Pismo o smjernici nacrta ugovora na odobrenje. Zdravo, neprocenjiva Katerina Matvejevna, ili hajde da pričamo o poslovnim pismima

Pravila poslovne korespondencije predviđaju razmjenu dokumenata sa partnerima putem e-maila ili kurira, često ugovori koje je potrebno potpisati. U takvoj situaciji uobičajeno je da se uz pošiljku priloži propratno pismo, u kojem se ne samo navode poslani papiri, već se i objašnjava koje se radnje očekuju od primaoca. Na primjer, propratno pismo za dodatni ugovor uz ugovor ili jednostavno za sporazum koji se mora potpisati i vratiti pošiljaocu. Važno je zapamtiti da zakon ne zahtijeva izradu pratećih dokumenata, ali preporučujemo da to uvijek činite, jer pomažu u izbjegavanju netačnosti i mogućih nesporazuma.

Postoje dvije glavne funkcije propratnog pisma (ili, kako ga zaposlenici često nazivaju među sobom, "prateća pisma"):

• popis poslanih dokumenata (ako je ugovor, onda njegov naziv, na koliko listova je sastavljen, koliko primjeraka);
• uputstva za radnju (na primjer, potpišite ugovor i vratite jedan od primjeraka pošiljaocu).

Budući da tekst pratećih radova sadrži inventar, preporučuje se da se sačine u dva primjerka: jedan primalac zadržava za sebe, a drugi potpisuje prijem i vraća pošiljaocu. Nakon toga, propratno pismo mora biti registrovano i pohranjeno, kao i svaka važna prepiska. Ovaj pristup pomaže u rješavanju mnogih kontroverznih situacija.

Za računovodstvo, činjenica slanja je samo informativna u smislu izrade planova prihoda i rashoda. Refleksija činjenica ekonomske aktivnosti na osnovu takvog dokumenta se ne vrši.

Struktura propratnog pisma

Budući da nije obavezan, ne postoje regulatorni zahtjevi za dizajn i sadržaj. Ali treba imati na umu da 2019. pravila za izdavanje pisama podliježu standardu GOST R 6.30-2003 od 03.03.2003. Možete kreirati strukturu poput ove:

1. Kapa.
2. Broj i datum.
3. Žalba.
4. Tekst.
5. Aplikacija.
6. Potpisi i pečat.

Analizirajmo neke od njih detaljnije.

Kapa

Po pravilu, korespondencija budžetskih organizacija se sastavlja na memorandumu. U zaglavlju je potrebno navesti ime primaoca i njegove podatke, kao i konkretnog primaoca - odgovornu osobu. Možete se obratiti dvama ili više primalaca u isto vrijeme. U tom slučaju možete odrediti ili listu imena ili listu pozicija. Nije potrebno pisati prezime i inicijale, ali je poželjno sa stanovišta poslovnog bontona.

Broj i datum

Numeracija slova se vrši u skladu sa pravilima kancelarijskog rada organizacije koja su utvrđena lokalnim aktima. Kancelarijski rad u pojedinim oblastima regulisan je sektorskim aktima (notari, oružane snage). U pravilu je potrebno navesti dolazni ili odlazni broj i datum prijema ili odlaska.

Tekst

Preporučujemo da tekst započnete frazama: "Šaljemo vam...", "Predstavljamo vam...", kako bi se istakla ključna formulacija. Nakon toga navedite dokumente koje šaljete, fiksirajući njihov broj i datum (ako ih ima). U završnom dijelu treba obratiti pažnju na svrhu polaska. Sljedeća formulacija je odgovarajuća:

• molimo potvrdite prijem;
• Molim Vas da potpišete ugovor i vratite ga na vrijeme;
• Molim Vas da se usaglasite sa tekstom sporazuma i vratite ga sa komentarima (pošaljite protokol neslaganja);
• molimo koristite u skladu sa namenom;
• Molimo osigurajte da povjerljive informacije budu na sigurnom.

U tekstu je moguće podebljanim ili podvučenim izrazima istaknuti najvažnije semantičko opterećenje.

Aplikacija

Obavezno napravite popis svih dokumenata koje šaljete. Istovremeno, kako bi se izbjegle moguće nesuglasice u budućnosti, preporučuje se objedinjavanje svakog elementa liste, navođenje punog naslova, broja primjeraka i listova svakog dokumenta. Na primjer, „Ugovor o nabavci kancelarijskog materijala br.4 od 01.06.2017. u 2 primjerka. na po 5 listova ». U zaključku, preporučuje se navesti broj bodova aplikacije i ukupan broj listova: „Ukupno su poslana 2 dokumenta na 13 listova.“

Potpis

Prateću dokumentaciju potpisuje rukovodilac ili odgovorno lice, ako je to predviđeno poslovnikom o radu. Nije potrebno prisustvo potpisa glavnog računovođe ili druge osobe finansijske službe. Ipak, preporučujemo da se u pravilima kancelarijskog rada predvidi šema za obavještavanje računovodstvene službe kako bi se izbjegla situacija u kojoj potrebna odobrenja nisu dostupna.

Što se tiče pečata, u 2019. godini pravna lica nisu dužna imati okrugli pečat za ovjeru izdatih dokumenata, uključujući pisma (82-FZ od 06.04.2015.). Stoga, njegovo prisustvo na obrascu ostaje na diskreciji službenika.

Propratno pismo ugovora- ovo je uputstvo na poslani ugovor ili njegov nacrt.

Kako napisati propratno pismo za ugovor

Propratno pismo ugovora ima istu strukturu kao: pozicija, naziv organizacije i ime primaoca su naznačeni u zaglavlju dokumenta, datum, broj dokumenta i, ako je potrebno, naslov pisma se nalaze ispod.

Nakon toga slijedi apel primaocu.

Ugovor obično počinje sljedećim frazama:

• Šaljemo vam...
• Predstavljamo vam…
• Šaljemo vam…

Zatim slijedi ime, broj ugovora i dalje radnje primaoca: koje kopije treba potpisati, zapečatiti, koje vratiti nazad.

Pismo se završava potpisom pošiljaoca koji navodi njegovu poziciju i puno ime i prezime.

Uzorak propratnog pisma za ugovor

generalnom direktoru
OOO "Svetlitsa"
E.V. Filippova

29.07.2013 № 29

Draga Elena Vladimirovna!

Na Vašu adresu šaljemo potpisan i zapečaćen ugovor o snabdijevanju br. 2013-26-07 od 26. jula 2013. Potpišite ga, zapečatite i pošaljite nam jedan primjerak u roku od 7 dana.

Prilog: ugovor u 2 primjerka (ukupno 6 listova).

Poželjno je izdati propratno pismo ugovora na memorandumu organizacije.

Slike i tabele ne treba umetati u telo pisma: takvi materijali se prave kao prilozi sa sopstvenim brojem i imenom. Na kraju pisma nalazi se spisak svih priloga sa naznakom njihovog serijskog broja, naslova, broja stranica i broja primjeraka. Moderne provere pravopisa (uključujući one ugrađene u MS Word) omogućavaju vam da pripremite apsolutno pismene dokumente. Bilo kakve pravopisne, interpunkcijske i stilske greške u poslovnoj korespondenciji nisu dozvoljene. Nekoliko tačaka na koje bi dizajner trebao obratiti pažnju kako bi ispravno napisao pismo kupcu Čak je Yamamoto Tsunetomo u 17. stoljeću, u svojoj zbirci samurajskih kodeksa ponašanja, rekao da morate napisati pismo tako da primalac želi da ga okačite na zid, kao umetničko delo.

Pismo o saglasnosti

Primjeri pisama potvrde Pismo potvrde o preliminarnom dogovoru Pismo potvrde o uplati robe Pismo podsjetnika – pismo koje se koristi kada partnerska organizacija ne ispuni svoje obaveze ili ugovore. Ključne fraze takvih pisama su: Tekst pisma podsjetnika može sadržavati dva dijela: upućivanje na službeni dokument koji navodi obaveze strana ili okolnosti u vezi s kojima je organizacija dužna poduzeti određene radnje, i zahtjev za preduzimanje određenih radnji u vezi s tim.

Često takva pisma sadrže samo stvarni podsjetnik.

Kako napisati službeni zahtjev - uzorak

Pismo odgovora (uzorak) Detalji pisma odgovora Referenca Ova kategorija pisama sadrži iste detalje kao i bilo koja druga poslovna pisma. Glavni detalji uključuju:

1. naziv kompanije;
2. referentni podaci o organizaciji;
3. kod organizacije;
4. glavni državni registarski broj (OGRN) pravnog lica;
5. identifikacioni broj poreskog obveznika/šifra razloga registracije;
6. datum;
7. matični broj;
8. upućivanje na registarski broj i datum ulaznog dokumenta;
9. odredište;
10. naslov prema tekstu (prilikom pisanja pisma na obrascu A4);
11. potpis.

Važno je shvatiti da svako pismo odgovora mora sadržavati broj dokumenta u kojem je zahtjev poslan i njegov datum.
U ovom slučaju, pismo odgovora potpisuje zaposlenik kome je zahtjev upućen.

Kako dizajner treba da napiše pismo kupcu?

Brojna pristigla korespondencija organizaciji zahtijeva slanje odgovora na određena pitanja. U ovom članku ćemo detaljnije pogledati kako napisati pismo kao odgovor na zahtjev.

Iz članka ćete naučiti:

• u kojim slučajevima je potrebno pismo odgovora;
• šta može biti pismo-odgovor;
• detalji pisma odgovora.

Kada je potrebno pismo odgovora Dolazna korespondencija svake organizacije sastoji se od različitih dokumenata, od kojih određene vrste zahtijevaju slanje poruka odgovora. Istovremeno, potrebno je dobro poznavati vrste pristigle dokumentacije i pisma na koja treba odgovoriti.

Bitan

Predlažemo da se detaljno upoznate sa vrstama dolaznih pisama na koje trebate poslati odgovor. Pismo zahtjeva Već iz naziva ovog dokumenta postaje očigledno da sadrži neku vrstu zahtjeva upućenog primaocu.

Uzorak pisma odgovora

Moguće posljedice takve zamjene moraju se razumno prijaviti kupcu Kako pravilno napisati pismo Kupcu: savjeti za formatiranje Pismo se sastavlja na memorandumu prema osnovnim pravilima kancelarijskog rada: kompanija klijenta, pozicija , prezime i inicijali lica ovlašćenog za vođenje poslovne korespondencije navode se kao adresat. Riječ je o službenom dokumentu (koji, između ostalog, može uzeti u obzir i sud), stoga mora imati datum, broj i biti ovjeren potpisom ovlaštene osobe (direktora, glavnog inženjera, glavnog inženjera projekta, itd.) Pismo izdato na memorandumu preduzeća, dodatna mokra štampa nije potrebna.

Pismo mora sadržavati naslov: „O napretku dizajna“, „O plaćanju“ i tako dalje.

Pisma odgovora

Pažnja

Pismo biste trebali započeti standardnim apelom, na primjer - "Dragi Igore Petroviću!" Obraćanje kupcu imenom i patronimom je važno. Ukoliko pripremate odgovor na pismo, a nemate podatke o osobi kojoj se obraćate, potrebno je da to saznate (pozovite na recepciju ili direktnog izvršioca pisma).

U pismu se navodi naziv organizacije i osoba kojoj je pismo upućeno. Primatelju se treba obratiti imenom i prezimenom. Na kraju pisma, ispod potpisa, mora se navesti izvođač i njegovi kontakt podaci.

Na primjer, ako je materijal pisma potpisanog od strane GUI ili glavnog inženjera pripremio projektant, predstavnik kupca bi trebao biti u mogućnosti da ga kontaktira direktno kako bi razjasnio tehničke detalje.

Kako napisati odgovor na pismo

Trebaće ti

• - štampani tekst ugovora;
• - kompjuter sa štampačem;
• - pečat.

Upute 1 Započnite pismo "zaglavljem" koje se nalazi u gornjem lijevom uglu obrasca. Ovdje navedite poziciju, prezime i inicijale osobe kojoj se šalje ugovor, naziv organizacije u kojoj radi, pravnu adresu organizacije. Ako se ugovor šalje individualnom preduzetniku, u "zaglavlju" navedite njegov status (IP), prezime, inicijale, adresu. 2 Navedite uvod u tijelo pisma pozdravom. Može početi riječju "poštovani", nakon čega slijedi apel po imenu i patronimu.
Na primjer, "Dragi Ivane Ivanoviču!". Pozdrav je napisan ispod naslova na sredini lista i obično je podebljan. 3 Zatim prijeđite na tijelo propratnog pisma. Najvažnija stvar koju treba odraziti je činjenica da je ugovor poslan.

Koristite fraze poput: „Šaljemo nacrt Ugovora o usluzi na razmatranje i potpisivanje.“ Ako je riječ o već zaključenom ugovoru, navedite njegov broj i datum.

4 Zatim, kada za tim postoji potreba, napišite na šta želite da skrenete pažnju adresatu, navedite svoj prijedlog ili zahtjev u vezi sa ugovorom koji se šalje. Izbjegavajte spominjanje stvari koje nisu povezane sa ugovorom koji se šalje. 5 Iza glavnog teksta napišite riječ "Prilog:" i navedite ugovor koji se šalje, navedite broj listova i primjeraka. 6 Dodijelite datum i broj propratnom pismu i upišite ga u dnevnik odlazne korespondencije. Shodno tome, mora biti potpisan od strane čelnika organizacije ili individualnog poduzetnika, a potpis mora biti ovjeren pečatom.
Nikome, a posebno kupcu, neće se svidjeti ako pismo počinje riječima “Obavještavamo vas...”, “Još jednom obavještavamo...”, čak i ako je svrha pisma da obavijesti ili podsjeti . Takve fraze treba, ako je moguće, ublažiti i prenijeti u drugi ili treći paragraf. Primjer lokacije semantičkih blokova Možete započeti pismo, ovisno o njegovom sadržaju, sljedećim uvodnim frazama:

• Hvala na pozivu za saradnju...
• Odajemo Vam poštovanje...
• Nastavak telefonskog razgovora...
• U skladu sa dogovorom, obavještavam vas...
• Hvala vam na blagovremenom odgovoru na naše pismo br.

Glavni dio pisma, koji sadrži pitanja, opis problema, vašu viziju njihovog rješenja, treba navesti u jasnom i sažetom obliku, bez nepotrebnih informacija.

Kako napisati pismo da se dogovorite oko važnog pitanja

Pismo odgovora (uzorak) Pročitajte i:

• pismo izvinjenja
• Kako napisati pismo preporuke
• Sastavljanje propratnog pisma za dokumente

Negativan odgovor Ukoliko zahtjevu ili zahtjevu nije moguće udovoljiti, potrebno je najtačnije prijaviti odbijanje. U ovom slučaju, kao iu gornjoj opciji, odbijanje mora biti napisano u istom stilu kao i zahtjev za pokretanje.

Negativan odgovor treba da bude što tačniji i da sadrži objektivne razloge za odbijanje. U slučaju da postoje preduslovi za donošenje pozitivne odluke o zahtjevu, u odgovoru možete navesti uslove koji su za to potrebni.

Imajte na umu da je neprihvatljivo davati negativan odgovor na pismo (uzorak je prikazan ispod) u grubom tonu. Štaviše, bilo bi sasvim prikladno izraziti iskreno žaljenje zbog nemogućnosti zadovoljenja zahtjeva.
To mogu biti novi uslovi ili želje kupca, koji zahtijevaju manja prilagođavanja ili značajne izmjene dokumentacije; mogu postojati novi radovi za koje se nije mogla utvrditi potreba u fazi zaključivanja ugovora; mogu postojati i drugi slučajevi. Kupac mora biti o tome pismeno obaviješten, uz potvrdu od njega o potrebi izvođenja dodatnih radova i spremnosti da zaključi dodatni ugovor;

• ako se nađe greška u projektu, potrebno je, pored njenog stvarnog ispravljanja, u dopisu tačno i jasno obrazložiti razloge zbog kojih je učinjena;
• kupac može zahtijevati korištenje određenih marki opreme i građevinskog materijala u projektu. Često se klijent odlučuje da koristi jeftinije analoge, u poređenju sa onima koje je obezbedio dizajner.

Pogledajmo kako se sklapa sporazum. Svaka organizacija, naravno, ima svoje mogućnosti i njihove kombinacije. Pokušaćemo da pokažemo šta je moguće.

Eksterno odobrenje

Za eksterno odobrenje, GOST R 6.30-2003 preporučuje upotrebu pečata odobrenja na nacrtu dokumenta. Podsetiću vas da je pečat odobrenja uslov koji izražava saglasnost druge organizacije koja nije autor dokumenta sa njegovim sadržajem (GOST R 7.0.8-2013, definicija 56).

Fragment dokumenta

Collapse Show

3.23. Pečat za odobrenje dokumenta sastoji se od riječi DOGOVOREN, pozicije osobe s kojom je dokument odobren (uključujući naziv organizacije), ličnog potpisa, dešifriranja potpisa (inicijal, prezime) i datuma odobrenja, na primjer:

DOGOVOREN

rektor Finansijske akademije
pod Vladom Ruske Federacije
Lični potpis A.G. Gryaznova
datum

Ako se odobrenje vrši pismom, protokolom i sl., pečat odobrenja sastavlja se na sljedeći način:

DOGOVOREN

Pismo Ruske akademije
medicinske nauke
od 05.06.2003. br. 430-162

DOGOVOREN

Zapisnik sa sjednice Odbora
ruska država
osiguravajuće društvo "Rosgosstrakh"
od 05.06.2003. br. 10

Primjer 1

Collapse Show

Primjer 2

Collapse Show

Unutrašnje pomirenje

1. Odobrenje dokumenta (viza za odobrenje)

Ovaj oblik odobrenja najčešće koriste male organizacije, gdje je lista odobravatelja prilično ograničena, ili za dokumente koje odobrava nekoliko ljudi.

Međutim, ova metoda nije nimalo prikladna za velike kompanije čija lista pristalica doseže desetak (moguće i više) službenika.

GOST R 6.30-2003 to preporučuje odobrenje vize slično pečatu odobrenja, ali bez navođenja same riječi "SPOGOJENO" i naziva organizacije kao dijela pozicije davaoca odobrenja (uz interno odobrenje već je jasno da ovaj službenik radi u organizaciji - autor dokument). Sljedeća razlika: interna koordinacija projekta je moguća ako postoje komentari na njega, koji se moraju priložiti.

Fragment dokumenta

Collapse Show

GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju »

3.24. Odobrenje dokumenta se formalizuje vizom za odobrenje dokumenta (u daljem tekstu viza), koja sadrži potpis i poziciju davaoca dokumenta, dešifrovanje potpisa (inicijal, prezime) i datum potpisivanja. Na primjer:

Lični potpis A.S. Orlov
datum

Ako postoje komentari na dokument, viza se izdaje na sljedeći način:

Komentari u prilogu
Šef pravnog odjela
Lični potpis A.S. Orlov
datum

Komentari su navedeni na posebnom listu, potpisani i priloženi dokumentu.

Za dokument čiji original ostaje u organizaciji, vize se stavljaju na dno poleđine zadnje stranice originalnog dokumenta.

Za dokument čiji se original šalje iz organizacije, vize se stavljaju na dno prednje strane kopije dokumenta koji se šalje.

Moguće je izdati dokument za vizu na posebnom listu odobrenja.

Dozvoljeno je, prema nahođenju organizacije, odobravanje dokumenta i njegove primjene list po list.

Primjer 3

Collapse Show

2. List odobrenja

U praksi, vrlo često možete pronaći zbirku viza za odobrenje za nacrt dokumenta ne na njemu samom, već na njegovom listu odobrenja.

List odobrenja (odobrenja) dokumenta je dio službenog dokumenta sa oznakama (vizama) o odobrenju (GOST R 7.0.8-2013).

U različitim organizacijama njegov oblik može biti vrlo različit. S obzirom na ovu definiciju, napominjemo da je dozvoljena upotreba tačno marks o odobrenju, a ne o odobrenju vize. Stoga, ispisi iz EDMS-a i MS Outlook-a (više o tome kasnije, pogledajte sliku 4 i primjer 6) nisu ništa drugo do listovi odobrenja.

Želim napomenuti da je odobrenje samog nacrta dokumenta ili prikupljanje "živih" potpisa na papirnom odobrenom listu najpouzdanija opcija, jer. ko pristane na njegov lični potpis, malo je vjerovatno da će kasnije odbiti.

Primjer 4

Collapse Show

Primjer 5

Collapse Show

3. Koordinacija putem e-pošte (na primjer, u MS Outlook)

Prikupljanje "živih" potpisa na nacrtu dokumenta ili na listu odobrenja oduzima dovoljno vremena. A sama suština procesa koordinacije nije jednostavna. Stoga službe kancelarijskog rada pokušavaju da pojednostave život i sebi i onima koji se slažu. Jedna od opcija za takvo pojednostavljenje je korištenje elektronskog odobrenja. A čak i ako nemate EDMS sa posebnom činovničkom funkcijom, onda je obična e-pošta najvjerovatnije instalirana na računarima svih koordinirajućih osoba. I, inače, uz pomoć MS Outlook-a sasvim je moguće organizirati elektronsku koordinaciju datoteka koje se šalju preko njega.

Dozvolite mi da vam ukratko objasnim kako ga možete koristiti:

Međutim, želim napomenuti da ova opcija ima svoje nedostatke. Odobravač uvijek može reći da je neko drugi glasao sa njegovog kompjutera u njegovom odsustvu. Kompanije pokušavaju riješiti takve nesporazume:

• bilo korištenjem elektronskog digitalnog potpisa od strane svakog učesnika u procesu (veoma skup mehanizam),
• ili u internim propisima (npr. „o sigurnosti“, „o korišćenju automatizovanog radnog mesta“ itd.) pokušavaju da obavežu zaposlene da za rad koriste samo svoj računar, a pri odlasku ga blokiraju lozinkom .

4. Koordinacija u EDMS-u

Još progresivniji način koordinacije dokumenata je korištenje različitih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima.Princip rada je jednostavan:

1. Inicijator unosi određenu aplikaciju u EDMS (CASE, Boss Referent, Directum, itd.) i prilaže nacrt dokumenta.
2. Odobravači, nakon što su razmotrili nacrt, ostavljaju svoje komentare i glasaju.
3. Inicijator može odštampati rezultat glasanja i priložiti ga nacrtu dokumenta na potpisivanje. Po pravilu, ovaj „rezultat“ (list odobrenja) potvrđuje se potpisom odgovornog radnika službe za vođenje evidencije.

U našoj organizaciji je uobičajeno da se koriste dva oblika odobrenja po nahođenju inicijatora:

• prikupljanje "živih" viza na papirnom listu odobrenja ili
• odobrenje u EDMS-u - istovremeno se generira i list odobrenja, ali se automatski popunjava (prikazano u primjeru 6).

Međutim, za nas je zabranjena kombinacija ovih metoda prilikom dogovaranja jednog dokumenta, jer neki odobravaoci neće vidjeti komentare drugih. List odobrenja odštampan iz EDMS-a mora biti ovjeren potpisom rukovodioca SDOU-a.

Primjer 6

Collapse Show

“... Dobar dan, zabavan minut. Zdravo, neprocenjiva Katerina Matvejevna.

Za prošlo kašnjenje, nemojte me kriviti. Očigledno, ovo je moja sudbina. Međutim, to se više ne očekuje. Zato žurim da vas obavestim da sam živ i zdrav, i želim vam isto..."

Iz pisma vojnika Crvene armije, druga Suhova

(film "Belo sunce pustinje")

Ko se od nas ne sjeća dirljivog pisma njegovoj supruzi, "neprocjenjivoj Katerini Matvejevni", koje je kroz cijeli film mentalno napisao vojnik Crvene armije Fjodor Ivanovič Suhov? Ovo pismo je, naravno, bilo lično, a ne poslovno. Ali zbog životne situacije u kojoj su se nalazili likovi, imala je temeljitost, strukturu i individualne crte koje su karakteristične i za poslovnu korespondenciju.

Kancelarijski radnik, poput vojnika Crvene armije, Suhova, često mora da rešava različite zadatke i sastavlja pisma, ponekad o najneočekivanijim temama. Čini se, šta je lakše? Ali ispostavilo se da instrukcija menadžera „napišite pismo“ može izazvati buru zbrke u duši i umu sekretara: „Pismo?! .. I kako ga napisati ?! Šta napisati?! Kako izdati i kako poslati primaocu?! Užasno!!!"

Zapravo, u ovom zadatku nema ništa strašno i teško. A ako ste ikada (a definitivno jeste) pisali eseje u školi, pisanje pisma od vas neće zahtijevati nadljudske napore. Trebat će vam pažnja, upornost, poznavanje poslovnih procesa vaše organizacije, sposobnost razumijevanja problema i okolnosti koje su vam ponekad nepoznate, sposobnost da dobijete informacije koje su vam potrebne od drugih odjela, službi i zaposlenika, te pismenost prezentacije .

Počnimo s općim zahtjevima za pisanje poslovnih pisama.

Da saznate više

Struktura teksta poslovnog pisma

U najopštijem slučaju, tekst poslovnog pisma sastoji se od:

• apeli (formula uvodne etikete);
• uvodni dio;
• glavni dio;
• završni dio;
• konačna formula bontona.

Razmotrimo ih detaljnije.

žalba, ili uvodna formula bontona (formula uljudnosti):„Zdravo, neprocenjiva Ekaterina Matvejevna!“

Apel (formula uvodnog bontona, formula učtivosti, itd.) ima za cilj da izrazi poštovanje prema adresatu, skrene mu pažnju na predmet pisma i može sadržavati položaj, prezime, ime i patronimiju osobe kojoj je ovo pismo je adresirano: Poštovani Vladimire Petroviču!

U slučaju obraćanja najznačajnijim i najznačajnijim ličnostima, primenjiv je pozdrav "Dragi".

Na primjer:

• Poštovani gospodine ministre!
• Poštovani gospodine guverneru!
• Poštovani gospodine Vakhrushin!

Ako se pismo odnosi na tim organizacije ili na određenu grupu zaposlenih, onda formula etiketa izgleda ovako: Poštovani!

Upoznatost u prometu je neprihvatljiva. Promet "Poštovani..." ili "Poštovani..." i slično u poslovnom pismu je neprikladan.

Bilješka

Na kraju poziva se mora staviti uzvičnik. Zarez, koji je gramatički validan, u ovom slučaju bi bio neprikladan.

Referenca je poravnata sa središtem dokumenta.

Između ostalog

Žalba nije obavezan element pisma. U službenim pismima standardnog sadržaja, u propratnim pismima koja ne sadrže zahtjeve i drugim pismima beznačajne prirode koja ne zahtijevaju lično razmatranje menadžera, žalba se može izostaviti. Na primjer: Molim Vas da pošaljete izvještaj o usaglašavanju sa Amethyst doo 30. decembra 2014. godine na adresu: ul. Tverskaya, kuća 1, kancelarija 23, Ensk, 123645.

Uvodni dio. Može sadržavati:

• razlog, svrha pisanja ovog pisma. Na primjer: Vaša organizacija je učestvovala u tenderskoj proceduri br. 118-SAZhKH za nabavku komunalne opreme za potrebe urbane privrede teritorijalnog okruga Ensk;
• link do dokumenta koji se odnosi na temu e-poruke. Na primjer: U odgovoru na Vaše pismo, br. br. 125/1 od 13.07.2015. godine obavještavamo ...;
• sažetak situacije, činjenice, događaja. Na primjer: U okviru ugovora o nabavci br. 251 od 17.11.2014. godine zaključenog sa Ametist doo, isporučena je oprema za izgradnju puteva u iznosu od 2.250.000 rubalja;
• etiketne fraze koje izražavaju zahvalnost, žaljenje, čestitke, saučešće itd., u zavisnosti od situacije. Na primjer: Zahvaljujem se stručnjacima tehničkog odjela Amethyst LLC na brzom i kvalifikovanom rješavanju problema tehničkih komunikacija koje obezbjeđuju napajanje upravne zgrade Elegia LLC.

Također, uvodni dio može opisati opštu situaciju (kao drug Sukhov, koji, zahvaljujući urođenom talentu pripovjedača, također nije mogao bez uvoda): Znaj, draga Katerina Matvevna, da su danas klasne bitke uglavnom završene i da se bliži čas svetskog oslobođenja. I na mene je bio red da se vratim kući da sa tobom izgradim novi život u svom dragom rodnom kraju..

Glavni dio. Sadrži iskaz problema, situacije, sa relevantnim činjenicama, argumentima i dokazima. Trebalo bi da se značenjski poveže sa uvodnim dijelom i logički vodi do zaključaka iznesenih u završnom dijelu. Ovo je najsloženiji i najintenzivniji dio poslovnog pisma. Potrebno je vrlo pažljivo i odgovorno pristupiti njenom sastavljanju, pripremivši odgovarajuću evidenciju i dokumentaciju.

Ovdje će vam trebati poznavanje poslovnih procesa i sposobnost izdvajanja potrebnih informacija.

U zavisnosti od predmeta pisma, tijelo može biti kratko ili složeno (sastoji se od pasusa i podstavova). Prilikom formulisanja fraza, odlučite se za jednostavnost prezentacije.

Uvijek treba imati na umu da se jednostavne uobičajene rečenice percipiraju mnogo lakše od složenih i složenih s obiljem znakova interpunkcije. Na primjer, suština pitanja se može izraziti na sljedeći način:

U aprilu 2015. godine Izumrud doo je proizveo komplet opreme za rezanje metala, koji je transportno preduzeće Delovye Linii poslalo Ametist doo, a primilo ga je Ametist doo 14 dana kasnije od roka, što je potvrđeno tovarnim listom br. 1125/245 od 23.04.2015., čiji nam je original dostavilo transportno preduzeće "Business Lines", u vezi sa kojim je DOO "Izumrud" u obavezi da isplati doo "Ametist" kaznu u iznosu od ...

A moguće je i ovako:

04/02/2015 Izumrud doo je poslao opremu za rezanje metala kompaniji Amethyst LLC. Oprema je primljena 23.04.2015. Ovu činjenicu potvrđuje tovarni list br. 1125/245 od 23. aprila 2015. godine, koji je dostavila transportna kompanija Delovye Linii DOO.

Predviđeni rok isporuke opreme prema Ugovoru br. 12 od 29.03.2015. godine je 7 kalendarskih dana od dana otpreme. U ovom slučaju ima 21 kalendarski dan. Dakle, za kršenje uslova isporuke opreme u skladu sa tačkom 3.12 gore navedenog ugovora, Izumrud doo je u obavezi da plati novčanu kaznu u iznosu od ...

Generalno, na prezentaciju se postavljaju sljedeći zahtjevi:

• usklađenost sa važećim zakonom;
• neutralan, poslovni ton prezentacije;
• dozvoljena je upotreba skraćenica (doo, Ministarstvo za vanredne situacije, Ministarstvo unutrašnjih poslova, Državna elektrana, saobraćajna policija, itd.) i uobičajeno korišćene skraćenice (kv.
• koristeći pasivni glas (na primjer, trebali biste napisati " mi ćemo proizvoditi…", ali ne " mi ćemo proizvoditi...”, fokusiranje na radnju koja se izvodi, a ne na objekt koji je proizvodi);
• korištenje šablonskih obrta (tzv. jezičkih formula) karakterističnih za industriju ili vrstu djelatnosti kojoj pripada vaša kompanija. Kao primjer njihove virtuozne i organske primjene može se navesti isto pismo druga Suhova: „ Međutim, imali smo malu zastoj. Pretpostavljam tri dana, ne više. Naime, ja kao svesni borac upućen da pratim grupu drugova sa bratskog istoka... Takođe želim da vam kažem: dislokacija naš radi glatko u atmosferi bratske zajednice i sloge. Kao što vidite, aktivno je koristio stabilne izraze revolucionarnog i ratnog vremena.

Općenito, poslovno pismo može sadržavati sljedeće šablone:

• Na odobrenje Vam šaljemo sljedeću dokumentaciju...;
• U sklopu implementacije postignutih sporazuma…;
• U odgovoru na Vaše pismo, br. br. ... od ... obavještavamo ...;
• U skladu sa zaključenim ugovorom br. ...;
• Obavještavamo vas da u periodu od ... do ...;
• Izražavamo našu duboku zahvalnost… itd.

Takve leksičke konstrukcije ponekad mogu nositi dodatno pravno semantičko opterećenje, na primjer, garantno pismo neće biti takvo ako fraza "Garantujemo plaćanje."

Posebnost poslovnog pisma je i jasnoća i sažetost teksta (podjela na pasuse, upotreba jednostavnih uobičajenih rečenica);

• obrazloženje;
• objektivnost (tekst pisma treba da sadrži objektivne informacije o događajima i činjenicama;
• nedvosmislenost terminologije i formulacija.

Završni dio je konačan i može sadržavati:

Zaključci koji slijede iz navedenog: Dakle, iz gore navedenih činjenica proizilazi da ovaj slučaj kvara mehanizma nije zagarantovan, jer su prekršena pravila rada;

Zahtjev: Na osnovu gore navedenog, molimo Vas da razmotrite mogućnost ispravljanja nedostataka uočenih tokom rada proizvoda;

Zahtjev: Zahtevamo otplatu postojećeg duga do 01.10.2015.

Upozorenje: U slučaju nepoštivanja uslova iz ugovora, zadržavamo pravo da se obratimo Arbitražnom sudu radi zaštite naših interesa;

Ponuda: Nudimo da udovoljimo našim zahtjevima za povraćaj sredstava u iznosu od 15.000 (petnaest hiljada) rubalja;

Odbijanje: Na osnovu gore navedenih činjenica, primorani smo da odbijemo da ispunimo vaše zahtjeve.;

podsjetnik: Podsjećamo da je u skladu sa tačkom 17. tenderske dokumentacije potrebno obezbijediti obezbjeđenje ugovora itd.

Konačna formula etiketa, ili formula ljubaznosti. Poslovno pismo se obično upotpunjuje konačnom formulom etiketa – stabilnim izrazom koji pokazuje poštovanje, nadu u dalju saradnju ili žaljenje zbog prekida saradnje ili gubitka određenih mogućnosti, na primer:

• Radujemo se daljoj saradnji;
• Žao nam je zbog poteškoća na koje smo naišli.

Poslovno pismo može se završiti frazom koja sadrži izraz poštovanja, nazivom pozicije odgovorne osobe koja potpisuje ovo pismo, njegovim ličnim potpisom i dešifriranjem potpisa:

S poštovanjem,

Šef carine Turkestana Vereshchagin P.A. Vereshchagin

Bilješka

Konačna formula ljubaznosti „S poštovanjem“ se primjenjuje samo ako je pismo počelo apelom „Poštovani (puno ime ili mjesto)!“, ali nije obavezna. U zavisnosti od situacije, ponovljeni izrazi poštovanja mogu biti neprikladni i ispasti podložnost, poniženje ili ironija. Iz istih razloga se u poslovnoj korespondenciji ne preporučuje upotreba superlativnih prideva ili riječi koje pojačavaju emocionalnu obojenost rečenice. Na primjer:

Nažalost, nismo dobili vaš katalog.;

Poštovani…;

S dubokim žaljenjem vas obavještavamo da nismo u mogućnosti udovoljiti vašem zahtjevu..

Decor

Poslovna pisma se sastavljaju strogo na memorandumu organizacije, koja sadrži potrebne detalje. Uzorak obrasca dat je u Dodatku B GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

U praksi, za pripremu poslovnih pisama, dovoljni su detalji:

• amblem organizacije ili zaštitni znak (logotip), ako postoji (1);
• OKPO (2);
• glavni državni registarski broj (OGRN) pravnog lica (3);
• identifikacioni broj poreskog obveznika/šifra razloga registracije (TIN/KPP) (4);
• naziv organizacije (5);
• referentni podaci o organizaciji (uključujući poštansku adresu, broj telefona i druge podatke po nahođenju organizacije) (6);
• datum dokumenta (7);
• registarski broj dokumenta (8);
• upućivanje na registarski broj i datum dokumenta (9);
• adresat (10);
• naslov teksta (11);
• tekst dokumenta (12);
• oznaka o prisutnosti aplikacije (13);
• potpis (14);
• oznaka o izvođaču (15).

Postavljanje detalja je prikazano u primjeru 1.

Klasifikacija

Poslovna pisma se mogu podijeliti ovisno o njihovoj namjeni i sadržaju.

Prateći. Propratna pisma su namijenjena za slanje dokumenata koji nemaju adresni dio. Tekst propratnog pisma mora sadržavati link do priloga – dokumenata koji se šalju uz ovo pismo. Takva pisma mogu sadržavati zahtjeve, objašnjenja itd.

Propratna pisma upstream organizaciji trebaju početi frazom "Predstavljamo vam se...", nižoj organizaciji - "Šaljem vam ...", organizaciji treće strane - "Šaljem vam ... “ (Primjer 2).

Bilješka

Propratno pismo nije garancija da će koverta koju dobijete sadržavati upravo te dokumente iu iznosu koji je naznačen u propratnom pismu. Drugim riječima, dopis nije popis i ne može se predočiti pravosudnim organima kao potvrda o slanju određenih dokumenata.

Propratno pismo nije obavezno prilikom slanja dokumenata.

Garancija. Po pravilu, sadrži dva dela: zahtev da se nešto izvrši, uverenja o ispunjenju obaveza sa njihove strane i pravno su priznanje duga (Primer 3).

Čestitam. Takva pisma su sastavljena u relativno slobodnom obliku i posvećena su nekoj vrsti proslave - nezaboravnom datumu, službenom državnom prazniku, događaju značajnom za datu organizaciju ili osobu. Čestitka se mogu izdati i na memorandumu organizacije, i na umjetničkim oblicima, papiru u boji, a sadrže i dekorativne i grafičke elemente.

Hvala ti. Pismo zahvalnosti šalje se građaninu, službeniku ili organizaciji sa izrazom zahvalnosti za preduzete radnje (Primjer 4).

Izrazi se mogu koristiti u sljedećim slovima:

• Izražavamo iskrenu zahvalnost…;
• Hvala na pomoći...;
• Dozvolite mi da vam izrazim svoju zahvalnost….

Biljeska - poslovno pismo koje obavještava ili obavještava primaoca o bilo kakvim događajima. Može sadržavati objašnjenja u vezi sa procedurom učešća na događaju, prijave (upitnik za učesnike, program događaja, pravilnik, promotivni materijal) itd.

Ako je pismo obavještenja namijenjeno za slanje širokom krugu ljudi, tada se rekvizit „Adresa“ na pismu ne sastavlja ili se sastavlja na generaliziran način. Takvo pismo mora biti potpisano od strane rukovodioca organizacije ili rukovodioca odgovornog za sprovođenje ovog događaja (vidi pismo obaveštenja u Primeru 1).

zahtjev (zahtjev) - ovo je poslovno pismo koje se šalje radi dobijanja informacija ili dokumenata (Primjer 5). Request Letters zahtijevaju obavezan odgovor u obliku pisma odgovora. Tekst zahtjeva obavezno mora sadržavati obrazloženje za potrebu davanja informacija ili dokumenata u pitanju.

Poruka. Ovo je vrsta poslovnog pisma kojim se primaoca obavještava o svim činjenicama ili događajima koji utiču na interese obje strane – autora i primaoca (Primjer 6). Pismo-poruka može biti kratka i početi odmah frazom "Obavještavamo vas da...", ili može biti detaljnija i sa obrazloženjem: "Zbog činjenice da...".

U navedenom primjeru izmijenjeni detalji su već sadržani u tijelu pisma, ali iskreno, odgovorite iskreno: kada dobijete pismo, koliko često gledate ove redove brojeva i upoređujete ih sa prethodnim? Za to je potrebna pismo-poruka - da se adresatu skrene pažnja na ovu činjenicu.

U praksi se pismo-obavijest i pismo-poruka neznatno razlikuju. Stoga panika na temu: „Kakva noćna mora, poslao sam drugu stranu biljeska, ali je bilo neophodno poruka!!!» nema potrebe. Nema ničeg strašnog u tome što ste u tekstu pisma napisali „obavestiti“ umesto „prijaviti“.

Ponuda.Šalje se potencijalnom partneru ili drugoj strani i sadrži prijedlog saradnje (Primjer 7). Ova vrsta uključuje komercijalne prijedloge (ponude). Pismo ponude može sadržavati opće i detaljne informacije o organizaciji i proizvodu koji se predstavlja:

• kratku istoriju i opšte podatke o vašoj organizaciji (godina osnivanja, proizvodna i magacinska baza, dostignuća, učešće na značajnim događajima, nagrade, diplome, zvanja itd.);
• pojedinosti o organizaciji;
• cenovnik sa naznakom datuma za koji važi (ako želite da predstavite sve proizvode vašeg preduzeća u celini i potencijalnom partneru pokažete nivo cene za to);
• tačan naziv predstavljenog proizvoda (ukoliko je ponuda data za određenu vrstu proizvoda ili usluge);
• slika proizvoda;
• glavne i najvažnije karakteristike predstavljene robe;
• cijenu prikazane robe ili usluge i njen rok važenja, sa naznakom novčane jedinice i navođenjem u kom formatu je cijena iskazana (sa ili bez PDV-a);
• uslovi i troškovi isporuke;
• uslovi za ostvarivanje popusta i sl.

Pismo ponude se može poslati jednom određenom primaocu ili poslati u rinfuzi širokom spektru ugovornih strana.

Rezultat razmatranja od strane primaoca pisma ponude mogu biti poslovni pregovori ili sklapanje sporazuma, stoga budući profit vaše organizacije može ovisiti o pismenosti njegove pripreme i tačnosti podataka prikazanih u njemu.

Potvrda. Prilično rijedak tip poslovnog pisma sa kojim sam se susreo u praksi, u kojem primalac potvrđuje prijem bilo koje informacije ili dokumenta (Primjer 8). U pravilu se izdaje kao odgovor na propratno pismo ili pismo komunikacije. E-poruka za potvrdu koristi sljedeće fraze:

• Potvrđujemo prijem sljedećih dokumenata:...;
• Potvrđujemo prijem poruke o promjeni detalja....

Pismo zahtjeva. Ova vrsta poslovnog pisma se sastavlja kako bi se podstakao primalac da ispuni svoje obaveze. Razlikuje se po prilično kategoričnom tonu prezentacije, koji se postiže upotrebom konstrukcija poput:

• Hitno moramo da otplatimo dug;
• Zahtevamo hitnu isporuku robe na adresu... itd.

Zahtjev mora obavezno sadržavati izjavu o uslovima ranije prihvaćenih sporazuma, upućivanje na dokumente (ugovore, sporazume i sl.), suštinu trenutne situacije, zahtjev za ispunjenje obaveza, kao i posljedice po primaoca. ako obaveze nisu ispunjene, na primjer: Ukoliko ne ispunite svoje obaveze, slučaj će biti proslijeđen Arbitražnom sudu.

Poseban slučaj pisma zahtjeva je potraživanje pismo. Razlikuje se od jednostavnog pisma potražnje po tome što opisuje suštinu kvara proizvoda, nekvalitetnog pružanja usluga itd. Završni dio postavlja zahtjeve: zamijeniti proizvod pod garancijom, izvršiti garancijske popravke, vratiti novac itd. Reklamacija može sadržavati fotografije neispravnog proizvoda, dokumente koji potvrđuju dodatne troškove koje ima inicijator (na primjer, za liječenje, nedobrovoljno korištenje usluga treće strane, itd.) (Primjer 9).

Pismo odgovora. Ovo pismo je napisano kao odgovor na zahtjev, zahtjev ili žalbu (Primjer 10).

Ostale vrste pisama, po pravilu, ne zahtijevaju odgovor.

Prilikom sastavljanja odgovora, ne morate u tekstu pisati: „U odgovoru na Vaše pismo broj ... od ...“, jer se podaci primljenog izvornog pisma unose u „Uputu za datum i broj primljenog dokumenta” prop.

Stil odgovora treba da odgovara stilu e-pošte na koju odgovarate. Međutim, to ne znači da je potrebno ponoviti stilske i gramatičke greške sadržane u njemu.

Pa, podijelio sam s vama svoje iskustvo u skladu sa osnovnim principima pisanja poslovnih pisama na najrazličitije teme.

Zapravo, tema pisanja pisama je neiscrpna! U svakom slučaju, kreiranju poslovnog pisma pristupite odgovorno i kreativno i tada ćete imati sreće na ovom trnovitom putu!

O ovome, dozvolite mi da se odmorim, ili, kako je napisao nezaboravni drug Sukhov: „Ovome ostajem svjedok, borac za sreću radnih ljudi cijele zemlje, Transkaspijski međunarodni revolucionarni proleterski puk koji nosi ime druga Augusta. Bebel, vojnik Crvene armije Fedor Ivanovič Suhov.”