În ce este evenimentul Instrucțiuni pas cu pas: „Cum să organizezi un eveniment mare? Eveniment de divertisment de seară

Propria clasă de master, atelier sau bătălie a oamenilor de știință este doar jumătate din luptă: este important ca publicul căruia este destinat să învețe despre proiect în timp util. Maria Vul, șefa departamentului SMM la Sterno.Ru, vorbește despre cum să atragi lideri de opinie și să folosești hashtag-uri, ce nu ar trebui să faci niciodată în publicul tău și de ce Odnoklassniki nu este atât de deznădăjduit pe cât pare. T&P publică videoclipuri și principalele teze ale master class.

Ați decis să susțineți o prelegere, o clasă de master, un seminar sau orice alt eveniment educațional - ați pregătit o prelegere, imaginați-vă ce public este destinat, dar nimeni nu a venit la prelegere - pur și simplu pentru că nu știa despre asta . Pentru a evita acest tip de greșeală fatală, trebuie să înveți cum să informezi publicul despre ideile tale geniale. La urma urmei, întreaga blogosferă cu forumuri și site-uri, rețelele sociale Facebook și Vkontakte și multe altele vă stă la dispoziție.

Înainte de a începe procesul de promovare a evenimentului dvs., trebuie să vă imaginați publicul țintă și să puneți câteva întrebări simple:

Cine trebuie să fie atras?

Unde să le cauți?

Cum să vorbesc cu ei?

De ce au nevoie?

Cum să le dau lor?

Explorați rețelele sociale

Este important să înțelegeți că clișeele și stereotipurile despre rețelele sociale nu au nimic de-a face cu realitatea. Legenda conform căreia mătușile în vârstă și plictisitoare stau, de exemplu, în Odnoklassniki este un mit, acolo predomină oamenii viguroși cu vârsta cuprinsă între 25 și 35 de ani. Trebuie să ne concentrăm nu pe clișee învechite, ci pe ceea ce se întâmplă cu adevărat astăzi în rețelele de socializare. În plus, adesea când oamenii promovează un eveniment educațional, uită de rețelele sociale precum Instagram, Twitter, Foursquare. Și ei te pot ajuta foarte mult în promovarea proiectului tău.

De unde să încep și unde să merg?

Dacă nu aveți mulți bani și nu vă permiteți să mergeți la companii de promovare a conținutului, există un set de acțiuni care sunt destul de eficiente pentru autopromovarea unui eveniment:

Plasați evenimente pe resurse gratuite de afișe;

Contactați publicul gratuit și publicul orașului pe tema evenimentului;

Contactați administrația site-urilor de nișă;

Invitați influenți care sunt cu adevărat interesați de evenimentul dvs.;

Același lucru este valabil și pentru lista ta de prieteni.

În toate locurile în care vei posta un anunț despre evenimentul tău, trebuie să lași un link de acasă prin care utilizatorul să vină la tine. Apoi, folosind serviciul Yandex Metrica, puteți afla de unde provin oamenii, ce a funcționat mai eficient. Pe rețelele sociale, ar trebui să folosești întotdeauna butonul „Merg” sau „poate” pentru a reprezenta aproximativ câți oameni vor veni la tine.

Puteți lăsa imediat mesaje despre evenimentele dvs. pe serviciile Lookatme.ru, Exchang.es, dar este logic să fiți de acord cu serviciile Afisha, Mail.Ru sau Yandex.ru în avans.

Să presupunem că prelegerea ta este despre unicorni. Găsiți forumuri și publice ale iubitorilor de unicorn, găsiți toate locurile în care stau acești oameni, nu uitați de link-uri către acele locuri în care doriți să vă acumulați audiența. Aflați unde este publicul dvs. țintă.

Liderii de opinie primesc multe invitații în fiecare zi - trebuie să interesezi oamenii de care ai nevoie cu master class, să le demonstrezi că ești unic. Chiar dacă persoana respectivă nu vine, îți poate recomanda evenimentul și deja va fi reclamă excelentă. Rețineți: nu trebuie să trimiteți spam întregului feed al prietenilor cu un mesaj de eveniment de 15 ori pe zi și nu trebuie să faceți același lucru cu al dvs. public țintă altfel va începe să te urască în liniște.

Raportați evenimentul în avans, dar pe coridoare rezonabile - cu aproximativ o săptămână înainte. Dacă trebuie să cumpărați bilete, atunci trebuie să vă informați puțin mai devreme. Dacă aveți informații despre evenimentele pe care le-ați organizat deja pe această temă, postați un reportaj și fotografii.

Când raportați evenimentul viitor, fiți întotdeauna original și variat:

Arată oamenilor ce îi așteaptă la eveniment;

Vino cu hashtag-uri și folosește-le întotdeauna!

Includeți întotdeauna linkuri în postările dvs., astfel încât oamenii să știe unde să meargă dacă fotografia este distribuită. Folosiți hashtag-uri peste tot - pe rețelele sociale, pe ecranul de deschidere și pe banner. Dacă aveți propriile grupuri, bloguri etc., folosiți-le pentru a vă anunța evenimentul.

Adună și acumulează-ți publicul. Când promovăm, de exemplu, sala de curs a Școlii Superioare de Economie, pentru fiecare prelegere creăm un eveniment și o notificare prin e-mail pentru persoanele care au spus anterior „Voi merge” la prelegerile noastre anterioare de pe Facebook.

Când vorbiți despre locul unde va avea loc prelegerea, faceți o hartă - ușurează viața oamenilor care vin la tine.

Nu este nevoie să scrieți de o sută de ori pe zi „avem o prelegere foarte tare, vă rog să veniți”, etc., nu este nevoie să faceți rost de oameni. Puteți reaminti despre eveniment o dată pe zi sau la fiecare două zile folosind imagini diferite, o listă de referințe pentru prelegere, link-uri către filme pe această temă, puteți desena o imagine, oferiți un citat.

Importanța intonației

Este imposibil să vorbiți aceeași limbă în rețele diferite. Puteți face un sondaj, o poză, o discuție pentru Vkontakte sau Facebook. Dacă intenționați să susțineți o prelegere de știință serioasă, veți speria oamenii, postând imagini amuzante pe rețelele sociale despre fizica cuantică. Trebuie să înțelegeți de cine doriți să vă conectați și cum sunt obișnuiți să comunice cu ei.

Dacă ai bani, îți poți promova postarea pe rețelele de socializare – Facebook este foarte convenabil în acest sens, te va ghida prin toți pașii creării unei postări publicitare. Atât Facebook, cât și Vkontakte au instrumente clare care vă vor ajuta să înțelegeți cum funcționează anunțul și să schimbați imaginea sau textul anunțului dacă nu sunteți mulțumit de efect. Pe Vkontakte, blocul text-grafic nu funcționează întotdeauna eficient - puteți comanda un anunț sau puteți contacta editorii publicului Vkontakte dacă publicul principal al acestui public se potrivește cu interesele prelegerii dvs.

Părere

Când prelegerea se termină, nu uitați de rețelele sociale - la urma urmei, aveți nevoie de un public loial în viitor. Nu vă relaxați: spuneți un mare mulțumire oamenilor pentru că au venit la prelegere, oferiți-vă să puneți întrebări dacă mai au ceva, postați o fotografie și o prezentare.

Cereți oamenilor să lase comentarii, răspundeți la ele, nu-i lăsați singuri. Puteți face puțină cercetare: în Yandex, introduceți un hashtag, numele dvs. de familie, titlul prelegerii și vedeți ce scriu oamenii despre dvs. Amintiți-le oamenilor de hashtag, astfel încât să îl folosească atunci când scriu sau postează ceva.

Puteți partaja imagini, întrebări, subiecte de curs și subiecte de discuție care necesită un răspuns. Spuneți întotdeauna „mulțumesc mult pentru critica constructivă” și răspundeți întrebări puse. Folosiți conținut suplimentar util în evenimentul dvs. Creați conținut pe care doriți să îl repostați.

Nu trebuie să faci asta!

Invitați întregul feed de prieteni la eveniment fără discernământ;

Etichetează oamenii în fotografii fără permisiunea lor;

Actualizați evenimentul la nesfârșit;

Anunțați un eveniment în zece publicuri în același timp;

Uitați de chestionare, de prezența fizică a hashtag-ului la eveniment;

Ignora recenziile negative, șterge comentariile.

În timpul evenimentului, puteți realiza o transmisie pe twitter, puteți combina prelegerea într-un scurt videoclip, astfel încât o persoană care nu a fost prezentă la el să înțeleagă totul în trei minute. Tot timpul în timp ce organizăm evenimentul, iar după aceea monitorizăm recenziile după hashtag-uri, după nume, după cuvinte cheie.

Folosește Instagram chiar dacă nu ai nimic de fotografiat. Poți oricând să scoți ceva din domeniul de expertiză. Uită-te la Instagram-ul General Electric - puțini oameni sunt interesați să se uite la fotografii despre motoare, dar pur și simplu își conduc Instagram în mod magic.

Competițiile, festivalurile, concertele, flash mob-urile, conferințele, mitingurile turistice, paradele și procesiunile conțin o anumită componentă de conținut și, în același timp, acestea sunt evenimente de masă, în cadrul cărora trebuie respectate anumite cerințe.

Ce este un eveniment de masă

Un eveniment de masă este o adunare a unui număr semnificativ de oameni pentru a participa la orice eveniment care are caracterul unui apel patriotic, sărbătoare, publicitate, spectacol, întâlnire de afaceri sau distracție.
Locurile pentru evenimente de masă sunt diferite:

• piețe și parcuri;
• piețe și străzi ale orașului;
• clădiri publice;
• săli de teatru;
• locuri de concerte;
• Săli de sport.

Organizarea de evenimente culturale contribuie la realizarea nevoilor rezidenților de natură politică, culturală, economică și religioasă.

Forme de evenimente de masă

Există diverse grupuri și forme de evenimente publice:

• Stat și politic: adunări ale acționarilor, conferințe științifice și practice, congrese, parade, procesiuni.
• Evenimente culturale: o seară la nivel de oraș pentru absolvenți, spectacole de teatru, sărbători populare, târguri și expoziții, procesiuni de carnaval, spectacole de festival, programe de concerte, arată programe.
• Sport și divertisment: meciuri sportive, zile sportive, curse auto și raliuri, crosuri de atletism, Jocurile Olimpice.
• Evenimente cu caracter religios: sărbători, procesiuni ceremoniale.
• Privat: banchete, nunti, aniversari.

Toate evenimentele pot avea loc la nivel municipal, regional, național sau internațional. Metoda de apariție a unor astfel de acțiuni este împărțită în două grupuri mari:

• Spontan.
• Organizat.

Acestea pot fi organizate o singură dată sau periodic, asigurând participarea unui număr limitat de persoane sau accesul publicului.

Cum să organizezi un eveniment în masă

O serie de structuri sunt angajate în pregătirea și desfășurarea evenimentelor:

• Organismele locale de autoguvernare.
• Instituții aparținând diferitelor departamente și forme de proprietate.
• Șefii instituțiilor pe teritoriul cărora se desfășoară.

Un eveniment de masă este o respectare strictă a principalelor condiții, proceduri și cerințe pentru desfășurarea acestuia, menținând siguranța personală a fiecărei persoane prezente.
Desfășurarea de evenimente culturale asigură rolul incontestabil al îngrijirii sănătății, al transportului auto și întreprinderi comerciale, unități de servicii pentru consumatori, resurse de informații și de internet.

Dacă se pregătesc evenimente de amploare, administrația municipală poate forma consilii coordonatoare și sedii care coordonează și controlează toți participanții. Astfel de comitete sunt responsabile pentru elaborarea planurilor adecvate, menținerea ordinii și a legii, evacuarea urgentă a spectatorilor și a participanților dacă există o amenințare pentru viața și sănătatea acestora.

Ce trebuie luat în considerare

Când discutați despre procedura de desfășurare a unui eveniment în masă, trebuie să luați în considerare condițiile pentru desfășurarea acestuia:

• Programul transportului public municipal (toți cei prezenți trebuie să poată folosi transportul în comun la final).
• Condițiile meteo și climatice.
• Locuri de parcare pentru vehicule.
• Comoditatea abordării la locul principal, ținând cont de restricția accesului la vehicule.
• Disponibilitatea spațiilor de depozitare.
• Capacitatea de a oferi asistență medicală primară.
• Munca punctelor de vânzare și vânzarea de băuturi răcoritoare (pe vreme caldă - răcoritoare, pe vreme rece - încălzire).
• Disponibilitatea băilor.

Instrucțiuni de organizare și desfășurare

• Consiliile organizațiilor sportive voluntare și comitetul sportiv sunt obligați să coordoneze examinările necesare cu administrația municipiului, structuri de inginerie, stație epidemiologică sanitară, organe de drept, apărare civilă și secții de urgență. Rezultatul sondajelor ar trebui să fie actele relevante.
• Organizatorii asigură procesul de desfășurare a evenimentului (respectarea regulilor pompierilor și numirea persoanelor responsabile), anunță în mod corespunzător administrația municipalității despre unde, când și la ce oră va avea loc evenimentul, indică numele , format, date privind numărul de participanți, detalii de contact.
• Conducătorii în al căror compartiment se află clădirile și structurile sunt obligați să asigure fiabilitatea standurilor și a altor structuri utilizate, posibilitatea de evacuare generală dacă există pericol pentru viața și sănătatea altora.

Trăsături caracteristice ale unui eveniment de masă

Formatul unui eveniment public determină trăsăturile sale caracteristice. În mod convențional, orice eveniment public în masă poate fi atribuit unuia dintre principalele tipuri de la locație:

• Închis. În acest caz, un cerc restrâns de anumiți invitați se adună într-o cameră separată, accesul la oaspeți este limitat de carduri de invitație, nivelul social și interesele publicului sunt aproximativ aceleași.
• Deschis. Acest format oferă oricui posibilitatea de a lua parte la evenimentele planificate. Acest lucru crește semnificativ riscul de a crea situații periculoase.

Cel mai clar, eterogenitatea compoziției celor prezenți se manifestă în timpul evenimentelor sportive și de divertisment:

• Fanii aparțin unor cluburi sportive rivale, contingentul lor este clar marcat.
• Dependența strălucitoare, fanatică, față de clubul sau echipa lor se manifestă prin strigăte, sloganuri, scandarea anumitor fraze.
• Vârsta și compoziția socială, nivelul de educație și cultură, orientările valorice ale celor prezenți pot varia foarte mult, acest lucru poate duce la situații conflictuale.

Amenințări potențiale

Un eveniment de masă este cea mai accesibilă oportunitate de a satisface nevoile unui grup mare de oameni. În același timp, este și o potențială amenințare pentru viața și sănătatea tuturor participanților, fanilor, spectatorilor. Acest lucru se datorează mai multor factori:

• Un spațiu închis crește riscul încălcării legii și ordinii de către un grup de oameni, format spontan sau organizat.
• O schimbare a ritmului obișnuit, dinamica evenimentelor poate provoca cazuri de conflicte între cetățeni individuali sau anumite grupuri ale acestora. Acest lucru este facilitat în special de formatele specifice ale evenimentelor informale.
• Cu o acumulare semnificativă de oameni, devine posibilă comiterea de furt, daune materiale.
• O adunare colectivă a unui anumit contingent de oameni (fani radicali, partide rivale, fani rock) poate acumula manifestarea emoțiilor negative.
• Chiar și o situație nestandard pe termen scurt poate contribui la manifestarea panicii, ducând la un număr mare de victime.
• Există o amenințare reală a unui act terorist ca urmare a implementării unor planuri criminale sau antisociale.

Măsuri de securitate din partea organizatorilor

Organizatorul este responsabil în primul rând pentru siguranța celor prezenți. Dacă sistemul de securitate nu este format corespunzător, atunci chiar și cel mai strălucitor, spectaculos, interesant și important eveniment își va pierde semnificația și poate duce la consecințe triste.

Asigurarea securității evenimentelor de masă se realizează prin dotarea punctelor în care vor fi cazați participanții, spectatorii, serviciile de securitate, precum și echipamentele de stingere a incendiilor.

În stare corespunzătoare, este necesar să se mențină un regim sanitar și igienic pe întreg teritoriul. Pentru vehiculele oficiale, accesul liber la instalațiile și sursele de alimentare cu apă ar trebui să fie organizat în caz de pericol de incendiu. Planurile de evacuare și semnele ieșirilor de evacuare trebuie amplasate în locuri centrale.

Asigurarea securității de către oamenii legii

Evenimentele publice prevăd respectarea siguranței publice, care este realizată de organele de drept. La ce anume ar trebui să acorde atenție?

• Angajații organelor de afaceri interne sunt obligați să prevină cetățenii în stare de ebrietate narcotică, toxică sau alcoolică.
• O atenție deosebită trebuie acordată persoanelor care doresc să poarte cu ele orice tip de armă.
• Dacă gradul de ocupare al localului devine maxim admisibil, atunci oamenii legii trebuie să prezinte organizatorilor o cerere de oprire a admiterii vizitatorilor (spectatori, fani) pe teritoriul unde va avea loc evenimentul.
• Dacă apare o amenințare percepută, toți cei prezenți trebuie evacuați din sală, din tribune.
• În procesul de suprimare a încălcărilor legii și ordinii, este necesar să se excludă posibilitatea de panică.

Reguli de conduită pentru cei prezenți

Regulile de conduită în timpul evenimentelor sportive și de divertisment și culturale sunt determinate de reguli standard și interzic:

1. Adu o armă cu tine explozivi, droguri, băuturi alcoolice, pungi mari.
2. Fugi pe teren sau pe scenă, fii pe culoar sau pe scări.
3. Încălcarea ordinului: bea alcool, insultă și umilește pe cei prezenți, da semne de extremism.
   

Un eveniment de masă este acea situație unică în care o persoană se poate simți într-un cerc de oameni cu gânduri asemănătoare, poate fi implicată în evenimente importante de stat, religioase sau de altă natură, își poate petrece timpul liber cu interes și beneficiu.

Știm cu toții ce înseamnă cuvântul „eveniment”. Dar uneori, când ni se cere să punem în cuvinte cunoștințele noastre, nu obținem un discurs foarte coerent. Acest lucru se datorează faptului că nu avem o idee foarte clară despre subiectul conversației. La urma urmei, dacă o persoană nu poate descrie ceva, înseamnă că nu îl înțelege. În acest articol, vom înțelege terminologia și vom afla ce este - un eveniment.

Înțelesul cuvântului

Un eveniment este o acțiune a unor oameni care sunt uniți de un scop comun. Aceasta este o definiție generală care are mai multe nuanțe. De exemplu, un grup de adolescenți care s-au adunat să bea bere la intrare nu poate să numească întâlnirea lor un eveniment. Și asta nu se întâmplă pentru că vocabularul acestei pături ale societății este uneori limitat, ci pentru că această adunare nu vizează dezvoltarea culturală.

Astfel, putem concluziona că evenimentul este o întâlnire a unui grup de oameni care s-au adunat pentru a se lumina cultural, pentru a învăța ceva nou sau pentru a spune celorlalți punctul lor de vedere. Și, de asemenea, un eveniment este o întâlnire de oameni în sumă mai mare de două persoane.

eveniment public

Din ultima parte a articolului, am înțeles cum se numește evenimentul atunci când un grup mic de oameni se adună în scop educațional sau pentru o distracție utilă. Acum trebuie să înțelegeți când un eveniment poate fi numit public. Cel mai adesea, o astfel de definiție poate fi găsită la o demonstrație, miting, seară de teatru, vernisajul unei expoziții etc.

Se poate concluziona că un eveniment public este o întâlnire un numar mare oameni necunoscuti care sunt uniți de un scop comun.

Dar, de exemplu, un târg, care se potrivește perfect definiției, cu greu poate fi numit eveniment public. Toți oamenii au același scop de a cumpăra produse, dar fiecare o face pentru sine.

Un alt exemplu este teatrul. La spectacol, oamenii se bucură și ei, și fiecare pentru el însuși. Dar acesta este un eveniment public. Chestia este că în al doilea exemplu, actorii joacă pentru întregul public, își dau timpul și dau talent pentru ca publicul să primească plăcere estetică.

Eveniment pentru copii

Dimineți, seri creative sau jocuri în parcul copiilor - toate acestea se potrivesc definiției noastre. Un eveniment pentru copii este o activitate pentru adulți menită să-și distreze micii spectatori. Organizat vacanta copiilor va diferi de jocul colegilor prin aceea că în primul caz există un lider vizibil care stabilește regulile. Animatorul dictează termenii și se asigură că aceștia sunt îndepliniți.

Desigur, nu este necesar ca adulții să distreze copiii, aceștia pot organiza activități cu ajutorul copiilor înșiși. Exemple vii în acest sens: matinee, concerte școlare și spectacole de teatru. Toate acestea insuflă în micii membri ai societății un spirit de echipă, responsabilitate pentru acțiunile lor. Copiii scapă de complexe, depășesc modestia, învață să-și demonstreze numeroasele talente. De altfel, afirmația că vacanțele copiilor diferă de adulți doar în ceea ce privește contingentul de vârstă este fundamental greșită, asta am văzut la tine din tezele de mai sus.

Deci, după cum se spune, ai încredere, dar verifică. Și data viitoare când subiectul culturii evenimentului apare într-o conversație, poți oferi un răspuns bine gândit.

Un set neformalizat pe termen scurt de activități care vizează obținerea rezultatelor dorite. Evenimentul poate fi considerat ca un proiect căruia i se aplică un flux de documente simplificat datorită duratei sale scurte și intensității reduse a muncii. ... ... Manualul Traducătorului Tehnic

EVENIMENT, evenimente, cf. (oficial de carte). Un act de a face ceva pentru a atinge un obiectiv. Dicţionar Uşakov. D.N. Uşakov. 1935 1940... Dicționar explicativ al lui Ushakov

EVENIMENT, I, cf. Un set de acțiuni unite printr-o sarcină semnificativă din punct de vedere social. Să desfășoare un important m. Evenimente culturale și educaționale. M. pentru spectacol (realizat formal, fără interes; neod. colocvial). Dictionar… Dicționar explicativ al lui Ozhegov

O acțiune organizată sau un set de acțiuni care vizează implementarea unui fel de l. obiective. Dicţionar de termeni de afaceri. Akademik.ru. 2001... Glosar de termeni de afaceri

eveniment- , ia, cf. O acțiune organizată sau un set de acțiuni care vizează atingerea anumitor scopuri. ◘ De zece ani încoace, la Kaunas este organizat sistematic un eveniment numit „Scriitori către muncitori”. Bufnițe. Lit., 106.… … Dicționar explicativ al limbii deputaților sovietici

eveniment- planificarea unei modalități de eveniment, planificarea evenimentelor se desfășoară pasiv, organizarea programării unei modalități de eveniment, planificarea desfășurării unui eveniment organizarea evenimentelor se desfășoară pasiv, organizarea ... ... Compatibilitatea verbală a numelor neobiective

eveniment- eveniment mare... Dicționar de idiomuri rusești

Eveniment- o denumire generalizată condiționată pentru orice interacțiune mai mult sau mai puțin organizată între copii și profesori, care are un scop, un conținut și o metodologie corespunzătoare de implementare. Activitățile de la școală sunt de obicei numite forme extracurriculare de organizare ...... Fundamentele culturii spirituale (dicționar enciclopedic al unui profesor)

eveniment- renginys statusas T sritis švietimas apibrėžtis Tam tikrą programą ir vidinę struktūrą turinti ugdymo forma. Organizuojami didaktiniai, auklėjamieji, meninės saviveiklos, sporto ir kt. renginiai. Šis terminas plačiau vartojamas užklasinės veiklos … Enciklopedinis edukologijos žodynas

Cărți

• Eveniment de milioane de dolari. Bani rapidi pe cunoștințele altora, Andrey Parabellum, Antrenamentele devin din ce în ce mai populare în fiecare zi. Și acest lucru nu este surprinzător. În aproape orice domeniu, profesional sau personal, o persoană trebuie să concureze, să fie mai bună decât ceilalți. Și altele… Editura: Peter, carte electronică
• Evenimentul „Terminal” Potsdam, 1945, V. N. Vysotsky, „Terminal” - numele de cod pentru conferința liderilor țărilor coaliției anti-Hitler din 1945 la Potsdam, lângă Berlin. Autorul vorbește despre pregătirile diplomatice pentru întâlnirea „marelui...” Editura:

Organizarea unui eveniment este o nouă experiență interesantă și nu contează ce anume te așteaptă: o petrecere, eveniment corporativ, întâlnire pentru prieteni și familie, nuntă sau orice eveniment formal. O bună organizare este o parte importantă a oricărui eveniment și poți fi sigur că eforturile tale nu vor trece neobservate. În acest articol, veți învăța cum să organizați un eveniment, cum să rezolvați conflictele și să găsiți o cale de ieșire din situații dificile și cum să evitați problemele cu o bună planificare.

Pași

Scopuri principale

Definiți-vă scopurile și obiectivele.Înainte de a începe planificarea, este important să vă dați seama cât de mare va fi locul, care va fi bugetul, ce se va întâmpla, câți oaspeți și ce fel de oameni vor fi și să decideți ce strategie de planificare este potrivită pentru dvs. Cum ai vrea să fie evenimentul? Ce vreţi să faceţi?

• Când decideți despre ce va fi evenimentul (sărbătorirea evenimentului, strângerea de bani, educația, vânzările, formularea de sugestii), va trebui să luați în considerare De ce tu o faci. Înțelegerea motivelor vă va ajuta să vă concentrați și să treceți la treabă.
• De asemenea, va trebui să vă gândiți care vor fi obiectivele dvs. Este imposibil să atingi obiectivul dacă nu știi ce este. Un obiectiv te va menține motivat până la final.

1. Selectați data și ora. Acesta este unul dintre puncte cheie planificare. Dacă alegi o dată și o oră care nu se potrivesc nimănui, toate eforturile tale vor fi în zadar. Dacă alegi o zi care nu va veni curând sau, dimpotrivă, prea devreme, există riscul ca oamenii fie să uite de eveniment, fie să-și planifice deja timpul diferit. Este extrem de important să alegeți o dată care să fie convenabilă pentru majoritatea.

   • Cel mai bine este să anunțați oaspeții despre eveniment cu două săptămâni înainte. Cel mai probabil, nu vor avea încă alte planuri. Apoi, vi se poate reaminti despre eveniment o dată sau de două ori mai aproape de data selectată. Alege o zi inainte in care sa iti mai ramana 2-3 saptamani, dar numai cu conditia sa ai timp sa faci totul la timp.

2. Alegeți o locație. Acum știi ce vei face și când, așa că trebuie să te decizi care este locul potrivit pentru tine și să afli în mai multe locuri dacă data de care te interesează este disponibilă acolo. Ce fel de spațiu ai nevoie? Cum va fi folosit spațiul? Oaspeții vor sta pe scaune la rând, pe bănci, la mese sau pe pături pe iarbă? Ai nevoie de un loc unde să dansezi, de o scenă sau de un podium? Asigurați-vă că scaunul pe care îl alegeți este dimensiunea potrivită pentru dvs.

   • Vizitați site-ul în avans și schițați un plan de etaj. Puteți folosi acest plan pentru a aranja mese, a organiza mesele, a proiecta acces fără bariere pentru persoanele cu dizabilități și rute de ieșire și aranja echipamente. Marcați locația sursei de alimentare (dacă este necesar), precum și locațiile echipamentelor externe (frigidere, mașini de gheață, grătare, sobe etc.). Desenați pe plan toate prizele și locurile unde vor rula cablurile (pot fi ascunse de covor) și orice obiecte care necesită atentie speciala din punct de vedere al securității.
   • Ai nevoie de o permisiune specială? Uneori aveți nevoie de un permis special pentru vânzarea de alcool, precum și pentru evenimente zgomotoase, organizarea accesului la transport, parcare, instalarea de structuri mari (de exemplu, pavilioane).

3. Decideți câți oameni veți invita. Pentru câte persoane este bugetul tău? Intrarea la eveniment se poate face doar cu bilete sau invitații, iar acest lucru simplifică planificarea, dar există întotdeauna sosiri întârziate, precum și participanți suplimentari (de exemplu, copii, soți, prieteni). Amintiți-vă că cu cât mai mulți oameni, cu atât mai mult personal veți avea nevoie.

   • Deoarece numărul de persoane poate fi o problemă majoră, este important să oferiți suficient spațiu pentru toți oaspeții.
   • Decide ce suma maxima oamenii vor putea participa la evenimentul dvs.

4. Stabiliți un buget. Faceți echipă cu câțiva oameni de încredere și decideți de câți bani aveți nevoie pentru a desfășura evenimentul. Veți angaja personal? Trebuie să închiriați echipament și să plătiți chirie pentru spații? De câți bani ai nevoie pentru mâncare și băutură? Dar cu litere mici? Decideți câți bani veți avea la dispoziție și planificați în funcție de bugetul dvs. Nu cheltuiți bani personali pe ceva pentru care nu trebuie să-i cheltuiți.

   • Este posibil să puteți atrage sponsori sau donații voluntare, dar nu este întotdeauna cazul. Dacă nu sunt așteptate fonduri suplimentare, este important să nu puneți bani în plus în buget. Dacă serviciile de catering costă multi bani invitați-i pe fiecare să-și aducă mâncarea și băutura. Nu veți avea nevoie de personal, dar va trebui să găsiți o masă, benmari și frigidere. Pentru a nu cheltui bani pe un fotograf, fotografiați-vă singuri. Fii creativ!

5. Adună o echipă. Distribuiți sarcinile între membrii echipei. Dacă găzduiești un eveniment informal, membrii echipei pot include prieteni, familia și alții. Organizarea evenimentului presupune repartizarea zonelor de responsabilitate între oameni. Asigurați-vă că toată lumea știe ce trebuie făcut.

   • Distribuiți responsabilitățile simultan cu angajarea personalului și pregătirea invitațiilor. Atribuiți responsabilitatea cât mai curând posibil și oferiți-le o alegere de sarcini, dacă este posibil. Ar trebui să aveți și câteva persoane în rezervă, pentru că nu este exclusă posibilitatea suprapunerilor.

6. Luați în considerare succesiunea evenimentelor. Este imposibil să faci planuri fără a cunoaște ordinea acțiunilor la eveniment. Când vor ține discursurile vorbitorii? Vor fi jocuri, prezentări, divertisment la eveniment? Cât timp va dura oaspeții să mănânce? gandeste-te bine plan detaliat, care ia în considerare toate evenimentele.

   • Lăsați puțin timp în rezervă, deoarece sunt posibile abateri de la program. Oamenii pot întârzia, discursurile pot fi mai lungi decât era planificat, iar coada pentru mâncare poate fi lungă. Desigur, merită să luați în considerare un program, dar este important să înțelegeți că nu totul merge întotdeauna conform planului.

Începutul pregătirii

1. Trimite invitații. Fără o invitație, nimeni nu va ști despre evenimentul tău. Invitația ta este chipul evenimentului, așa că designul trebuie luat cu responsabilitate. Prima impresie a evenimentului se va forma tocmai gratie invitatiei. Încercați să faceți totul la un nivel decent.

   • Luați în considerare opțiunile clasice: cărți poștale, fluturași și alte tipări mici. Rețineți că invitațiile pot fi trimise și digital: e-mail, sub forma unei liste de corespondență electronică, prin intermediul rețelelor sociale sau site-urilor create pentru conceperea invitațiilor. În plus, puteți marca pur și simplu evenimentul în calendar.
     • Dacă vrei să participe cât mai multe persoane la evenimentul tău, trimite invitații prin intermediul rețelelor sociale. Dacă evenimentul va fi doar pentru elită, refuzați retele sociale.

2. Înregistrați toate persoanele care și-au confirmat participarea. Va trebui să știi exact câți oameni vor veni. Cel mai probabil, numărul de invitați la eveniment va fi în continuare diferit de numărul de persoane care au confirmat participarea, dar ar trebui să aveți cel puțin o idee la ce să vă așteptați. Există site-uri dedicate care vă permit să păstrați evidențe, dar puteți utiliza instrumente de rețele sociale (cum ar fi Facebook) sau puteți înregistra persoane în Excel.

   Luați în considerare toți oamenii. Va trebui să găsești și să angajezi fotografi, constructori, designeri, decoratori, vorbitori, sponsori, gazde, muzicieni, clerici, dansatori, alți artiști sau să-și delege atribuțiile altcuiva? Luați în considerare toți acești oameni atunci când planificați, astfel încât toată lumea să aibă suficient spațiu și mâncare, dacă acest lucru este prevăzut de acorduri.

   • Vor fi mâncare și băuturi la eveniment? Dacă există, știți cine va fi responsabil pentru gătit, servire și curățare. Ce mâncare va fi servită? Vor fi oaspeți cu alergii, vegetarieni sau vegani, diabetici, persoane cu restricții alimentare din motive religioase și așa mai departe? Vor exista sugari, copii, vârstnici sau persoane cu dizabilități care nu pot mânca alimente solide?
   • Gândiți-vă dacă va exista divertisment la eveniment și ce aveți nevoie pentru a-l organiza. Poate fi necesar să comandați echipament muzical, pavilioane sau corturi, decorațiuni, lumini, microfon, amplificatoare, surse de alimentare, proiectoare sau ecrane de prezentare de diapozitive, aparate de fum, oglinzi de scenă, streamere, postere cu numele companiei și așa mai departe.
     • Dacă angajați o companie de divertisment, aflați dacă își pot furniza propriul echipament și ce fel de echipament va avea locația. Acordați un program. Astfel vei ști ce ajutor este nevoie de la tine.
   • Companiile de catering, florarii, prezentatorii și alți profesioniști își prețuiesc timpul, așa că ar trebui să negociați cu ei cât mai curând posibil (cu cât faceți acest lucru mai târziu, cu atât serviciile lor pot fi mai scumpe). Dacă faceți acest lucru în avans, veți avea timp să găsiți un înlocuitor dacă refuză.

3. Găsiți un lider. Este nevoie de un facilitator pentru a se asigura că evenimentul se desfășoară conform programului. Liderul ține discursuri, invită la masă, anunță începutul dansurilor sau a altor distracție și prezintă oaspeți de onoare. Fiți de acord cu liderul despre data și planul. Dacă gazda este inteligentă, te va ajuta foarte mult în organizarea evenimentului.

   • Poate trebuie să fii lider. Acest lucru va fi mai dificil deoarece va trebui să controlați procesul până la sfârșit. Este important să desemnați persoane responsabile în fiecare dintre grupurile de ajutor, astfel încât să le puteți delega responsabilități.

4. Pregătiți echipamentul. Atunci când angajezi o echipă, asigură-te că aduc tot ce le trebuie cu ei. Poate că oamenii vor aduce cu ei toate echipamentele, dar există șansa să fii nevoit să-l cauți separat. Echipamentul poate fi închiriat, cumpărat sau împrumutat. Parcurgeți întreaga listă, de la șervețele la prelungitoare.

   • Decorațiile sunt o parte importantă a oricărui eveniment. Fețe de masă, flori, cadouri, lumânări, baloane, postere, streamere, zone foto, covoare roșii și orice altceva ar trebui căutate din timp.

5. Gândiți-vă la modul în care spațiul se potrivește nevoilor dvs. Organizatorii neexperimentați trec adesea cu vederea cantitatea și calitatea lucrurilor precum latrine, parcări, rampe pentru scaune cu rotile, dulapuri, zone de depozitare, bucătării, coșuri de gunoi, găleți pentru gheață, prize electrice și așa mai departe. Gândiți-vă în avans la toate nuanțele.

   • Luați în considerare, de asemenea, cum vor ajunge oamenii la locație. Oaspeții străini vor avea nevoie de cazare și transport? Va trebui să rezervați un transfer pentru ei?

6. Aflați cu cine veți lucra. Daca ideea evenimentului nu este a ta, este important sa stii cum vei actiona in orice situatie. Pentru ca clientul să aibă încredere în tine, ar trebui să afli:

   • Cine sunt invitații principali? De obicei, acest lucru este de înțeles - de exemplu, mirii. Clientul nu este întotdeauna oaspetele principal. El poate fi prezent sau nu la eveniment.
   • Cine inițiază evenimentul. De obicei, acești oameni stau la masa lor și îi ajută pe oaspeți să se cunoască și să comunice. De regulă, acești oameni știu să creeze atmosfera potrivită și să ofere noi subiecte de conversație, să invite pe toată lumea la dans și să-și prezinte oaspeții. De obicei, te poți baza pe astfel de oameni, deoarece ei îți vor spune toate informațiile importante, pot lua ei înșiși cuvântul sau pot acționa ca facilitatori. De regulă, datorită acestor oameni, evenimentele se desfășoară fără probleme.
   • Cine va ajuta la restabilirea ordinii în caz de probleme. Aflați cine vă poate ajuta să rezolvați problemele dacă este necesar. Cel mai adesea, acest rol este jucat de capii de familie, tutori, manageri sau securiști.
   • Cine ia decizii. În majoritatea situațiilor, decizia va fi luată de dvs. în calitate de manager, dar pot exista situații în care va trebui să explicați ceva oaspeților, iar acest lucru nu va fi foarte convenabil. Aflați cu cine puteți vorbi în caz de urgență. Cel mai probabil, va trebui să comunicați cu persoana care plătește evenimentul sau serviciile dumneavoastră și pe care o considerați client.

Pregătirea înainte de eveniment

1. Verificați locația evenimentului.Înainte de eveniment, vizitați locul și gândiți-vă cum va fi organizat totul. Este posibil să aveți nevoie de echipamente suplimentare - prelungitoare, lumini și așa mai departe. Dacă nu le puteți găsi imediat, oaspeții dvs. le va fi și mai greu să le găsească. Gandeste-te la asta.

   • Dacă este posibil, decideți unde și ce va sta. Dacă nu există loc pentru tot, ceva va trebui să fie abandonat. Discutați cu managerul unității dacă vă poate ajuta și întrebați dacă există circumstanțe sau cerințe speciale pe care trebuie să le luați în considerare.

2. Pregătește seturi de cadouri pentru membrii echipei tale. Toată lumea va trebui să muncească din greu. Pentru a le mulțumi oamenilor pentru munca lor și pentru a vă exprima aprecierea, pregătiți cadouri. Setul poate include sticle de apă, batoane granola, bomboane de ciocolată, mici suveniruri și orice altceva considerați potrivit. Acest lucru va întări spiritul de echipă.

   • Pregătește insigne sau mici suveniruri care vor rămâne ca amintire a evenimentului. Asigurați-vă că toată lumea poate mânca și bea la timp. Încearcă să vezi în angajații tăi o resursă pe care o poți folosi în viitor.

3. Contactați toți membrii echipei înainte de eveniment. Este important să vă asigurați că toată lumea știe ce trebuie făcut și este gata de lucru. Oferă tuturor instrucțiuni clare cu privire la orele de sosire și oferă tuturor detaliile tale de contact. Dacă nimeni nu are întrebări, puteți continua.

   • Verificați dacă toată lumea este gata de plecare. Nu toată lumea va putea spune adevărul, așa că încercați să trageți propriile concluzii. Oamenii par încrezători și gata de muncă? Dacă nu, liniștiți-i, repuneți-le toate responsabilitățile și puneți câteva întrebări. Dacă vă îndoiți că cineva își va face față sarcinilor, asociați-l cu un angajat mai experimentat.

4. Pregătiți o listă de contacte și alte documente, dacă este necesar. Auto-organizarea ta este, de asemenea, importantă. Dacă ești pregătit, poți salva orice situație, dar dacă nu, lucrurile vor scăpa de sub control. Iată câteva modalități de a vă pregăti:

   • Faceți o listă cu toate numerele de telefon și adresele de care aveți nevoie. Patiserul a crezut că vei ridica singur tortul? Nu contează - sună-o pe Masha, care locuiește în apropiere, și roagă-i să ridice tortul în drum spre eveniment.
   • Faceți o listă cu toate. Parcurgeți listele și verificați ce lucruri, echipamente și oameni lipsesc.
   • Pregătiți toate facturile și contractele. Cu cât te pregătești mai bine, cu atât vei avea mai puține probleme mai târziu.

5. Încercați să nu schimbați nimic în ultimul moment. Crezi că clientul va încerca să facă amendamente până în ultimul moment? Atunci când organizează nunți, clienții solicită adesea să schimbe ceva în design în ultimul moment. Stabiliți un termen limită pentru modificări. De obicei, termen maxim este cu o săptămână înainte de eveniment. Înainte de această dată, modificările pot fi făcute în continuare fără prejudicii semnificative bugetului sau organizației.

   • Dacă modificările sunt minore și nu implică costuri suplimentare, nu refuzați să faceți aceste modificări. Încercați să tratați clientul cu înțelegere, deoarece acesta așteaptă un eveniment foarte important pentru el.

Activități în timpul evenimentului

1. Pregătește totul. Ajungeți devreme la locație. Asigurați-vă că toți sosesc la timp și sunați pe cei care întârzie. Ajutați oamenii care au nevoie de ajutor și oferiți indicații acolo unde este nevoie. Nu interveni dacă prezența ta nu este necesară undeva. Asigurați-vă că nimeni nu este rănit.

   • Vei fi mai relaxat dacă faci o listă de lucruri de făcut și o parcurgi. Distribuiți o listă fiecărei echipe: cei pe care i-ați angajat; cei care se ocupă de decorarea și amenajarea mobilierului; cei care se ocupa de echipament. Asigurați-vă că totul este la locul lui.

2. Delegați munca. Nu vă fie teamă să delegeți responsabilități. Este imposibil să faci totul, așa că trebuie să distribui responsabilitățile. Dacă cineva nu își face treaba bine, dă-i altul. Sarcina ta este să distribui corect munca. Nu comandați și nu încălcați granițele personale - ați fost angajat să faceți tocmai asta.

   • Fii politicos, dar vorbește ferm și cu încredere. De exemplu, așa: „Maxim, am nevoie de ajutorul tău cu catering. Mulțumesc”. Echipa ta trebuie să lucreze împreună. Pentru a fi mai ușor pentru toată lumea, asumați-vă rolul de lider care ar trebui să fiți.

3. Nu ezitați să vă adaptați.Încercați să vă respectați programul și să găsiți o cale de ieșire dacă nu puteți îndeplini programul, dar cel mai important - Nu vă faceți griji. Dacă începi să devii nervos, vei pierde controlul asupra ta și nu va ieși nimic bun din asta. Dacă un discurs durează timp de 10 minute și vorbitorul ignoră semnele tale, relaxează-te. Serviți doar băuturi puțin mai târziu și nimeni nu va observa. Nu sa întâmplat nimic rău.

   • Orice suprapuneri sunt posibile. Este imposibil să prevezi totul și cu cât înveți mai repede să accepți, cu atât mai bine. Un manager de evenimente calm poate rezolva orice problemă, dar unul stresat nu. Așa că nu fi nervos și lasă lucrurile să-și urmeze cursul. Evenimentul se va încheia în curând!

4. Tine toata lumea la curent.În ziua evenimentului, verificați numărul de invitați și toate celelalte nuanțe. Dacă trebuie să schimbați ceva, informați persoanele responsabile cât mai curând posibil. Ar trebui să fii primul care observă orice problemă.

   • Întrebați clienții cum se simt. Ei pot fi nervoși, îngrijorați, plictisiți, fericiți sau îngrijorați de ceva, iar discuția cu dvs. îi poate ajuta să-i calmeze și să îi motiveze să facă ceva. Încurajați oaspeții și membrii echipei dvs., dacă este necesar.

5. Vezi-ti de treaba ta. Luați în considerare că fiecare membru al echipei este capabil să facă față sarcinii sale: dacă i-ați încredințat ceva, atunci ei vor face față. Oferiți ajutor dacă este necesar, dar toți membrii echipei dvs. ar trebui să aibă suficientă experiență pentru a nu avea nevoie de acest ajutor. Țineți cont de următoarele:

   • Întâlnește toți oaspeții la intrare. Când începe evenimentul, lăsați gazda să țină oaspeții distrați. Sarcina ta va fi să rezolvi problemele și să controlezi toate procesele pe care oaspeții nu le văd (gătit și alte sarcini).
   • Observați oaspeții și discutați cu gazda din când în când în cazul în care vreun plan se schimbă.
   • Păstrați distanța față de oaspeții principali ai serii. Aceasta este vacanța lor. Dar fii pregătit să verifici cu ei la momentul potrivit dacă sunt mulțumiți de tot și dacă au vreo solicitare sau dorință.

6. Dacă evenimentul este în scop promoțional, pregătiți suveniruri. Oaspeții ar trebui să-și amintească de această seară, dar cel mai probabil este necesar nu numai asta. Poate doriți ca oaspeții să viziteze site-ul, să facă o donație sau să spună altora despre companie. Pentru a face evenimentul memorabil, pregătiți suveniruri. Poate fi o poză, un fluturaș, un stilou - ceva care le va aminti invitaților de tine și de evenimentul tău.

7. Felicitează-te după eveniment. Se pare că evenimentul are loc de la sine și nimeni nu vede pregătirea. Lăudați-vă - o meriți! Dar este prea devreme să ne relaxăm - lucrarea nu este încă finalizată.

   • După eveniment, fă-ți timp să te întâlnești cu clientul și să-i mulțumești. Oferă-i clientului un mic cadou pentru a marca ocazia - lucrurile mici de acest fel fac întotdeauna întâlnirile mai plăcute. În plus, în acest fel clientul va fi mai probabil să vă recomande. Dați flori sau o fotografie înrămată a acestei serii (de exemplu, momentul tăierii panglicii, cel mai moment luminos discursuri, decernare a premiilor, sărutul mirilor, stingerea lumânărilor de pe tort) sau orice alt cadou care ar fi potrivit în aceste condiții.

8. Curăță și du-te acasă.Încercați să părăsiți locul în aceeași formă în care a fost înainte. Spuneți echipei dvs. că este timpul să faceți curățenie și să nu plecați până nu se termină curățarea. Nu uita că trebuie să participi și tu.

   • Acest lucru nu este doar politicos, dar vă va permite și să evitați cheltuielile inutile. In multe locuri curatenia dupa eveniment este inclusa in factura. Încercați să evitați costurile ascunse.

9. Aranjați returnarea și plata tuturor echipamentelor și mulțumiți tuturor celor cu care ați lucrat. Poate fi necesar să faci asta mai târziu. Întrebați clientul dacă i-a plăcut evenimentul. Chiar dacă ești plătit mai târziu, mulțumește-i clientului pentru oportunitatea de a lucra cu el și cere-i cartea de vizită.

   • Mulțumim membrilor echipei tale. Asigurați-vă că toată lumea este plătită. Strânge cecuri și ai grijă de toată lumea. Trebuie să fii ultimul care a părăsit camera.

Rezolvarea problemelor

1. Aflați ce să faceți dacă oaspeții întârzie și cum să rezolvați alte probleme. Oamenii întârzie adesea și ar trebui să fii pregătit pentru asta. De regulă, întârzierile sunt greu de evitat (de exemplu, din cauza impredictibilității blocajelor de trafic), dar oaspeții care sosesc la timp sunt calmi în privința lor. Pentru a evita dificultățile inutile:

   • Asigurați-vă că invitația indică clar ora. Dacă le cereți oaspeților să confirme prezența, cereți-le să confirme și ora. Contactați gazda, oaspeții (de multe ori cei mai importanți), artiștii și personalul din bucătărie dacă deveniți conștienți de o problemă greu de rezolvat rapid. Dacă oaspeții principali întârzie (de exemplu, mirii), puteți face următoarele:
   • Luați legătura cu întârziații și cereți o oră aproximativă de sosire. Anunțați bucătăria cu privire la noua oră, astfel încât personalul să poată încetini sau accelera munca.
   • Nu informați toți oaspeții că începerea este întârziată din cauza oaspeților întârziați (toată lumea va înțelege acest lucru singur). Spune-le oaspeților principali că știi despre asta. Explicați ce intenționați să faceți, dar lăsați-i pe oameni să decidă singuri, deoarece se cunosc cel mai bine și pot lua decizii care funcționează pentru toată lumea.
   • Păstrați evidența timpului, deoarece toată lumea ar trebui să aibă timp să-și țină discursurile. Dacă oaspeții principali întârzie, oferă oamenilor gustări sau băuturi - acest lucru nu îi va lăsa să se plictisească.
   • Dacă oaspeții întârzie foarte mult și nu îi poți aștepta (de exemplu, pentru că unele feluri de mâncare nu pot fi servite mai târziu), începeți evenimentul la timp, iar când sosesc oaspeții întârziați, serviți-le mâncarea care este servită tuturor, chiar dacă este desert.
   • Invitați-i pe toți ceilalți să danseze, să se joace, să țină un discurs sau să organizeze orice alt divertisment, mai ales dacă implică muzică. Cereți fotografilor să lucreze cu oaspeții până sosesc întârziații. Creați un plan de rezervă cu o zi înainte de eveniment.
   • Dacă oaspeții doresc în mod special să vină mai târziu, tratați-o ca pe o alegere a oaspeților, nu ca pe un eșec. Sarcina ta este să te ocupi de acei oaspeți care au sosit deja. Acționează ca și cum nu ar fi nicio problemă.

   • Aflați cum să rezolvați problemele alimentare. Aceste probleme se întâmplă rar dacă totul a fost gândit dinainte, dar uneori sunt posibile surprize: un copil poate vărsa mâncare sau se poate întâmpla un fel de suprapunere în bucătărie. Aflați dinainte care invitați vor fi la eveniment, astfel încât să vă puteți gândi la amenajarea meselor de mâncare și a locurilor pentru oaspeți.

     • Dacă pe undeva s-a vărsat lichid, acesta trebuie curățat cât mai curând posibil din motive de siguranță, chiar dacă trebuie să mutați covorul, eventualele elemente decorative sau mobilierul. Dacă pata nu poate fi deghizată (de exemplu, dacă este un obiect antic), este mai bine să îndepărtați obiectul cu pata. Dacă aveți mobilier de rezervă, folosiți-l. Dacă nu, aranjați restul mobilierului astfel încât absența unui articol să nu fie vizibilă.
     • Zona alimentară poate fi împrejmuită cu un gard de frânghie, perdea sau ecran. Acest lucru este util dacă farfuriile cu aperitiv abia încap pe masa de bufet sau dacă intenționați să arătați ce va fi servit mai târziu. Unii oaspeți pot decide că mâncarea este servită în cantități nelimitate și o poți lua singur, dar nu este întotdeauna cazul.
     • Schimbați meniul. Dacă o parte din farfurie nu poate fi servită (de exemplu, garnitura este arsă), excludeți-o, înlocuiți-o cu alta sau reduceți porția, astfel încât garnitura rămasă să fie suficientă pentru toată lumea. În acest caz, trebuie să măriți porțiile din alte produse. Raportați decizia celor responsabili.
     • Veganii neaștepți, absenții și oaspeții alergici ar trebui să fie evitati dacă planificați din timp, dar nu este neobișnuit ca oamenii să aducă cu ei rude sau prieteni apropiați fără avertisment, mai ales dacă evenimentul nu are un număr strict de invitații. De regulă, rezolvarea unor astfel de probleme este ușoară. Întâlnește oaspeții la intrare și întreabă-i dacă au preferințe alimentare. Comunicați orice preferințe de bucătărie imediat ce aflați despre ele.
     • Dacă sunt mai mulți oaspeți decât v-ați așteptat, pregătiți mai multe alimente sau cumpărați mai multe alimente dacă este necesar. De regulă, bucătăria are un stoc de alimente, ținând cont de posibila deteriorare și, de cele mai multe ori, există mai multă mâncare decât este necesar, nu mai puțin. Puteți reduce porțiile și puteți servi mai multă pâine, salată sau legume, adică produse care pot fi cumpărate rapid de la supermarket.

   • Aflați cum să rezolvați problemele cu copiii. Nu faceți greșeala multor manageri - amintiți-vă că copiii au aceleași nevoi ca și adulții: își doresc să se distreze și să nu se plictisească. Părinții sunt adesea jigniți dacă evenimentul nu oferă divertisment pentru copii. Cel mai bine este să-i rogi pe toți oaspeții care intenționează să aducă copii cu ei să te anunțe răspunzând la invitația ta.

     • Pentru copiii mici (sub 10 ani), cel mai bine este să oferiți mâncare sau gustări devreme, deoarece de cele mai multe ori cina nu începe până la ora 20, care este mult mai târziu decât mănâncă de obicei copiii. Mâncarea ar trebui să fie interesantă pentru copii și sănătoasă, dar și la fel de bine gândită ca și mâncarea pentru adulți – părinții o vor aprecia. O masă completă pentru copii va face mai ușor pentru părinți să aibă o seară relaxantă.
     • Copiilor peste 10 ani li se pot servi, în general, mese pentru adulți și porții de aceeași dimensiune ca și adulții, deși copiii de cele mai multe ori nu mănâncă întreaga porție. Cu acordul părinților, oferiți copiilor un meniu pentru copii dacă nu le place mâncarea pentru adulți. Adolescenții aleg adesea aceeași mâncare ca și copiii pentru că este mai simplă. Din acest motiv, unele unități redenumesc meniurile pentru copii ca meniuri alternative. Discutați în prealabil cu invitații principali despre meniul pentru copii și opțiunile de divertisment pentru copii și seniori.
     • Desemnați o zonă privată pentru femeile cu bebeluși să se hrănească și să se schimbe și un loc pentru ca copiii mici să doarmă dacă obosesc.

   • Aflați cum să vă descurcați cu invitații zbuciumați și beți, precum și cu oamenii care încearcă să intre într-un eveniment fără invitație. În mod ideal, acest lucru poate fi evitat, dar nu întotdeauna - problemele sunt posibile la evenimentele corporative și de familie. Adesea apar nuanțe pe care nu le știai și despre care nu le puteai ști, așa că fii pregătit pentru orice.

     • Întrebați clientul și oaspeții principali despre posibilele scenarii de comportament în astfel de cazuri. Dacă este nepotrivit să discutați cu ei, discutați cu ceilalți responsabili pentru a evita problemele de așezare. Alocați persoane responsabile pentru aceste situații, monitorizați situația și fiți gata să interveniți dacă este necesar. Strict vorbind, responsabilitatea ta este să conduci evenimentul, dar nu ești responsabil pentru chestiunile private ale invitaților. Din acest motiv, ar trebui să aflați pe cine trebuie să contactați dacă apare o situație neplăcută.
     • Deoarece poate fi dificil să refuzi alcoolul unui oaspete care a băut deja prea mult, la fel cum interacționezi cu un oaspete care se comportă agresiv, cel mai bine este să-i permiteți unuia dintre oaspeți să rezolve conflictul. Sunați la poliție numai dacă oaspeții principali sunt de acord. Chiar și evenimentele mici conțin adesea mult alcool, așa că este important să fii mereu cu atenție.
     • Situațiile cu oameni care încearcă să intre într-un eveniment fără o invitație sunt întotdeauna destul de dificile. În acest caz, cel mai bine este să-i cereți cu calm să părăsească evenimentul, dar mai întâi verificați cu invitații principali dacă acești oameni chiar nu sunt pe lista de invitați. Dacă oamenii se comportă agresiv, este de datoria ta să protejezi oaspeții pe cât posibil. Sunați poliția sau securitatea dacă intrușii nu pleacă în ciuda solicitărilor dvs.
     • Oaspeții opresc adesea peste graficul de locuri și se așează unde doresc sau lângă cine doresc să stea. Întrebați oaspeții principali dacă acest lucru este acceptabil. Cel mai bine este să discutați totul cu clienții în avans. Dacă este obligatoriu ca oamenii să fie așezați conform aranjamentului de locuri, nu lăsați pe nimeni să intre în sala de mese înainte de începerea mesei. Adesea, înainte de cină, oaspeții sunt în hol, în hol sau în bar. Dacă unele persoane nu ar trebui să fie încrucișate din cauza unor neînțelegeri familiale, puteți împărți oamenii în grupuri și îi puteți conduce separat la tabelele corespunzătoare.

   • Aflați ce să faceți dacă vremea vă împiedică. Ploaia sau ninsoarea bruscă este posibilă în unele regiuni, la fel și căldura sau frigul extrem. De regulă, vremea nu contează prea mult dacă evenimentul se desfășoară în interior, dar în cazul evenimentelor în aer liber, totul este mai complicat. Dacă se așteaptă vreme rea, mutați evenimentul într-o altă locație. Dacă acest lucru nu este posibil, închiriază un pavilion mare sau un cort (deși această opțiune poate fi costisitoare dacă este rezervată în ultimul moment). Urmăriți vremea în timp ce vă pregătiți pentru eveniment. În cazul vremii rea, este extrem de dificil să corectați situația, așa că faceți tot ce vă stă în putere pentru a preveni problemele.

     • Unele țări au asigurare în caz de vreme rea și alte probleme. Dacă vremea în zona dvs. este imprevizibilă, luați în considerare un plan pentru a face față vremii rea. Aflați costul asigurării și mutării evenimentului în altă locație, deoarece acest lucru vă va ajuta să pregătiți clientul pentru eventuale costuri suplimentare.

• Păstrați elementele esențiale într-un singur loc convenabil: șervețele, stingătorul de incendiu, trusa de prim ajutor și alte lucruri. Dacă totul merge bine, nu veți avea nevoie de ele, dar pentru evenimentele mari cel mai bine este să le aveți la îndemână pentru orice eventualitate.
• Dacă vreunul dintre invitați sau vorbitori este obosit sau trebuie să se obișnuiască cu jet lag, verificați cu ei sau cu asistenții lor dacă au nevoie de o sesiune de spa, de un masaj sau de orice altceva pentru a-i face să se simtă mai bine. Dacă nu au mâncat de mult, le poți trimite prânzul, iar dacă se simt rău, pastile (de exemplu, în cazul unei dureri de cap din cauza stresului sau a durerilor de stomac din cauza unui zbor). Oaspeții obosiți sau vorbitorii sunt modalități de a strica orice eveniment, indiferent cât de mult ai încerca.
• Asigurați-vă că toată lumea poate vedea scena și auzi muzica sau spectacolele.
• Amintiți-vă că organizarea unui eveniment al altcuiva este o mare onoare, chiar dacă procesul în sine se dovedește a fi foarte deranjant. Munca ta poate face mulți oameni fericiți și le poate oferi o experiență de neuitat. Această experiență îți va fi utilă, deoarece vei dobândi multe abilități noi.
• Puteți ține singur un discurs sau chiar să dansați cu cineva dacă face evenimentul mai interesant. Este important să vă puteți delega responsabilitățile în cazul în care trebuie să participați la un dans sau să țineți un discurs. Este important să nu existe tăcere la nicio masă.

Informații despre articol

wikiHow este un wiki, ceea ce înseamnă că multe dintre articolele noastre sunt scrise de mai mulți autori. La crearea acestui articol, 30 de persoane au lucrat la editarea și îmbunătățirea acestuia, inclusiv în mod anonim.

În alte limbi:

Această pagină a fost vizualizată de 57.546 ori.

A fost de ajutor articolul?