Ce ar trebui să facă un secretar tehnic? Atribuțiile unui secretar. Profesia are, fără îndoială, o preponderență în avantaje

Fiecare funcție publică are nevoie de o persoană care să întâmpine vizitatorii. Abilitățile excelente de telefon și e-mail sunt esențiale pentru recepționerii, dar capacitatea de a comunica în persoană este ceea ce separă o secretară de un manager de cont. La urma urmei, atunci când o persoană (furnizor, consumator, partener) intră în birou, primul lucru pe care îl vede este secretara, iar prima impresie este întotdeauna importantă.

Pași

Calificări necesare

Trebuie să ai abilități organizatorice de top. Secretarul este chipul companiei. Aceasta este persoana cu care clientul vorbește pentru prima dată, iar colegii apelează pentru diverse informații. Pe lângă primirea de apeluri și vizitatori, secretarele comunică adesea cu clienții, organizează evenimente, întâlniri și așa mai departe. Pentru a face față tuturor acestor atribuții, secretarul trebuie să-și poată organiza timpul, deoarece trebuie să controleze mai multe cazuri în același timp. O persoană nu va rezista mult timp ca secretară dacă nu poate jongla mai mult de o sarcină la un moment dat și să le prioritizeze.

• O modalitate excelentă de a vă organiza spațiul de lucru este să vă faceți timp pentru a vă organiza documentele în ordinea potrivită pentru dvs. Este foarte important să știi de ce fel de documente și informații ar putea avea nevoie șeful, colegii sau clienții tăi. Păstrați toate documentele în fișiere separate. Acestea pot fi atât pe ecranul computerului dvs., cât și pe hârtie. Sortați documentele în ordinea care vă convine. Dacă aveți nevoie de autocolante multicolore, folosiți-le.
• A fi organizat înseamnă și a căuta motivația de a lucra în tine. Nu ai nevoie de altcineva care să te controleze. Dacă ești organizat, vei ști ce sarcini să faci zilnic și care să le faci mai întâi.
• Păstrați numerele de telefon la îndemână. Există foarte, foarte multe dintre ele, de exemplu, numere de telefon ale angajaților, contractanților, partenerilor, contacte urgente și așa mai departe. Veți avea nevoie de ele în orice moment. Păstrați-le în programul Rolodex sau alt program de calculator adecvat.

1. Învață tehnologii moderne. Dispozitivul numărul unu cu care lucrează secretara este telefonul, așa că învață toate butoanele și funcțiile. Cunoștințele informatice sunt, de asemenea, importante: majoritatea secretarelor ar trebui să poată folosi e-mailul și să lucreze cu acestea documente electronice. De asemenea, este util să știi cum să creezi un tabel în Excel și să poți folosi programe din industrie.

   • Rețineți că, dacă copiatorul, scanerul, imprimanta se află lângă desktopul dvs., atunci le veți folosi în mod constant (și îi veți ajuta pe colegii care au probleme cu utilizarea lor). Odată ce știți ce mașini sunt folosite în biroul dvs., familiarizați-vă cu principalele funcții ale acestor mașini, precum și cu cum să remediați cele mai frecvente probleme.

2. Fii un angajat de încredere. Toată lumea contează întotdeauna pe secretară. Dacă nimeni nu răspunde la apeluri către companie sau există un șir întreg de oameni care așteaptă un răspuns, atunci aceasta este o manifestare a slăbiciunii companiei. Rezolvarea unor astfel de probleme ar trebui să fie o prioritate pentru tine. Dacă conducerea ta știe că te poți baza și ești mereu acolo pentru a te ajuta, atunci vei deveni indispensabil.

   Învăța bine asculta . O mare parte din munca unei secretare este să asculte oamenii. A auzi întrebarea unui client la telefon, a obține informațiile de care aveți nevoie - toate acestea sunt doar o manifestare a capacității de a asculta. Abilitatea de a auzi corect informațiile vă va face mai eficient. Veți putea rezolva problemele mai rapid dacă înțelegeți clar ce anume vă cere persoana respectivă.

   Ia notițe despre tot. Dacă șeful tău îți cere să faci ceva, notează detaliile. Dacă un client sună, notați informații despre el (nume, informatii de contact, scopul apelului și așa mai departe). Notele sunt o modalitate grozavă de a rămâne organizat și vă vor aminti de toate lucrurile mărunte pe care fără aceste note le veți uita în câteva ore. Ia notițe într-un caiet și ține-l mereu cu tine. Vei fi surprins cât de utile sunt, mai ales dacă încerci să-ți amintești ce a vrut persoana care te-a sunat acum cinci ore.

   • Verificați dacă ați notat mesajul în detaliu și recitiți ceea ce ați scris. Și cel mai important - nu vă fie teamă să verificați din nou mesajul și informațiile de contact ale persoanei care vă sună. Doar așa poți fi sigur că ai notat totul corect.

3. Răspundeți politicos la telefon folosind salutări standard. De exemplu: „[numele companiei], bună ziua. Numele meu este XXX, cu ce te pot ajuta?” Încercați să răspundeți după primul sau al doilea sunet al telefonului. Este inacceptabil să-i faci pe oameni să aștepte mai mult de un minut (crea-mă pe cuvânt, asta e mult mai mult decât crezi).

   • Ascultă cu atenție numele celor care te sună. Repetați numele apelantului dacă este necesar. Telefoanele mobile distorsionează adesea sunetele. Notează numele persoanei cu care vorbești dacă este greu de pronunțat.
   • Dacă transferați un apel către un alt abonat, faceți-o folosind expresiile standard: „Vă rugăm să așteptați un minut”. Dacă abonatul este ocupat, puteți spune: „Îmi cer scuze, XXX este la telefon acum. Vei aștepta până când este gratuit sau vrei să lași un mesaj? Mulțumește politicos apelantului și acționează în conformitate cu dorințele sale.

4. Salutați orice curier sau persoane din serviciul de livrare cu același profesionalism și respect ca orice alți vizitatori. Asigurați-vă că semnătura dvs. este lizibilă. Poate că curierii vor avea nevoie de instrucțiuni despre unde să lase pachetele. Asigurați-vă că contactați personalul corespunzător cu această problemă.

   Tratează-ți clienții care vin la biroul tău cu curtoazie. După ce vizitatorul se prezintă și spune la cine a venit, contactați-l pe cel la care a venit vizitatorul și informați-l că a venit la el. Expresia standard pentru un astfel de caz este: „Tatyana Ivanovna, domnul Petrov de la Corporația XXX a venit la dumneavoastră. Ai o programare la 14.00. Obțineți întotdeauna numele și prenumele vizitatorului, precum și compania pe care o reprezintă. De asemenea, este util să știi dacă are o întâlnire. Angajatul la care a venit vizitatorul trebuie să vă spună unde să mergeți la vizitator și cât timp să așteptați întâlnirea. Puteți spune vizitatorului: „Tatyana Ivanovna va veni în 5 minute. Ia loc, te rog".

   Comportament adecvat

   1. Fii pozitiv. Secretarul este chipul companiei. Clientul său vede primul și, de asemenea, este primul care răspunde la apel. Nimeni nu vrea să fie întâmpinat cu o expresie acră sau cu un ton enervat. Stabileste o regula ca sa zambesti mereu si sa fii o persoana vesela si optimista. Amintiți-vă să aveți răbdare cu clienții dificili, chiar dacă răbdarea este la limita ei.

      • Chiar dacă te confrunți cu un client dificil, reamintește-ți că ești puternic, om fericit. Spune-ți că faci totul pentru a-i ajuta. Este mai bine să fii calm și echilibrat decât să explozi și să arăți supărat și neplăcut.

   2. Fiți întotdeauna gata să salutați clientul politicos. Este întotdeauna important să salutați clienții într-o manieră prietenoasă. Chiar dacă trebuie să-ți termini afacerea înainte de a putea ajuta persoana respectivă, este important să o saluti astfel încât să se simtă remarcată și să știe că o vei ajuta în curând.

      • Cel mai bine este să folosiți expresii precum „Bună ziua! Bun venit la [numele companiei]" sau " Buna dimineata! Ia loc. Te ajut într-un minut.”

   3. Fi politicos . Arată respect față de oameni. Tratează-i pe toată lumea ca pe cea mai importantă persoană care a intrat în biroul tău în acea zi. Este treaba ta. Nimănui nu-i pasă dacă ești blocat în trafic dimineața, noua ta geantă este spartă sau ți-ai pierdut CD-ul preferat. Lasă toate problemele personale acasă. Chiar dacă nu-ți place clientul sau comportamentul lui, prefă-te că ești fericit să-l vezi. Asigurați-vă că persoana este complet relaxată și fericită să interacționeze cu dvs.

   4. Imbraca-te potrivit. Vă reprezentați compania, așa că trebuie să vă îmbrăcați corespunzător. Cumpărați haine potrivite pentru birou. Dacă sunteți secretar într-un anumit tip de companie (cum ar fi un magazin de îmbrăcăminte), puteți achiziționa unele dintre lucrurile pe care le oferă magazinul dvs. Încercați să vă îmbrăcați conservator, dacă nu lucrați într-un loc în care moda, stilul sau alți factori sunt în prim-plan.

      • Verificați dacă compania pentru care lucrați are un anumit cod vestimentar. Poate că un stil casual va fi suficient, dar nu merge prea departe îmbrăcându-te informal (un trening nu trebuie purtat în niciun caz la serviciu).
   • Nu amestecați personalul cu munca. Această regulă se aplică și în cazul utilizării telefoane mobileși E-mail. Departament tehnologia Informatiei vă puteți urmări activitatea pe computer.
   • Amintiți-vă cine vă plătește salariul și respectați-l întotdeauna.
   • Fiți politicos cu supraveghetorii și întrebați dacă îi puteți ajuta cu sarcini suplimentare în timpul liber.
   • Scrieți notițe pe hârtie carbon și oferiți o a doua copie persoanei căreia îi este destinată. Sau utilizați un blocnotes ușor de consultat pentru a vă aminti un nume sau un număr de telefon.
   • Sortarea corespondenței face de obicei parte din munca unui secretar. Aflați în prima zi cum sosesc corespondența, cine o livrează și când.
   • Găsește pe cineva care te poate înlocui atunci când mergi la toaletă, la o întâlnire, prânz, vacanță. Astfel vei evita apariția unor oameni supărați care așteaptă întoarcerea ta.
   • Întrebați colegii dacă au nevoie de ajutor cu ceva. Este mai bine să-ți faci prieteni ajutând oamenii decât dușmanii care se vor plânge de tine.
   • Arătați întotdeauna dorința de a face sarcini noi, precum și sarcini de rutină. Cunoașterea vine cu experiența.

Se cheama secretara asistent fidelși mâna dreaptă a șefului, și din motive întemeiate, deoarece îndatoririle secretarului șefului includ asigurarea eficientă a managementului și activitati administrative. Secretarul șefului este implicat în pregătirea și execuția documentelor și documentelor de afaceri, ajută șeful în afaceri și rezolvă multe probleme organizaționale.

Poziția de secretar asistent poate fi considerată și reprezentativă, întrucât este chipul companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. O astfel de muncă necesită multă calm, comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni manager de birou, iar apoi unul dintre directori sau manageri de top.

Poziția de secretar executiv este cerută în aproape orice companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Poate fi atât întreprinderi mari, cât și întreprinderi mici.

Istoria profesiei

De-a lungul timpului, atribuțiile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Deci, a fost nevoie de specialiști de specializare îngustă, în urma cărora a apărut profesia de secretar-referent, funcționar, secretar-traducător și șef de birou.

Responsabilitatile secretarului

Responsabilitățile secretarului adjunct includ:

• primirea vizitatorilor;
• primirea apelurilor telefonice;
• păstrarea evidenței;
• planificarea zilei de lucru a șefului;
• organizarea de întâlniri;
• comandarea de bilete și rezervarea de hoteluri pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
• comanda de papetărie pentru birou;
• indeplinirea solicitarilor managerului.

Uneori, funcțiile secretarului șefului includ corespondența în limba engleză.

cerințe pentru un secretar

Cerințele pentru secretar-referent includ:

• studii medii sau superioare;
• Proprietatea PC-ului;
• cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
• cunoştinţe de limba engleză(uneori).

De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:

• punctualitate;
• capacitatea de a arăta bine (prezentabilitatea);
• organizare.

model de CV secretar

Reluați proba

Cum să devii secretar

Cum să devii secretar? Poate fi proprietarul oricărui educatie inalta care a promovat cursuri de asistente de secretariat sau a primit pregătire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale specialității solicitantului, ci se concentrează pe faptul că solicitantul are calitati personaleși a fost capabil să îndeplinească sarcinile la nivelul corespunzător.

salariul de secretar

Salariul unui secretar poate fi diferit - de la 15 la 45 de mii de ruble. Venitul depinde de gama de sarcini ale angajatului și de regiunea în care lucrează. salariu mediu secretarul asistent este de 30 de mii de ruble.

Înapoi la Responsabilitățile de conducere

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:

- Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.

- Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizieîn unități structurale sau un interpret specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătire a răspunsurilor.

- Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.

- Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.

- În numele șefului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.

- Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șeful (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

— Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.

- Oferă la locul de muncă cap cu mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.

- Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

– Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în termenele stabilite.

— Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.

- Îndeplinește sarcini oficiale separate ale supervizorului său imediat.

Secretarul are dreptul:

- Primește informații, inclusiv confidențiale, în măsura necesară pentru rezolvarea sarcinilor.

— Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți activitatea și cea a companiei.

- Solicita personal sau in numele conducatorului de la diviziile intreprinderii si altor specialisti informatii si documente necesare indeplinirii atributiilor de serviciu.

— Solicitarea conducerii să creeze condiții normale pentru implementare atributii oficialeși siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.

- Luați decizii în limitele competenței lor.

Secretarul este responsabil:

— Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a atribuțiilor lor.

— Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.

— Pentru încălcarea regulilor interne program de lucru, disciplina muncii, reglementari de siguranta si securitate la incendiu.

Atribuțiile directorului
Fostul director
Control extern
Managementul operational
Sistem de control

Înapoi | | Sus

©2009-2018 Centrul de management financiar. Toate drepturile rezervate. Publicarea materialelor
permis cu indicarea obligatorie a unui link către site.

Ceea ce ar trebui să știe și să poată face secretarul este stabilit în profilul de calificare.

Caracteristica de calificare- aceasta este document normativ, stabilind ce ar trebui să facă acest sau acel angajat la locul său de muncă, ce ar trebui să știe și să poată face pentru aceasta și care ar trebui să fie nivelul pregătirii sale.

Responsabilitatile locului de munca(secretarul trebuie să fie capabil) Efectuați funcții tehnice pentru a asigura și deservi munca șefului întreprinderii (sau diviziei), ajutați la planificarea zilei de lucru a șefului. Primiți informațiile necesare managerului de la departamente sau interpreți, sunați angajații în numele acestuia. Organizați convorbiri telefonice cu șeful, primiți și transmiteți mesaje telefonice, înregistrați mesajele primite în lipsa acestuia și aduceți conținutul acestora în atenția șefului. Organizați călătorii și călătorii de afaceri ale șefului. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șeful (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul și ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), ținerea și întocmirea proceselor-verbale. Oferiți locului de muncă al managerului articole de papetărie, echipamente organizatorice, creați condiții favorabile muncii sale eficiente. Transmiteți și primiți informații prin interfoane, imprimați rapid conform indicațiilor managerului diverse materiale. Efectuează lucrările de documentare, acceptă corespondența adresată șefului, organizează-o în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și transferă-o după examinare șefilor de departamente sau anumitor interpreți pentru a fi utilizată în procesul muncii lor sau pentru pregătirea unui răspuns. Știri serviciul de informare manager și angajați (oral, documentar, scrie recenzii de presă, furnizează copii ale articolelor interesante). Respectați termenele limită pentru îndeplinirea instrucțiunilor șefului privind declarațiile personale ale cetățenilor. Organizează primirea vizitatorilor, dând dovadă de tact și atenție față de aceștia, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților, formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul de cazuri aprobat, asigură siguranța acestora și trimite-le în timp util la arhivă . Creați și utilizați baze de date (inclusiv informații de pe Internet).

Secretara trebuie sa stie: activitățile companiei și atribuțiile și competențele angajaților; regulamente si instructiuni pentru suport de documentare; dactilografiat; lucru pe un computer personal, editori de computer modern (Word, Excel etc.); reguli de ortografie și punctuație; ordinea de aranjare a materialului la tipărirea diverselor documente; reguli de funcționare a echipamentelor de birou (faxuri, mini-ATS, fotocopiatoare, înregistratoare vocale, casetofone); reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon; standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă; regulamentul intern al muncii; fundamentele organizării științifice a activității de secretariat; psihologia oamenilor și legile comunicării eficiente; eticheta de birou; reguli si norme de protectia muncii, masuri de siguranta, salubritate industriala si protecție împotriva incendiilor; limba străină a clienților și partenerilor; Codul Muncii RF.

Pentru dezvoltare și specificare caracteristica de calificareîntreprinderile (firmele) elaborează fișe de post.

Fișa postului - principalul document organizatoric și juridic care reglementează activitățile secretarului, definindu-i drepturile, funcția în organizație, natura muncii. Secretarul se bazează pe acest document în relațiile cu angajații. În ce Descrierea postului notată, apoi se va întreba ce drepturi sunt date în el, cele pe care le are secretarul.

Fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece postul de secretar are multe gradații. Într-o organizație (sau firmă) mică va fi un secretar (secretar-referent). În organizațiile mai mari, șeful și adjuncții săi pot avea secretari în fiecare unitate structurală. Există secretari de consiliu, secretari științifici ai consiliilor științifice etc. Fiecare secretar întotdeauna, pe baza sferei și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii acestuia în secretar, își dezvoltă propria gamă de îndatoriri și drepturi. , diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice. În același timp, există un set tipic de operațiuni de management pentru serviciile documentare și nedocumentare pe care le efectuează toate secretarele. În plus, particularitatea și complexitatea elaborării fișei postului secretarului se datorează versatilității activităților sale. Prin urmare, este imposibil să vorbim despre un singur standard al fișei postului unui secretar (secretar-referent).

Cu toate acestea, ca în orice fișă a postului, este supusă Cerințe generale. În primul rând, are o structură unificată deja stabilită a textului, și anume secțiunile:

1. Dispoziții generale;

2) funcții;

3) îndatoriri oficiale;

5) responsabilitatea;

6) relații;

7) comunicări după poziție.

Se poate adăuga o secțiune „Evaluarea muncii”, iar în anul trecut secțiunea „Organizarea muncii (rutina zilnică)” apare din ce în ce mai des.

capitolul " Dispoziții generale» conține titlul exact al postului în conformitate cu personal, locul în sistemul de management, adică denumirea unității structurale și a subordonării, procedura de numire și eliberare din funcție și procedura de înlocuire. În organizațiile mari care au un serviciu DOW, secretarul are dublă subordonare - direct față de șeful său și șeful serviciului DOW. Secretarii sunt numiți și eliberați din funcție prin ordin al șefului (în organizație mare- la propunerea şefului serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar).

În aceeași secțiune sunt indicate cerințele de pregătire profesională și experiență de muncă. Astăzi, atitudinea față de secretar și cerințele pentru el s-au schimbat dramatic. Firmele caută o secretară cu studii superioare sau medii de specialitate care cunoaște o limbă străină și cunoaște fluent calculatorul. Din ce în ce mai mult, secretarului, precum și în străinătate, i se cere să cunoască nu unul, ci două sau mai multe limbi straine, deoarece firmele au numeroase contacte cu parteneri străini, iar secretarul comunică cu aceștia. De asemenea, conține indicații ale principalelor documente legislative, de reglementare, de reglementare, metodologice, organizatorice, administrative după care secretarul se ghidează în activitatea sa.

Secțiunea „Funcții” enumeră principalele activități ale secretarului (secretar-referent), de exemplu: suport de informare și documentare pentru șef, sprijin organizațional pentru activitatea șefului, participarea la pregătirea expozițiilor și prezentărilor etc.

Secțiunea „Responsabilități” enumeră toate tipurile de lucrări, operațiuni și tehnologii utilizate în implementarea acestora. Enumeră într-o succesiune logică munca prestată de secretar. Toate tipurile de lucrări sunt împărțite în operațiuni cu indicarea tehnologiei de execuție. De exemplu, funcția „suport de informare și documentare” este împărțită în două părți: documentare și lucru cu documente. Documentația, la rândul ei, include întocmirea scrisorilor (scrisori de invitație, scrisori de reamintire etc.), telegrame etc., la instrucțiunile managerului de proiect; imprimarea documentelor capului pe computer; verificarea corectitudinii executării documentelor atunci când sunt depuse spre semnare șefului (vizele, disponibilitatea și corectitudinea detaliilor în conformitate cu cerințele standardului etc.); realizarea și certificarea de copii ale documentelor etc. Lucrul cu documente include primirea documentelor primite (orele sunt indicate, de exemplu: orele 09 și 16), primirea de faxuri și e-mail-uri (în timpul zilei); prelucrarea primară a documentelor primite în conformitate cu cerințele instrucțiunilor de lucru de birou; previzualizare documente (dacă sunt încredințate secretarului); înregistrarea documentelor conform regulilor stabilite de organizație; raport de documente către șef etc.

Secțiunea „Drepturi” este poate cea mai importantă. El subliniază locul secretarului în sistemul de management, importanța sa, poziția în organizație. Prin drepturi sunt vizibile atribuțiile delegate de șef secretarului și gradul de independență al acestuia. Această secțiune îi permite secretarului să elibereze timpul managerului pentru rezolvarea principalelor sarcini strategice și tactice.

Această secțiune a fișei postului este cea care îi conferă secretarului (secretar-referent) puteri mai mari sau mai mici și determină gradul capacităților sale.

Secțiunea „Responsabilitate” este întocmită în strictă conformitate cu legea.

Secțiunea „Relații (conexiuni după poziție)” este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii oricărui angajat al aparatului administrativ și, în primul rând, acest lucru se datorează implementării active sisteme automatizate, care necesită o indicare detaliată a ce informații, sub ce formă, cui sunt transmise și de la cine provin.

În ultimii ani, în fișele posturilor a apărut adesea o secțiune de evaluare a posturilor. De obicei, indică criteriile pentru oportunitatea lucrării și calitatea acesteia, de exemplu: absența reclamațiilor, reclamațiilor și reclamațiilor; absența erorilor în documente; respectarea termenelor de executare a instrucțiunilor din partea conducerii etc.

De regulă, fișa postului se încheie cu indicarea procedurii de revizuire a acesteia. Condițiile de revizuire a fișei postului pot fi modificări ale structurii organizației, care au implicat o redistribuire a atribuțiilor angajaților, o modificare a tipurilor de muncă efectuate de secretar și introducerea tehnologiei informatice. Dar mult mai des indică perioada de revizuire obligatorie sau reaprobare a instrucțiunii (3 ani sau 5 ani).

O secțiune opțională este „Organizarea muncii”, dar recent a fost foarte populară și devine din ce în ce mai comună. Acesta oferă un program zilnic aproximativ pentru munca secretarului. S-ar putea să arate așa.

PRIMA JUMĂTATE A ZILEI DE LUCRU:

1) să vină la muncă cu 10 minute înaintea șefului, pentru a verifica starea locului de muncă (al său și al șefului), să se pună în ordine, să întocmească sau să clarifice un plan pentru ziua următoare;

2) ridicați conform planului documente necesareși fapte;

3) primiți corespondență, familiarizați-vă cu conținutul, lăsați deoparte documente care necesită o decizie prioritară a șefului;

4) telegrame, faxuri urgente și mesaje telefonice de transferat imediat la cap;

5) să pregătească opțiuni de posibile răspunsuri sau rezoluții pentru restul documentelor, să se distribuie între executori;

6) revizuiți recenziile primite, rapoartele, invitațiile etc.

d.; Înregistrați datele și orele tuturor evenimentelor în agenda-calendar;

7) păstrează documentele necesare pentru activitatea curentă de informare și referință;

8) raportează managerului asupra corespondenței primite;

9) clarifică, împreună cu șeful, conținutul activităților planificate pentru ziua în curs;

10) transferă telefonic și personal instrucțiunile șefului executorilor relevanți și reamintește despre expirarea termenelor de executare a documentelor.

DUPA AMIAZA:

1) ridicarea și pregătirea pentru semnare a documentelor executate;

2) raportează managerului asupra documentelor executate, ia de la manager documentele prelucrate de acesta;

3) procesează și trimite documentele de ieșire;

4) planificați activități pentru ziua următoare.

Pe parcursul zilei de lucru sunt:

a) lucrul cu vizitatorii, convorbirile telefonice;

b) depunerea documentelor executate în cazuri;

c) efectuarea lucrului pe calculator;

d) organizarea copierii documentelor în conformitate cu instrucțiunile șefului.

Sfârșitul zilei de lucru:

1) revizuiți-vă jurnalul și informați departamentele relevante despre necesitatea pregătirii pentru anumite activități;

2) în cazul în care șeful rămâne la lucru după încheierea zilei de lucru, este necesar să îi furnizeze toate informațiile, materialele necesare;

3) faceți ordine la locul de muncă, scoateți documentele, încuiați seiful și toate dulapurile cu o cheie, opriți echipamentele electronice și tehnice din rețea.

Fișa postului este parte integrantă a întregului pachet de documente necesare organizării activității aparatului administrativ.

SFAT. Organizează-ți ziua de lucru în așa fel încât să poți face totul și să fii util tuturor. Acordă-te muncii tale, dar nu uita că există probleme care nu sunt de competența ta. Prin urmare, fă doar ceea ce trebuie să faci.

Rezumând: de remarcat din nou că fișa postului pentru secretar este un document individual, întrucât postul de secretar are multe gradații. Fiecare secretar, pe baza domeniului și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii sale în secretar, are propria gamă de îndatoriri și drepturi, diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice.

Inginerul șef al unei întreprinderi este de obicei considerat mâna dreaptă a directorului, iar adjunctul pentru comerț este stânga, dar când nu există secretar, directorul este complet fără mâini.

Conceptul de secretar și varietăți
Conceptul de „secretar” suficient de lat. Tradus din latină, cuvântul „secretarius” înseamnă „confident”.

De obicei, relația dintre secretară și manager este destul de de încredere și așa ar trebui să fie, pentru că. obligă puterile oficiale.

Conceptul de secretară astăzi este destul de complex și are multe gradații, voi da un exemplu pentru unele dintre ele:
secretar tehnic- lucreaza cu echipamente de birou (fax, aparat multifunctional, calculator personal), foloseste Internetul, efectueaza instructiuni pentru manageri si angajati, suna companii si institutii in numele conducatorului, primeste si transmite mesaje prin intermediul mijloacelor de comunicare.
recepţioner– primește scrisori și faxuri primite, mesaje e-mail, răspunde la apeluri telefonice, le redirecționează către departamente sau anumiți angajați, întâlnește vizitatori.
secretar de birou- acceptă și analizează corespondența, îndeplinește instrucțiunile șefului și ale adjuncților săi, tapetează texte de documente, păstrează documentația.
Secretar asistent- nu doar o secretară, ci și un specialist care cunoaște bine activitățile companiei, care în unele cazuri poate lua unele decizii independente. Secretar-referent întocmește rapoarte ale șefului, caută documentatia necesara pentru manager, planifică ziua de lucru a managerului, rezolvă probleme administrative din competența sa.
Manager de birou– asigură funcționarea întregului birou: pregătește materiale pentru prezentări, asigură serviciu de transport neîntrerupt, comunicare clară, asigură funcționarea echipamentelor de birou și disponibilitatea papetăriei. Managerul biroului este responsabil pentru aspect birou, într-o instituție mică poate îndeplini simultan funcțiile de ofițer de personal.
In mic organizatii comerciale secretarii, oricum s-ar numi, se disting prin faptul că trebuie să îndeplinească o muncă universală.
Profesia de secretar este poate cea mai apropiată de profesia de actor. Specificul și complexitatea muncii unui secretar se datorează faptului că acesta este mereu la vedere, în centrul comunicării cu conducerea, colegii, clienții. Un zâmbet, o voce plăcută, un aspect îngrijit, gesturile încrezătoare și bunăvoința, indiferent de dispoziție, creează o atmosferă aparte în birou.

Descrierea postului de secretar

APROBA
CEO
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct către CEO/ șef al diviziei structurale a companiei.
1.4. În lipsa secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altuia oficial, care se anunta in ordinul de organizare.
1.5. În postul de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de la șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
— Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, altele reguli companii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Atribuțiile secretarului

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.
2.5. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
2.10. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
2.11. Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de cale ferată, rezervă hoteluri.
2.12.

Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea intempestivă, neglijentă a atribuțiilor lor.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Dacă după ce ați citit acest articol nu ați primit un răspuns clar, cereți ajutor rapid.

Directorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat. Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37 clasifică funcția de secretar al șefului ca un executant tehnic.

SECRETARUL este asistent executiv responsabil de susținerea documentară a activităților șefului, unității structurale, organizației în ansamblu, lucrând independent, fără control direct din partea șefului, luând decizii și exprimând judecăți asupra problemelor de competența sa.

Asociația Internațională a Secretarilor

O secretară calificată eliberează până la 30% din timpul de lucru al managerului, oferă informațiile necesare fiecărui al patrulea vizitator și rezolvă în mod independent până la jumătate din toate întrebările telefonice

Dar sarcinile și funcțiile profesionale ale secretarului sunt în mare măsură determinate de direcția și specificul activităților organizației, cultura corporativă a acesteia, stilul de lucru al managerului și alți factori.

Directorul de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați conține caracteristicile de calificare ale următorilor angajați ai secretariatului:

dactilografe;

secretar-dactilograf;

secretarul șefului;

secretar-stenograf;

administrator;

secretar științific.

Fiecare caracteristică de calificare inclusă în Manual este un document normativ care reglementează conținutul funcțiilor îndeplinite de angajat.

Conformitatea lucrătorilor cerințe de calificare este o condiție necesară, dar nu suficientă, pentru funcționarea sa eficientă. În funcție de sfera organizației, de cultura sa corporativă, structura organizationala, dimensiunea, lista de control de stil atributii functionale secretarul poate fi diferit, iar implementarea lor eficientă necesită nu numai un nivel adecvat de cunoștințe profesionale, ci și anumite abilități, abilități, calități de afaceri și personale.

Secretar la o organizație comercială

În structurile comerciale moderne, nu există o împărțire clară a secretarilor în funcție de calificare, așa cum se prevede în Ghidul de calificare, iar termenul de „secretar” este folosit în legătură cu secretarii de diferite niveluri.

Piaţa muncii a secretarilor este reprezentată astăzi de posturi precum secretar la telefon, secretar-recepţie; secretar de birou; secretar-referent; secretar-grefier; director de birou (administrator); secretar-traducător; asistent (secretar personal) al șefului; seful secretariatului.

Luați în considerare principalele responsabilități și cerințe ale postului pentru aceste categorii de lucrători.

Secretara la telefon. Responsabilitățile cheie ale postului includ răspunsul la apeluri telefonice, redirecționarea acestora și primirea de faxuri. Secretara la telefon trebuie să cunoască regulile de bază pentru desfășurarea convorbirilor telefonice, să fie fluentă în vorbire și să poată folosi echipamente de birou. O cerință suplimentară este prezența unei voci plăcute.

LA companii străineși firme rusești lucrând cu clienți străini, o poziție similară ca natură a muncii poate fi numită secretar-recepție. Pe lângă răspunsul la apeluri telefonice, îndatoririle ei includ întâlnirea cu clienții, organizarea negocierilor. Una dintre principalele cerințe pentru candidații pentru acest post vacant este cunoașterea unei limbi străine la un nivel bun de conversație.

Secretarul șefului (biroului) îndeplinește o cantitate destul de semnificativă de sarcini: primirea apelurilor telefonice, întâlnirea cu clienții, efectuarea lucrărilor de birou, furnizarea biroului cu articole de papetărie și consumabile. Secretarul șefului trebuie să cunoască sistemul de documentație de management, eticheta de afaceri, să poată folosi un computer, programe de calculatorși resurse de internet.

Printre sarcinile secretarului asistent, pe lângă cele enumerate mai sus, se numără planificarea timpului de lucru al șefului, pregătirea și organizarea întâlnirilor și îndeplinirea sarcinilor responsabile. În acest sens, asistentul secretarului trebuie să aibă o bună cunoaștere a sferei companiei și a echipei sale de conducere, să poată lucra cu sisteme informatice și juridice.

LA companii mari este adesea introdus postul de manager de birou (administrator), ale cărui atribuții includ rezolvarea tuturor problemelor de asigurare a vieții biroului (achiziționarea de papetărie și Provizii, organizarea curățeniei spațiilor), gestionarea curierilor și secretarelor, monitorizarea respectării programului de lucru etc. Un manager de birou trebuie să cunoască elementele de bază ale marketingului, managementului, organizării producției, să fie capabil să organizeze munca biroului, să pregătească prezentări, negocieri. Bune abilități organizatorice sunt obligatorii.

Postul de secretar-traducător este asigurat în companiile care sunt activ activitatea economică externă. Pe lângă fluența unei limbi străine, un specialist trebuie să aibă cunoștințe de terminologie specială, capacitatea de a negocia, stăpânirea tehnică de interpretare și scriere și capacitatea de a însoți un manager în călătoriile de afaceri. Cunoașterea etichetei în afaceri este o condiție prealabilă.

Asistentul (secretarul personal) al șefului urmărește executarea instrucțiunilor, deciziilor, respectarea reglementărilor interne de muncă, îl ajută pe șef să ia decizii constructive, organizează întâlniri și negocieri, planifică și organizează ziua de muncă a șefului. Asistentul manager trebuie să aibă cunoștințe în domeniul managementului, managementului documentației, trebuie să cunoască elementele de bază ale organizării muncii, economie și tehnologie. Cerințe suplimentare sunt compatibilitatea psihologică cu liderul, cunoașterea regulilor de etichetă.

Funcția de șef de secretariat se introduce, de regulă, în marile firme cu un personal de secretare în birou de minim 5-8. Principalele responsabilități ale postului sunt plasarea, organizarea, coordonarea activității secretarilor și controlul activităților acestora. În unele companii, atribuțiile șefului de secretariat sunt parțial combinate cu funcțiile de administrator (șef de birou).

În ultimii ani, în contextul noilor realități economice și sociale, au început să se formeze cerințe integrate pentru secretari. De fapt, mulți angajatori încep să impună angajaților cerințe internaționale. standarde profesionale. Baza standardelor profesionale din Europa și SUA este standardul ISO-9000 - se bazează pe sisteme de management al calității, în centrul cărora se află un angajat certificat.

Fiecare caracteristică de calificare inclusă în director este un document de reglementare care reglementează conținutul funcțiilor îndeplinite de angajat.

În structurile comerciale moderne nu există o împărțire clară a secretarilor după calificare, așa cum se prevede manual de calificare, iar termenul de „secretar” este folosit în legătură cu secretarii de diferite niveluri

Piața muncii a secretarilor este reprezentată astăzi de posturi precum secretar la telefon, secretar de recepție, secretar de birou, secretar asistent, secretar de serviciu, director de birou, secretar traducător, asistent manager, șef de secretariat.

Reglementarea legală a activității secretarului se realizează cu ajutorul fișelor posturilor. Fisa postului de secretar este intocmita pentru a acoperi intreaga gama de drepturi si obligatii profesionale ale acestui angajat. Acesta definește drepturile și îndatoririle sale, precum și răspunderea pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a funcției de muncă.

Valoarea fișei postului de secretar este foarte mare. În primul rând, este necesar să se evite încălcările dreptul munciiși precizarea atribuțiilor salariatului specificat, întrucât conține cerințele de bază pentru secretar în legătură cu cunoștințe speciale, cunoștințe de drept, anumite metode și mijloace pe care secretarul trebuie să le poată aplica în îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale.

Fișa postului de secretar are o anumită formă. În același timp, atunci când o dezvoltă, angajatorul ar trebui să se bazeze pe prevederea unității structurale a organizației. Fișa postului și regulamentul privind unitatea structurală sunt documente interdependente care se completează reciproc. Această relație poate fi urmărită în faptul că atribuțiile fiecărui secretar provin din sarcinile și funcțiile unității structurale a organizației în sine.

Fișa postului este întocmită pe un formular comun. Textul fișei postului secretarului cuprinde următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale”;

2) „Funcții”;

3) „Responsabilități”;

4) „Drepturi”;

5) „Responsabilitate”.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că eficient lucru in echipașef și secretar este posibil doar dacă între ei există o încredere reciprocă deplină. Această încredere se bazează pe unitatea de puncte de vedere, o înțelegere comună a scopurilor și obiectivelor muncii, dedicarea față de afaceri, dorința de a obține o eficiență ridicată în activitatea organizației lor, pregătire profesională suficientă, diligență și seriozitate a secretarului, asimilarea stilului individual de lucru al managerului, capacitatea de a înțelege și prezice cursul gândurilor sale și logica judecăților. , respect reciproc.

De asemenea factori importanți Succesul muncii unui secretar personal este capacitatea de a se comporta cu oamenii și capacitatea de a crea o impresie care sporește autoritatea liderului. Secretarul ar trebui să fie o verigă importantă în sistemul de contacte al managerului său, asigurând o comunicare eficientă și adoptarea la timp a acțiunilor necesare. Secretarul este reprezentantul personal al managerului său, iar îndeplinirea acestui rol cheie necesită capacitatea de a face o impresie favorabilă angajaților organizației și reprezentanților altor firme. Rolul secretarului executiv, așa cum este definit în broșura Asociației Europene a Secretarilor Profesionali, este de a cunoaște esența activităților managerului său și de a fi capabil să preia o parte semnificativă a acestei activități.

Ceea ce ar trebui să știe și să poată face secretarul este stabilit în profilul de calificare.

Caracteristica de calificare- acesta este un document de reglementare care stabilește ce ar trebui să facă acest sau acel angajat la locul său de muncă, ce ar trebui să știe și să poată face pentru aceasta și care ar trebui să fie nivelul de pregătire a acestuia.

Responsabilitățile postului (secretarul trebuie să fie capabil) Efectuați funcții tehnice pentru a asigura și deservi munca șefului întreprinderii (sau diviziei), ajutați la planificarea zilei de lucru a șefului. Primiți informațiile necesare managerului de la departamente sau interpreți, sunați angajații în numele acestuia. Organizați convorbiri telefonice cu șeful, primiți și transmiteți mesaje telefonice, înregistrați mesajele primite în lipsa acestuia și aduceți conținutul acestora în atenția șefului. Organizați călătorii și călătorii de afaceri ale șefului. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șeful (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul și ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), ținerea și întocmirea proceselor-verbale. Oferiți locului de muncă al managerului articole de papetărie, echipamente organizatorice, creați condiții favorabile muncii sale eficiente. Transmiteți și primiți informații despre dispozitivele de recepție și interfon, imprimați rapid diverse materiale în direcția capului. Efectuează lucrările de documentare, acceptă corespondența adresată șefului, organizează-o în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și transferă-o după examinare șefilor de departamente sau anumitor interpreți pentru a fi utilizată în procesul muncii lor sau pentru pregătirea unui răspuns. Efectuați servicii de informare pentru manager și angajați (orale, documentare, scrieți recenzii de presă, furnizați copii ale articolelor interesante). Respectați termenele limită pentru îndeplinirea instrucțiunilor șefului privind declarațiile personale ale cetățenilor. Organizează primirea vizitatorilor, dând dovadă de tact și atenție față de aceștia, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților, formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul de cazuri aprobat, asigură siguranța acestora și trimite-le în timp util la arhivă . Creați și utilizați baze de date (inclusiv informații de pe Internet).

Secretara trebuie sa stie: activitățile companiei și atribuțiile și competențele angajaților; prevederi și instrucțiuni pentru suportul documentației; dactilografiat; lucru pe un computer personal, editori de computer modern (Word, Excel etc.); reguli de ortografie și punctuație; ordinea de aranjare a materialului la tipărirea diverselor documente; reguli de funcționare a echipamentelor de birou (faxuri, mini-ATS, fotocopiatoare, înregistratoare vocale, casetofone); reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon; standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă; regulamentul intern al muncii; fundamentele organizării științifice a activității de secretariat; psihologia oamenilor și legile comunicării eficiente; eticheta de birou; reguli si norme de protectia muncii, masuri de siguranta, salubritate industriala si aparare impotriva incendiilor; limba străină a clienților și partenerilor; Codul Muncii al Federației Ruse.

Pentru dezvoltarea și specificarea caracteristicilor de calificare la întreprinderi (firme) sunt elaborate fișe de post.

Fișa postului - principalul document organizatoric și juridic care reglementează activitățile secretarului, definindu-i drepturile, funcția în organizație, natura muncii. Secretarul se bazează pe acest document în relațiile cu angajații. Ce scrie in fisa postului, atunci se va intreba ce drepturi sunt date in ea, secretarul le are.

Fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece postul de secretar are multe gradații. Într-o organizație (sau firmă) mică va fi un secretar (secretar-referent). În organizațiile mai mari, șeful și adjuncții săi pot avea secretari în fiecare unitate structurală. Există secretari de consiliu, secretari științifici ai consiliilor științifice etc. Fiecare secretar întotdeauna, pe baza sferei și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii acestuia în secretar, își dezvoltă propria gamă de îndatoriri și drepturi. , diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice. În același timp, există un set tipic de operațiuni de management pentru serviciile documentare și nedocumentare pe care le efectuează toate secretarele. În plus, particularitatea și complexitatea elaborării fișei postului secretarului se datorează versatilității activităților sale. Prin urmare, este imposibil să vorbim despre un singur standard al fișei postului unui secretar (secretar-referent).

Cu toate acestea, ca și în orice fișă a postului, există cerințe generale pentru aceasta. În primul rând, are o structură unificată deja stabilită a textului, și anume secțiunile:

1. Dispoziții generale;

2) funcții;

3) îndatoriri oficiale;

5) responsabilitatea;

6) relații;

7) comunicări după poziție.

Poate fi adăugată o secțiune „Evaluarea locurilor de muncă”, iar în ultimii ani a existat un număr tot mai mare de secțiuni „Organizarea muncii (program zilnic)”.

Secțiunea „Dispoziții generale” conține titlul exact al postului în conformitate cu tabloul de personal, locul în sistemul de management, adică denumirea unității structurale și a subordonării, procedura de numire și eliberare din funcție și procedura de înlocuire. În organizațiile mari care au un serviciu DOW, secretarul are dublă subordonare - direct față de șeful său și șeful serviciului DOW. Secretarii sunt numiți și eliberați din funcție prin ordin al șefului (într-o organizație mare - la propunerea șefului serviciului DOW). În aceeași secțiune sunt indicate cerințele de pregătire profesională și experiență de muncă. Astăzi, atitudinea față de secretar și cerințele pentru el s-au schimbat dramatic. Firmele caută o secretară cu studii superioare sau medii de specialitate care cunoaște o limbă străină și cunoaște fluent calculatorul. Din ce în ce mai mult, secretarul, precum și în străinătate, trebuie să cunoască nu una, ci două sau mai multe limbi străine, deoarece firmele au numeroase contacte cu parteneri străini, iar secretarul comunică cu aceștia. De asemenea, conține indicații ale principalelor documente legislative, de reglementare, de reglementare, metodologice, organizatorice, administrative după care secretarul se ghidează în activitatea sa.

Secțiunea „Funcții” enumeră principalele activități ale secretarului (secretar-referent), de exemplu: suport de informare și documentare pentru șef, sprijin organizațional pentru activitatea șefului, participarea la pregătirea expozițiilor și prezentărilor etc.

Secțiunea „Responsabilități” enumeră toate tipurile de lucrări, operațiuni și tehnologii utilizate în implementarea acestora. Enumeră într-o succesiune logică munca prestată de secretar. Toate tipurile de lucrări sunt împărțite în operațiuni cu indicarea tehnologiei de execuție. De exemplu, funcția „suport de informare și documentare” este împărțită în două părți: documentare și lucru cu documente. Documentația, la rândul ei, include întocmirea scrisorilor (scrisori de invitație, scrisori de reamintire etc.), telegrame etc., la instrucțiunile managerului de proiect; imprimarea documentelor capului pe computer; verificarea corectitudinii executării documentelor atunci când sunt depuse spre semnare șefului (vizele, disponibilitatea și corectitudinea detaliilor în conformitate cu cerințele standardului etc.); realizarea și certificarea de copii ale documentelor etc. Lucrul cu documente include primirea documentelor primite (orele sunt indicate, de exemplu: orele 09 și 16), primirea de faxuri și e-mail-uri (în timpul zilei); prelucrarea primară a documentelor primite în conformitate cu cerințele instrucțiunilor de lucru de birou; previzualizare documente (dacă este încredințată secretarului); înregistrarea documentelor conform regulilor stabilite de organizație; raport de documente către șef etc.

Secțiunea „Drepturi” este poate cea mai importantă. El subliniază locul secretarului în sistemul de management, importanța sa, poziția în organizație. Prin drepturi sunt vizibile atribuțiile delegate de șef secretarului și gradul de independență al acestuia. Această secțiune îi permite secretarului să elibereze timpul managerului pentru rezolvarea principalelor sarcini strategice și tactice.

Această secțiune a fișei postului este cea care îi conferă secretarului (secretar-referent) puteri mai mari sau mai mici și determină gradul capacităților sale.

Secțiunea „Responsabilitate” este întocmită în strictă conformitate cu legea.

Secțiunea „Relații (conexiuni după poziție)” este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii oricărui angajat al aparatului administrativ și, în primul rând, acest lucru se datorează introducerii active a sistemelor automate care necesită indicarea detaliată a informațiilor, în ce formă, cui se transmite și de la cine provine .

În ultimii ani, în fișele posturilor a apărut adesea o secțiune de evaluare a posturilor. De obicei, indică criteriile pentru oportunitatea lucrării și calitatea acesteia, de exemplu: absența reclamațiilor, reclamațiilor și reclamațiilor; absența erorilor în documente; respectarea termenelor de executare a instrucțiunilor din partea conducerii etc.

De regulă, fișa postului se încheie cu indicarea procedurii de revizuire a acesteia. Condițiile de revizuire a fișei postului pot fi modificări ale structurii organizației, care au implicat o redistribuire a atribuțiilor angajaților, o modificare a tipurilor de muncă efectuate de secretar și introducerea tehnologiei informatice. Dar mult mai des indică perioada de revizuire obligatorie sau reaprobare a instrucțiunii (3 ani sau 5 ani).

O secțiune opțională este „Organizarea muncii”, dar recent a fost foarte populară și devine din ce în ce mai comună. Acesta oferă un program zilnic aproximativ pentru munca secretarului. S-ar putea să arate așa.

PRIMA JUMĂTATE A ZILEI DE LUCRU:

1) să vină la muncă cu 10 minute înaintea șefului, pentru a verifica starea locului de muncă (al său și al șefului), să se pună în ordine, să întocmească sau să clarifice un plan pentru ziua următoare;

2) selectează documentele și cazurile necesare în conformitate cu planul;

3) primiți corespondență, familiarizați-vă cu conținutul, lăsați deoparte documente care necesită o decizie prioritară a șefului;

4) telegrame, faxuri urgente și mesaje telefonice de transferat imediat la cap;

5) să pregătească opțiuni de posibile răspunsuri sau rezoluții pentru restul documentelor, să se distribuie între executori;

6) revizuirea recenziilor primite, rapoarte, invitații etc.; Înregistrați datele și orele tuturor evenimentelor în agenda-calendar;

7) păstrează documentele necesare pentru activitatea curentă de informare și referință;

8) raportează managerului asupra corespondenței primite;

9) clarifică, împreună cu șeful, conținutul activităților planificate pentru ziua în curs;

10) transferă telefonic și personal instrucțiunile șefului executorilor relevanți și reamintește despre expirarea termenelor de executare a documentelor.

DUPA AMIAZA:

1) ridicarea și pregătirea pentru semnare a documentelor executate;

2) raportează managerului asupra documentelor executate, ia de la manager documentele prelucrate de acesta;

3) procesează și trimite documentele de ieșire;

4) planificați activități pentru ziua următoare.

Pe parcursul zilei de lucru sunt:

a) lucrul cu vizitatorii, convorbirile telefonice;

b) depunerea documentelor executate în cazuri;

c) efectuarea lucrului pe calculator;

d) organizarea copierii documentelor în conformitate cu instrucțiunile șefului.

Sfârșitul zilei de lucru:

1) revizuiți-vă jurnalul și informați departamentele relevante despre necesitatea pregătirii pentru anumite activități;

2) în cazul în care șeful rămâne la lucru după încheierea zilei de lucru, este necesar să îi furnizeze toate informațiile, materialele necesare;

3) faceți ordine la locul de muncă, scoateți documentele, încuiați seiful și toate dulapurile cu o cheie, opriți echipamentele electronice și tehnice din rețea.

Fișa postului este parte integrantă a întregului pachet de documente necesare organizării activității aparatului administrativ.

SFAT. Organizează-ți ziua de lucru în așa fel încât să poți face totul și să fii util tuturor. Acordă-te muncii tale, dar nu uita că există probleme care nu sunt de competența ta. Prin urmare, fă doar ceea ce trebuie să faci.

Rezumând: de remarcat din nou că fișa postului pentru secretar este un document individual, întrucât postul de secretar are multe gradații. Fiecare secretar, pe baza domeniului și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii sale în secretar, are propria gamă de îndatoriri și drepturi, diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice.

Inginerul șef al unei întreprinderi este de obicei considerat mâna dreaptă a directorului, iar adjunctul pentru comerț este stânga, dar când nu există secretar, directorul este complet fără mâini.

Secretar orice organizație are nevoie și, prin urmare, fișa postului de secretară este utilă fiecărei companii. Este important să definiți clar responsabilitățile postului de secretară, care nu se limitează la preluarea apelurilor și zâmbete dulci. Vă oferim un exemplu de fișă a postului pentru secretarul șefului - directorul general, șef de departament, directorul filialei etc.

Descrierea postului de secretar

APROBA
CEO
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct directorului general / șefului diviziei structurale a companiei.
1.4. În absența secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, care se anunță în ordinul de organizare.
1.5. În postul de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de la șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Atribuțiile secretarului

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.
2.5. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
2.10. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
2.11. Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de cale ferată, rezervă hoteluri.
2.12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea intempestivă, neglijentă a atribuțiilor lor.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.