Descrieți principalele avantaje ale automatizării proceselor de afaceri. Automatizarea afacerilor: cum CRM, ERP și BPM vă pot ajuta compania să se dezvolte. Procesul de afaceri ca cheie a succesului

Astăzi este unul dintre conceptele managementului lor, trăsătură distinctivă care este utilizarea tehnologiei informației. Acesta prevede utilizarea pe scară largă a calculatoarelor și software-ului și prevede gestionarea informațiilor, resurselor și acțiunilor cu participarea umană minimă sau nulă la aceste proceduri, în principiu.
Sarcina principală care se intenționează a fi implementată proiectarea automatizării proceselor- aceasta aduce indicatorii de calitate ai proceselor la un nivel fundamental superior. Se realizează în principal datorită faptului că principalul avantaj al modului automatizat față de manual este fiabilitatea sa mai mare.

Care, la rândul său, contribuie la:

Creșterea productivității;
- accelerare;
- mai ieftin;
- cresterea preciziei si stabilitatii.
Până în prezent automatizarea procesului in lume este folosit peste tot – de la coordonarea celor mai complexe industrii pana la efectuarea de cumparaturi in supermarketuri. Direcția companiei, precum și amploarea acesteia, în acest caz nu sunt fundamentale: automatizarea pătrunde literalmente pe oricare dintre ele. Și datorită utilizării abordării procesorului, principiile uniforme de automatizare sunt aplicate întregului set de procese.

Principii

Deși automatizarea proceselor are capacitatea de a fi implementată pe diferite niveluri, principiile sale pentru fiecare dintre ele, precum și pentru oricare dintre procese, sunt aceleași. Această împrejurare stabilește condițiile pentru implementarea cât mai eficientă a proceselor desfășurate în mod automat și determină principiile controlului lor prin automatizare.
Aceste principii includ:
1. Consecvența. Într-un proces care este controlat prin automatizare, toate operațiunile trebuie să fie coordonate atât reciproc, cât și cu intrările și ieșirile sale. Nerespectarea acestei condiții duce adesea la eșecuri în îndeplinirea sarcinii.
2. Integrare. Procesul aflat sub controlul automatizării trebuie să se poată integra în sistemul general al organizației. În conformitate cu nivelul de automatizare, o astfel de integrare poate fi implementată în moduri diferite. Asta, însă, nu schimbă esența principiului în sine, care rămâne neschimbat. Scopul automatizării oricărui proces este de a asigura interacțiunea acestuia cu mediul, care este extern acestuia.
3. Independenta de executie.

Orice proces implementat prin automatizare ar trebui implementat fără participarea umană sau cu un nivel de control exercitat de operator minimizat. Cu condiția ca procesul să fie implementat corect, intervenția umană în el nu ar trebui să aibă loc.
Este de remarcat faptul că principiile enumerate mai sus pot fi detaliate semnificativ, în funcție de tipul proceselor și de nivelul de automatizare.

Astfel, automatizarea proceselor de producție prevede astfel de principii precum:

Continuitate;
- specializare;
- proporţionalitate etc.
Niveluri
Automatizarea proceselor este conditie necesara suport pentru managementul companiei, afectând toate nivelurile ierarhiei acesteia, iar nivelul de automatizare este determinat în conformitate cu nivelul de management. Există trei niveluri principale de management:
- operational;
- tactic;
- strategic.
Pe baza clasificării descrise mai sus, se disting următoarele niveluri de automatizare:
1. Nivelul interpreților. Procesele caracteristice pentru el sunt cele care sunt efectuate în mod regulat. Automatizarea lor funcționează pentru a atinge obiectivele operaționale (de exemplu, implementarea unuia dintre procesele de producție), menținerea parametrilor specificați (de exemplu, pilotul automat al unui avion de linie) și menținerea modului de operare dorit (de exemplu, indicatorii de temperatură ale cazanul).
2. Nivelul managementului producției. În acest caz, scopul automatizării este distribuirea corectă a sarcinilor între procesele care sunt mai jos în scara ierarhică. Un exemplu este implementarea planificării producției și a serviciilor, precum și a proceselor de management al resurselor, a documentației etc.
3. Nivelul managementului întreprinderii. Automatizarea realizată la acest nivel rezolvă probleme legate de analiză și prognoză. Contribuția la munca eficientă a celui mai înalt nivel al ierarhiei întreprinderii în domeniul financiar și economic este scopul său principal.
În ceea ce privește implementarea automatizării proceselor la fiecare dintre nivelurile de mai sus, aceasta este posibilă prin utilizarea unor sisteme precum:

- CRM - sistem de management al relatiilor cu clientii;
- OLAP - procesare analitica in timp real;
- ERP - managementul resurselor întreprinderii.

Fiecare dintre sistemele de automatizare poate fi atribuit unuia dintre cele trei tipuri principale:

1. Imuabil. În timpul procesului, secvența specificată de acțiuni nu este supusă niciunei ajustări.
2. Programabil. În funcție de programul utilizat și de caracteristicile procesului, succesiunea acțiunilor poate varia. Alegerea secvenței dorite depinde de setul de instrucțiuni după care este ghidat sistemul.
3. Auto-configurare. Opțiunile necesare pentru rezolvarea problemei pot fi selectate la discreția sistemului în timpul funcționării. Modificarea secvenței și a condițiilor de execuție a acestora se realizează prin monitorizarea progresului procesului.
Aceste tipuri de automatizare a proceselor pot fi utilizate separat sau ca parte a unui sistem combinat: totul depinde de situație.

feluri

În funcție de localizarea întreprinderilor în lanțul de prelucrare resurse naturale, toate se pot încadra într-una din cele trei categorii.
Primii sunt „minerii” și producătorii de materii prime. De exemplu, iată reprezentanții Agricultură sau industria hidrocarburilor.
Al doilea sunt cei care prelucrează mai întâi materiile prime extrase. Această categorie include producătorii de mașini, întreprinderile implicate în producția de energie electrică, oțel, electronice etc.
Al treilea este reprezentanți ai sectorului serviciilor: instituții și instituții de divertisment, medicale, educaționale, financiare și alte instituții.
Pentru orice întreprindere, indiferent căreia dintre grupurile descrise aparțin, există categorii generale de procese asociate activităților lor.

Aceste procese sunt:

1. Afaceri. Sau procese de afaceri, cum se mai numesc. Sarcina lor este de a asigura o interacțiune eficientă atât în ​​cadrul întreprinderii, cât și cu diverși factori interesați externi (consumatori de bunuri sau servicii, furnizori de produse, autorități de reglementare etc.). Procesele tipice de afaceri sunt toate tipurile de planificare, marketing și contabilitate, precum și activități de contact cu clienții.
2. Proiectare și dezvoltare. Astfel de procese includ colectarea și analiza informațiilor inițiale, implementarea proiectului, asigurarea controlului asupra implementării acestuia etc.
3. Productie. Toate procesele de implementare a producției de bunuri sau servicii ar trebui să fie atribuite acestei categorii. Același lucru se poate spune despre procesele asociate cu tipuri variate planificare, furnizare, service etc.
4. Monitorizare și analiză. Colectarea și prelucrarea datelor referitoare la executarea proceselor este sarcina principală a proceselor din această categorie. Exemple - implementarea controlului calității bunurilor sau serviciilor, management, stocuri.
Oricine dorește să se familiarizeze cu exemple de diverse termeni de referinta pentru automatizarea subsistemelor companiei, le pot vizualiza si cumpara in magazinul online Quality Management.

Strategie

Fiind o sarcină dificilă și mai degrabă consumatoare de timp, automatizarea proceselor necesită respectarea strictă a unei anumite strategii, ceea ce contribuie la creșterea eficienței operațiunilor și la obținerea unui număr considerabil de beneficii evidente.
Pentru a forma o strategie, procesul trebuie:
1. Înțelegeți. Pe baza unei analize realizate cu atenție, puteți obține cea mai completă imagine a procesului, până la cele mai mici detalii. Deci, ar trebui să obțineți date despre intrările și ieșirile sale, secvența operațiunilor, prezența comunicării cu alte procese, compoziția resurselor sale etc.
2. Simplificați. Acest lucru se poate face prin eliminarea operațiunilor care nu au valoare. Unele operații pot fi combinate, efectuate în paralel și așa mai departe. Tot ceea ce este cel mai rațional este binevenit aici - de exemplu, îmbunătățirea tehnologiei de implementare a procesului sau înlocuirea completă a acestuia.
3. Automatizați. Acest punct trebuie abordat numai după ce a fost finalizat cel anterior. Motivul pentru aceasta este simplu: cu cât procesul este mai simplu, cu atât este mai ușor de automatizat și cu atât va fi mai stabil și mai eficient.

Avantaje

Practica arată că automatizarea procesului in marea majoritate a cazurilor, contribuie la o imbunatatire tangibila a calitatii atat a produselor cat si a managementului productiei acestora. La implementarea managementului QMS, acesta permite companiei să îmbunătățească indicatorii de calitate ai activității sale. Cu toate acestea, înainte de a accepta decizia finalaîn ceea ce privește introducerea automatizării, se recomandă să vă familiarizați cu principalele sale avantaje.
Deci, principalele avantaje ale automatizării proceselor sunt:
1. Accelerarea executării operaţiilor care se repetă. Automatizarea în timpul activității sale nu este supusă oboselii, ceea ce îi asigură funcționarea fără erori, indiferent de durata activității. În plus, implementează sarcini de același tip mult mai rapid decât o persoană.
2. Îmbunătățirea indicatorilor calitativi de performanță. Principalul motiv pentru aceasta este lipsa factorul uman, care ajută uneori la reducerea numărului de diferite tipuri de erori.
3. Precizie îmbunătățită a controlului. Mulțumită aplicației tehnologia de informație, cantitatea de date de proces poate fi foarte mare, ceea ce contribuie la o execuție mai precisă.
4. Posibilitatea implementării simultane a mai multor sarcini. Soluția paralelă a unor astfel de acțiuni cu ajutorul automatizării crește semnificativ productivitatea, fără a compromite acuratețea și calitatea.
5. Creșterea vitezei de luare a deciziilor în situații tipice. Acest avantaj asigură că nu există inconsecvențe în etapele următoare ale procesului.

Când automatizarea poate să nu fie justificată

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că în unele situații utilizarea automatizării proceselor nu este justificată. Acest lucru este posibil atunci când:
1. Actiunile efectuate sunt prea complexe tehnologic sau economic.
2. Produsul are un scurt ciclu de viață. În cazul în care produsele sunt create și aduse pe piață cât mai repede posibil, sau cererea pentru acestea va fi de scurtă durată, automatizarea se poate dovedi a fi mai puțin rațională decât execuția manuală a proceselor.
3. Produsele sunt unice, realizate manual de maestru.
4. Cererea pentru un produs este supusă unor fluctuații excesive. Această circumstanță duce la modificări ale volumelor de ieșire, ceea ce face ca utilizarea automatizării să fie nejustificată.
În orice caz, înainte de a lua o decizie finală cu privire la oportunitatea utilizării automatizării, ar trebui efectuată cea mai amănunțită analiză pentru a exclude posibilitatea unei concluzii trase incorect.

Ce este automatizarea proceselor de afaceri ale unei întreprinderi? Este capacitatea de a elibera resurse, de a răspunde în timp util la schimbările pieței, de a lua rapid decizii și de a planifica acțiuni ulterioare. Acest lucru este important pentru orice organizație în care se va dezvolta și se va dezvolta conditii moderne concurență acerbă și multitasking constant. Acest lucru face parte din succes, fără el va fi dificil să obțineți rezultate. Rămâne să ne dăm seama cum va afecta implementarea îmbunătățirii performanței companiei.

Ce este

Adesea conducerea întreprinderii depune eforturi mari pentru a se îndrepta spre atingerea scopului și pentru a crește eficiența muncii colective a personalului. Ei realizează cât de mult depinde de performanța clară și coordonată a funcțiilor fiecărui angajat din întreaga organizație.

O încercare a unui departament de a-și îndeplini partea din sarcină fără a interacționa cu alte departamente face mai mult rău decât bine. Angajații urmăresc să facă față sarcinii fără să se gândească la rezolvarea problemei sau la atingerea unui scop comun - ca urmare, primesc mai multe părți disparate, prost executate dintr-un întreg.

Procesele automate de afaceri permit lucrătorilor să își vizualizeze propriul rol în crearea produsului final. Acest lucru aduce o dinamică pozitivă, pentru că oamenii văd clar ce se va întâmpla până la urmă dacă acţionează împreună.

Automatizarea poate fi aplicată în orice zonă a organizației. Alături de stabilirea obiectivelor, aceasta este HR, vânzări, marketing, pregătirea unei unități de producție, chiar fuziunea cu o companie mică.

Pentru a obține optimizarea, trebuie să creați fundația potrivită:

Determinați ce date și materiale sunt necesare pentru a finaliza întregul ciclu de producție al unei unități de producție, asigurați disponibilitatea acestora.

Creați un algoritm verificat fără elemente inutile, conform căruia un program sau o persoană va funcționa tot timpul.

Determinați în prealabil rezultatul pentru care se cheltuiesc resursele de timp și se depun eforturi.

Procesul de management al afacerii este un concept de dezvoltare a organizației. Sarcina sa principală este de a introduce automatizarea în management și de a îmbunătăți eficiența afacerii.

Ce face VRM:

studiază ce face compania, ce se întâmplă în interiorul ei;

cauta inconsecvente, dificultati, incetiniri in operatiuni, folosirea muncii manuale unde se poate folosi mecanizata sau automata;

caută modalități de a îmbunătăți fiecare încălcare identificată.

Utilizarea sistemului de automatizare a proceselor de afaceri al unei companii permite organizației să fie flexibilă și să se adapteze rapid la schimbările din mediul de afaceri. Cu ajutorul lor, sunt identificate punctele slabe și vulnerabilități ale unităților și sunt selectate modalități de consolidare.

Acesta este un transfer parțial sau complet de cicluri repetitive și sarcini sub control. Ca urmare, timpul și finanțele angajaților sunt eliberate, productivitatea muncii crește, iar eficiența devine și ea mai mare.

Istoria creației

Termenul a fost folosit pentru prima dată de inginerii mecanici în anii 1920. Inițial a fost aplicat doar în raport cu etapele producției, acum a fost regândit și folosit mult mai pe scară largă.

În anii 80, a fost dezvoltată o abordare ușor diferită a teoriei, susținută de calcule economice și tehnologia computerizată. Pe vremea aceea existau copiatoare si mașini de imprimat si apoi PC. O descoperire și mai mare a fost obținută odată cu dezvoltarea internetului. Acum sunt folosite pentru a dezvolta abordări originale pentru automatizarea proceselor de afaceri, stabilirea de noi sarcini și rezolvarea acestora.

În mediul de afaceri modern, se dezvoltă activ și pentru el există sfere neobișnuite utilizare. Deci se dovedește a obține optimizarea în multe departamente. Acest lucru este posibil datorită împărțirii în etape separate pentru implementarea și implementarea dezvoltărilor.

Principalele direcții de dezvoltare

De regulă, se desfășoară în 2 domenii la fel de importante:

Procesele de producție de afaceri. În funcție de activitățile companiei, acestea pot fi vânzări, comunicare cu vizitatorii, producție. Se rezumă la o creștere directă a indicatorului - o creștere a volumului sau a calității, profitabilitatea întreprinderii în ansamblu.

de susținere. O industrie nu mai puțin serioasă. Aceasta include raportare, munca de birou, contabilitate și altele. Acest lucru nu afectează direct creșterea profiturilor, dar cu ajutorul automatizării devine posibilă reducerea orelor și a finanțelor cheltuite pentru munca repetitivă.

Obiectivele și obiectivele automatizării proceselor de afaceri

Acest sistem își propune să automatizeze tot ceea ce funcționează lent sau prost, pentru a elimina inconsecvențele și elementele care încetinesc producția. Acesta poate fi un înlocuitor suplimentar cu set minimîndatoririle, fără de care actele ajung direct la director și sunt rezolvate cu promptitudine.

Aceasta include intermediari terți care întârzie livrarea către consumatorul final și percep o taxă de stocare. Statisticile arată că este deseori suficient să ai un transportator dovedit decât multe companii mici fără caracter obligatoriu care pot eșua într-un moment neașteptat.

Un astfel de element inhibitor este echipamentul vechi, un depozit la distanță, lipsa unei pregătiri suplimentare pentru noii angajați, chiar și o bandă transportoare prea lungă afectează viteza de producție și creează profituri pierdute. Aceasta este doar o parte a acțiunii de optimizare.

Printre sarcinile principale se numără:

organizarea stocării în siguranță a informațiilor și a elementelor programului;

suport pentru performanță la nivel înalt;

pregătirea și tipărirea promptă a documentelor pentru furnizori, parteneri, antreprenori de la o factură la o propunere de afaceri;

întocmirea unui raport privind starea de fapt a companiei pentru orice perioadă de timp;

revizuirea costurilor financiare în raport cu angajații, creșterea eficienței utilizării orelor angajaților prin introducerea aceluiași tip de cursuri în regim automat;

îmbunătățirea calității serviciului clienți;

Exemple și idei

Astfel, devine posibilă eliberarea umană și resurse financiare, productivitatea muncii crește, strategia de dezvoltare funcționează mai eficient.

Majoritatea firmelor nu urmează o secvență clară de acțiuni. Drept urmare, managerii sunt în permanență ocupați, nimeni nu știe când va fi finalizat proiectul și în ce stadiu este astăzi, multe sarcini și verificarea angajaților sunt duplicate. Se dovedește că toată lumea este ocupată, iar procesul este extrem de lent.

Dar trebuie să acționăm altfel. Un manager ar trebui să încadreze în planificatorul zilnic câte proiecte poate realiza în mod realist. Scopul său este să le controleze, să le monitorizeze execuția și să raporteze rezultatele. Dacă coborâți mai mult, atunci toate sau unele dintre ele vor fi agravate sau mai încet. Dar în multe organizații, aceeași sarcină este verificată de mai multe persoane simultan.

Toți angajații care interacționează între ei sau cu producția în orice fel participă la procesele de afaceri. Prin urmare, optimizarea începe adesea cu personalul.

Uneori, procedura ajută la stabilirea unor sarcini chiar simple, dar care necesită timp:

calculul reducerilor;

păstrarea statisticilor;

procesarea comenzilor primite;

sistematizarea oricăror date.

Există multe povesti de succes aplicarea acestuia. Dacă introduceți materiale sau produse de vânzare în comenzi, atunci nu vor exista timpi de nefuncționare și supraîncărcare a depozitelor cu același tip de mărfuri.

Principalele avantaje

Ceea ce este necesar pentru - punctul principal aici este de a stabili o muncă eficientă, randamente și profituri maxime. Nu are ca scop înlocuirea sau redistribuirea angajaților care efectuează același tip de operațiuni cu roboți. Datorită optimizării, acești lucrători vor scăpa de micile rapoarte de rutină zilnică și de acțiunile repetitive care doar iau timpul de lucruși împiedicați-i să treacă la sarcini mai semnificative, interesante sau exploratorii.

Oamenii se coordonează mai bine activități comune, pentru că lucrează împreună și prin aceleași programe. Consecvența va fi mai mare, iar rezultatul va fi mai precis. Din ce în ce mai multe organizații, mari și mici, adoptă acum automatizarea din aceste motive. Principalele avantaje:

acțiunile angajaților vor fi mai coordonate;

numărul erorilor datorate factorului uman va scădea;

munca manuală de rutină va fi înlocuită cu mecanică sau o mașină automată și va fi accelerată reproducerea ciclurilor;

din interior, întreprinderea va deveni mai transparentă și mai avansată tehnologic;

calitatea sarcinilor îndeplinite va crește;

va fi mai ușor să luați decizii pentru situații standard;

volum mare va fi mai ușor de manevrat.

Tendințe, tehnologii și experiență în automatizarea proceselor de afaceri

Treptat, apar căi dovedite, mișcarea de-a lungul cărora duce la creșterea profiturilor și la minimizarea pierderilor. Una dintre ele este utilizarea platformelor speciale Low-code.

Astfel de programe permit managerilor să rezolve destul de rapid problemele de dezvoltare a afacerii. Pentru aceasta, sunt încorporate mai multe instrumente confortabile pentru utilizator. Ele pot fi folosite pentru modelare situatia actualași face modificări. Deci, devine reală reducerea radicală a timpului de implementare a soluțiilor IT care ajută organizațiile să se adapteze la un mediu actualizat constant.

Ce caracteristici ar putea fi necesare

Deoarece toate procesele de afaceri constau de obicei din diverse acțiuni efectuate de oameni diferiti, software-ul trebuie să fie capabil să prezinte toate elementele într-o formă grafică și vizuală. Deci, personalul înțelege ce trebuie făcut și cum. Și managementul caută unde să optimizeze.

Toate programele au nevoie de meniuri intuitive și ușurință în utilizare. Capacitatea de a utiliza software de către orice angajat este importantă, așadar, pentru firmele mijlocii și mari, sisteme de la Stocare in cloud. Disponibilitatea accesului aici se deschide oriunde în lume, fără a fi legată de anumite PC-uri sau tablete.

Software-ul trebuie să aibă notificări pentru participanții la optimizare și posibilitatea de a trimite notificări despre etapa finalizată. Necesită capacitatea de a gestiona mai multe procese de afaceri simultan, conducând la un obiectiv comun. Așadar, introducerea reducerilor pe grupe de mărfuri și anularea paralelă a soldurilor conduc la o procedură de optimizare și la o creștere a profiturilor.

Controlul accesului funcționează separat. Nu tot personalul are nevoie de toate informațiile analitice în același timp, așa că astfel de date necesită o intrare separată, pe rol.

Cum să automatizezi o afacere

În primul rând, înțelegeți ce este necesar. Când profiturile încetează să crească, apar complicații frecvente și neplăcute ale proceselor simple - este timpul să corectăm situația. Este important să nu te oprești și să te dezvolți în mod constant pentru ca concurenții să nu treacă înainte. Majoritatea managerilor încep procedura cu ceea ce durează multe ore și este adesea de același tip: contabilitate și control al stocurilor, gestiunea documentelor, marketingul.

Cum să înceapă:

Tehnologii cloud. Dacă compania nu are propriul server, atunci acesta metodă grozavă pentru întreprinderile mici și mijlocii.

Interacțiune între mașini. Opțiunile între două mașini diferite sau procese complexe de afaceri elimină erorile umane.

Utilizat de obicei în organizațiile mari pentru a simplifica procesarea bazelor de date.

analiza momentan. Treptat, software-ul se dezvoltă și monitorizarea modificărilor și a rapoartelor devine disponibilă atunci când este convenabil. Acest lucru vă permite să luați decizii rapide.

Pentru a afla cum să vă automatizați cel mai bine întreprinderea, ar trebui să contactați Cleverens. Compania va ajuta la analiza producției și la selectare moduri mai bune pentru a optimiza costurile și a crește profitabilitatea.

Etapele automatizării proceselor de afaceri

Există mai multe puncte consecutive:

pregătitoare. Căutarea și descrierea problemelor existente, numărul de angajați care vor folosi programele.

Analiză. Dezvoltatorii studiază regulamentele interne, efectuează interviuri cu șefii de departamente, determină situația reală.

Pregătirea TK. Acesta este un document care va indica toate nuanțele și funcționalitățile viitorului software.

Pregatirea spatiilor. Toate locurile în care este introdusă inovația.

Instalarea și configurarea sistemului. Apoi totul este testat.

Educaţie. Pentru ca totul să fie creat dintr-un motiv, personalul ar trebui să fie învățat cum să folosească software-ul.

Examinare. Aici, lucrătorii testează funcționarea automatizării sub supravegherea creatorilor.

Ajustare. Modificările se fac la cererea clientului.

Punere in functiune.

Domenii cheie și software

Este important să înțelegeți că trebuie să abordați sarcina într-o manieră cuprinzătoare și să vă concentrați nu pe structura companiei, ci pe procesele care au loc în ea. Această abordare va face afacerea mai flexibilă, va reduce timpul de răspuns la dificultățile bruște și va grăbi crearea produsului final. Tot ceea ce se întâmplă în cadrul unei organizații este individual. Dar principalele diviziuni sunt întotdeauna similare.

Control

control bugetar;

securitatea informațiilor și economiei;

management;

suport juridic.

Automatizarea proceselor de afaceri pare uneori șefului unei baghete magice. Dar cum să automatizezi procesele de afaceri în cel mai bun mod? Pentru ca munca să fie argumentată, hârtiile să nu se piardă, regulamente să ajute, echipa să se comporte ca un mecanism bine uns?

În articol, vom analiza nuanțele construirii și automatizării proceselor de afaceri, vom analiza cum să evităm greșelile, care sunt scopurile și obiectivele automatizării proceselor de afaceri și de unde să începem. Dacă vă gândiți la îmbunătățirea proceselor de afaceri și, poate, la introducerea sistem electronic gestionându-le, citiți cu atenție articolul. Și ia un creion!

Trei balene ale haosului în afaceri: cum să automatizezi procesele care nu există

Înainte de a vorbi despre ce oportunități se deschide automatizarea proceselor de afaceri, să ne gândim la ce dificultăți vă confruntați acum.

Cei trei „stâlpi” răi care țin haosul în afaceri sunt universali. Cel mai probabil, le cunoști și tu:

• Greșeli obișnuite. Petrov a făcut o greșeală de tipar, Sidorov a aprobat un document neverificat, Vasechkina a trimis o factură cu detalii incorecte. Asemenea greșeli aduc pierderi temporare și financiare, mișcări de ochi și muncă pe timp de noapte.
• Timp de nefuncţionare. Documentul se aprobă pentru o săptămână, apoi a doua, lucrarea merită. Un angajat cheie este în vacanță sau a renunțat fără a preda cazul.
• Confuzie generală. Unde s-au dus actele? De ce secretara din teancul de foi nu a observat documentul urgent? Unde ar trebui să alerge un specialist când un client îl contactează, dacă persoana potrivită nu este disponibilă? Această confuzie și alergarea pe coridoare cu mănunchiuri de hârtie este enervantă și cu siguranță nu contribuie la munca productivă.

Chiar și în urmă cu 10 ani, modelarea proceselor de afaceri părea costisitoare, consumatoare de timp și, prin urmare, inutilă pentru majoritatea companiilor. Unii oameni cred așa și acum, după ce au citit povești de groază despre proiecte neterminate și milioane cheltuite, sau chiar s-au apropiat de automatizare din partea greșită. Dar s-a dovedit că companiile care lucrează la automatizarea proceselor de afaceri cresc mai repede, depășesc mai bine perioadele de criză și depășesc concurenții. În astfel de companii, angajații se simt mai confortabil, ceea ce creează atmosfera de lucru potrivită în echipă. Exemple sunt poveștile Toyota, Amazon, McDonalds, precum și ale clienților noștri, al căror feedback despre automatizarea proceselor de afaceri.

Astăzi, capacitatea de a construi procese de afaceri și de a ști cum să le automatizeze devine un avantaj competitiv important.

Procesele de afaceri: ce automatizăm, camarazi?

Uneori, conducerea companiei, ocupată cu probleme strategice, este înșelată: totul este în regulă la noi. Dar dacă Petrov știe că, în cazul unei sarcini de marketing, trebuie să contactați Ivanova, acesta nu este un proces de afaceri. Dar o hartă de acțiune specifică care descrie în mod universal pașii prin care trec angajații pentru a obține un anumit rezultat, acesta arată deja ca un proces de afaceri.

O schemă de activitate, pentru a o numi proces de afaceri, trebuie să țină cont de trei factori:

1. Stabilitatea legăturilor descrise: sunt luate în considerare multiplicitatea alegerii acțiunilor, tranzițiile, condițiile.
2. Reglarea acțiunilor în timpul procesului: apeluri, scrisori, atașamente, apeluri, vederi.
3. Completare logica: obiectiv concret realizabil.

Un proces de afaceri clar modelat vă va permite să vedeți rezultatul și să controlați munca în toate etapele pentru a preveni pierderile și erorile „la un început scăzut”.

În funcție de apariția „punctelor subțiri”, procesul de afaceri este schimbat, etapele sale sunt ajustate și se uită la ce legături sunt slabe. Dacă aveți dificultăți în dezvoltarea algoritmilor, suntem gata să vă ajutăm. La urma urmei, dezvoltarea proceselor de afaceri este pregătirea pentru proiectul de automatizare a acestora.

Este inima afacerii tale sănătoasă?

Contactați astăzi și obțineți o ofertă individuală Procesele de afaceri sunt inima companiei. Cum știi dacă afacerea ta este în formă? Contactați-ne și aflați cum să profitați la maximum de procesele de afaceri și să eliberați întregul potențial al companiei dumneavoastră.

Comandați o consultație

Scopul principal al dezvoltării proceselor de afaceri este transformarea magică a lanțurilor țesute haotic de interacțiuni între companii în algoritmi ordonați, consecvenți și ușor de înțeles. Să fie ordine în muncă, birou, în mintea angajaților și în mintea managerilor!

Uri, unde e butonul? Obiectivele automatizării proceselor de afaceri

Acum întrebarea este: cum să gestionăm toate acestea? Ei bine, ai nevoie de un întreg personal de angajați - pentru a ține degetul pe puls și pentru a monitoriza cu atenție „locurile subțiri”, „legăturile slabe” și execuția a tot ceea ce ar trebui efectuat!

Un sfert din companii urmează această cale, desfășurând departamente de calitate, extinzând personalul managerial și de secretariat. Dar este mult mai util să vă întrebați cum să automatizați procesele de afaceri și să transferați funcția de control asupra acestora într-un singur spațiu. Un astfel de sistem de management al proceselor de afaceri va fi atât un constructor, un mecanism de monitorizare, cât și un controler care dă semnale atunci când ceva nu merge conform planului. Dar pentru ca „butonul magic” să funcționeze, mai trebuie să muncești din greu.

Desigur, obiectivele automatizării proceselor de afaceri nu sunt doar o modalitate convenabilă de control. Ca rezultat, utilizarea unui sistem automat de management al proceselor de afaceri va ajuta:

• Organizați sarcini regulate.
• Minimizați factorul uman.
• Separați în mod clar domeniile de responsabilitate în cadrul proceselor.
• Păstrează toate detaliile procesului sub control.
• Includeți în schema de interacțiune cu clientul.
• Creați o infrastructură IT unificată cu drepturi de acces diferite.
• Economisiți timp, al dvs. și al angajaților dvs.
• Ca rezultat - pentru a economisi bani pe managementul companiei.

După cum puteți vedea, obiectivele automatizării proceselor de afaceri sunt în multe privințe aceleași cu ale dumneavoastră!

Managementul proceselor de afaceri - un sistem al unei singure companii

Pentru a fi și mai clar, să ne uităm la functii specifice sisteme de management al proceselor de afaceri - „1C: Document Management 8” - pe exemple.

Am văzut clar ce proces de afaceri automatizat diferă de „dactilografiat pe genunchi”. Rămâne de înțeles cum să ajungem la acest nivel de automatizare.

Ingredientul secret: Cum să automatizezi fără pierderi procesele de afaceri

Probabil ați auzit povești despre compania N, care a implementat un super sistem, s-a jucat cu el și a scuipat înapoi la Excel. Este ceea ce se întâmplă atunci când o companie întâmpină dificultăți neprevăzute. Că angajații sabotează modul neobișnuit de lucru. Că procesele stabilite nu cedează în niciun fel reglementării. Că bugetul de implementare este peste cel dorit. Apoi sistemul în sine este greu și de neînțeles, dar este necesar ca „există un buton aici, îl apăs și totul funcționează”.

Managerii uită adesea regula: prima etapă, din care se construiește automatizarea proceselor de afaceri, este sarcinile. Sistemul de management al documentelor are o funcționalitate uriașă care poate satisface cerințele celei mai capricioase afaceri. Dar mai întâi trebuie prezentate aceste cerințe.

Cercetarea noastră confirmă că 70% dintre dificultățile de afaceri apar chiar în etapa de fixare a cerințelor și a rezultatelor. Prin urmare, oferim consultații inițiale, precum și un serviciu de studiu înainte de proiect. Acest pas ajută la:

• identificați „punctele subțiri” din companie,
• stabiliți care sunt obiectivele sistem de automatizare,
• să înțeleagă dacă funcționalitatea standard este potrivită pentru companie sau dacă trebuie făcute modificări,
• aflați ce set de funcții va fi optim pentru afaceri,
• stabiliți ce procese să automatizați în primul rând și care pot fi amânate. De exemplu, ar trebui prioritizate zonele care încetinesc activitatea întregii companii, chiar dacă lucrul la acestea nu este cel mai ușor.

Captarea corectă a cerințelor de sistem și a rezultatelor este ingredientul secret al succesului unui proiect de automatizare. Uneori, în această etapă devine clar că există o problemă cu procesele de afaceri. Apoi trebuie să le modificați sau să le construiți de la zero.

Decizând sarcinile care se confruntă cu automatizarea proceselor de afaceri, trecem la formarea unei echipe de proiect și la implementarea proiectului.

Vrei să știi ce rezultate poate obține afacerea ta? Contactati-ne pentru consultatie gratuita- iti spunem noi!

În jurul termenului de „automatizare a afacerilor” sa dezvoltat destul de mult un numar mare de mituri, stereotipuri și prejudecăți. De exemplu, acea automatizare este necesară doar pentru companiile mari, iar întreprinderile mici se pot descurca fără ea. Sau că sistemele de automatizare sunt extrem de scumpe și este departe de a fi sigur că costurile se vor plăti vreodată. Pentru acest articol, am adunat întrebări pe care antreprenorii le pun de obicei despre automatizare și am pregătit răspunsuri ușor de înțeles.

Automatizarea afacerilor - ce este

Automatizarea afacerilor este tranziția unei companii de la operațiuni manuale cu forță de muncă intensivă la utilizarea tehnologiilor informaționale moderne în munca operațională. Automatizarea înseamnă și introducerea unor tehnologii moderne acolo unde acestea nu erau deloc folosite înainte.

În întreprinderile mici, automatizarea este de obicei utilizată în două cazuri:

• în principalele procese de afaceri - aceasta, de exemplu, poate fi automatizarea vânzărilor sau automatizarea interacțiunii cu clienții (este, de asemenea, implementarea CRM);
• în susținerea proceselor care nu afectează direct creșterea veniturilor, dar sunt obligatorii pentru afaceri - de exemplu, contabilitate și raportare.

În consecință, motivele și obiectivele automatizării pot fi diferite - în primul caz, este necesară creșterea profitabilității afacerii, în al doilea - reducerea timpului și a banilor.

Ce sunt sistemele de automatizare și cum funcționează?

Sistemele de automatizare sunt chiar programele și serviciile care sunt folosite pentru a trece de la munca manuală la tehnologia informației. Cu alte cuvinte, atât un sistem ERP complex, cât și un serviciu cloud pentru un magazin online sunt un sistem de automatizare.

Orice sistem de automatizare constă din două elemente cheie: colectarea (introducerea) datelor și furnizarea informațiilor colectate și prelucrate în forma, volumul, formatul în care este nevoie de un manager sau de un specialist specializat.

De exemplu, dacă introduceți în sistem informații despre contactele cu potențiali clienți, apoi indicați în ce stadiu sunt negocierile cu fiecare dintre aceștia, introduceți cu atenție datele despre rezultatele negocierilor și despre tranzacțiile care au avut loc, apoi într-o bună automatizare sistem de management al vânzărilor poți obține instantaneu „palnia vânzărilor”, și odată cu acumularea unor statistici - și o prognoză a vânzărilor, în funcție de cât de intens au lucrat managerii tăi astăzi.

Cu cât afacerea este mai mare și mai complexă, cu atât sunt necesare mai multe informații de bază și cu atât rapoartele finale ar trebui să fie mai diverse și mai detaliate.

În mod similar, sistemele de automatizare funcționează pentru alte procese. Managerul poate obține instantaneu informații despre starea de fapt din companie: câți bani sunt în conturi, câți datorați și cât datorați, care este structura costurilor și rentabilitatea proiectului, câte apeluri la rece au fost efectuate de angajati, care este eficienta reala a fiecarui manager etc.

De ce este nevoie de automatizare, ce oferă companiei

Pe scurt, automatizarea implementată corespunzător vă permite să faceți următoarele:

• susține eficient activitățile operaționale - organizează contabilitate și control;
• pregătiți rapid și corect documentele pentru clienți, antreprenori și parteneri - de la ofertă comercialăînainte de actul de împăcare;
• să primească cu promptitudine orice rapoarte privind starea reală a lucrurilor din companie;
• optimizarea costurilor cu personalul, utilizarea mai eficientă a timpului de lucru și a competențelor angajaților, scutindu-i de munca de rutină;
• îmbunătățirea proceselor de afaceri din companie;
• minimizarea impactului negativ al „factorului uman” asupra afacerii;
• stocarea în siguranță a informațiilor - fiecare angajat lucrează numai cu datele la care i se oferă acces;
• îmbunătățirea vitezei și a calității serviciului pentru clienți.

LA mici afaceri aceste efecte sunt de obicei vizibile după câteva săptămâni.

Ce procese de afaceri pot și ar trebui să fie automatizate

De obicei, automatizarea începe cu operațiuni masive de rutină care necesită forță de muncă intensivă, cu procese care au cel mai mare impact asupra veniturilor și profitului companiei sau cu zonele cele mai problematice.

În primul rând, este posibilă automatizarea sarcinilor care sunt foarte laborioase sau imposibil de efectuat manual - luați în considerare cifra de afaceri cu amănuntul, analizați mișcarea mărfurilor, planificați flux de fonduri, planificați și luați în considerare timpul de lucru, calculați prețul de cost etc.

În al doilea rând, puteți automatiza munca angajaților care efectuează operațiuni standard de rutină (telemarketing, logisticieni, directori de vânzări etc.) sau chiar puteți elimina anumite lucrări de la angajați (de exemplu, configurați sincronizarea automată a datelor privind disponibilitatea mărfurilor în depozit). iar pe vitrina Internetului).-magazin).

În al treilea rând, automatizarea poate fi folosită pentru a „curăța casa” - preluarea controlului asupra creanțelor, inventarului, angajării angajaților, respectarea standardelor pentru apeluri și întâlniri cu clienții etc.

Nu este necesar să automatizați toate procesele de afaceri simultan. Puteți extinde treptat automatizarea în compania dvs., după cum este necesar. Și creați un sistem de management unificat în mod constant.

Principalul lucru este să vă amintiți obiectivele pentru care a început automatizarea. Automatizarea de dragul automatizării este o pierdere de timp și resurse.

Cum să alegeți un produs software pentru automatizare

Atunci când alegeți un sistem de automatizare, puteți merge în două moduri: 1. Folosiți un produs tipic (cutie). 2. Dezvoltați și implementați o soluție software individuală.

Soluția standard este mai ușor de implementat și mai ieftină. Dar trebuie să rețineți că nu orice produs tipic poate fi modificat pentru a se potrivi sarcinilor dvs. - într-o serie de programe, opțiunile de personalizare sunt sever limitate sau complet excluse. Apropo, același lucru este valabil și pentru serviciile cloud.

Alegerea unui program specific este o chestiune destul de responsabilă, va fi necesar să se elaboreze o gamă destul de semnificativă de informații. Există multe produse software pe piață, fiecare cu propriile caracteristici și avantaje. Ar trebui să obțineți răspunsuri la următoarele întrebări importante:

• ce sarcini și procese specifice sunt planificate pentru a fi automatizate;
• dacă funcționalitatea sistemului corespunde sarcinilor care vor trebui rezolvate cu ajutorul acestuia;
• este posibil să personalizați sistemul pentru practica dvs. de afaceri;
• dacă va fi posibil, atunci când procesele de afaceri sau condițiile de afaceri se schimbă, să se schimbe rapid sistemul fără a opri funcționarea acestuia;
• Cât de simplu și ușor este sistemul de utilizat?
• este posibilă integrarea sistemului cu alte aplicații sau servicii;
• dacă sistemul este suportat pe tablete, smartphone-uri;
• cine și cum va suport tehnic;
• Cât costă implementarea și suportul?

Pentru a răspunde la aceste întrebări, este recomandabil să vă consultați cu reprezentanții furnizorilor (adică companiile de dezvoltare de software). Dacă este posibil, comunicați și cu colegii antreprenori care rezolvă probleme similare; experiența lor vă va oferi informații valoroase care vă vor ajuta să faceți o alegere în favoarea unui anumit produs software.

Cât costă un sistem de automatizare

Aceasta este o întrebare retorică și nu există un singur răspuns la ea. Cât costă o reparație? Se poate face pentru 100 de mii de ruble sau se poate face pentru un milion, totul depinde de suprafața camerei, sarcini, calitatea materialelor etc. Costul unei soluții software specifice va depinde și de multe variabile: ce sarcini vor fi rezolvate folosind sistemul, este un produs tipic sau unul personalizat, ce resurse vor fi necesare pentru implementare, câte joburi vor fi conectate la sistem , etc.

Costul automatizării constă din mai multe componente:

• costul sistemului în sine (costul cutiei sau plățile de închiriere - în cazul utilizării aplicațiilor „cloud”);
• costul instalării sistemului și instruirii personalului;
• costul întreținerii regulate.

La acestea se adaugă costurile indirecte - de exemplu, timpul petrecut de director și de utilizatorii cheie pentru a participa la proiect.

Cum este implementarea sistemului de automatizare și săcum să alegi un antreprenor

Implementarea este procesul de adaptare a software-ului la afacere și, parțial, de la business la software.

Pentru sarcini sau procese simple, „implementarea” va consta doar în instalarea de software pe computer (sau înregistrarea într-un serviciu „cloud”) și introducerea informațiilor inițiale. Imediat după aceea, puteți începe eliberarea documentelor, completarea bazei de clienți sau eliberarea sarcinilor.

Pentru mai mult sarcini provocatoare(de exemplu, calculul rentabilității planificate a comenzilor la momentul încheierii tranzacției - pentru a nu funcționa în pierdere), poate fi necesară rafinarea sistemului pentru condițiile și practicile care s-au dezvoltat în companie. Un sistem bine ales va suporta de obicei un anumit tip de proces pentru o astfel de sarcină. Dar, în practică, fiecare companie are propria metodologie. Această specificitate va trebui reflectată în procesul de implementare.

Implementarea se poate face pe cont propriu sau se poate invita specialiști. Dar nu sperați că antreprenorul va face totul în cel mai bun mod posibil fără participarea dumneavoastră; angajații cheie și conducerea companiei vor trebui să participe activ în aproape toate etapele, cu cât vă scufundați mai adânc în procesul de implementare, succesul proiectului va depinde în mare măsură.

Trebuie să alegeți un partener de implementare în același mod ca o echipă pentru renovarea apartamentului. Monitorizați piața și identificați companiile ale căror competențe sunt suficiente pentru a vă rezolva problemele și ale căror condiții sunt optime în ceea ce privește raportul preț/calitate. Este foarte de dorit ca partenerul dumneavoastră potențial să aibă un certificat de conformitate a sistemului de management al calității la standardul internațional ISO 9001:2008. Țineți întâlniri cu specialiști din companiile din această listă scurtă (inclusiv, asigurați-vă că discutați cu angajatul care vă va însoți proiectul). Explorați portofoliul Atentie speciala asupra daca antreprenorul are experienta in implementarea cu succes a unui sistem de automatizare in companii a caror specializare si domeniu de activitate coincid cu al dumneavoastra. De asemenea, este recomandabil să comunicați cu oficialii de top ai acestor companii și să aflați părerea lor despre potențialul dvs. partener - dacă implementarea a avut succes, dacă sunt mulțumiți de rezultatele lucrării, dacă serviciul de garanție este bine organizat, ce dificultăți s-au întâlnit etc.

De asemenea, atunci când alegeți un antreprenor, este logic să folosiți principiul proporționalității: dacă aveți o companie mică, atunci este indicat să faceți afaceri cu firma mica- toate aprobările vor fi mai rapide, va fi mai ușor să ajungeți la un acord asupra problemelor controversate cu un partener egal etc.

Care sunt riscurile la implementarea unui sistem de automatizare

Desigur, la implementarea unui sistem de automatizare, există anumite riscuri - de la nerespectarea termenelor limită și depășirea bugetului, până la rezistența personalului și nevoia de a schimba procesele individuale de afaceri pentru a îndeplini cerințele sistemului. Dar majoritatea problemelor pot fi evitate dacă identifici corect sarcinile care necesită automatizare, monitorizezi pe cele existente într-o manieră de calitate. produse softwareși abordați cu atenție alegerea unui partener de implementare. De asemenea, o condiție importantă pentru implementarea cu succes a proiectului este participarea personală a primei persoane a companiei / proprietarului afacerii, în acest caz, riscurile de a „greși” sunt reduse semnificativ.

În ceea ce privește rezistența personalului, este foarte important aici, pe de o parte, să se desfășoare lucrări de înaltă calitate pentru a explica beneficiile și avantajele automatizării pentru companie și toți angajații și, pe de altă parte, pentru a crea un sentiment puternic de inevitabilitate pentru toți angajații, inclusiv managementul de vârf. Dacă există cazuri de întrerupere a unor procese, este necesar să se rezolve și să înlăture obstacolele în urmărire. Un bun instrument de implementare este recompensarea angajaților pentru implicarea în proiect și pentru unele realizări de reper, acest lucru va ajuta la obținerea loialității celorlalți membri ai echipei.