Nalog nadležan za vođenje arhivske dokumentacije. Interakcija između službenika i pravne službe organizacije. Glavni zadaci i odgovornosti

U svakoj organizaciji se vremenom nakupljaju razne vrste papira, dokumenata, predmeta, od kojih se naknadno formira arhiv. Da bi se to održavalo u redu, imenuje se odgovorna osoba.

Kako arhivirati

Na zakonodavnom nivou nisu utvrđene striktno definisane norme za vođenje arhivske građe u privrednim preduzećima. To znači da menadžment svake kompanije ima pravo da samostalno razvija ove zahtjeve, koji su potom uključeni u paket lokalnih propisa. U skladu sa njima vrši se nadzor nad arhivom.

Redovno (najmanje jednom u pet godina, a po mogućnosti jednom godišnje) potrebno je provjeravati dokumente koji se nalaze u arhivi. One koje su zastarjele i izgubile na značaju podliježu otuđivanju - za njih je propisan poseban postupak u zakonu. Ostatak ostaje u arhivi do trenutka kada im istekne i rok čuvanja.

Prostorija za arhivu mora imati određenu temperaturu i vlažnost. Apsolutno je neprihvatljivo da se na arhivske dokumente izlaže sunčeva svjetlost (oni izgaraju i propadaju od toga).

I ovdje je strogo potrebno održavati sigurnost od požara - arhiva se u potpunosti sastoji od zapaljivih predmeta.

Ko je odgovoran

Po pravilu, sekretar preduzeća, specijalista kadrovsko odjeljenje ili računovođa.

Ali ako je organizacija veoma velika, onda u osoblje može se uvesti posebno radno mjesto prema čijem uputstvu će glavna odgovornost specijaliste biti rukovođenje arhivskim poslovima i samim arhivom.

Koji poslovi spadaju u funkcije službenika odgovornog za arhiv

Prije svega, službenik odgovoran za arhiv mora evidentirati svu dokumentaciju koja ulazi u nju. Podliježu obaveznom detaljnom opisu (naziv, broj listova itd.). Takođe mora formirati predmete i složiti ih u fascikle po određenom redoslijedu, koji utvrđuje uprava kompanije. On takođe kontroliše rok čuvanja papira, a ako nekome zatreba arhivski dokument, izdaje ga, ali strogo uz potpis i samo pod uslovom daljeg vraćanja.

Ko imenuje osobu odgovornu za arhiv

Obično direktor preduzeća imenuje zaposlenog koji će biti odgovoran za arhiv. Da bi to učinio, izdaje odgovarajući nalog, u kojem se navodi položaj i puno ime zaposlenog, kao i zadaci koji su mu dodijeljeni.

Karakteristike formiranja reda, opšte tačke

Ako ste dobili zadatak da sačinite nalog za imenovanje službenika odgovornog za arhiv, a nikada do sada niste naišli na takav dokument, koristite savjete u nastavku. Pogledajte primjer - uzimajući u obzir, moći ćete kreirati vlastiti obrazac bez većih poteškoća.

Prije nego što damo detaljnu ideju o ovom redoslijedu, hajde da razgovaramo o nekima opće informacije koji su relevantni za sve takve administrativne akte.

Prvo, ako organizacija ima predložak naloga fiksiran u svojoj računovodstvenoj politici, dokument mora biti kreiran prema njegovom tipu. Ali ako ne postoji takav predložak, nije važno - možete sastaviti narudžbu slobodnoj formi sa pravne tačke gledišta, ovo je sasvim prihvatljivo.

Drugo, svaka naredba mora biti nečim opravdana. Obrazloženje obično ukazuje na stvarni razlog za kreiranje dokumenta (u ovom slučaju bi to mogao biti po potrebi). Također, izdavanje naredbe uvijek se temelji na nečemu – najčešće je osnova pozivanje na neki zakonodavni akt, normu ili interni dokument, na primjer, dopis.

Treće, naredbu je dozvoljeno pisati rukom ili kucati na kompjuteru, međutim, ako se koristi elektronska verzija, dokument se mora odštampati nakon formiranja - to je neophodno kako bi ga direktor ili zaposlenik koji obavlja njegove funkcije mogao ovjeriti sa svojim autogramom. Takođe, ako je uobičajeno da preduzeće koristi pečate za overu internih dokumenata, nalog mora biti pečatiran.

I konačno, četvrto, dokument treba da bude urađen u jednom originalnom primjerku.

Zabilježba o nalogu mora se napraviti u posebnom dnevniku, koji uvijek vodi sekretar preduzeća ili drugi odgovorni službenik.

Uzorak naloga za imenovanje odgovornog lica za arhiv

Po svojoj strukturi i sadržaju, nalog za imenovanje službenika odgovornog za arhiv nije toliko komplikovan, tako da ne bi trebalo biti nekih posebnih poteškoća u njegovom formiranju.

1. Na početku dokumenta ispisuje se naziv kompanije, kao i naziv samog dokumenta.
2. Nadalje, nalogu se dodjeljuje broj, naznačeni su datum i mjesto njegove pripreme.
3. Nakon toga dolazi glavni dio obrasca. Ovdje se prije svega upisuje osnov i opravdanost, naznačuje se za koje svrhe se imenuje odgovorno lice. Nadalje, naznačeno je kome je tačno povjerena ova misija: naznačeno je radno mjesto, puno ime i prezime zaposlenika, datum od kojeg odgovornost za arhiv prelazi na njega. Zatim treba da naznačite koja dokumenta, pravila i članovima zakona, zaposleni se mora rukovoditi u svojim aktivnostima. Konačno, imenuje se zaposlenik preduzeća koji je odgovoran za provedbu ovog naloga (to može biti sam direktor, jedan od njegovih zamjenika ili, na primjer, šef kadrovske službe).
4. Dokument potpisuju rukovodilac organizacije i njegovi podređeni, koji su odgovorni za arhiv (koji svojim potpisom potvrđuje da je upoznat sa naredbom i da nema ništa protiv obavljanja novih funkcija).

Naredba o imenovanju osobe odgovorne za kancelarijski rad

Nalog za imenovanje osobe odgovorne za kancelarijski rad kreira se u dva slučaja: ako je obim dokumenata narastao u organizaciji, a sekretar je prestao da se nosi s tim, ili ako kompanija uopće nema sekretara, ali osoba koja će obraditi dokumente je od vitalnog značaja. U članku ćete pronaći dva uzorka naloga za imenovanje odgovorne osobe i komentare na njih.

Naredba o imenovanju osobe odgovorne za kancelarijski rad: opšte informacije

Takav nalog se uvijek sastavlja u slobodnoj formi. Glavna stvar je da se naznači kome je tačno, kada i kakva je odgovornost dodeljena. Glavni lik naloga - odgovorni zaposlenik - mora biti upoznat sa ovim dokumentom.

Također, neće škoditi ni informacija šta učiniti ako se odgovorno lice određeno naredbom razboli ili ode na službeni put, odnosno obezbijediti zamjenu za periode kratkotrajnog odsustva.

Ako organizacija planira platiti zaposleniku za dodjelu dodatnih dužnosti, tada se iznos dodatne uplate ne može napisati ovim redoslijedom. Visina doplate je lični podatak zaposlenog. Stoga će kadrovski službenik morati pripremiti drugu naredbu „O utvrđivanju ličnog dodatka“ ili „O povećanju obima obavljenog posla“. Stoga, nemojte brkati: nalog za imenovanje osobe odgovorne za kancelarijski rad je nalog za osnovnu djelatnost. Naredba za povećanje ili povećanje obima je naredba za osoblje.

Nove dužnosti zaposlenog najbolje je uneti u opis njegovog radnog mesta. Ako u preduzeću nema opisa poslova, oni se mogu navesti direktno u nalogu (vidi prvi primer) ili u uputstvu za kancelarijski rad (drugi primer).

Naredba o imenovanju osobe odgovorne za kancelarijski rad je takva naredba koju je potrebno redovno pratiti na relevantnost. Odgovorna osoba može biti unapređena, može dati otkaz ili otići na dugotrajni odmor, a onda će se naredba morati izmijeniti. Na primjer, ako je bilo prijenosa (povećanje), onda dalje nova pozicija malo je vjerovatno da će ova osoba povući svoje stare dužnosti sa sobom. Najvjerovatnije će ih preuzeti onaj ko dođe na njegovo mjesto. Ako se nalog ne promijeni na vrijeme, ispostavit će se da je sastavljen za nepostojećeg zaposlenika.

thebestsecretary.ru

Kako odrediti osobu odgovornu za arhiviranje?

Pitanje-odgovor na temu

Recite mi, da li je moguće izdati nalog za imenovanje osobe odgovorne za održavanje arhive i uspostaviti dodatnu naknadu za povećanje obima posla, na primjer, 25% plate? Kako to formulirati ovim redoslijedom? ili će to biti dodatni rad na poziciji? Da li je tačno, ali da li će biti napisano po redosledu da se ustanovi doplata za dodatne odgovornosti arhiviranje?

Da, može se izdati naredba o imenovanju odgovorne osobe za arhiv.

Ne propustite: Velike promjene u ljudskim resursima

Ono što je prihvaćeno i stupilo na snagu ovog mjeseca.

Osoba odgovorna za nešto se može imenovati naredbom.

Istovremeno, u skladu sa čl. 60. Zakona o radu Ruske Federacije, zabranjeno je zahtijevati od zaposlenog da obavlja poslove koji nisu predviđeni ugovorom o radu.

Ako a dodatni posao ide dalje funkcionalne dužnosti zaposlenog, onda se dodatni rad mora dodatno platiti: kao kombinovani ili honorarni posao ako u kadrovskoj tabeli postoji radno mjesto odgovorno za arhiv.

U ostalim slučajevima, funkcije osobe odgovorne za vođenje arhive uvrštene su u opis poslova zaposlenog u skladu sa čl. 72 Zakona o radu Ruske Federacije.

Ako je u početku takva funkcionalnost bila predviđena opisom posla, onda za obavljanje poslova odgovornog, uključujući, zaposleni prima platu i nema pravo na dodatnu isplatu.

Ako su nove odgovornosti uključene u ugovor o radu zaposlenom, moguće je, u vezi sa povećanjem obima posla, ili revidirati njegovu platu, ili utvrditi doplatu (doplata) za povećanje intenziteta rada, povećanje obima posla.

Detalji u materijalima Sistemskog osoblja:

Obrasci: Naredba o imenovanju službenika odgovornog za obuku kadrovska dokumenta prenijeti u arhivu organizacije

Društvo sa ograničenom odgovornošću"Alfa"

NAREDBA br. 26
o imenovanju službenika zaduženog za izradu kadrovske dokumentacije
prenijeti u arhivu organizacije

Moskva 15.10.2015

U skladu sa Pravilnikom o arhivi, u cilju sistematizacije dokumenata i
čuvajući ih

Popularna pitanja

Dodijeliti odgovornog za pripremu kadrovske dokumentacije "Alpha" za transfer u
arhivsko skladište šefa kadrovske službe E.E. Gromov.

Naredba o organizaciji arhive u preduzeću

Vremenom se svaka kompanija koja je nedavno počela sa radom može akumulirati veliki broj dokumentaciju koju treba negdje pohraniti. U te svrhe stvaraju se posebni arhivski odjeli, o čijoj organizaciji će biti riječi u ovom članku.

Iz članka u nastavku saznat ćete:

kako je organizovana arhiva u preduzeću i koja pravila se moraju poštovati;

kako se objavljuje naredba o uređenju arhive u preduzeću i koje informacije se u njoj prikazuju;

koje provjere moraju proći prije potpisivanja naredbe o smještaju arhive;

ko može biti imenovan odgovornim u nalogu za izradu arhive za praćenje dokumentacije.

Organizacija arhive u preduzeću

Prilikom planiranja arhivskog odjeljenja u preduzeću, mora se uzeti u obzir da se dugoročno skladištenje dokumenata mora odvijati pod određenim uslovima. Za to je dodijeljena posebna prostorija u kojoj je potrebno:

Ne propustite: glavni članak mjeseca od vodećih stručnjaka Ministarstva rada i Rostruda

Enciklopedija kadrovskih naloga iz sistema Kadra.

održavati prihvatljiv nivo vlažnosti i temperature;

ograničiti pristup trećim licima;

ugraditi ormare i police;

kompetentno organizirati korištenje slobodnog prostora.

Zabranjeno je čuvanje dokumenata u objektima koji se bave ugostiteljstvom, skladištima hrane i organizacijama koje rade sa zapaljivim i hemijskim materijalima. Arhiva se ne smije nalaziti u blizini benzinskih pumpi, parkinga ili bilo kojih drugih potencijalno opasnih mjesta.

Arhivska prostorija mora imati vlastitu ventilaciju, ne mora imati cijevi ili druge komunikacijske elemente. Sistemi klimatizacije takođe moraju biti projektovani u skladu sa nizom pravila:

• recirkulacija vazduha ima kurs od 2-3;
• uslovi temperature i vlažnosti trebaju biti stabilni, bez naglih promjena;
• potrebno je osigurati stabilno i stalno pročišćavanje zraka od agresivnih nečistoća i prašine.

Kako bi se rizik od požara sveo na minimum, preporučuje se i zaštita arhive od upotrebe električnih grijača i drugih predmeta koji mogu izazvati slučajni požar. Drugim riječima, rad opreme mora biti organiziran na način da papir koji slučajno padne na nju ne postane katalizator koji zapali svu dokumentaciju pohranjenu u zatvorenom prostoru.

Izdavanje naredbe o organizaciji arhive u preduzeću

Idemo dalje dokumentaciju arhive.

Treba početi s činjenicom da nakon odabira najviše odgovarajuće prostorije rukovodilac preduzeća izdaje posebnu red, kojim se reguliše početak stvaranja odjela za skladištenje dokumentacije. Šefovi organizacija moraju biti potpuno uvjereni da planirani arhiv ispunjava stroge savremeni zahtevi u oblasti požarne i tehničke sigurnosti (za to se provode posebne provjere, o čemu će biti riječi u nastavku).

Naredba direktora se upisuje u dnevnik, nakon čega se sa njim upoznaju zaposleni zaduženi za izradu arhive. Zaposleni je dužan da stavi svoj potpis kao znak da je saglasan da preuzme odgovornost za izvršenje naloga.

U nalogu šef kompanije mora navesti sljedeće podatke:

od kog trenutka ova naredba stupa na snagu;

ko je od podređenih određen odgovornim za stvaranje arhive;

u kojim terminima treba konačno formirati odjeljenje;

koja odgovornost se preuzima ako je arhiv dizajniran uz kršenje pravila Sigurnost od požara i sanitarni režim.

Generalno, direktor ima pravo da razjasni sve važne tačke u redoslijedu koje smatra potrebnim da prenese svojim podređenima.

Koje provjere moraju proći prije potpisivanja naloga za postavljanje arhive?

Pogodnost odabranih prostorija za buduću arhivu analiziraju posebni inspekcijski organi - predstavnici sanitarno-epidemiološke stanice i Državnog vatrogasnog nadzora. Kvalifikovani stručnjaci tokom posjete kompaniji procjenjuju nivo usklađenosti državni standardi i standarde, nakon čega donose pismenu odluku, u kojoj se slažu sa racionalnošću korišćenja ove prostorije ili navode tačke koje je potrebno riješiti prije završne faze projekta.

Ko može biti imenovan odgovornim u nalogu za izradu arhive za praćenje dokumentacije?

Rukovodilac preduzeća lično bira građanina odgovornog za arhivsku dokumentaciju, koji se zapošljava kao arhivista. Njegove dužnosti uključuju opšta organizacija rad arhive i prijem-izdavanje obrazaca. Prije nego što bude imenovan na funkciju, budući arhivar će morati proći instrukcije i obuku kako bi utvrdio da li osoba ima dovoljno iskustva i znanja da garantuje kompetentno čuvanje važnih akata i interna dokumenta preduzeća.

Općinski okrug" href="/text/category/munitcipalmznie_rajoni/" rel="bookmark">općinski okrug

U cilju obezbjeđivanja kontrole stanja i sigurnosti dokumenata, organizacija i unapređenje podrška dokumentaciji menadžment u upravi Amurskog općinskog okruga:

1. Dodijeliti specijalistu 1. kategorije opšte odeljenje Pochechueva Nina Ivanovna:

1.1. Odgovornosti za održavanje rada arhive uprave, formiranje, nabavku, predaju na trajno čuvanje dokumenata uprave u arhivsko odjeljenje, uništavanje dosijea po isteku roka njihovog čuvanja.

1.3. Vršiti kontrolu nad ispravnošću formiranja predmeta tekućeg kancelarijskog rada u strukturnim odjeljenjima okružne uprave u strogom skladu sa nomenklaturom predmeta, uzimajući u obzir uslove njihovog skladištenja.

1.4. Arhivskom odjeljenju uprave dostaviti na razmatranje i slanje na odobrenje popis predmeta na trajno čuvanje, na odobrenje popisa predmeta za osoblje za naručene dokumente, prema rasporedu.

2. Odobrava priložene Pravilnike o arhivi administracije Amurskog opštinskog okruga.

3. Prepoznati kao nevažeće:

3.1. Nalog načelnika grada Amurska s Amurskom regijom "O imenovanju osobe odgovorne za kancelarijski rad i arhivu uprave i sastav stručne komisije."

3.2. Nalog načelnika općinskog okruga Amursky "O izmjeni naredbe "O imenovanju osobe odgovorne za kancelarijski rad i arhiv uprave i sastav stručne komisije", o odobrenju Pravilnika o arhivi, stručna komisija."

4. Nametnuti kontrolu nad sprovođenjem ovog naloga upravniku okružne uprave

Okružni načelnik

ODOBRENO

po nalogu starešine

Amur municipal

POZICIJA

o arhivi uprave Amurskog općinskog okruga

I. Opće odredbe

1.1. Dokumenti nastali u toku aktivnosti uprave općinskog okruga Amursky (u daljnjem tekstu: uprava) i koji imaju naučni, ekonomski, društveni i istorijski značaj čine državni dio Arhivskog fonda Ruska Federacija, su općinsko vlasništvo i podliježu skladištenju u arhivu uprave Amurskog općinskog okruga (u daljnjem tekstu arhiv) u granicama utvrđenim zakonodavstvom o arhiviranju u Ruskoj Federaciji.

Arhiv je formiran u skladu sa članom 13. Federalnog zakona od 1. januara 2001. godine „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“ i dio je odjeljenja opšte uprave.

Arhiv je kreiran radi kompletiranja, obezbjeđivanja sigurnosti, odabira, knjigovodstva, naručivanja i korišćenja arhivske dokumentacije, uključujući i kadrovsku dokumentaciju, u utvrđenim rokovima njihovog čuvanja, a ubuduće i blagovremenog prenosa ovih dokumenata na stalna pohrana u arhivsko odjeljenje okružne uprave.

1.2. Obezbjeđena je arhiva u skladu sa članom 15. Federalnog zakona "O arhivima u Ruskoj Federaciji". neophodne prostorije, oprema i kadrovi, stvoreni su neophodni finansijski, logistički i drugi uslovi za njegovo funkcionisanje.

1.3. Rad arhiva organiziran je u skladu sa propisima odobrenim naredbom načelnika općinskog okruga Amur.

1.4. Arhiv izrađuje godišnji plan rada sa naznakom specifične vrste radovi i rasporedi za prijem predmeta u arhivu i davanje inventara, koje odobrava načelnik općinskog okruga Amur.

Na osnovu rezultata rada, arhiv sačinjava izvještaj o realizaciji godišnjeg plana, rasporede, kao i podatke o realizaciji aktivnosti koje nisu obuhvaćene godišnjim planom.

1.5. Arhiva se u svom radu rukovodi zakonodavnim i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije i Habarovskog teritorija, Pravilnikom o Općem odjelu uprave Amurskog općinskog okruga, Uputstvom o kancelarijskom radu Uprave Amura. Opštinski okrug, nomenklatura predmeta i ovaj pravilnik.

1.6. Odgovornosti za održavanje rada arhiva dodijeljene su specijalistu u općem odjelu uprave ili drugom stručnjaku kojeg imenuje i razrješava načelnik općinskog okruga Amursky.

U zvanje specijaliste zaduženog za održavanje rada arhiva postavlja se lice koje ima visoko obrazovanje, koje zna da radi sa dokumentima, koje poznaje kancelarijski rad i rad arhiva.

1.7. Osoba odgovorna za rad arhiva, zajedno sa načelnikom općinskog okruga Amur, lično je odgovorna za kršenje pravila o čuvanju, sastavljanju, evidentiranju i korištenju arhivskih dokumenata u skladu sa važećim zakonom.

1.8. Prilikom promjene stručnjaka odgovornog za arhiv, prihvatanje i prijenos dokumenata i njihovog referentnog aparata, kao i prostorija arhive, inventara i opreme, vrši se prema aktu koji odobrava načelnik općine Amur. okrug.

Za prijem i ustupanje predmeta naredbom načelnika okruga imenuje se komisija od najmanje tri osobe.

1.9. Nadzor nad radom arhiva vrši načelnik opšteg odjeljenja uprave.

1.10. Organizaciono i metodološko upravljanje aktivnostima arhiva vrši arhivski odjel uprave općinskog okruga Amursky.

II. Sastav arhivske dokumentacije

Arhiva uprave prihvata na čuvanje:

2.1. Dokumenti trajnog čuvanja upotpunjeni kancelarijskim radom, formirani kao rezultat rada uprave i imaju istorijski, kulturni, naučni, društveni, ekonomski i politički značaj.

2.2. Dokumenti o privremenom skladištenju, uključujući i one starije od 10 godina,
neophodno u praktične aktivnosti administracija.

2.3. Kadrovska dokumenta.

2.4. Naučni referentni aparat za arhivsku dokumentaciju.

Izdavanje dokumenata na privremeno korištenje i za rad u čitaonici.

5.4.2. Podaci društveno-pravne prirode, na zahtjev građana i organizacija, izdaju se u obliku arhivske potvrde, arhivske kopije i arhivskog izvoda.

5.4.3. Izdavanje predmeta iz arhive na privremeno korišćenje vrši se i za rad u arhivu i van arhive i evidentira se u knjigama izdavanja isprava.

Predmeti se izdaju na privremeno korištenje zaposlenima u strukturnim odjeljenjima uprave na period ne duži od mjesec dana.

Trećim organizacijama izdaju se predmeti na privremeno korištenje na osnovu njihovih pismenih zahtjeva uz dozvolu načelnika općinskog okruga Amursky ili njegovog zamjenika, prema aktima na period od najviše tri mjeseca.

5.5. Postupak prenosa arhivske dokumentacije u trajno čuvanje

5.5.1. Dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije, privremeno pohranjeni u arhivi, prenose se na trajno skladištenje u arhivsko odjeljenje okružne uprave nakon isteka roka privremenog skladištenja utvrđenog od strane savezni zakon„O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“ u sređenom stanju sa odgovarajućim naučnim referentnim aparatom i kopijama za osiguranje posebno vrijednih i jedinstvenih dokumenata.

5.5.2. U potrebnim slučajevima, uslovi privremenog skladištenja dokumenata mogu se promijeniti u dogovoru sa Odjeljenjem za arhive Vlade Habarovskog teritorija.

Prijevremeni prijenos dokumenata na trajno skladištenje može se izvršiti u slučaju opasnosti od gubitka (uništenja) dokumenata.

Produženje roka privremenog čuvanja dokumenata dozvoljeno je kao izuzetak u slučaju potrebe za praktičnom upotrebom dokumenata uz pismenu dozvolu arhivskog odjeljenja okružne uprave.

5.5.3. Prijenos dokumenata na trajno skladištenje u arhivsko odjeljenje vrši se godišnje u skladu s rasporedom odobrenim naredbom načelnika općinskog okruga Amur.

Prijem dokumenata na trajno čuvanje ozvaničen je aktom o prijemu i ustupanju predmeta. Uz dokumentaciju se dostavljaju tri primjerka inventara i jedan primjerak akta o prijemu i ustupanju predmeta.

Rukovodilac administrativnih poslova

Opštinski okrug Amur

Državni carinski komitet Ruske Federacije
Sjeverozapadna carinska uprava Ruske Federacije
CARINA SANKT PETERBURG

O imenovanju lica odgovornih za računovodstvo, skladištenje i korištenje
dokumenti od iverice u odjeljenjima carine Sankt Peterburga

U skladu sa uputstvima NWTU Rusije od 27. aprila 1999. N 22-16 / 173 iu cilju daljeg poboljšanja dokumentacione podrške i kontrole nad izvršenjem dokumenata od iverice u odeljenjima carine Sankt Peterburga

naručujem:

1. Imenovati službenike u carinskim ispostavama i odjeljenjima zaduženim za računovodstvo, čuvanje i korištenje dokumenata od iverice (Prilog 1).

2. Šefovi carinskih ispostava i odjeljenja da osiguraju:

2.1. U svojim odjeljenjima, organizacija rada sa dokumentima za ivericu u skladu sa zahtjevima Naredbe Državnog carinskog komiteta Rusije od 23.09.96 N 582 iverice „O odobravanju Uputstva o postupku računovodstva, prometa i skladištenja dokumente, slučajeve i publikacije koje sadrže neklasifikovane podatke ograničene distribucije u carinskim organima”.

2.2. Do 24. maja 1999. godine, na osnovu modela (vidi Dodatak 2), u skladu sa Naredbom Državnog carinskog komiteta Ruske Federacije od 16. februara 1998. N 80 „O odobravanju Pravilnika o postupku za izrada i odobrenje opisa poslova službenika carinskog organa Ruske Federacije" izraditi, usaglasiti na propisan način i odobriti sa šefom carinskog odjela opise poslova za zaposlenike odgovorne za rad sa dokumentima od iverice u jedinici.

2.3. Bilo kakve promjene u sastavu službenika odgovornih za rad sa dokumentima DSP-a treba odmah prijaviti Odjeljenju za posebne informacije.

3. Kontrolu ispunjenja utvrđenih uslova za rad sa dokumentima koji sadrže informacije ograničene distribucije vrši odjel za posebne informacije (Vasilkova M.V.).

4. Zadržavam kontrolu nad sprovođenjem ove naredbe.

Šef carine
general major r/s
V.G. Eremenko

Aneks 1 naredbe. Odgovoran za rad sa dokumentima od iverice

Prilog 1
naručiti
od 19.05.99 N 144

Nazivi strukturnih podjela		Lični broj	Naziv posla
	Lakomkin M.V.		rano grane
	Zavyalova E.A.		Art. inspektor
Insp. po l/s	Arbidan T.Yu.		ved. inspektor
			Art. inspektor
	Sevastjanova T.I.		Art. operativni pun
	Semenov V.V.		Art. operativni pun
	Sokolova L.F.		Art. inspektor
	Merkulova N.I.		inspektor
	Smirnova E.N.		inspektor
	Suvorin Yu.F.		rano odjelu
	Mezeneva S.V.		Art. inspektor
	Belousova L.V.		rano odjelu
	Morozova E.A.		ch. inspektor
	Shahverdova M.P.		zamjenik rano odjelu
	Glushkova Yu.G.		Art. inspektor
	Nikolaev O.N.		inspektor
	Buyanova O.V.		inspektor
	Lovtsova I.N.		inspektor
	Savelyeva A.V.		ch. inspektor
	Efimova M.K.		Art. inspektor
Pravni. Odjel	Zimoglyad G.V.		Art. inspektor
	Shvetsov Yu.V.		zamjenik rano odjelu
	Panfilov V.I.		ch. inspektor
Dep. tamo. och.	Andreeva V.P.		inspektor
	Kozlova M.S.		inspektor
	Vasilkova M.V.		rano grane
	Vinogradova E.A.		zamjenik rano odjelu
	Stekolnikova G.V.		inspektor
	Golovanova I.V.		ch. inspektor
	Tarasova T.A.		Art. inspektor
	Odintsova E.K.		Art. inspektor
	Gusev A.L.		ch. inspektor
	Petrova E.A.		inspektor
	Vasilyeva O.A.		inspektor
	Marusina M.G.		inspektor
	Ioutsen N.L.		Art. inspektor
	Kalinina T.R.		inspektor
	Rubchenko N.A.		inspektor
	Aljehin V.V.		rano pošta
	Abramov O.E.		zamjenik rano pošta
	Karnitsky I.V.		zamjenik rano OTO&TK 2
T/P Južni	Chistyakova S.A.		Art. inspektor
T/P Severny	Dobrodeev A.M.		inspektor
	Serov V.Yu.		inspektor
T/P sjeverozapad.	Vavilov A.V.		zamjenik rano pošta
	Buganova S.Yu.		Art. inspektor
T/P Yugo-Zap.	Sparrow O.M.		Art. inspektor
	Filippov V.V.		inspektor
T/P Kirishskiy	Kuzmičeva T.N.		ved. inspektor
	Dashkevich G.N.		zamjenik rano pošta
T/P Gatchinsky	Kolmogorova N.V.		Art. inspektor
T/C Luzhsky	Smirnov S.E.		Art. inspektor
T/P Volkhovsky	Matrosova E.G.		inspektor
	Cherevan S.P.		Art. inspektor
T/P Vsevolozhs.	Erdyakov A.V.		rano pošta
	Bogachkova O.A.		inspektor

Direktor odjela
posebne informacije
M.V. Vasilkova

Aneks 2 naredbe. Okvirni opis posla osobe odgovorne za rad sa dokumentima od iverice u strukturnoj jedinici (odjelu) carinskog organa

Dodatak 2
naručiti
od 19.05.99 N 144

1. Opšte odredbe

1.1. Odgovoran za kancelarijski rad strukturne jedinice (odjeljenja) carinski organ obavlja kancelarijske poslove dokumentacije od iverice u odjeljenju (carinska pošta).

1.2. Rukovodilac kancelarije odgovara direktno šefu odeljenja.

1.3. Odgovorno lice za rad sa dokumentacijom od iverice imenuje se nalogom carinskog organa.

1.4. Osoba odgovorna za rad sa dokumentima od iverice u svojim aktivnostima rukovodi se Naredbom Državnog carinskog komiteta Ruske Federacije od 23. septembra 1996. N 582 „O odobravanju Uputstva o postupku računovodstva, prometa i skladištenja dokumenata , dosijea i publikacija koje sadrže neklasifikovane podatke ograničene distribucije u carinskim organima."

2. Prava

2.1. Osoba odgovorna za rad sa dokumentima od iverice ima pravo:

zahtijevati od izvršitelja izvršenje dokumenata DSP u utvrđenim rokovima, kao i sve potrebne informacije o toku izvršenja dokumenata;

ne prihvaćaju dokumente od iverice na potpis šefa odjela, koji nisu sastavljeni u skladu sa Naredbom Državnog carinskog komiteta Ruske Federacije od 23. septembra 1996. N 582.

3. Odgovornosti

3.1. Osnovni zadatak osobe odgovorne za rad sa iveračkom dokumentacijom je kancelarijski rad i kontrola izvršenja iverice dokumentacije.

3.2. Za obavljanje ovog zadatka, osoba odgovorna za rad sa dokumentima koji sadrže ograničene informacije mora:

prihvata dokumente iverice za strukturnu jedinicu u odjelu za dokumentaciju, šalje korespondenciju na izvještaj rukovodstvu jedinice (carinske pošte), šalje je nakon uvida na izvršenje u skladu sa rješenjem;

vrši kontrolu prolaska i rokova za izvršenje dokumenata CPD, izvještava o njihovom nepoštovanju, stavlja potrebne oznake na kartice;

sačinjavanje potvrda (sažetaka) o toku izvršenja dokumenata DSP-a;

prihvata dokumente DSP na potpis šefa odeljenja, proverava ispravnost pripreme i izvršenja izlaznih dokumenata DSP;

prenijeti odlaznu korespondenciju iverice, koju je pripremila strukturna jedinica, u odjel za dokumentaciju na slanje;

formira predmete u skladu sa utvrđenom nomenklaturom;

pripremiti dokumente od iverice za naknadno skladištenje i upotrebu;

predati predmete trajnog i privremenog (preko 10 godina) perioda skladištenja u arhivu carinskog odjeljenja;

osigurati računovodstvo i čuvanje dokumenata za ivericu;

daju usmene preporuke o radu u granicama svojih dužnosti i nadležnosti.

4. Odgovornost

Osoba odgovorna za rad sa dokumentima od iverice odgovorna je za neispunjavanje obaveza propisanih Naredbom Državnog carinskog komiteta Ruske Federacije od 23. septembra 1996. N 582 i opisom posla.


Šef odjeljenja __________________________


DOGOVOREN:

Šef pravne službe __________________________



Tekst dokumenta ovjerava:
službena distribucija

Ako je obim dokumentacije koju treba popuniti impresivan ili se povećao, a postojeće osoblje ne može da se nosi s tim, onda je potreban nalog za imenovanje osobe odgovorne za kancelarijski rad. U prilogu je uzorak i obrazac ovog rada.

DATOTEKE

U većini slučajeva, u malim organizacijama, sekretar je zadužen za kancelarijski rad. Ali ponekad organizacija uopće nema sekretara, već je potrebna osoba koja bi izradila dokumente koji su od suštinskog značaja za kompaniju, ili postoji sekretar, ali ne može da se nosi sa obimom dokumentacije koju treba popuniti van, izvršeno, poslano, itd.

Svaki zaposlenik organizacije može biti imenovan za odgovornog, po nahođenju rukovodioca.

Kombinacija i doplata

Ako je takav poredak način povećanja plate zaposlenog za povećan broj dužnosti, onda bi bilo prekršaj navesti određeni iznos u nalogu.

Da biste pravno ispravno izdali takav dodatak i za povećanje obavljenog posla, potrebno je potpisati dva dokumenta: nalog o imenovanju plus nalog za utvrđivanje ličnog dodatka (spada u kategoriju dokumenata o osoblju).

U nalogu ne treba naznačiti iznos naknade, jer će to biti otkrivanje ličnih podataka (a zaposleni u većini slučajeva ne piše pristanak na to prilikom konkurisanja za posao). Zato je potreban drugi dokument. Uostalom, nalog o imenovanju osobe odgovorne za kancelarijski rad donosi se kao nalog za glavnu djelatnost, a njegovi podaci dostupni su svima.

Promjena radnika

Postoje situacije kada narudžba zahtijeva promjene u njoj. Na primjer, postojeći specijalista odlazi, odlazi na unapređenje itd. I druga osoba zauzima njegovo mjesto. Pridošlicu treba upoznati sa svojim dužnostima, izdati dokument o prilagođavanju naloga, staviti potpis „svježeg“ zaposlenika. Dakle, naredba će imati pravnu snagu.

Pravovremeno prilagođavanje ove vrste dokumenta je smanjenje vjerovatnoće da rukovodilac dobije opomenu ili da bude administrativno odgovoran u vidu novčane kazne.

Komponente naloga

Dokument nema unificirani oblik, ali mora sadržavati:

• Naziv organizacije, detalji.
• Datum potpisivanja.
• Grad.
• Koja je svrha naredbe. Podrazumijeva se slobodna formulacija. U uzorku zvuči kao "optimizacija uredskog toka posla". Ova fraza je najčešća i najlogičnija u ovoj situaciji.
• Od kog datuma zaposlenik počinje da obavlja ove poslove. Podrazumijeva se da su to dodatne odgovornosti i raste opterećenje dodijeljenog radnika.

• Koje su tačno odgovornosti.
• Ko će obavljati ove poslove u privremenoj odsutnosti imenovanog. Ako nema takvog zaposlenika, onda jednostavno pišu da će menadžer potpisati odgovarajuće uputstvo.
• Ukoliko dospijeva doplata za obaveze, menadžer se poziva na internu raspored rada organizacije. Nepoželjno je navesti iznos u tekstu.
• Ko kontroliše sprovođenje tačaka dokumenta.

Popunite papir za potpis imenovanog rukovodioca organizacije. Takođe su nam potrebni "autogrami" svih lica navedenih u naredbi o imenovanju odgovornih za kancelarijski rad.

Popis odgovornosti

Većina najbolja opcija kada organizacija ima opis posla za ovu poziciju. U nalogu je dovoljno navesti link na ovaj papir, au samom uputstvu propisati sve dužnosti koje imenovani službenik preuzima. Ali ako ih nema, onda ove dužnosti možete navesti direktno u narudžbi (na sreću, to podrazumijeva slobodan oblik prezentacije).

Bilješka! Druga opcija za navođenje dužnosti zaposlenog je prihvatanje uputstva o kancelarijskom radu, koje opisuje funkcionalnost zaposlenog.

Slučajevi upotrebe

AT velike organizacije postoji i posebna naredba o imenovanju odgovornog lica rad kadrovske kancelarije. To je zbog činjenice da ima više osoblja, a samim tim i obima dokumentacije o osoblju koju treba popuniti. Svaka organizacija ima pravo da samostalno odredi naziv i broj radnih mjesta. Takođe treba imati na umu da će imenovanje osobe odgovorne za kancelarijski rad biti relevantno u organizacijama sa više ogranaka. Pogrešno je pretpostaviti da ako postoji sekretarijat u matičnoj organizaciji strukturne podjele nema potrebe da brinete o održavanju raznih vrsta papira.

Kako bi se na zakonskom nivou u dužnostima rukovodioca određene jedinice utvrdila odgovornost za vođenje različitih vrsta dokumenata, postoji naredba o imenovanju osobe odgovorne za kancelarijski rad, čiji je uzorak dostupan za preuzimanje na vrh stranice.

Pravni aspekti

Menadžer je u početku odgovoran za tok dokumenata i kancelarijski rad. A imenovani zaposlenik je odgovoran samo za proces njegovog vođenja. Odnosno, aspekte kao što su osoblje, plaćanje, broj kancelarijskih usluga u potpunosti određuje šef. Podređeni samo vodi, održava tok rada sistema za upravljanje dokumentima.

2016. godine izmijenjen je član 15.11 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije. U njemu se navodi da će kazna za nepravilno čuvanje dokumenata (a to je dio kancelarijskog posla) zadesiti odgovorne u vidu novčane kazne, a u slučaju ponovljenih prekršaja - diskvalifikacije. postoji izraz " izvršni". To može biti ili vođa ili zaposlenik njegove organizacije.

Ako je rukovodilac potpisao naredbu o imenovanju odgovorne osobe za kancelarijski rad i dokument je pravno obavezujući, tada je imenovano lice odgovorno za sve prekršaje koji se mogu utvrditi tokom inspekcijskog nadzora.

Zakonom je utvrđeno da, dok je zaposlenik zaposlen na osnovu ugovora o radu, njegov rad mora biti zadržan u preduzeću koje je njegov poslodavac. Budući da se u ovom obrascu računa OPS, potrebno je pravilno organizovati računovodstvo prijema knjiga, njihovo skladištenje i izdavanje. U tu svrhu rukovodstvo subjekta mora izdati naredbu o imenovanju osobe odgovorne za održavanje radne knjižice.

Sva radna snaga koja ulazi u preduzeće i radni ljudi moraju biti uskladišteni na mestu posebno opremljenom za to. Za oštećenje ili gubitak ovog obrasca, preduzeće, kao i njegov rukovodilac, snose odgovarajuću odgovornost. Uostalom, ovi dokumenti odražavaju sve potrebne informacije za utvrđivanje penzije za zaposlenog u budućnosti.

Stoga direktor organizacije treba da stvori sve uslove za pravilan rad sa radnom snagom u preduzeću. A kako, pored ovih, ima i mnogo drugih odgovornih poslova, načelnik bira službenika koji je na osnovu izdate naredbe zadužen za vođenje evidencije radnih obrazaca.

Istovremeno, odgovornost ostaje na rukovodiocu, a izabrano lice je odgovorno za obračun rada samo u okviru određenog poslovnog subjekta. On će prihvatiti rad od zaposlenih, uredno voditi njihovu evidenciju, sačiniti evidenciju koja odgovara pratećoj dokumentaciji i izdati ih po otpuštanju zaposlenima u kompaniji.

Pažnja! Ukoliko ne ispuni svoje obaveze ili ih ne ispuni u potpunosti, odgovaraće upravi preduzeća na osnovu izdate naredbe o imenovanju odgovornog službenika.

Da li je moguće bez odgovornog

Rukovodilac, u skladu sa normama zakona, mora imenovati osobu odgovornu za održavanje rada ili tu odgovornost preuzeti na sebe. Takvi zahtjevi su navedeni u Pravilniku o vođenju radnih knjižica.

Dakle, potreba za uspostavljanjem odgovornog lica je zakonom propisana.

Ako još uvijek nije imenovan, tada će u skladu sa Zakonom o upravnim prekršajima biti izrečena novčana kazna, čiji će iznos dostići 50 hiljada rubalja. Istovremeno, ova kazna se ne izriče službeniku, već direktno organizaciji.