மின்னணு ஆவண மேலாண்மை மூலம். SED: ஒரு அறிமுகம். எளிய அல்லது தகுதியற்ற கையொப்பம்

அன்பான வாசகர்களே! இந்த ஆய்வுக்கான பொருட்களை சேகரிக்கும் போது, ​​மதிப்பாய்வில் வழங்கப்பட்ட MOTIV அமைப்பின் செயல்பாடு தவறாக மதிப்பிடப்பட்டதால், ஆசிரியர்கள், தங்கள் விருப்பப்படி, குறிப்பிட்ட தயாரிப்பின் செயல்பாட்டை மிகவும் துல்லியமாக பிரதிபலிக்க வரைபடங்களை சரிசெய்தனர். சரி செய்யப்பட்ட வரைபடங்கள் MOTIV அமைப்பு பதிப்பு 1.1 இன் செயல்பாட்டைக் குறிக்கின்றன, இது சோதனை பங்கேற்பாளர்களைத் தேர்ந்தெடுக்கும் போது (மார்ச் 2010) இருந்தது. பிற அமைப்புகளின் சில அளவுருக்கள் தவறாக மதிப்பிடப்பட்டிருக்கலாம்.

அதையும் உங்களுக்கு நினைவூட்டுகிறோம் இந்த நேரத்தில்பொருள் மிகவும் காலாவதியானது மற்றும் இந்த அமைப்புகளின் நவீன பதிப்புகளின் செயல்பாடு அல்லது அவற்றுக்கிடையேயான உறவை மதிப்பிடுவதற்கான அடிப்படையாக இருக்க முடியாது.

AT நவீன அமைப்புமின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகள் (EDMS) தகவல் தொழில்நுட்ப உள்கட்டமைப்பின் இன்றியமையாத அங்கமாக மாறி வருகின்றன. அவர்களின் உதவியுடன், வணிக நிறுவனங்களின் செயல்திறனை அதிகரிக்கவும் தொழில்துறை நிறுவனங்கள், மற்றும் மின்னணு ஆவண மேலாண்மை தொழில்நுட்பங்களின் அடிப்படையில் பொது நிறுவனங்களில், பணிகள் தீர்க்கப்படுகின்றன உள் மேலாண்மை, இடைநிலை தொடர்பு மற்றும் மக்களுடனான தொடர்பு. பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட சுருக்கமானது EDMS ஆகும், இருப்பினும் CAD (பணிப்பாய்வு ஆட்டோமேஷன் அமைப்பு), EDMS (மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு) மற்றும் SADO (ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு) ஆகியவையும் அதனுடன் பயன்படுத்தப்படுகின்றன.

மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு (EDMS) என்பது ஒரு நிறுவன மற்றும் தொழில்நுட்ப அமைப்பாகும், இது மின்னணு ஆவணங்களை உருவாக்குதல், அணுகுதல் மற்றும் விநியோகம் செய்வதற்கான செயல்முறையை வழங்குகிறது. கணினி நெட்வொர்க்குகள், அத்துடன் நிறுவனத்தில் ஆவணங்களின் ஓட்டத்தின் மீதான கட்டுப்பாட்டை வழங்குதல்.

ஆரம்பத்தில், இந்த வகுப்பின் அமைப்புகள் கிளாசிக்கல் அலுவலக வேலைகளின் பணிகளை தானியங்குபடுத்துவதற்கான ஒரு கருவியாக மட்டுமே கருதப்பட்டன, ஆனால் காலப்போக்கில் அவை பரந்த அளவிலான பணிகளை மறைக்கத் தொடங்கின. இன்று, EDMS டெவலப்பர்கள் தங்கள் தயாரிப்புகளை கடிதப் பரிமாற்றம் மற்றும் ORD (நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்கள்) ஆகியவற்றுடன் மட்டுமல்லாமல், பல்வேறு வகைகளிலும் வேலை செய்ய முனைகின்றனர். உள் ஆவணங்கள்(ஒப்பந்தங்கள், விதிமுறை, குறிப்பு மற்றும் திட்ட ஆவணங்கள், பணியாளர்கள் நடவடிக்கைகள் பற்றிய ஆவணங்கள், முதலியன). மின்னணு ஆவணங்களுடன் பணிபுரிவது ஒரு முக்கிய அங்கமாக இருக்கும் பயன்பாட்டு சிக்கல்களைத் தீர்க்க EDMS பயன்படுத்தப்படுகிறது: வாடிக்கையாளர்களுடனான தொடர்புகளை நிர்வகித்தல், குடிமக்களின் முறையீடுகளைச் செயலாக்குதல், சேவைத் துறையின் வேலையை தானியங்குபடுத்துதல், திட்டப் பணிப்பாய்வுகளை ஒழுங்கமைத்தல் போன்றவை. உண்மையில், மின்னணு ஆவண மேலாண்மை. கணினி என்பது மின்னணு ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் எந்தவொரு தகவல் அமைப்பும் ஆகும்.

சமீபத்திய ஆண்டுகளில் EDMS சந்தையானது உள்நாட்டு தகவல் தொழில்நுட்பத் துறையின் மிகவும் ஆற்றல்மிக்க வளர்ச்சியடைந்த பிரிவுகளில் ஒன்றாகும். 2009 ஆம் ஆண்டில், ஐடிசி படி, ரஷ்யாவில் ஒட்டுமொத்த மென்பொருள் சந்தையின் அளவு கிட்டத்தட்ட 50% குறைக்கப்பட்ட பின்னணியில், இந்த பிரிவு அதிக நிலைத்தன்மையைக் காட்டியது. 2009 ஆம் ஆண்டிற்கான தரவுகளின்படி, அதன் சரிவு 20-25% க்கு மேல் இல்லை. எண் அடிப்படையில், இன்று EDMS சந்தையின் அளவு, CNews Analytics படி, சுமார் 220-250 மில்லியன் டாலர்கள்.

மின்னணு ஆவண மேலாண்மை தொழில்நுட்பங்களின் நுகர்வோர் பல்வேறு அளவுகள் மற்றும் பிரத்தியேகங்களின் நிறுவனங்கள். பாரம்பரியமாக, பொதுத்துறை EDMS இன் முக்கிய நுகர்வோர். நிபுணர்களின் கூற்றுப்படி, மின்னணு ஆவண மேலாண்மை தொழில்நுட்பங்களை அறிமுகப்படுத்துவதற்கான சுமார் 30% திட்டங்கள் அரசாங்க நிறுவனங்களால் கணக்கிடப்படுகின்றன. அதே நேரத்தில், EDMS சந்தையின் நிலைத்தன்மைக்கு அடிப்படையாக அமைந்தது மாநிலத்தின் ஆர்வமே முக்கியமானது, இது நெருக்கடி காலங்களில் கூட குறிப்பிடத்தக்க வளர்ச்சி உத்வேகத்தைப் பெற்றது. மின்னணு ஆவண மேலாண்மை என்பது "மின்னணு அரசாங்கம்" என்ற கருத்தின் முக்கிய அங்கமாக அழைக்கப்படுகிறது, இதை செயல்படுத்துவது மாநிலம், மக்கள் தொகை மற்றும் வணிகத்திற்கு இடையிலான தொடர்புகளில் அதிகாரத்துவ தடைகளை அகற்றவும், ஊழலைக் குறைக்கவும் உதவும். உடல்களில் திட்டங்களை செயல்படுத்துவதற்கான ஒரு அம்சமாக மாநில அதிகாரம்மற்றும் முக்கிய அரசு நிறுவனங்கள்தகவல் பாதுகாப்பிற்கான அதிகரித்த தேவைகளைக் குறிப்பிடுவது மதிப்பு. பாதுகாப்பான மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகளின் பிரதி மென்பொருள் தயாரிப்புகளின் அடிப்படையில் கட்டுமானம் (மேம்பாடு) பற்றி நாங்கள் பேசுகிறோம்.

EDMS டெவலப்பர்கள் பற்றி

EDMS வகுப்பு தீர்வைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது, ​​வாடிக்கையாளர் பல்வேறு விருப்பங்களைக் கருதுகிறார்: ஒரு பெட்டி தீர்வு, ஒரு தளம் சார்ந்த தீர்வு அல்லது தனிப்பயன் மேம்பாடு. ரஷ்ய டெவலப்பர்கள் முக்கியமாக ஆயத்த தீர்வுகளை வழங்குகிறார்கள், அதே நேரத்தில் மேற்கத்திய டெவலப்பர்கள் பிளாட்ஃபார்ம் வழங்குநர்களாக செயல்படுகிறார்கள், அதன் அடிப்படையில் வடிவமைப்பு தீர்வுகள் மற்றும் தனிப்பயன் மேம்பாடுகள் செயல்படுத்தப்படுகின்றன. புள்ளிவிவரங்களின்படி, சந்தை கட்டமைப்பில், ரஷ்ய டெவலப்பர்கள் EDMS ஐ செயல்படுத்துவதற்கான மொத்த திட்டங்களில் சுமார் 95% ஆகும். விளக்கங்களில் ஒன்று, ரஷ்யாவில் உள்நாட்டு மேலாண்மை மரபுகளின் அடிப்படையில் ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் தனித்தன்மை இன்னும் வலுவாக உள்ளது.

பல விற்பனையாளர்கள் SaaS (ஒரு சேவையாக மென்பொருள்) முறையில் வாடிக்கையாளர்களுக்கு EDMS ஐ வழங்கத் தொடங்கியுள்ளனர் என்பது குறிப்பிடத்தக்கது, ஆனால் இதுவரை இந்த அணுகுமுறை, பல காரணங்களுக்காக (வழங்குபவர் மீதான நம்பிக்கை, தரம் மற்றும் தகவல் தொடர்பு சேனல்களின் நம்பகத்தன்மை) , கணினியின் திறன்களை அறிந்துகொள்வதற்கான ஒரு வடிவமாக கருதப்படலாம், மேலும் பணிப்பாய்வு ஆட்டோமேஷனுக்கான உண்மையான அணுகுமுறையாக அல்ல.

ஆவணங்களுடன் பணிபுரிய ECM (நிறுவன உள்ளடக்க மேலாண்மை) வகுப்பு அமைப்புகளைப் பயன்படுத்துவது வளர்ந்து வரும் போக்குகளில் ஒன்றாகும்.

கட்டற்ற கலைக்களஞ்சியத்தின் (விக்கிபீடியா) படி:
நிறுவன உள்ளடக்க மேலாண்மை (ECM) - மேலாண்மை தகவல் வளங்கள்நிறுவன அல்லது பெருநிறுவன தகவல் மேலாண்மை.

ECM கருத்தின் கட்டமைப்பிற்குள், கார்ப்பரேட் தகவலுடன் பணிபுரிவதை உறுதி செய்யும் பணிகளில் ஒன்றாக ஆவண மேலாண்மை கருதப்படுகிறது. இந்த அணுகுமுறை முக்கியமாக மேற்கத்திய டெவலப்பர்களால் ஆதரிக்கப்படுகிறது. ரஷ்யாவில் இத்தகைய தொழில்நுட்பங்களுக்கான தேவை இன்னும் உருவாக்கும் கட்டத்தில் இருந்தாலும், பல உள்நாட்டு EDMS ஏற்கனவே பல்வேறு ECM கூறுகளை செயல்படுத்தியுள்ளது: ஆவண மேலாண்மை, ஆவண பட மேலாண்மை, ஆவணங்களின் நீண்டகால சேமிப்பு, பணிப்பாய்வு மேலாண்மை (பணிப்பாய்வு), ஆவணங்களுடன் கூட்டு வேலை . அடிப்படையில், இணைய உள்ளடக்கம் மற்றும் மல்டிமீடியா உள்ளடக்கத்தை நிர்வகிப்பதற்கான சிக்கல்களின் ஆழமான விரிவாக்கத்தின் மூலம் ECM தொழில்நுட்பங்கள் EDMS இலிருந்து வேறுபடுகின்றன.

"மின்னணு ஆவணம்" தொடர்பான மாநில முயற்சிகள்

2009-2010 ஆம் ஆண்டில், மாநில மற்றும் பொது வாழ்க்கையின் பல்வேறு அம்சங்களில் தகவல் தொழில்நுட்பங்களின் ஊடுருவலின் அளவை அதிகரிப்பதை நோக்கமாகக் கொண்ட அரசு, மக்கள் தொகை மற்றும் வணிகம் ஆகியவற்றுக்கு இடையேயான அதிகாரப்பூர்வ மின்னணு தொடர்புகளை அமைப்பது தொடர்பான பல உலகளாவிய அரசாங்க முயற்சிகள் ரஷ்யாவில் செயல்படுத்தத் தொடங்கின. . பட்டியலின் ஒப்புதலும் இதில் அடங்கும் பொது சேவைகள்இணையம் வழியாக மக்களுக்கு வழங்கப்பட்டது, மற்றும் "மின்னணு அரசாங்கம்" என்ற கருத்தை செயல்படுத்துவதற்கான முதல் முக்கியமான படிகளாக மாறிய இடைநிலை ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு மீதான விதிகளின் ஒப்புதல்.

மின்னணு ஆவணத்தின் சட்டப்பூர்வ அடிப்படையின் சிக்கல் இன்னும் திறந்திருக்கும் என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். இன்று, மின்னணு ஆவண நிர்வாகத்தில் பங்கேற்பாளர்களின் செயல்பாடுகள் சட்டங்கள் மற்றும் விதிமுறைகளால் கட்டுப்படுத்தப்படுகின்றன மின்னணு - டிஜிட்டல் கையொப்பம்(EDS), GOST மற்றும் அலுவலக வேலை மற்றும் காப்பகத்திற்கான வழிமுறைகள், சட்டங்கள் மற்றும் விதிமுறைகள் தகவல் தொழில்நுட்பம். ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் விதிகள் மற்றும் நடைமுறைகள் மாநில அளவில் வரையறுக்கப்பட்டுள்ளன, தகவல் அமைப்புகளுக்கான பாதுகாப்புத் தேவைகள் உள்ளன, ஆனால் சட்டம் இன்னும் வரையறுக்கப்படவில்லை. சட்ட ரீதியான தகுதிமின்னணு ஆவணம்.

EDMS தரநிலைகள்

இன்று, EDMS டெவலப்பர்களின் செயல்பாடுகள் நடைமுறையில் கட்டுப்படுத்தப்படவில்லை. வளரும் மென்பொருள் தயாரிப்புகள்மற்றும் செயல்படுத்தும் திட்டங்களை செயல்படுத்துதல், டெவலப்பர்கள் மற்றும் சப்ளையர்கள், ஒரு பட்டம் அல்லது வேறு, பின்வரும் ஒழுங்குமுறை மற்றும் சட்ட ஆவணங்களால் வழிநடத்தப்படுகிறார்கள்:

• GOST R 51141-98. அலுவலக வேலை மற்றும் காப்பகம். விதிமுறைகள் மற்றும் வரையறைகள் (பிப்ரவரி 27, 1998 எண் 28 இன் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் மாநிலத் தரத்தின் ஆணையால் அங்கீகரிக்கப்பட்டது);
• ஜனவரி 10, 2002 இன் பெடரல் சட்டம் எண் 1-FZ "மின்னணு டிஜிட்டல் கையொப்பத்தில்" (நவம்பர் 8, 2007 இல் திருத்தப்பட்டது);
• GOST R 6.30-2003. நிறுவன மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்களின் ஒருங்கிணைந்த அமைப்பு. காகிதப்பணிக்கான தேவைகள் (மார்ச் 3, 2003 N 65-st இன் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் மாநில தரநிலையின் ஆணையால் அங்கீகரிக்கப்பட்டது);
• செப்டம்பர் 22, 2009 ஆம் ஆண்டின் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் அரசாங்கத்தின் ஆணை எண் 754 "இடைநிலை மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு மீதான ஒழுங்குமுறைகளின் ஒப்புதலின் பேரில்";
• ஜூலை 27, 2006 இன் ஃபெடரல் சட்டம் எண் 149-FZ "தகவல், தகவல் தொழில்நுட்பங்கள் மற்றும் தகவல் பாதுகாப்பு".

EDMS ஐ செயல்படுத்துவதற்கான திட்டங்களை செயல்படுத்தும் போது, ​​தனிப்பட்ட தரவுகளுடன் பணிபுரியும் விஷயத்தில், ஜூலை 27, 2006 N 152-FZ "தனிப்பட்ட தரவுகளில்" மற்றும் டிசம்பர் 27, 2009 இன் ஃபெடரல் சட்டங்களின் தேவைகளால் வழிநடத்தப்பட வேண்டும். N 363-FZ "கட்டுரைகள் 19 மற்றும் 25 இல் திருத்தங்கள் கூட்டாட்சி சட்டம்"தனிப்பட்ட தரவு பற்றி".

GOSTகள் இயற்கையில் ஆலோசனையாக இருப்பதால், டெவலப்பர்கள் தங்கள் தீர்வுகளில் அதிகபட்ச நெகிழ்வுத்தன்மையை உள்ளடக்குகின்றனர், இதனால் வாடிக்கையாளரைப் பொறுத்து, ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் பல்வேறு திட்டங்களை அமைப்பின் அடிப்படையில் செயல்படுத்த முடியும். பெரும்பாலும், கணினியின் கட்டமைப்பு மற்றும் தர்க்கம் ஆவண ஓட்டம் ஆட்டோமேஷனுக்கு வேறுபட்ட மற்றும் சில நேரங்களில் எதிர் அணுகுமுறைகளை வழங்க வேண்டும். பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட தரநிலைகளின் பற்றாக்குறை டெவலப்பர்களுக்கு மட்டுமல்ல, வாடிக்கையாளர்களுக்கும் ஒரு பிரச்சனையாகும், ஏனெனில் EDMS க்கான தேவைகளின் தேர்வு மிகவும் அகநிலை ஆகும். நிறுவனங்கள் பெரும்பாலும் தொழில் நடைமுறைகளில் கூட கவனம் செலுத்த முடியாது (ஈஆர்பி, சிஆர்எம், எச்ஆர்எம், முதலியவற்றின் ஐடி அமைப்புகளின் சப்ளையரைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது இந்த அணுகுமுறை தன்னை நன்கு நிரூபித்துள்ளது). ஆவணங்களுடன் பணிபுரிவதற்கான விதிகள் மற்றும் ஒழுங்குமுறைகள் நிறுவனத்திலிருந்து நிறுவனத்திற்கு வேறுபடலாம், அதே தொழிற்துறையில் மட்டுமல்ல, அதே நிறுவனங்களின் குழுவிலும் கூட. சில எளிய எடுத்துக்காட்டுகள்: நிறுவனம் GOST களின் படி செயல்படுகிறதா இல்லையா? ஆவணங்களுடனான வேலை GOST களுடன் எவ்வளவு நன்றாக ஒத்துப்போகிறது? மூத்த நிர்வாகம் அமைப்பில் பணிபுரியத் தயாரா அல்லது உதவியாளர்கள் மற்றும் செயலாளர்கள் உயர் நிர்வாகத்தில் பணியாற்றுவார்களா? நிறுவனம் மேற்கத்திய மேலாண்மை நடைமுறைகளில் ஏதேனும் ஒன்றைப் பயன்படுத்துகிறதா? ஊழியர்கள் வேலையில் என்ன ஆட்டோமேஷன் கருவிகளைப் பயன்படுத்துகிறார்கள்? பொதுவாக மின்னணு ஆவண நிர்வாகத்தின் பணிகளின் சிக்கலானது மிகவும் தெளிவாக இருந்தாலும், அவற்றை செயல்படுத்தும் முறைகள் பெரிதும் வேறுபடுகின்றன. நவீன EDMS இன் டெவலப்பர்களுக்கான முக்கிய தேவைகளில் ஒன்று, வாடிக்கையாளரின் பணியின் பிரத்தியேகங்களைப் பொருட்படுத்தாமல், விலை, தரம் மற்றும் செயல்படுத்தும் நேரம் ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் போதுமான தீர்வை வழங்குவதாகும் (வேறுவிதமாகக் கூறினால், எந்தவொரு பிரத்தியேகத்தையும் திருப்திப்படுத்துகிறது).

நவீன மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகளின் தொழில்நுட்ப திறன்கள்

ரஷ்யாவில் மிகவும் பொதுவான ஒன்பது EDMSகளை மதிப்பாய்வு கருதுகிறது: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Management (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (அறிவாற்றல் தொழில்நுட்பங்கள்), MOTIVE (Motive). ஆவண மேடையில் (EMC Documentum) ரஷ்ய டெவலப்பர்களின் தீர்வுகளை நாங்கள் வேண்டுமென்றே சேர்க்கவில்லை, ஏனெனில் இந்த விஷயத்தில் எந்தவொரு குறிப்பிட்ட செயல்பாடு மற்றும் பிரதிபலிப்பு பற்றி பேச முடியாது. மதிப்பாய்வைத் தயாரிக்க, திறந்த மூலங்களிலிருந்து தகவல் பயன்படுத்தப்பட்டது: தகவல் பொருட்கள் மற்றும் மென்பொருள் தயாரிப்புகளின் டெமோ பதிப்புகள். ஒரு நிறுவனத்தில் மின்னணு ஆவண நிர்வாகத்தை ஒழுங்கமைப்பதற்கான உண்மையான பணிகளைத் தீர்க்க மென்பொருள் தயாரிப்புகளின் திறன்கள் மற்றும் தயார்நிலையை மதிப்பிடுவதற்கான ஒரு முயற்சியே EDMS இன் முன்வைக்கப்பட்ட பார்வை.

மதிப்பாய்வில் சிறப்பிக்கப்பட்டுள்ள அளவுகோல்கள், சில EDMS பணிகளின் தொழில்நுட்ப செயலாக்கத்தின் பார்வையில் இருந்து பரிசீலனையில் உள்ள தீர்வுகளின் சாத்தியக்கூறுகளை பகுப்பாய்வு செய்ய உதவும். அனைத்து சாத்தியக்கூறுகளும் ஏழு செயல்பாட்டு சுற்றுகளாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளன:

• ஆவணங்களின் பதிவு மற்றும் நுழைவு;
• ஆவணங்களுடன் வேலை செய்யுங்கள்;
• பணிப்பாய்வு மேலாண்மை மற்றும் கட்டுப்பாடு;
• தகவல் தேடல் மற்றும் பகுப்பாய்வு;
• தகவல் பாதுகாப்பு;
• காகித பணிப்பாய்வுக்கான ஆதரவு;
• நிலையான அமைப்புகள்.

அமைப்புகளின் பொதுவான பண்புகள் தனி அட்டவணையில் வைக்கப்பட்டுள்ளன.

பரிசீலனையில் உள்ள அனைத்து அமைப்புகளிலும் உள்ளார்ந்த (மற்றும் EDMS வகுப்பின் அனைத்து அமைப்புகளும், கொள்கையளவில்), மற்றும் ஒருவருக்கொருவர் தீர்வுகளை வேறுபடுத்துவதை சாத்தியமாக்கும் அளவுகோல்களை மதிப்பாய்வு வழங்குகிறது. பொதுவாக, அமைப்புகளின் செயல்பாடுகள் ஒரே மாதிரியாக இருக்கும், மேலும் பணிப்பாய்வுகளின் சில முக்கிய பணிகளின் விரிவான விவரக்குறிப்பு மற்றும் அவற்றின் செயல்பாட்டின் அம்சங்கள் மட்டுமே வெவ்வேறு தீர்வுகளை ஒப்பிட்டுப் பார்க்க அனுமதிக்கின்றன. மதிப்பாய்வில் வழங்கப்பட்ட அனைத்து அமைப்புகளுக்கும், ஒரு பெரிய செயல்படுத்தல் நடைமுறை உள்ளது என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். இந்த அமைப்புகள் நூற்றுக்கணக்கான நிறுவனங்களால் பணிப்பாய்வுகளை தானியக்கமாக்க பயன்படுத்தப்படுகின்றன. தவிர இந்த முடிவுகள், பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படாத 50க்கும் மேற்பட்ட மென்பொருள் தயாரிப்புகள் சந்தையில் உள்ளன.

சந்தையில் முன்னணி நிலைகளை வகிக்கும் அமைப்புகளின் புதிய பதிப்புகளை நாங்கள் பகுப்பாய்வு செய்தால், கடந்த மூன்று ஆண்டுகளில் அவற்றின் வளர்ச்சி முக்கியமாக சேவை திறன்களை மேம்படுத்துவதை நோக்கமாகக் கொண்டுள்ளது, ஏனெனில் ஒரு வடிவத்தில் அடிப்படை திறன்கள் ஏற்கனவே செயல்படுத்தப்பட்டுள்ளன. . புதிய தொழில்நுட்ப திறன்களைப் பற்றி நாம் பேசினால், நிர்வாகத்தின் திசையில் EDMS இன் வளர்ச்சிக்கான சாத்தியக்கூறுகளை நாம் கவனிக்க முடியும். வெவ்வேறு வகையானஉள்ளடக்கம் (மல்டிமீடியா), தானியங்கு செயலாக்க தொழில்நுட்பங்களின் பயன்பாடு மற்றும் ஆவணத்தின் உள்ளடக்கத்தின் பகுப்பாய்வு. ஆனால் இதுவரை, EDMS க்கான இத்தகைய செயல்பாடு கட்டாயமில்லை, மிக முக்கியமாக, ரஷ்யாவில் அதற்கான தேவை முழுமையாக உருவாக்கப்படவில்லை.

ஒப்பிடும் போது செயல்பாடு SEDக்கு பின்வரும் பெயர்கள் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டுள்ளன:

• "+" - வாய்ப்பு செயல்படுத்தப்படுகிறது;
• «+/−» - அம்சம் வரையறுக்கப்பட்ட செயல்பாட்டுடன் கிடைக்கிறது அல்லது கூடுதல் மென்பொருளை வாங்க வேண்டும்;
• "-" - சாத்தியம் செயல்படுத்தப்படவில்லை.

அட்டவணை 1. பொதுவான பண்புகள்மிகவும் பிரபலமான EDMS

அரிசி. 1. மிகவும் பிரபலமான EDMS இன் பொதுவான பண்புகள்

அட்டவணை 2. ஆவணங்களின் பதிவு மற்றும் நுழைவு

அரிசி. 2. ஆவணங்களின் பதிவு மற்றும் நுழைவு

அட்டவணை 3. ஆவணங்களுடன் பணிபுரிதல்

அரிசி. 3. ஆவணங்களுடன் பணிபுரிதல்

அட்டவணை 4. பணிப்பாய்வு மேலாண்மை மற்றும் கட்டுப்பாடு

அரிசி. 4. பணிப்பாய்வு மேலாண்மை மற்றும் கட்டுப்பாடு

அட்டவணை 5. தகவலின் தேடல் மற்றும் பகுப்பாய்வு

அரிசி. 5. தகவலின் தேடல் மற்றும் பகுப்பாய்வு

அட்டவணை 6. தகவல் பாதுகாப்பு

அரிசி. 6. தகவல் பாதுகாப்பு

அட்டவணை 7. காகித பணிப்பாய்வுக்கான ஆதரவு

அரிசி. 7. காகித பணிப்பாய்வுக்கான ஆதரவு

அட்டவணை 8. நிலையான அமைவு கருவிகள்

அரிசி. 8. நிலையான அமைவு கருவிகள்

அட்டவணை 9. ERMS செயல்பாட்டின் சுருக்கம்

அரிசி. 9. ERMS செயல்பாட்டின் இறுதி மதிப்பீடு

ஒரு விரிவான மதிப்பீட்டை நடத்த, அனைவருக்கும் புரிந்துகொள்ளக்கூடிய "விலை / செயல்பாடு" விகிதத்தின்படி வழங்கப்பட்ட EDMS ஐ நாங்கள் கருத்தில் கொள்வோம். மூன்றாவது முக்கியமான அளவுகோலை நாங்கள் கருத்தில் கொள்ள மாட்டோம் - "செயல்படுத்தும் நேரம்", ஏனெனில் இது கணினியால் வழங்கப்பட்ட உள்ளமைவு கருவிகளை மட்டுமல்ல, திட்டக் குழுவின் தகுதிகள் மற்றும் உந்துதலையும் சார்ந்துள்ளது. சிறிய திட்டங்களுக்கு (20 பயனர்களுக்கு) மற்றும் பெரிய திட்டங்களுக்கு (100 பயனர்களுக்கு) "உகந்த விலை / செயல்பாடு" அடிப்படையில் அமைப்புகளின் நிலை கீழே காட்டப்பட்டுள்ளது.

வரைபடம் 1. "உகந்த விலை / செயல்பாடு" EDMS (20 பயனர்கள்)

அரிசி. 10. "உகந்த விலை / செயல்பாடு" EDMS (20 பயனர்கள்)

வரைபடம் 2. "உகந்த விலை / செயல்பாடு" EDMS (100 பயனர்கள்)

அரிசி. 11. "உகந்த விலை / செயல்பாடு" EDMS (100 பயனர்கள்)

இந்த வரைபடங்கள் கார்ட்னர் மேஜிக் குவாட்ரன்ட் கொள்கையின்படி கட்டப்பட்டுள்ளன, இதில் நான் குவாட்ரன்டில் அமைந்துள்ள அமைப்புகள் "உகந்த விலை/செயல்பாடு" அளவுகோலின்படி உகந்த விகிதத்தைக் கொண்டுள்ளன. வரைபடத்தின் II மற்றும் IV quadrants இல் விலை மற்றும் செயல்பாட்டின் சீரான குறிகாட்டிகள் இல்லாத அமைப்புகள் உள்ளன.

ஆய்வுக்குத் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட அளவுகோல், நவீன நிறுவனத்தில் மின்னணு ஆவண நிர்வாகத்தின் உண்மையான சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதற்கான அவர்களின் தயார்நிலையின் பார்வையில் பல்வேறு EDMS ஐ மதிப்பீடு செய்வதை சாத்தியமாக்குகிறது. சிறிய திட்டங்கள் (வரைபடம் 1) மற்றும் பெரிய திட்டங்கள் (வரைபடம் 2) ஆகிய இரண்டிலும் தலைவர்களின் குழுவில் Directum, DocsVision, MOTIV மற்றும் EUFRATS அமைப்புகள் அடங்கும். மீதமுள்ள அமைப்புகள் II மற்றும் IV quadrants இல் அமைந்துள்ளன. ஒரே விதிவிலக்கு DELO அமைப்பு ஆகும், இது 20 பயனர்களுக்கான EDMSக்கான வரைபடத்தின் முதல் பகுதியிலும் விழுந்தது. EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO ஆகியவற்றால் பெறப்பட்ட முடிவுகள், இந்த அமைப்புகள் ஆவணங்களுடன் பணியை தானியக்கமாக்குவதற்கான ஒருங்கிணைந்த அணுகுமுறையை வழங்கவில்லை, ஆனால் ஒரு குறிப்பிட்ட வகை மின்னணு ஆவணங்களைத் தீர்ப்பதில் கவனம் செலுத்தும் முக்கிய சலுகைகள். மேலாண்மை பணிகள். III quadrant இல் அமைப்புகள் இல்லாதது, மதிப்பாய்வு ரஷ்யாவில் மிகவும் பொதுவான EDMS எனக் கருதப்படுகிறது, மேலும் தற்போது வாடிக்கையாளர்களுக்கு வழங்கப்படும் அனைத்து அமைப்புகளும் இல்லை என்பதன் மூலம் விளக்கப்படுகிறது.

ஒரு அமைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது வழங்கப்பட்ட கண்ணோட்டம் உங்களுக்கு பயனுள்ளதாக இருக்கும் என்று நம்புகிறோம். இன்று EDMS ஐ செயல்படுத்துவதன் மூலம், நிறுவனம் அதன் செயல்பாடுகளின் செயல்திறனை அதிகரிப்பது மட்டுமல்லாமல், மிகவும் முக்கியமானது, புதிய நிலைமைகளில் மதிப்புமிக்க அனுபவத்தையும் நடைமுறையையும் பெறுகிறது - மின்னணு ஆவண மேலாண்மை நிலைமைகளில்.

பி.எஸ். மதிப்பாய்வைத் தயாரிப்பதற்கு, EDMS உற்பத்தியாளர்களின் அதிகாரப்பூர்வ இணையதளங்களில் இருந்து பொதுவில் கிடைக்கும் பொருட்கள் மட்டுமே பயன்படுத்தப்பட்டன. கட்டுரை வெளியான பிறகு, தொழில்துறையின் தயாரிப்புகளின் முழுமையற்ற விளக்கம் காரணமாக அது மாறியது தகவல் அமைப்புகள்”, அவர்களின் முடிவு பற்றிய தகவல்கள் தவறானவை. இந்த சிக்கலை விரிவாக ஆய்வு செய்து அடுத்த கட்டுரையில் முடிவுகளை விவரிப்போம்.

"," ஆய்வறிக்கை "மற்றும் 1C: ஆவண மேலாண்மை. TAdviser தளத்தில் இந்த தீர்வுகளின் பங்கு 60% ஐ விட அதிகமாக உள்ளது.

அதே நேரத்தில், க்கான கடந்த ஆண்டுஇதில் 600 புதிய திட்டங்கள் பற்றிய தகவல்கள் உள்ளன. 2019 ஆம் ஆண்டில், TAdviser இன் அடிப்படையானது எல்மா, "தீசிஸ்", DirectumRX மற்றும் "1C: ஆவண மேலாண்மை" அமைப்புகளின் செயலாக்கங்கள் பற்றிய தகவல்களுடன் பெரும்பாலும் நிரப்பப்பட்டது.

EDMS / ECM தொடர்பான ஒரு குறிப்பிட்ட நிறுவனத்தின் அனைத்து தீர்வுகளையும் கணக்கில் எடுத்துக்கொண்டு, விற்பனையாளர்களின் செயலாக்கங்களை நாங்கள் கருத்தில் கொண்டால், இந்த விஷயத்தில், 2019 ஆம் ஆண்டின் இறுதியில் முதல் 5, இது போல் இருக்கும்: Directum, Elma,, Docsvizhn மற்றும் ஹால்மாண்ட்.

2018

டிசம்பர் 2018 நிலவரப்படி, EDMS/ECM திட்டங்களின் TAdviser இன் தரவுத்தளமானது 5.1 ஆயிரத்துக்கும் மேற்பட்ட செயலாக்கங்கள் பற்றிய தகவல்களை உள்ளடக்கியது. டிசம்பர் 2017 முதல், அதாவது. முந்தைய அறிக்கை வெளியிடப்பட்டதிலிருந்து, இது கிட்டத்தட்ட 700 புதிய மற்றும் காப்பகத் திட்டங்களால் நிரப்பப்பட்டுள்ளது.

அனைத்து திட்டங்களிலும் பாதி, தளத்தில் கிடைக்கும் தகவல்கள் 5 இல் விழும் உள்நாட்டு அமைப்புகள்- Directum, Elma, Docsvision, "Case" மற்றும் "Thesis".

குறிப்பிட்ட விற்பனையாளர்களின் EDMS / ECM வகுப்பின் அனைத்து தயாரிப்புகளையும் செயல்படுத்துவதைப் பார்த்தால், திட்டங்களின் எண்ணிக்கையில் முதல் ஐந்து இது போல் இருக்கும்: டைரக்டம், எல்மா, எலக்ட்ரானிக் ஆபிஸ் சிஸ்டம்ஸ் (EOS), டாக்ஸ்விஜ்ன் மற்றும் ஹால்மாண்ட்.

2017

மிகவும் பிரபலமான EDMS/ECM அமைப்புகள்

டிசம்பர் 2017 தொடக்கத்தில், EDMS/ECM திட்டங்களின் TAdviser இன் தரவுத்தளமானது தோராயமாக 4,440,000 செயலாக்கங்கள் பற்றிய தகவல்களை உள்ளடக்கியது. நவம்பர் 2016 முதல், அதாவது. முந்தைய அறிக்கை வெளியிடப்பட்டதிலிருந்து, இது 460 புதிய மற்றும் காப்பகத் திட்டங்களால் நிரப்பப்பட்டது.

அனைத்து திட்டங்களிலும் பாதிக்கும் மேற்பட்டவை, தளத்தில் கிடைக்கும் தகவல்கள், Directum, Docsvision, ELMA, Delo மற்றும் 1C: Document Management ஆகிய 5 உள்நாட்டு அமைப்புகளில் விழுகின்றன.

குறிப்பிட்ட விற்பனையாளர்களால் EDMS / ECM வகுப்பின் அனைத்து தயாரிப்புகளையும் செயல்படுத்துவதை நீங்கள் பார்த்தால், திட்டங்களின் எண்ணிக்கையைப் பொறுத்தவரை, முதல் ஐந்து, ஒரு வருடத்திற்கு முன்பு போலவே, இது போல் இருக்கும்: டைரக்டம், எலக்ட்ரானிக் அலுவலக அமைப்புகள் (EOS) , ELMA, Doksvizhn மற்றும் 1C.

2016

மிகவும் பிரபலமான EDMS/ECM அமைப்புகள்

நவம்பர் 2016 தொடக்கத்தில், பல்வேறு தொழில்களில் EDMS / ECM அமைப்புகளின் 3980 செயலாக்கங்கள் பற்றிய தகவல்களை TAdviser திட்டத் தளம் உள்ளடக்கியது. இந்தத் தரவுகளின்படி, அதிக எண்ணிக்கையிலான திட்டங்கள் Directum (677 திட்டங்கள்), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) மற்றும் 1C: ஆவண மேலாண்மை (164) அமைப்புகளைப் பயன்படுத்தி முடிக்கப்பட்டன.

நிச்சயமாக, இந்த புள்ளிவிவரங்கள் செயலாக்கங்களின் உண்மையான எண்ணிக்கையிலிருந்து வெகு தொலைவில் உள்ளன, ஏனெனில், எடுத்துக்காட்டாக, 1C நிறுவனத்தின் இணையதளத்தில் மட்டுமே 1C: ஆவண மேலாண்மையின் 1.5 ஆயிரத்துக்கும் மேற்பட்ட செயலாக்கங்கள் பற்றிய தகவல்கள் உள்ளன. ஆயினும்கூட, குரல் கொடுத்த தரவு ரஷ்யாவில் எந்த அமைப்புகள் பெரும்பாலும் பயன்படுத்தப்படுகின்றன என்பதைப் புரிந்துகொள்வதை சாத்தியமாக்குகிறது.

மிகவும் அடிக்கடி செயல்படுத்தப்படும் முதல் பத்து அமைப்புகளில், இரண்டு வெளிநாட்டு தீர்வுகள் மட்டுமே குறிப்பிடப்படுகின்றன - ஆவணம் மற்றும் ஷேர்பாயிண்ட். முதலாவதாக, வெளிநாட்டு தயாரிப்புகள் பயன்படுத்தப்படும் திட்டங்கள் அளவினால் அல்ல, அளவினால் எடுக்கப்படுகின்றன என்பதன் மூலம் இது விளக்கப்படுகிறது.

EDMS/ECM செயலாக்கங்களின் எண்ணிக்கையின்படி விற்பனையாளர்கள்

EDMS/ECM வகுப்பைச் சேர்ந்த குறிப்பிட்ட விற்பனையாளர்களின் அனைத்து அமைப்புகளின் மொத்த செயலாக்கங்களை மேலே உள்ள வரைபடம் காட்டுகிறது. TAdviser தரவுத்தளத்தில் EDMS (ECM) என வகைப்படுத்தப்பட்ட ஒரே விற்பனையாளரின் இரண்டு அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட தீர்வுகளை ஒரு திட்டம் பயன்படுத்தினால், ஒவ்வொரு தீர்வையும் செயல்படுத்துவது தனித்தனியாக கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளப்படும்.

2015

மிகவும் பிரபலமான EDMS/ECM அமைப்புகள்

TAdviser இன் கூற்றுப்படி, டெலோ மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு செயல்படுத்தல்களின் எண்ணிக்கையில் முன்னணியில் உள்ளது. முழு கண்காணிப்பு காலத்திற்கான TAdviser தரவுத்தளத்தில், பயன்படுத்தி முடிக்கப்பட்ட 418 திட்டங்கள் உள்ளன இந்த முடிவு. DocsVision - 416 செயலாக்கங்களைப் பயன்படுத்தி சிறிதளவு குறைவான திட்டங்கள் செயல்படுத்தப்பட்டன. மேலும் அளவு அடிப்படையில் முதல் ஐந்து இடங்களில் முறையே ELMA, Directum மற்றும் "1C: Document Management 8" - 393, 368 மற்றும் 124 ஆகிய அமைப்புகள் உள்ளன. மொத்தத்தில், TAdviser தரவுத்தளத்தில், நவம்பர் 2015 நிலவரப்படி, 3.3 ஆயிரத்துக்கும் மேற்பட்ட திட்டங்கள் பற்றிய தகவல்கள் உள்ளன.

2014 இல் முடிக்கப்பட்ட அனைத்து திட்டங்களிலும், அவற்றில் சுமார் 500 TAdviser தரவுத்தளத்தில் உள்ளன, அதிக எண்ணிக்கையிலான செயலாக்கங்கள் ELMA, Directum, Delo, DocsVision மற்றும் "

ஒரு நவீன நிறுவனம் அல்லது அமைப்பின் "டிஜிட்டல்" உள்கட்டமைப்பின் கட்டாய உறுப்பு ஒரு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு ஆகும். வெளிப்புற மற்றும் உள் ஆவணங்களுடன் பணிபுரிவது நிறுவன செயல்பாட்டின் மிகவும் சிக்கலான, உழைப்பு மிகுந்த மற்றும் "சிக்கல்" பகுதியாக கருதப்படுகிறது. மின்னணு தீர்வுகள்அதை கணிசமாக எளிமைப்படுத்தவும் மேம்படுத்தவும் முடியும்.

வணிகத் துறையில் உள்ள நிறுவனங்கள் மற்றும் அரசு நிறுவனங்களுக்கு சிறப்பு அமைப்புகளின் பயன்பாடு பொருத்தமானது. முதலாவதாக, அவர்கள் லாபத்தை அதிகரிப்பதற்கான வாய்ப்புகளைத் திறக்கிறார்கள், வேலையில் வருமானம், மற்றும் இரண்டாவது அவர்கள் பயனுள்ள தீர்வுதகவல் மற்றும் ஆவணங்களின் ஓட்டத்தை மேம்படுத்துவதற்கான பணிகள், துறைகளுக்கிடையேயான தொடர்பு மற்றும் வேலை.

மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு (EDMS) ஒரு தேவை, ஒரு விருப்பம் அல்ல. இன்றைய பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் டிஜிட்டல் வடிவில் அலுவலக ஆவணங்களை உருவாக்குகின்றன, ஆனால், தகவல் பரிமாற்ற செயல்முறைகளின் குறைபாடு காரணமாக, ஊழியர்கள் அவற்றை அச்சிட்டு, "உடல்" வடிவத்தில் மாற்ற வேண்டிய கட்டாயத்தில் உள்ளனர் மற்றும் தேவையற்ற வழக்கத்தில் நேரத்தையும் முயற்சியையும் வீணடிக்கிறார்கள். திறமையற்ற வடிவமைப்பை மாற்றுவது கடினம் - இதற்காக நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளை ஒரு விரிவான முறையில் தானியக்கமாக்குவது அவசியம், ஆனால் இதன் விளைவாக அனைத்து எதிர்பார்ப்புகளையும் தாண்டிவிடும். நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட EDMS அல்லது ECM அமைப்பு (நிறுவனங்களின் உள்ளடக்க மேலாண்மை அமைப்பு) அனைத்து நிலைகளிலும் இருப்பு நிலைகளிலும் தகவல் மற்றும் ஆவண ஓட்டங்களை நிர்வகிக்க உதவும்.

EDMS இன் உறுப்புகள் மற்றும் கட்டமைப்பு பற்றிய பொதுவான தகவல்கள்

ஆரம்பத்தில் பாரம்பரிய அலுவலக வேலை மற்றும் அதன் ஆட்டோமேஷனுக்கான ஒரு கருவியாக உருவாக்கப்பட்டது, இன்று EDMS மல்டிஃபங்க்ஸ்னல், சிக்கலான தயாரிப்புகளாக உருவாகியுள்ளது. மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு ஒரு தீர்வாகும்:

• மின்னணு வடிவத்தில் உள் நிறுவன ஆவணங்களை உருவாக்கி நகர்த்துவதற்கான செயல்முறையை வழங்குகிறது;
• உள்வரும் கடிதங்கள் மற்றும் வெளிப்புற ஒழுங்குமுறை மற்றும் நிர்வாக ஆவணங்களை செயலாக்குகிறது;
• ஆவண ஓட்டங்களின் மீதான கட்டுப்பாட்டை எளிதாக்குகிறது;
• பங்குதாரர்கள், வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் பலவற்றுடன் உறவுகளை திறம்பட நிர்வகிக்க உதவுகிறது.

நிறுவனத்தில், SED அனைத்து ஆவணங்களுடனும் பணியை வழங்குகிறது மின்னணு வடிவம்- ஒரு கணினியில் சேமிக்கப்பட்ட அல்லது மாற்றப்பட்ட தகவல்களின் தொகுப்பு. யூனிட்டை அடையாளம் காணும் ஒரு வகையான "அட்டைகளில்" அவை பண்புகளுடன் இருக்க வேண்டும்.

மின்னணு வடிவத்தில் ஆவண மேலாண்மை என்பது காகிதங்களுடன் பணியை மையமாக ஒழுங்கமைப்பதற்கான ஒரு வழியாகும், அங்கு பெரும்பாலான பதிவுகள் மற்றும் பரிவர்த்தனைகள் மின்னணு வடிவத்தில் வழங்கப்படுகின்றன. அதன்படி, அதை நிர்வகிக்கும் அமைப்பு, உருவாக்குதல், மாற்றியமைத்தல், ஆவணங்களைத் தேடுதல் மற்றும் நிறுவன ஊழியர்களுக்கிடையேயான தொடர்புகளை ஆதரிப்பதற்கான அனைத்து நடைமுறைகளையும் செயல்படுத்துவதற்கான கருவிகளைக் கொண்ட ஒரு தீர்வாகும்.

சில நேரங்களில் இது EDMS (மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு) அல்லது மேற்கூறிய ECM என்று அழைக்கப்படுகிறது, ஆனால் இந்த விதிமுறைகள் EDMS ஐ விட சற்றே பரந்தவை - தகவல் பாதுகாப்பை உறுதி செய்வதற்கான வழிமுறைகள், காகித ஆவணங்களை டிஜிட்டல் சூழலில் உள்ளிடுதல், மல்டிமீடியா உள்ளடக்கத்தை செயலாக்குதல் மற்றும் பல. மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு பணிப்பாய்வுகளை அடிப்படையாகக் கொண்டது - பணிப்பாய்வு, இது ஒரு பிரத்யேக வணிக செயல்முறையின் எல்லைக்குள் பணியாளர்களின் செயல்கள்.

EDMS இன் நன்மைகள்

தற்போதுள்ள EDMS இன் அடிப்படை அமைப்பு, எந்த அளவிலான நிறுவனங்களுக்கும் நிறுவனங்களுக்கும் வசதியான, திறமையான, பயனுள்ள பொறிமுறையாக தன்னை நிரூபித்துள்ளது. பொதுத் துறை (செயலில் உள்ள நுகர்வோர்) மற்றும் வணிக கட்டமைப்புகள் இரண்டும் ஆவண நிர்வாகத்தை எளிதாக்கும் மென்பொருள் தயாரிப்புகளில் ஆர்வமாக இருப்பதால், EDMS சந்தை தீவிரமாக வளர்ந்து வருகிறது. மேலும், மின்னணு கையொப்பங்களின் நோக்கத்தின் விரிவாக்கம் மற்றும் தகவல் பாதுகாப்பு சிக்கல்களில் அதிக கவனம் செலுத்துவதன் மூலம் அமைப்புகளின் வளர்ச்சி எளிதாக்கப்படுகிறது. உயர்தர மற்றும் நன்கு சிந்திக்கக்கூடிய நிரல்களின் உதவியுடன் நீங்கள் அவற்றை திறம்பட தீர்க்க முடியும்.

நவீன ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு பல நன்மைகளைக் கொண்டுள்ளது - இது:

• ஆவண ஓட்டம் மற்றும் நிறுவனத்தின் அனைத்து வணிக செயல்முறைகளின் வெளிப்படைத்தன்மையை உறுதி செய்கிறது - ஆவணங்களின் அனைத்து செயல்களும் இயக்கங்களும் கண்காணிக்கப்பட்டு கட்டுப்படுத்தப்படலாம்;
• பணியின் ஒழுக்கம் மற்றும் பணிகளைச் செயல்படுத்துவதை மேம்படுத்துகிறது - முடிவுகளை சரிசெய்ய வெளிப்படையான அமைப்புகள் வசதியானவை மற்றும் தேவைக்கு பதிலளிக்கும் உண்மை;
• தினசரி வழக்கமான வேலைகளில் செலவழித்த நேரத்தை குறைக்கிறது - நீங்கள் தேட வேண்டிய அவசியமில்லை, நீண்ட நேரம் ஆவணங்களை ஒருங்கிணைக்க, அவற்றின் வருவாய் துரிதப்படுத்தப்படுகிறது;
• கசிவுகளிலிருந்து தகவல்களைப் பாதுகாக்கிறது, தரவு பாதுகாப்பை உறுதி செய்தல் மற்றும் அணுகல் உரிமைகளின் கடுமையான வரையறை;
• ISO தரத் தரங்களில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள கொள்கைகளை அடிப்படையாகக் கொண்டது;
• ஊழியர்களிடையே செயல்படுத்த எளிதானது - நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட பணியாளர் பயிற்சி முறைக்கு உட்பட்டது;
• நிறுவனத்திற்கு கொடுக்கிறது போட்டியின் நிறைகள்உள் நிறுவன கலாச்சாரம் மற்றும் பலவற்றை பராமரிக்கவும் மேம்படுத்தவும் உதவுகிறது.

மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு (EDMS) மற்றவற்றுடன், ஒழுங்குமுறை பதிவேடுகளின் மேலாண்மையை உள்ளடக்கியது. எனவே, அதன் வேலை சட்டத்தின் தேவைகளுக்கு ஏற்ப ஒழுங்கமைக்கப்பட வேண்டும்.

EDMS க்கான தரநிலைகள் மற்றும் சட்ட கட்டமைப்பு

உள்நாட்டு சட்டத் துறையில் மின்னணு வணிக அமைப்புகளுக்கு சில குறிப்பிட்ட தரநிலைகள் அல்லது சட்டங்கள் உள்ளன, மேலும் EDMS ஐ உருவாக்கும் போது, ​​அதன் படைப்பாளிகள் பல்வேறு வழிகளில் வழிநடத்தப்படுகிறார்கள். ஒழுங்குமுறைகள்"கிளாசிக்" அலுவலக வேலைக்காக. முக்கிய ஒழுங்குமுறைச் செயல்களில் இது குறிப்பிடத் தக்கது:

• மின்னணு டிஜிட்டல் கையொப்பம் (ஜனவரி 10, 2002 இன் 1-FZ), தகவல் மற்றும் அதன் பாதுகாப்பு (149-FZ), தனிப்பட்ட தரவு (152 மற்றும் 363-FZ) மற்றும் பலவற்றில் கூட்டாட்சி சட்டம்;
• கூட்டாட்சி மற்றும் பிராந்திய அரசாங்கங்களின் ஆணைகள், தொழில் விதிகள் மற்றும் தேவைகள்;
• அலுவலக வேலை, காப்பகங்கள், நிர்வாக ஆவண அமைப்புகளுக்கான GOST கள் - R 51141-98, R 6.30-2003 மற்றும் பிற.

சில சமயம் ஒழுங்குமுறைகள்ஒன்றுக்கொன்று முரண்படுகிறது, மேலும் விதிகள் இயற்கையில் ஆலோசனையாக உள்ளன, மேலும் டெவலப்பர்கள் நிறுவனத்தின் EDMS ஐ முடிந்தவரை தகவமைப்பு மற்றும் நெகிழ்வானதாக மாற்ற முயற்சிக்கின்றனர். மின்னணு கையொப்பங்களுடன் பணிபுரிய தொடர்ந்து மாறிவரும் விதிகள், சட்டப்பூர்வமாக குறிப்பிடத்தக்க பணிப்பாய்வு கொண்ட அமைப்பின் "இணக்கத்தன்மை" ஆகியவற்றையும் நீங்கள் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டும். நிறுவனத்தின் அனைத்து அதிகாரப்பூர்வ மின்னணு ஆவணங்களும் முறையானதாக இருப்பது அவசியம், அவற்றின் நம்பகத்தன்மையை எளிதில் தீர்மானிக்க முடியும். கார்ப்பரேட் பயன்பாட்டிற்கு EDMS ஐத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது இவை அனைத்தையும் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்.

EDMS செயல்பாடு

மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு முழுமையானது என்று அழைக்கப்படுவதற்கு, அதில் பல செயல்பாடுகள் செயல்படுத்தப்பட வேண்டும். முதன்மையானவை அடங்கும்:

• ஆவண மேலாண்மை - உள்ளீடு மற்றும் பதிவு, தினசரி வேலை, ஓட்டம் கட்டுப்பாடு;
• காகித ஆவணங்களுடன் தொடர்பு;
• ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட தேடல் மற்றும் தரவு மற்றும் ஆவணங்களை மீட்டெடுப்பது - விரைவான, அனுமதி நிலைக்கு ஏற்ப;
• ஆவணங்களின் பொருத்தத்தை கண்காணித்தல் (குறிப்பாக வெளி, உள்வரும்) மற்றும் காலாவதியான ஆவணங்களை காப்பகப்படுத்துதல்;
• சரியான அளவிலான தகவல் பாதுகாப்பை பராமரித்தல்;
• நிரல் மற்றும் இறுதி பயனர்களுக்கு இடையே எளிமையான, வெளிப்படையான, உள்ளுணர்வு தொடர்பு.

மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு பொருத்தப்பட்டிருக்க வேண்டும் எளிமையான கருவிகள்அமைப்புகள், உள்ளூர்மயமாக்கல், நன்கு அளவிடுதல். நிறுவனத்தின் புவியியல் ரீதியாக தொலைதூர பிரிவுகளில் ஒரு ஒற்றை EDMS ஐ ஏற்பாடு செய்வதற்கான சாத்தியத்தை டெவலப்பர் வழங்குவது முக்கியம். கணினியில் படிநிலை நிலைகளுக்கு இடையில் ஒழுங்குபடுத்தப்பட்ட மின்னணு தகவல் பரிமாற்றத்தை ஒழுங்கமைக்க வேண்டியது அவசியம், அதே போல் ஒரு உண்மையான நிறுவனத்தில் அதை திறமையாக செயல்படுத்தவும்.

EDMS ஐ செயல்படுத்துதல் மற்றும் அதன் செயல்திறனை மதிப்பீடு செய்தல்

மின்னணு ஆவண நிர்வாகத்தை ஒழுங்கமைத்தல் மற்றும் ஆதரிப்பதில் உள்ள சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதற்கு டாக்ஸ்விஷன் உயர்தர மற்றும் நவீன மென்பொருள் தயாரிப்புகளை வழங்குகிறது. எங்கள் வேறுபாடு ஒரு ஒருங்கிணைந்த அணுகுமுறை: தயாரிப்புடன் சேர்ந்து, தீர்வுகள், பணியாளர்கள் பயிற்சி மற்றும் EDMS சேவையை செயல்படுத்துவதற்கான முழு அளவிலான ஆதரவை நாங்கள் வழங்குகிறோம். நிறுவனத்தில் அமைப்பை செயல்படுத்துவது ஒரு முக்கியமான கட்டமாகும், இது அமைப்பின் இறுதி "மெருகூட்டல்" மற்றும் வாடிக்கையாளரின் தேவைகளுக்கு அதன் சரிசெய்தல் ஆகும். செயல்படுத்தல் பொதுவாக பின்வருவனவற்றைக் கொண்டுள்ளது:

• ஆராய்ச்சி தற்போதிய சூழ்நிலைநிறுவனத்தில், செயல்படுத்தும் திட்டத்தை உருவாக்குதல்;
• வடிவமைக்கப்பட்ட தயாரிப்பை நிறுவனத்தின் உண்மையான திறன்களுக்கு மாற்றுதல் - EDMS அமைப்பு அவர்களுக்கு ஏற்றது;
• கட்டமைக்கப்பட்ட தயாரிப்பின் செயல்திறன் சோதனை;
• மேலாண்மை மற்றும் ஊழியர்களின் பயிற்சி - "அதிர்ச்சி சிகிச்சை" அல்லது படிப்படியாக;
• அதன் செயல்பாட்டில் செயல்பாடு மற்றும் சரிசெய்தல், அளவிடுதல், தற்போதைய சிக்கல்களைத் தீர்ப்பது.

ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு திறமையாக இருக்க வேண்டும் மற்றும் அதில் உள்ள முதலீட்டை திரும்பப் பெற வேண்டும். EDMS இன் செயல்திறனை மதிப்பிடுவதற்கு, நீங்கள் IT திட்டங்களுக்கான கணக்கீட்டு முறைகளைப் பயன்படுத்தலாம் மற்றும் கொள்கையளவில், எந்த அருவமான சொத்துக்களையும் பயன்படுத்தலாம். மூன்றாம் தரப்பு வல்லுநர்கள் பணியில் எவ்வளவு தீவிரமாக ஈடுபட்டுள்ளனர், அவர்களின் தலையீட்டின் வருவாய் என்ன, மேலும் லாபத்திற்கான வாய்ப்புகள் என்ன என்பதை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்வது அவசியம். செயல்திறன் கணக்கீடு வாடிக்கையாளர் EDMS ஐ விட அதிகமாக செலவாகும் சூழ்நிலையை நீங்கள் சந்திக்கலாம், ஆனால் இது செய்யப்பட வேண்டும்.

பாரம்பரிய மதிப்பீட்டு முறைகள் முடிவைத் துல்லியமாக தீர்மானிக்கவில்லை என்பதைக் கருத்தில் கொள்வது மதிப்பு - அவை கொள்முதல் மற்றும் செயல்படுத்தல் செலவுகளுக்கு கவனம் செலுத்துகின்றன, பல்வேறு துறைகளின் பணியின் தேர்வுமுறை, ஆவணங்களின் வருவாயை விரைவுபடுத்துதல் மற்றும் முடிவை எளிதாக்குதல்- செய்யும். வளாகத்தில் EDMS இன் செயல்திறனை மதிப்பீடு செய்வது அவசியம், அதன் செயல்பாட்டிற்கு சிறிது நேரம் கழித்து, பின்னர் முடிவுகள் வாடிக்கையாளர்களை மகிழ்ச்சியுடன் மகிழ்விக்கும்.

டாக்ஸ்விஷனின் உகந்த பதிப்பை நீங்கள் தேர்வு செய்யலாம், பக்கத்திலுள்ள தொகுதிகளின் விலை மற்றும் உரிம விருப்பங்களைப் பற்றி அறிந்துகொள்ளலாம்

எந்தவொரு வணிகத்தின் வெற்றிகரமான நடத்தை முதன்மையாக ஆவணங்களை ஒழுங்குபடுத்துவதற்கான வழிமுறை எவ்வாறு செயல்படுகிறது என்பதைப் பொறுத்தது என்பது இரகசியமல்ல. எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, காகிதப்பணிகளுடன் பணிபுரிவது, அது மகிழ்ச்சியைத் தரவில்லை என்றாலும், ஒரு நிறுவனத்தின் நிர்வாகத்தில் ஒரு முக்கியமான இணைப்பாகும்.

கூடுதலாக, ஆவணங்கள் சரியான நேரத்தில் கையாளப்பட வேண்டும், இல்லையெனில் அது குவிந்து இழக்கத் தொடங்கும். சாத்தியமான இழப்புகளைத் தவிர்ப்பதற்காக, மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு அறிமுகப்படுத்தப்பட்டது.

இந்த கட்டுரையில் நாம் விளக்குவோம்: EDMS என்றால் என்ன? அதன் வகைகள், நன்மைகள் மற்றும் தீமைகள் என்ன?

இணையத்தின் வளர்ச்சியுடன், தடிமனான கோப்புறைகள் மற்றும் தூசி நிறைந்த காப்பகங்களின் காலம் கடந்த காலத்தின் ஒரு விஷயம். இப்போது ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் செயல்முறை முழுமையாக தானியக்கமாக உள்ளது. தேவையான ஆவணங்களை ஒரே கிளிக்கில் காணலாம், மேலும் மனித தலையீடு இல்லாமல் காப்பகப்படுத்தல் செய்யப்படுகிறது. EDMS நிறுவனங்களுக்கு அத்தகைய வாய்ப்புகளைத் திறக்கிறது.

மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு (EDMS) என்பது a மென்பொருள்இதன் மூலம் ஆவணங்கள் மின்னணு முறையில் செயலாக்கப்படுகின்றன. வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், EDMS க்கு நன்றி, ஊழியர்களிடையே ஆவணங்களை மாற்றுவது, தனிப்பட்ட பணிகள், காப்பகம் போன்றவற்றை வழங்குவது சாத்தியமாகும்.

நிச்சயமாக பல நிறுவனங்கள் உருவாக்க முடியும் மின்னணு ஆவணங்கள், அவற்றை சேமித்து மாற்றவும். எவ்வாறாயினும், வெறும் மின்னணு வடிவம் எந்த சட்டரீதியான விளைவையும் ஏற்படுத்தாது. எலெக்ட்ரானிக் காகிதம் எடை அதிகரிக்க, இரு தரப்பினரும் கையொப்பமிடுவது முக்கியம். இந்த வழக்கில், ஆவணங்கள் ஒரு சிறப்பு மின்னணு கையொப்பத்துடன் சீல் செய்யப்பட வேண்டும்.

எனவே, SED ஐ இரண்டு வகைகளாகப் பிரிக்கலாம்:

1. ஊழியர்களிடையே நிறுவனத்திற்குள் ஆவண ஓட்டம்;
2. சிறப்பு தொடர்பு சேனல்கள் மூலம் பல்வேறு நிறுவனங்கள் மற்றும் நிறுவனங்களுக்கு இடையே ஆவண ஓட்டம்.

நிறுவனத்திற்குள் EDMS ஐப் பயன்படுத்த சிறப்பு மென்பொருள் தேவை. பொதுவாக இத்தகைய திட்டம் EDI தளம் என்று அழைக்கப்படுகிறது. கூடுதலாக, அத்தகைய மென்பொருளின் சீரான செயல்பாட்டிற்கு, கூடுதல் வன்பொருள் தேவைப்படுகிறது. எடுத்துக்காட்டாக, சேவையகங்கள், நெட்வொர்க் சேனல்கள் மற்றும் பல.

இரண்டு வெவ்வேறு நிறுவனங்களுக்கிடையில் காகிதங்களுடன் பணிபுரிய வேண்டுமானால் மின்னணு ஆவண மேலாண்மை ஆபரேட்டர் தேவைப்படும். அத்தகைய ஆபரேட்டர் ஒரு நல்ல உதவியாளராக இருப்பார். எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, செய்திகளை எவ்வாறு வழங்குவது என்பது அவருக்குத் தெரியும், ஆவணங்கள் அனுப்பப்படும் வடிவமைப்பைச் சரிபார்த்து, மின்னணு கையொப்பம், ஸ்டோர்கள் மற்றும் காப்பக ஆவணங்களைத் தானே பொருத்துவது மற்றும் கட்டுப்படுத்துவது போன்றவை.

எனவே, EDMS என்பது முழு வணிகத்தின் "சுற்றோட்ட அமைப்பு" ஆகும். இது நிறைய நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது, நிச்சயமாக, ஒட்டுமொத்த அமைப்பின் வேலையில் நேர்மறையான விளைவைக் கொண்டிருக்கிறது. ஆனால் இந்த வகையான தகவல் செயலாக்கத்திற்கு எப்போதும் ஒரு நன்மை இருக்கிறதா? மேலும் EDMS ஆனது வணிகத்திற்கு தீங்கு விளைவிக்கும் திறன் கொண்டதா? இந்த கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்க, நாம் நேர்மறை மற்றும் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும் எதிர்மறை பக்கங்கள்மின்னணு ஆவண மேலாண்மை.

EDI இன் நன்மை தீமைகள்

மற்ற செயல்முறைகளைப் போலவே, EDI நன்மைகள் மற்றும் தீமைகள் இரண்டையும் கொண்டுள்ளது. முக்கிய அளவுருக்கள் கீழே உள்ள அட்டவணையில் வழங்கப்பட்டுள்ளன.

நன்மைகள்

குறைகள்

ஆர்டர் செய்தல் . கணினி தானாகவே ஆவணங்களில் எண்களை இணைக்கிறது, இது எல்லா வகையான பிழைகளையும் நீக்குகிறது கண்காணிப்பு . எந்த நேரத்திலும், ஆவணத்துடன் யார் வேலை செய்கிறார்கள் என்பதை நீங்கள் கண்டுபிடிக்கலாம் பாதுகாத்தல். பணியாளர் மின்னணு ஆவணத்தை இழக்கவோ அல்லது சேதப்படுத்தவோ முடியாது மீட்பு . நீக்கப்பட்ட ஆவணத்தை எந்த நேரத்திலும் மீட்டெடுக்க முடியும் தற்காலிக வளங்களைப் பாதுகாத்தல். ஆவணத்தின் மின்னணு வடிவம் ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் அவர்களின் இருப்பிடத்தைப் பொருட்படுத்தாமல் சில நொடிகளில் கிடைக்கும். வேலை செய்ய வசதியானது. தேவைப்பட்டால், பணியாளர் ஆவணத்தின் அசல் பதிப்பை மாற்றலாம். அவை ஒவ்வொன்றையும் மீட்டெடுப்பதை EDO சாத்தியமாக்குகிறது. கூடுதலாக, காகிதத்தில் பணிபுரிந்த நிபுணர்களின் பெயர்களை நீங்கள் கண்காணிக்கலாம். கிடைக்கும் தன்மை . EDI அமைப்பு 24/7 செயல்படும். மேலும், இணையம் வழியாக அதனுடன் இணைக்கப்பட்டால், ஒரு ஊழியர் மருத்துவமனையில் அல்லது விடுமுறையில் இருந்தாலும், எந்த நேரத்திலும் ஆவணங்களுடன் பணியாற்ற முடியும். திட்டமிடல். இந்த அமைப்பு நிபுணரை காகிதங்களுடன் பணியின் முன்னேற்றத்தைத் திட்டமிட அனுமதிக்கிறது. நீங்கள் தேதி, செயல்படுத்தும் நேரம் மற்றும் ஆர்டரை அமைக்கலாம். சரியான நேரத்தில், திட்டமே பணியாளரை தனது வேலையை முடிக்க வேண்டியதன் அவசியத்தைப் பற்றி கேட்கும். வசதியான தேடல். நிரல் கண்டுபிடிக்கும் வகையில் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது தேவையான ஆவணம்பெயரால் மட்டுமல்ல, முக்கிய வார்த்தைகளாலும். காகிதத்தை சேமிக்கிறது. ஆவணங்களை அச்சிட்டு, கோப்புறைகளில் பிணைத்து, சரக்குகளை உருவாக்க வேண்டிய அவசியமில்லை. அனைத்து தகவல்களும் மின்னணு முறையில் மற்றும் எந்த நேரத்திலும் சேமிக்கப்படும் விரும்பிய ஆவணம்காகிதத்தில் அச்சிட முடியும்.

பணச் செலவுகள். EDI ஐ உருவாக்க சில நிதி செலவுகள் தேவைப்படும். மென்பொருள் மற்றும் வன்பொருளுக்கு பணம் தேவை. இணைக்கப்பட்ட ஊழியர்களின் எண்ணிக்கையைப் பொறுத்து செலவுகளின் அளவு இருக்கும். சராசரியாக, இந்த தொகை சுமார் 100,000 ரூபிள் (*) இருக்கும். உடனடியாக SED ஐப் பயன்படுத்தவும் - அது வேலை செய்யாது. கையகப்படுத்தப்பட்ட பிறகு, நிரலை நிறுவுதல், செயல்படுத்துதல் மற்றும் பிழைத்திருத்தம் எடுக்கும் ஒரு பெரிய எண்ணிக்கைநேரம் மற்றும் சிறப்பு திறன்கள். பயிற்சி. EDMS ஐ சரியாகப் பயன்படுத்த, சம்பந்தப்பட்ட அனைத்து ஊழியர்களும் சிறப்புப் பயிற்சி பெற வேண்டும். பாதுகாப்பு. தகவலின் பாதுகாப்பிற்காக, நிறுவனத்தின் தலைவர்கள் பணம் செலுத்த வேண்டும் சிறப்பு கவனம்பாதுகாப்பு. அதாவது, விடுதலை மின்னணு கையொப்பம், ஊழியர்களில் யார், மற்றும் ஆவணங்களுக்கான அணுகல் என்ன என்பதைத் தீர்மானிக்கவும், மேலும் நிரலை வெளியில் இருந்து ஊடுருவாமல் பாதுகாக்கவும் அவசியம். நிர்வாகி தேவை. நிறுவனத்தின் ஊழியர்கள் EDMS இல் பணிபுரியும் தற்போதைய பணிகளை தீர்க்கக்கூடிய ஒரு நபரைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். அதாவது, சர்வரை பிழைத்திருத்த, பயனர்களுக்கு உதவ, கணினியின் செயல்பாட்டை கண்காணிக்க. நிரந்தர காப்புப்பிரதி தேவை. தகவலைப் பாதுகாக்க, பயனர்கள் ஆவணங்களை நிரந்தரமாகச் சேமிக்க வேண்டும். சில சந்தர்ப்பங்களில், மின்னணு மற்றும் காகித ஆவணத்தின் இருப்பு தேவைப்படுகிறது. உதாரணமாக, ஒரு பங்குதாரர் EDMS ஐ நிறுவவில்லை என்றால், அவருடன் பணிபுரியும் போது, ​​ஆவணங்கள் மின்னணு மற்றும் காகித வடிவத்தில் இருக்க வேண்டும்.

சிறு வணிகங்களுக்கான மின்னணு ஆவண நிர்வாகத்தின் உண்மையான செலவு

(*) நிறுவனம் சிறியதாக இருந்தால், வணிகத்தின் உரிமையாளர் (அல்லது தனிப்பட்ட தொழில்முனைவோர்) ஆவணங்களில் தனிப்பட்ட முறையில் கையொப்பமிடப் போகிறார் என்றால், செலவுகள் குறைவாக இருக்கும். அவை மின்னணு டிஜிட்டல் கையொப்பத்தை வாங்குவதைக் கொண்டிருக்கின்றன - 1,500 ரூபிள் மற்றும் மின்னணு ஆவண மேலாண்மை சேவைக்கான அணுகல் - 100 ரூபிள் இருந்து.

சிறிய தொகுதிகளுக்கு, எங்கள் ஆசிரியர்கள் Kontur.Diadoc சேவையை பரிந்துரைக்கின்றனர். நீங்கள் கட்டணத்தைத் தேர்ந்தெடுத்தால் உலகளாவிய", பின்னர் செலவுகள் அனுப்பப்பட்ட ஒரு ஆவணத்திற்கு 9 ரூபிள் மட்டுமே இருக்கும். அஞ்சல் மூலம் அசல் ஆவணங்களை அனுப்புவதை ஒப்பிடுகையில், பிராந்தியத்திற்குள் ஒரு பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதத்தை அனுப்புவதற்கு குறைந்தபட்சம் 50 ரூபிள் செலவாகும். வேறுபாடு வெளிப்படையானது:

கணினி அனைத்து புதிய பயனர்களுக்கும் மின்னணு ஆவணங்களின் 50 வரவேற்பு போனஸ் பரிமாற்றங்களை வழங்குகிறது.

அட்டவணையில் இருந்து பார்க்க முடியும், நேர்மறையான அம்சங்கள் இருந்தபோதிலும், SED எதிர்மறை அம்சங்களையும் கொண்டுள்ளது. அடிப்படையில், அவை பொருள் செலவுகளுக்கு கீழே வருகின்றன, அது மாறியது போல், சிறியதாக இருக்காது.

நிறுவனம் மென்பொருளை நிறுவுவதற்கும் தேவையான உபகரணங்களை வாங்குவதற்கும் குறிப்பிடத்தக்க செலவுகளைச் செய்யும், ஆனால் ஒரு பணியாளரை பணியமர்த்த வேண்டும், அதன் சிறப்பு திறன்கள் இல்லாமல், மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு வெறுமனே இயங்காது. அத்தகைய ஊழியருக்கும் சம்பளம் கொடுக்க வேண்டும். இது மற்றொரு விலை பொருள்.

ஆனால் செலவழித்த முயற்சிகள் எதிர்காலத்தில் பலனளிக்கும் என்பதை மறந்துவிடாதீர்கள், மேலும் EDMS உடன் பணிபுரியும் நிறுவனங்கள் மட்டுமே பயனடையும். எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, அவை தகவல் செயலாக்க நேரத்தில் மட்டும் சேமிக்கப்படும், ஆனால் சேவைகளுக்கு செலுத்தும் செலவை கணிசமாகக் குறைக்கும், எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு காப்பகவாதி. எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, மின்னணு காப்பகத்திற்கு கூடுதல் வளாகங்கள் தேவையில்லை, கூடுதல் எழுதுபொருட்கள் வாங்குதல் மற்றும் பிற புள்ளிகள்.

மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு என்றால் என்ன?

ஒரு விதியாக, இது ஒரு மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு (EDM), இதில் நீங்கள் மின்னணு ஆவணங்களை உருவாக்கலாம், அனுப்பலாம், பெறலாம் மற்றும் கையொப்பமிடலாம். அவை கையால் எழுதப்பட்ட கையொப்பத்துடன் கூடிய காகிதத்திற்கு சமமானவை. மின்னணு ஆவண நிர்வாகத்தை நடத்த, உங்களுக்கு மின்னணு கையொப்ப சான்றிதழ் தேவை.

இடைமுகம் வழக்கமாக 2-3 தாவல்களைக் கொண்டுள்ளது, இதில் ஒப்பந்தக்காரர்கள் (உங்கள் கூட்டாளர்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர்கள் EDI இல் பங்கேற்கின்றனர்) மற்றும் முக்கிய தாவல் - ஆவணங்கள். இந்த தாவலில், உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் பிரிவுகளில் நீங்கள் அனுப்பிய மற்றும் பெறப்பட்ட ஆவணங்கள் இருக்கும்.

EDI வகைகள்

சந்தேகத்திற்கு இடமின்றி, மின்னணு ஆவண மேலாண்மையை அறிமுகப்படுத்தும் போது, ​​நிறுவனங்கள் செயல்திறனுக்கு அதிக முக்கியத்துவம் கொடுக்கின்றன. ஒரு குறிப்பிட்ட நிறுவனத்திற்கு எந்த வகையான EDI மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும் என்று சொல்வது கடினம். இது அனைத்தும் நிறுவனத்தின் திசை மற்றும் அதன் வணிக செயல்முறைகளைப் பொறுத்தது.

இருப்பினும், செயல்பாடு, கட்டுப்பாட்டு தொழில்நுட்பம், தொகுதி கூறுகள் போன்றவற்றின் அடிப்படையில் EDI இன் பொதுவான தகுதி உள்ளது. இது சம்பந்தமாக, SED இன் முக்கிய வகைகளை வேறுபடுத்தி அறியலாம்:

• அலுவலக அமைப்பு. இந்த வகை நிறுவனத்தின் அலுவலக வேலைகளை நடத்துவதற்காக வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது. மேலும், வேலை அனைத்து ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட விதிகளின்படி செங்குத்து கட்டுப்பாட்டுடன் மேற்கொள்ளப்படுகிறது, அதாவது. உயர்ந்தவர் முதல் கீழ்நிலை வரை;
• மின்னணு காப்பகங்கள். முக்கிய நோக்கம்அத்தகைய அமைப்பு ஆவணங்களை சேமிப்பதில் வேலை செய்யும் அமைப்பாகும். மற்றவற்றுடன், நிரல் பயனர் தேவையான காகிதத்தை எளிதாகக் கண்டுபிடிக்க அனுமதிக்கிறது. இருப்பினும், அத்தகைய அமைப்பில் ஆவணங்களை மாற்றுவது சாத்தியமில்லை;
• பணிப்பாய்வு அமைப்புகள். இந்த வகை அமைப்பு பயனர்களிடையே பரவலாக உள்ளது, ஏனெனில் அதன் முக்கிய பணி வணிக செயல்முறைகளின் அமைப்பு மற்றும் ஆட்டோமேஷன் ஆகும். அத்தகைய மென்பொருளுடன் வணிகம் செய்வது எளிது, மேலும் பணிப்பாய்வு என்பது வேலை செய்யும் தருணங்களின் இருப்புக்கான ஒரு தவிர்க்கவும்;
• ECM அமைப்புகள். மென்பொருள் நிறுவன மேலாண்மை அமைப்பில் புதுமையை அறிமுகப்படுத்த பயனரை அனுமதிக்கிறது. சிக்கலான அமைப்புகளின் உதவியுடன், நிர்வகிக்க முடியும்: ஆவணங்கள், கையொப்பங்கள், பணிப்பாய்வு, பணியாளர் அறிவு மற்றும் பல. இந்த வகை EDI மிகவும் விலை உயர்ந்ததாக இருக்கும், ஏனெனில் இது பயனருக்கு மேம்பட்ட செயல்பாட்டை வழங்குகிறது.

ஒவ்வொரு வகை EDMSகளும் முந்தையதை விட பெரியதாகி, பயனர்களுக்கு அதிக வாய்ப்புகளை அளிக்கிறது என்பது குறிப்பிடத்தக்கது. இருப்பினும், மின்னணு ஆவண நிர்வாகத்தின் முழு நன்மைகளையும் பாராட்ட, நீங்கள் சரியான தேர்வு செய்ய வேண்டும்.

சரியான SED ஐ எவ்வாறு தேர்வு செய்வது

ஏற்கனவே குறிப்பிட்டுள்ளபடி, ஒரு EDMS இன் தேர்வு ஒரு சிக்கலான செயல்முறையாகும், இது சிறப்பு கவனம் தேவைப்படுகிறது. மற்றவற்றுடன், நிறுவனத்தின் நிர்வாகம், நிறுவனத்தின் திசை, பணியாளர்கள் போன்ற பல தீர்க்கமான காரணிகளை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டும்.

உதாரணமாக, க்கான வணிக அமைப்புபணியாளர்களிடையேயும் கூட்டாளர்களிடையேயும் EDMS ஐ நிறுவுவது சரியாக இருக்கும். இந்த வழியில் மட்டுமே நிறுவனத்திற்கு தேவையான பொருளாதார நன்மைகளைப் பெற முடியும்.

க்கு பொது நிறுவனம்அவரது பணியின் பிரத்தியேகங்களில் கவனம் செலுத்துவது நல்லது, மேலும் மின்னணு காப்பகங்களை உருவாக்குவதில் அதிக கவனம் செலுத்துங்கள். மேலும் அவர்களுடன் பணிபுரிய ஊழியர்களைப் பயிற்றுவிப்பதும் அவசியம்.

ஒன்று அல்லது மற்றொரு EDMS ஐத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது, ​​கணினி கூறப்பட்ட தேவைகளைப் பூர்த்திசெய்கிறதா என்பதைக் கருத்தில் கொள்வது அவசியம். இவற்றில் அடங்கும்:

• செயல்பாட்டின் முழுமை;
• பயன்படுத்த எளிதாக;
• இந்த அமைப்பு எந்த வேகத்துடன் பணிப்பாய்வுகளில் அறிமுகப்படுத்தப்படும்;
• அமைப்புகளின் இருப்பு, மற்றும் அவை நெகிழ்வானதாக இருக்க வேண்டும்;
• செயல்பாட்டை விரிவுபடுத்தும் திறன் கணினிக்கு உள்ளதா;
• தற்போதுள்ள நிறுவன மென்பொருளுடன் EDMS ஐ சரிசெய்ய முடியுமா;
• தழுவல் எளிமை;
• கிடைக்கும் தொழில்நுட்ப உதவி. அத்தகைய உதவி உயர் மட்டத்தில் இருப்பது முக்கியம்;
• உற்பத்தியாளரின் புகழ், முதலியன.

இந்த உண்மையை கணக்கில் எடுத்துக்கொண்டு, பயனர் பின்வரும் செயல்களை கடைபிடிக்க வேண்டும்:

1. செயல்பாட்டை ஆராயுங்கள். "வாய்ப்புகள்" அத்தியாயத்திற்கு குறிப்பாக கவனம் செலுத்தப்பட வேண்டும். நிரல் செய்யும் பணிகளின் பட்டியலை உற்பத்தியாளர் குறிப்பாக குறிப்பிடுவது முக்கியம். பிரத்தியேகங்கள் எதுவும் இல்லை என்றால், அத்தகைய EDMS அமைப்பை கைவிடுவது மதிப்பு;
2. கருப்பொருள் விளக்கக்காட்சிகளின் கிடைக்கும் தன்மை. நிரல் டெமோ மெட்டீரியலைக் கொண்டிருப்பது முக்கியம், இதன் மூலம் செயல்பாட்டை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது என்பதை பயனருக்கு விளக்குகிறது;
3. ஸ்கிரீன்ஷாட்களைப் படிக்கவும். எனவே, செயல்பாடு மிகவும் எளிமையானதா என்பதையும், அதில் கூறப்பட்ட தேவைகள் உள்ளதா என்பதையும் மேலாளர் உறுதிசெய்ய முடியும்;
4. உண்மையான பயனர்களிடமிருந்து மதிப்புரைகளைப் படிக்க மறக்காதீர்கள். பெரும்பாலானவை சிறந்த விருப்பம்- YouTube இல் வீடியோக்களைப் பார்க்கிறது;
5. பல உற்பத்தியாளர்கள் நிர்வாகிகளுக்கு இலவச சோதனைகளை வழங்குகிறார்கள். எனவே தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட தயாரிப்பு பொருத்தமானதா இல்லையா என்பதை பயனர் புரிந்து கொள்ள முடியும்;
6. பொருட்களின் விலையைப் பொறுத்தவரை, இந்த உருப்படி வாங்குபவரை உற்சாகப்படுத்த முடியாது என்பது வெளிப்படையானது. ஒரு EDMS இன் உண்மையான விலை என்னவாக இருக்க வேண்டும் என்பதை தீர்மானிக்க கடினமாக உள்ளது, ஆனால் இந்த அல்லது அந்த எண்ணிக்கை என்ன சேர்க்கிறது என்பதை ஆராய்வது மதிப்பு. எனவே, விலைப்பட்டியல் பற்றிய விரிவான ஆய்வு வாங்குபவருக்கு எதிர்பாராத செலவுகள் மற்றும் செலவுகளைத் தவிர்க்க உதவும்.

சரியான தேர்வு செய்ய ஒரு நிபுணர் மட்டுமே உங்களுக்கு உதவுவார் என்பதை நினைவில் கொள்வது மதிப்பு. எனவே, ஒரு EDMS இன் தேர்வு மற்றும் நிறுவல் சிறப்பு திறன்களைக் கொண்ட ஒரு நபரின் நெருக்கமான கவனத்தின் கீழ் மட்டுமே மேற்கொள்ளப்பட வேண்டும்.

அதிக செலவு காரணமாக, நம் நாட்டில் உள்ள அனைத்து நிறுவனங்களும் EDMS உடன் வேலை செய்யவில்லை. இந்த நேரத்தில், பெரிய நிறுவனங்கள் மட்டுமே மின்னணு வடிவத்தில் காகிதங்களை செயலாக்குகின்றன. ஆனால் விஷயங்கள் மாறிக்கொண்டே இருக்கின்றன, மேலும் எதிர்காலத்தில் ஒரு EDMS உதவியுடன் வேலை செய்ய வேண்டிய அவசியம் பாராட்டப்படும், மேலும் பல நிறுவனங்கள் நடத்துவதற்கு வாங்க முடியும். மின் வணிகம். எனவே, அவர்கள் மிகவும் பயனுள்ள மற்றும் வெற்றிகரமான மாறும்!