Nakon čitanja ovog udžbenika, detaljno ćete se upoznati sa organizacijom rada sa upravljačkim dokumentima u skladu sa nacionalnim standardom GOST R ISO 15489.1-2007 "Upravljanje dokumentima", a takođe ćete dobiti ideju o modernom konceptu upravljanja dokumentima. . Osim toga, opisuje pravila za obradu različitih vrsta dokumenata, metode i metode operativnog rada s dokumentima, njihovo trenutno skladištenje, osnove rada s korespondencijom. Velika pažnja posvećena je računarskim sistemima i tehnologijama za dokumentaciju podrške menadžmentu. Posebna prednost udžbenika je što sadrži ne samo uobičajene praktične zadatke, već uključuje i kompjuterske testove postavljene na EBS Yurayt (www.site).

Korak 1. Odaberite knjige u katalogu i kliknite na dugme "Kupi";

Korak 2. Idite na odjeljak "Košarica";

Korak 3. Odredite potrebnu količinu, popunite podatke u blokovima Primalac i Isporuka;

Korak 4. Kliknite na dugme "Nastavi na plaćanje".

Trenutno je na web stranici ELS moguće kupiti štampane knjige, elektronske pristupe ili knjige na poklon biblioteci samo uz 100% avans. Nakon uplate, dobićete pristup kompletnom tekstu udžbenika u okviru Digitalne biblioteke ili ćemo početi da pripremamo narudžbu za Vas u štampariji.

Pažnja! Molimo vas da ne mijenjate način plaćanja za narudžbe. Ako ste već odabrali način plaćanja i niste uspjeli izvršiti uplatu, potrebno je da ponovo registrujete narudžbu i platite je na drugi pogodan način.

Svoju narudžbu možete platiti na jedan od sljedećih načina:

1. Bezgotovinski način:
   • Bankovna kartica: morate popuniti sva polja obrasca. Neke banke traže od vas da potvrdite uplatu - za to će vam na broj telefona biti poslat SMS kod.
   • Internet bankarstvo: banke koje sarađuju sa uslugom plaćanja će ponuditi svoj obrazac za popunjavanje. Molimo unesite ispravne podatke u sva polja.
     Na primjer, za " class="text-primary">Sberbank Online potreban broj mobilnog telefona i email. Za " class="text-primary">Alpha banka trebat će vam prijava na Alfa-Click servis i email.
   • Elektronski novčanik: ako imate Yandex novčanik ili Qiwi Wallet, možete platiti narudžbu preko njih. Da biste to učinili, odaberite odgovarajući način plaćanja i popunite predložena polja, a zatim će vas sistem preusmjeriti na stranicu za potvrdu fakture.

ANOTATION

Predstavljeni su podaci o postupku izrade i izvođenja upravljačke dokumentacije, o organizaciji službe službe, tehnologiji
registraciju, računovodstvo i čuvanje dokumenata, o ulozi, funkcijama i specifičnostima rada sekretara rukovodioca.

Posebna pažnja posvećena je oblikovanju detalja organizacionih i administrativnih dokumenata. Dati su uzorci najvažnijih vrsta upravljačkih dokumenata.

Priručnik je namijenjen studentima specijalnosti 270115 - ispitivanje i upravljanje nekretninama, proučavanje dokumentacije u upravljanju
aktivnosti, kao i za praktične menadžere.

Vodič je elektronska verzija knjige:
Dokumentacija u poslovima upravljanja: udžbenik. dodatak / K. A. Volkov, A. N. Prikhodko, T. A. Rasina, I. M. Šutova; SPbGASU. - Sankt Peterburg, 2009. - 140 str.

Uvod
1. Osnovni zahtjevi za izvođenje upravljačkih (organizacionih i administrativnih) dokumenata
1.1. Osnovne odredbe za dokumentovanje aktivnosti upravljanja
1.2. Unifikacija i standardizacija upravljačkih dokumenata
1.3. Vrste dokumenata i njihova klasifikacija
1.4. Pravila za izvođenje upravljačkih (organizacionih i administrativnih) dokumenata
1.5. Veličine papira korištene u dokumentaciji
1.6. Pravila za izdavanje detalja
2. Organizacija toka rada i prenosa korespondencije. Rad sa dokumentima
2.1. Koncept i principi organizacije toka posla
2.2. Postupak obrade ulaznih dokumenata
2.3. Procedura za obradu izlaznih i internih dokumenata
2.4. Obračun broja dokumenata
3. Pravila za registraciju i indeksiranje dokumenata
3.1. Pojam i sistemi registracije dokumenata
3.2. Obrasci i postupak registracije dokumenata
3.3. Kontrola izvršenja dokumenta
3.4. Analiza podataka o izvršenju dokumenata
4. Sastavljanje nomenklatura i trenutno skladištenje datoteka
4.1. Sastavljanje nomenklatura predmeta
5. Priprema datoteka za arhiviranje
5.1. Ispitivanje vrijednosti dokumenata
5.2. Evidentiranje predmeta i njihovo prebacivanje u arhivu
6. Organizacija kancelarijskog rada
6.1. Organizaciona struktura i funkcije službe kancelarijskog rada
6.2. Normativno uređenje rada činovničke službe
6.3. Uputstva za dokumentovanje aktivnosti upravljanja
6.4. List obrazaca dokumenata koji se koriste u organizaciji
6.5. Tehnička sredstva koja se koriste u kancelarijskom radu
7. Rad sa kadrovskom dokumentacijom
7.1. Priprema prijava za osoblje
7.2. Izrada naloga (uputstva) za prijem u radni odnos
7.3. Vođenje radne knjižice i lične karte radnika i namještenika
7.4. Registracija ugovora o radu
7.5. Karakteristike registracije
7.6. Životopis i životopis
8. Rad sa organizacionom i administrativnom dokumentacijom
8.1. Organizaciona dokumentacija
8.2. Administrativni dokumenti
9. Dokumentacija informacija i referentnih materijala
9.1. Reference
9.2. Izvještavanje i objašnjenja
9.3. Djela
9.4. Protokoli
10. Pisanje poslovnih pisama
10.1. Poslovno pismo i njegove funkcije
10.2. Vrste poslovnih pisama
10.3. Opća struktura poslovnog pisma
Preporučeno čitanje
Prijave

Uvod
Priprema dokumenata i provođenje upravljanja dokumentima naziva se kancelarijski rad, a dokumenti koji se šalju ili primaju sa bilo koje adrese nazivaju se korespondencijom.

Svrha discipline "Kancelarski rad i korespondencija" je proučavanje tehnologije i organizacije kancelarijskog rada kako bi se osigurao efikasan sistem za pripremu dokumenata (korespondencija), rad s njima, njihovo skladištenje i uništavanje (nakon isteka roka čuvanja) .

Disciplinski zadaci:
- poznaju osnovna pravila za pripremu dokumenata i tok rada, rad sa dokumentima (prepiska), njihovo čuvanje i uništavanje;
- poznaje strukturu odjeljenja i funkcionalne odgovornosti službenika uključenih u pripremu i rad sa dokumentima;
- poznaje organizacione i elektronske računare i sredstva komunikacije koja se koriste u pripremi i radu sa dokumentima;
- savladaju pripremu dokumenata;
- biti u stanju da organizuje blagovremenu dostavu i prijem korespondencije, tačan rad sa dokumentima službenih lica, njihovo pravilno čuvanje i uništavanje (nakon isteka roka čuvanja), široko koristeći mogućnosti organizacionih i elektronskih računara i komunikacija;
- imaju predstavu o perspektivama razvoja tehnologije i metoda organizacije kancelarijskog rada uz stalno širenje upotrebe najnovije organizacione i računarske tehnologije, kao i perspektivnih sredstava komunikacije (do svemira).

Kancelarijski rad kao objektivna potreba društva formiran je istovremeno sa pojavom pisanja. Kada su ljudi naučili da bilježe svoje misli, posebno usmeni govor, pojavile su se razne vrste dokumenata. To uključuje privatna pisma, IOU, vladine uredbe i naredbe, diplomatsku prepisku.

Prvi specijalizovani organi ruske države
vlasti - naredbe - formirane su u XV-XVI vijeku. zbog potrebe za centralizovanom kontrolom. Nastajale su u Moskvi i bile su namenjene za upravljanje privrednim aktivnostima.Postojale su činovničke odaje i kolibe, koje su vršile državnu vlast u mestima i pokoravale se centralnim naredbama. Brojni administrativni i izvještajni dokumenti funkcionisali su između naredbi i redovskih komora i koliba kao centralnih vlasti. Tako je nastalo činovništvo. Na čelu naredbi su bili bojari i zemljoposjednici, odnosno službenici koji su vršili narudžbu. Potjecali su iz službenog plemstva i klera, zvali su se činovnici, činovnici i dijelili su se na starije, srednje, mlađe.

Brojni nalozi su angažovani na izgradnji i rekonstrukciji brojnih gradova koji su izgrađeni da bi se obezbedila zemlja koja se razvijala nakon raspada Tatarskih kanata (u stepskim predelima evropske Rusije, u regionu Volge, na Kami, u Ural i Sibir). Glavna uloga među njima pripadala je Naredbi za otpuštanje, koja je bila zadužena za izgradnju gradova-tvrđava u južnim pograničnim regijama i regijama Volge, kao i za restrukturiranje starih gradova. Sibirski poredak se bavio isključivo Sibirom zbog ogromnih teritorija ove zemlje.

U posebno važnim slučajevima utvrđivan je poseban gradski red za vrijeme trajanja građevinskih radova. Urbanističko planiranje i dodjela parcela za izgradnju vršili su lokalni, zemski i detektivski nalozi.
Posebna građevinska institucija u Rusiji tog perioda bio je Kameni red, formiran 1584. godine, koji se bavio kamenogradnjom i nabavkom građevinskog materijala, sklapanjem građevinskih ugovora i distribucijom zanatlija svih zanimanja.

Najvažniji zadatak otpustnih, kamenih, sibirskih narudžbi bilo je stvaranje crtačkog posla, čiji su razvoj omogućili strani stručnjaci u ruskoj službi.

Početkom XVIII vijeka. da bi zamijenio zastarjeli sistem naredbi, Petar I odobrava Opće propise državnih koledža, prema kojima je 1718-1720. Stvoreno je 12 visokih škola (vojni, admiralitet, spoljni poslovi, državni prihodi, državni rashodi, rudarska i fabrička industrija, duhovni – sinodski, revizijski i dr.). Nakon toga se broj fakulteta povećao na 16.
(Trenutno se u zgradi dvanaest kolegijuma Sankt Peterburga nalazi Državni univerzitet.)

Proces centralizacije i birokratizacije državnog aparata odvijao se tokom celog 18. veka. Početkom XIX veka. Petrinske kolegijume zamijenjena su ministarstvima.

Godine 1812. pri ministarstvima su organizirani uredi koji su obavljali službenu korespondenciju ministarstava i pripremali tekuću dokumentaciju. Ured je primao prepisku za ministra samo od vrhovnog organa vlasti i od drugih ministarstava.

Tokom ovog perioda, broj službenika se naglo povećao. To je uticalo na rast obima dokumentacije, povećanje broja slučajeva njenog prolaska. Rješenje važnih državnih pitanja kasnilo se, a ponekad i gubilo u toku papira.

Nakon 1917. godine, na teritoriji bivšeg Ruskog carstva sistem državne vlasti predstavljali su Sovjeti narodnih poslanika, Kongres narodnih poslanika i Vrhovni sovjet SSSR-a. Najviši izvršni organ državne vlasti bilo je Vijeće ministara SSSR-a - Vlada SSSR-a. Vijeće ministara je do 1991. godine uključivalo oko 50 ministarstava i raznih komisija u rangu ministarstava. Mnogi od njih su imali analogije u vijećima ministarstava svake savezne i autonomne republike, u administraciji teritorija, regiona, okruga
i gradovima. Sve je to dovelo do formiranja ogromne armije aparata
upravljanje državom koja zahtijeva velike finansijske izdatke.
Trenutno je šef države (RF) predsjednik, zakonodavno tijelo je Državna duma, koja se sastoji od donjeg i gornjeg doma. Izvršno tijelo je Vijeće ministara na čijem je čelu predsjednik Vlade.

Trenutno se rješavanje problema upravljanja dokumentima u razvijenim zemljama sastoji od dvije glavne faze. Prva faza - 1970-1980. U to vrijeme većina autora smatrala je da su tradicionalne metode rada sa dokumentima zastarjele, da će papirna dokumenta biti zamijenjena dokumentima na elektronskim medijima. Međutim, sredinom 1980-ih postalo je jasno da se, uprkos obilju kompjutera, „papirni“ tok povećava, te je zaključeno da će koegzistencija tradicionalnog kancelarijskog rada sa obradom informacija na računaru biti veoma duga. U Sjedinjenim Državama, na primjer, preporučuje se da se pisani dokument na papiru čuva na neodređeno vrijeme zajedno sa mašinskim medijem.

Elektronska verzija knjige: [Preuzimanje, PDF, 1,14 MB].

Za gledanje knjige u PDF formatu potreban je Adobe Acrobat Reader, čija se nova verzija može besplatno preuzeti sa Adobe web stranice.

Federalna agencija za obrazovanje

Državna obrazovna ustanova

visoko stručno obrazovanje

"Omski državni tehnički univerzitet"

V.A. Tsygankov, N.S. Morozova dokumentacija upravljačkih aktivnosti Vodič

Omsk 2006

UDK 651.51.8 (075.8)

BBK 65.050ya 73

Recenzenti:

V.A. Tsygankov, N.S. Morozova

C Dokumentacija aktivnosti upravljanja: Proc. dodatak. Omsk: Izdavačka kuća OmGTU, 2005. 49 str.

Priručnik za obuku opisuje glavne vrste organizacijske i administrativne dokumentacije, kao i zahtjeve za njihovu pripremu i organizaciju toka rada.

Metodološki materijal je pripremljen u strogom skladu sa zakonskim aktima i regulatornim i metodološkim dokumentima koji su na snazi ​​u Ruskoj Federaciji o pitanjima dokumentovanja i dokumentovanja aktivnosti upravljanja preduzećem.

Ovaj udžbenik je namijenjen studentima ekonomskih specijalnosti koji proučavaju dokumentaciju upravljačkih djelatnosti.

UDK 651.51.8 (075.8)

©Omski državni tehnički univerzitet, 2006

1. Osnovni zahtjevi za izvršenje upravljačkih dokumenata

1.1. Osnovne odredbe za dokumentovanje aktivnosti upravljanja

Pojam " rad u kancelariji» karakteriše granu djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa dokumentima.

Dokumentacija- uređen proces snimanja informacija na različitim medijima prema utvrđenim pravilima.

Koncept " dokument» definira informacije snimljene na bilo koji način na materijalnom mediju s detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju.

Carrier- materijalni objekt koji se koristi za fiksiranje i pohranjivanje informacija.

Elektronski dokument- dokument u kojem su informacije predstavljene u elektronskom digitalnom obliku.

Glavne funkcije dokumenta su:

informativni;

istorijski;

komunikativan;

kulturni;

pravni;

društveni.

Skup dokumenata kreiranih u preduzeću određen je:

niz pitanja koja se rešavaju u toku aktivnosti preduzeća;

prirodu i obim nadležnosti institucije;

postupak rješavanja pitanja (jedan menadžment ili kolegijalnost);

obim i priroda odnosa sa drugim institucijama.

Procedura i pravila za dokumentovanje upravljačkih radnji predviđeni su sljedećim regulatornim materijalima:

Sistem podrške državnoj dokumentaciji za upravljanje (GSDM), koji je skup pravila i principa koji uspostavljaju jedinstvene zahtjeve za dokumentaciju;

jedinstveni dokumentacioni sistem (UDS), koji je skup međusobno povezanih dokumenata kreiranih po jedinstvenim pravilima i karakterističnih za određenu oblast delatnosti;

industrijski klasifikator tehničko-ekonomske dokumentacije (OKTED).

1.2. Unifikacija i standardizacija upravljačkih dokumenata

Ujedinjenje- dovođenje nečega u jedan sistem. Unifikacija dokumenata- uspostavljanje jedinstvenog skupa vrsta i vrsta dokumenata za slične situacije upravljanja i jedinstvenih pravila za rad sa dokumentima.

Unifikacija se vrši u cilju smanjenja broja dokumenata, tipizacije njihovih oblika, što smanjuje složenost njihove obrade, efikasnijeg korišćenja računarske tehnologije. Dakle, ujedinjenje ima za cilj stvaranje šablonskih tekstova.

Rad na objedinjavanju dokumenata uključuje:

razvoj (DRD), koji sprovode ministarstva i odeljenja odgovorna za relevantne sisteme dokumentacije;

uvođenje međusektorskog DDD u okviru republičkog i granskog DDD:

uvođenje DDD i OKTED radi održavanja pouzdanosti informacija i njihovog daljeg razvoja;

razvoj kompleksa sektorskih objedinjenih oblika dokumenata koji odražavaju specifičnosti industrije i uključenih u DUR, kao i njihovu državnu registraciju;

razvoj sektorskih klasifikatora tehničkih i ekonomskih informacija koji odražavaju specifičnosti industrije.

Standardizacija- proces utvrđivanja i primjene standarda kojim se određuje standard ili uzorak koji se uzima kao referenca za poređenje drugih objekata sa njim.

Standardizacija dokumenta je oblik pravne konsolidacije izvršenog ujedinjenja i stepena njegove prinudnosti.

Uspostavljene su sljedeće kategorije standarda:

državni standardi (GOST);

industrijski standardi (OST);

republičkim standardima (PCT).

Svrha implementacije standarda je postizanje efektivnosti dokumentovanja aktivnosti upravljanja.

Organizaciono i metodološko rukovođenje objedinjavanjem i standardizacijom dokumenata, koordinacijom relevantnih poslova i kontrole vrši matična organizacija za uvođenje i održavanje DDD i OKTED u republici, a na nivou industrije taj posao obavlja glavna organizacija za uvođenje i održavanje DDD i OKTED u industriji.

Državni nadzor nad poštovanjem DDD u javnom sektoru poveren je organima za standardizaciju i metrologiju, au nedržavnom sektoru - lokalnim organima izvršne vlasti.

-- [ Strana 1 ] --

T.A. KRALJICA

DOKUMENTACIJA UPRAVE

AKTIVNOSTI

TUTORIAL

SANKT PETERBURG

Koroleva T.A. Dokumentacija aktivnosti upravljanja. Obrazovni

dodatak. - Sankt Peterburg: ur. SPbGUKiT, 2013. - 94 str.

Razvoj ove discipline usmjeren je na formiranje znanja i

veštine u radu sa organizaciono-administrativnom i informaciono-referentnom dokumentacijom koja reguliše delatnost službenika organizacije, funkcije i procese upravljanja kadrovima u organizaciji. Za studente Fakulteta masovnih komunikacija koji studiraju na specijalnosti 031600 „Oglašavanje i odnosi s javnošću“, kao i studente Fakulteta za menadžment koji studiraju na specijalnosti 080500 „Menadžment“ i 080100 „Ekonomija“.

Osim toga, udžbenik može biti od koristi studentima drugih fakulteta prilikom izučavanja disciplina „Kancelarija i korespondencija“, „Upravljanje informacionim tehnologijama“, „Poslovna kultura“ itd.

Recenzent: šef Katedre za informacioni menadžment i računovodstvo, kandidat ekonomskih nauka, vanredni profesor A.Yu. Smirnov.

© SPbGUKiT, UVOD Dokumentovanje aktivnosti organizacija bilo kog oblika vlasništva regulisano je zakonskim i regulatornim aktima. Zahtjevi za dizajn i pripremu dokumenata stalno rastu.

Menadžment modernih organizacija suočen je ne samo sa mnoštvom vrsta i vrsta dokumenata, složenošću njihovog sastava, zahtjevima za davanjem pravne snage dokumentima, za pohranjivanje i arhiviranje dokumenata, već i s potrebom stalnog ažuriranja znanja. zaposlenih u oblasti kancelarijskog rada u skladu sa stalno ažuriranim zakonima i propisima.

Pod uticajem ekonomskih faktora povećava se pravni značaj dokumenata, što određuje relevantnost revizije pristupa upravljanju dokumentima. Razvoj i implementacija dokumentacione podrške menadžmentu kao efikasnog sistema rešava pitanja uspeha preduzeća u sopstvenom tržišnom segmentu, doprinosi efikasnosti i kvalitetu upravljanja organizacijom.

Dokumentacija je snimanje informacija na različitim medijima prema utvrđenim pravilima. Član 11. Saveznog zakona od 27. jula 2006. br. 149 FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija"

utvrđuje da se „u saveznim organima izvršne vlasti dokumentovanje informacija vrši na način koji je utvrdila Vlada Ruske Federacije. Pravila za kancelarijski rad i tok dokumenata koje utvrđuju drugi državni organi, organi lokalne samouprave iz svoje nadležnosti moraju biti u skladu sa zahtjevima koje je utvrdila Vlada Ruske Federacije u pogledu kancelarijskog rada i toka dokumenata za savezne organe izvršne vlasti.

Dokumenti su osnova za donošenje upravljačkih odluka, služe kao dokaz njihove implementacije i izvor za generalizaciju i analizu, materijal za referentni i istraživački rad. U aktivnostima upravljanja, dokument djeluje i kao predmet rada i kao rezultat rada.

Kancelarijski rad je grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima.

Savremeni kancelarijski rad nije skup tehničkih operacija koje se obavljaju sa dokumentima, već sistem informacione podrške za aktivnosti upravljanja.

Nedavno je sinonim za pojam "upravljanje uredom" postao "podrška upravljačkoj dokumentaciji" (DOE). Pojava ovog pojma povezana je sa svešću o promenama koje se dešavaju u kancelarijskom radu i, pre svega, u vezi sa upotrebom automatizovanih informacionih tehnologija u sistemima upravljanja.

1. ISTORIJA RAZVOJA RUSKOG KANCELARIJSKOG RADA Praksa dokumentovanja menadžerskih radnji datira još od antičkih vremena. Podaci do kojih su došli arheolozi i lingvisti, kao i pisani dokumenti pokazuju da je već u X st. u staroruskoj državi postojala je kultura pisanja dokumenata. Primjer su ugovori sa Vizantijom 911. i 945. godine, u kojima se spominje i praksa sastavljanja drugih dokumenata - pismenih oporuka i putnih pisama za trgovačke brodove.

Već za vrijeme vladavine Vladimira Svjatoslavoviča u Kijevu - glavnom gradu Stare ruske države (978 - 1015) - postojala je obrazovna ustanova za djecu bojara i starijih ratnika. Od svršenih studenata ove škole birani su kandidati za radna mjesta “štampača” – čuvara kneževskog pečata, kao i sudskih sekretara, pisara i činovnika pri kneževima i drugim krupnim feudalima.

Od 14. veka termin "činovnik" je dodijeljen svim licima koja obavljaju kancelarijski posao.

Gotovo do kraja XIV vijeka. Glavni materijal za pisanje na ruskom bio je pergament (posebno obrađena teleća, ovčeća ili kozja koža), koji se u dokumentima naziva „povelja“ ili jednostavno „teleća“. Najstariji oblik dokumenta bilo je pismo - poseban list pergamenta širine oko 15 cm. Dimenzije dokumenta su mogle biti različite lijepljenjem sljedećih listova. Dokumenti koji su izgubili na vrijednosti su očišćeni, a skupocjeni materijal je ponovo korišten.

Dokumenti su se čuvali u riznicama zajedno sa nakitom, kao iu crkvama i manastirima. To su, po pravilu, bile centralne gradske crkve posvećene svecima izabranim za zaštitnike grada. Često je upravo skladište u hramu davalo dokumentu pravnu snagu. Na primjer, u Pskovu su se pisani dokumenti čuvali u katedrali Trojice u škrinjama.

Državni ili crkveni akti koji su odobreni na veči stavljali su se u "Kovčeg Presvetog Trojstva", čime su dobili pravnu snagu.

Gostinska dvorišta i manastiri su takođe bili centri dokumentacije i njenog skladištenja, budući da je crkva imala široku pravnu nadležnost. Sam manastir, prilično veliko privredno preduzeće, dokumentovao je svoje pravosudne i privredne aktivnosti, ponekad koristeći za to slobodan prostor u duhovnim knjigama.

U to vrijeme postojao je veliki broj dokumenata – statutarnih, kontribucijskih, kupoprodajnih akata: kredita, hipotekarnog ropstva, namještanja zajma novca, životnih dosjea – uz hitno zapošljavanje radnika;

pune povelje - kada se prodaju u ropstvo;

potvrde o odmoru itd. Međutim, sistem kancelarijskog rada još nije razvijen.

Sistem državnog kancelarijskog rada počinje da se formira od sredine 15. veka. tokom formiranja ruske centralizovane države. Moskovski veliki knezovi uspjeli su stvoriti snažan centralizirani sistem vlasti, u kojem su Bojarska duma i nalozi (mjesta sa stalnim osobljem ljudi uključenih u kancelarijski posao) obavljali najvažnije administrativne funkcije. Nastanak naredbi povezan je sa praksom ličnih dodjela (naredbi) velikog kneza najužem krugu - knezovima i bojarima za rješavanje određenih pitanja državne uprave. Zato je period od XV do XVII vijeka. Uobičajeno je da se period narudžbe - imenom prvih državnih institucija - naziva naredbama.

U tom periodu, dio naloga su bili organi teritorijalne uprave, a dio je bio zadužen za pojedine djelatnosti. Na čelu reda bio je redovan sudija, imenovan iz redova Dume. U njegovoj nadležnosti bili su službenici od jednog do deset. Za činovnike su bili zaduženi činovnici, koji su se prema radnom stažu dijelili na „starije“, „srednje“ i „mlade“

(juniori). U velikim nalozima, službenici su bili ujedinjeni u "tablice" - strukturne jedinice po teritorijalnoj osnovi. Rukovodeća djelatnost pripadala je redovnim sudijama, službenici sa činovnicima su se bavili organizacijom i vođenjem kancelarijskog posla. Za izvršenje odluka postojala su posebna radna mjesta - tumači, trubači itd. Dostavljali su korespondenciju naredbi prema pripadnosti, pozivali stranke u parnici na sud itd.

Na terenu su naredbe davali guverneri koji su kontrolisali teritoriju i izvršavali uputstva centralnih vlasti. Namjesnici su imali svoju kancelariju - komandnu kolibu i pomoćnike - "manje" guvernere i činovnike.Komandna koliba je bila podijeljena na stolove.

U petnaestom veku skupi pergament zamijenjen je papirom, izvorno uvezenim iz zapadnoevropskih zemalja, a od druge polovine 15. stoljeća. - domaći. U to vrijeme papir se pravio od krpa, a mastilo od željeznih soli i tanina ekstrahovanih iz mastilastih orašastih plodova - izraslina na hrastovom lišću.

Takav tekst gotovo da nije izblijedio, pa su i sada arhivski dokumenti tog vremena prilično čitani.

Specifičan sastav dokumenata reda uredskog rada bio je mali:

pisma - kraljevski ukazi upućeni iz naredbi u mjesta, naredbe kralja guvernerima i drugim lokalnim poglavarima, odgovori i izvještaji primljeni u naredbama guvernera, sjećanja - pisma između naredbi, molbe - apeli građana centralnoj vlasti.

Većina rekvizita još nije izdvojena iz teksta u dokumentima naloga kancelarijskog rada; adresa, primalac, datum, oznaka autora i stvarni sadržaj dokumenta činili su jedan kontinuirani tekst. Dokument je po pravilu počinjao adresom, datumom i oznakom autora i adresata, a zatim se iznosila suština problematike. U završnom dijelu naznačen je datum i mjesto pisanja dokumenta.

Godine 1720. Petar I je odobrio Opće propise, koji su postali zakonodavna osnova za reformu uredskog rada. Ovim dokumentom uveden je "koledž" sistem kancelarijskog rada, koji je ime dobio po novom tipu institucija - kolegijuma. U sastav kolegijuma bili su: predsjednik, potpredsjednik, savjetnici i ocjenjivači. Odluke u ovim institucijama donosile su se pretežno kolektivno, čemu je Petar I pridavao poseban značaj, napominjući da se "sve najbolje raspoređivanje dešava preko vijeća".

Ovim zakonskim aktom odvajaju se dužnosti prisustva kao organa odlučivanja od kancelarijskog rada, koji je koncentrisan u kancelariji, na čijem je čelu sekretar. Pod rukovodstvom sekretara radili su: notar, aktuar, matičar, činovnici, prepisivači, prevodioci, tumači (za tumačenje) i čuvar (čuvar za zaštitu).

Javni beležnik je vodio zapisnike sa sastanaka i upisnik nerešenih predmeta, aktuar je bio odgovoran za bezbednost dokumenata i priprema kancelarijskog materijala, matičar je izvršio novu funkciju za kancelarijski rad - evidentirao je sve ulazne i odlazne dokumente u posebne knjige.

Na svakom kolegijumu je postojao tužilac koji je nadgledao zakonitost i redoslijed rješavanja predmeta. Ozbiljna novina je uvođenje potpisa šefa vladinog ureda među članove odbora na dokument o kojem su raspravljali. Riješeni predmeti predati su arhivu na čijem je čelu bio arhivar.

U sistemu kolegijalnog kancelarijskog rada nastao je veliki broj novih dokumenata, pozicija i pojmova koji ih definišu. Odatle su do nas došli pojmovi „uredba“, „uredba“, „rezolucija“, „uputstvo“ itd.

Početkom devetnaestog veka. došlo je do nove reforme u sistemu javne uprave i kancelarijskog rada. Umjesto kolegijuma pojavile su se nove institucije ministarstva, koje su predvodili ministri na principima jedinstva komandovanja.

Ministarstva su bila podijeljena na odjele, a ona na tabele.

Zakonodavni akt koji je definisao cjelokupni sistem ministarske strukture i kancelarijskog rada bio je "Opšti sistem ministarstava". Sam koncept kancelarijskog rada u to vreme podrazumevao je delatnost ne samo kancelarije, već cele institucije, a „slučaj“ se shvatao ne kao fascikla sa dokumentima, kao u savremenom kancelarijskom radu, već pitanje koje se rešava, tj. označavaju koncept sličan modernom kancelarijskom radu, postojao je termin „pisanje“.

Autori „Opšte institucije ministarstava“ jasno su razdvojili dva aspekta kancelarijskog rada: oblike dokumenata i postupak njihovog kretanja, čiji je osnov postupak razmatranja pitanja usvojenih u instituciji, ili, moderno rečeno, proces donošenja menadžerskih odluka.

U periodu kancelarijskog rada ministarstva menjala se i forma dokumenata – pojavili su se obrasci sa ugaonim rasporedom detalja. Obrasci su štampani na tipografski način ili pisani rukom. Postavka i raspored rekvizita malo se razlikuje od moderne forme. Pojavljuje se veliki broj stručne literature, uključujući i teorijsku literaturu, u kojoj je po prvi put formulisana klasifikacija dokumenata. Redovno se objavljuju posebna pisma – zbirke uzoraka dokumenata namijenjenih kako službenicima tako i fizičkim licima koja se obraćaju državnim organima.

Krajem devetnaestog veka. prvo u vojnom odjelu, a zatim iu civilnim ministarstvima, počele su se koristiti pisaće mašine, što je dovelo do ubrzanja ureda i omogućilo da se napravi nekoliko kopija dokumenta odjednom. Osim toga, kucani tekst je postao kompaktniji, što je rezultiralo smanjenjem obima dokumenata. Pojava pisaćih mašina bila je istinska tehnička revolucija u kancelarijskom radu i uporediva je samo, možda, sa pojavom kompjutera.

Oktobarska revolucija 1917. godine, koja je imala za cilj radikalno rušenje starog državnog aparata, uključivanje širokih radnih masa u njegove aktivnosti, radikalno je promijenila oblik državnog aparata.

Za direktnu kontrolu nad zemljom stvorena je prva sovjetska vlada - Vijeće narodnih komesara (Sovnarkom) i 13 narodnih komesarijata (Narodnih komesarijata) - za upravljanje pojedinačnim industrijama.

U cilju ozakonjenja djelovanja struktura vlasti i racionalizacije procesa dokumentacije, Vijeće narodnih komesara 30. oktobra 1917. donosi dekret „O postupku odobravanja i objavljivanja zakona“, a 2. marta 1918. godine. Uredba "O obliku oblika državnih ustanova". Prilikom razvoja nove tehnologije upravljanja korišteno je iskustvo prethodnika, na primjer, sličan dokument vojnog odjela iz 1911. uzet je kao osnova za "Pravilnik o pisanju i papirologiji". Velika pažnja posvećena je pojednostavljenju i pojednostavljenju ureda. rad.

Dvadesetih godina 20. stoljeća organizirana su istraživanja u oblasti menadžmenta, naučne organizacije rada i kancelarijskog rada, a objavljeni su najvažniji regulatorni dokumenti iz oblasti dokumentacijske podrške menadžmentu.

Organizaciona i naučna aktivnost na optimizaciji u oblasti menadžmenta obezbeđena je regulatornim dokumentima i stvaranjem čitave mreže javnih organizacija, instituta i laboratorija koji se bave pitanjima naučne organizacije rada i kancelarijskog rada. Za koordinaciju rada u cijeloj zemlji, 1923. godine formiran je Savjet za naučnu organizaciju rada, proizvodnje i upravljanja, a 1926. godine Državni institut za tehnologiju upravljanja (ITU).

ITU je pripremio nacrt "Opštih pravila za dokumentaciju i radni tok", koji koristi rezultate najnovijih stranih i domaćih dešavanja u ovoj oblasti.

Tridesetih godina prošlog veka formiran je i ojačan kruti centralizovani sistem administrativno-komandne kontrole, koji je isključio mogućnost alternativnih pristupa sistemu kancelarijskog rada. Kao rezultat toga, likvidiraju se gotovo svi veliki istraživački centri koji se bave naučnom organizacijom rada i kancelarijskog rada. Istovremeno, maksimalni napori su usmjereni na porobljavanje stanovništva zemlje legalnim metodama, za koje se poboljšava sistem registracije sovjetskih građana.

U pojedinim velikim odjeljenjima radilo se na unapređenju sistema računovodstvene i kadrovske dokumentacije i postignut je određeni uspjeh. Međutim, na nacionalnom nivou, došlo je do neslaganja u oblasti menadžmenta i kancelarijskog rada.

Da bi se ovaj nedostatak prevazišao, bile su potrebne radikalne mjere, koje je trebalo poduzeti prema rezultatima istraživanja iz 1941. godine.

međusektorski sastanak o kancelarijskoj opremi. Program usvojen na ovom sastanku sadržao je pitanja stvaranja organizaciono-metodološkog centra, izrade regulatornog okvira, mehanizacije rada u kancelarijskom radu itd.

Praktična realizacija ovog programa bila je otežana Velikim otadžbinskim ratom, a potom i godinama obnove uništene nacionalne privrede.

Ponovo se 1960-ih uočava porast interesovanja za pitanja dokumentarne podrške menadžmentu. Od 1958. godine Glavna arhivska uprava pri Vijeću ministara SSSR-a (GAU) dobila je ovlasti da kontroliše postavljanje dokumentarnog dijela evidencije preduzeća i organizacija, a 1966. godine Svesavezni naučno-istraživački institut Upravljanje dokumentima i arhiviranje (VNIIDAD) osnovano je kao deo Arhivske službe.

Ova organizacija, zajedno sa drugim resornim institucijama, razvila je Jedinstveni sistem državne dokumentacije (USSD), u kojem su njeni autori sumirali najbolju praksu svog vremena i predložili optimalnu tehnologiju za obavljanje operacija upravljanja i njihovo dokumentovanje.

Novo izdanje ovog dokumenta naziva se Sistem upravljanja državnom dokumentacijom (GS DOW) i popunjava praznine u USSD-u u pogledu novih informacionih tehnologija. Ovaj dokument je odobrio načelnik Glavnog arhivskog odjela 1988. godine. 1970-ih i 1980-ih GOST-ovi za dokumente upravljanja (GOST 6.38-72, itd.), Sve-savezni klasifikatori (OKUD, OKPO, OKONH, itd.), objedinjene dokumentacione sisteme (USD) i niz državnih standarda za ove objedinjene sisteme.

Godine 1993. objavljen je Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije, 1997. - novi GOST R 6.30-97 (Zahtjevi za papirologiju), 1998. - GOST R 51141-98 (Kancelarski rad i arhiviranje.

Termini i definicije). Najnoviji regulatorni dokumenti odražavaju promjene u dokumentaciji i toku rada, koje su rezultat promjena društvenih odnosa i pojave novih oblika vlasništva. Godine 2000. izvršene su promjene u GOST R 6.30-97, a 2003. godine zamijenjen je novim - GOST R 6.30-2003.

Računalni programi za pripremu dokumenata koji su postali široko rasprostranjeni po pravilu uključuju skupove predložaka dokumenata prilagođenih ruskom jeziku. Nažalost, ovi predlošci u potpunosti zanemaruju domaće standarde i tradicije u oblasti kreiranja i obrade dokumenata.

2. ZAHTJEVI ZAKONODAVSTVA U OBLASTI DOKUMENTACIJE Regulatorno-metodološki okvir kancelarijskog rada je skup zakona, propisa i metodoloških dokumenata kojima se uređuje tehnologija izrade, obrade, čuvanja i korištenja dokumenata u tekućim djelatnostima ustanove, kao i regulisanje rada službe kancelarijskog rada - njena struktura, funkcije, stanja, tehnička podrška i neki drugi aspekti.

Opći principi organizacije dokumentacijske podrške za aktivnosti fizičkih (građana) i pravnih lica regulirani su zakonodavstvom Ruske Federacije.

Građanski zakonik Ruske Federacije utvrđuje vrste dokumenata koji se koriste za stvaranje, registraciju i likvidaciju pravnog lica, utvrđuje vrste i oblik ugovora itd.

Zakon o radu Ruske Federacije, koji reguliše radne odnose, utvrđuje vrste i sadržaj ugovora o radu, nomenklaturu i postupak obrade dokumenata za prijem, otpuštanje, premještanje i usavršavanje zaposlenih u organizaciji.

Osnovni akt u radu sa dokumentima je Federalni zakon „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“ od 27. jula 2006. godine br. 149-FZ, kojim se utvrđuje pravni režim za kreiranje, čuvanje i korišćenje informacionih resursa. Zakonom se utvrđuje postupak dokumentovanja informacija, vlasništvo pojedinačnih dokumenata i nizova dokumenata u informacionim sistemima, kategorije informacija prema stepenu pristupa njima, postupak pravne zaštite informacija.

Zakon Ruske Federacije „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“ od 22. novembra 2004. br. 125-FZ usko je povezan sa prethodnim zakonom. Zakon reguliše procese formiranja, organizacije čuvanja, računovodstva, korišćenja arhivske građe, kao i odgovornost za kršenje zakona.

Zakon Ruske Federacije „O državnim tajnama“ od 21. jula 1993. br. 5485 (sa izmenama i dopunama od 8. novembra 2011. br. 309-FZ) reguliše odnose koji nastaju u vezi sa klasifikacijom informacija kao državne tajne, njihovim deklasifikaciju i zaštitu u interesu osiguranja sigurnosti Ruske Federacije.

Razlozi za klasifikovanje informacija kao povjerljivih sadržani su u čl. 139 Građanskog zakonika Ruske Federacije (CC RF): „Informacija predstavlja službenu ili poslovnu tajnu u slučaju kada informacija ima stvarnu ili potencijalnu komercijalnu vrijednost zbog nepoznatosti trećim licima, ne postoji slobodan pristup njoj na pravni osnov i vlasnik informacija poduzima mjere da zaštiti njihovu privatnost."

br. 5154-1 uspostavlja pravni okvir za standardizaciju u Ruskoj Federaciji, obavezan za sve državne organe, preduzeća i preduzetnike, javna udruženja. Zakonom se utvrđuje postupak za obavljanje poslova standardizacije, vrste standardizacijskih dokumenata i njihova primjena, sprovođenje državne kontrole usklađenosti sa državnim standardima i odgovornost za kršenje odredbi zakona.

Zakon je povjerio Komitetu Ruske Federacije za standardizaciju, mjeriteljstvo i sertifikaciju (Gosstandart Rusije) da formira i provede državnu politiku u oblasti standardizacije.

Savezni zakon "O učešću u međunarodnoj razmjeni informacija" od 4. jula 1996. br. 85-FZ ima za cilj stvaranje uslova za efektivno učešće Rusije u međunarodnoj razmjeni informacija u okviru jedinstvenog globalnog informacionog prostora. Zakon utvrđuje vlasništvo nad informacionim proizvodima, ograničenja međunarodne razmjene informacija (ograničenja izvoza), korištenje sredstava međunarodne razmjene informacija (zaštita povjerljivih informacija) i druga pitanja međunarodne razmjene informacija.

Zakon Ruske Federacije "O elektronskom digitalnom potpisu" od 10. januara 2002. br. 1-FZ definiše osnovne koncepte u oblasti upravljanja elektronskim dokumentima i zahtjeve za pravno značajan elektronski dokument.

Osnovni koncepti, principi i osnovna pravila za obavljanje kancelarijskog rada utvrđeni su državnim standardima.

Postoji nezavisan skup standarda za objedinjene sisteme dokumentacije i Jedinstveni sistem za klasifikaciju i kodiranje tehničkih i ekonomskih informacija GOST 6.01.1-87. Jedinstveni sistem klasifikacije i kodiranja tehničko-ekonomskih informacija.

GOST 6.10.3-83. Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Snimanje informacija objedinjenih dokumenata u komunikacijskom formatu.

GOST 6.10.4-84. Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom nosaču i mašinogramu kreiranom kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe.

GOST 6.10.5-87. Objedinjeni dokumentacioni sistemi. Zahtjevi za izradu uzorka obrasca.

GOST 6.10.6-87. Jedinstveni sistem spoljnotrgovinske dokumentacije.

Uzorak obrasca.

GOST 6.10.7-90. Jedinstveni sistem spoljnotrgovinske dokumentacije. Provjeri.

GOST 7.32-91 (2000). Sistem standarda o informisanju, bibliotekarstvu i izdavaštvu. Izveštaj o istraživanju. Struktura i pravila registracije.

GOST R 6.30-2003. Objedinjeni dokumentacioni sistemi. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

GOST R 51141-98. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije.

Kako bi se smanjio broj dokumenata, smanjili troškovi rada i vremena za njihovu pripremu za obradu, postigla informatička kompatibilnost automatizovanih baza podataka, kreiraju se jedinstveni dokumentacioni sistemi (UDS) - skup međusobno povezanih objedinjenih oblika dokumenata koji omogućavaju dokumentovanu prezentaciju podaci o pojedinim vrstama privredne djelatnosti, načini njihovog održavanja, regulatorni i metodološki materijali za njihov razvoj i primjenu.

Trenutno postoji osam DRD-ova:

jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije;

jedinstven sistem bankarske dokumentacije;

jedinstven sistem finansijske, računovodstvene i izvještajno računovodstvene dokumentacije budžetskih institucija i organizacija;

jedinstven sistem izvještavanja i statističke dokumentacije;

jedinstven sistem računovodstvene i izvještajne računovodstvene dokumentacije preduzeća;

jedinstven sistem radne dokumentacije;

jedinstveni dokumentacioni sistem Penzionog fonda Ruske Federacije;

jedinstven sistem spoljnotrgovinske dokumentacije.

Istovremeno se razvijaju klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija koji omogućavaju automatsku obradu podataka sadržanih u DDD. Klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih normativnih dokumenata koji sadrže sistematizovani skup naziva objekata predstavljenih kao klasifikacione grupe i šifre koje su im dodeljene.

Trenutno postoji 37 sveruskih i svesaveznih klasifikatora koji nastavljaju da rade. Ovisno o području primjene, klasifikatori se dijele na sve-ruske, sektorske i poslovne klasifikatore.

U pogledu sadržaja, klasifikatori se dijele u tri grupe:

1. Klasifikatori informacija o upravljačkim dokumentima, zadacima koji se rješavaju u automatizovanim sistemima upravljanja, vrstama aktivnosti, ekonomskim i društvenim pokazateljima - Sveruski klasifikator standarda (OKS), Sveruski klasifikator valuta (OKV), Sve-ruski klasifikator valuta (OKV), Ruski klasifikator upravljačkih dokumenata (OKUD) itd.

2. Klasifikator informacija o organizacionim strukturama Sveruski klasifikator preduzeća i organizacija (OKPO), Sveruski klasifikator grana nacionalne privrede (OKONH), Sveruski klasifikator javnih organa i uprave (OKOGU) itd.

3. Klasifikatori informacija o stanovništvu i osoblju - Sveruski klasifikator specijalnosti u obrazovanju (OKSO), Sveruski klasifikator zanimanja radnika, položaja zaposlenih i nivoa plata (OKPDTR) itd.

Na primjer, OKUD sadrži informacije o jedinstvenim dokumentacijskim sistemima i oblicima dokumenata dozvoljenih za upotrebu. Šifra se sastoji od sedam cifara i postavljena je u skladu sa GOST R 6.30- „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju” u objedinjenim oblicima dokumenata.

Najpotpuniji međusektorski dokument o organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu objavljen je 1990. godine.

Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje - GSDOU.

GSDOU je skup principa i pravila kojima se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u državnim organima, preduzećima (udruženjima), institucijama i javnim organizacijama.

Odredbe GSDOU uvode se u praksu dokumentacione podrške kroz izradu industrijskih standarda, uputstva ministarstava i resora o kancelarijskom radu i različita uputstva.

Primjer takvih dokumenata je uputstvo koje je stupilo na snagu Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 08.11.2005. N 536 "O standardnim uputstvima za papirologiju u saveznim izvršnim tijelima" (registrirano u Ministarstvu pravde Ruske Federacije). Ruska Federacija od 27.01.2006 N 7418) /6/, kao i uputstva za kancelarijski rad izrađena direktno u organizaciji.

Konkretno poslovanje tehnologije kancelarijskog rada i načini organizovanja službe za upravljanje dokumentima (DOW) regulisani su radnim dokumentima organizacije - naredbom o organizaciji kancelarijskog rada, naredbom o klasifikovanju podataka kao poverljivim, uputstvom za kancelarijski rad, opisi poslova itd.

2. DOKUMENT 3.1. Zahtjevi za dokument Dokumenti su izvori i nosioci informacija. Oni služe kao osnova za donošenje odluka, referentno-informativni rad, koji imaju pravnu snagu, predstavljaju dokaze. Istorijski dokument se smatra istorijskim izvorom. U poslovima upravljanja dokument je predmet rada i rezultat rada.

Riječ "dokument" dolazi od latinskog "documentum" dokaz. Početkom 20. vijeka dokument se smatrao „poslovnim papirom koji služi kao dokaz nečega, potvrđuje pravo na nešto“ /16/. Dokument se trenutno smatra prvenstveno kao nosilac informacija. U skladu s Oksfordskim rječnikom, "dokument je tekst ili slika koja ima informativnu vrijednost", a prema GOST R 51141-98, "dokument je informacija snimljena na materijalnom nosaču s detaljima koji omogućavaju njegovu identifikaciju" / 7/.

Dokument se može dobiti na različite načine: pisanjem, crtežom, grafikom, fotografijom, zvučnim ili video zapisom. Imajući fiksiranu (prikazanu) informaciju, on na taj način osigurava njeno očuvanje i akumulaciju, mogućnost prenošenja na drugu osobu, višestruku upotrebu, vraćanje informacijama na vrijeme.

Za ispravno donošenje odluka potrebne su potpune, pravovremene i pouzdane informacije. Ovo su opšti zahtjevi za dokument kao izvor informacija.

Potpunost informacija karakteriše njihov obim, koji bi trebao biti dovoljan za donošenje odluke.

Informacija mora biti operativna, tj. tako da se tokom njegovog prenosa i obrade stanje nije promijenilo.

Pouzdanost informacija određena je stepenom u kojem njen sadržaj odgovara objektivnom stanju stvari.

Osim toga, informacije treba primati na radnom mjestu menadžera ili izvođača u obliku koji olakšava njihovu percepciju i obradu. U velikim firmama, informacije koje prima menadžer, u pravilu, najvažnije i najhitnije, prikazuju se u komprimiranom obliku.

Svaki dokument treba ocjenjivati ​​prvenstveno na osnovu informacija koje sadrži. Savezni zakon „O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija“ utvrđuje da je „dokumentovanje informacija preduslov za uključivanje informacija u informacione izvore.

Dokumentovanje informacija vrši se na način koji utvrđuju državni organi nadležni za organizovanje kancelarijskog rada, normiranje dokumenata...“.

To su dokumenti, tj. pravno valjani podaci evidentirani na materijalnom nosaču služe kao glavni dokaz određene činjenice u rješavanju ekonomskih sporova sa poslovnim partnerima u arbitražnom sudu ili radnih sukoba sa zaposlenima u preduzeću u narodnom sudu.

Da bi dokument bio validan, mora ispunjavati sljedeće uslove:

Ne protivrečite zakonima države;

biti u nadležnosti organa koji ga je izdao;

Forma dokumenta mora biti u skladu sa državnim standardima.

Koliko gubitaka pretrpe preduzeća zbog slučajno ili namjerno pogrešno sastavljene dokumentacije. Poremećaj u čuvanju dokumenata može rezultirati rizikom od gubitka vrijednih informacija, što može negativno uticati na aktivnosti preduzeća.

Greške u vođenju kadrovskih evidencija koje evidentiraju radne odnose zaposlenog sa preduzećem i potvrđuju njegovu plaću i radno iskustvo predstavljaju kršenje zahtjeva Zakona o radu Ruske Federacije i mogu uzrokovati materijalne gubitke zaposlenima (na primjer, ako penzija je pogrešno obračunata) ili samog preduzeća, kada sud odluči da nadoknadi štetu zaposlenom od nepravednog, po njegovom mišljenju, otkaza.

Dakle, poznavanje savremenih pravila za papirologiju i organizaciju kancelarijskog rada pomoći će u radu bez eksternih (sa vladinim agencijama i partnerima) i unutrašnjih (sa podređenima) sukoba, fokusirajući se na rješavanje problema proizvodnje i ekonomske aktivnosti.

3.2. Klasifikacija dokumenata Prema GSDOU, dokumenti se klasifikuju prema nizu kriterijuma.

1) Prema načinu fiksiranja informacija dokumenti se dijele na pisane, grafičke, foto, filmske, video dokumente, akustične.

Pisani (ili ručno štampani) obuhvataju sva dokumenta koja su nastala rukopisom ili kucanjem, kao i izrađena na računaru, mašinama za umnožavanje i tipografskom metodom.

Grafički dokumenti uključuju crteže, grafikone, karte, crteže, dijagrame, planove. Foto, filmski i video dokumenti snimaju se posebnom opremom na posebnim medijima. Omogućuju vam da snimite objekte i pojave koje je teško ili nemoguće snimiti drugim sredstvima.

Akustični dokumenti omogućavaju precizno snimanje i prenos zvučnih informacija, široko se koriste u radu sekretara prilikom vođenja zapisnika sa sastanaka, sastanaka, sastanaka itd.

H) Veliki broj dokumenata se razlikuje po imenu. To su naredbe, propisi, protokoli, naredbe, uputstva, pisma, izjave itd.

4) Po vrsti dokumenti su tipični, uzorni, pojedinačni i šablonski.

Modele dokumenata unaprijed izrađuju viši organi za podređene organizacije sa homogenim funkcijama i obavezni su.

Primere dokumenata izrađuju i viši organi za organizacije u svom sistemu, ali su uzorne, savetodavne prirode.

Pojedinačne dokumente izrađuju posebne organizacije za internu upotrebu.

Sitoštampani dokumenti se izrađuju tipografskim putem, a stalni deo teksta dokumenta se štampa na štamparskim mašinama, a ostavlja se slobodan prostor za promenljive informacije. Ovakvi dokumenti štede vrijeme na njihovoj pripremi i povećavaju ukupnu kulturu i pismenost dokumenata.

5) Prema stepenu složenosti razlikuju se jednostavni dokumenti koji sadrže jedno pitanje i složeni dokumenti koji sadrže više pitanja. Jednostavni dokumenti su poželjniji, jer ih je lakše obraditi, kontrolirati izvršenje, pretraživati, pohranjivati.

6) Prema mjestu sastavljanja dokumenti se dijele na interne i eksterne. Interni - dokumenti koji se sastavljaju za rješavanje njihovih internih problema i ne izlaze iz okvira organizacije. Eksterna - dolazna i izlazna korespondencija preduzeća.

7) Prema uslovima izvršenja, dokumenti se dele na hitne i nehitne. Pokazatelj ove karakteristike je rok za izvršenje dokumenta, koji je utvrđen zakonom i relevantnim pravnim aktima, kao i telegrami, telefonske poruke, dokumenti sa oznakom "hitno". Svi ostali dokumenti se izvršavaju u rokovima koje odredi uprava i smatraju se nehitnim.

8) Po poreklu isprave su službene i službeno lične (imenske). U prvu grupu spadaju oni koji se stvaraju u institucijama, organizacijama i preduzećima po pitanjima njihovog delovanja, druga grupa se odnosi na konkretne pojedince, tj. nazivne (izjave, pisma, žalbe i sl.) 9) Prema stepenu javnosti razlikuju se obična, tajna dokumenta i za službenu upotrebu (DSP). Tajni dokumenti i dokumenti od iverice imaju pečat sa ograničenjem pristupa dokumentu. Pečat znači da se sa ovim dokumentom može upoznati strogo određeni krug ljudi. Za otkrivanje podataka u tajnim dokumentima, kao i za njihov gubitak, počinioci odgovaraju.

10) Prema pravnoj snazi ​​razlikuju se autentične i lažne isprave.

Verodostojna isprava se smatra izdatom u skladu sa zakonom utvrđenom procedurom uz poštivanje svih pravila, falsifikovana - isprava čiji dizajn ili sadržaj ne odgovara istini.

Pravi dokumenti se redom dijele na valjane i nevažeće. Dokument postaje nevažeći ako je iz bilo kojeg razloga izgubio pravnu snagu (na primjer, istekom punomoći).

11) Prema namjeni (fazama nastanka), dokumenti se dijele na originale (originale) i kopije.

Original je originalni dokument koji sadrži originalne informacije i pravilno je izvršen. Po pravilu, stvaranju dokumenta prethodi faza nacrta - dokumenta u preliminarnoj verziji.

Kopija je tačna reprodukcija detalja originala, u čijem je desnom uglu gornjeg polja ispisana riječ "kopija". Kopija nema pravnu snagu. Da bi se dala kopija pravne snage, ovjerava se na odgovarajući način. Potrebno je razlikovati takve vrste kopija kao što su izvod i duplikat. Izvod iz dokumenta je kopija dijela dokumenta, a duplikat je drugi primjerak dokumenta izdat u vezi s gubitkom, na primjer, originala. Duplikat i original imaju istu pravnu snagu.

12) Prema rokovima čuvanja dokumenti se dijele u tri glavne grupe: trajno čuvanje, period privremenog čuvanja preko 10 godina i period privremenog čuvanja do 10 godina.

U različitim preduzećima i ustanovama sastav i broj kreiranih dokumenata nisu isti i određuju se:

Niz pitanja koja treba riješiti u procesu aktivnosti;

Obim i priroda kompetencije;

Postupak rješavanja pitanja (na osnovu jedinstva komandovanja ili kolegijalnosti);

Obim i priroda odnosa sa drugim subjektima.

Odnos između sektora kompanije i pojedinačnih preduzeća i organizacija je stabilan i regulisan raznim pravnim normama, usled čega svi tokovi informacija imaju stabilan „programirani“ karakter.

Posljedica stabilnosti funkcija organizacije je tematska ograničenost zadataka koje rješava. Ove funkcije su podložne opisu, klasifikaciji, regulaciji. Dakle, raspon pitanja o kojima se kreiraju upravljački dokumenti prilično je stabilan, odražavajući funkcionalne aktivnosti organizacije.

Razmotrimo uticaj informacionih veza preduzeća na obim i nomenklaturu njegove dokumentacije. Slika 1 prikazuje pojednostavljenu strukturu komercijalnog preduzeća i njegove interne i eksterne informacione veze.

Preduzeća Dobavljači Odbor osnivača Preduzeća Suizvršioci Odbor osnivača Opšta preduzeća Generalni direktor Sekretar Kupci Direktor Poreska proizvodnja Odeljenje računovodstva Inspekcija Računovodstvo Sektor proizvodnje Banka Kadrovska služba Državne institucije Sl. 1. Pojednostavljena struktura preduzeća i njegove informativne veze Kolegijalne aktivnosti upravnog odbora (osnivača) evidentiraju se u zapisniku, administrativni poslovi direktora - u naredbama i uputstvima za glavne poslove i osoblje. Pored toga, rukovodstvo preduzeća planira finansijske i ekonomske aktivnosti, što se ogleda u planskoj dokumentaciji. Nakon završetka određenih faza rada ili nakon kalendarskog roka, sastavlja se izvještajna dokumentacija.

Kadrovska služba (ili menadžer za kadrove) se bavi odabirom kadrova, razvojem kadrova, stimulacijom, sertifikacijom i prekvalifikacijom osoblja. U skladu sa ovom djelatnošću, služba priprema pravilnike, uputstva, podneske, nacrte naredbi i bavi se izvršenjem drugih dokumenata o kadru. Ponekad ove funkcije obavlja sekretar.

Proizvodne i ekonomske aktivnosti koje obavlja proizvodni odjel se ogledaju u sporazumima, ugovorima, komercijalnoj korespondenciji itd.

Računovodstvo sastavlja finansijsku i računovodstvenu dokumentaciju (bilanse stanja, godišnje izvještaje, izvještaje o reviziji i inventarizaciji, planove, predračune, račune, knjige blagajne i dr.).

Od državnih i opštinskih organizacija preduzeće može dobiti dokumente kojima se regulišu različita pitanja njegove delatnosti (porezi, zaštita životne sredine, itd.). Ovi dokumenti čine posebnu grupu - normativni dokumenti viših organa.

Osim toga, zaposleni u preduzeću pišu, po potrebi, izjave, autobiografije, izdaju priznanice i lična punomoćja, tj.

sastaviti službene dokumente.

Svi ovi dokumenti se odnose na upravljačke i organizacione i administrativne dokumente (ORD). Izuzetak su finansijske i računovodstvene isprave koje imaju specifične karakteristike sastavljanja i obrade.

U zavisnosti od objektivnog (profil kompanije) i subjektivnog (zahtjevi rukovodioca preduzeća i poslovnih partnera) faktori u bilo kojoj grupi dokumenata mogu preovladavati ili biti beznačajni.

Dakle, svi dokumenti kreirani u preduzeću ili organizaciji mogu se uslovno podeliti u sledeće grupe /14/:

1) sistem konstitutivnih dokumenata;

2) sistem organizacionih dokumenata;

3) sistem administrativnih dokumenata;

4) sistem dokumentacije o kadru;

5) sistem finansijskih i računovodstvenih dokumenata;

6) sistem referentnih i informativnih dokumenata;

7) sistem planskih dokumenata;

8) sistem izvještajnih dokumenata;

9) sistem službeno-ličnih isprava.

U nastavku ćemo razmotriti pravila za obradu dokumenata koja se koriste u gotovo svakom preduzeću, bez obzira na njegove specifičnosti.

3.3. OPŠTA PRAVILA ZA FORMULACIJU DOKUMENTA Dokumenti su sastavni deo imidža preduzeća, njegova vizit karta. Za povoljan uticaj na poslovnog partnera posebno su važni moderan dizajn memoranduma, sopstveni korporativni identitet, kvalitetan papir, kompletan set podataka o kompaniji, njihov pravilan raspored na listu papira. Obrasci se izrađuju tipografskim putem ili pomoću personalnog računara. Izuzetak su memorandumi organizacija sa likom državnog grba Ruske Federacije ili grbova konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, koji su štampani proizvodi koji podliježu registraciji.

Izrada, izvršenje dokumenata i dokumentacije o aktivnostima organizacija i odjeljenja regulisani su zakonskim i podzakonskim i metodološkim aktima. Dokument treba da bude zasnovan na činjenicama i da sadrži konkretne predloge i smernice.

Poštivanje jedinstvenih pravila za papirologiju osigurava:

1) pravnu snagu isprava;

2) brzu i kvalitetnu pripremu i izvršenje dokumenata;

3) organizovanje brze pretrage dokumenata.

U kancelarijskom radu postoje jedinstveni zahtjevi i pravila za obradu dokumenata, koja su utvrđena GOST R 6.30-2003.

Standard uspostavlja dva glavna formata obrazaca dokumenata - A4 (210 * 297 mm) i A5 (148 * 210 mm). Većina dokumenata kompanije je sastavljena na A4 obrascima. Za mala slova, reference koriste se obrasci formata A5. Mnogo rjeđe se koriste obrasci formata AZ (297*mm), namijenjeni za poslovne planove, računovodstvene izvještaje, grafikone, a A - za reference /8/.

Svi dokumenti moraju imati margine. Standard određuje minimalnu veličinu margine u mm:

lijevo - desno - gore - dolje - Za praktičnost arhiviranja dokumenata, preporučena veličina lijeve margine je 30 mm.

Kao rezultat viševekovnog razvoja zvaničnog poslovnog stila, razvila su se ovakva jezička sredstva i načini izražavanja sadržaja.

koji omogućavaju najefikasnije snimanje upravljačkih informacija. Specifičnost poslovnog stila izražena je u određenim stilskim karakteristikama koje ga razlikuju od ostalih funkcionalnih stilova jezika (književnog, naučnog, kolokvijalnog) i čine ga najpogodnijim alatom za poslovnu komunikaciju.

Glavne karakteristike poslovnog stila:

Neutralan ton prezentacije;

Tačnost i jasnoća prezentacije;

Konciznost teksta.

Neutralan ton prezentacije je norma službene poslovne komunikacije.

Upravljačke informacije su službene prirode, što ukazuje na poslovnu osnovu odnosa između autora i adresata dokumenta, naglašava njihovu bezličnu prirodu, postojanje određene distance između njih. Pored toga, učesnici u poslovnoj komunikaciji nastupaju u ime institucija, organizacija, preduzeća, tj. u ime pravnih lica.

Zbog toga treba minimizirati lični, subjektivni momenat u tekstovima. Iz jezika dokumenata isključene su riječi koje imaju emocionalnu boju (riječi koje imaju umanjene i ljubazne sufikse, umetke itd.).

Tačnost prezentacije podrazumijeva nedvosmislenost razumijevanja sadržaja dokumenta, otklanjanje dvosmislenosti i osiguranje adekvatnosti percepcije teksta od strane autora dokumenta i njegovog primatelja.

Preciznost prezentacije postiže se upotrebom terminološkog vokabulara, upotrebom stabilnih obrta - jezičkih formula, izostankom figurativnih riječi i izraza, ograničenom kompatibilnošću riječi itd. Jasnoća teksta određena je pravilnom kompozicionom strukturom. teksta, odsustvo logičkih grešaka i jasnoća formulacije.

Sažetost prikaza teksta postiže se ekonomičnom upotrebom jezičkih sredstava, isključenjem govorne suvišnosti.

Svaki dokument se sastoji od pojedinačnih elemenata koji ga čine, a koji se nazivaju detalji (potpis, pečat, tekst itd.). U početku je riječ "rekvizit", izvedena iz latinskog "requisitum" (potreba), označavala skup formalnih elemenata dokumenta, čiji nedostatak mu lišava pravnu snagu, a zatim je počela označavati sve elemente dokumenta. .

Skup detalja koji se na određeni način nalazi u dokumentu čini njegovu formu. Obrazac specifičan za određenu vrstu dokumenta naziva se standardni obrazac.

Layout Key se razvija prilikom kreiranja sistema dokumentacije i predstavlja grafički model ili šemu za konstruisanje dokumenta. Postavlja formate, veličine polja, lokaciju detalja.

GOST R 6. 30-2003 utvrđuje maksimalan skup detalja za bilo koji upravljački dokument i njihovu lokaciju na papiru. Ukupno ima 30 rekvizita. Budući da se neki od njih međusobno isključuju, a neki detalji zavise od vrste dokumenta, na pojedinom dokumentu će ih biti mnogo manje.

Uspostavljena je sljedeća lista rekvizita:

01 - Državni grb Ruske Federacije;

02 - amblem subjekta Ruske Federacije;

03 - amblem organizacije ili žig (uslužni znak);

04 - šifra organizacije;

05 - glavni državni registarski broj (OGRN) pravnog lica;

06 - identifikacioni broj poreskog obveznika / šifra razloga registracije (PIB/KPP);

07 - šifra obrasca dokumenta;

08 - naziv organizacije;

09 - referentni podaci o organizaciji;

10 - naziv vrste dokumenta;

11 - datum dokumenta;

12 - registarski broj dokumenta;

14 - mjesto sastavljanja ili objavljivanja dokumenta;

15 - adresat;

16 - pečat odobrenja dokumenta;

17 - rezolucija;

18 - naslov teksta;

19 - kontrolna oznaka;

20 – tekst dokumenta;

21 - oznaka o prisutnosti prijave;

22 - potpis;

23 - pečat odobrenja dokumenta;

24 - vize za odobrenje dokumenata;

25 - otisak otiska;

26 - oznaka na ovjeri kopije;

27 - oznaka o izvođaču;

28 - oznaka o izvršenju isprave i upućivanju u predmet;

29 - oznaka o prijemu dokumenta od strane organizacije;

30 – identifikator elektronske kopije dokumenta.

Položaj detalja na standardnom listu papira i veličina polja rezerviranih za njih prikazani su na sl. 2 i sl. 3.

20 73 88 01 02 03 16 08 09 10 04 05 06 11 12 18 21 22 23 24 28 30 11 12 13 18 18 20 21 22 22 28 3 3. Položaj detalja na formatu A4 longitudinalnog obrasca. Rekvizit 01 - Državni grb Ruske Federacije Državni grb se stavlja na obrasce dokumenata državnih organa i institucija u skladu sa Saveznim ustavnim zakonom od 25. decembra 2000. Na državnom grbu Ruske Federacije". Obrasci sa slikom grba Ruske Federacije mogu se izraditi samo štampanjem na način utvrđen uredbom Vlade Ruske Federacije od 27. decembra 1995. „O pojednostavljenju proizvodnje, upotrebe, skladištenja i uništavanja pečati i obrasci s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije" (verzija uredbe od 08.06.2001. br. 450). Državni grb Ruske Federacije nalazi se na dokumentima ministarstava, odjela, kao i organa vlasti: sudova, tužilaca, viših organa itd.

Rekvizit 02 - Grb konstitutivnog entiteta Ruske Federacije Grb konstitutivnog entiteta Ruske Federacije biće postavljen na memorandumu u skladu sa pravnim aktima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije. U ovom slučaju, preporučljivo je na obrascu dokumenta navesti i naziv države - "Ruska Federacija".

Na obrascima dokumenata mogu se dodatno umnožavati uredno odobrene slike (grbovi) teritorija i naselja Rekviziti 03 - Amblem organizacije ili žig Amblem preduzeća je simbolična grafička slika. Kao amblem se po pravilu koristi zaštitni znak. Nije dozvoljeno zameniti naziv preduzeća ili ustanove amblemom. Amblem se postavlja u skladu sa statutom (pravilnicima o organizaciji) na nivou naziva organizacije ili u gornjem polju dokumenta. Amblem mora biti registrovan i ne smije biti prikazan na dokumentu osim ako organizacija nema službenu dozvolu. Amblem se također ne reprodukuje kada se grbovi stavljaju na memorandum organizacije.

Rekvizit 04 - Šifra organizacije Sva registrovana preduzeća imaju šifru prema Sveruskom klasifikatoru preduzeća i organizacija (OKPO). To je svojevrsna potvrda kompetentnosti organizacije - autora dokumenta.

Rekvizit 05 - Glavni državni registarski broj pravnog lica Glavni državni registarski broj (OGRN) pravnog lica stavlja se u skladu sa dokumentima koje izdaju poreski organi.

Rekvizit 06 - Identifikacioni broj poreskog obveznika / šifra razloga za registraciju (TIN / KPP) Identifikacioni broj poreskog obveznika / šifra razloga za registraciju (TIN / KPP) upisuje se u skladu sa dokumentima izdatim od strane poreskih organa.

Rekvizit 07 – Kodeks obrasca dokumenta Za potrebe ujednačavanja i standardizacije organizacione i administrativne dokumentacije, postoji Sveruski klasifikator upravljačkih dokumenata (OKUD), koji uspostavlja klasifikaciju specifičnih oblika dokumenata. Šifra prema OKUD-u se stavlja samo na objedinjene dokumente, čiji je naziv obrasca uključen u klasifikator upravljačke dokumentacije. Na primjer, 0222152 - osoblje, 0276030 - raspored odmora, itd.

Rekvizit 08 – Naziv organizacije Naziv organizacije koja je autor dokumenta mora odgovarati nazivu utvrđenom u osnivačkim dokumentima.

Iznad naziva organizacije navedite skraćeni naziv, a u nedostatku - puni naziv matične organizacije (ako postoji).

Sva ova imena su data u nominativu. Skraćeni naziv organizacije daje se u slučajevima kada je sadržan u osnivačkim dokumentima organizacije. Skraćeni naziv (u zagradama) stavlja se ispod ili iza punog naziva, na primjer:

MINISTARSTVO KULTURE RUSKE FEDERACIJE FEDERALNA DRŽAVNA BUDŽETSKA OBRAZOVNA USTANOVA VISOKOG STRUČNOG OBRAZOVANJA "SANKT PETERBURG DRŽAVNI UNIVERZITET ZA FILMA I TELEVIZIJU"

(SPbGUKiT) Nazivi organizacija konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, koje imaju, uz ruski jezik kao državni nacionalni jezik, štampani su na dva jezika.

Naziv organizacije na državnom jeziku subjekta Ruske Federacije ili na drugom jeziku nalazi se ispod ili desno od naziva na ruskom jeziku.

Naziv ogranka, predstavništva, teritorijalnog ureda, strukturne jedinice organizacije navodi se ako je autor dokumenta i stavlja se ispod naziva organizacije.

Rekvizit 09 - Referentni podaci o organizaciji Ovaj atribut je naznačen samo slovima. Obavezni referentni podaci su poštanska adresa i brojevi telefona (pravna adresa). Prema nahođenju organizacije, mogu se navesti dodatni referentni podaci - brojevi faksa, adresa e-pošte itd. Bankovni podaci su potrebni samo na memorandumima o poravnanju i novčanim transakcijama, na primjer, na garancijskim pismima.

Poštanska adresa se obavlja u skladu sa zahtjevima poštanskih propisa Ministarstva komunikacija, tj. naznačeni su ulica, kućni broj, grad, poštanski broj.

Zahtev 10 – Naziv vrste dokumenta Ovaj atribut je jedan od najvažnijih, jer vam omogućava da procenite svrhu ovog dokumenta, određuje sastav detalja i strukturu teksta. Naziv vrste dokumenta regulisan je statutom (pravilnicima o organizaciji) i stavlja se na sve dokumente, osim na pisma.

Izuzetak je garantno pismo, koje označava naziv dokumenta. Naziv vrste dokumenta mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenim OKUD-om (klasa 0200000).

Naziv vrste dokumenta ispisuje se velikim slovima, na primjer:

DELUJTE, NAREDITE.

Rekvizit 11 – Datum dokumenta Datum je jedan od glavnih detalja dokumenta, koji osigurava njegovu pravnu snagu.

Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za protokol - datum sastanka (donošenja odluke), za akt - datum događaja.

Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati jedan (jedan) datum.

Datum dokumenta ispisuje se arapskim brojevima u sljedećem redoslijedu: dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec su nacrtani sa dva para arapskih brojeva razdvojenih tačkom;

godine sa četiri arapska broja. Na primjer, treba popuniti datum 12. februar 2013.: 02.12.2013.

Dozvoljeno je rasporediti datum u sljedećem redoslijedu: godina, mjesec, dan u mjesecu. Ovo je u skladu sa međunarodnim standardima i obično se koristi u međunarodnoj korespondenciji. Osim toga, dozvoljen je verbalno-numerički način oblikovanja datuma (bez navodnika), na primjer: 12. februar 2013.

Rekvizit 11 - Registarski broj dokumenta Registracioni broj je simbol dokumenta pod kojim se unosi u sistem za pronalaženje informacija organizacije.

Oznaka može biti numerička, alfabetska ili kombinacija.

Za interne dokumente (naredbe, protokole, naredbe i sl.) to je obično redni broj s početka godine. U obrazovnim ustanovama, numeracija internih dokumenata može se vršiti prema akademskim godinama, tj. Od septembra.

Broj pisma obično se sastoji od serijskog broja samog pisma prema upisnom dnevniku, indeksa strukturne jedinice (ili službenika) koja je izradila dokument i broja predmeta u kojem se nalazi kopija poslanog dokumenta.

Na primjer: br. 150/22-01, gdje je 150 redni broj prema upisnom dnevniku, 22 je indeks odjeljenja, 01 je broj predmeta. Brojevi sekvence se dodeljuju odvojeno dolaznim i odlaznim pismima.

Registarski broj dokumenta koji zajednički sastavlja više organizacija sastoji se od registarskih brojeva dokumenta svake od ovih organizacija, odvojenih kosom crtom po redoslijedu autora u dokumentu.

Ovaj atribut se postavlja sa ivice lijevog polja ispod detalja "datum dokumenta" i "registracijski broj dokumenta".

Uvjet 14 – Mjesto sastavljanja ili objavljivanja dokumenta Mjesto sastavljanja ili objavljivanja je naznačeno u svakom dokumentu, osim pisma koje ima poštansku adresu.

Rekvizit se nalazi ispod datuma i registarskog broja dokumenta.

Prilikom registracije rekvizita uzima se u obzir administrativno-teritorijalna podjela zemlje, na primjer: „G. Priozersk, Lenjingradska oblast. Treba imati na umu da prije označavanja gradova Moskve i Sankt Peterburga, kao i gradova čija se imena završavaju na "-grad" i "-burg", slovo "g." nije postavljeno. Ispred naziva ostalih naselja ispisuje se skraćena oznaka grada, mjesta i sl.

Preduvjet 15 – Adresar Adresat mogu biti organizacije, njihove strukturne jedinice, službenici ili pojedinci. Naziv organizacije i njene strukturne jedinice navodi se u nominativu, pozicija i prezime osobe kojoj je dokument upućen - u dativu se inicijali navode ispred prezimena, na primjer:

AD "Videotehnika"

Računovodstvo Ili generalnom direktoru Videotehnike dd

V.A. Belov Ako se dokument šalje u nekoliko homogenih organizacija ili u nekoliko strukturnih odjela jedne organizacije, onda ih treba navesti općenito, na primjer:

Administracije okruga Sankt Peterburga Dokument ne treba da sadrži više od četiri adrese. Riječ "KOPIJA" prije druge, treće, četvrte adrese nije naznačena. Sa većim brojem primalaca sastavlja se mailing lista dokumenta.

Sastav potrebne „Adrese“, ako je potrebno, može uključivati ​​poštansku adresu. Elementi adrese navedeni su redosledom utvrđenim Poštanskim pravilnikom.

Ako je pismo naslovljeno na organizaciju, navedite njen naziv, zatim poštansku adresu, na primjer:

Sveruski naučno-istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje Profsoyuznaya st., 25, Moskva

Beglov K.V.

st. Sadovaja, d. 80, ap. 4, Sankt Peterburg, Ako je pismo upućeno naučnoj organizaciji ili visokoškolskoj ustanovi, a adresat ima akademsku titulu, to se navodi ispred prezimena, na primjer:

Rektor Državnog univerziteta za kino i televiziju u Sankt Peterburgu, profesor A.D. Evmenov Dozvoljeno je centrirati svaki red atributa "adresant" u odnosu na najduži red.

Uvjet 16 - Pečat za odobrenje dokumenta Dokument odobrava službeno lice (službene osobe) ili posebno izdati dokument. Kada dokument odobri službeno lice, pečat odobrenja mora se sastojati od riječi ODOBRAVAM (bez navodnika), naslova osobe koja odobrava dokument, njegovog potpisa, inicijala, prezimena i datuma odobrenja, na primjer:

ODOBRENO Direktora AD "Kino"

A.V. Stepanov 20_ Dozvoljeno je centriranje elemenata podupirača u odnosu na najdužu liniju.

Kada dokument odobri više službenika, njihovi potpisi se stavljaju na isti nivo.

Kada je dokument odobren odlukom, odlukom, naredbom, protokolom, pečat odobrenja sastoji se od riječi ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO, ODOBRENO) (bez navodnika), naziva dokumenta o odobrenju u instrumentalnom padežu, njegovog datuma i broj, na primjer:

ODOBRENO zapisnikom sa skupštine akcionara od 15. februara 2013. godine br. Pečat odobrenja nalazi se u gornjem desnom uglu dokumenta.

Okvirna lista dokumenata za odobrenje /12/:

ZADACI (za projektovanje objekata, tehničkih objekata, kapitalne izgradnje, tehničke i dr.);

UPUTSTVA (službeni, kancelarijski rad, zaštita, interni radni propisi itd.);

STANDARDI (potrošnja sirovina, materijala, električne energije, broj zaposlenih itd.);

IZVJEŠTAJI (o proizvodnim aktivnostima, službenim putovanjima, istraživačkom radu);

LISTE (pozicija zaposlenih sa neredovnim radnim vremenom;

standardni dokumenti nastali u aktivnostima organizacija, koji ukazuju na periode skladištenja itd.);

PLANOVI (proizvodni, građevinsko-montažni radovi, istraživački radovi, rad naučno-tehničkog vijeća i dr.);

PRAVILNIK (o organizaciji, strukturnoj jedinici, bonusima i sl.);

CIJENE (za izradu radova i sl.);

PROCJENA TROŠKOVA (za održavanje upravljačkog aparata, korišćenje sredstava iz fonda preduzeća, za kapitalnu izgradnju i dr.);

STANDARDI (stanje, industrija, tehnički uslovi);

STRUKTURA I OSOBLJE;

TARIFNE STOPE;

OBLICI objedinjenih dokumenata;

Rekviziti 17 - Rezolucija Rezolucija se ispisuje na ulaznim i internim dokumentima koje rukovodstvo razmatra, u gornjem desnom delu dokumenta između adresata i teksta na prvom listu dokumenta. Rešenje sadrži imena i inicijale izvršitelja, sadržaj naloga, rok dospeća, potpis i datum, na primer:

N.V. Morozova, K.P. Stepanova Molim vas da pripremite nacrt sporazuma sa OJSC "NORD"

do 15.02. Lični potpis 02.02. Ako je u rješenju navedeno više izvršitelja, za izvršenje je odgovoran prvi izvršilac naveden u listi.

Ako je potrebno napisati drugu i naredne rezolucije, one se nalaze na bilo kojem slobodnom prostoru na prednjoj strani dokumenta.

Dozvoljeno je pisanje rezolucije na posebnom listu.

Rekviziti 18 – Naslov teksta Naslov teksta – sažetak glavnog značenja teksta dokumenta. Naslov je gramatički u skladu s naslovom dokumenta, na primjer:

NALOG o reorganizaciji preduzeća ili UPUTSTVO ZA POSAO pomoćnika sekretara Na dokumentima formata A5 dozvoljeno je ne označavati naslov u tekstu.

Zahtev 19 – Oznaka kontrole Ovaj atribut se stavlja samo na dokumente čije je izvršenje stavljeno pod kontrolu. Oznaka sadrži slovo “K” ili riječ “CONTROL”, pričvršćeno flomasterom (olovkom) u boji ili posebnim pečatom.

Oznaka se postavlja u gornjem desnom uglu dokumenta.

Zahtev 20 - Tekst dokumenta Tekst dokumenta je sastavljen na ruskom ili nacionalnom jeziku u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije i subjekata Ruske Federacije o državnim jezicima.

Tekstovi dokumenata su napisani samo na ruskom jeziku kada se šalju saveznim državnim organima, državnim organima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, preduzećima koja nisu u nadležnosti ovog konstitutivnog entiteta Ruske Federacije ili se nalaze na teritoriji ostalih konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

Tekst dokumenta u pogledu strukture, prihvaćenih formulacija, postavljenih fraza i sintaksičkih konstrukcija u direktnoj je vezi sa vrstom dokumenta. Međutim, u praksi kancelarijskog rada razvili su se opći zahtjevi koji su primjenjivi na tekstove većine upravljačkih dokumenata:

Kratkoća i tačnost prezentacije informacija, isključenje dvosmislenog tumačenja;

Objektivnost u pogledu pouzdanosti informacija;

Sastavljanje, ako je moguće, jednostavnih, odnosno sa jednim pitanjem, dokumenata koji će olakšati i ubrzati rad sa njima;

Strukturiranje teksta dokumenta, dijeljenje na takve semantičke dijelove kao što su uvod, dokaz, zaključak;

Široka upotreba šablonskih i standardnih tekstova u opisu repetitivnih menadžerskih situacija.

Kratkoća se postiže upotrebom jednostavnih rečenica, izbjegavanjem ponavljanja i nepotrebnih detalja. Tekstovi pisama i faksova ne bi trebali biti duži od jedne stranice. Ako dokument sadrži više od jedne stranice teksta, stranice se numeriraju počevši od druge. Broj stranice se stavlja na sredinu gornje margine bez crtica ili tačaka.

Tačnost prezentacije suštine dokumenta zavisi od pravilne upotrebe reči i fraza. Prilikom sastavljanja dokumenata često se treba pozivati ​​na rječnike (objašnjenje, pravopis, strane riječi).

Uobičajeno je da se tekstovi velikog obima dijele na odjeljke, paragrafe, podstavke, koristeći numeraciju arapskim brojevima sa tačkama iza njih:

U kadrovskim službama široko se koriste obrasci upitnika koji sadrže stalne informacije u obliku pitanja i mjesto za promjenjive informacije o odgovorima, gdje se mogu postaviti opcije odgovora za odabir.

Obrasci upitnika se često koriste u marketinškim dokumentima.

Tekstovi u obliku tabela koriste se u planskim, finansijskim, izvještajnim i drugim dokumentima. Iznad tabele je postavljen naslov koji odražava njen sadržaj. Kolone i redovi tabele moraju imati naslove izražene imenicom u nominativu. Ako je tabela štampana na više stranica, kolone tabele moraju biti numerisane, na sledećim stranicama štampaju se samo brojevi kolona. Ako postoji više tabela, onda se iznad tabele sa desne strane ispisuje reč „Tabela“ i navodi se njen serijski broj (bez znaka broja). Tekst dokumenta treba da sadrži veze do svih tabela koje se nalaze u njemu.

Zahtev 21 - Oznaka o prisutnosti prijave Ako dokument ima prijavu naznačenu u tekstu, onda se oznaka o prisutnosti prijave izdaje u skraćenom obliku:

Primjena: za 4 l. u 2 primjerka.

Reč Dodatak, bez obzira na broj priloženih dokumenata, uvek se koristi u jednini i nalazi se iza teksta sa ivice leve margine.

Ako dokument ima aplikacije koje nisu imenovane u tekstu, one su navedene s nazivom, brojem listova u svakoj aplikaciji i brojem primjeraka, na primjer:

Prilog: 1. Potvrda o prijemu radova po ugovoru br.1 od 18.01.2013.godine na 4 lista. u 2 primjerka.

2. Potvrda o prijemu radova po ugovoru br.124 od 23.05.2013.godine na ark. u 1 primjerku.

Ako je prilog dokumentu u jednom primjerku, broj primjeraka nije naveden. Ako su prilozi ukoričeni, broj listova nije naznačen.

U dodatku administrativnom dokumentu na njegovom prvom listu u gornjem desnom uglu pišu "Prilog br" koji označava naziv administrativnog dokumenta, njegov datum i registarski broj, na primjer:

Dodatak br. Naredbe direktora OAO Kino od 12. februara 2013. godine br. Ako je uz dokument priložen drugi dokument, koji takođe ima aneks, sastavlja se napomena o prisustvu prijave na sledeći način:

Prilog: dopis Ministarstva kulture Ruske Federacije broj 02-6/172 od 12. januara 2013. godine i njegov dodatak, ukupno 20 listova.

Ako se prijava ne pošalje na sve adrese navedene u dokumentu, tada se oznaka o njenom prisustvu stavlja na sljedeći način:

Primjena: za 5 litara. u 1 primjerku. na prvu adresu.

Dozvoljeno je ispisati riječ "DODATAK" velikim slovima, kao i centrirati ovaj izraz, naziv dokumenta, njegov datum i registarski broj u odnosu na najduži red.

Rekvizit 22 - Potpis Sastav rekvizita “Potpis” uključuje: naziv pozicije osobe koja je potpisala dokument (puna, ako dokument nije sastavljen na memorandumu, i skraćeno na dokumentu sastavljenom na memorandumu );

lični potpis;

dekodiranje potpisa (inicijal, prezime), na primjer:

Direktor OAO Nord Lični potpis I.L. Sidorov ili na obrascu:

Direktor Lični potpis I.L. Sidorov Prilikom sastavljanja dokumenta na memorandumu službenog lica, položaj ove osobe nije naznačen.

Kada dokument potpisuje više službenika, njihovi potpisi se stavljaju jedan ispod drugog u redoslijedu koji odgovara funkciji, na primjer:

Generalni direktor Lični potpis A. A. Kotov Glavni računovođa Lični potpis K. I. Bykov Kada dokument potpisuje više službenika na jednakim pozicijama, njihovi potpisi se stavljaju na isti nivo, na primjer:

Generalni direktor Generalni direktor OAO “Kino” OAO “Videoservice” Lični potpis G.V. Sidorov Lični potpis K.V. Vasiljev Prilikom potpisivanja zajedničkog dokumenta, prvi list se ne sastavlja na memorandumu.

Dokumenti koje je sastavila komisija ne ukazuju na položaje osoba koje su potpisale dokument, već na njihove dužnosti kao članova komisije, na primjer:

Predsjednik komisije Lični potpis A.A.Grigoriev Članovi komisije Lični potpis I.V. Golubev Lični potpis A.S. Petrov Lični potpis V.O. Belyakov Dokument može potpisati vršilac dužnosti navodeći njegov stvarni položaj i prezime. Prije naziva radnog mjesta nije dozvoljeno stavljati prijedlog "Za", rukom pisani natpis "Zam" ili kosu crtu.

Uvjet 23 – Oznaka odobrenja dokumenta Koordinacija je preliminarno razmatranje pitanja sadržanih u nacrtu dokumenta. Koordinacija može biti eksterna i interna. Eksterno odobrenje je formalizovano pečatom odobrenja, interno - vizom.

Pečat za odobrenje dokumenta sastoji se od riječi DOGOVOREN, pozicije osobe s kojom je dokument odobren (uključujući naziv organizacije), ličnog potpisa, dešifriranja potpisa (inicijal, prezime) i datuma odobrenja, na primjer:

DOGOVOREN Predsjednik Gosstandarta Lični potpis VV Kotov 05.02. Ako se odobrenje vrši pismom, protokolom i sl., pečat odobrenja sastavlja se na sljedeći način:

DOGOVOREN Zapisnik sa sjednice sindikalnog odbora od 21.02.2013. godine Br. Rekviziti 24 - Vize za odobravanje dokumenata Interno odobrenje se izdaje uz „vizu“ koja sadrži potpis davaoca saglasnosti, dešifriranje potpisa (inicijal, prezime ) i datum. Ako je potrebno, naznačena je pozicija odobravatelja, na primjer:

Rukovodilac pravne službe Lični potpis N.V. Gorokhov 21.02. Ako postoje komentari, oni se mogu sastaviti na posebnom listu sa naznakom „Komentari su priloženi“ tokom odobrenja.

Vize se stavljaju na posljednju stranicu prvog primjerka administrativnog dokumenta, u izlaznim dokumentima - na posljednjoj stranici kopije koja će biti ostavljena u organizaciji.

Dozvoljeno je, prema nahođenju organizacije, odobravanje dokumenta i njegove primjene list po list.

Rekvizit 25 - Otisak pečata Otiskom pečata se potvrđuje autentičnost potpisa službenog lica na dokumentima predviđenim posebnim propisima, kojim se potvrđuju prava lica koja evidentiraju činjenice u vezi sa finansijskim sredstvima.

Otisak pečata je stavljen na način da obuhvata dio titule osobe koja je potpisala dokument, dio njegovog ličnog potpisa i da je dobro čitljiv.

Dokumenti su ovjereni pečatom organizacije. U državnim organizacijama u tu svrhu služi pečat žiga, u nedržavnim organizacijama koristi se pečat kompanije, koji je izjednačen sa pečatom.

Okvirna lista dokumenata ovjerenih službenim pečatom (ili pečatom organizacije) /12/:

AKTI (prijem završenih objekata, opreme, izvedenih radova, otpisi, pregledi i sl.);

PUNOMOĆ (za prijem inventara, obavljanje poslova i sl.);

UGOVORI (o odgovornosti, zalihama, ugovorima, zakupu, obavljanju poslova, itd.);

ZADACI (projektantski, kapitalni, tehnički i dr.);

APLIKACIJE (za opremu, izume, itd.);

PRIJAVE (za akreditiv, za odbijanje prihvata, itd.);

ZAKLJUČCI I RECENZIJE organizacija o disertacijama i apstraktima;

EXECUTIVE SHEETS;

PUTNE DOZVOLE;

UZORCI pečata i potpisa zaposlenih koji imaju pravo obavljanja finansijsko-privredne djelatnosti;

PREDSTAVE i peticije (za dodjelu ordena i medalja Ruske Federacije);

PISMA (garancija na izvršenje radova, usluge i sl.);

NALOZI (bankarski, budžetski, platni, itd.);

PRAVILNIK (o ministarstvima, resorima);

PROTOKOLI (koordinacija, planovi snabdijevanja, itd.);

REGISTRI (čekovi, budžetski nalozi);

PROCJENA (troškovi za održavanje administrativnog aparata, za obračun troškova po ugovoru, za kapitalnu izgradnju);

INFORMACIJE (o obračunanoj plati, uplati suma osiguranja, korišćenju budžetskih izdvajanja, itd.);

DRŽAVNI RASPORED i njegove izmjene.

Rekvizit 26 - Oznaka ovjere kopije Prilikom ovjere usaglašenosti kopije dokumenta sa originalom, ispod rekvizita “Potpis” upisati ovjerni natpis “Ispravno”, poziciju lica koje je ovjerilo kopiju, lični potpis, dekodiranje potpisa (inicijal, prezime), datum ovjere, na primjer:

Ispravan sekretar-referent Lični potpis A.S. Sergejev 22.02. Dozvoljeno je ovjeriti kopiju dokumenta pečatom, koji se utvrđuje prema nahođenju organizacije.

Rekviziti 27 - Oznaka o izvršiocu Prezime i inicijali izvršioca dokumenta i njegovog službenog telefona stavljaju se na prednju ili stražnju stranu posljednjeg lista dokumenta u donjem lijevom uglu, na primjer:

S.I. Novikov 545 25 Rekvizit 28 - Oznaka o izvršenju isprave i slanju u predmet Oznaka se stavlja na izvršene isprave radi otpisa u predmet radi naknadnog čuvanja i upotrebe u referentne svrhe.

Napomena sadrži: kratku informaciju o izvršenju (ako ne postoji isprava koja potvrđuje izvršenje), ako postoji isprava, upućivanje na broj i datum, riječi „U spis“, broj dosijea u kojem se nalazi dokument će biti pohranjen. Oznaku mora potpisati i datirati izvršilac dokumenta ili rukovodilac strukturne jedinice u kojoj je dokument izrađen, na primjer:

U slučaju 4 / Problem je riješen ali telefonom sa Ch. računovođa AD UNI-PRINT

22.02.2013. II potpis Rekviziti 29 - Oznaka prijema dokumenta od strane organizacije Oznaka prijema sadrži serijski broj i datum prijema dokumenta (po potrebi - sati i minute) i stavlja se na ulazna dokumenta rukom ili koristeći poseban registracioni pečat.

Registarski pečat sadrži naziv organizacije, mjesto za datum prijema dokumenta i mjesto za njegov ulazni broj, na primjer:

AD "Nota"

Datum_ U. broj Rekvizit 30 - Identifikator elektronske kopije dokumenta Identifikator elektronske kopije dokumenta je oznaka (podnožje) postavljena u donjem lijevom uglu svake stranice dokumenta i koja sadrži naziv datoteke na mašinskom mediju , datum i druge podatke pretrage uspostavljene u organizaciji.

4. DOKUMENTACIJSKI SISTEMI 4.1. Sistem konstitutivne dokumentacije Preduzeće počinje da postoji od trenutka državne registracije kao pravnog lica. Član 51. Građanskog zakonika Ruske Federacije kaže da „neusklađenost konstitutivnih dokumenata sa zakonom povlači za sobom odbijanje državne registracije pravnog lica“ /4/.

Kako zakon tumači pojam „konstitutivnih dokumenata”? Tačka 1 člana 52 Građanskog zakonika Ruske Federacije imenuje dokumente na osnovu kojih rade pravna lica.

Ovi dokumenti određuju pravni status pravnog lica i nazivaju se konstitutivnim dokumentima, jer su neophodan preduslov za nastanak pravnog lica /4/.

Većina pravnih lica posluje na osnovu individualnog akta, na primjer, akcionarska društva, javne organizacije itd.

Statute mnogih pravnih lica treba izraditi na osnovu podzakonskih akata – modela (primjernih) statuta koje odobravaju državni organi. Tako, na primjer, postoji model propisa o opštoj obrazovnoj ustanovi, koji je osnova za izradu statuta takvih ustanova.

Za druge grupe pravnih lica, zakon predviđa istovremeno postojanje osnivačkog akta i povelje, na primer, za društvo sa ograničenom odgovornošću (DOO), udruženje, sindikat itd. Neka pravna lica posluju samo na osnovu osnivački memorandum. To su poslovna društva (punopravna i verna) (čl. 70. i 83. GZ).

„Ustanovni ugovor pravnog lica je zaključen, a povelju odobravaju njegovi osnivači (učesnici)“, kaže se u članu 52 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Različit postupak donošenja konstitutivnog sporazuma i povelje svjedoči o različitoj pravnoj prirodi ovih dokumenata. Osnivački ugovor o osnivanju pravnog lica je građanskopravni ugovor multilateralne prirode, koji se zaključuje sastavljanjem jednog dokumenta koji potpisuju svi njegovi učesnici. Po pravilu je obavezan za osnivače, kao i za pravno lice nastalo na njegovom osnovu.

Povelja je po svojoj pravnoj prirodi poseban lokalni normativni akt, koji usvajaju osnivači. Istovremeno, uspostavljena je određena procedura odobravanja za svaku vrstu organizacije: na primjer, statut potrošačke zadruge mora biti odobren od strane skupštine članova, statut akcionarskog društva - od strane osnivača. skupštine sa tri četvrtine glasova.

Povelja je obavezna ne samo za samo pravno lice i njegove osnivače, već i za sva treća lica koja sa njim stupaju u građanske i druge odnose. Arbitražni sudovi u svojim odlukama polaze od činjenice da odredbe statuta, u slučaju neusaglašenosti sa uslovima osnivačkog ugovora, imaju veću pravnu snagu.

Zakonodavci direktno predviđaju slučajeve kada pravno lice osniva jedan osnivač i ima samo statut koji je on odobrio kao konstitutivni dokument.

U članu 52 Građanskog zakonika Ruske Federacije navodi se da osnivački dokumenti određuju „naziv pravnog lica, njegovu lokaciju (pravnu adresu), postupak upravljanja aktivnostima pravnog lica, a sadrže i druge informacije predviđene zakonom. za pravna lica odgovarajućeg tipa.

Tako je sadržaj konstitutivnih dokumenata određen članom 52. „Osnivački akti pravnih lica”, kao i posebnim članovima o pravnim licima (čl. 70. za komanditno društvo, čl. 83. za komanditno društvo, čl. 89. za komanditno društvo. društvo sa ograničenom odgovornošću, član 98 za akcionarsko društvo, član 116 za potrošačku zadrugu) i relevantni zakoni (Zakon o bankama, Zakon o berzi, Zakon o javnim organizacijama i dr.).

Statut pravnog lica sastoji se od nekoliko dijelova:

1) Opšte odredbe (navesti puni naziv, osnivače i adresu pravnog lica).

2) svojina pravnog lica.

3) Vrste aktivnosti.

4) Struktura pravnog lica.

5) Prava i obaveze pravnog lica.

6) upravljanje i kontrola finansijskih i privrednih aktivnosti.

7) Reorganizacija i likvidacija pravnog lica.

MINISTARSTVO POLJOPRIVREDE RUJSKE FEDERACIJE

Federalna državna obrazovna ustanova

visoko stručno obrazovanje

"ČELJABINSKI DRŽAVNI POLJOPRIVREDNI INŽENJERSKI UNIVERZITET"

Obrazovno-metodički menadžment

Katedra za upravljanje poljoprivrednom proizvodnjom

DOKUMENTACIJA UPRAVLJANJA

(obrazovni i radni programi, nastavni materijali)

Specijalnost 080502 - Ekonomija i menadžment u preduzeću (agroindustrijski kompleks)

Chelyabinsk

Obrazovno-metodološki kompleks za disciplinu "Dokumentacija upravljačkih aktivnosti" sastavljen je u skladu sa zahtjevima federalne komponente do obaveznog minimalnog sadržaja i nivoa obuke diplomca u ciklusu općih stručnih disciplina državnog obrazovnog standarda visoko stručno obrazovanje, odobreno od strane Ministarstva obrazovanja Ruske Federacije 17. marta 2000. godine br. 238 ek / zajedničko ulaganje na osnovu uzornog programa discipline "Dokumentacija menadžerske aktivnosti", odobrenog od strane Ministarstva obrazovanja Ruske Federacije, a uzimajući u obzir program rada akademske discipline, odobren u ChSAU za specijalnost 080502 Ekonomija i menadžment u preduzeću (agroindustrijski kompleks) od 20.03.2003.

UMK je namijenjen studentima koji steknu kvalifikaciju "ekonomista-menadžer".

Sastavio čl. nastavnik

Odjel za upravljanje SHP V. A. Okunev

Nastavno-metodički kompleks razmatran je na sjednici Odjeljenja za menadžment MHE "____" ___________ 2006. godine (zapisnik br. ____).

Nastavno-metodički kompleks je odobren od strane Nastavnog vijeća Ekonomskog fakulteta "____" __________ 2006. godine (protokol br. _____).

	Zahtjevi Državnog obrazovnog standarda VPO na obavezni minimum specijalistička obuka …………………………………………………………
	Program obuke ……………………………………………………….
		Cilj i zadaci…………………………………………………………………
	Program rada………………………………………………………………….
		Obim discipline i vrste vaspitno-obrazovnog rada……………….
		Raspodjela nastavnog vremena po sekcijama i temama.
	Metodološki materijali……………………………………………….
		Obrazovni i metodološki razvoj ……………………………..
		Terminološki minimum …………………………………………..
		Zahtjevi za ofset …………………………………………………………………………………………………………………
		Test pitanja……………………………………………………….
	Logistika discipline………….

1. Zahtjevi SES VPO na obavezni minimum

specijalističku obuku

U Državnom obrazovnom standardu visokog stručnog obrazovanja (GOS VPO) specijalnost 080502 - Ekonomija i menadžment u preduzeću (agroindustrijski kompleks) od 17.03.2000. br. 238 ek/sp daje sljedeći sadržaj discipline:

	Naziv disciplina i njihove glavne sekcije	Ukupno sati
	Dokumentacija aktivnosti menadžmenta: Sistemi dokumenata i dokumentacije; upravljačka dokumentacija: zahtjevi za sastavljanje i izvršenje, ključ obrasca, sastav i mjesto detalja; sastavljanje i izvršenje osnovnih dokumenata: ugovora, ugovora, naredbi, dopisa, protokola, akata, potvrda i dokumenata ličnog porijekla; organizacija cirkulacije dokumenata; sistematizacija dokumenata, nomenklatura za njihovo formiranje i čuvanje; savremene metode i tehnike izrade dokumenata; poslovna i komercijalna pisma: klasifikacija, struktura, standardne fraze i izrazi; pravila i oblici komercijalne korespondencije sa stranim partnerima; korespondencija u vezi sa periodičnim događajima i druga korespondencija; organizacija rada sa dokumentima koji sadrže povjerljive informacije.

2. Nastavni plan i program

2.1. Cilj i zadaci

2.1.1. Mjesto akademske discipline u obrazovnom procesu

i njegov značaj u formiranju ekonomiste-menadžera

Poznavanje teorije i ovladavanje vještinama sastavljanja i formalizacije upravljačkih dokumenata predstavlja osnovu discipline „Dokumentacija upravljačkih aktivnosti“ i zauzima značajno mjesto u pripremi ekonomiste-menadžera.

2.1.2. Svrha discipline

Svrha nastave ove discipline je davanje znanja neophodnih za pravilno sastavljanje i izvođenje dokumenata nastalih u procesu donošenja i implementacije menadžerskih odluka, savladavanje opšteprihvaćenog rečnika i stila poslovne korespondencije.

2.1.3. Zadaci discipline

Zadaci izučavanja discipline:

upoznati studente sa opštim principima dokumentarne podrške djelatnosti agroindustrijskog kompleksa, sa postupkom dokumentovanja informacija;

naučiti studente da sistematizuju informacije u posebne kategorije;

upoznati studente sa organizacijom racionalnog kretanja dokumenata u agroindustrijskom kompleksu;

naučiti studente pravilima i oblicima poslovne korespondencije.

2.1.4. Uslovi za stepen pripremljenosti studenata

Kao rezultat izučavanja discipline, studenti treba da:

imati ideju

o istoriji razvoja sistema državnog kancelarijskog rada u Rusiji;

o organizaciji rada sa dokumentima u preduzeću agroindustrijskog kompleksa;

o organizaciji kretanja dokumenata u preduzeću agroindustrijskog kompleksa.

GOST R 6,30 - 97. USD. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. - M.: Izdavačka kuća standarda, 1997;

normativni dokumenti o standardizaciji u oblasti kancelarijskog rada koji su na snazi ​​na teritoriji Ruske Federacije;

dokumentacioni sistemi, zahtevi za pripremu i izvođenje dokumenata, savremene metode i tehnike izrade dokumenata;

pravila i forme poslovne korespondencije.

kompetentno razvijaju upravljačke dokumente koji se koriste u aktivnostima agrobiznis preduzeća;

koriste aplikativni softver i kancelarijsku opremu u svojim aktivnostima.

ovladati vještinama

izrada upravljačkih dokumenata u preduzeću agroindustrijskog kompleksa;

rad na računaru za pripremu elektronskih dokumenata.

Odjeljak 1. Organizacija rada sa dokumentima u preduzeću agroindustrijskog kompleksa

1.1. Istorija razvoja sistema državnog kancelarijskog rada u Rusiji

Kancelarijski rad u drevnoj ruskoj državi. Naručite posao. Sistemi kolegijalnog kancelarijskog rada. Ministarski poslovni sistem. Istorijat menadžmenta i kancelarijskog rada u periodu od oktobra 1917. do danas.

1.2. Opšta pravila za izvršenje upravljačkih dokumenata

Dokumentaciona podrška za preduzeća agroindustrijskog kompleksa. Klasifikacija dokumenata. Državni standardi za dokumentaciju. Zahtjevi za obrasce dokumenata preduzeća. Sastav detalja dokumenata, zahtjevi za njihovo izvršenje.

1.3. Organizacija toka dokumenata u preduzeću agroindustrijskog kompleksa

Koncept toka posla. Prijem i početna obrada dokumenata. Distribucija ulaznih dokumenata. Registracija dokumenata. Kontrola izvršenja dokumenata. Slanje dokumenata.

1.4. Sistematizacija i tekuće skladištenje dokumenata. Obrada za kasnije skladištenje

Nomenklatura predmeta. Formiranje i tekuće skladištenje predmeta. Ispitivanje vrijednosti dokumenata. Izrada slučajeva. Arhivsko skladištenje dokumenata.

1.5. Zaštita informacija o dokumentu

Sastav povjerljivih informacija. Uputstvo za zaštitu dokumentarnih informacija. Lešinari ograničavanja pristupa informacijama. Izvori i kanali otkrivanja povjerljivih informacija. Mjere zaštite dokumentarnih informacija.

Odjeljak 2. Izrada i izvršenje osnovnih upravljačkih dokumenata

Organizacioni dokumenti preduzeća agroindustrijskog kompleksa

Svrha i sastav organizacione dokumentacije. Organizacioni dokumenti preduzeća različitih organizacionih oblika. Raspored osoblja. Opisi poslova zaposlenih. Pravila.

Administrativni dokumenti preduzeća agroindustrijskog kompleksa

Namjena i sastav upravne dokumentacije. Procedura za donošenje propisa. Izrada i izrada dokumenata objavljenih u kolegijalnom okruženju. Izrada i izvršenje dokumenata izdatih na osnovu jedinstva komandovanja.

Referentno - informativni i referentno - analitički dokumenti preduzeća agroindustrijskog kompleksa

Namjena i sastav referentne i analitičke dokumentacije. Vrste korespondencije, pravila formalizacije službenih pisama, telegrama, telefonskih poruka, faks poruka, elektronskih poruka. Registracija akata.

Dokumenti o osoblju agroindustrijskog kompleksa

Dokumenti o zapošljavanju (molba, upitnik, biografija, životopis) i pravila za njihovo postupanje. Ugovori o radu. Specifičnosti izdavanja naređenja za osoblje.

Glavni:

1) Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije.1994 - 1997

2) GOST R 6.30 - 97. Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. M.: Izdavačka kuća standarda, 1997

3) Izmjena br. 1 GOST R 6.30 - 97. Jedinstveni dokumentacijski sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za papirologiju” sa danom stupanja na snagu od 01.04.2000.

4) GOST 6.01.1 - 87. Jedinstveni sistem za klasifikaciju i kodiranje tehničkih i ekonomskih informacija. - M.: Izdavačka kuća standarda, 1987.

5) GOST 6.10.4 - 84. Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na kucanom mediju i strojopisu kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe. - M.: Izdavačka kuća Standards, 1984.

6) GOST 6.10.5 - 87. Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Zahtjevi za izradu obrasca - uzorak - M.: Izdavačka kuća Standardi, 1987.

7) GOST 6.10.7 - 90. Jedinstveni sistem spoljnotrgovinske dokumentacije. Obrazac - uzorak - M.: Izdavačka kuća standarda, 1990.

8) GOST 16487-83. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije - M.: Izdavačka kuća standarda, 1983.

9) Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije. .- M.: Izdavačka kuća standarda, 1994.

10) Državni sistem dokumentarne podrške upravljanja. Osnovne odredbe, opšti zahtjevi za dokumente i usluge podrške dokumentaciji. – M.: VNIIDAD, 1991.

11) Standardna uputstva za kancelarijski rad u ministarstvima i resorima Ruske Federacije. – M.: Rosarhiv, 1994.

12) Andreeva V.I. Kancelarijski rad: praktični vodič, 7. izdanje, - M.: Poslovna škola CJSC "Intel-sintez", 2000.

13) Andreeva V.I. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi. Praktični vodič sa uzorcima dokumenata, 2 izdanja, ispravljeno. dopunjeno - M .: Poslovna škola CJSC "Intel-sintez", 1998.

14) Andreeva V.I. Primjeri dokumenata u kancelarijskom radu: zahtjevi za radni tok kompanije (na osnovu GOST-ova Ruske Federacije) .- M. Poslovna škola "Intel-Sintez", 1997.

15) Basakov M.I. Osnove kancelarijskog rada u pitanjima i odgovorima: udžbenik za studente visokih i visokih škola. - Rostov na Donu: Feniks, 1997.

16) Basakov M.I. Kancelarijski rad i korespondencija u pitanjima i odgovorima, udžbenik za studente ekonomskih univerziteta i visokih škola - 2. izd., revidirano. i dodatne - Rostov na Donu: Feniks, 2000.

17) Bondareva T.M. Sekretarski poslovi: prakt. dodatak. - M.: Viša škola, 1989.

18) Verkhovtsev A.V. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi. -M.: INFRA - M., 1999.

19) Kirsanova M.V. Savremeni kancelarijski rad u kadrovskoj službi. - M. : INFRA - M., 2000.

20) Kuznjecova T.V. i dr. Papirologija (organizacija i tehnologija dokumentacione podrške menadžmentu): udžbenik za univerzitete. - M.: UNITI - DANA, 2000.

21) Dokumenti i papirologija: referentni vodič / Kuznjecova T.V. i drugi / - M.: Ekonomija, 1991.

22) Koltunova M.V. Poslovno pismo: šta sastavljač treba da zna - M. Delo, 1998.

23) Kudrjajev V.A. Organizacija rada sa dokumentima: udžbenik M.: INFRA - M., 1998.

24) Kudrjajev V.A. Organizacija rada sa dokumentima: udžbenik M.: INFRA - M., 1999.

25) Pečnikova T.V., Pečnikova A.V., Dokumentaciona podrška za aktivnosti organizacije. Tutorial. - M.: "Tandem" - EKMOS, 1999.

26) Pečnikova T.V., Pečnikova A.V. Praksa rada sa dokumentima u organizaciji. Tutorial. - M.: Tandem - EKMOS, 1999.

27) Stenjukov M.V. Uzorci dokumenata za uredski rad: Smjernice za sastavljanje prema novom standardu GOST R 6.30 - 97.- M .: PRIOR, 1998.

28) Stenjukov M.V. Priručnik sekretara. – M.: PRIOR, 1998.

Dodatno:

1) Andreeva V.I., Batjuk S.N. Uputstva za dokumentarnu podršku djelatnosti preduzeća: praktik. priručnik za nedržavne strukture. -M.: AD "Tehnoluks - 2", 1995.

2) Veselov P.V. Moderno poslovno pisanje u industriji. – 3. izdanje revidirano. i dodatne - M.: Izdavačka kuća standarda, 1990.

3) Veselov P.V. Ti si sekretarica - M.: Izdavačka kuća Standards, 1993

4) Jay Ros. Kako pisati prijedloge i izvještaje koji donose rezultate / per. sa engleskog/. Mn.: Amalfeja, 1997.

5) Dobson N. Kako pisati poslovna pisma: praktičan vodič za sve. / per. sa engleskog / -Čeljabinsk: Ural LTD, 1997.

6) Opis poslova. . – M.: PRIOR, 2000.

7) Zagorskaya A.P. itd. Pismo za poslovnu korespondenciju: na ruskom i engleskom jeziku. jezici - M .: Moskovsky radnik, 1992.

8) Kuznjecova A.N. Pisanje i papirologija. - 2nd ed. - M: DOSAAF, 1987.

9) Tepper R. Kako savladati umijeće poslovnog pisanja: 250 pisama i bilješki za pomoć menadžeru: per. sa engleskog. – M.: UNITI, 1994.

10) Feller M.D., Poltorak Yu.L. Izrada dokumenata za izradu teksta. .- M.: Izdavačka kuća standarda, 1990.

11) Felzer A.B., Misserman M.A. Rad u kancelariji. Referentni priručnik. - K.: Viša škola, 1990.

12) Kancelarijska enciklopedija: praktik. vodič za sekretaricu / komp. I.V. Samykina / .- M.: BINOM, 1995.

3. Program rada

3.1. Obim discipline i vrste vaspitno-obrazovnog rada

Ukupni intenzitet rada nastavne discipline raspoređen je po glavnim vrstama obrazovno-vaspitnog rada i semestrima u skladu sa radnim planom i programom odobrenim od strane Nastavnog vijeća ChSAU 10. maja 2001. godine, i to na sljedeći način.

	Vrsta studijskog rada	Ukupno sati	Uključujući semestre
	Ukupna složenost discipline
	Auditorne lekcije
	Predavanja
	Praktične lekcije
	Samostalan rad
	Test
	Zadaća
	Konačna kontrola
	offset

3.2. Raspodjela nastavnog vremena po sekcijama i temama

	Naziv sekcije i tema			Nastava u učionici, sat		Samostalni rad učenika, sat
					Praktich. zan.
Odjeljak 1. Organizacija rada sa dokumentima u preduzeću agroindustrijskog kompleksa
	Istorija razvoja sistema državnog kancelarijskog rada u Rusiji
	Opšta pravila za izvršenje upravljačkih dokumenata
	Organizacija toka dokumenata u preduzeću agroindustrijskog kompleksa
	Sistematizacija i tekuće skladištenje dokumenata. Obrada kućišta za kasnije skladištenje