Apa acaranya? Petunjuk langkah demi langkah: “Bagaimana cara mengatur acara besar? Acara hiburan malam

Kelas master, lokakarya, atau pertempuran ilmuwan Anda sendiri hanyalah setengah dari pertempuran: penting agar audiens yang dituju mempelajari proyek secara tepat waktu. Maria Vul, kepala departemen SMM di Sterno.Ru, berbicara tentang cara menarik pemimpin opini dan menggunakan tagar, apa yang tidak boleh Anda lakukan di depan umum, dan mengapa Odnoklassniki tidak putus asa seperti yang terlihat. T&P menerbitkan video dan tesis utama kelas master.

Anda telah memutuskan untuk mengadakan kuliah, kelas master, seminar, atau acara pendidikan lainnya - Anda telah menyiapkan kuliah, bayangkan audiens yang dituju, tetapi tidak ada yang datang ke kuliah - hanya karena mereka tidak mengetahuinya . Untuk menghindari kesalahan fatal semacam ini, Anda perlu belajar bagaimana memberi tahu publik tentang ide-ide brilian Anda. Bagaimanapun, seluruh blogosphere dengan forum dan situs, jejaring sosial Facebook dan Vkontakte dan banyak lainnya siap membantu Anda.

Sebelum Anda memulai proses mempromosikan acara Anda, Anda perlu membayangkan audiens target dan mengajukan beberapa pertanyaan sederhana:

Siapa yang perlu tertarik?

Di mana mencari mereka?

Bagaimana cara berbicara dengan mereka?

Apa yang mereka butuhkan?

Bagaimana cara memberikannya kepada mereka?

Jelajahi jejaring sosial

Penting untuk dipahami bahwa klise dan stereotip tentang jejaring sosial tidak ada hubungannya dengan kenyataan. Legenda bahwa bibi tua yang membosankan duduk, misalnya, di Odnoklassniki adalah mitos, orang-orang yang kuat berusia 25-35 berlaku di sana. Kita perlu fokus bukan pada klise yang sudah ketinggalan zaman, tetapi pada apa yang sebenarnya terjadi hari ini di jejaring sosial. Selain itu, seringkali ketika orang mempromosikan suatu acara pendidikan, mereka melupakan jejaring sosial seperti Instagram, Twitter, Foursquare. Mereka juga dapat sangat membantu Anda dalam mempromosikan proyek Anda.

Di mana untuk memulai dan ke mana harus pergi?

Jika Anda tidak memiliki banyak uang dan tidak mampu pergi ke perusahaan promosi konten, ada serangkaian tindakan yang cukup efektif untuk promosi diri suatu acara:

Tempatkan acara di sumber poster gratis;

Hubungi publik kota gratis dan publik tentang topik acara;

Hubungi administrasi situs niche;

Undang influencer yang BENAR-BENAR tertarik dengan acara Anda;

Hal yang sama berlaku untuk daftar teman Anda.

Di semua tempat di mana Anda akan memposting pengumuman tentang acara Anda, Anda harus meninggalkan tautan beranda tempat pengguna dapat datang kepada Anda. Kemudian, menggunakan layanan Yandex Metrica, Anda dapat mengetahui dari mana orang berasal, apa yang bekerja lebih efisien. Di jejaring sosial, Anda harus selalu menggunakan tombol "Saya akan pergi" atau "mungkin" untuk menggambarkan secara kasar berapa banyak orang yang akan datang kepada Anda.

Anda dapat segera meninggalkan pesan tentang acara Anda di layanan Lookatme.ru, Exchang.es, tetapi masuk akal untuk menyetujui layanan Afisha, Mail.Ru atau Yandex.ru terlebih dahulu.

Misalkan kuliah Anda tentang unicorn. Temukan forum dan publik pecinta unicorn, temukan semua tempat di mana orang-orang ini duduk, jangan lupa tentang tautan ke tempat-tempat di mana Anda ingin mengumpulkan audiens Anda. Cari tahu di mana target audiens Anda.

Pemimpin opini menerima banyak undangan setiap hari - Anda perlu menarik minat orang yang Anda butuhkan dengan kelas master Anda, buktikan kepada mereka bahwa Anda unik. Bahkan jika orang itu tidak datang, dia dapat merekomendasikan acara Anda, dan itu sudah akan iklan yang luar biasa. Ingat: Anda tidak perlu mengirim spam ke seluruh umpan teman Anda dengan pesan acara 15 kali sehari, dan Anda tidak perlu melakukan hal yang sama dengan milik Anda. audiens sasaran jika tidak, dia akan mulai membencimu diam-diam.

Laporkan acara sebelumnya, tetapi dalam jarak yang wajar - sekitar satu minggu sebelumnya. Jika Anda perlu membeli tiket, maka Anda perlu memberi tahu sedikit lebih awal. Jika Anda memiliki informasi tentang acara yang telah Anda selenggarakan tentang topik ini, kirimkan laporan dan foto.

Saat melaporkan acara mendatang Anda, selalu orisinal dan bervariasi:

Tunjukkan kepada orang-orang apa yang menanti mereka di acara tersebut;

Munculkan tagar dan selalu gunakan!

Selalu sertakan tautan di pos Anda sehingga orang tahu ke mana harus pergi jika gambar itu dibagikan. Gunakan tagar di mana-mana - di jejaring sosial, di layar pembuka, dan di spanduk. Jika Anda memiliki grup, blog, dll., gunakan mereka untuk mengumumkan acara Anda.

Kumpulkan dan kumpulkan audiens Anda. Ketika kami, misalnya, mempromosikan ruang kuliah Sekolah Tinggi Ekonomi, untuk setiap kuliah kami membuat acara dan pemberitahuan email untuk orang-orang yang sebelumnya mengatakan "Saya akan pergi" ke kuliah kami sebelumnya di Facebook.

Ketika berbicara tentang tempat kuliah akan berlangsung, buatlah peta - buat hidup lebih mudah bagi orang-orang yang datang kepada Anda.

Tidak perlu menulis seratus kali sehari "kita punya kuliah yang sangat keren, silakan datang", dll, tidak perlu jemput orang. Anda dapat mengingatkan tentang acara sekali sehari atau setiap dua hari menggunakan gambar yang berbeda, daftar referensi untuk kuliah, link ke film pada topik, Anda dapat menggambar, memberikan kutipan.

Pentingnya intonasi

Tidak mungkin berbicara bahasa yang sama di jaringan yang berbeda. Anda dapat membuat polling, gambar, diskusi untuk Vkontakte atau Facebook. Jika Anda berencana untuk memberikan kuliah sains yang serius, Anda akan menakut-nakuti orang dengan memposting gambar lucu di media sosial tentang fisika kuantum. Anda perlu memahami siapa yang ingin Anda kaitkan dan bagaimana mereka terbiasa berkomunikasi dengan mereka.

Jika Anda punya uang, Anda dapat mempromosikan posting Anda di jejaring sosial - Facebook sangat nyaman dalam hal ini, ini akan memandu Anda melalui semua langkah membuat posting iklan. Facebook dan Vkontakte memiliki alat yang jelas yang akan membantu Anda memahami cara kerja iklan Anda dan mengubah gambar atau teks iklan Anda jika Anda tidak puas dengan efeknya. Di Vkontakte, blok teks-grafis tidak selalu berfungsi secara efektif - Anda dapat memesan pengumuman atau menghubungi editor publik Vkontakte jika audiens utama publik ini cocok dengan minat kuliah Anda.

Masukan

Ketika kuliah selesai, jangan lupakan jejaring sosial - lagipula, Anda membutuhkan audiens yang setia di masa depan. Jangan santai: ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada orang-orang yang telah datang ke kuliah, tawarkan untuk bertanya jika masih ada yang tersisa, posting foto dan presentasi.

Minta orang untuk meninggalkan komentar, balas mereka, jangan biarkan mereka menggantung sendirian. Anda dapat melakukan sedikit riset: di Yandex, masukkan tagar, nama belakang Anda, judul kuliah dan lihat apa yang orang tulis tentang Anda. Ingatkan orang-orang tentang tagar sehingga mereka menggunakannya saat menulis atau memposting sesuatu.

Anda dapat berbagi gambar, pertanyaan, topik kuliah, dan topik diskusi yang memerlukan tanggapan. Selalu ucapkan "terima kasih banyak atas kritik yang membangun" dan tanggapi pertanyaan yang diajukan. Gunakan konten bermanfaat tambahan di acara Anda. Buat konten yang ingin Anda posting ulang sendiri.

Anda tidak perlu melakukan itu!

Undang seluruh umpan teman ke acara tanpa pandang bulu;

Tandai orang di foto tanpa izin mereka;

Perbarui acara tanpa henti;

Mengumumkan acara di sepuluh publik secara bersamaan;

Lupakan kuesioner, kehadiran fisik hashtag di acara tersebut;

Abaikan ulasan negatif, hapus komentar.

Selama acara, Anda dapat melakukan siaran twitter, Anda dapat menggabungkan ceramah menjadi video pendek sehingga orang yang tidak hadir di dalamnya mengerti semuanya dalam tiga menit. Sepanjang waktu kami mengadakan acara, dan setelah itu kami memantau ulasan dengan tagar, nama belakang, kata kunci.

Gunakan Instagram bahkan jika Anda tidak memiliki apa pun untuk difoto. Anda selalu dapat menarik sesuatu dari bidang keahlian. Lihatlah Instagram General Electric - hanya sedikit orang yang tertarik melihat foto tentang motor, tetapi mereka secara ajaib memimpin Instagram mereka.

Kompetisi, festival, konser, flash mob, konferensi, demonstrasi wisata, parade dan prosesi mengandung komponen konten tertentu dan, pada saat yang sama, ini adalah acara massal, di mana persyaratan tertentu harus dipatuhi.

Apa itu acara massal?

Acara massal adalah pertemuan sejumlah besar orang untuk berpartisipasi dalam acara apa pun yang bersifat daya tarik patriotik, liburan, iklan, tontonan, pertemuan bisnis, atau waktu luang.
Tempat untuk acara massal berbeda:

• alun-alun dan taman;
• alun-alun dan jalan-jalan kota;
• bangunan umum;
• ruang teater;
• tempat konser;
• ruang olahraga.

Penyelenggaraan acara budaya berkontribusi pada realisasi kebutuhan warga yang bersifat politik, budaya, ekonomi, dan agama.

Bentuk-bentuk acara massal

Ada berbagai kelompok dan bentuk acara publik:

• Negara dan politik: pertemuan pemegang saham, konferensi ilmiah dan praktis, kongres, parade, prosesi.
• Acara budaya: malam seluruh kota untuk lulusan, pertunjukan teater, hari libur rakyat, pameran dan pameran, prosesi karnaval, pertunjukan festival, program konser, program acara.
• Olahraga dan hiburan: pertandingan olahraga, hari olahraga, balap mobil dan reli, lintas lintasan dan lapangan, Pertandingan Olimpiade.
• Acara yang bersifat keagamaan: hari raya, prosesi upacara.
• Pribadi: perjamuan, pernikahan, peringatan.

Semua acara dapat berlangsung di tingkat kota, regional, nasional atau internasional. Metode terjadinya tindakan tersebut dibagi menjadi dua kelompok besar:

• Spontan.
• terorganisir.

Mereka dapat diadakan satu kali atau secara berkala, memastikan partisipasi sejumlah orang atau akses publik yang terbatas.

Cara mengadakan acara massal

Sejumlah struktur terlibat dalam persiapan dan penyelenggaraan acara:

• Badan-badan pemerintahan sendiri lokal.
• Lembaga milik berbagai departemen dan bentuk kepemilikan.
• Pimpinan lembaga di wilayahnya dilaksanakan.

Acara massal adalah kepatuhan yang ketat terhadap kondisi, prosedur, dan persyaratan utama untuk penyelenggaraannya, menjaga keselamatan pribadi setiap orang yang hadir.
Penyelenggaraan acara budaya memberikan peran yang tak terbantahkan dari perawatan kesehatan, transportasi motor dan perusahaan perdagangan, perusahaan layanan konsumen, informasi dan sumber daya Internet.

Jika acara berskala besar sedang dipersiapkan, pemerintah kota dapat membentuk dewan koordinasi dan markas besar untuk mengoordinasikan dan mengendalikan semua peserta. Komite tersebut bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana yang tepat, menjaga hukum dan ketertiban, evakuasi mendesak penonton dan peserta jika ada ancaman terhadap kehidupan dan kesehatan mereka.

Apa yang Harus Dipertimbangkan

Saat membahas prosedur untuk mengadakan acara massal, Anda perlu mempertimbangkan kondisi untuk mengadakannya:

• Jadwal angkutan umum kota (semua yang hadir harus dapat menggunakan angkutan umum di akhir).
• Kondisi cuaca dan iklim.
• Tempat parkir untuk kendaraan.
• Kenyamanan pendekatan ke tempat utama, dengan mempertimbangkan pembatasan akses ke kendaraan.
• Ketersediaan ruang penyimpanan.
• Mampu memberikan pelayanan kesehatan primer.
• Pekerjaan gerai makanan dan penjualan minuman ringan (dalam cuaca panas - menyegarkan, dalam cuaca dingin - menghangatkan).
• Ketersediaan kamar mandi.

Petunjuk untuk mengatur dan melakukan

• Dewan organisasi olahraga sukarela dan komite olahraga berkewajiban untuk mengoordinasikan pemeriksaan yang diperlukan dengan administrasi kotamadya, struktur teknik, stasiun epidemiologi sanitasi, lembaga penegak hukum, pertahanan sipil dan departemen darurat. Hasil survei harus menjadi tindakan yang relevan.
• Penyelenggara memastikan proses penyelenggaraan acara (kepatuhan dengan aturan pemadam kebakaran dan penunjukan orang yang bertanggung jawab), dengan sepatutnya memberi tahu administrasi kota tentang di mana, kapan dan jam berapa acara akan diadakan, sebutkan nama, format , data jumlah peserta, detail kontak.
• Para pemimpin di departemen yang gedung dan strukturnya berada berkewajiban untuk memastikan keandalan tribun dan struktur lain yang digunakan, kemungkinan evakuasi umum jika ada bahaya bagi kehidupan dan kesehatan orang lain.

Ciri ciri peristiwa masal

Format acara publik menentukan fitur karakteristiknya. Secara konvensional, setiap acara massal publik dapat dikaitkan dengan salah satu jenis utama di tempat tersebut:

• Tertutup. Dalam hal ini, lingkaran sempit undangan tertentu berkumpul di ruang terpisah, akses tamu dibatasi oleh kartu undangan, tingkat sosial dan minat peserta kurang lebih sama.
• Membuka. Format ini memberi siapa pun kesempatan untuk mengambil bagian dalam acara yang direncanakan. Ini secara signifikan meningkatkan risiko menciptakan situasi berbahaya.

Paling jelas, heterogenitas komposisi yang hadir dimanifestasikan selama acara olahraga dan hiburan:

• Fans milik klub olahraga saingan, kontingen mereka ditandai dengan jelas.
• Kecanduan yang cerah dan fanatik terhadap klub atau tim mereka dimanifestasikan dalam tangisan, slogan, nyanyian frasa tertentu.
• Usia dan komposisi sosial, tingkat pendidikan dan budaya, orientasi nilai yang hadir dapat sangat bervariasi, hal ini dapat menyebabkan situasi konflik.

Potensi Ancaman

Acara massal adalah kesempatan paling terjangkau untuk memenuhi kebutuhan sekelompok besar orang. Pada saat yang sama, itu juga merupakan ancaman potensial bagi kehidupan dan kesehatan semua peserta, penggemar, penonton. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor:

• Ruang tertutup meningkatkan risiko pelanggaran hukum dan ketertiban oleh sekelompok orang, yang terbentuk secara spontan atau secara terorganisir.
• Perubahan ritme yang biasa, dinamika peristiwa dapat memicu kasus konflik antara warga individu atau kelompok tertentu di antaranya. Hal ini terutama difasilitasi oleh format khusus acara informal.
• Dengan akumulasi orang yang signifikan, menjadi mungkin untuk melakukan pencurian, kerusakan properti.
• Pertemuan kolektif dari kontingen orang tertentu (penggemar radikal, partai saingan, penggemar rock) dapat mengakumulasi manifestasi emosi negatif.
• Bahkan situasi non-standar jangka pendek dapat berkontribusi pada manifestasi kepanikan, yang menyebabkan sejumlah besar korban.
• Ada ancaman nyata dari tindakan teroris sebagai akibat dari pelaksanaan rencana kriminal atau antisosial.

Tindakan pengamanan oleh penyelenggara

Penyelenggara terutama bertanggung jawab atas keselamatan mereka yang hadir. Jika sistem keamanan tidak terbentuk dengan baik, maka bahkan peristiwa yang paling cemerlang, spektakuler, menarik, dan penting akan kehilangan maknanya dan dapat menyebabkan konsekuensi yang menyedihkan.

Penjaminan keamanan acara massal dilakukan dengan melengkapi titik-titik yang akan ditampung peserta, penonton, petugas keamanan, serta peralatan pemadam kebakaran.

Dalam kondisi yang tepat, perlu untuk mempertahankan rezim sanitasi dan higienis di seluruh wilayah. Untuk kendaraan dinas, akses gratis ke fasilitas dan sumber pasokan air harus diatur jika terjadi bahaya kebakaran. Rencana evakuasi dan tanda-tanda pintu keluar evakuasi harus ditempatkan di tempat-tempat sentral.

Memastikan keamanan oleh aparat penegak hukum

Acara publik menyediakan kepatuhan terhadap keselamatan publik, yang dilakukan oleh lembaga penegak hukum. Apa sebenarnya yang harus mereka perhatikan?

• Pegawai badan urusan dalam negeri berkewajiban untuk mencegah warga negara dalam keadaan mabuk narkotika, racun atau alkohol.
• Perhatian khusus harus diberikan kepada orang-orang yang ingin membawa segala jenis senjata bersama mereka.
• Jika tingkat hunian tempat menjadi maksimum yang diizinkan, maka petugas penegak hukum harus mengajukan permintaan kepada penyelenggara untuk menghentikan masuknya pengunjung (penonton, penggemar) ke wilayah tempat acara akan diadakan.
• Jika ancaman yang dirasakan muncul, semua yang hadir harus dievakuasi dari auditorium, dari tribun.
• Dalam proses penindakan terhadap pelanggaran hukum dan ketertiban, kemungkinan kepanikan perlu disingkirkan.

Aturan perilaku untuk mereka yang hadir

Aturan perilaku selama acara olahraga dan hiburan dan budaya ditentukan oleh aturan standar dan melarang:

1. Bawa senjata bersamamu bahan peledak, narkoba, minuman beralkohol, tas besar.
2. Lari ke lapangan atau panggung, di gang atau di tangga.
3. Melanggar ketertiban: minum alkohol, menghina dan mempermalukan mereka yang hadir, menunjukkan tanda-tanda ekstremisme.
   

Acara massal adalah situasi unik ketika seseorang dapat merasakan dirinya berada dalam lingkaran orang-orang yang berpikiran sama, terlibat dalam acara penting kenegaraan, keagamaan atau lainnya, menghabiskan waktu luangnya dengan minat dan manfaat.

Kita semua tahu apa arti kata "peristiwa". Tetapi kadang-kadang, ketika kita diminta untuk mengungkapkan pengetahuan kita, kita tidak mendapatkan pidato yang sangat koheren. Ini disebabkan oleh fakta bahwa kami tidak memiliki gagasan yang sangat jelas tentang topik pembicaraan. Lagi pula, jika seseorang tidak dapat menggambarkan sesuatu, itu berarti dia tidak memahaminya. Pada artikel ini, kita akan memahami terminologi dan mencari tahu apa itu - suatu peristiwa.

Arti kata

Peristiwa adalah tindakan orang-orang yang disatukan oleh beberapa tujuan bersama. Ini adalah definisi umum yang memiliki beberapa nuansa. Misalnya, sekelompok remaja yang berkumpul untuk minum bir di pintu masuk tidak dapat menyebut pertemuan mereka sebagai acara. Dan ini terjadi bukan karena kosa kata dari lapisan masyarakat ini terkadang langka, tetapi karena perkumpulan ini tidak bertujuan untuk pengembangan budaya.

Dengan demikian, kita dapat menyimpulkan bahwa acara tersebut adalah pertemuan sekelompok orang yang berkumpul untuk mencerahkan diri mereka sendiri secara budaya, mempelajari sesuatu yang baru atau memberi tahu orang lain tentang sudut pandang mereka. Dan juga suatu peristiwa adalah pertemuan orang-orang dalam jumlah yang lebih besar dari dua orang.

acara publik

Dari bagian akhir artikel, kami memahami apa yang disebut peristiwa ketika sekelompok kecil orang berkumpul untuk tujuan pendidikan atau hiburan yang bermanfaat. Sekarang Anda perlu memahami kapan suatu acara dapat disebut publik. Paling sering, definisi seperti itu dapat ditemukan di demonstrasi, rapat umum, malam teater, pembukaan pameran, dll.

Dapat disimpulkan bahwa acara publik adalah pertemuan jumlah yang besar orang asing yang disatukan oleh tujuan yang sama.

Tapi, misalnya, pekan raya, yang sangat sesuai dengan definisinya, hampir tidak bisa disebut acara publik. Semua orang memiliki tujuan yang sama untuk membeli produk, tetapi semua orang melakukannya untuk dirinya sendiri.

Contoh lain adalah teater. Pada pertunjukan, orang juga menikmati, dan masing-masing untuk dirinya sendiri. Tapi ini acara publik. Soalnya pada contoh kedua, aktor bermain untuk seluruh penonton, memberikan waktu dan bakatnya agar penonton mendapatkan kenikmatan estetis.

Acara anak-anak

Pagi, malam kreatif, atau permainan di taman anak-anak - semua ini sesuai dengan definisi kami. Acara anak-anak adalah kegiatan orang dewasa yang bertujuan menghibur penonton kecil mereka. terorganisir liburan anak akan berbeda dari permainan teman sekelas dalam kasus pertama ada pemimpin yang terlihat yang menetapkan aturan. Animator mendiktekan persyaratan dan memastikan bahwa persyaratan tersebut terpenuhi.

Tentu saja, orang dewasa tidak perlu menghibur anak-anak, mereka dapat mengatur kegiatan dengan bantuan anak-anak itu sendiri. Contoh nyata dari ini: pertunjukan siang, konser sekolah dan pertunjukan teater. Semua ini menanamkan dalam anggota kecil masyarakat semangat tim, tanggung jawab atas tindakan mereka. Anak-anak menyingkirkan kerumitan, mengatasi kerendahan hati, belajar menunjukkan banyak bakat mereka. Faktanya, pernyataan bahwa liburan anak-anak berbeda dari orang dewasa hanya dalam hal kontingen usia pada dasarnya salah, kami telah melihat ini dengan Anda dari tesis di atas.

Jadi, seperti yang mereka katakan, percaya tetapi verifikasi. Dan pada saat topik budaya acara muncul dalam percakapan, Anda dapat memberikan jawaban yang dipikirkan dengan matang.

Serangkaian kegiatan nonformal jangka pendek yang bertujuan untuk memperoleh hasil yang diinginkan. Acara tersebut dapat dianggap sebagai proyek yang menerapkan aliran dokumen yang disederhanakan karena durasinya yang singkat dan intensitas tenaga kerja yang rendah. ... ... Buku Pegangan Penerjemah Teknis

ACARA, acara, lih. (resmi buku). Suatu tindakan melakukan sesuatu untuk mencapai suatu tujuan. Kamus Ushakov. D.N. Ushakov. 1935 1940 ... Kamus Penjelasan Ushakov

ACARA, saya, lih. Serangkaian tindakan yang disatukan oleh satu tugas yang signifikan secara sosial. Menyelenggarakan acara penting m. Kebudayaan dan pendidikan. M. for show (dilakukan secara formal, tanpa minat; bahasa sehari-hari neod.). Kamus … Kamus penjelasan Ozhegov

Tindakan terorganisir atau serangkaian tindakan yang ditujukan untuk penerapan beberapa jenis l. sasaran. Kamus istilah bisnis. Akademik.ru. 2001 ... Daftar istilah bisnis

peristiwa- , ia, lih. Tindakan terorganisir atau serangkaian tindakan yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu. Selama sepuluh tahun sekarang, sebuah acara yang disebut “Penulis untuk Pekerja” telah diselenggarakan secara sistematis di Kaunas. burung hantu. Lit., 106.… … Kamus Penjelasan Bahasa Deputi Soviet

peristiwa- merencanakan modalitas acara, perencanaan acara diadakan secara pasif, organisasi menjadwalkan modalitas acara, perencanaan untuk mengadakan acara organisasi acara diadakan secara pasif, organisasi ... ... Kompatibilitas verbal nama non-objektif

peristiwa- acara besar... Kamus Idiom Rusia

Peristiwa- nama umum bersyarat untuk interaksi yang kurang lebih terorganisir antara anak-anak dan guru, yang memiliki tujuan, konten, dan metodologi yang sesuai untuk implementasi. Kegiatan di sekolah biasanya disebut bentuk organisasi ekstra kurikuler ... ... Dasar-dasar budaya spiritual (kamus ensiklopedis seorang guru)

peristiwa- status renginys sebagai T sritis vietimas apibrėžtis Tam tikr programą ir vidinę struktūrą turinti ugdymo forma. Organizuojami didaktiniai, auklėjamieji, meninės saviveiklos, sporto ir kt. renginiai. Ini adalah terminal plačiau vartojamas užklasinės veiklos … Enciklopedinis edukologijos odynas

Buku

• Acara jutaan dolar. Uang cepat untuk pengetahuan orang lain, Andrey Parabellum, Pelatihan menjadi semakin populer setiap hari. Dan ini tidak mengejutkan. Di hampir semua bidang, profesional atau pribadi, seseorang harus bersaing, untuk menjadi lebih baik dari yang lain. Dan lebih… Penerbit: Peter, buku Elektronik
• Acara "Terminal" Potsdam, 1945, V. N. Vysotsky, "Terminal" - nama kode untuk konferensi para pemimpin negara-negara koalisi anti-Hitler pada tahun 1945 di Potsdam, dekat Berlin. Penulis berbicara tentang persiapan diplomatik untuk pertemuan Penerbit "besar ...":

Menyelenggarakan acara adalah pengalaman baru yang menarik, dan tidak masalah apa yang sebenarnya menanti Anda: pesta, acara perusahaan, pertemuan untuk teman dan keluarga, pernikahan atau acara formal lainnya. Organisasi yang baik adalah bagian penting dari acara apa pun dan Anda dapat yakin bahwa upaya Anda tidak akan luput dari perhatian. Dalam artikel ini, Anda akan belajar cara mengatur acara, cara menyelesaikan konflik dan menemukan jalan keluar dari situasi sulit, dan cara menghindari masalah dengan perencanaan yang baik.

Langkah

Tujuan utama

Tentukan tujuan dan sasaran Anda. Sebelum Anda mulai merencanakan, penting untuk mengetahui seberapa besar tempatnya, berapa anggarannya, apa yang akan terjadi, berapa banyak tamu dan orang seperti apa mereka, dan putuskan strategi perencanaan mana yang tepat untuk Anda. Anda ingin acaranya seperti apa? Apa yang ingin kamu lakukan?

• Ketika Anda memutuskan tentang apa acara tersebut (merayakan acara, mengumpulkan uang, pendidikan, penjualan, membuat saran), Anda perlu mempertimbangkan mengapa Anda melakukannya. Memahami alasannya akan membantu Anda fokus dan mulai berbisnis.
• Anda juga perlu memikirkan apa tujuan Anda nantinya. Tidak mungkin mencapai tujuan jika Anda tidak tahu apa itu. Sebuah tujuan akan membuat Anda tetap termotivasi sampai akhir.

1. Pilih tanggal dan waktu. Ini adalah salah satu poin kunci perencanaan. Jika Anda memilih tanggal dan waktu yang tidak cocok untuk siapa pun, semua upaya Anda akan sia-sia. Jika Anda memilih hari yang tidak akan datang segera atau, sebaliknya, terlalu cepat, ada risiko bahwa orang akan melupakan acara tersebut atau sudah merencanakan waktu mereka secara berbeda. Sangat penting untuk memilih tanggal yang nyaman bagi sebagian besar orang.

   • Sebaiknya beri tahu tamu tentang acara tersebut dua minggu sebelumnya. Kemungkinan besar, mereka belum memiliki rencana lain. Kemudian Anda dapat diingatkan tentang acara sekali atau dua kali lebih dekat ke tanggal yang dipilih. Pilih hari sebelumnya di mana Anda akan memiliki 2-3 minggu tersisa, tetapi hanya dengan syarat Anda punya waktu untuk melakukan semuanya tepat waktu.

2. Pilih lokasi. Sekarang Anda tahu apa yang akan Anda lakukan dan kapan, jadi Anda perlu memutuskan tempat mana yang tepat untuk Anda dan mencari tahu di beberapa tempat apakah tanggal yang Anda minati tersedia di sana. Ruang seperti apa yang Anda butuhkan? Bagaimana ruang akan digunakan? Apakah tamu akan duduk di kursi berjajar, di bangku, di meja, atau di atas selimut di atas rumput? Apakah Anda membutuhkan tempat untuk menari, panggung atau podium? Pastikan kursi yang Anda pilih adalah ukuran yang tepat untuk Anda.

   • Kunjungi situs terlebih dahulu dan buat sketsa denah lantai. Anda dapat menggunakan rencana ini untuk mengatur meja, mengatur makanan, merancang akses bebas hambatan untuk penyandang cacat dan rute keluar, dan mengatur peralatan. Tandai lokasi catu daya (jika diperlukan) serta lokasi peralatan eksternal (lemari es, mesin pembuat es, pemanggang, kompor, dll.). Gambarlah pada rencana semua outlet dan tempat di mana kabel akan berjalan (mereka dapat disembunyikan oleh karpet), dan barang apa pun yang memerlukan perhatian khusus dalam hal keamanan.
   • Apakah Anda memerlukan izin khusus? Terkadang Anda memerlukan izin khusus untuk penjualan alkohol, serta untuk acara bising, organisasi akses transportasi, parkir, pemasangan struktur besar (misalnya, paviliun).

3. Putuskan berapa banyak orang yang akan Anda undang. Anggaran Anda untuk berapa orang? Masuk ke acara hanya dapat dilakukan dengan tiket atau undangan, dan ini menyederhanakan perencanaan, tetapi selalu ada kedatangan terlambat, serta peserta tambahan (misalnya, anak-anak, pasangan, teman). Ingatlah bahwa semakin banyak orang, semakin banyak staf yang Anda perlukan.

   • Karena jumlah orang bisa menjadi masalah utama, penting untuk menyediakan ruang yang cukup untuk semua tamu.
   • Putuskan apa jumlah maksimum orang akan dapat menghadiri acara Anda.

4. Tetapkan anggaran. Bergabunglah dengan beberapa orang tepercaya dan putuskan berapa banyak uang yang Anda butuhkan untuk menjalankan acara. Apakah Anda akan mempekerjakan staf? Apakah Anda perlu menyewa peralatan dan membayar sewa tempat? Berapa banyak uang yang Anda butuhkan untuk makanan dan minuman? Bagaimana dengan cetakan kecil? Putuskan berapa banyak uang yang akan Anda miliki dan rencanakan sesuai dengan anggaran Anda. Jangan menghabiskan uang pribadi untuk sesuatu yang tidak perlu Anda belanjakan.

   • Anda mungkin dapat menarik sponsor atau sumbangan sukarela, tetapi tidak selalu demikian. Jika dana tambahan tidak diharapkan, penting untuk tidak memasukkan uang ekstra ke dalam anggaran. Jika biaya layanan katering uang besar mengundang semua orang untuk membawa makanan dan minuman mereka sendiri. Anda tidak memerlukan staf, tetapi Anda perlu menemukan meja, benmari, dan lemari es. Agar tidak menghabiskan uang untuk seorang fotografer, ambil gambar satu sama lain sendiri. Menjadi kreatif!

5. Kumpulkan tim. Bagikan tugas di antara anggota tim. Jika Anda mengadakan acara informal, anggota tim dapat mencakup teman, keluarga, dan lainnya. Organisasi acara menyiratkan distribusi bidang tanggung jawab antara orang-orang. Pastikan semua orang tahu apa yang perlu dilakukan.

   • Bagikan tanggung jawab secara bersamaan dengan mempekerjakan staf dan menyiapkan undangan. Tetapkan tanggung jawab sedini mungkin dan tawarkan mereka pilihan tugas jika memungkinkan. Anda juga harus memiliki beberapa orang sebagai cadangan, karena kemungkinan tumpang tindih tidak dikecualikan.

6. Pertimbangkan urutan acara. Tidak mungkin membuat rencana tanpa mengetahui urutan tindakan di acara tersebut. Kapan pembicara akan memberikan pidato? Apakah akan ada games, presentasi, hiburan di acara tersebut? Berapa lama waktu yang dibutuhkan tamu untuk makan? pikirkanlah baik-baik rencana terperinci, yang memperhitungkan semua peristiwa.

   • Sisakan sedikit waktu sebagai cadangan, karena penyimpangan dari jadwal mungkin terjadi. Orang mungkin terlambat, pidato mungkin lebih lama dari yang direncanakan, dan antrian makanan mungkin panjang. Tentu saja, ada baiknya mempertimbangkan jadwal, tetapi penting untuk dipahami bahwa tidak semuanya selalu berjalan sesuai rencana.

Mulai persiapan

1. Mengirimkan undangan. Tanpa undangan, tidak ada yang akan tahu tentang acara Anda. Undangan Anda adalah wajah acara, jadi desainnya harus diambil secara bertanggung jawab. Kesan pertama acara akan terbentuk justru berkat undangan. Cobalah untuk melakukan segala sesuatu pada tingkat yang layak.

   • Pertimbangkan opsi klasik: kartu pos, selebaran, dan cetakan kecil lainnya. Ingat bahwa undangan juga dapat dikirim secara digital: surel, dalam bentuk milis elektronik, melalui jejaring sosial atau situs yang dibuat untuk merancang undangan. Selain itu, Anda cukup menandai acara di kalender.
     • Jika Anda ingin sebanyak mungkin orang menghadiri acara Anda, kirimkan undangan melalui media sosial. Jika acara itu hanya untuk elit, tolak jaringan sosial.

2. Daftarkan semua orang yang telah mengkonfirmasi partisipasi mereka. Anda perlu tahu persis berapa banyak orang yang akan datang. Kemungkinan besar, jumlah tamu di acara tersebut masih akan berbeda dari jumlah orang yang mengonfirmasi partisipasi, tetapi Anda setidaknya harus memiliki gambaran tentang apa yang diharapkan. Ada situs khusus yang memungkinkan Anda menyimpan catatan, tetapi Anda bisa menggunakan alat jejaring sosial (seperti Facebook) atau merekam orang di Excel.

   Pertimbangkan semua orang. Apakah Anda perlu mencari dan mempekerjakan fotografer, pembangun, desainer, dekorator, pembicara, sponsor, pembawa acara, musisi, pendeta, penari, artis lain, atau mendelegasikan tugas mereka kepada orang lain? Pertimbangkan semua orang ini ketika merencanakan sehingga setiap orang memiliki cukup ruang dan makanan, jika ini disediakan oleh perjanjian.

   • Apakah akan ada makanan dan minuman di acara tersebut? Jika ada, ketahuilah siapa yang akan bertanggung jawab untuk memasak, menyajikan, dan membersihkan. Makanan apa yang akan disajikan? Apakah akan ada tamu dengan alergi, vegetarian atau vegan, penderita diabetes, orang dengan pantangan makanan karena alasan agama, dan sebagainya? Akankah ada bayi, anak-anak, orang tua atau orang cacat yang tidak bisa makan makanan padat?
   • Pikirkan apakah akan ada hiburan di acara tersebut dan apa yang Anda butuhkan untuk mengaturnya. Anda mungkin perlu memesan peralatan musik, paviliun atau tenda, dekorasi, lampu, mikrofon, amplifier, catu daya, proyektor atau layar tayangan slide, mesin asap, cermin panggung, pita, poster nama perusahaan, dan sebagainya.
     • Jika Anda menyewa perusahaan hiburan, cari tahu apakah mereka dapat menyediakan peralatan mereka sendiri, dan jenis peralatan apa yang akan dimiliki lokasi tersebut. Sepakati jadwal. Dengan cara ini Anda akan tahu bantuan apa yang dibutuhkan dari Anda.
   • Perusahaan katering, toko bunga, presenter, dan profesional lainnya menghargai waktu mereka, jadi Anda harus bernegosiasi dengan mereka sedini mungkin (semakin Anda melakukannya, semakin mahal layanan mereka). Jika Anda melakukan ini sebelumnya, Anda akan punya waktu untuk mencari pengganti jika mereka menolak.

3. Temukan seorang pemimpin. Dibutuhkan fasilitator untuk memastikan acara berjalan sesuai jadwal. Pemimpin berpidato, mengundang ke meja, mengumumkan permulaan tarian atau hiburan lainnya dan memperkenalkan tamu kehormatan. Setuju dengan pemimpin tentang tanggal dan rencananya. Jika tuan rumah cerdas, dia akan sangat membantu Anda dalam mengadakan acara.

   • Anda mungkin harus menjadi pemimpin. Ini akan lebih sulit karena Anda perlu mengontrol prosesnya sampai akhir. Penting untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab di setiap kelompok pembantu sehingga Anda dapat mendelegasikan tanggung jawab kepada mereka.

4. Siapkan peralatannya. Saat merekrut tim, pastikan mereka membawa semua yang mereka butuhkan. Mungkin orang akan membawa semua peralatan, tetapi ada kemungkinan Anda harus mencarinya secara terpisah. Peralatan dapat disewa, dibeli atau dipinjam. Telusuri seluruh daftar, dari serbet hingga kabel ekstensi.

   • Dekorasi adalah bagian penting dari setiap acara. Taplak meja, bunga, hadiah, lilin, balon, poster, pita, zona foto, karpet merah, dan lainnya harus dicari terlebih dahulu.

5. Pikirkan tentang bagaimana ruang sesuai dengan kebutuhan Anda. Penyelenggara yang tidak berpengalaman sering mengabaikan kuantitas dan kualitas hal-hal seperti jamban, parkir, kursi roda, lemari pakaian, tempat penyimpanan, dapur, tempat sampah, ember es, outlet listrik, dan sebagainya. Pikirkan semua nuansa terlebih dahulu.

   • Juga pertimbangkan bagaimana orang akan sampai ke tempat tersebut. Apakah tamu asing membutuhkan akomodasi dan transportasi? Apakah Anda perlu memesan transfer untuk mereka?

6. Ketahui dengan siapa Anda akan bekerja. Jika ide acara itu bukan milik Anda, penting untuk mengetahui bagaimana Anda akan bertindak dalam situasi apa pun. Agar klien mempercayai Anda, Anda harus mencari tahu:

   • Siapa tamu utama? Biasanya ini bisa dimengerti - misalnya, pengantin. Klien tidak selalu menjadi tamu utama. Dia mungkin atau mungkin tidak hadir di acara tersebut.
   • Siapa yang memulai acara. Biasanya orang-orang ini duduk di meja mereka dan membantu para tamu untuk saling mengenal dan berkomunikasi. Biasanya, orang-orang ini tahu cara menciptakan suasana yang tepat dan memberikan topik pembicaraan baru, mengundang semua orang untuk menari, dan memperkenalkan tamu satu sama lain. Anda biasanya dapat mengandalkan orang-orang seperti itu, karena mereka akan memberi tahu Anda semua informasi penting, mereka dapat bertindak sendiri atau bertindak sebagai fasilitator. Biasanya, berkat orang-orang ini, acara berjalan lancar.
   • Siapa yang akan membantu memulihkan ketertiban jika terjadi masalah. Ketahui siapa yang dapat membantu Anda memecahkan masalah jika diperlukan. Paling sering, peran ini dimainkan oleh kepala keluarga, wali, manajer, atau penjaga keamanan.
   • Siapa yang membuat keputusan. Dalam kebanyakan situasi, keputusan akan dibuat oleh Anda sebagai manajer, tetapi mungkin ada situasi di mana Anda perlu menjelaskan sesuatu kepada tamu, dan ini akan sangat tidak nyaman. Cari tahu siapa yang dapat Anda ajak bicara jika terjadi keadaan darurat. Kemungkinan besar, Anda perlu berkomunikasi dengan orang yang membayar acara atau layanan Anda dan yang Anda anggap klien Anda.

Persiapan sebelum acara

1. Periksa tempat untuk acara tersebut. Sebelum acara, kunjungi tempat tersebut dan pikirkan tentang bagaimana semuanya akan diatur. Anda mungkin memerlukan peralatan tambahan - kabel ekstensi, lampu, dan sebagainya. Jika Anda tidak dapat menemukannya segera, akan lebih sulit bagi tamu Anda untuk menemukannya. Pertimbangkan ini.

   • Jika memungkinkan, putuskan di mana dan apa yang akan berdiri. Jika tidak ada ruang untuk segalanya, sesuatu harus ditinggalkan. Bicaralah dengan manajer fasilitas tentang apakah mereka dapat membantu Anda dan tanyakan apakah ada keadaan atau persyaratan khusus yang perlu Anda pertimbangkan.

2. Siapkan set hadiah untuk anggota tim Anda. Setiap orang harus bekerja keras. Untuk berterima kasih kepada orang-orang atas pekerjaan mereka dan mengungkapkan penghargaan Anda, siapkan hadiah. Set dapat mencakup botol air, batangan granola, cokelat, suvenir kecil, dan apa pun yang Anda inginkan. Ini akan memperkuat semangat tim.

   • Siapkan lencana atau suvenir kecil yang akan disimpan sebagai kenang-kenangan acara. Pastikan semua orang bisa makan dan minum tepat waktu. Cobalah untuk melihat pada karyawan Anda sumber daya yang dapat Anda gunakan di masa depan.

3. Hubungi semua anggota tim sebelum acara. Penting untuk memastikan bahwa semua orang tahu apa yang perlu dilakukan dan siap bekerja. Beri semua orang instruksi yang jelas tentang waktu kedatangan dan berikan detail kontak Anda kepada semua orang. Jika tidak ada yang memiliki pertanyaan, Anda dapat melanjutkan.

   • Periksa apakah semua orang siap untuk pergi. Tidak semua orang akan dapat mengatakan yang sebenarnya, jadi cobalah untuk menarik kesimpulan Anda sendiri. Apakah orang tampak percaya diri dan siap bekerja? Jika tidak, yakinkan mereka, nyatakan kembali semua tanggung jawab mereka dan ajukan beberapa pertanyaan. Jika Anda ragu seseorang akan mengatasi tugas mereka, pasangkan dengan karyawan yang lebih berpengalaman.

4. Siapkan daftar kontak dan surat-surat lainnya jika perlu. Pengorganisasian diri Anda juga penting. Jika Anda siap, Anda dapat menyelamatkan situasi apa pun, tetapi jika tidak, segalanya akan menjadi tidak terkendali. Berikut beberapa cara untuk bersiap-siap:

   • Buat daftar semua nomor telepon dan alamat yang Anda butuhkan. Apakah koki pastry mengira Anda akan mengambil sendiri kuenya? Tidak masalah - hubungi Masha, yang tinggal di dekatnya, dan minta dia untuk mengambil kue dalam perjalanan ke acara tersebut.
   • Buat daftar semuanya. Periksa daftar dan periksa barang, peralatan, dan orang apa yang hilang.
   • Siapkan semua faktur dan kontrak. Semakin baik Anda mempersiapkan diri, semakin sedikit masalah yang akan Anda hadapi nanti.

5. Cobalah untuk tidak mengubah apa pun pada saat-saat terakhir. Apakah menurut Anda klien akan mencoba membuat perubahan sampai saat-saat terakhir? Saat mengatur pernikahan, klien sering meminta untuk mengubah sesuatu dalam desain di saat-saat terakhir. Tetapkan tenggat waktu untuk amandemen. Biasanya, istilah maksimum adalah seminggu sebelum acara. Sebelum tanggal ini, perubahan masih dapat dilakukan tanpa merusak anggaran atau organisasi secara signifikan.

   • Jika perubahannya kecil dan tidak menimbulkan biaya tambahan, jangan menolak untuk membuat amandemen ini. Cobalah untuk memperlakukan klien dengan pengertian, karena ia sedang menunggu peristiwa yang sangat penting baginya.

Kegiatan selama acara

1. Persiapkan semuanya. Tiba di tempat lebih awal. Pastikan semua orang datang tepat waktu dan hubungi mereka yang terlambat. Membantu orang yang membutuhkan bantuan dan memberikan arahan bila diperlukan. Jangan ikut campur jika kehadiran Anda tidak diperlukan di suatu tempat. Pastikan tidak ada yang terluka.

   • Anda akan lebih santai jika membuat daftar tugas dan menjalaninya. Berikan daftar kepada setiap tim: mereka yang telah Anda pekerjakan; mereka yang bertugas mendekorasi dan menata furnitur; mereka yang bertanggung jawab atas peralatan. Pastikan semuanya ada di tempatnya.

2. Delegasikan pekerjaan. Jangan takut untuk mendelegasikan tanggung jawab. Tidak mungkin melakukan semuanya, jadi Anda perlu mendistribusikan tanggung jawab. Jika seseorang tidak melakukan pekerjaannya dengan baik, beri mereka yang lain. Tugas Anda adalah mendistribusikan pekerjaan dengan benar. Anda tidak memerintahkan atau melanggar batasan pribadi - Anda telah dipekerjakan untuk melakukan hal itu.

   • Bersikap sopan, tetapi berbicara dengan tegas dan percaya diri. Misalnya, seperti ini: "Maxim, saya butuh bantuan Anda dengan katering. Terima kasih." Tim Anda harus bekerja sama. Untuk memudahkan semua orang, ambil peran sebagai pemimpin yang seharusnya.

3. Jangan ragu untuk beradaptasi. Cobalah untuk tetap dalam jadwal dan cari jalan keluar jika Anda tidak dapat memenuhi jadwal, tetapi yang paling penting - jangan khawatir tentang itu. Jika Anda mulai gugup, Anda akan kehilangan kendali atas diri sendiri, dan tidak ada hal baik yang akan terjadi. Jika pidato berlangsung selama 10 menit dan pembicara mengabaikan isyarat Anda, santai saja. Anda hanya menyajikan minuman sedikit kemudian dan tidak ada yang akan memperhatikan. Tidak ada hal buruk yang terjadi.

   • Overlay apa pun dimungkinkan. Tidak mungkin untuk meramalkan segalanya, dan semakin cepat Anda belajar menerimanya, semakin baik. Manajer acara yang tenang dapat memecahkan masalah apa pun, tetapi yang stres tidak bisa. Jadi jangan gugup dan biarkan segala sesuatunya berjalan dengan sendirinya. Acara akan segera berakhir!

4. Tetap perbarui semua orang. Pada hari acara, periksa jumlah tamu dan semua nuansa lainnya. Jika Anda perlu mengubah sesuatu, beri tahu orang yang bertanggung jawab sesegera mungkin. Anda harus menjadi orang pertama yang menyadari adanya masalah.

   • Tanyakan kepada klien bagaimana perasaan mereka. Mereka mungkin gugup, khawatir, bosan, bahagia, atau khawatir tentang sesuatu, dan berbicara dengan Anda dapat membantu menenangkan mereka dan memotivasi mereka untuk melakukan sesuatu. Dukung tamu dan anggota tim Anda, jika perlu.

5. Pikirkan bisnis Anda sendiri. Pertimbangkan bahwa setiap anggota tim mampu mengatasi tugasnya: jika Anda mempercayakan sesuatu kepada mereka, maka mereka akan mengatasinya. Tawarkan bantuan jika diperlukan, tetapi semua anggota tim Anda harus cukup berpengalaman untuk tidak membutuhkan bantuan ini. Ingatlah hal berikut:

   • Temui semua tamu di pintu masuk. Saat acara dimulai, biarkan tuan rumah menghibur para tamu. Tugas Anda adalah memecahkan masalah dan mengontrol semua proses yang tidak dilihat tamu (memasak dan tugas lainnya).
   • Amati para tamu dan bicarakan dengan tuan rumah dari waktu ke waktu jika ada rencana yang berubah.
   • Jaga jarak Anda dari tamu utama malam itu. Ini adalah hari libur mereka. Tetapi bersiaplah untuk memeriksa dengan mereka pada waktu yang tepat apakah mereka senang dengan semuanya dan apakah mereka memiliki permintaan atau keinginan.

6. Jika acara tersebut untuk tujuan promosi, siapkan souvenir. Para tamu harus mengingat malam ini, tetapi kemungkinan besar Anda perlu bukan hanya ini. Mungkin Anda ingin para tamu mengunjungi situs tersebut, memberikan donasi, atau memberi tahu orang lain tentang perusahaan tersebut. Untuk membuat acara tersebut berkesan, siapkan suvenir. Itu bisa berupa gambar, pamflet, pena - sesuatu yang akan mengingatkan tamu tentang Anda dan acara Anda.

7. Ucapkan selamat kepada diri sendiri setelah acara. Tampaknya peristiwa itu terjadi dengan sendirinya dan tidak ada yang melihat persiapannya. Puji diri Anda sendiri - Anda pantas mendapatkannya! Tetapi terlalu dini untuk bersantai - pekerjaan belum selesai.

   • Setelah acara, luangkan waktu untuk bertemu dengan klien dan berterima kasih kepada mereka. Berikan klien hadiah kecil untuk menandai acara tersebut - hal-hal kecil seperti itu selalu membuat pertemuan lebih menyenangkan. Selain itu, dengan cara ini klien akan lebih cenderung merekomendasikan Anda. Berikan bunga atau beberapa foto berbingkai malam ini (misalnya, momen pemotongan pita, paling banyak .) momen cerah pidato, upacara penghargaan, mencium pengantin, meniup lilin di atas kue) atau hadiah lain yang sesuai dalam kondisi ini.

8. Bersih-bersih dan pulang. Cobalah untuk meninggalkan tempat itu dalam bentuk yang sama seperti sebelumnya. Beri tahu tim Anda bahwa sudah waktunya untuk membersihkan dan jangan pergi sampai pembersihan selesai. Ingatlah bahwa Anda juga harus ambil bagian.

   • Ini tidak hanya sopan, tetapi juga akan memungkinkan Anda untuk menghindari pengeluaran yang tidak perlu. Di banyak tempat pembersihan setelah acara sudah termasuk dalam tagihan. Cobalah untuk menghindari biaya tersembunyi.

9. Atur pengembalian dan pembayaran semua peralatan dan terima kasih kepada semua orang yang telah bekerja sama dengan Anda. Anda mungkin harus melakukan ini nanti. Tanyakan kepada klien apakah mereka menikmati acara tersebut. Bahkan jika Anda dibayar nanti, berterima kasihlah kepada klien atas kesempatan untuk bekerja dengan mereka dan mintalah kartu nama mereka.

   • Terima kasih kepada anggota tim Anda. Pastikan semua orang dibayar. Kumpulkan cek dan urus semua orang. Anda harus menjadi orang terakhir yang meninggalkan ruangan.

Solusi masalah

1. Tahu apa yang harus dilakukan jika tamu terlambat dan bagaimana menangani masalah lainnya. Orang sering terlambat dan Anda harus siap untuk ini. Biasanya, penundaan sulit untuk dihindari (misalnya, karena kemacetan lalu lintas yang tidak dapat diprediksi), tetapi tamu yang datang tepat waktu tenang tentang mereka. Untuk menghindari kesulitan yang tidak perlu:

   • Pastikan undangan dengan jelas menyebutkan waktunya. Jika Anda meminta tamu untuk mengonfirmasi kehadiran, mintalah mereka untuk mengonfirmasi waktu juga. Hubungi tuan rumah, tamu (seringkali yang paling penting), artis, dan staf dapur jika Anda mengetahui masalah yang sulit diselesaikan dengan cepat. Jika tamu utama terlambat (misalnya, pengantin), Anda dapat melakukan hal berikut:
   • Hubungi sendiri orang yang datang terlambat dan tanyakan perkiraan waktu kedatangan. Beri tahu dapur tentang waktu baru sehingga staf dapat memperlambat atau mempercepat pekerjaan.
   • Jangan memberi tahu semua tamu bahwa permulaan tertunda karena tamu yang terlambat (semua orang akan memahaminya sendiri). Beritahu tamu utama bahwa Anda tahu tentang itu. Jelaskan apa yang ingin Anda lakukan, tetapi biarkan orang memutuskan sendiri karena mereka lebih mengenal satu sama lain dan dapat membuat keputusan yang sesuai untuk semua orang.
   • Catat waktu karena setiap orang harus punya waktu untuk menyampaikan pidato mereka. Jika tamu utama terlambat, tawarkan makanan ringan atau minuman kepada orang-orang - ini tidak akan membuat mereka bosan.
   • Jika tamu sangat terlambat dan Anda tidak bisa menunggu mereka (misalnya, karena beberapa hidangan tidak dapat disajikan nanti), mulai acara tepat waktu, dan ketika tamu yang terlambat tiba, sajikan makanan yang disajikan untuk semua orang, bahkan jika itu adalah makanan penutup.
   • Undang semua orang untuk menari, bermain, berpidato, atau mengatur hiburan lainnya, terutama jika itu melibatkan musik. Minta fotografer untuk bekerja dengan tamu sampai mereka yang datang terlambat. Buatlah rencana cadangan sehari sebelum acara.
   • Jika tamu secara khusus ingin datang nanti, perlakukan itu sebagai pilihan tamu, bukan kegagalan. Tugas Anda adalah menangani tamu-tamu yang sudah datang. Bersikaplah seperti tidak ada masalah.

   • Mengetahui cara mengatasi masalah makanan. Masalah-masalah ini jarang terjadi jika semuanya sudah dipikirkan sebelumnya, tetapi terkadang kejutan mungkin terjadi: seorang anak mungkin menumpahkan makanan atau semacam overlay mungkin terjadi di dapur. Cari tahu terlebih dahulu tamu mana yang akan hadir di acara tersebut sehingga Anda bisa memikirkan tata letak meja makan dan kursi tamu.

     • Jika cairan tumpah di suatu tempat, itu harus dibersihkan sesegera mungkin untuk alasan keamanan, bahkan jika Anda harus memindahkan karpet, elemen dekoratif atau furnitur apa pun. Jika noda tidak dapat disamarkan (misalnya, jika itu adalah barang antik), lebih baik untuk menghilangkannya dengan noda. Jika Anda memiliki furnitur cadangan, gunakanlah. Jika tidak, atur sisa furnitur agar tidak adanya satu barang pun tidak mencolok.
     • Area makanan dapat dipagari dengan pagar tali, tirai atau layar. Ini berguna jika piring makanan pembuka hampir tidak muat di meja prasmanan atau jika Anda berencana untuk menunjukkan apa yang akan disajikan nanti. Beberapa tamu mungkin memutuskan bahwa makanan disajikan dalam jumlah yang tidak terbatas dan Anda dapat mengambilnya sendiri, tetapi hal ini tidak selalu terjadi.
     • Ubah menunya. Jika ada bagian lauk yang tidak bisa disajikan (misalnya lauknya gosong), singkirkan, ganti dengan yang lain, atau kurangi porsinya agar lauk yang tersisa cukup untuk semua orang. Dalam hal ini, Anda perlu menambah porsi produk lain. Laporkan keputusan tersebut kepada mereka yang bertanggung jawab.
     • Vegetarian tak terduga, teetotaler, dan tamu dengan alergi tidak boleh ada di sana jika Anda sudah memikirkan segalanya sebelumnya, tetapi tidak jarang orang membawa kerabat atau teman dekat mereka tanpa peringatan, terutama jika acaranya tidak memiliki aturan ketat. jumlah undangan. Sebagai aturan, memecahkan masalah seperti itu mudah. Temui tamu di pintu masuk dan tanyakan apakah mereka memiliki preferensi makanan. Komunikasikan preferensi dapur apa pun segera setelah Anda mempelajarinya.
     • Jika ada lebih banyak tamu dari yang Anda harapkan, siapkan lebih banyak makanan atau beli lebih banyak makanan jika diperlukan. Biasanya, dapur memiliki stok makanan, dengan mempertimbangkan kemungkinan pembusukan, dan lebih sering daripada tidak, ada lebih banyak makanan daripada yang dibutuhkan, tidak kurang. Anda dapat mengurangi porsi dan menyajikan lebih banyak roti, salad, atau sayuran, yaitu produk yang dapat dibeli dengan cepat di supermarket.

   • Mengetahui cara mengatasi masalah dengan anak. Jangan membuat kesalahan dengan banyak manajer - ingatlah bahwa anak-anak memiliki kebutuhan yang sama dengan orang dewasa: mereka ingin bersenang-senang dan tidak bosan. Orang tua sering tersinggung jika acara tersebut tidak memberikan hiburan bagi anak. Yang terbaik adalah meminta setiap tamu yang berencana membawa anak-anak untuk memberi tahu Anda dengan membalas undangan Anda.

     • Untuk anak kecil (di bawah 10 tahun), yang terbaik adalah menawarkan makanan atau camilan lebih awal, karena sebagian besar makan malam tidak dimulai sebelum jam 8 malam, yang jauh lebih lambat dari biasanya anak-anak makan. Makanan harus menarik untuk anak-anak dan sehat, tetapi juga dipikirkan dengan baik sebagai makanan untuk orang dewasa - orang tua akan menghargainya. Makanan lengkap untuk anak-anak akan memudahkan orang tua untuk menikmati malam yang santai.
     • Anak-anak di atas 10 tahun umumnya dapat disajikan makanan dewasa dan porsi yang sama dengan orang dewasa, meskipun anak-anak paling sering tidak makan seluruh porsi. Dengan persetujuan orang tua, tawarkan menu anak-anak kepada anak-anak jika mereka tidak menyukai makanan dewasa. Remaja seringkali memilih makanan yang sama dengan anak-anak karena lebih sederhana. Untuk itu, beberapa tempat usaha menamai menu anak-anak sebagai menu alternatif. Diskusikan terlebih dahulu dengan tamu utama menu untuk anak-anak dan pilihan hiburan untuk anak-anak dan manula.
     • Tentukan area pribadi untuk wanita dengan bayi untuk diberi makan dan berganti pakaian, dan tempat untuk anak kecil untuk tidur jika mereka lelah.

   • Ketahui cara menghadapi tamu yang gaduh dan mabuk, serta orang yang mencoba masuk ke acara tanpa undangan. Idealnya, ini dapat dihindari, tetapi tidak selalu - masalah mungkin terjadi di acara perusahaan dan keluarga. Seringkali, nuansa yang Anda tidak tahu dan tidak tahu muncul, jadi bersiaplah untuk apa pun.

     • Tanyakan kepada klien dan tamu utama tentang kemungkinan skenario perilaku dalam kasus seperti itu. Jika tidak pantas untuk mendiskusikannya dengan mereka, bicarakan dengan orang lain yang bertanggung jawab untuk menghindari masalah tempat duduk. Tetapkan orang yang bertanggung jawab untuk situasi ini, pantau situasinya dan bersiaplah untuk campur tangan jika perlu. Sebenarnya, tanggung jawab Anda adalah menjalankan acara, tetapi Anda tidak bertanggung jawab atas masalah pribadi para tamu. Untuk alasan ini, Anda harus mencari tahu siapa yang harus Anda hubungi jika situasi yang tidak menyenangkan muncul.
     • Karena mungkin sulit untuk menolak alkohol kepada tamu yang sudah terlalu banyak minum, seperti berinteraksi dengan tamu yang berperilaku agresif, yang terbaik adalah membiarkan salah satu tamu menyelesaikan konflik. Hubungi polisi hanya jika tamu utama setuju. Bahkan acara kecil pun sering mengandung banyak alkohol, jadi penting untuk selalu waspada.
     • Situasi dengan orang-orang yang mencoba masuk ke suatu acara tanpa undangan selalu cukup sulit. Dalam hal ini, yang terbaik adalah dengan tenang meminta mereka untuk meninggalkan acara, tetapi pertama-tama tanyakan kepada tamu utama apakah orang-orang ini benar-benar tidak ada dalam daftar undangan. Jika orang berperilaku agresif, adalah tugas Anda untuk melindungi tamu sejauh mungkin. Hubungi polisi atau keamanan jika penyusup tidak pergi meskipun Anda meminta.
     • Para tamu sering melewatkan bagan tempat duduk dan duduk di tempat yang mereka inginkan atau di sebelah siapa pun yang mereka ingin duduki. Tanyakan kepada tamu utama apakah ini dapat diterima. Yang terbaik adalah mendiskusikan semuanya dengan klien terlebih dahulu. Jika wajib bagi orang untuk duduk sesuai dengan pengaturan tempat duduk, jangan biarkan siapa pun masuk ke ruang makan sebelum makan malam dimulai. Seringkali sebelum makan malam, para tamu berada di lobi, di lobi atau di bar. Jika beberapa orang tidak boleh disilangkan karena perselisihan keluarga, Anda dapat membagi orang menjadi beberapa kelompok dan mengarahkan mereka ke meja yang sesuai secara terpisah.

   • Tahu apa yang harus dilakukan jika cuaca menghalangi. Hujan atau salju yang tiba-tiba mungkin terjadi di beberapa daerah, seperti panas atau dingin yang ekstrem. Biasanya, cuaca tidak terlalu menjadi masalah jika acara diadakan di dalam ruangan, tetapi dalam hal acara di luar ruangan, semuanya lebih rumit. Jika cuaca buruk diperkirakan, pindahkan acara ke lokasi lain. Jika ini tidak memungkinkan, sewalah paviliun atau tenda besar (walaupun opsi ini bisa mahal jika dipesan pada menit terakhir). Awasi cuaca saat Anda bersiap untuk acara tersebut. Dalam kasus cuaca buruk, sangat sulit untuk memperbaiki situasi, jadi lakukan segala daya Anda untuk mencegah masalah.

     • Beberapa negara memiliki asuransi jika terjadi cuaca buruk dan masalah lainnya. Jika cuaca di daerah Anda tidak dapat diprediksi, pertimbangkan rencana untuk menghadapi cuaca buruk. Cari tahu biaya asuransi dan pindahkan acara ke lokasi lain, karena ini akan membantu Anda mempersiapkan klien untuk kemungkinan biaya tambahan.

• Simpan barang-barang penting di satu tempat yang nyaman: tisu, alat pemadam kebakaran, kotak P3K, dan barang-barang lainnya. Jika semuanya berjalan dengan baik, Anda tidak akan membutuhkannya, tetapi untuk acara besar yang terbaik adalah memilikinya untuk berjaga-jaga.
• Jika ada tamu atau pembicara yang lelah atau harus terbiasa dengan jet lag, tanyakan kepada mereka atau asisten mereka jika mereka memerlukan sesi spa, pijat, atau apa pun untuk membuat mereka merasa lebih baik. Jika mereka sudah lama tidak makan, Anda dapat mengirimi mereka makan siang, dan jika mereka merasa tidak enak badan, pil (misalnya, jika sakit kepala karena stres atau sakit perut karena penerbangan). Tamu atau pembicara yang lelah adalah cara untuk merusak acara apa pun, tidak peduli seberapa keras Anda mencoba.
• Pastikan semua orang dapat melihat panggung dan mendengar musik atau pertunjukan.
• Ingatlah bahwa mengorganisir acara orang lain adalah kehormatan besar, bahkan jika prosesnya sendiri ternyata sangat menegangkan. Pekerjaan Anda dapat membuat banyak orang bahagia dan memberi mereka pengalaman yang tak terlupakan. Pengalaman ini juga akan berguna bagi Anda, karena Anda akan memperoleh banyak keterampilan baru.
• Anda dapat memberikan pidato sendiri atau bahkan berdansa dengan seseorang jika itu membuat acara lebih menarik. Penting untuk dapat mendelegasikan tanggung jawab Anda jika Anda perlu berpartisipasi dalam tarian atau memberikan pidato. Penting agar tidak ada keheningan di meja mana pun.

Informasi Artikel

wikiHow adalah wiki, yang berarti banyak artikel kami ditulis oleh banyak penulis. Saat membuat artikel ini, 30 orang bekerja untuk mengedit dan menyempurnakannya, termasuk secara anonim.

Dalam bahasa lain:

Halaman ini telah dilihat 57.546 kali.

Apakah artikel ini berguna?