Objednávka odpovědná za správu archiválií. Interakce mezi referentem a právní službou organizace. Hlavní úkoly a odpovědnosti

V každé organizaci se postupem času hromadí různé druhy papírů, dokumentů, případů, ze kterých se následně tvoří archiv. Aby byl pořádek, je ustanovena odpovědná osoba.

Jak archivovat

Na legislativní úrovni nejsou stanoveny striktně definované normy pro vedení archiválií v komerčních podnicích. To znamená, že management každé společnosti má právo samostatně vypracovat tyto požadavky, které jsou pak zahrnuty do balíčku místních předpisů. V souladu s nimi je prováděn dohled nad archivem.

Dokumenty uložené v archivu by měly být pravidelně (nejméně jednou za pět let, nejlépe jednou ročně) kontrolovány. Ty, které jsou zastaralé a ztratily svou relevanci, podléhají likvidaci – je pro ně v zákoně stanoven zvláštní postup. Zbytek zůstává v archivu až do okamžiku, kdy vyprší i doba jejich uložení.

Místnost archivu musí mít určitou teplotu a vlhkost. Je absolutně nepřijatelné, aby se na archivní dokumenty dostávalo sluneční světlo (vyhořívají a zhoršují se tím).

I zde je bezpodmínečně nutné dodržovat požární bezpečnost – archiv se skládá výhradně z hořlavých předmětů.

Kdo je zodpovědný

Zpravidla tajemník podniku, specialista personální oddělení nebo účetní.

Ale pokud je organizace velmi velká, pak in personální obsazení může být zavedeno samostatné místo, podle jehož pokynů bude hlavní odpovědností specialisty řízení archivních záležitostí a archivu samotného.

Jaké úkoly jsou zahrnuty do funkcí pracovníka odpovědného za archiv

Zaměstnanec odpovědný za archiv musí nejprve zaznamenat všechny dokumenty, které do něj vcházejí. Podléhají povinnému podrobnému popisu (název, počet listů atd.). Musí také formovat pouzdra a uspořádat je do složek v určitém pořadí, které stanoví správa společnosti. Kontroluje také dobu uložení písemností, a pokud někdo archivní dokument potřebuje, vydá jej, ale přísně proti podpisu a pouze s podmínkou dalšího vrácení.

Kdo jmenuje osobu odpovědnou za archiv

Ředitel podniku obvykle jmenuje zaměstnance, který bude za archiv odpovědný. Za tímto účelem vydá příslušný příkaz, který uvádí pozici a celé jméno zaměstnance, jakož i úkoly, které jsou mu přiděleny.

Vlastnosti tvorby řádu, obecné body

Pokud jste byli pověřeni vypracováním příkazu ke jmenování pracovníka odpovědného za archiv a dosud jste se s takovým dokumentem nesetkali, využijte níže uvedených tipů. Podívejte se na příklad - vezmete-li v úvahu, budete moci vytvořit svůj vlastní formulář bez větších potíží.

Než poskytneme podrobnou představu o této konkrétní objednávce, promluvme si o některých obecná informace které jsou relevantní pro všechny takové správní akty.

Za prvé, pokud má organizace ve svých účetních zásadách pevně stanovenou šablonu objednávky, musí být doklad vytvořen podle jejího typu. Ale pokud taková šablona neexistuje, nezáleží na tom - můžete sestavit objednávku volná forma z právního hlediska je to naprosto přijatelné.

Za druhé, každá objednávka musí být něčím zdůvodněna. Odůvodnění obvykle uvádí skutečný důvod vytvoření dokumentu (v tomto případě to může být z nutnosti). Také vydání příkazu se vždy o něco opírá - nejčastěji je základem odkaz na nějaký legislativní akt, normu nebo interní dokument, například memorandum.

Zatřetí, objednávku je možné napsat ručně nebo napsat na počítači, pokud je však použita elektronická verze, musí být dokument vytištěn po vytvoření - je to nutné, aby jej ředitel nebo zaměstnanec vykonávající jeho funkce mohl potvrdit jeho autogram. Pokud je pro podnik obvyklé používat k certifikaci interních dokumentů pečeti, musí být objednávka orazítkována.

A konečně za čtvrté, dokument by měl být vyhotoven v jedné originální kopii.

Poznámku o objednávce je nutné provést do zvláštní knihy jízd, kterou vždy vede tajemník podniku nebo jiný odpovědný pracovník.

Vzor příkazu k určení osoby odpovědné za archiv

Příkaz ke jmenování pracovníka odpovědného za archiv není z hlediska struktury a obsahu tak složitý, takže by při jeho vytváření neměly být žádné zvláštní potíže.

1. Na začátku dokumentu je napsán název společnosti a také název dokumentu samotného.
2. Dále je objednávce přiděleno číslo, je uvedeno datum a místo jejího vyhotovení.
3. Poté přichází hlavní část formuláře. Nejprve se zde zapisuje podklad a odůvodnění, poznamenává se, pro jaké účely je odpovědná osoba ustanovena. Dále je uvedeno, komu přesně je toto poslání svěřeno: je uvedena pozice, celé jméno zaměstnance, datum, od kterého na něj přechází odpovědnost za archiv. Poté byste měli uvést, které dokumenty, předpisy a ustanoveními zákona musí být zaměstnanec při své činnosti veden. Nakonec je jmenován zaměstnanec podniku, který odpovídá za realizaci tohoto příkazu (může to být sám ředitel, některý z jeho zástupců nebo např. vedoucí personálního oddělení).
4. Dokument podepisuje vedoucí organizace a jeho podřízení, kteří za archiv zodpovídají (ten svým podpisem osvědčuje, že je obeznámen s objednávkou a nemá nic proti plnění nových funkcí).

Příkaz o jmenování osoby odpovědné za kancelářskou práci

Příkaz ke jmenování osoby odpovědné za kancelářskou práci vzniká ve dvou případech: pokud v organizaci vzrostl objem dokumentů a tajemník se s tím přestal vypořádat, nebo pokud společnost vůbec nemá tajemníka, ale zásadní je člověk, který bude zpracovávat dokumenty. V článku naleznete dva vzory příkazů k určení odpovědné osoby a komentáře k nim.

Příkaz o jmenování osoby odpovědné za kancelářskou práci: obecné informace

Taková objednávka je vždy vyhotovena ve volné formě. Hlavní věcí je uvést, kdo přesně, kdy a jaký druh odpovědnosti je přidělen. Hlavní postava zakázky - odpovědný pracovník - musí být s tímto dokumentem seznámen.

Neuškodí ani informace, co dělat, když příkazem určená odpovědná osoba onemocní nebo odjede na služební cestu, tedy zajistit náhradu za období krátkodobé nepřítomnosti.

Pokud organizace plánuje zaplatit zaměstnanci za přidělení dalších povinností, nelze v tomto příkazu zapsat výši doplatku. Výše příplatku je osobním údajem zaměstnance. Personalista tedy bude muset vypracovat druhý příkaz „O zřízení osobního příplatku“ nebo „O zvýšení objemu vykonávané práce“. Nepleťte proto prosím: příkaz ke jmenování osoby odpovědné za kancelářskou práci je příkaz k hlavní činnosti. Příkaz na zvýšení nebo zvýšení objemu je příkaz pro personál.

Nové povinnosti zaměstnance jsou nejlépe obsaženy v jeho pracovní náplni. Pokud ve firmě nejsou popisy práce, pak mohou být uvedeny přímo v objednávce (viz první příklad) nebo v pokynech pro kancelářskou práci (druhý příklad).

Příkaz ke jmenování osoby odpovědné za kancelářskou práci je takový příkaz, který je třeba pravidelně sledovat z hlediska relevantnosti. Odpovědná osoba může být povýšena, může skončit nebo jít na dlouhodobou dovolenou a pak bude muset být příkaz upraven. Například pokud došlo k převodu (navýšení), pak na nová pozice je nepravděpodobné, že by s sebou tato osoba stáhla své staré povinnosti. S největší pravděpodobností je převezme ten, kdo přijde na jeho místo. Pokud se objednávka včas nezmění, ukáže se, že je vyhotovena pro neexistujícího zaměstnance.

thebestsecretary.ru

Jak určit osobu odpovědnou za archivaci?

Otázka-odpověď k tématu

Řekněte mi, je možné vydat příkaz ke jmenování osoby odpovědné za vedení archivu a stanovit doplatek za navýšení objemu práce např. 25% mzdy? Jak to formulovat v tomto pořadí? nebo to bude práce navíc na pozici? Je to správně, ale bude to napsáno v objednávce, že zavést příplatek za další povinnosti archivace?

Ano, lze vydat příkaz k určení osoby odpovědné za archiv.

Nenechte si ujít: Zásadní změny v HR

Co je přijato a vstoupilo v platnost tento měsíc.

Osoba odpovědná za něco může být jmenována příkazem.

Přitom v souladu s čl. 60 zákoníku práce Ruské federace je zakázáno vyžadovat od zaměstnance výkon práce, která není stanovena pracovní smlouvou.

Pokud práce navíc přesahuje funkční povinnosti zaměstnance, pak musí být dodatečně placena i práce navíc: jako kombinovaná nebo částečný úvazek, pokud je v tabulce obsazení místo odpovědné za archiv.

V ostatních případech jsou funkce osoby odpovědné za vedení archivu obsaženy v pracovní náplni zaměstnance v souladu s čl. 72 zákoníku práce Ruské federace.

Pokud byla tato funkce původně stanovena v popisu práce, pak za výkon práce odpovědného, ​​včetně, zaměstnanec dostává svůj plat a nemá nárok na další platbu.

Pokud jsou zahrnuty nové povinnosti pracovní smlouva zaměstnance, je možné v souvislosti s navýšením objemu práce buď upravit jeho mzdu, nebo zřídit příplatek (příplatek) za zvýšení náročnosti práce, zvýšení objemu práce.

Podrobnosti v materiálech personálu systému:

Formuláře: Objednávka o jmenování pracovníka odpovědného za školení personální doklady přenést do archivu organizace

Společnost s omezené ručení"alfa"

OBJEDNÁVKA č. 26
o jmenování zaměstnance odpovědného za přípravu personální dokumentace
přenést do archivu organizace

Moskva 15.10.2015

V souladu s Řádem o archivu, za účelem systematizace dokumentů a
chránit je

Populární otázky

Přidělte odpovědnost za přípravu personálních dokumentů "Alfa" pro převod do
archivní úložiště vedoucího personálního oddělení E.E. Gromov.

Objednávka o organizaci archivu v podniku

V průběhu času se může nahromadit každá společnost, která nedávno zahájila činnost velký počet dokumentaci, kterou je potřeba někde uložit. Pro tyto účely jsou vytvořeny speciální archivní oddělení, o jejichž organizaci bude pojednáno v tomto článku.

Z článku níže se dozvíte:

jak je archiv v podniku organizován a jaká pravidla je třeba dodržovat;

jak probíhá zveřejnění objednávky o organizaci archivu v podniku a jaké informace jsou v něm zobrazeny;

jaké kontroly musí projít před podpisem příkazu k umístění archivu;

kdo může být jmenován odpovědným za vytvoření archivu pro monitorovací dokumentaci.

Organizace archivu v podniku

Při plánování archivního oddělení v podniku je třeba vzít v úvahu, že dlouhodobé uložení dokumentů musí probíhat za určitých podmínek. K tomu je přidělena samostatná místnost, ve které je nutné:

Nepřehlédněte: hlavní článek měsíce od předních specialistů ministerstva práce a Rostrud

Encyklopedie personálních rozkazů ze systému Kadra.

udržovat přijatelnou úroveň vlhkosti a teploty;

omezit přístup třetím stranám;

instalovat skříně a regály;

kompetentně organizovat využití volného prostoru.

Dokumenty je zakázáno ukládat v provozovnách poskytujících stravovací služby, ve skladech potravin a organizacích pracujících s hořlavými a chemickými materiály. Archiv nesmí být umístěn v blízkosti čerpacích stanic, parkovišť nebo jiných potenciálně nebezpečných míst.

Místnost archivu musí mít vlastní větrání, nesmí mít potrubí ani jiné komunikační prvky. Klimatizační systémy musí být také navrženy v souladu s řadou pravidel:

• recirkulace vzduchu má směnný kurz 2-3;
• podmínky teploty a vlhkosti by měly být stabilní, bez náhlých změn;
• je nutné zajistit stabilní a stálé čištění vzduchu od agresivních nečistot a prachu.

Pro minimalizaci rizika požáru se také doporučuje chránit archiv před použitím elektrických ohřívačů a jiných předmětů, které mohou způsobit náhodný požár. Jinými slovy, provoz zařízení musí být organizován tak, aby se na něj náhodně padající papír nestal katalyzátorem, který zapálí veškerou dokumentaci uloženou uvnitř.

Vydání příkazu k organizaci archivu v podniku

Pojďme k dokumentace archiv.

Mělo by se začít tím, že po výběru nejvíce vhodné prostory vedoucí podniku vydává zvláštní objednat, kterým se upravuje počátek tvorby oddělení ukládání dokumentace. Vedoucí organizací si musí být plně jisti, že plánovaný archiv splňuje přísné moderní požadavky v oblasti požární a technické bezpečnosti (k tomu se provádějí speciální kontroly, o kterých bude pojednáno níže).

Příkaz ředitele se zaznamená do deníku, poté se s ním seznámí pracovníci odpovědní za vytvoření archivu. Zaměstnanec je povinen svým podpisem vyjádřit, že souhlasí s převzetím odpovědnosti za provedení objednávky.

V objednávce musí vedoucí společnosti uvést následující informace:

od kterého okamžiku vstupuje tento příkaz v platnost;

který z podřízených je jmenován odpovědným za vytvoření archivu;

v jakých termínech je třeba oddělení definitivně zformovat;

jaká odpovědnost se přebírá, pokud je archiv navržen s porušením pravidel požární bezpečnost a hygienický režim.

Ředitel má obecně právo objasnit všechny důležité body v objednávce, které považuje za nutné sdělit svým podřízeným.

Jaké kontroly musí projít před podepsáním objednávky k umístění archivu?

Vhodnost vybraných prostor pro budoucí archiv analyzují speciální kontrolní orgány - zástupci hygienické a epidemiologické stanice a Státního požárního dozoru. Kvalifikovaní specialisté při návštěvě společnosti posuzují úroveň shody státní normy a norem, načež vydají písemné rozhodnutí, kde souhlasí s racionalitou užívání této konkrétní místnosti nebo upřesní body, které je potřeba před závěrečnou fází projektu vyřešit.

Kdo může být jmenován odpovědným za vytvoření archivu pro monitorovací dokumentaci?

Vedoucí společnosti osobně vybírá občana odpovědného za archivní dokumentaci, který získá práci archiváře. Mezi jeho povinnosti patří obecná organizace práce archivu a recepce-vydávání formulářů. Před jmenováním do funkce bude muset budoucí archivář projít instruktáží a školením, aby se zjistilo, zda má osoba dostatek zkušeností a znalostí, aby zaručila kompetentní uložení důležitých úkonů a interní dokumenty podniky.

Městské části" href="/text/category/munitcipalmznie_rajoni/" rel="bookmark">městský obvod

Aby byla zajištěna kontrola nad stavem a bezpečností dokumentů, organizace a zlepšování dokumentační podpora vedení ve správě městské části Amur:

1. Zadat specialistovi 1. kategorie obecné oddělení Pochechueva Nina Ivanovna:

1.1. Odpovědnost za udržování práce archivu správy, vznik, pořizování, předávání k trvalému uložení písemností správy na oddělení archivu, likvidaci spisů po uplynutí doby jejich uložení.

1.3. Kontrolovat správnost tvorby případů běžné kancelářské práce ve strukturálních útvarech okresní správy v přísném souladu s nomenklaturou případů s přihlédnutím k podmínkám jejich uložení.

1.4. Předložit archivnímu oddělení správy k posouzení a odeslání ke schválení soupis případů k trvalému uložení, ke schválení soupis případů pro personál k objednaným dokumentům, dle harmonogramu.

2. Schválit přiložený Řád o archivu správy městské části Amur.

3. Uznat jako neplatné:

3.1. Rozkaz hlavy města Amursk s regionem Amur "O jmenování osoby odpovědné za kancelářskou práci a archivy administrativy a složení odborné komise."

3.2. Příkaz přednosty městského obvodu Amur „O změně příkazu „O ustanovení osoby odpovědné za kancelářskou práci a archiv správy a složení odborné komise“, o schválení Řádu o archivu, o ustanovení § 2 odst. 1 písm. odbornou komisi."

4. Uložit kontrolu nad plněním tohoto nařízení vedoucímu okresní správy

Okresní přednosta

SCHVÁLENÝ

na příkaz hlavy

Amurská obecní

POZICE

o archivu správy městského obvodu Amur

I. Obecná ustanovení

1.1. Dokumenty vzniklé při činnosti správy městské části Amur (dále jen správa) a mající vědecký, hospodářský, společenský a historický význam tvoří státní součást Archivního fondu Ruská Federace, jsou majetkem obce a podléhají uložení v archivu správy městské části Amurskij (dále jen archiv) v mezích stanovených právními předpisy o archivnictví v Ruské federaci.

Archiv byl vytvořen v souladu s článkem 13 federálního zákona ze dne 1. ledna 2001 „O archivnictví v Ruské federaci“ a je součástí oddělení všeobecné správy.

Archiv byl vytvořen za účelem pořizování, uchovávání, výběru, účtování, objednávání a využívání archiválií, včetně dokladů o personálu, ve stanovených lhůtách jejich uložení a do budoucna včasného předávání těchto dokumentů k trvalému uložení. na archivní odbor okresní správy .

1.2. Poskytuje se archiv v souladu s článkem 15 federálního zákona „o archivech v Ruské federaci“. potřebné prostory, vybavení a personální, pro jeho fungování jsou vytvořeny nezbytné finanční, logistické a další podmínky.

1.3. Práce archivu je organizována podle předpisů schválených nařízením přednosty městské části Amur.

1.4. Archiv sestavuje roční plán práce s uvedením konkrétní typy práce a harmonogramy přijímání případů do archivu a poskytování soupisů, které schvaluje přednosta MČ Amur.

Na základě výsledků práce archiv zpracovává zprávu o plnění ročního plánu, harmonogramy, ale i informace o plnění činností nezařazených do ročního plánu.

1.5. Archiv se ve své práci řídí legislativními a jinými regulačními právními akty Ruské federace a území Chabarovsk, Předpisy o generálním oddělení správy městské části Amur, Pokynem pro kancelářskou práci Správy Amuru. městské části, názvosloví případů a tohoto nařízení.

1.6. Odpovědnost za udržování práce archivu má odborný pracovník obecného odboru správy nebo jiný odborník jmenovaný do funkce a odvolávaný přednostou městské části Amur.

Do funkce odborníka odpovědného za udržování práce archivu je jmenována osoba, která má vysokoškolské vzdělání, umí pracovat s dokumenty, zná kancelářskou práci a práci archivu.

1.7. Osoba odpovědná za práci archivu spolu s přednostou městské části Amur osobně odpovídá za porušení pravidel pro ukládání, sestavování, evidenci a používání archiválií v souladu s platnou legislativou.

1.8. Při změně odborníka odpovědného za archiv se přijímání a předávání dokumentů a referenčního aparátu k nim, jakož i prostor archivu, inventáře a vybavení, provádí podle zákona, který schvaluje vedoucí Městský obvod Amur.

Pro přijímání a předávání případů je z příkazu přednosty okrsku ustanovena komise složená nejméně ze tří osob.

1.9. Kontrolu činnosti archivu vykonává vedoucí generálního odboru správy.

1.10. Organizační a metodické řízení činnosti archivu zajišťuje archivní oddělení správy městské části Amurskij.

II. Složení archivních dokumentů

Archiv administrace přijímá k uložení:

2.1. Dokumenty trvalého uložení doplněné kancelářskou prací, vzniklé v důsledku činnosti správy a mající historický, kulturní, vědecký, společenský, hospodářský a politický význam.

2.2. Dočasně uložené dokumenty, včetně těch starších 10 let,
nutné v praktické činnosti správa.

2.3. Personální doklady.

2.4. Vědecký referenční přístroj pro archivní dokumenty.

Vydávání dokumentů pro dočasné použití a pro práci ve studovně.

5.4.2. Informace sociálně-právní povahy se na žádost občanů a organizací vydávají ve formě archivního potvrzení, archivní kopie a archivního výpisu.

5.4.3. Vydávání pouzder z archivu k dočasnému použití se provádí jak pro práci v archivu, tak mimo archiv a eviduje se v knihách pro vydávání dokumentů.

Pouzdra se vydávají k dočasnému použití zaměstnancům strukturálních útvarů správy na dobu nejvýše jednoho měsíce.

Organizacím třetích stran jsou vydávány případy k dočasnému použití na základě jejich písemných žádostí se souhlasem vedoucího městské části Amursky nebo jeho zástupce, podle zákonů na dobu nejvýše tří měsíců.

5.5. Postup pro přenos archivních dokumentů k trvalému uložení

5.5.1. Dokumenty Archivního fondu Ruské federace, dočasně uložené v archivu, jsou předány k trvalému uložení na archivní oddělení okresní správy po uplynutí doby dočasného uložení stanoveného federální zákon"O archivnictví v Ruské federaci" v uspořádaném stavu s příslušným vědeckým referenčním aparátem a pojistnými kopiemi pro zvláště cenné a jedinečné dokumenty.

5.5.2. V nezbytných případech mohou být podmínky dočasného uložení dokumentů změněny po dohodě s odborem archivu vlády území Chabarovsk.

Včasné předání dokumentů k trvalému uložení lze provést v případě hrozby ztráty (zničení) dokumentů.

Prodloužení doby dočasného uložení dokumentů je povoleno výjimečně v případě potřeby praktického využití dokumentů s písemným povolením archivního oddělení okresní správy.

5.5.3. Předávání dokumentů k trvalému uložení na oddělení archivu se provádí každoročně podle harmonogramu schváleného příkazem přednosty městského obvodu Amur.

Přijetí dokumentů k trvalému uložení je formalizováno aktem přijetí a předání případů. Spolu s dokumenty se předávají tři kopie soupisu a jedna kopie aktu o přijetí a předání případů.

Manažer administrativních záležitostí

Městský obvod Amur

Státní celní výbor Ruské federace
Severozápadní celní správa Ruské federace
SAINT PETERSBURG ZVYKY

O jmenování osob odpovědných za účetnictví, skladování a používání
dřevotřískové dokumenty v oddílech petrohradské celnice

V souladu s pokynem NWTU Ruska ze dne 27. dubna 1999 N 22-16 / 173 a za účelem dalšího zlepšení dokumentační podpory a kontroly provádění dřevotřískových dokumentů v divizích celních úřadů v Petrohradě

Objednávám:

1. Jmenovat úředníky na celních úřadech a odděleních odpovědných za účetnictví, skladování a používání dřevotřískových dokumentů (příloha 1).

2. Vedoucí celních úřadů a oddělení zajišťují:

2.1. Ve svých pododborech je organizace práce s dokumenty pro dřevotřískové desky v souladu s požadavky nařízení Státního celního výboru Ruska ze dne 23. září 1996 N 582 dřevotřískové desky „O schválení Pokynu o postupu účtování, oběhu a skladování dokumentů, případů a publikací obsahujících neutajované informace omezené distribuce u celních orgánů“ .

2.2. Do 24. května 1999 na základě vzoru (viz příloha 2) v souladu s nařízením Státního celního výboru Ruské federace ze dne 16. února 1998 N 80 „O schválení Předpisů o postupu při vypracování a schvalování pracovní náplně zaměstnance celního orgánu Ruské federace“ vypracovat, předepsaným způsobem koordinovat a schvalovat s vedoucím celní náplně pracovní náplně zaměstnanců odpovědných za práci s dokumenty z dřevotřísky v jednotce.

2.3. Jakékoli změny ve složení úředníků odpovědných za práci s dokumenty DSP by měly být okamžitě hlášeny oddělení zvláštních informací.

3. Kontrolu plnění stanovených požadavků pro práci s dokumenty obsahujícími informace omezené distribuce provádí oddělení speciálních informací (Vasilková M.V.).

4. Vyhrazuji si kontrolu nad realizací této objednávky.

Vedoucí celnice
hlavní generál r/s
V.G. Eremenko

Příloha 1 k objednávce. Zodpovědnost za práci s dřevotřískovými dokumenty

Příloha 1
objednat
ze dne 19.05.99 N 144

Názvy strukturních dělení		Osobní číslo	Pracovní pozice
	Lakomkin M.V.		brzy větví
	Zavyalova E.A.		Umění. inspektor
Insp. v l/s	Arbidan T.Yu.		ved. inspektor
			Umění. inspektor
	Sevastjanová T.I.		Umění. plně funkční
	Semenov V.V.		Umění. plně funkční
	Sokolová L.F.		Umění. inspektor
	Merkulová N.I.		inspektor
	Smirnova E.N.		inspektor
	Suvorin Yu.F.		brzy oddělení
	Mezeneva S.V.		Umění. inspektor
	Bělousová L.V.		brzy oddělení
	Morozová E.A.		ch. inspektor
	Shahverdová M.P.		zástupce brzy oddělení
	Glushkova Yu.G.		Umění. inspektor
	Nikolaev O.N.		inspektor
	Buyanova O.V.		inspektor
	Lovtsova I.N.		inspektor
	Savelyeva A.V.		ch. inspektor
	Efimová M.K.		Umění. inspektor
Právní. oddělení	Zimoglyad G.V.		Umění. inspektor
	Shvetsov Yu.V.		zástupce brzy oddělení
	Panfilov V.I.		ch. inspektor
Odd. tam. och.	Andreeva V.P.		inspektor
	Kozlová M.S.		inspektor
	Vasilková M.V.		brzy větví
	Vinogradova E.A.		zástupce brzy oddělení
	Stěkolníková G.V.		inspektor
	Golovanová I.V.		ch. inspektor
	Tarasová T.A.		Umění. inspektor
	Odintsová E.K.		Umění. inspektor
	Gusev A.L.		ch. inspektor
	Petrová E.A.		inspektor
	Vasilyeva O.A.		inspektor
	Marusina M.G.		inspektor
	Ioutsen N.L.		Umění. inspektor
	Kalinina T.R.		inspektor
	Rubčenko N.A.		inspektor
	Alekhin V.V.		brzy pošta
	Abramov O.E.		zástupce brzy pošta
	Karnitskij I.V.		zástupce brzy OTO&TK 2
T/P Južnyj	Chistyakova S.A.		Umění. inspektor
T/P Severný	Dobrodějev A.M.		inspektor
	Serov V.Yu.		inspektor
T/P Severozápad.	Vavilov A.V.		zástupce brzy pošta
	Buganova S.Yu.		Umění. inspektor
T/P Yugo-Zap.	Vrabčák O.M.		Umění. inspektor
	Filippov V.V.		inspektor
T/P Kirishskiy	Kuzmicheva T.N.		ved. inspektor
	Daškevič G.N.		zástupce brzy pošta
T/P Gatchinsky	Kolmogorová N.V.		Umění. inspektor
T/C Lužskij	Smirnov S.E.		Umění. inspektor
T/P Volchovský	Matrosová E.G.		inspektor
	Cherevan S.P.		Umění. inspektor
T/P Vševolozhs.	Erďakov A.V.		brzy pošta
	Bogachkova O.A.		inspektor

ředitel odboru
speciální informace
M. V. Vasilková

Příloha 2 k objednávce. Přibližná pracovní náplň osoby odpovědné za práci s dřevotřískovými dokumenty v organizační jednotce (oddělení) celního úřadu

Příloha 2
objednat
ze dne 19.05.99 N 144

1. Obecná ustanovení

1.1. Zodpovědnost za kancelářskou práci stavební jednotky (oddělení) celní úřad provádí kancelářské práce dokumentů z dřevotřísky na oddělení (celní pošta).

1.2. Vedoucí kanceláře je přímo podřízen vedoucímu oddělení.

1.3. Osoba odpovědná za práci s dřevotřískovými dokumenty je určena příkazem celního orgánu.

1.4. Osoba odpovědná za práci s dřevotřískovými dokumenty při své činnosti se řídí nařízením Státního celního výboru Ruské federace ze dne 23. září 1996 N 582 „O schválení Pokynu k postupu účtování, oběhu a uchovávání dokumentů , soubory a publikace obsahující neutajované informace omezené distribuce v celních orgánech.“

2. Práva

2.1. Osoba odpovědná za práci s dřevotřískovými dokumenty má právo:

požadovat od exekutorů vyřízení dokladů DSP ve stanovených lhůtách, jakož i všechny potřebné informace o průběhu vyřizování dokladů;

neakceptovat dokumenty dřevotřísky k podpisu vedoucího oddělení, které nejsou vyhotoveny v souladu s nařízením Státního celního výboru Ruské federace ze dne 23. září 1996 N 582.

3. Odpovědnosti

3.1. Hlavním úkolem osoby odpovědné za práci s dřevotřískovými dokumenty je kancelářská práce a kontrola vyřizování dřevotřískových dokumentů.

3.2. K provedení tohoto úkolu musí osoba odpovědná za práci s dokumenty obsahujícími omezené informace:

přijímat podklady dřevotřískové desky pro konstrukční celek v oddělení podpory dokumentace, zasílat korespondenci pro zprávu vedení jednotky (celní poště), po shlédnutí zaslat k provedení v souladu s usnesením;

vykonávat kontrolu nad průchodem a lhůtami pro vyhotovení dokumentů CPD, hlásit jejich nedodržení, zapisovat potřebné značky na karty;

vypracovávat osvědčení (souhrny) o průběhu vyřizování dokumentů DSP;

přijímat podklady DSP k podpisu vedoucího oddělení, kontrolovat správnost přípravy a provedení odchozích dokumentů DSP;

přenést odchozí korespondenci dřevotřískové desky připravenou konstrukční jednotkou na oddělení podpory dokumentace k odeslání;

formuláře případy v souladu se zavedenou nomenklaturou;

připravit dřevotřískové podklady pro následné uložení a použití;

předávání případů trvalého a dočasného uložení (nad 10 let) do archivu celního oddělení;

zajistit účtování a uložení dokladů pro dřevotřískové desky;

poskytovat ústní reference o práci v mezích svých povinností a kompetencí.

4. Odpovědnost

Za nesplnění povinností stanovených nařízením Státního celního výboru Ruské federace ze dne 23. září 1996 N 582 a náplní práce odpovídá osoba odpovědná za práci s dřevotřískovými dokumenty.


Vedoucí divize _____________________________


DOHODNUTO:

Vedoucí právního oddělení _____________________________



Text dokumentu je ověřen:
oficiální distribuce

Pokud je objem vyplněné dokumentace impozantní nebo se zvýšil a stávající zaměstnanci si s tím nemohou poradit, je zapotřebí příkaz ke jmenování osoby odpovědné za kancelářskou práci. Vzor a formulář tohoto příspěvku jsou přiloženy.

SOUBORY

Ve většině případů v malých organizacích má kancelářskou práci na starosti sekretářka. Někdy však organizace vůbec nemá sekretářku, ale je potřeba osoba, která by vypracovala dokumenty, které jsou pro společnost zásadně důležité, nebo existuje sekretářka, ale nezvládá objem dokumentace, kterou je třeba vyplnit ven, popraven, odeslán atd.

Kterýkoli zaměstnanec organizace může být jmenován odpovědným podle uvážení vedoucího.

Kombinace a příplatek

Pokud je taková objednávka cestou ke zvýšení mzdy zaměstnance za zvýšený počet povinností, pak by bylo porušením uvést v objednávce konkrétní částku.

K právně správnému vydání takového příplatku a ke zvýšení odvedené práce je třeba podepsat dva dokumenty: jmenovací příkaz plus příkaz ke zřízení osobního příplatku (patří do kategorie personálních dokladů).

V příkazu by neměla být uvedena výše příspěvku, protože se bude jednat o zveřejnění osobních údajů (a ve většině případů s tím zaměstnanec při žádosti o zaměstnání nepíše souhlas). Proto je vyžadován druhý dokument. Ostatně příkaz ke jmenování osoby odpovědné za kancelářskou práci se předává jako příkaz k hlavní činnosti a její údaje jsou dostupné všem.

Změna pracovníka

Existují situace, kdy objednávka vyžaduje provedení změn. Například stávající specialista odejde, jde na povýšení atd. A na jeho místo nastupuje jiná osoba. Nováček by měl být informován o svých povinnostech, vystavit doklad o úpravě objednávky, zajistit podpis „čerstvého“ zaměstnance. Takže příkaz bude mít právní moc.

Včasná úprava tohoto druhu dokumentu znamená snížení pravděpodobnosti, že manažer obdrží varování nebo bude hnán k administrativní odpovědnosti ve formě pokuty.

Komponenty objednávky

Dokument nemá jednotná forma, ale musí obsahovat:

• Název organizace, podrobnosti.
• Datum podpisu.
• Město.
• Jaký je účel objednávky. Volné znění je naznačeno. V ukázce to zní jako „optimalizace pracovního postupu v kanceláři“. Tato fráze je v této situaci nejběžnější a nejlogičtější.
• Od kterého data začíná zaměstnanec tyto povinnosti plnit. Rozumí se, že jde o další povinnosti a zátěž přiděleného pracovníka se zvyšuje.

• Jaké jsou přesně povinnosti.
• Kdo bude tyto povinnosti vykonávat v době dočasné nepřítomnosti jmenovaného. Pokud takový zaměstnanec neexistuje, jednoduše napíší, že vedoucí podepíše odpovídající pokyn.
• Pokud je splatná dodatečná platba za povinnosti, manažer se odkáže na interní pracovní rozvrh organizací. V textu je nežádoucí uvádět množství.
• Kdo kontroluje provádění bodů dokumentu.

Vyplňte podpisový papír jmenovaného vedoucího organizace. A také potřebujeme „autogramy“ všech osob uvedených v nařízení o jmenování osob odpovědných za kancelářskou práci.

Výčet odpovědností

Většina nejlepší možnost když má organizace popis práce pro tuto pozici. V objednávce stačí uvést odkaz na tento papír a v samotném pokynu předepsat všechny povinnosti, které jmenovaný zaměstnanec přebírá. Pokud ale žádná není, pak můžete tyto povinnosti uvést přímo v objednávce (naštěstí z toho vyplývá volná forma prezentace).

Poznámka! Další možností výčtu povinností zaměstnance je přijetí pokynu ke kancelářské práci, který popisuje funkčnost zaměstnance.

Případy užití

V velké organizace existuje také samostatný příkaz o jmenování odpovědné osoby práce personální kanceláře. To je způsobeno tím, že je více zaměstnanců, a tím i objem dokumentace o personálu, který je třeba vyplnit. Každá organizace má právo samostatně určit název a počet míst. Je také třeba mít na paměti, že jmenování osoby odpovědné za kancelářskou práci bude relevantní v organizacích s několika pobočkami. Je chybou předpokládat, že pokud v mateřské organizaci existuje sekretariát strukturální dělení není třeba se starat o údržbu různých druhů papírů.

Aby se na právní úrovni v povinnostech vedoucího konkrétního útvaru zakotvila odpovědnost za vedení různých druhů dokumentů, existuje příkaz jmenovat osobu odpovědnou za kancelářskou práci, jejíž vzor je k dispozici ke stažení na horní část stránky.

Právní aspekty

Manažer je zpočátku zodpovědný za tok dokumentů a kancelářskou práci. A jmenovaný zaměstnanec je odpovědný pouze za proces svého chování. To znamená, že aspekty jako personál, platby, počet služeb kancelářské práce jsou určeny výhradně vedoucím. Podřízený pouze vede, udržuje workflow systému správy dokumentů.

V roce 2016 byl novelizován článek 15.11 zákoníku o správních deliktech Ruské federace. Říká se, že trest za nesprávné uchovávání dokumentů (a to je součástí kancelářské práce) padne odpovědnému ve formě pokuty a v případě opakovaného porušení - diskvalifikace. Existuje fráze " výkonný". Může to být buď vedoucí nebo zaměstnanec jeho organizace.

Pokud vedoucí podepsal příkaz o jmenování osoby odpovědné za kancelářskou práci a dokument je právně závazný, pak je jmenovaná osoba odpovědná za všechna porušení, která mohou být při kontrolách zjištěna.

Legislativa stanoví, že když je zaměstnanec zaměstnán na základě pracovní smlouvy, jeho pracovní síla musí zůstat v podniku, který je jeho zaměstnavatelem. Vzhledem k tomu, že tento formulář počítá BSO, je nutné řádně uspořádat účetnictví pro příjem knih, jejich skladování a výdej. Za tímto účelem musí vedení účetní jednotky vydat příkaz, kterým určí osobu odpovědnou za údržbu pracovní knihy.

Veškerá pracovní síla vstupující do podniku a pracující lidé musí být uloženi na místě k tomu speciálně vybaveném. Za poškození nebo ztrátu tohoto formuláře nese společnost, stejně jako její vedoucí, příslušnou odpovědnost. Koneckonců, tyto dokumenty odrážejí všechny potřebné informace pro stanovení důchodu pro zaměstnance v budoucnu.

Proto musí ředitel organizace vytvořit všechny podmínky pro správnou práci s pracovníky v podniku. A protože má kromě toho ještě mnoho dalších odpovědných záležitostí, volí vedoucí úředníka, který je na základě vydaného příkazu pověřen vedením evidence pracovních formulářů.

Odpovědnost přitom zůstává na vedoucím a vybraná osoba zodpovídá za účtování práce pouze v rámci konkrétního podnikatelského subjektu. Je to on, kdo bude přijímat pracovní síly od zaměstnanců, správně vést jejich záznamy, provádět záznamy odpovídající podkladům a vydávat je při propouštění zaměstnancům společnosti.

Pozornost! Pokud své povinnosti neplní nebo je neplní v plném rozsahu, bude odpovědný vedení společnosti na základě vydaného příkazu ke jmenování tohoto odpovědného zaměstnance.

Je možné se obejít bez odpovědného

Vedoucí musí v souladu s normami zákona jmenovat osobu odpovědnou za udržování práce nebo tuto odpovědnost převzít na sebe. Tyto požadavky jsou uvedeny v Pravidlech pro vedení sešitů.

Potřeba zřízení odpovědné osoby je tedy zakotvena v zákoně.

Pokud stále nebyl jmenován, bude v souladu s kodexem správních deliktů uložena pokuta, jejíž výše dosáhne 50 tisíc rublů. Tento trest přitom není uložen úředníkovi, ale přímo organizaci.