U čemu je događaj Korak po korak upute: “Kako organizirati veliki događaj? Večernji zabavni događaj

Vlastiti majstorski tečaj, radionica ili bitka znanstvenika samo je pola uspjeha: važno je da publika kojoj je namijenjena na vrijeme sazna za projekt. Maria Vul, voditeljica SMM odjela Sterno.Ru, govori o tome kako privući lidere mišljenja i koristiti hashtagove, što nikada ne biste trebali raditi u svojoj javnosti i zašto Odnoklassniki nije tako beznadan kao što se čini. T&P objavljuje videozapise i glavne teze majstorske klase.

Odlučili ste održati predavanje, master class, seminar ili bilo koji drugi edukativni događaj - pripremili ste predavanje, zamislite kojoj je publici namijenjeno, ali nitko nije došao na predavanje - jednostavno zato što nisu znali za njega . Da biste izbjegli ovakvu kobnu pogrešku, morate naučiti kako obavijestiti javnost o svojim briljantnim idejama. Uostalom, na raspolaganju vam je cijela blogosfera s forumima i stranicama, društvenim mrežama Facebook i Vkontakte i mnogim drugima.

Prije nego što započnete proces promocije vašeg događaja, morate zamisliti ciljnu publiku i postaviti nekoliko jednostavnih pitanja:

Koga treba privući?

Gdje ih tražiti?

Kako razgovarati s njima?

Što im treba?

Kako im to dati?

Istražite društvene mreže

Važno je shvatiti da klišeji i stereotipi o društvenim mrežama nemaju nikakve veze sa stvarnošću. Legenda da starije dosadne tete sjede, na primjer, u Odnoklassniki je mit, tamo prevladavaju snažni ljudi u dobi od 25-35 godina. Ne trebamo se fokusirati na zastarjele klišeje, već na ono što se danas stvarno događa na društvenim mrežama. Osim toga, često kada ljudi promoviraju edukativni događaj, zaborave na društvene mreže poput Instagrama, Twittera, Foursquarea. I oni vam mogu uvelike pomoći u promociji vašeg projekta.

Gdje početi i kamo ići?

Ako nemate puno novca i ne možete si priuštiti odlazak u tvrtke za promociju sadržaja, postoji niz radnji koje su prilično učinkovite za samopromociju događaja:

Postavite događaje na besplatne resurse plakata;

Kontaktirajte besplatne gradske javnosti i javnosti na temu događanja;

Obratite se administraciji nišnih mjesta;

Pozovite influencere koji su STVARNO zainteresirani za vaš događaj;

Isto vrijedi i za vašu listu prijatelja.

Na svim mjestima gdje ćete objaviti najavu o svom događaju potrebno je ostaviti početnu poveznicu putem koje korisnik može doći do vas. Zatim, koristeći uslugu Yandex Metrica, možete saznati odakle su ljudi došli, što je radilo učinkovitije. Na društvenim mrežama uvijek koristite tipku "idem" ili "možda" kako biste okvirno prikazali koliko će vam ljudi doći.

Možete odmah ostaviti poruke o svojim događajima na uslugama Lookatme.ru, Exchang.es, ali ima smisla unaprijed se dogovoriti s uslugama Afisha, Mail.Ru ili Yandex.ru.

Pretpostavimo da je vaše predavanje o jednorozima. Pronađite forume i objave ljubitelja jednoroga, pronađite sva mjesta na kojima ti ljudi sjede, ne zaboravite na poveznice na ona mjesta na kojima želite akumulirati svoju publiku. Saznajte gdje je vaša ciljana publika.

Lideri javnog mnijenja svakodnevno primaju mnogo poziva - morate zainteresirati ljude koji su vam potrebni svojim majstorskim tečajem, dokazati im da ste jedinstveni. Čak i ako osoba ne dođe, može preporučiti vaš događaj, i to će već biti izvrsna reklama. Upamtite: ne morate spamati cijeli svoj feed prijatelja s porukom o događaju 15 puta dnevno, a ne morate učiniti isto sa svojim. ciljanu publiku inače će te početi tiho mrziti.

Prijavite događaj unaprijed, ali u razumnom roku - otprilike tjedan dana unaprijed. Ako trebate kupiti ulaznice, onda se morate najaviti malo ranije. Ako imate informacije o događajima koje ste već organizirali na ovu temu, objavite izvješće i fotografije.

Kada prijavljujete svoj budući događaj, uvijek budite originalni i raznoliki:

Pokažite ljudima što ih očekuje na eventu;

Smislite hashtagove i uvijek ih koristite!

Uvijek uključite poveznice u svoje objave kako bi ljudi znali kamo ići ako se slika podijeli. Koristite hashtagove posvuda - na društvenim mrežama, na početnom ekranu i na banneru. Ako imate vlastite grupe, blogove itd., koristite ih da najavite svoj događaj.

Prikupite i akumulirajte svoju publiku. Kada, primjerice, promoviramo predavaonicu Visoke ekonomske škole, za svako predavanje napravimo događaj i e-mail obavijest za ljude koji su prethodno rekli “idem” na naša prethodna predavanja na Facebooku.

Kada govorite o mjestu gdje će se održati predavanje, napravite kartu - olakšajte život ljudima koji vam dolaze.

Nema potrebe da pišete sto puta dnevno "imamo jako cool predavanje, molim vas dođite", itd., nema potrebe da pridobijate ljude. Možete podsjetiti na događaj jednom dnevno ili svaka dva dana koristeći različite slike, popis literature za predavanje, poveznice na filmove na temu, možete nacrtati sliku, dati citat.

Važnost intonacije

Nemoguće je govoriti istim jezikom u različitim mrežama. Možete napraviti anketu, sliku, raspravu za Vkontakte ili Facebook. Ako planirate održati ozbiljno znanstveno predavanje, prestrašit ćete ljude objavljivanjem smiješnih slika na društvenim mrežama o kvantnoj fizici. Morate razumjeti koga želite zakačiti i kako su navikli komunicirati s njima.

Ako imate novca, svoju objavu možete promovirati na društvenim mrežama - Facebook je u tom smislu vrlo zgodan, on će vas voditi kroz sve korake izrade reklamne objave. I Facebook i Vkontakte imaju jasne alate koji će vam pomoći da shvatite kako vaš oglas funkcionira i promijenite sliku ili tekst oglasa ako niste zadovoljni učinkom. Na Vkontakteu tekstualno-grafički blok ne radi uvijek učinkovito - možete naručiti najavu ili se obratiti urednicima Vkontakte javnosti ako glavna publika ove javnosti odgovara interesima vašeg predavanja.

Povratne informacije

Kad predavanje završi, ne zaboravite na društvene mreže – uostalom, u budućnosti vam treba vjerna publika. Nemojte se opustiti: recite veliko hvala ljudima što su došli na predavanje, ponudite se da postavite pitanja ako im je ostalo, objavite fotografiju i prezentaciju.

Zamolite ljude da ostave komentare, odgovorite im, ne ostavljajte ih same. Možete napraviti malo istraživanje: u Yandexu unesite hashtag, svoje prezime, naslov predavanja i pogledajte što ljudi pišu o vama. Podsjetite ljude na hashtag kako bi ga koristili kada nešto pišu ili objavljuju.

Možete dijeliti slike, pitanja, teme predavanja i teme za rasprave koje zahtijevaju odgovor. Uvijek recite "hvala vam puno na vašoj konstruktivnoj kritici" i odgovorite na nju postavljena pitanja. Koristite dodatne korisne sadržaje u svom događaju. Stvorite sadržaj koji želite ponovno objaviti.

Ne morate to učiniti!

Pozovite cijeli feed prijatelja na događaj bez razlike;

Označite osobe na fotografijama bez njihove dozvole;

Beskrajno ažurirajte događaj;

Najavite događaj u deset javnosti istovremeno;

Zaboravite na upitnike, fizičku prisutnost hashtaga na eventu;

Ignorirajte negativne kritike, brišite komentare.

Tijekom događaja možete voditi twitter prijenos, predavanje možete spojiti u kratki video kako bi osoba koja nije bila prisutna sve shvatila u tri minute. Cijelo vrijeme dok održavamo event, a nakon toga pratimo recenzije po hashtagovima, po prezimenima, po ključnim riječima.

Koristite Instagram čak i ako nemate što slikati. Uvijek možete nešto izvući iz stručnog polja. Pogledajte Instagram General Electrica - malo ljudi je zainteresirano za gledanje fotografija o motorima, ali oni samo magično vode svoj Instagram.

Natjecanja, festivali, koncerti, flash mobovi, konferencije, turistički skupovi, mimohodi i povorke sadrže određenu sadržajnu komponentu, a ujedno su i masovna događanja, tijekom kojih se moraju poštivati ​​određeni zahtjevi.

Što je masovni događaj

Masovna priredba je okupljanje većeg broja ljudi radi sudjelovanja u bilo kojoj priredbi koja ima karakter domoljubnog poziva, praznika, reklame, spektakla, poslovnog sastanka ili razonode.
Mjesta za masovna događanja su različita:

• trgovi i parkovi;
• trgovi i gradske ulice;
• javne zgrade;
• kazališne dvorane;
• koncertni prostori;
• Sportske dvorane.

Organiziranjem kulturnih događanja doprinosi se ostvarivanju potreba stanovnika političke, kulturne, gospodarske i vjerske naravi.

Oblici masovnih događanja

Postoje različite skupine i oblici javnih događanja:

• Državni i politički: sastanci dioničara, znanstveni i praktični skupovi, kongresi, parade, procesije.
• Kulturna događanja: gradska večer maturanata, kazališne predstave, pučki praznici, sajmovi i izložbe, karnevalske povorke, festivalske priredbe, koncertni programi, show programi.
• Sport i zabava: sportske utakmice, sportski dani, auto utrke i reli, atletski kros, Olimpijske igre.
• Događaji vjerske prirode: praznici, svečane procesije.
• Privatno: banketi, vjenčanja, godišnjice.

Sva događanja mogu se održati na općinskoj, regionalnoj, nacionalnoj ili međunarodnoj razini. Metoda nastanka takvih radnji podijeljena je u dvije velike skupine:

• Spontano.
• Organizirano.

Mogu se održavati jednokratno ili povremeno, uz sudjelovanje ograničenog broja ljudi ili javni pristup.

Kako održati masovni događaj

U pripremi i održavanju događanja angažiran je niz struktura:

• Organi lokalne samouprave.
• Ustanove koje pripadaju različitim resorima i oblicima vlasništva.
• Voditelji ustanova na čijem području se provodi.

Masovni događaj je strogo poštivanje glavnih uvjeta, postupaka i zahtjeva za njegovo održavanje, održavanje osobne sigurnosti svake prisutne osobe.
Održavanjem kulturnih događanja neosporna je uloga zdravstva, motornog prometa i trgovačka poduzeća, ustanove za pružanje usluga potrošačima, informacijski i internetski resursi.

Ako se pripremaju događaji većih razmjera, općinska uprava može formirati koordinacijska vijeća i stožere za koordinaciju i kontrolu svih sudionika. Takvi odbori odgovorni su za izradu odgovarajućih planova, održavanje reda i zakona, hitnu evakuaciju gledatelja i sudionika ako postoji opasnost po njihov život i zdravlje.

Što treba uzeti u obzir

Kada raspravljate o postupku održavanja masovnog događaja, morate uzeti u obzir uvjete za njegovo održavanje:

• Raspored gradskog gradskog prijevoza (svi prisutni moraju imati mogućnost korištenja javnog gradskog prijevoza na kraju).
• Vremenski i klimatski uvjeti.
• Parkirališta za vozila.
• Pogodnost pristupa glavnom mjestu, uzimajući u obzir ograničenje pristupa vozilima.
• Dostupnost skladišnih prostorija.
• Sposobnost pružanja primarne zdravstvene zaštite.
• Rad ugostiteljskih objekata i prodaja bezalkoholnih pića (po vrućem vremenu - osvježavajuće, po hladnom - zagrijavanje).
• Dostupnost kupaonica.

Upute za organiziranje i provođenje

• Vijeća dobrovoljnih športskih organizacija i športski odbor dužni su potrebne preglede uskladiti s upravom općine, inženjerske konstrukcije, sanitarna epidemiološka stanica, agencije za provođenje zakona, civilna obrana i odjeli za hitne slučajeve. Rezultat istraživanja trebaju biti relevantni akti.
• Organizatori osiguravaju tijek održavanja priredbe (poštivanje pravila vatrogastva i imenovanje odgovornih osoba), uredno obavještavaju općinsku upravu gdje će se, kada i u koje vrijeme priredba održati, naznačuju naziv, format , podaci o broju polaznika, kontakt podaci.
• Čelnici u čijem se odjelu nalaze zgrade i građevine dužni su osigurati pouzdanost tribina i drugih konstrukcija koje se koriste, mogućnost opće evakuacije ako postoji opasnost za život i zdravlje drugih.

Karakteristične značajke masovnog događaja

Format javnog događaja određuje njegova obilježja. Konvencionalno, svaki javni masovni događaj može se pripisati jednoj od glavnih vrsta na mjestu:

• Zatvoreno. U ovom slučaju, uži krug određenih pozvanih okuplja se u zasebnoj prostoriji, pristup gostima ograničen je pozivnicama, društvena razina i interesi publike su približno isti.
• Otvorena. Ovaj format svakome pruža mogućnost sudjelovanja u planiranim događajima. To značajno povećava rizik od stvaranja opasnih situacija.

Najjasnije se heterogenost sastava prisutnih očituje tijekom sportskih i zabavnih događaja:

• Navijači pripadaju suparničkim sportskim klubovima, njihov kontingent je jasno označen.
• Svijetle, fanatične ovisnosti o svom klubu ili momčadi očituju se u povicima, sloganima, skandiranju određenih fraza.
• Dob i društveni sastav, stupanj obrazovanja i kulture, vrijednosne orijentacije prisutnih mogu se jako razlikovati, što može dovesti do konfliktnih situacija.

Potencijalne prijetnje

Masovni događaj najpovoljnija je prilika za zadovoljenje potreba velike grupe ljudi. Ujedno, to je i potencijalna opasnost za život i zdravlje svih sudionika, navijača, gledatelja. To je zbog nekoliko čimbenika:

• Zatvoreni prostor povećava opasnost od narušavanja javnog reda i mira od strane skupine ljudi formirane spontano ili organizirano.
• Promjena uobičajenog ritma, dinamike događaja može izazvati slučajeve sukoba između pojedinih građana ili pojedinih njihovih skupina. Tome posebno pridonose specifični formati neformalnih događanja.
• Uz značajnu akumulaciju ljudi, postaje moguće počiniti krađu, oštećenje imovine.
• Kolektivno okupljanje određenog kontingenta ljudi (radikalni fanovi, suparničke stranke, fanovi rocka) može akumulirati manifestaciju negativnih emocija.
• Čak i kratkotrajna nestandardna situacija može pridonijeti manifestaciji panike, što dovodi do velikog broja žrtava.
• Postoji stvarna opasnost od terorističkog čina kao rezultat provedbe kriminalnih ili antisocijalnih planova.

Sigurnosne mjere od strane organizatora

Za sigurnost prisutnih prvenstveno je odgovoran organizator. Ako sigurnosni sustav nije pravilno formiran, tada će čak i najsjajniji, spektakularan, zanimljiv i važan događaj izgubiti svoj značaj i može dovesti do tužnih posljedica.

Osiguranje sigurnosti masovnih događanja provodi se opremanjem punktova na kojima će biti smješteni sudionici, gledatelji, zaštitarske službe, kao i opremom za gašenje požara.

U ispravnom stanju potrebno je održavati sanitarni i higijenski režim na cijelom teritoriju. Za službena vozila treba organizirati slobodan pristup objektima i izvorima vodoopskrbe u slučaju opasnosti od požara. Evakuacijski planovi i oznake evakuacijskih izlaza trebaju biti postavljeni na središnja mjesta.

Osiguravanje sigurnosti od strane službenika za provođenje zakona

Javna događanja osiguravaju poštovanje javne sigurnosti koju provode agencije za provođenje zakona. Na što točno trebaju obratiti pozornost?

• Djelatnici organa unutarnjih poslova dužni su spriječiti građane u stanju opojnog, otrovnog ili alkoholiziranog stanja.
• Posebnu pozornost treba obratiti na osobe koje žele sa sobom nositi bilo koju vrstu oružja.
• Ako stopa popunjenosti prostorija postane maksimalno dopuštena, tada službenici za provođenje zakona moraju predočiti zahtjev organizatorima da zaustave ulazak posjetitelja (gledatelja, navijača) na područje na kojem će se događaj održati.
• Ako se pojavi prijetnja, svi prisutni moraju se evakuirati iz gledališta, s tribina.
• U procesu suzbijanja narušavanja javnog reda i mira potrebno je isključiti mogućnost panike.

Pravila ponašanja prisutnih

Pravila ponašanja tijekom športsko-zabavnih i kulturnih priredbi utvrđena su općim pravilima i zabranjuju:

1. Ponesite oružje sa sobom eksploziva, droge, alkoholna pića, velike torbe.
2. Istrčati na teren ili pozornicu, biti u prolazima ili na stepenicama.
3. Kršiti red: piti alkohol, vrijeđati i ponižavati prisutne, pokazivati ​​znakove ekstremizma.
   

Masovni događaj je ona jedinstvena situacija kada se osoba može osjetiti u krugu istomišljenika, biti uključena u važne državne, vjerske ili druge događaje, provesti svoje slobodno vrijeme s interesom i koristi.

Svi znamo što znači riječ "događaj". Ali ponekad, kada se od nas traži da izrazimo svoje znanje riječima, ne dobijemo baš koherentan govor. To je zbog činjenice da nemamo vrlo jasnu ideju o predmetu razgovora. Uostalom, ako čovjek nešto ne može opisati, to znači da to ne razumije. U ovom članku ćemo razumjeti terminologiju i saznati što je to - događaj.

Značenje riječi

Događaj je djelovanje ljudi koji su ujedinjeni nekim zajedničkim ciljem. Ovo je opća definicija koja ima nekoliko nijansi. Na primjer, skupina tinejdžera koja se okupila na pivu piva na ulazu ne može svoj susret nazvati događajem. I to ne zato što je vokabular ovog sloja društva ponekad oskudan, već zato što ovo okupljanje nema za cilj kulturni razvoj.

Dakle, možemo zaključiti da je događaj susret grupe ljudi koji su se okupili kako bi se kulturno prosvijetlili, naučili nešto novo ili drugima rekli svoje stajalište. A događaj je i susret ljudi u broju većim od dvije osobe.

javni događaj

Iz zadnjeg dijela članka shvatili smo kako se naziva događaj kada se manja grupa ljudi okupi u svrhu edukacije ili korisnog provoda. Sada morate razumjeti kada se događaj može nazvati javnim. Najčešće se takva definicija može naći na demonstracijama, mitingu, kazališnoj večeri, otvaranju izložbe itd.

Može se zaključiti da je javni događaj skup veliki broj nepoznati ljudi koji su ujedinjeni zajedničkim ciljem.

No, primjerice, sajam, koji savršeno odgovara definiciji, teško se može nazvati javnom priredbom. Svi ljudi imaju isti cilj kupovati proizvode, ali svatko to radi za sebe.

Drugi primjer je kazalište. Na nastupu i ljudi uživaju, i to svatko za sebe. Ali ovo je javni događaj. Stvar je u tome što u drugom primjeru glumci igraju za cijelu publiku, daju svoje vrijeme i daju talent kako bi publika dobila estetski užitak.

Dječji događaj

Jutra, kreativne večeri ili igre u dječjem parku - sve to odgovara našoj definiciji. Dječji događaj je aktivnost za odrasle čiji je cilj zabaviti svoje male gledatelje. Organizirano dječji odmor razlikovat će se od igre suučenika po tome što je u prvom slučaju vidljiv vođa koji postavlja pravila. Animator diktira uvjete i brine se za njihovo poštivanje.

Naravno, nije potrebno da odrasli zabavljaju djecu, oni mogu sami organizirati aktivnosti uz pomoć djece. Živopisni primjeri toga: matineje, školski koncerti i kazališne predstave. Sve to kod malih članova društva usađuje timski duh, odgovornost za svoje postupke. Djeca se oslobađaju kompleksa, prevladavaju skromnost, uče pokazati svoje brojne talente. Zapravo, izjava da se dječji praznici razlikuju od odraslih samo u pogledu dobnog kontingenta u osnovi je pogrešna, to smo vidjeli s vama iz gornjih teza.

Dakle, kako kažu, vjeruj, ali provjeri. A sljedeći put kad se u razgovoru pojavi tema kulture događanja, možete dati dobro promišljen odgovor.

Kratkoročni neformalizirani skup aktivnosti usmjerenih na postizanje željenih rezultata. Događaj se može smatrati projektom na koji se primjenjuje pojednostavljeni tijek dokumenata zbog kratkog trajanja i niskog intenziteta rada. ... ... Tehnički prevoditeljski priručnik

DOGAĐAJ, događaji, usp. (službena knjiga). Čin činjenja nečega za postizanje nekog cilja. Rječnik Ushakov. D.N. Ushakov. 1935. 1940. ... Objašnjavajući rječnik Ušakova

DOGAĐAJ, I, usp. Skup radnji objedinjenih jednim društveno značajnim zadatkom. Za održavanje važnih m. Kulturno-prosvjetnih događanja. M. za pokazivanje (obavlja se formalno, bez interesa; kolokvij. neod.). Rječnik... Objašnjavajući rječnik Ozhegova

Organizirana akcija ili skup radnji usmjerenih na provedbu neke vrste l. ciljevi. Rječnik poslovnih pojmova. Akademik.ru. 2001 ... Rječnik poslovnih pojmova

događaj- , ia, usp. Organizirana akcija ili skup akcija usmjerenih na postizanje određenih ciljeva. ◘ Već dobrih deset godina u Kaunasu se sustavno organizira manifestacija pod nazivom „Pisci radnicima“. Sove. Lit., 106.… … Objašnjavajući rječnik jezika sovjetskih zastupnika

događaj- planirati modalitet događaja, planiranje događaja se održava pasivno, organizacija raspored modalitet događaja, planiranje održavanja događaja organizacija događaji se održavaju pasivno, organizacija ... ... Glagolska spojivost nepredmetnih imena

događaj- veliki događaj... Rječnik ruskih idioma

Događaj- uvjetni generalizirani naziv za svaku manje ili više organiziranu interakciju između djece i učitelja, koja ima cilj, sadržaj i odgovarajuću metodologiju za provedbu. Aktivnosti u školi najčešće se nazivaju izvannastavnim oblicima organizacije ... ... Osnove duhovne kulture (enciklopedijski rječnik učitelja)

događaj- renginys statusas T sritis švietimas apibrėžtis Tam tikrą programą ir vidinę struktūrą turinti ugdymo forma. Organizuojami didaktiniai, auklėjamieji, meninės saviveiklos, sporto ir kt. renginiai. Ovi termini plačiau vartojamas užklasinės veiklos … Enciklopedinis edukologijos žodynas

knjige

• Događaj vrijedan milijun dolara. Brza zarada na tuđem znanju, Andrey Parabellum, Treninzi svakim danom postaju sve popularniji. I to ne čudi. U gotovo svakom području, profesionalnom ili osobnom, osoba se mora natjecati, biti bolja od drugih. I više… Izdavač: Peter, elektronska knjiga
• Događaj "Terminal" Potsdam, 1945., V. N. Vysotsky, "Terminal" - kodni naziv za konferenciju čelnika zemalja antihitlerovske koalicije 1945. u Potsdamu, u blizini Berlina. Autor govori o diplomatskim pripremama za susret “velikog...” izdavača:

Organizacija eventa zanimljivo je novo iskustvo i nije važno što vas točno očekuje: zabava, korporativni događaj, sastanak za prijatelje i obitelj, vjenčanje ili bilo koji formalni događaj. Dobra organizacija važan je dio svakog događaja i budite sigurni da vaš trud neće proći nezapaženo. U ovom ćete članku naučiti kako organizirati događaj, kako riješiti sukobe i pronaći izlaz iz teških situacija te kako dobrim planiranjem izbjeći probleme.

Koraci

Glavni ciljevi

Definirajte svoje ciljeve i ciljeve. Prije nego počnete planirati, važno je odrediti koliko će mjesto biti veliko, koliki će biti proračun, što će se događati, koliko će gostiju i kakvi ljudi biti te odlučiti koja je strategija planiranja prava za vas. Kako biste željeli da događaj bude? Što želiš raditi?

• Kada odlučite o čemu će događaj biti (proslava događaja, prikupljanje novca, obrazovanje, prodaja, davanje prijedloga), morat ćete razmotriti zašto ti to radiš. Razumijevanje razloga pomoći će vam da se usredotočite i bacite se na posao.
• Također ćete morati razmisliti o tome koji će vam biti ciljevi. Nemoguće je postići cilj ako ne znate što je to. Gol će vas držati motiviranim do samog kraja.

1. Odaberite datum i vrijeme. Ovo je jedan od ključne točke planiranje. Ako odaberete datum i vrijeme koji nikome neće odgovarati, sav će vam trud biti uzaludan. Ako odaberete dan koji neće doći brzo ili, naprotiv, prerano, postoji rizik da će ljudi zaboraviti na događaj ili već drugačije planirati vrijeme. Iznimno je važno odabrati datum koji će odgovarati većini.

   • Najbolje je obavijestiti goste o događaju dva tjedna unaprijed. Drugih planova vjerojatno još neće imati. Tada možete dobiti podsjetnik o događaju jednom ili dvaput bliže odabranom datumu. Odaberite dan do kojeg će vam ostati još 2-3 tjedna, ali samo pod uvjetom da imate vremena obaviti sve na vrijeme.

2. Odaberite mjesto. Sada znate što ćete i kada raditi, pa se trebate odlučiti koje vam mjesto najviše odgovara i na više mjesta saznati je li tamo termin koji vas zanima slobodan. Kakav vam je prostor potreban? Kako će se prostor koristiti? Hoće li gosti sjediti na stolicama u nizu, na klupama, za stolovima ili na dekama na travi? Trebate li mjesto za ples, pozornicu ili podij? Provjerite je li sjedalo koje odaberete odgovarajuće veličine za vas.

   • Posjetite mjesto unaprijed i nacrtajte tlocrt. Pomoću ovog plana možete postaviti stolove, organizirati obroke, dizajnirati pristup bez prepreka za osobe s invaliditetom i izlazne rute te rasporediti opremu. Označite mjesto napajanja (ako je potrebno) kao i mjesto vanjske opreme (hladnjaci, ledomati, roštilji, štednjaci itd.). Nacrtajte na planu sve utičnice i mjesta gdje će se izvoditi kablovi (mogu se sakriti tepihom), te sve predmete koji zahtijevaju posebna pažnja u smislu sigurnosti.
   • Trebate li posebno dopuštenje? Ponekad vam je potrebna posebna dozvola za prodaju alkohola, kao i za bučne događaje, organizaciju prijevoza, parkiranje, postavljanje velikih građevina (na primjer, paviljona).

3. Odlučite koliko ćete ljudi pozvati. Za koliko ljudi je namijenjen vaš budžet? Ulaz na događaj moguć je samo uz ulaznice ili pozivnice, što olakšava planiranje, no uvijek ima kasnih dolazaka, kao i dodatnih sudionika (primjerice, djece, supružnika, prijatelja). Imajte na umu da što je više ljudi, to će vam trebati više osoblja.

   • Budući da broj ljudi može biti veliki problem, važno je osigurati dovoljno mjesta za sve goste.
   • Odlučite što maksimalan iznos ljudi će moći prisustvovati vašem događaju.

4. Postavite proračun. Udružite se s nekoliko ljudi od povjerenja i odlučite koliko vam je novca potrebno za održavanje događaja. Hoćete li zapošljavati osoblje? Trebate li iznajmiti opremu i platiti najam prostora? Koliko vam novca treba za hranu i piće? Što je sa sitnim slovima? Odlučite koliko ćete novca imati na raspolaganju i planirajte prema svom budžetu. Ne bacajte novac na stvari na koje ga ne morate potrošiti.

   • Možda ćete moći privući sponzore ili dobrovoljne donacije, ali to nije uvijek slučaj. Ako se ne očekuju dodatna sredstva, važno je ne stavljati dodatni novac u proračun. Ako ugostiteljske usluge koštaju veliki novac pozvati sve da donesu svoju hranu i piće. Neće vam trebati osoblje, ali ćete morati pronaći stol, benmari i hladnjake. Kako ne biste trošili novac na fotografa, slikajte se sami. Budite kreativni!

5. Okupite tim. Podijelite zadatke među članovima tima. Ako ste domaćin neformalnog događaja, članovi tima mogu uključivati ​​prijatelje, obitelj i druge. Organizacija događaja podrazumijeva raspodjelu područja odgovornosti među ljudima. Pobrinite se da svi znaju što treba učiniti.

   • Raspodijelite odgovornosti istovremeno sa zapošljavanjem osoblja i pripremom pozivnica. Dodijelite odgovornost što je prije moguće i ponudite im izbor zadataka ako je moguće. Treba imati i nekoliko ljudi u rezervi, jer nije isključena mogućnost preklapanja.

6. Razmotrite slijed događaja. Nemoguće je raditi planove bez poznavanja redoslijeda radnji na događaju. Kada će govornici održati govore? Hoće li na događaju biti igara, prezentacija, zabave? Koliko će vremena trebati gostima da pojedu? razmisliti detaljan plan, koji uzima u obzir sve događaje.

   • Ostavite malo vremena u rezervi jer su moguća odstupanja od rasporeda. Ljudi mogu kasniti, govori mogu biti duži od planiranog, a red za hranu može biti dug. Naravno, vrijedi razmisliti o rasporedu, ali važno je shvatiti da ne ide sve uvijek po planu.

Početak pripreme

1. Pošaljite pozivnice. Bez pozivnice nitko neće znati za vaš događaj. Vaša pozivnica je lice događaja, stoga dizajnu treba pristupiti odgovorno. Prvi dojam o događaju steći će se upravo zahvaljujući pozivnici. Pokušajte sve učiniti na pristojnoj razini.

   • Razmotrite klasične opcije: razglednice, letke i druge sitne ispise. Ne zaboravite da se pozivnice mogu poslati i digitalno: e-mail, u obliku elektroničke mailing liste, putem društvenih mreža ili stranica kreiranih za izradu pozivnica. Osim toga, možete jednostavno označiti događaj u kalendaru.
     • Ako želite da što više ljudi prisustvuje vašem događaju, pošaljite pozivnice putem društvenih mreža. Ako će događaj biti samo za elitu, odbijte društvene mreže.

2. Prijavite sve osobe koje su potvrdile svoje sudjelovanje. Morat ćete točno znati koliko će ljudi doći. Najvjerojatnije će se broj gostiju na događaju i dalje razlikovati od broja ljudi koji su potvrdili sudjelovanje, ali trebali biste barem imati ideju što možete očekivati. Postoje posvećena mjesta koja vam omogućuju vođenje evidencije, ali možete koristiti alate za društveno umrežavanje (kao što je Facebook) ili snimati ljude u Excelu.

   Uzmite u obzir sve ljude. Hoćete li morati pronaći i zaposliti fotografe, graditelje, dizajnere, dekoratere, govornike, sponzore, voditelje, glazbenike, svećenike, plesače, druge umjetnike ili delegirati njihove dužnosti nekom drugom? Uzmite u obzir sve te ljude pri planiranju kako bi svi imali dovoljno mjesta i hrane, ako je to predviđeno ugovorima.

   • Hoće li na događaju biti hrane i pića? Ako postoje, znajte tko će biti odgovoran za kuhanje, posluživanje i čišćenje. Koja će hrana biti poslužena? Hoće li biti gostiju alergičara, vegetarijanaca ili vegana, dijabetičara, ljudi s restrikcijama u hrani iz vjerskih razloga i slično? Hoće li biti dojenčadi, djece, starijih osoba ili osoba s invaliditetom koji ne mogu jesti čvrstu hranu?
   • Razmislite o tome hoće li na događaju biti zabave i što trebate organizirati. Možda ćete morati naručiti glazbena oprema, paviljoni ili šatori, ukrasi, svjetla, mikrofon, pojačala, izvori energije, projektori ili ekrani za slajdove, dimni strojevi, ogledala za pozornicu, trake, plakati s nazivom tvrtke i tako dalje.
     • Ako unajmljujete tvrtku za zabavu, saznajte može li ona osigurati vlastitu opremu i kakvu će opremu imati lokacija. Dogovorite raspored. Na taj način ćete znati koja je vaša pomoć potrebna.
   • Ugostiteljske tvrtke, cvjećari, prezenteri i drugi profesionalci cijene svoje vrijeme, stoga s njima treba pregovarati što ranije (što kasnije to učinite, njihove usluge mogu biti skuplje). Ako to učinite unaprijed, imat ćete vremena pronaći zamjenu ako odbiju.

3. Pronađite vođu. Facilitator je potreban kako bi osigurao da se događaj odvija prema rasporedu. Domaćin drži govore, poziva za stol, najavljuje početak plesa ili druge zabave i predstavlja počasne goste. Dogovorite s voditeljem termin i plan. Ako je domaćin inteligentan, uvelike će vam pomoći u održavanju događaja.

   • Možda ćete morati biti vođa. To će biti teže jer ćete morati kontrolirati proces do samog kraja. Važno je odrediti odgovorne osobe u svakoj grupi pomagača kako biste im mogli delegirati odgovornosti.

4. Pripremite opremu. Kada unajmljujete tim, pobrinite se da sa sobom ponesu sve što im je potrebno. Možda će ljudi sa sobom donijeti svu opremu, ali postoji mogućnost da ćete je morati tražiti zasebno. Opremu je moguće iznajmiti, kupiti ili posuditi. Prođite kroz cijeli popis, od salveta do produžnih kabela.

   • Dekoracije su važan dio svakog događaja. Stolnjake, cvijeće, darove, svijeće, balone, plakate, trake, foto zone, crvene tepihe i sve ostalo treba tražiti unaprijed.

5. Razmislite koliko prostor odgovara vašim potrebama. Neiskusni organizatori često zanemaruju količinu i kvalitetu stvari kao što su nužnici, parking, rampe za invalidska kolica, garderobe, skladišni prostori, kuhinje, kante za smeće, kante za led, električne utičnice i tako dalje. Razmislite o svim nijansama unaprijed.

   • Također razmislite o tome kako će ljudi doći do mjesta događaja. Hoće li stranim gostima trebati smještaj i prijevoz? Hoćete li morati rezervirati prijevoz za njih?

6. Znajte s kim ćete raditi. Ako ideja događaja nije vaša, važno je znati kako ćete postupiti u svakoj situaciji. Kako bi vam klijent vjerovao, trebali biste saznati:

   • Tko su glavni gosti? Obično je to razumljivo - na primjer, mladenka i mladoženja. Klijent nije uvijek glavni gost. On može, ali i ne mora biti prisutan na događaju.
   • Tko inicira događaj. Obično ti ljudi sjede za njihovim stolom i pomažu gostima da se upoznaju i komuniciraju. Ti ljudi u pravilu znaju stvoriti pravu atmosferu i dati nove teme za razgovor, pozvati sve na ples i upoznati goste jedni s drugima. Na takve se ljude obično možete osloniti jer će vam reći sve važne informacije, mogu sami preuzeti riječ ili djelovati kao voditelji. U pravilu, zahvaljujući tim ljudima, događaji teku glatko.
   • Tko će pomoći uspostaviti red u slučaju problema. Znajte tko vam može pomoći u rješavanju problema ako je potrebno. Najčešće tu ulogu imaju glave obitelji, skrbnici, upravitelji ili zaštitari.
   • Tko donosi odluke. U većini situacija odluku ćete donijeti vi kao upravitelj, ali mogu postojati situacije u kojima ćete morati nešto objasniti gostima, a to neće biti baš zgodno. Saznajte s kim možete razgovarati u hitnim slučajevima. Najvjerojatnije ćete morati komunicirati s osobom koja plaća događaj ili vaše usluge i koju smatrate svojim klijentom.

Priprema prije događaja

1. Provjerite mjesto održavanja događaja. Prije događaja posjetite mjesto i razmislite kako će sve biti organizirano. Možda će vam trebati dodatna oprema - produžni kablovi, svjetla i tako dalje. Ako ih vi ne možete pronaći odmah, vašim će ih gostima biti još teže pronaći. Razmotrite ovo.

   • Ako je moguće, odlučite gdje i što će stajati. Ako nema mjesta za sve, nešto će se morati napustiti. Razgovarajte s upraviteljem objekta da vidite mogu li vam pomoći i pitajte postoje li neke posebne okolnosti ili zahtjevi koje morate uzeti u obzir.

2. Pripremite poklon setove za članove svog tima. Svi će se morati potruditi. Kako biste zahvalili ljudima na njihovom radu i izrazili svoju zahvalnost, pripremite darove. Set može sadržavati boce za vodu, granola pločice, čokolade, sitne suvenire i što god vam odgovara. To će ojačati timski duh.

   • Pripremite bedževe ili male suvenire koji će vam ostati kao uspomena na događaj. Pobrinite se da svi mogu jesti i piti na vrijeme. Pokušajte u svojim zaposlenicima vidjeti resurs koji možete koristiti u budućnosti.

3. Kontaktirajte sve članove tima prije događaja. Važno je osigurati da svi znaju što treba učiniti i da su spremni raditi. Dajte svima jasne upute o vremenu dolaska i svima dajte svoje podatke za kontakt. Ako nitko nema pitanja, možete nastaviti.

   • Provjerite jesu li svi spremni za polazak. Neće svatko moći reći istinu, stoga pokušajte sami izvući zaključke. Izgledaju li ljudi samouvjereni i spremni za rad? Ako nisu, uvjerite ih, ponovite sve njihove odgovornosti i postavite nekoliko pitanja. Ako sumnjate da će se netko nositi sa svojim zadacima, uparite ga s iskusnijim zaposlenikom.

4. Pripremite popis kontakata i druge papire ako je potrebno. Važna je i vaša samoorganizacija. Ako ste spremni, možete spasiti svaku situaciju, ali ako niste, stvari će izmaknuti kontroli. Evo nekoliko načina da se pripremite:

   • Napravite popis svih telefonskih brojeva i adresa koje trebate. Je li slastičar mislio da ćete sami uzeti tortu? Nema veze – nazovite Mašu koja živi u blizini i zamolite je da preuzme tortu na putu do događaja.
   • Napravite popis svega. Pregledajte popise i provjerite koje stvari, oprema i ljudi nedostaju.
   • Pripremite sve račune i ugovore. Što se bolje pripremite, kasnije ćete imati manje problema.

5. Pokušajte ništa ne mijenjati u zadnjem trenutku. Mislite li da će klijent pokušavati napraviti dopune do zadnjeg trenutka? Prilikom organizacije vjenčanja klijenti često traže da se nešto promijeni u dizajnu u zadnji čas. Odredite rok za izmjene i dopune. Obično, maksimalni rok je tjedan dana prije događaja. Prije tog datuma još uvijek se mogu izvršiti izmjene bez značajne štete za proračun ili organizaciju.

   • Ako su izmjene manje i ne podrazumijevaju dodatne troškove, nemojte odbiti napraviti ove izmjene. Pokušajte se odnositi prema klijentu s razumijevanjem, jer čeka vrlo važan događaj za njega.

Aktivnosti tijekom događaja

1. Pripremite sve. Dolazak na mjesto događaja ranije. Pobrinite se da svi dođu na vrijeme i nazovite one koji kasne. Pomozite ljudima kojima je potrebna pomoć i dajte upute gdje je to potrebno. Nemojte se miješati ako vaša prisutnost negdje nije potrebna. Provjerite da nitko nije ozlijeđen.

   • Bit ćete opušteniji ako napravite popis obaveza i prođete kroz njega. Dajte popis svakom timu: onima koje ste angažirali; oni koji su zaduženi za uređenje i aranžiranje namještaja; oni koji su zaduženi za opremu. Provjerite je li sve na mjestu.

2. Delegirajte posao. Nemojte se bojati delegirati odgovornosti. Nemoguće je sve učiniti, pa treba rasporediti obaveze. Ako netko ne radi dobro svoj posao, dajte mu drugi. Vaš zadatak je pravilno rasporediti posao. Vi ne zapovijedate niti kršite osobne granice – angažirani ste da činite upravo to.

   • Budite pristojni, ali govorite čvrsto i samouvjereno. Na primjer, ovako: "Maksime, trebam tvoju pomoć oko cateringa. Hvala." Vaš tim mora raditi zajedno. Kako bi svima bilo lakše, preuzmite ulogu voditelja koji biste trebali biti.

3. Ne ustručavajte se prilagoditi. Pokušajte se držati rasporeda i pronaći izlaz ako ne možete ispuniti raspored, ali najvažnije - ne brini oko toga. Ako počnete biti nervozni, izgubit ćete kontrolu nad sobom, a iz toga neće biti ništa dobro. Ako se govor oduži 10 minuta, a govornik ignorira vaše znakove, opustite se. Samo poslužite piće malo kasnije i nitko neće primijetiti. Ništa se loše nije dogodilo.

   • Moguća su bilo kakva preklapanja. Nemoguće je sve predvidjeti, a što prije to naučite prihvatiti, to bolje. Smiren event manager može riješiti svaki problem, ali onaj pod stresom ne može. Zato nemojte biti nervozni i pustite da stvari idu svojim tijekom. Event će uskoro završiti!

4. Obavještavajte sve o tome što se događa. Na dan događaja provjerite broj gostiju i sve ostale nijanse. Ako trebate nešto promijeniti, obavijestite odgovorne što prije. Vi biste trebali biti prvi koji će primijetiti probleme.

   • Pitajte klijente kako se osjećaju. Mogu biti nervozni, zabrinuti, dosadno, sretni ili zabrinuti zbog nečega, a razgovor s vama može ih smiriti i motivirati da nešto učine. Navijajte za goste i članove svog tima, ako je potrebno.

5. Gledaj svoja posla. Uzmite u obzir da se svaki član tima može nositi sa svojim zadatkom: ako ste im nešto povjerili, onda će se nositi. Ponudite pomoć ako je potrebna, ali svi članovi vašeg tima trebaju biti dovoljno iskusni da vam ta pomoć ne treba. Imajte na umu sljedeće:

   • Dočekajte sve goste na ulazu. Kad događaj počne, neka domaćin zabavi goste. Vaš će zadatak biti rješavanje problema i kontrola svih procesa koje gosti ne vide (kuhanje i drugi poslovi).
   • Promatrajte goste i s vremena na vrijeme razgovarajte s domaćinom u slučaju da se neki planovi promijene.
   • Držite se podalje od glavnih gostiju večeri. Ovo je njihov praznik. Ali budite spremni provjeriti s njima u pravom trenutku jesu li zadovoljni svime i imaju li kakvih zahtjeva ili želja.

6. Ako je događaj u promotivne svrhe, pripremite suvenire. Gosti bi se trebali sjećati ove večeri, ali najvjerojatnije vi trebate ne samo ovo. Možda želite da gosti posjete stranicu, daju donaciju ili govore drugima o tvrtki. Kako biste događaj učinili nezaboravnim, pripremite suvenire. To može biti slika, letak, olovka – nešto što će goste podsjećati na vas i vaš događaj.

7. Čestitajte si nakon događaja.Čini se da se događaj odvija sam od sebe i nitko ne vidi pripremu. Pohvalite se - zaslužili ste! Ali prerano je za opuštanje - posao još nije dovršen.

   • Nakon događaja odvojite vrijeme za sastanak s klijentom i zahvalite mu. Dajte klijentu mali dar za obilježavanje prilike - takve sitnice uvijek čine sastanke ugodnijima. Osim toga, na taj će vas način klijent vjerojatnije preporučiti. Poklonite cvijeće ili neku uokvirenu fotografiju ove večeri (npr. trenutak rezanja vrpce, najviše svijetli trenutak govori, dodjela nagrada, ljubljenje mladenaca, puhanje svjećica na torti) ili bilo koji drugi dar koji bi bio primjeren u ovim uvjetima.

8. Počisti i idi kući. Pokušajte napustiti mjesto u istom obliku kakvo je bilo prije vas. Recite svom timu da je vrijeme za čišćenje i ne odlazite dok čišćenje ne završi. Zapamtite da i vi morate sudjelovati.

   • Ovo nije samo pristojno, već će vam također omogućiti da izbjegnete nepotrebne troškove. Na mnogim je mjestima čišćenje nakon događaja uključeno u račun. Pokušajte izbjeći skrivene troškove.

9. Dogovorite povrat i plaćanje cjelokupne opreme i zahvalite svima s kojima ste surađivali. Možda ćete to morati učiniti kasnije. Pitajte klijenta je li uživao u događaju. Čak i ako kasnije dobijete plaću, zahvalite klijentu na prilici da radite s njim i zatražite njegovu posjetnicu.

   • Zahvalite članovima svog tima. Pobrinite se da svi budu plaćeni. Skupljajte čekove i brinite se za sve. Morate biti zadnji koji će napustiti sobu.

Rješenje problema

1. Saznajte što učiniti ako gosti kasne i kako se nositi s drugim problemima. Ljudi često kasne i trebali biste biti spremni na to. Kašnjenja je u pravilu teško izbjeći (primjerice, zbog nepredvidivosti prometnih gužvi), ali gosti koji stignu na vrijeme o njima su mirni. Kako biste izbjegli nepotrebne poteškoće:

   • Provjerite je li na pozivnici jasno navedeno vrijeme. Ako tražite od gostiju da potvrde dolazak, zamolite ih da potvrde i vrijeme. Obratite se domaćinu, gostima (često najvažnijim), umjetnicima i kuhinjskom osoblju ako primijetite problem koji je teško brzo riješiti. Ako glavni gosti kasne (na primjer, mladenka i mladoženja), možete učiniti sljedeće:
   • Sami kontaktirajte one koji kasne i pitajte za okvirno vrijeme dolaska. Obavijestite kuhinju o novom vremenu kako bi osoblje moglo usporiti ili ubrzati rad.
   • Nemojte obavijestiti sve goste da početak kasni zbog kašnjenja gostiju (svatko će to sam shvatiti). Recite glavnim gostima da znate za ovo. Objasnite što namjeravate učiniti, ali pustite ljude da sami odluče jer se najbolje poznaju i mogu donositi odluke koje odgovaraju svima.
   • Pratite vrijeme jer bi svi trebali imati vremena održati svoje govore. Ako glavni gosti kasne, ponudite ljudima grickalice ili piće - to im neće dopustiti da se dosađuju.
   • Ako gosti jako kasne i ne možete ih čekati (npr. jer se neka jela ne mogu kasnije poslužiti), započnite događaj na vrijeme, a kada gosti zakasne poslužite im hranu koja se poslužuje svima, čak i ako to je desert.
   • Pozovite sve ostale da plešu, sviraju, održe govor ili organiziraju bilo kakvu drugu zabavu, posebno ako uključuje glazbu. Zamolite fotografe da rade s gostima dok ne stignu oni koji kasne. Osmislite rezervni plan dan prije događaja.
   • Ako gosti izričito žele doći kasnije, tretirajte to kao izbor gosta, a ne neuspjeh. Vaš zadatak je nositi se s onim gostima koji su već stigli. Ponašajte se kao da nema problema.

   • Znati kako riješiti probleme s hranom. Ovi se problemi rijetko događaju ako je sve unaprijed promišljeno, ali ponekad su moguća iznenađenja: dijete može prosuti hranu ili se u kuhinji može dogoditi neka vrsta prekrivanja. Unaprijed saznajte koji će gosti biti na događaju kako biste mogli razmisliti o rasporedu stolova s ​​hranom i sjedala za goste.

     • Ako je negdje prolivena tekućina, potrebno ju je što prije očistiti iz sigurnosnih razloga, čak i ako morate pomaknuti tepih, bilo kakve ukrasne elemente ili namještaj. Ako se mrlja ne može prikriti (npr. ako se radi o antiknom predmetu), bolje je ukloniti predmet s mrljom. Ako imate višak namještaja, iskoristite ga. Ako ne, rasporedite ostatak namještaja tako da nedostatak jednog predmeta ne bude vidljiv.
     • Prostor s hranom može se ograditi ogradom od užeta, zavjesom ili paravanom. Ovo je korisno ako tanjuri za predjelo jedva stanu na švedski stol ili ako planirate kasnije pokazati što će se poslužiti. Neki gosti mogu odlučiti da se hrana poslužuje u neograničenim količinama i da se može uzimati samostalno, ali to nije uvijek slučaj.
     • Promijenite jelovnik. Ako se neki dio jela ne može poslužiti (npr. prilog je zagorio), isključite ga, zamijenite drugim ili smanjite porciju tako da preostalog priloga bude dovoljno za sve. U tom slučaju morate povećati udjele drugih proizvoda. O odluci obavijestiti odgovorne.
     • Neočekivani vegetarijanci, trezvenjaci i alergični gosti ne bi trebali biti tamo ako ste unaprijed razmislili o svemu, ali nije rijetkost da ljudi bez upozorenja dovedu rodbinu ili bliske prijatelje, pogotovo ako događaj nema strogu broj pozivnica. U pravilu, rješavanje takvih problema je jednostavno. Dočekajte goste na ulazu i pitajte ih imaju li kakvih preferencija prema hrani. Javite sve kuhinjske preferencije čim saznate za njih.
     • Ako ima više gostiju nego što ste očekivali, pripremite više hrane ili kupite više hrane ako je potrebno. Kuhinja u pravilu ima zalihu hrane, s obzirom na moguće kvarenje, a najčešće je hrane više nego što je potrebno, a ne manje. Možete smanjiti porcije i poslužiti više kruha, salate ili povrća, odnosno proizvoda koji se brzo mogu kupiti u supermarketu.

   • Znati rješavati probleme s djecom. Nemojte pogriješiti mnoge menadžere – zapamtite da djeca imaju iste potrebe kao i odrasli: žele se dobro zabaviti i ne dosađivati. Roditelji su često uvrijeđeni ako događaj ne pruža zabavu za djecu. Najbolje je da zamolite sve goste koji planiraju dovesti djecu da vas o tome obavijeste odgovorom na vaš poziv.

     • Maloj djeci (mlađoj od 10 godina) najbolje je rano ponuditi hranu ili grickalice, jer najčešće večera ne počinje prije 20 sati, što je puno kasnije nego što djeca obično jedu. Hrana djeci treba biti zanimljiva i zdrava, ali i dobro osmišljena kao hrana za odrasle – roditelji će to cijeniti. Kompletan dječji obrok olakšat će roditeljima opuštajuću večer.
     • Djeci starijoj od 10 godina općenito se mogu poslužiti obroci za odrasle i porcije iste veličine kao i odrasli, iako djeca najčešće ne pojedu cijelu porciju. Uz suglasnost roditelja ponudite djeci dječji jelovnik ako ne vole hranu za odrasle. Tinejdžeri često biraju istu hranu kao i djeca jer je jednostavnija. Iz tog razloga neki objekti preimenuju dječje jelovnike u alternativne jelovnike. Unaprijed s glavnim gostima dogovorite jelovnik za djecu i mogućnosti zabave za djecu i starije osobe.
     • Odredite privatni prostor za hranjenje i presvlačenje žena s bebama te mjesto za spavanje male djece ako se umore.

   • Znati kako se nositi s buntovnim i pijanim gostima, kao i s ljudima koji pokušavaju ući na događaj bez poziva. U idealnom slučaju, to se može izbjeći, ali ne uvijek - problemi su mogući na korporativnim i obiteljskim događajima. Često se pojave nijanse koje niste znali niti ste mogli znati, stoga budite spremni na sve.

     • Pitajte klijenta i glavne goste o mogućim scenarijima ponašanja u takvim slučajevima. Ako nije prikladno razgovarati s njima o tome, razgovarajte s drugim osobama koje su zadužene kako biste izbjegli probleme oko sjedenja. Odredite odgovorne osobe za ove situacije, pratite situaciju i budite spremni intervenirati po potrebi. Strogo govoreći, vaša je odgovornost voditi događaj, ali niste odgovorni za privatne stvari gostiju. Iz tog razloga trebali biste saznati kome se trebate obratiti ako dođe do neugodne situacije.
     • Budući da može biti teško odbiti alkohol gostu koji je već popio previše, baš kao i interakciju s gostom koji se agresivno ponaša, najbolje je dopustiti jednom od gostiju da riješi sukob. Zovite policiju samo ako glavni gosti to odobre. Čak i mali događaji često imaju puno alkohola, stoga je važno uvijek biti na oprezu.
     • Situacije s ljudima koji pokušavaju ući na događaj bez poziva uvijek su prilično teške. U tom slučaju najbolje ih je mirno zamoliti da napuste događaj, ali prvo provjerite s glavnim gostima jesu li ti ljudi stvarno na popisu pozvanih. Ako se ljudi ponašaju agresivno, vaša je dužnost zaštititi goste koliko god je to moguće. Nazovite policiju ili osiguranje ako uljezi ne odu unatoč vašim zahtjevima.
     • Gosti često preskaču raspored sjedenja i sjedaju gdje žele ili pored onoga s kim žele. Pitajte glavne goste je li to prihvatljivo. Najbolje je unaprijed dogovoriti sve s klijentima. Ako je obavezno da ljudi sjede prema rasporedu sjedenja, ne puštajte nikoga u blagovaonicu prije početka večere. Često prije večere gosti su u predvorju, u predvorju ili u baru. Ako se neke osobe ne smiju prekrižiti zbog obiteljskih nesuglasica, možete ljude podijeliti u grupe i odvesti ih do odgovarajućih stolova zasebno.

   • Znajte što učiniti ako vam vrijeme stane na put. U nekim regijama moguća je iznenadna kiša ili snijeg, kao i velika vrućina ili hladnoća. Vrijeme u pravilu nije bitno ako se događanje održava u zatvorenom prostoru, no u slučaju događanja na otvorenom sve je kompliciranije. Ako se očekuje loše vrijeme, događaj premjestite na drugo mjesto. Ako to nije moguće, unajmite veliki paviljon ili šator (iako ova opcija može biti skupa ako se rezervira u zadnji čas). Pratite vrijeme dok se pripremate za događaj. U slučaju lošeg vremena, izuzetno je teško popraviti situaciju, stoga učinite sve što je u vašoj moći da spriječite probleme.

     • Neke zemlje imaju osiguranje u slučaju lošeg vremena i drugih problema. Ako je vrijeme u vašem području nepredvidivo, razmislite o planu za rješavanje lošeg vremena. Informirajte se o trošku osiguranja i premještanja događaja na drugo mjesto jer ćete tako pripremiti klijenta na moguće dodatne troškove.

• Držite osnovne potrepštine na jednom prikladnom mjestu: maramice, aparat za gašenje požara, pribor za prvu pomoć i druge stvari. Ako sve bude u redu, neće vam trebati, ali za velike događaje najbolje ih je imati pri ruci za svaki slučaj.
• Ako je netko od gostiju ili govornika umoran ili se mora naviknuti na jet lag, provjerite s njima ili njihovim pomoćnicima treba li im spa tretman, masaža ili bilo što drugo da bi se osjećali bolje. Ako dugo nisu jeli, možete im poslati ručak, a ako se ne osjećaju dobro, tablete (npr. ako ih boli glava od stresa ili želudac zbog leta). Umorni gosti ili govornici načini su da upropastite svaki događaj, koliko god se trudili.
• Pobrinite se da svi mogu vidjeti pozornicu i čuti glazbu ili izvedbe.
• Upamtite da je organiziranje tuđeg događaja velika čast, čak i ako se sam proces pokaže vrlo napornim. Vaš rad može usrećiti mnoge ljude i pružiti im nezaboravno iskustvo. Ovo iskustvo će vam također biti korisno jer ćete steći mnoge nove vještine.
• Možete sami održati govor ili čak plesati s nekim ako to čini događaj zanimljivijim. Važno je moći delegirati svoje odgovornosti u slučaju da trebate sudjelovati u plesu ili održati govor. Bitno je da ni za jednim stolom nema tišine.

Informacije o članku

wikiHow je wiki, što znači da je mnoge naše članke napisalo više autora. Prilikom izrade ovog članka, 30 ljudi radilo je na njegovom uređivanju i poboljšanju, uključujući i anonimne osobe.

Na drugim jezicima:

Ova stranica je pogledana 57.546 puta.

Je li ovaj članak bio koristan?