Surat arahan draf kontrak untuk persetujuan. Halo, Katerina Matveevna yang tak ternilai harganya, atau mari kita bicara tentang surat bisnis

Aturan korespondensi bisnis mengatur pertukaran dokumen dengan mitra melalui email atau kurir, seringkali kontrak yang perlu ditandatangani. Dalam situasi seperti itu, biasanya melampirkan surat pengantar ke kiriman, yang tidak hanya mencantumkan kertas yang dikirim, tetapi juga menjelaskan tindakan apa yang diharapkan dari penerima. Misalnya, surat pengantar untuk perjanjian tambahan untuk perjanjian atau hanya untuk perjanjian yang harus ditandatangani dan dikembalikan ke pengirim. Penting untuk diingat bahwa undang-undang tidak mengharuskan dokumen yang menyertai disiapkan, tetapi kami menganjurkan agar Anda selalu melakukan ini, karena membantu menghindari ketidakakuratan dan kemungkinan kesalahpahaman.

Ada dua fungsi utama surat pengantar (atau, seperti yang sering disebut karyawan di antara mereka sendiri, "surat penyerta"):

• inventarisasi dokumen yang dikirim (jika kontrak, maka namanya, berapa lembar yang dibuat, berapa salinan);
• instruksi tindakan (misalnya, menandatangani kontrak dan mengembalikan salah satu salinan ke pengirim).

Karena teks kertas terlampir mencakup inventaris, disarankan agar dibuat dalam dua salinan: satu penerima menyimpannya untuk dirinya sendiri, dan yang kedua ia menandatangani tanda terima dan mengembalikannya ke pengirim. Setelah itu, surat pengantar harus didaftarkan dan disimpan, seperti korespondensi penting lainnya. Pendekatan ini membantu menyelesaikan banyak situasi kontroversial.

Untuk akuntansi, fakta pengiriman hanya bersifat informatif dalam hal menyusun rencana pendapatan dan pengeluaran. Refleksi fakta kegiatan ekonomi berdasarkan makalah tersebut tidak dilakukan.

Struktur surat pengantar

Karena tidak wajib, tidak ada persyaratan peraturan untuk desain dan konten. Namun perlu diingat bahwa pada tahun 2019 aturan pemrosesan surat tunduk pada standar GOST R 6.30-2003 tanggal 03/03/2003. Anda dapat membuat struktur seperti ini:

1. Topi.
2. Nomor dan tanggal.
3. Menarik.
4. Teks.
5. Aplikasi.
6. Tanda tangan dan stempel.

Mari kita analisis beberapa di antaranya dengan lebih detail.

Topi

Biasanya, korespondensi organisasi anggaran dibuat dengan kop surat. Di tajuk, Anda perlu menunjukkan nama penerima dan perinciannya, serta penerima tertentu - orang yang bertanggung jawab. Anda dapat menghubungi dua penerima atau lebih secara bersamaan. Dalam hal ini, Anda dapat menentukan daftar nama atau daftar posisi. Tidak perlu menulis nama belakang dan inisial, tetapi diinginkan dari sudut pandang etiket bisnis.

Nomor dan tanggal

Penomoran surat dilakukan sesuai dengan tata tertib kerja kantor organisasi yang ditetapkan dengan undang-undang setempat. Pekerjaan kantor di beberapa daerah diatur oleh akta sektoral (notaris, angkatan bersenjata). Sebagai aturan, diperlukan untuk menunjukkan nomor masuk atau keluar dan tanggal penerimaan atau keberangkatan.

Teks

Kami menyarankan untuk memulai teks dengan frasa: "Kami mengirimkan Anda ...", "Kami mempersembahkan kepada Anda ...", untuk menyorot kata kunci. Setelah itu, buat daftar dokumen yang Anda kirim, dengan mencantumkan nomor dan tanggalnya (jika ada). Pada bagian terakhir, Anda perlu memperhatikan tujuan keberangkatan. Kata-kata berikut ini sesuai:

• harap konfirmasi penerimaan;
• Saya meminta Anda untuk menandatangani kontrak dan mengembalikannya tepat waktu;
• Saya meminta Anda untuk menyetujui teks perjanjian dan mengembalikannya dengan komentar (kirimkan protokol ketidaksepakatan);
• silakan gunakan sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan;
• Harap pastikan bahwa informasi rahasia tetap aman.

Dalam teks, dimungkinkan untuk menyoroti frasa yang dicetak tebal atau digarisbawahi yang memiliki muatan semantik paling penting.

Aplikasi

Wajib melakukan inventarisasi semua dokumen yang Anda kirimkan. Pada saat yang sama, untuk menghindari kemungkinan ketidaksepakatan di masa mendatang, disarankan untuk menyatukan setiap elemen daftar, menunjukkan judul lengkap, jumlah salinan, dan lembar setiap dokumen. Misalnya, “Perjanjian Pengadaan Alat Kantor No. 4 tanggal 01/06/2017 rangkap 2. masing-masing sebanyak 5 lembar ». Sebagai kesimpulan, disarankan untuk menunjukkan jumlah poin aplikasi dan jumlah lembar: "Total 2 dokumen dikirim pada 13 lembar."

Tanda tangan

Dokumen pendamping ditandatangani oleh manajer atau orang yang bertanggung jawab, jika diatur oleh peraturan kerja kantor. Kehadiran tanda tangan kepala akuntan atau orang lain dari layanan keuangan tidak diperlukan. Namun demikian, kami merekomendasikan agar aturan pekerjaan kantor menyediakan skema untuk menginformasikan departemen akuntansi untuk menghindari situasi di mana persetujuan yang diperlukan tidak tersedia.

Adapun segel, pada tahun 2019 badan hukum tidak diharuskan memiliki segel bulat untuk mengesahkan dokumen yang diterbitkan, termasuk surat (82-FZ 04/06/2015). Oleh karena itu, keberadaannya di formulir tetap menjadi kebijaksanaan panitera.

Surat pengantar kontrak- ini adalah instruksi untuk kontrak yang dikirim atau drafnya.

Cara membuat surat pengantar kontrak

Surat pengantar kontrak memiliki struktur yang sama seperti: posisi, nama organisasi dan nama penerima ditunjukkan di header dokumen, tanggal, nomor dokumen, dan, jika perlu, judul surat ditempatkan di bawah.

Ini diikuti dengan seruan kepada penerima.

Kontrak biasanya dimulai dengan frasa berikut:

• kami kirimkan kepada anda...
• Kami hadir untuk Anda…
• Kami mengirimkan Anda…

Kemudian ikuti nama, nomor kontrak dan tindakan selanjutnya dari penerima: salinan mana yang harus ditandatangani, disegel, mana yang harus dikembalikan.

Surat itu diakhiri dengan tanda tangan pengirim yang menunjukkan jabatan dan nama lengkapnya.

Contoh surat lamaran kerja untuk kontrak

kepada CEO
OOO "Svetlitsa"
E.V. Filipina

29.07.2013 № 29

Elena Vladimirovna yang terhormat!

Kami mengirimkan ke alamat Anda kontrak pasokan yang ditandatangani dan disegel No. 2013-26-07 tertanggal 26 Juli 2013. Harap tanda tangani, segel, dan kirimkan satu salinan kepada kami dalam waktu 7 hari.

Lampiran: kontrak dalam 2 salinan (total 6 lembar).

Diinginkan untuk mengeluarkan surat pengantar kontrak pada kop surat organisasi.

Gambar dan tabel tidak boleh disisipkan ke dalam badan surat: bahan-bahan tersebut dibuat sebagai lampiran dengan nomor dan namanya sendiri. Di akhir surat ada daftar semua lampiran, yang menunjukkan nomor urut, judul, jumlah halaman, dan jumlah eksemplar. Pemeriksa ejaan modern (termasuk yang ada di MS Word) memungkinkan Anda menyiapkan dokumen yang benar-benar terpelajar. Kesalahan ejaan, tanda baca, dan gaya apa pun dalam korespondensi bisnis tidak diperbolehkan. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perancang agar dapat menulis surat dengan benar kepada pelanggan Bahkan Yamamoto Tsunetomo pada abad ke-17, dalam kumpulan kode etik samurainya, mengatakan bahwa Anda perlu menulis surat agar penerima mau untuk menggantungnya di dinding, seperti sebuah karya seni.

Surat persetujuan

Contoh surat konfirmasi Surat konfirmasi perjanjian pendahuluan Surat konfirmasi pembayaran barang Surat pengingat - surat yang digunakan ketika organisasi mitra gagal memenuhi kewajiban atau perjanjiannya. Frasa kunci dari surat-surat tersebut adalah: Teks surat pengingat dapat mencakup dua bagian: referensi ke dokumen resmi yang menetapkan kewajiban para pihak atau keadaan sehubungan dengan mana organisasi wajib mengambil tindakan tertentu, dan permintaan untuk mengambil tindakan tertentu sehubungan dengan ini.

Cukup sering, surat-surat semacam itu hanya berisi pengingat yang sebenarnya.

Cara menulis surat permintaan resmi - contoh

Surat tanggapan (sampel) Rincian surat tanggapan Referensi Kategori surat ini berisi perincian yang sama dengan surat bisnis lainnya. Rincian utama meliputi:

1. nama perusahaan;
2. data referensi tentang organisasi;
3. kode organisasi;
4. nomor pendaftaran negara utama (OGRN) dari badan hukum;
5. nomor pokok wajib pajak/kode alasan pendaftaran;
6. tanggal;
7. nomor pendaftaran;
8. mengacu pada nomor pendaftaran dan tanggal dokumen yang masuk;
9. tujuan;
10. menuju ke teks (saat menulis surat pada formulir A4);
11. tanda tangan.

Penting untuk dipahami bahwa surat tanggapan apa pun harus berisi nomor dokumen pengiriman permintaan dan tanggalnya.
Dalam hal ini, surat tanggapan ditandatangani oleh karyawan yang dikirimi permintaan tersebut.

Bagaimana seharusnya seorang desainer menulis surat kepada pelanggan?

Sejumlah korespondensi yang masuk ke organisasi memerlukan pengiriman jawaban atas pertanyaan tertentu. Pada artikel ini, kita akan melihat lebih dekat cara menulis surat sebagai tanggapan atas permintaan.

Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

• dalam hal apa diperlukan surat tanggapan;
• apa yang bisa menjadi jawaban surat;
• rincian surat tanggapan.

Kapan Surat Tanggapan Diperlukan Korespondensi masuk setiap organisasi terdiri dari berbagai dokumen, jenis tertentu di antaranya memerlukan pengiriman pesan tanggapan. Pada saat yang sama, Anda perlu memahami dengan baik jenis dokumentasi yang masuk dan surat-surat yang perlu dijawab.

Penting

Kami menyarankan agar Anda membiasakan diri secara mendetail dengan jenis surat masuk yang perlu Anda kirimi pesan tanggapan. Surat permintaan Sudah dari nama dokumen ini menjadi jelas bahwa itu berisi semacam permintaan yang dikirim ke penerima.

Contoh surat tanggapan

Konsekuensi yang mungkin terjadi dari penggantian tersebut harus dilaporkan secara wajar kepada pelanggan Cara menulis surat kepada Pelanggan dengan benar: tip untuk memformat Surat dibuat di atas kop surat sesuai dengan aturan dasar pekerjaan kantor: perusahaan pelanggan, posisi , nama belakang dan inisial orang yang berwenang melakukan korespondensi bisnis ditunjukkan sebagai penerima. Ini adalah dokumen resmi (yang antara lain dapat dipertimbangkan oleh pengadilan), oleh karena itu harus memiliki tanggal, nomor dan disertifikasi dengan tanda tangan orang yang berwenang (direktur, chief engineer, chief project engineer, dll. .) Surat yang diterbitkan pada kop surat perusahaan, pencetakan basah tambahan tidak diperlukan.

Surat itu harus berisi subjek: "On the progress of design", "On payment", dan seterusnya.

Surat tanggapan

Perhatian

Anda harus memulai surat dengan seruan standar, misalnya - "Igor Petrovich yang terhormat!" Mengatasi pelanggan dengan nama dan patronimik adalah penting. Jika Anda sedang mempersiapkan tanggapan atas surat tersebut, dan tidak memiliki data orang yang Anda tuju, Anda perlu mencari tahu (hubungi resepsionis atau pelaksana langsung surat tersebut).

Surat itu menunjukkan nama organisasi dan orang yang dituju surat itu. Anda harus menyapa penerima dengan nama dan patronimik Di akhir surat, di bawah tanda tangan, pemain dan detail kontaknya harus disebutkan.

Misalnya, jika materi surat yang ditandatangani oleh GUI atau chief engineer disiapkan oleh insinyur desain, perwakilan pelanggan harus dapat menghubunginya secara langsung untuk mengklarifikasi detail teknis.

Cara menulis surat balasan

Anda akan perlu

• - teks cetak kontrak;
• - komputer dengan printer;
• - segel.

Instruksi 1 Mulai surat dengan "tajuk", yang terletak di sudut kiri atas formulir. Di sini tunjukkan posisi, nama belakang dan inisial orang yang kepadanya kontrak dikirim, nama organisasi tempat dia bekerja, alamat resmi organisasi. Jika kontrak dikirim ke pengusaha perorangan, di "tajuk" tunjukkan statusnya (IP), nama belakang, inisial, alamat. 2 Kata pengantar badan surat dengan salam. Itu bisa dimulai dengan kata "dihormati", diikuti dengan seruan dengan nama dan patronimik.
Misalnya, "Ivan Ivanovich yang terhormat!". Salam ditulis di bawah judul di tengah lembaran dan biasanya dicetak tebal. 3 Selanjutnya, lanjutkan ke badan surat pengantar. Hal terpenting yang perlu tercermin adalah fakta bahwa kontrak telah dikirim.

Gunakan frasa seperti: "Kami mengirimkan draf Perjanjian Layanan untuk dipertimbangkan dan ditandatangani." Jika kita berbicara tentang kontrak yang sudah selesai, sebutkan nomor dan tanggalnya.

4 Kemudian, jika diperlukan, tulislah apa yang ingin Anda perhatikan dari penerima, nyatakan proposal atau permintaan Anda terkait dengan kontrak yang dikirim. Hindari menyebutkan hal-hal yang tidak berhubungan dengan akad yang dikirimkan. 5 Setelah teks utama, tulis kata "Lampiran:" dan beri nama kontrak yang dikirim, sebutkan jumlah lembar dan salinannya. 6 Tetapkan tanggal dan nomor pada surat pengantar dan daftarkan di jurnal korespondensi keluar. Oleh karena itu, itu harus ditandatangani oleh pimpinan organisasi atau pengusaha perorangan, dan tanda tangannya harus disertifikasi dengan meterai.
Tidak seorang pun, dan terutama pelanggan, tidak akan suka jika surat itu dimulai dengan kata-kata "Kami informasikan ...", "Sekali lagi kami beri tahu ...", meskipun tujuan surat itu adalah untuk menginformasikan atau mengingatkan . Ungkapan seperti itu harus, jika mungkin, dilunakkan dan dipindahkan ke paragraf kedua atau ketiga. Contoh lokasi blok semantik Anda dapat memulai sebuah surat, tergantung pada isinya, dengan frasa pengantar berikut:

• Terima kasih atas ajakan kerjasamanya...
• Kami sampaikan rasa hormat kami kepada Anda...
• Melanjutkan percakapan telepon...
• Sesuai kesepakatan, saya informasikan...
• Terima kasih atas tanggapan Anda tepat waktu atas surat kami no.

Bagian utama surat yang berisi pertanyaan, uraian masalah, visi Anda tentang solusinya, harus dinyatakan dalam bentuk yang jelas dan ringkas, tanpa informasi yang tidak perlu.

Cara menulis surat untuk menyepakati suatu masalah penting

Surat balasan (contoh) Baca juga:

• surat permintaan maaf
• Cara menulis surat rekomendasi
• Menyusun surat pengantar untuk dokumen

Tanggapan negatif Jika permintaan atau permintaan tidak dapat dipenuhi, penolakan harus dilaporkan dengan paling benar. Dalam hal ini, seperti pada opsi di atas, penolakan harus ditulis dengan gaya yang sama dengan permintaan awal.

Jawaban negatif harus seakurat mungkin dan mengandung alasan obyektif untuk penolakan tersebut. Jika ada prasyarat untuk membuat keputusan positif atas permintaan tersebut, Anda dapat menunjukkan dalam tanggapan kondisi yang diperlukan untuk ini.

Perhatikan bahwa tidak dapat diterima untuk mengeluarkan tanggapan negatif terhadap surat (contoh disajikan di bawah) dengan nada kasar. Selain itu, akan sangat tepat untuk mengungkapkan penyesalan yang tulus tentang ketidakmungkinan memenuhi permintaan tersebut.
Ini mungkin kondisi baru atau keinginan pelanggan, yang membutuhkan penyesuaian kecil atau perubahan signifikan pada dokumentasi; mungkin ada pekerjaan baru yang kebutuhannya pada tahap penyelesaian kontrak tidak dapat ditentukan; mungkin ada kasus lain. Pelanggan harus diberitahu tentang hal ini secara tertulis, menerima konfirmasi darinya tentang perlunya melakukan pekerjaan tambahan dan kesiapannya untuk membuat perjanjian tambahan;

• jika kesalahan ditemukan dalam proyek, perlu, selain benar-benar memperbaikinya, untuk membenarkan dengan benar dan jelas dalam surat alasan pembuatannya;
• pelanggan mungkin memerlukan penggunaan merek peralatan dan bahan bangunan tertentu dalam proyek tersebut. Seringkali klien memutuskan untuk menggunakan analog yang lebih murah dibandingkan dengan yang disediakan oleh perancang.

Mari kita lihat bagaimana perjanjian itu dibuat. Setiap organisasi, tentu saja, memiliki opsi dan kombinasinya sendiri. Kami akan mencoba menunjukkan apa yang mungkin.

Persetujuan eksternal

Untuk persetujuan eksternal, GOST R 6.30-2003 merekomendasikan penggunaan stempel persetujuan pada draf dokumen. Izinkan saya mengingatkan Anda bahwa stempel persetujuan adalah persyaratan yang menyatakan persetujuan dari organisasi lain yang bukan pembuat dokumen dengan isinya (GOST R 7.0.8-2013, definisi 56).

Fragmen Dokumen

Ciutkan Tampilkan

3.23. Stempel persetujuan dokumen terdiri dari kata SETUJU, posisi orang yang disetujui dokumen (termasuk nama organisasi), tanda tangan pribadi, decoding tanda tangan (inisial, nama keluarga) dan tanggal persetujuan, misalnya:

SEPAKAT

Rektor Akademi Keuangan
di bawah Pemerintah Federasi Rusia
Tanda tangan pribadi A.G. Gryaznova
tanggal

Dalam hal persetujuan dilakukan dengan surat, protokol, dan lain-lain, maka stempel persetujuan dibuat sebagai berikut:

SEPAKAT

Surat dari Akademi Rusia
Ilmu Medis
tanggal 05.06.2003 No. 430-162

SEPAKAT

Risalah rapat Dewan
negara Rusia
perusahaan asuransi "Rosgosstrakh"
tanggal 05.06.2003 No.10

Contoh 1

Ciutkan Tampilkan

Contoh 2

Ciutkan Tampilkan

Rekonsiliasi internal

1. Persetujuan dokumen (approval visa)

Bentuk persetujuan ini paling sering digunakan oleh organisasi kecil, yang daftar pemberi persetujuannya sangat terbatas, atau untuk dokumen yang disetujui oleh beberapa orang.

Namun, metode ini sama sekali tidak nyaman untuk perusahaan besar yang daftar pemberi persetujuannya mencapai selusin (mungkin lebih) pejabat.

GOST R 6.30-2003 merekomendasikan itu persetujuan visa mirip dengan stempel persetujuan, tetapi tanpa mencantumkan kata "SETUJU" itu sendiri dan nama organisasi sebagai bagian dari posisi pemberi persetujuan (dengan persetujuan internal, sudah jelas bahwa pejabat ini bekerja di organisasi - penulis dokumen). Perbedaan berikut: koordinasi internal proyek dimungkinkan jika ada komentar yang harus dilampirkan.

Fragmen Dokumen

Ciutkan Tampilkan

GOST R 6.30-2003 “Sistem Dokumentasi Terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen "

3.24. Persetujuan dokumen diformalkan dengan visa persetujuan dokumen (selanjutnya disebut visa), yang mencakup tanda tangan dan posisi pemberi persetujuan dokumen, penguraian kode tanda tangan (inisial, nama keluarga) dan tanggal penandatanganan. Misalnya:

Tanda tangan pribadi A.S. Orlov
tanggal

Jika ada komentar pada dokumen tersebut, visa dikeluarkan sebagai berikut:

Komentar terlampir
Kepala Bagian Hukum
Tanda tangan pribadi A.S. Orlov
tanggal

Komentar dinyatakan pada lembar terpisah, ditandatangani dan dilampirkan pada dokumen.

Untuk dokumen yang aslinya tetap berada di organisasi, visa dibubuhkan di bagian bawah halaman belakang dokumen asli.

Untuk dokumen yang aslinya dikirim dari suatu organisasi, visa dibubuhkan di bagian bawah sisi depan salinan dokumen yang dikirim.

Dimungkinkan untuk mengeluarkan dokumen visa pada lembar persetujuan terpisah.

Diizinkan, atas kebijaksanaan organisasi, persetujuan lembar demi lembar dokumen dan aplikasinya.

Contoh 3

Ciutkan Tampilkan

2. Lembar persetujuan

Dalam praktiknya, cukup sering Anda dapat menemukan kumpulan visa persetujuan untuk draf dokumen bukan di dalamnya, tetapi di lembar persetujuannya.

Lembar persetujuan (persetujuan) suatu dokumen adalah bagian dari dokumen resmi dengan tanda (visa) pada persetujuan (GOST R 7.0.8-2013).

Di organisasi yang berbeda, bentuknya bisa sangat berbeda. Mengingat definisi ini, kami mencatat bahwa itu diperbolehkan untuk digunakan dengan tepat tanda pada persetujuan, bukan persetujuan visa. Oleh karena itu, cetakan dari EDMS dan MS Outlook (lebih lanjut tentang ini nanti, lihat Gambar 4 dan Contoh 6) tidak lebih dari lembar persetujuan.

Saya ingin mencatat bahwa persetujuan draf dokumen itu sendiri atau kumpulan tanda tangan "langsung" pada lembar persetujuan kertas adalah pilihan yang paling dapat diandalkan, karena. yang menyetujui tanda tangan pribadinya kemungkinan besar tidak akan menolak nanti.

Contoh 4

Ciutkan Tampilkan

Contoh 5

Ciutkan Tampilkan

3. Koordinasi melalui email (misalnya, di MS Outlook)

Mengumpulkan tanda tangan "langsung" pada draf dokumen atau lembar persetujuan membutuhkan waktu yang cukup lama. Dan inti dari proses koordinasi itu tidak sederhana. Oleh karena itu, layanan pekerjaan kantor berusaha menyederhanakan kehidupan baik mereka sendiri maupun mereka yang setuju. Salah satu opsi untuk penyederhanaan tersebut adalah penggunaan persetujuan elektronik. Dan bahkan jika Anda tidak memiliki EDMS dengan fungsi klerikal khusus, email biasa kemungkinan besar dipasang di komputer semua orang yang mengoordinasi. Dan, omong-omong, dengan bantuan MS Outlook, sangat mungkin untuk mengatur koordinasi elektronik dari file yang dikirim melaluinya.

Izinkan saya menjelaskan secara singkat bagaimana Anda dapat menggunakannya:

Namun, saya ingin mencatat bahwa opsi ini memiliki kekurangan. Penyetuju selalu dapat mengatakan bahwa orang lain memberikan suara dari komputernya saat dia tidak ada. Perusahaan mencoba memecahkan kesalahpahaman seperti itu:

• baik dengan menggunakan tanda tangan digital elektronik oleh setiap peserta dalam proses (mekanisme yang sangat mahal),
• atau dalam peraturan internal (misalnya, "tentang keamanan", "tentang penggunaan tempat kerja otomatis", dll.), mereka mencoba mewajibkan karyawan untuk hanya menggunakan komputer mereka sendiri untuk bekerja, dan ketika pergi, blokir dengan kata sandi .

4. Koordinasi dalam EDMS

Cara yang lebih progresif untuk mengoordinasikan dokumen adalah dengan menggunakan berbagai sistem manajemen dokumen elektronik Prinsip operasinya sederhana:

1. Pemrakarsa memasukkan aplikasi tertentu di EDMS (KASUS, Referensi Bos, Directum, dll.) Dan melampirkan draf dokumen.
2. Pemberi persetujuan, setelah mempertimbangkan draf, meninggalkan komentar dan suara mereka.
3. Pemrakarsa dapat mencetak hasil pemungutan suara dan melampirkannya pada draf dokumen untuk ditandatangani. Sebagai aturan, "hasil" ini (lembar persetujuan) dikonfirmasi dengan tanda tangan pekerja yang bertanggung jawab dari layanan manajemen catatan.

Di organisasi kami, biasanya menggunakan dua bentuk persetujuan atas kebijaksanaan pemrakarsa:

• pengumpulan visa "langsung" pada lembar persetujuan kertas atau
• persetujuan dalam EDMS - pada saat yang sama, lembar persetujuan juga dibuat, tetapi diisi secara otomatis (ditunjukkan pada Contoh 6).

Namun kombinasi cara-cara tersebut saat menyepakati satu dokumen dilarang bagi kami, karena beberapa pemberi persetujuan tidak akan melihat komentar orang lain. Lembar persetujuan yang dicetak dari EDMS harus disertifikasi dengan tanda tangan kepala SDOU.

Contoh 6

Ciutkan Tampilkan

“... Selamat siang, menit yang menyenangkan. Halo, Katerina Matveevna yang tak ternilai harganya.

Untuk penundaan yang lalu, jangan salahkan saya. Rupanya, inilah takdirku. Namun, ini tidak lagi diharapkan. Oleh karena itu, saya segera memberi tahu Anda bahwa saya masih hidup dan sehat, dan saya berharap Anda juga ... "

Dari sepucuk surat dari seorang prajurit Tentara Merah Kamerad Sukhov

(film "Matahari Putih Gurun")

Siapa di antara kita yang tidak ingat surat mengharukan kepada istrinya, "Katerina Matveevna yang tak ternilai", yang secara mental ditulis sepanjang film oleh prajurit Tentara Merah Fyodor Ivanovich Sukhov? Surat ini, tentu saja, bersifat pribadi, bukan bisnis. Tetapi karena situasi kehidupan di mana para tokoh berada, ia memiliki ketelitian, struktur dan ciri-ciri individual yang juga menjadi ciri korespondensi bisnis.

Seorang pekerja kantoran, seperti tentara Tentara Merah, Sukhov, seringkali harus menyelesaikan berbagai tugas dan menulis surat, terkadang tentang topik yang paling tidak terduga. Tampaknya, apa yang lebih mudah? Namun ternyata instruksi manajer “menulis surat” bisa menimbulkan badai kebingungan di jiwa dan pikiran sekretaris: “Surat?! .. Dan bagaimana cara menulisnya ?! Apa yang ditulis?! Bagaimana cara mengeluarkan dan cara mengirim ke penerima?! Mengerikan!!!"

Padahal, tidak ada yang mengerikan dan sulit dalam tugas ini. Dan jika Anda pernah (dan Anda pasti pernah) menulis esai di sekolah, menulis surat tidak membutuhkan upaya manusia super dari Anda. Anda akan membutuhkan perhatian, ketekunan, pengetahuan tentang proses bisnis organisasi Anda, kemampuan untuk memahami masalah dan keadaan yang terkadang asing bagi Anda, kemampuan untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan dari departemen, layanan dan karyawan lain, dan literasi presentasi. .

Mari kita mulai dengan persyaratan umum untuk menulis surat bisnis.

Untuk mempelajari lebih lanjut

Struktur teks surat bisnis

Dalam kasus yang paling umum, teks surat bisnis terdiri dari:

• banding (formula etiket pengantar);
• bagian pengantar;
• bagian utama;
• bagian akhir;
• formula etiket akhir.

Mari kita pertimbangkan lebih detail.

menarik, atau rumus pengantar etiket (formula kesopanan):“Halo, Ekaterina Matveevna yang tak ternilai!”

Banding (formula etiket pengantar, formula kesopanan, dll.) dimaksudkan untuk mengungkapkan rasa hormat kepada penerima, menarik perhatian penerima ke subjek surat dan dapat berisi posisi, nama keluarga, nama dan patronimik orang yang kepadanya surat ini ditujukan: Vladimir Petrovich yang terhormat!

Dalam hal menyapa orang yang paling penting dan penting, sapaan "Yang Terhormat" berlaku.

Misalnya:

• Tuan Menteri yang terhormat!
• Tuan Gubernur yang terhormat!
• Tuan Vakhrushin yang terhormat!

Jika surat itu mengacu pada tim organisasi atau sekelompok karyawan tertentu, maka rumus etiketnya terlihat seperti ini: Untuk tuan!

Keakraban dalam sirkulasi tidak dapat diterima. Omset "Yang Terhormat ..." atau "Yang Terhormat ..." dan sejenisnya dalam surat bisnis tidak pantas.

catatan

Tanda seru harus ditempatkan di akhir panggilan. Koma, yang secara tata bahasa valid, tidak pantas dalam kasus ini.

Referensi disejajarkan dengan bagian tengah dokumen.

Omong-omong

Banding bukan elemen wajib surat itu. Dalam surat resmi yang isinya standar, dalam surat pengantar yang tidak berisi permintaan, dan surat lain yang bersifat sepele yang tidak memerlukan pertimbangan pribadi oleh pengelola, banding dapat dihilangkan. Misalnya: Saya meminta Anda untuk mengirimkan laporan rekonsiliasi dengan Amethyst LLC pada tanggal 30 Desember 2014 ke alamat: st. Tverskaya, rumah 1, kantor 23, Ensk, 123645.

bagian pengantar. Mungkin berisi:

• alasan, tujuan penulisan surat ini. Misalnya: Organisasi Anda berpartisipasi dalam prosedur tender No. 118-SAZhKH untuk pembelian peralatan kota untuk kebutuhan ekonomi perkotaan di distrik teritorial Ensk;
• tautan ke dokumen yang terkait dengan subjek email. Misalnya: Menanggapi surat Anda, ref. No.125/1 tanggal 13/07/2015 kami informasikan...;
• ringkasan situasi, fakta, peristiwa. Misalnya: Sebagai bagian dari perjanjian pasokan No. 251 tanggal 17/11/2014 yang diakhiri dengan Amethyst LLC, peralatan konstruksi jalan dipasok dalam jumlah 2.250.000 rubel;
• frase etiket mengungkapkan rasa terima kasih, penyesalan, selamat, belasungkawa, dll, tergantung pada situasinya. Saya berterima kasih kepada spesialis dari departemen teknis Amethyst LLC atas pemecahan masalah komunikasi teknis yang cepat dan berkualitas yang menyediakan catu daya ke gedung administrasi Elegia LLC.

Juga, bagian pengantar dapat menggambarkan situasi umum (seperti Kamerad Sukhov, yang, berkat bakat bawaan dari pendongeng, juga tidak dapat melakukannya tanpa pengantar): Ketahuilah, Katerina Matvevna sayang, bahwa hari ini pertempuran kelas pada umumnya telah selesai dan saat pembebasan dunia semakin dekat. Dan giliranku untuk pulang ke rumah untuk membangun kehidupan baru bersamamu di tanah airku tersayang..

Bagian utama. Berisi pernyataan masalah, situasi, dengan fakta, argumen, dan bukti yang relevan. Itu harus terhubung artinya dengan bagian pengantar dan secara logis mengarah pada kesimpulan yang ditetapkan di bagian penutup. Ini adalah bagian paling kompleks dan intens dari surat bisnis. Penyusunan harus diperlakukan dengan sangat hati-hati dan bertanggung jawab, setelah menyiapkan bukti dan basis dokumentasi yang sesuai.

Di sini Anda membutuhkan pengetahuan tentang proses bisnis dan kemampuan untuk mengekstrak informasi yang diperlukan.

Bergantung pada subjek suratnya, badannya bisa pendek atau kompleks (terdiri dari paragraf dan subparagraf). Saat merumuskan frasa, pilihlah kesederhanaan presentasi.

Anda harus selalu ingat bahwa kalimat umum yang sederhana dianggap jauh lebih mudah daripada kalimat majemuk dan kompleks dengan banyak tanda baca. Misalnya, inti pertanyaan dapat dinyatakan sebagai berikut:

Pada bulan April 2015, Izumrud LLC memproduksi satu set peralatan pemotongan logam, yang dikirim ke Amethyst LLC oleh perusahaan transportasi Delovye Linii dan diterima oleh Amethyst LLC 14 hari lebih lambat dari batas waktu, yang dikonfirmasi oleh waybill No. 1125/245 tertanggal 04/23/2015, yang aslinya diberikan kepada kami oleh perusahaan transportasi "Bisnis Lines", sehubungan dengan itu LLC "Izumrud" wajib membayar denda kepada LLC "Amethyst" sebesar ...

Dan itu mungkin seperti ini:

04/02/2015 Izumrud LLC mengirimkan peralatan pemotongan logam ke Amethyst LLC. Peralatan diterima pada 23/04/2015. Fakta ini diperkuat dengan nota konsinyasi No. 1125/245 tertanggal 23 April 2015 yang disediakan oleh perusahaan angkutan Delovye Linii LLC.

Estimasi waktu pengiriman peralatan sesuai Kontrak No. 12 tanggal 29 Maret 2015 adalah 7 hari kalender sejak tanggal pengiriman. Dalam hal ini, ia memiliki 21 hari kalender. Dengan demikian, atas pelanggaran ketentuan pengiriman peralatan sesuai dengan pasal 3.12 perjanjian di atas, Izumrud LLC wajib membayar denda sebesar ...

Secara umum, persyaratan berikut dikenakan pada presentasi:

• kepatuhan terhadap hukum yang berlaku;
• netral, nada presentasi bisnis;
• penggunaan singkatan (LLC, Kementerian Situasi Darurat, Kementerian Dalam Negeri, Pembangkit Listrik Distrik Negara Bagian, polisi lalu lintas, dll.) dan singkatan yang umum digunakan (pers.
• menggunakan kalimat pasif (misalnya, Anda harus menulis " kami akan memproduksi…", tapi tidak " kami akan memproduksi...”, berfokus pada tindakan yang dilakukan, dan bukan pada objek yang menghasilkannya);
• penggunaan template ternyata (yang disebut rumus bahasa) karakteristik industri atau jenis kegiatan yang dimiliki perusahaan Anda. Sebagai contoh penerapan virtuoso dan organik mereka, seseorang dapat mengutip surat yang sama dari Kamerad Sukhov: “ Namun, kami mengalami sedikit kendala. Saya kira tiga hari, tidak lebih. Yakni, saya sebagai pejuang sadar diinstruksikan untuk menemani sekelompok kawan dari timur persaudaraan... Saya juga ingin memberi tahu Anda: dislokasi kami berjalan lancar dalam suasana kekeluargaan dan kerukunan. Seperti yang Anda lihat, dia secara aktif menggunakan ekspresi stabil dari masa revolusioner dan masa perang.

Secara umum, surat bisnis dapat berisi pergantian template berikut:

• Kami mengirimkan kepada Anda dokumen-dokumen berikut untuk persetujuan ...;
• Sebagai bagian dari pelaksanaan kesepakatan yang dicapai…;
• Menanggapi surat Anda, ref. No... dari... kami informasikan...;
• Sesuai dengan perjanjian No. ...;
• Kami informasikan bahwa dalam periode dari ... sampai ...;
• Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya… dll.

Konstruksi leksikal semacam itu terkadang dapat membawa beban semantik hukum tambahan, misalnya surat jaminan tidak akan seperti itu jika frasa "Kami menjamin pembayaran."

Ciri khas surat bisnis juga kejelasan dan singkatnya teks (dibagi menjadi paragraf, penggunaan kalimat umum yang sederhana);

• pemikiran;
• objektivitas (teks surat harus berisi informasi objektif tentang peristiwa dan fakta;
• ketidakjelasan terminologi dan formulasi.

Bagian terakhir bersifat final dan dapat berisi:

Kesimpulan berikut dari di atas: Dengan demikian, dari fakta di atas dapat disimpulkan bahwa kasus kegagalan mekanisme ini tidak dijamin, karena aturan operasi dilanggar;

Meminta: Berdasarkan hal tersebut di atas, kami meminta Anda untuk mempertimbangkan kemungkinan memperbaiki kekurangan yang teridentifikasi selama pengoperasian produk;

Persyaratan: Kami menuntut untuk melunasi hutang yang ada sebelum 01.10.2015;

Peringatan: Dalam hal kegagalan untuk memenuhi persyaratan kontrak, kami berhak mengajukan permohonan ke Pengadilan Arbitrase untuk melindungi kepentingan kami;

Menawarkan: Kami menawarkan untuk memenuhi persyaratan kami untuk pengembalian dana dalam jumlah 15.000 (lima belas ribu) rubel;

Penolakan: Berdasarkan fakta di atas, kami terpaksa menolak untuk memenuhi kebutuhan Anda.;

Pengingat: Kami mengingatkan Anda bahwa sesuai dengan pasal 17 dari dokumentasi tender, Anda perlu memberikan jaminan berdasarkan kontrak dll.

Formula etiket terakhir, atau rumus sopan santun. Surat bisnis biasanya dilengkapi dengan formula etiket akhir - ungkapan stabil yang menunjukkan rasa hormat, harapan untuk kerja sama lebih lanjut atau penyesalan atas penghentian kerja sama atau hilangnya peluang tertentu, misalnya:

• Kami berharap untuk kerjasama lebih lanjut;
• Kami mohon maaf atas kesulitan yang dihadapi.

Surat bisnis dapat diakhiri dengan ungkapan yang berisi ungkapan rasa hormat, nama jabatan penanggung jawab yang menandatangani surat ini, tanda tangan pribadinya sendiri, dan penguraian kode tanda tangan:

Sungguh-sungguh,

Kepala Bea Cukai Turkestan Vereshchagin P.A. Vereshchagin

catatan

Formula kesopanan terakhir "Dengan Hormat" diterapkan hanya jika surat itu dimulai dengan seruan "Yang Terhormat (nama lengkap atau posisi)!", Tetapi tidak wajib. Bergantung pada situasinya, ungkapan rasa hormat yang berulang mungkin tidak pantas dan dianggap sebagai sikap tunduk, penghinaan, atau ironi. Untuk alasan yang sama, tidak disarankan untuk menggunakan kata sifat superlatif atau kata-kata yang meningkatkan pewarnaan emosional kalimat dalam korespondensi bisnis. Misalnya:

Sayangnya, kami tidak menerima katalog Anda.;

Sayang…;

Kami sangat menyesal untuk memberitahu Anda bahwa kami tidak dapat mengakomodasi permintaan Anda..

Dekorasi

Surat bisnis dibuat secara ketat di atas kop surat organisasi, yang berisi perincian yang diperlukan. Contoh formulir diberikan dalam Lampiran B untuk GOST R 6.30-2003 “Sistem Dokumentasi Terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen.

Dalam prakteknya, untuk penyusunan surat bisnis, rincian yang cukup adalah:

• lambang organisasi atau merek dagang (logo), jika ada (1);
• OKPO (2);
• nomor pendaftaran negara utama (OGRN) dari badan hukum (3);
• nomor pokok wajib pajak/kode alasan pendaftaran (TIN/KPP) (4);
• nama organisasi (5);
• data referensi tentang organisasi (termasuk alamat pos, nomor telepon, dan informasi lain sesuai kebijaksanaan organisasi) (6);
• tanggal dokumen (7);
• nomor registrasi dokumen (8);
• referensi ke nomor pendaftaran dan tanggal dokumen (9);
• penerima (10);
• judul teks (11);
• teks dokumen (12);
• tandai keberadaan aplikasi (13);
• tanda tangan (14);
• tandai tentang pemain (15).

Penempatan detail ditunjukkan pada Contoh 1.

Klasifikasi

Surat bisnis dapat dibagi tergantung pada tujuan dan isinya.

Menemani. Surat pengantar dimaksudkan untuk mengirimkan dokumen yang tidak memiliki bagian alamat. Teks surat pengantar harus berisi tautan ke lampiran - dokumen yang dikirim bersama surat ini. Surat tersebut dapat berisi permintaan, penjelasan, dll.

Surat pengantar ke organisasi hulu harus dimulai dengan frasa "Memperkenalkan kepada Anda ...", ke organisasi hilir - dengan "Mengirim ke Anda ...", ke organisasi pihak ketiga - dengan "Mengirim ke Anda ... " (Contoh 2).

catatan

Surat pengantar bukanlah jaminan bahwa amplop yang Anda terima akan berisi persis dokumen-dokumen itu dan dalam jumlah yang tertera di surat lamaran. Dengan kata lain, surat tersebut bukan merupakan inventaris dan tidak dapat diajukan kepada otoritas kehakiman sebagai konfirmasi pengiriman dokumen tertentu.

Surat pengantar adalah opsional saat mengirim dokumen.

Jaminan. Biasanya, ini berisi dua bagian: permintaan untuk melakukan sesuatu, jaminan pemenuhan kewajiban di pihak mereka, dan secara hukum itu adalah pengakuan hutang (Contoh 3).

Selamat. Surat-surat semacam itu dibuat dalam bentuk yang relatif bebas dan didedikasikan untuk semacam perayaan - tanggal yang tak terlupakan, hari libur resmi, acara penting bagi organisasi atau orang tertentu. Surat ucapan selamat dapat dikeluarkan pada kop surat organisasi, dan pada bentuk seni, kertas berwarna, dan juga mengandung elemen dekoratif dan grafis.

Terima kasih. Surat terima kasih dikirimkan kepada warga negara, pejabat atau organisasi dengan ungkapan terima kasih atas tindakan yang diambil (Contoh 4).

Frasa dapat digunakan dalam surat-surat seperti itu:

• Kami mengucapkan terima kasih yang tulus…;
• Terima kasih untuk bantuannya...;
• Izinkan saya mengucapkan terima kasih kepada Anda….

Melihat - surat bisnis yang menginformasikan atau memberi tahu penerima tentang peristiwa apa pun. Ini dapat berisi penjelasan tentang tata cara keikutsertaan dalam acara, aplikasi (kuesioner peserta, program acara, peraturan, materi promosi), dll.

Jika surat pemberitahuan dimaksudkan untuk dikirim ke banyak orang, maka "Alamat" yang diperlukan pada surat itu tidak dibuat atau dibuat secara umum. Surat tersebut harus ditandatangani oleh pimpinan organisasi atau pimpinan yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan acara tersebut (lihat surat pemberitahuan pada Contoh 1).

permintaan (permintaan) - ini adalah surat bisnis yang dikirim untuk mendapatkan informasi atau dokumen (Contoh 5). Surat Permintaan memerlukan tanggapan wajib dalam bentuk surat tanggapan. Teks surat permintaan harus memuat alasan perlunya memberikan informasi atau dokumen yang dimaksud.

Pesan. Ini adalah jenis surat bisnis yang memberi tahu penerima tentang fakta atau peristiwa apa pun yang memengaruhi kepentingan kedua belah pihak - penulis dan penerima (Contoh 6). Pesan surat bisa singkat dan langsung dimulai dengan kalimat "Kami informasikan bahwa ...", atau bisa lebih detail dan berisi pembenaran: "Karena fakta bahwa ...".

Dalam contoh yang diberikan, detail yang diubah sudah terdapat di badan surat, tetapi jujur, jawablah dengan jujur: ketika Anda menerima surat, seberapa sering Anda melihat baris angka ini dan membandingkannya dengan yang sebelumnya? Untuk ini, diperlukan pesan surat - untuk menarik perhatian penerima pada fakta ini.

Dalam praktiknya, pemberitahuan surat dan pesan surat sedikit berbeda. Oleh karena itu, panik pada topik: “Sungguh mimpi buruk, saya mengirim rekanan melihat, tapi itu perlu pesan!!!» tidak dibutuhkan. Tidak ada yang salah dengan fakta bahwa dalam teks surat Anda menulis "beri tahu" alih-alih "laporkan".

Menawarkan. Itu dikirim ke calon mitra atau rekanan dan berisi proposal kerja sama (Contoh 7). Jenis ini termasuk proposal komersial (penawaran). Surat penawaran dapat berisi informasi umum dan terperinci tentang organisasi dan produk yang disajikan:

• sejarah singkat dan informasi umum tentang organisasi Anda (tahun pendirian, basis produksi dan gudang, prestasi, partisipasi dalam acara penting, penghargaan, diploma, gelar, dll.);
• rincian organisasi;
• daftar harga yang menunjukkan tanggal validitasnya (jika Anda ingin menyajikan semua produk perusahaan Anda secara keseluruhan dan menunjukkan kepada mitra potensial tingkat harga untuk itu);
• nama persis produk yang disajikan (jika penawaran dibuat untuk jenis produk atau layanan tertentu);
• gambar produk;
• karakteristik utama dan terpenting dari barang yang disajikan;
• harga barang atau jasa yang disajikan dan masa berlakunya, menunjukkan unit moneter dan menyebutkan dalam format apa harga ditunjukkan (dengan atau tanpa PPN);
• syarat dan biaya pengiriman;
• ketentuan untuk mendapatkan diskon, dll.

Surat penawaran dapat dikirim ke satu penerima tertentu, atau dikirim dalam jumlah besar, ke berbagai rekanan.

Hasil pertimbangan penerima surat penawaran dapat berupa negosiasi bisnis atau kesepakatan, oleh karena itu, keuntungan masa depan organisasi Anda mungkin bergantung pada literasi persiapannya dan keakuratan data yang disajikan di dalamnya.

Konfirmasi. Jenis surat bisnis yang agak langka yang saya temui dalam praktiknya, di mana penerima mengonfirmasi penerimaan informasi atau dokumen apa pun (Contoh 8). Sebagai aturan, itu dikeluarkan sebagai tanggapan atas surat pengantar atau surat komunikasi. Email konfirmasi menggunakan frasa berikut:

• Kami mengkonfirmasi penerimaan dokumen-dokumen berikut: ...;
• Kami mengonfirmasi penerimaan pesan tentang mengubah detail ....

Surat permintaan. Jenis surat bisnis ini dibuat untuk mendorong penerima untuk memenuhi kewajibannya. Ini berbeda dengan nada presentasi yang agak kategoris, yang dicapai dengan menggunakan konstruksi seperti:

• Kami sangat perlu melunasi hutang;
• Kami membutuhkan pengiriman barang segera ke alamat ... dll.

Surat permintaan harus berisi pernyataan persyaratan perjanjian yang diterima sebelumnya, referensi ke dokumen (kontrak, perjanjian, dll.), Inti dari situasi saat ini, persyaratan untuk memenuhi kewajiban, serta konsekuensi bagi penerima jika kewajiban tidak dipenuhi, misalnya: Jika Anda gagal memenuhi kewajiban Anda, kasus tersebut akan dirujuk ke Pengadilan Arbitrase.

Kasus khusus dari surat permintaan adalah surat tuntutan. Ini berbeda dari surat permintaan sederhana dengan menggambarkan esensi dari kerusakan produk, penyediaan layanan yang berkualitas buruk, dll. Bagian terakhir menetapkan persyaratan: untuk mengganti produk dalam garansi, melakukan perbaikan garansi, mengembalikan uang, dll. Klaim dapat berisi foto produk yang rusak, dokumen yang mengonfirmasi biaya tambahan yang dikeluarkan oleh pihak pemrakarsa (misalnya, untuk perawatan, penggunaan paksa layanan pihak ketiga, dll.) (Contoh 9).

Surat balasan. Surat ini ditulis sebagai tanggapan atas permintaan, tuntutan atau keluhan (Contoh 10).

Jenis surat lain, biasanya, tidak memerlukan tanggapan.

Saat menyusun tanggapan, Anda tidak perlu menulis di teks: "Menanggapi surat Anda No. ... bertanggal ...", karena data surat sumber yang diterima dimasukkan dalam "Referensi ke tanggal dan nomor dokumen yang diterima” prop.

Gaya balasan harus sesuai dengan gaya email yang Anda balas. Namun demikian, bukan berarti perlu mengulang kesalahan stilistika dan tata bahasa yang terkandung di dalamnya.

Baiklah, saya berbagi dengan Anda pengalaman saya sesuai dengan prinsip dasar menulis surat bisnis tentang berbagai macam topik.

Padahal, topik menulis surat memang tidak ada habisnya! Dalam setiap kasus, Anda harus mendekati pembuatan surat bisnis secara bertanggung jawab dan kreatif, dan kemudian Anda akan beruntung di jalan yang sulit ini!

Mengenai hal ini, izinkan saya pergi, atau, seperti yang ditulis oleh kamerad Sukhov yang tak terlupakan: “Untuk ini saya tetap menjadi saksi, seorang pejuang untuk kebahagiaan rakyat pekerja di seluruh bumi, Resimen Proletar Revolusioner Internasional Transcaspian yang dinamai Kamerad August Bebel, prajurit Tentara Merah Fedor Ivanovich Sukhov.”