk sekolah dibuat sesuai dengan persyaratan yang biasa, hanya orang tua siswa, atau wali resminya yang dapat menulisnya, catatan serupa ditulis atas nama direktur, perlu ditunjukkan dalam catatan kelas anak Anda pergi ke.

Direktur sekolah menengah Alexander No. 15 Nikitin S.A.
dari Kotov A.A., ayah
seorang siswa dari kelas "A" ke-6, Sergey Kotov.

Catatan penjelasan

Tentang melewatkan kelas oleh Sergey Kotov pada 2 Oktober 2012.
Saya, Kotov Alexey Aleksandrovich, bersama dengan keluarga saya - istri dan putra saya Sergey, seorang siswa kelas "A" ke-6, pada 2 Oktober 2012, bepergian dengan daerah pinggiran kota tempat kami memanen. Ketika kami sekitar 5 kilometer dari kota, mobil saya mogok. Saya tidak bisa menyalakan mobil jadi saya harus memanggil truk derek. Akibat kejadian ini, anak saya terlambat masuk kelas 3 jam. Pada hari ini, dia hanya memiliki 4 pelajaran, tidak ada gunanya pergi ke kelas. Saya menelepon guru kelas Anna Petrovna Osipova dan menjelaskan bahwa putra saya bolos kelas karena alasan yang baik.

Catatan penjelasan tentang tidak terpenuhinya rencana

Contoh catatan penjelasan untuk pajak

Kepala departemen audit meja Inspektorat Layanan Pajak Federal No. 2 Artyom
Stafeeva A.O.
dari CEO Yuzhnoye LLC Aleksandrova I.I.

Catatan penjelasan

Tentang klaim inspektorat pajak
Saya, Alexandrov Ivan Ivanovich, menanggapi klaim departemen audit meja Layanan Pajak Federal No. 2 tentang keterlambatan penyampaian laporan, saya menjelaskan bahwa karena penyakit serius akuntan Yuzhnoye LLC, pada Oktober 2010 Saya harus berurusan dengan pengisian dan pengiriman laporan triwulanan sendiri.
Laporan ke kantor pajak dikirimkan oleh saya pribadi melalui pos tercatat, dengan pemberitahuan, di kantor pos No. 3 kota Artyom pada tanggal 20 Oktober 2010, yang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang ada, batas waktu pengiriman laporan tidak dilanggar oleh saya. Mungkin pekerja pos yang harus disalahkan atas laporan yang terlambat.
Saya melampirkan tanda terima pos dengan catatan penjelasan, yang menunjukkan waktu pengiriman surat terdaftar oleh saya.

Umum
direktur Yuzhnoye LLC Alexandrov Alexandrov I.I.

Catatan penjelasan karena terlambat

letnan kolonel Pavlenko S.S.
dari seorang karyawan Kementerian Pertahanan Federasi Rusia, seorang juru tulis departemen tempur
Zaitseva O.P.

Catatan penjelasan

Tentang terlambat masuk kerja pada 26 Juli 2012
Saya, Zaitseva Olga Petrovna, pada 26 Juli 2012, terlambat 2 jam untuk bekerja. Faktanya, pagi ini, selama perjalanan ke halte, saya menjadi saksi dan peserta dalam insiden yang tidak menyenangkan. Seorang gadis berusia sepuluh tahun yang berjalan di depan saya tiba-tiba diserang oleh anjing liar dan digigit. Saya harus campur tangan dalam situasi itu, karena gadis itu sangat ketakutan dan menangis, dan lukanya berdarah. Saya membawa gadis itu ke ruang gawat darurat terdekat, menelepon orang tuanya di tempat kerja, dan kemudian pergi bekerja. Harap pertimbangkan alasan yang sah untuk terlambat.

Contoh catatan penjelasan untuk absensi

Komandan unit militer 55555
letnan kolonel Pavlenko S.S.
dari seorang karyawan Kementerian Pertahanan Federasi Rusia, seorang tukang kunci dari departemen logistik
Petrova OS

Catatan penjelasan

Tentang ketidakhadiran pada tanggal 29 Juli 2010
Saya, Petrov Oleg Semyonovich, pada 29 Juli 2010, tidak bisa bekerja. Minggu malam sebelumnya ada tamu di rumah saya, ada beberapa makanan ringan, dan banyak alkohol. Saya sendiri tidak mengerti apa yang terjadi, hanya saja saya bangun larut malam dengan sakit kepala yang hebat, dan tidak ada tamu lagi di rumah. Saya memutuskan untuk mengeluarkan piring dari meja dan berbaring sedikit lagi. Ketika saya berikutnya bangun, hari sudah Senin pagi. Saya menyadari bahwa saya sangat terlambat untuk bekerja, kepala dan seluruh tubuh saya masih sakit. Aku tidak pergi bekerja. Saya mengakui bahwa saya salah. Ini tidak akan terjadi lagi.

Contoh catatan penjelasan kasir

Manajer Toko No.8
Klimova N.P.
dari kasir departemen barang industri
Panova O.V.

Catatan penjelasan

Mengenai cek yang salah pada tanggal 5 April 2010
Saya, Popova Olga Vladimirovna, 5 April 2010, salah menekan bayaran telah diterima, menemukan kesalahan sebelum menghapus laporan harian dengan pembatalan. Bukan salah saya atas apa yang terjadi, karena saya sangat perhatian bekerja sama dengan KKM. Saya pikir alasannya adalah kegagalan fungsi dalam pengoperasian mesin kasir, karena kesalahan seperti itu diamati selama beberapa hari berturut-turut. Saya mohon untuk memperhatikan kerja KKM ini.

Catatan penjelasan (contoh) adalah referensi atau dokumen informasi. Sesuai dengan ketentuan Kode Perburuhan, sebelum keputusan dibuat untuk menarik seorang karyawan ke majikan, penjelasan harus diambil darinya secara tertulis.

Secara konvensional, sebuah dokumen dapat bersifat penjelasan dan pembenaran; dalam setiap kasus tertentu, satu atau yang lain dari jenisnya digunakan. Pembenaran penjelasan dikeluarkan dalam kasus ketika karyawan tanpa syarat setuju dengan komisi olehnya efek negatif. Catatan penjelasan dibuat ketika penjelasan tentang kondisi pelanggaran yang dilakukan diperlukan.

Catatan penjelasan mungkin diperlukan dalam berbagai keadaan yang muncul di tempat kerja untuk pengajuan lebih lanjut ke yang lebih tinggi resmi. Sebuah dokumen dibuat atas perintah yang terakhir, atau atas inisiatif karyawan untuk memperoleh informasi objektif tentang pelanggaran yang dilakukan.

Catatan penjelasan berisi indikasi:

Catatan penjelasan dibuat di atas kertas atas nama orang yang memintanya. Legislator tidak menyediakan formulir wajibnya, tetapi sejumlah perusahaan telah berkembang bentuk standar dokumen semacam itu.

Penting

Karyawan berhak menolak untuk menulis catatan penjelasan, sambil memberikan penolakan kepada majikan secara tertulis, yang tidak menimbulkan konsekuensi hukum baginya.

Tindakan menolak untuk menulis catatan penjelasan

Ini harus mencerminkan:

• nama (Tindakan penolakan untuk menulis catatan penjelasan);
• data tentang karyawan ("refusenik"), yang menunjukkan inisial, jabatan, nama perusahaan / organisasi;
• data tentang orang (setidaknya 2) yang hadir pada pembuatan akta, yang menunjukkan nama lengkap dan posisi mereka;
• deskripsi situasi yang menjadi dasar untuk meminta penjelasan dari karyawan yang melanggar dengan mengacu pada pasal-pasal Kode Perburuhan Federasi Rusia;
• keterangan lain, misalnya ketika seorang pegawai memberikan penjelasan atas penolakannya untuk menulis catatan, maka fakta itu harus tercermin dalam perbuatan;
• tanggal persiapan dokumen;
• tanda tangan orang yang membuatnya.

Karyawan diberi waktu 2 hari (hari kerja) untuk menulis catatan penjelasan, jika tidak, tindakan penolakan tersebut dibuat, atas dasar mana tindakan disipliner dapat diterapkan padanya.

Bagaimana cara menulis catatan penjelasan?

Tidak semua orang tahu cara menulis catatan penjelasan jika terjadi pelanggaran Jadwal kerja, tidak terpenuhinya tugas pekerjaan, perintah manajemen, dll, meskipun tidak ada standar khusus untuk itu.

Bagaimana cara menulis catatan penjelasan? Untuk melakukan ini, Anda harus dipandu oleh aturan tertentu, termasuk:

• menulis dokumen dari orang pertama;
• kepatuhan gaya bisnis presentasi;
• singkatnya, konsistensi, keandalan, konsistensi informasi yang disajikan.

Penjelasan tersebut ditegaskan dengan tanda tangan pribadi dari karyawan yang melakukan pelanggaran, dan dibubuhi tanggal penulisannya. Atas dasar itu, kepala harus memutuskan apakah akan memaksakan atau tidak.

Di situs khusus, Anda dapat menemukan contoh catatan penjelasan atau mengunduh sampelnya, yang dapat Anda gunakan saat menyusun dokumen.

Informasi yang disajikan dengan benar di dalamnya sering kali memungkinkan Anda untuk menghindari pengenaan sanksi disipliner.

Hal ini berguna untuk mengetahui yang mana jika Anda memutuskan untuk berhenti?

Penjelasan dari berbagai situasi

Catatan penjelasan tentang terlambat untuk sampel kerja

Jadi, misalnya, catatan penjelasan tentang keterlambatan kerja disusun sebagai berikut:

• Di sudut kanan atas, inisial pejabat yang dikirimi surat itu ditunjukkan.
• Di sini, di bawah ini, data karyawan yang memberikan penjelasan (nama lengkapnya, posisinya) ditunjukkan.
• Nama (Catatan penjelasan) ditulis di tengah.
• Berikut ini adalah informasi yang diperlukan tentang situasi yang memerlukan penjelasan, alasan kedatangan terlambat di tempat kerja ditunjukkan.
• Di bagian bawah dokumen adalah tanggal penulisan dan tanda tangan pribadi karyawan.

Kemudian surat keterangan tentang keterlambatan kerja disampaikan untuk pertimbangan lebih lanjut kepada manajer (pejabat lain yang berwenang), yang harus menetapkan keputusannya mengenai tindakan lebih lanjut terhadap orang yang bersalah.

Terkadang seorang karyawan perlu menjelaskan tidak terpenuhinya atau tidak lengkapnya pemenuhan tugas yang diberikan kepadanya oleh deskripsi pekerjaan.

Setiap karyawan dapat melakukan kesalahan saat melakukan pekerjaannya. Ini tidak tergantung pada tingkat profesional atau pengalamannya di bidang ini. Kesalahan dapat terjadi karena alasan apa pun - kelelahan, tidak sehat, atau hal lain.
Kesalahan seperti itu diklasifikasikan sebagai kegagalan untuk memenuhi tugas seseorang. Bos unit struktural tempat pelanggar bekerja, berhak untuk menyerahkan memorandum kepada kepala perusahaan yang menyatakan bahwa seorang karyawan melakukan kesalahan. Setiap karyawan dapat mengirimkan catatan seperti itu.

Atas kegagalan dalam menjalankan tugasnya, seorang karyawan dapat dikenakan tindakan disipliner dalam bentuk teguran atau komentar. Jika kesalahan menyebabkan kecelakaan di tempat kerja, maka pemecatan.
Bagaimanapun, majikan atau manajer harus meminta penjelasan dari karyawan yang melanggar.

Penjelasan disajikan dalam bentuk tertulis dan bebas. Perundang-undangan tidak menyediakan bentuk terpadu catatan penjelasan.
Di dalamnya, Anda perlu menjelaskan secara rinci alasan melakukan kesalahan seperti itu, menjelaskan semua prasyarat dan hal-hal lain yang relevan dengan situasi ini. Tingkat hukuman tergantung pada seberapa rinci penjelasannya.

Tetapi untuk melibatkan karyawan dalam tindakan disiplin karena tidak terpenuhinya tugasnya olehnya hanya mungkin jika, ketika mempekerjakan, dia benar-benar mengenal deskripsi pekerjaannya.
Majikan harus menyerahkan uraian Tugas karyawan sebelum Anda menandatangani kontrak dengannya kontrak kerja. Karyawan harus membiasakan diri dengan dokumen ini dan membubuhkan tanda tangannya pada lembar terakhir. Ini akan menunjukkan bahwa dia tahu semua tugasnya.

Cara menulis catatan penjelasan untuk tidak memenuhi tugas resmi

Saat menulis catatan di sudut kanan atas, Anda harus menunjukkan nama lengkap kepala yang namanya ditulis catatan ini dan posisinya, serta posisi dan nama lengkapnya.
Kemudian, di tengah lembaran, tertulis "Catatan penjelasan". Selanjutnya, karyawan tunggakan menjelaskan seluruh situasi secara rinci - menjelaskan alasan kesalahannya, yang merupakan prasyarat untuk ini dan fakta lain yang terkait langsung dengan situasi ini.

Adalah wajib untuk menunjukkan tanggal pelanggaran. Penting juga untuk membuat daftar tanggung jawab utama Anda dan menunjukkan kesalahan Anda kepada manajer.

Dalam hal apa pun Anda tidak boleh mengalihkan kesalahan Anda kepada atasan langsung Anda atau karyawan lain dari unit struktural. Hal ini dapat menyebabkan efek sebaliknya. Juga, jangan mengeluh tentang fakta bahwa "Saya tidak mengingat tugas pekerjaan saya dengan baik" atau "Saya tidak terlalu mengenalnya."
Hal terbaik bagi orang yang bersalah adalah menulis kebenaran yang murni. Anda dapat merujuk pada kesehatan yang buruk atau terlalu banyak bekerja, tetapi Anda tidak dapat menunjukkan bahwa "lelah, karena bos tidak memberikan liburan atau cuti."

Gagasan utama dari catatan penjelasan adalah bahwa ini tidak akan terjadi lagi, karyawan sepenuhnya menyadari kesalahannya dan akan melakukan segala upaya untuk memperbaiki konsekuensi (jika ada) yang ditimbulkan oleh pelanggarannya.
Di akhir catatan adalah tanggal kompilasi, tanda tangan karyawan dan transkripnya. Kirim aplikasi Anda sesegera mungkin! Karyawan secara pribadi membawa catatan itu ke departemen personalia, di mana catatan itu harus didaftarkan dengan benar. Jika staf perusahaan tidak besar, dan kepala perusahaan menerima karyawan secara pribadi, maka Anda dapat menyerahkan catatan itu secara langsung.

Unduh

Anda dapat mengunduh contoh catatan penjelasan tentang keterlambatan dalam format .doc

Jika menjadi bermasalah untuk mengajukan tanggung jawab dan kesadaran tim atau anggota individunya melalui percakapan dan pertemuan, Anda dapat menggunakan tindakan resmi. Misalnya, catatan penjelasan tentang tidak terpenuhinya tugas resmi dapat diminta oleh direktur sebagai bagian dari klarifikasi situasi kerja yang kontroversial. Hal ini akan memaksa karyawan untuk berkumpul dan menyatakan fakta-fakta proses kerja yang disertai dengan kinerja fungsi kerja yang tidak tepat.

Mengapa penjelasan diperlukan?

Ketika terjadi pelanggaran di tempat kerja, dan para pelakunya saling menyalahkan, apakah sulit untuk mengidentifikasi pelakunya? Catatan penjelasan kepada sutradara akan membantu untuk melihat situasi dari sudut yang berbeda dan menemukan pelakunya yang sebenarnya.

Apakah gaya kepemimpinan Anda didasarkan pada loyalitas dan demokrasi, dan akibatnya, karyawan dibubarkan? Kemudian permintaan resmi akan membantu menggoyahkan dan mengembalikan hubungan ke bisnis.

Karyawan tersebut melakukan kesalahan fatal, dan apakah Anda mungkin harus melanjutkan proses di pengadilan? Dalam hal ini, catatan penjelasan dalam pengejaran akan membantu memperbaiki fakta secara lebih objektif, karena di pengadilan terdakwa dapat mengubah kesaksian untuk membenarkan dirinya sendiri.

Berdasarkan hasil catatan penjelasan, karyawan dapat ditegur karena tidak patuh tugas resmi. Untuk pelanggaran berulang seperti itu, Anda berhak memecatnya (Pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Apa yang harus ada dalam dokumen?

Catatan penjelasan adalah salah satu jenis memo. dia dokumen internal organisasi, yang bentuknya disetujui oleh pemerintah setempat tindakan normatif. Tidak ada bentuk yang seragam, jadi memo penjelasan ditulis dalam bentuk apa pun.

Tetapi pada saat yang sama, dokumen harus memenuhi parameter tertentu.

• Catatan penjelasan harus ringkas dan dapat dipahami, disajikan dengan kompeten dan dalam gaya bisnis.
• Persetujuan atau ketidaksetujuan karyawan dengan tuduhan yang dituduhkan dan pembenarannya harus dimuat. Jika ada bukti tidak bersalah, Anda perlu membawa / melampirkannya.
• Fakta-fakta kasus dinyatakan tanpa evaluasi, hanya tanggal, waktu dan prosedur. Hanya detail penting yang ditulis secara detail.
• Jika ada keadaan yang meringankan kesalahan karyawan, itu ditunjukkan.

Selain itu, dokumen harus berisi perincian berikut.