V čem je akce Návod krok za krokem: „Jak uspořádat velkou akci? Večerní zábavní akce

Vaše vlastní mistrovská třída, workshop nebo bitva vědců je jen polovinou bitvy: je důležité, aby se publikum, pro které je určeno, dozvědělo o projektu včas. Maria Vul, vedoucí oddělení SMM na Sterno.Ru, mluví o tom, jak přilákat názorové vůdce a používat hashtagy, co byste nikdy neměli dělat na veřejnosti a proč Odnoklassniki není tak beznadějný, jak se zdá. T&P publikuje videa a hlavní teze mistrovské třídy.

Rozhodli jste se uspořádat přednášku, master class, seminář nebo jinou vzdělávací akci - připravili jste přednášku, představte si, pro jaké publikum je určena, ale na přednášku nikdo nepřišel - prostě proto, že o ní nevěděl . Abyste se vyhnuli tomuto druhu fatální chyby, musíte se naučit, jak informovat veřejnost o svých skvělých nápadech. Koneckonců, celá blogosféra s fóry a weby, sociální sítě Facebook a Vkontakte a mnoho dalších je vám k dispozici.

Než začnete s propagací vaší akce, musíte si představit cílové publikum a položit několik jednoduchých otázek:

Koho je třeba zaujmout?

Kde je hledat?

Jak s nimi mluvit?

co potřebují?

Jak jim to dát?

Prozkoumejte sociální sítě

Je důležité pochopit, že klišé a stereotypy o sociálních sítích nemají nic společného s realitou. Legenda, že postarší nudné tety sedí například v Odnoklassniki, je mýtus, převažují tam rázní lidé ve věku 25-35 let. Musíme se zaměřit nikoli na zastaralá klišé, ale na to, co se dnes na sociálních sítích skutečně děje. Navíc často, když lidé propagují vzdělávací akci, zapomínají na sociální sítě jako Instagram, Twitter, Foursquare. I oni vám mohou výrazně pomoci při propagaci vašeho projektu.

Kde začít a kam jít?

Pokud nemáte hodně peněz a nemůžete si dovolit jít do společností propagujících obsah, existuje soubor akcí, které jsou docela efektivní pro vlastní propagaci akce:

Umístěte události na volné zdroje plakátů;

Kontaktujte bezplatnou městskou veřejnost a veřejnost na téma akce;

Kontaktujte administraci specializovaných stránek;

Pozvěte influencery, které vaše akce SKUTEČNĚ zajímá;

Totéž platí pro váš seznam přátel.

Na všech místech, kde budete zveřejňovat oznámení o své akci, musíte zanechat domovský odkaz, pomocí kterého se k vám uživatel dostane. Pomocí služby Yandex Metrica pak můžete zjistit, odkud lidé přišli, co fungovalo efektivněji. Na sociálních sítích byste měli vždy pomocí tlačítka „Půjdu“ nebo „možná“ zhruba vyjádřit, kolik lidí k vám přijde.

Okamžitě můžete zanechat zprávy o svých událostech ve službách Lookatme.ru, Exchang.es, ale má smysl se předem dohodnout se službami Afisha, Mail.Ru nebo Yandex.ru.

Předpokládejme, že vaše přednáška je o jednorožcích. Najděte fóra a veřejnosti milovníků jednorožců, najděte všechna místa, kde tito lidé sedí, nezapomeňte na odkazy na místa, kde chcete shromáždit své publikum. Zjistěte, kde je vaše cílová skupina.

Názoroví lídři dostávají každý den mnoho pozvánek – musíte lidi, které potřebujete, zaujmout svou mistrovskou třídou, dokázat jim, že jste jedineční. I když ten člověk nepřijde, může vaši akci doporučit a už bude výborná reklama. Pamatujte: Nemusíte 15krát denně spamovat celý svůj zdroj přátel zprávou o události a nemusíte dělat totéž se svým. cílová skupina jinak tě začne tiše nenávidět.

Akci nahlaste předem, ale v rozumných uličkách – asi týden předem. Pokud si potřebujete koupit vstupenky, pak je potřeba se informovat o něco dříve. Pokud máte informace o akcích, které jste již na toto téma pořádali, zveřejněte zprávu a fotografie.

Při hlášení své budoucí akce buďte vždy originální a rozmanití:

Ukažte lidem, co je na akci čeká;

Vymyslete hashtagy a vždy je používejte!

Ve svých příspěvcích vždy uvádějte odkazy, aby lidé věděli, kam se mají obrátit, pokud bude obrázek sdílen. Používejte hashtagy všude – na sociálních sítích, na úvodní obrazovce i na banneru. Pokud máte vlastní skupiny, blogy atd., použijte je k oznámení vaší události.

Sbírejte a shromažďujte své publikum. Když například propagujeme posluchárnu Vysoké školy ekonomické, ke každé přednášce vytvoříme událost a emailové upozornění pro lidi, kteří dříve řekli „půjdu“ na naše předchozí přednášky na Facebooku.

Když mluvíte o místě, kde se bude přednáška konat, udělejte si mapu – usnadněte život lidem, kteří k vám přijdou.

Není třeba psát stokrát denně „máme skvělou přednášku, prosím přijďte“ atd., není třeba získávat lidi. Akci si můžete jednou denně nebo každé dva dny připomenout pomocí různých obrázků, seznamu referencí na přednášku, odkazů na filmy k tématu, můžete nakreslit obrázek, dát nabídku.

Význam intonace

Je nemožné mluvit stejným jazykem v různých sítích. Můžete vytvořit anketu, obrázek, diskusi pro Vkontakte nebo Facebook. Pokud plánujete seriózní vědeckou přednášku, vyděsíte lidi tím, že na sociální sítě zveřejníte vtipné obrázky o kvantové fyzice. Musíte pochopit, na koho se chcete zavěsit a jak je s nimi zvyklý komunikovat.

Pokud máte peníze, můžete svůj příspěvek propagovat na sociálních sítích – Facebook je v tomto smyslu velmi pohodlný, provede vás všemi kroky tvorby reklamního příspěvku. Facebook i Vkontakte mají jasné nástroje, které vám pomohou pochopit, jak vaše reklama funguje, a změnit obrázek nebo text reklamy, pokud nejste s efektem spokojeni. Na Vkontakte textově-grafický blok nefunguje vždy efektivně - můžete si objednat oznámení nebo kontaktovat redaktory veřejnosti Vkontakte, pokud hlavní publikum této veřejnosti odpovídá zájmům vaší přednášky.

Zpětná vazba

Po skončení přednášky nezapomeňte na sociální sítě – vždyť v budoucnu potřebujete věrné publikum. Neuvolněte se: řekněte velké poděkování lidem, že přišli na přednášku, nabídněte jim, že se zeptají, pokud ještě nějaké zbyli, zveřejněte fotku a prezentaci.

Požádejte lidi, aby zanechali komentáře, odpověděli na ně, nenechávejte je viset samotné. Můžete si udělat malý průzkum: v Yandexu zadejte hashtag, své příjmení, název přednášky a podívejte se, co o vás lidé píší. Připomeňte lidem hashtag, aby jej používali, když něco píší nebo zveřejňují.

Můžete sdílet obrázky, otázky, témata přednášek a diskusní témata, která vyžadují odpověď. Vždy řekněte „moc vám děkuji za vaši konstruktivní kritiku“ a odpovězte kladené otázky. Použijte ve své události další užitečný obsah. Vytvořte obsah, který chcete sami znovu zveřejnit.

To nemusíte dělat!

Pozvěte na událost celý kanál přátel bez rozdílu;

Označujte lidi na fotografiích bez jejich svolení;

Aktualizujte událost donekonečna;

Oznamte událost u deseti veřejnosti současně;

Zapomeňte na dotazníky, fyzickou přítomnost hashtagu na akci;

Ignorujte negativní recenze, mažte komentáře.

Během akce můžete vést twitterové vysílání, přednášku můžete spojit do krátkého videa tak, aby člověk, který u toho nebyl, vše pochopil do tří minut. Po celou dobu pořádání akce a poté sledujeme recenze podle hashtagů, podle příjmení, podle klíčových slov.

Používejte Instagram, i když nemáte co fotit. Vždy se dá něco vytáhnout z oboru odbornosti. Podívejte se na Instagram General Electric – málokdo se zajímá o prohlížení fotek o motorech, ale svůj Instagram prostě kouzelně vedou.

Soutěže, festivaly, koncerty, flash moby, konference, turistická shromáždění, průvody a průvody obsahují určitou obsahovou složku a zároveň se jedná o hromadné akce, při kterých je třeba dodržovat určité požadavky.

Co je to masová akce

Hromadná akce je shromáždění významného počtu lidí za účelem účasti na jakékoli akci, která má povahu vlasteneckého apelu, dovolené, reklamy, podívané, obchodního jednání nebo volného času.
Místa konání hromadných akcí jsou různá:

• náměstí a parky;
• náměstí a městské ulice;
• veřejné budovy;
• divadelní sály;
• koncertní prostory;
• Sportovní haly.

Pořádání kulturních akcí přispívá k realizaci potřeb obyvatel politického, kulturního, ekonomického a náboženského charakteru.

Formy hromadných akcí

Existují různé skupiny a formy veřejných akcí:

• Státní a politické: schůze akcionářů, vědecké a praktické konference, kongresy, přehlídky, průvody.
• Kulturní akce: celoměstský večer pro absolventy, divadelní představení, lidové svátky, jarmarky a výstavy, masopustní průvody, festivalová představení, koncertní programy, zobrazit programy.
• Sport a zábava: sportovní zápasy, sportovní dny, automobilové závody a rallye, atletické kříže, olympijské hry.
• Akce náboženského charakteru: svátky, slavnostní průvody.
• K dispozici pouze pro Vás: rauty, svatby, výročí.

Všechny akce se mohou konat na komunální, regionální, celostátní nebo mezinárodní úrovni. Způsob výskytu takových akcí je rozdělen do dvou velkých skupin:

• Spontánní.
• Organizovaný.

Mohou se konat jednorázově nebo pravidelně a zajistit účast omezeného počtu lidí nebo přístup veřejnosti.

Jak uspořádat hromadnou akci

Na přípravě a pořádání akcí se podílí řada struktur:

• Orgány místní samosprávy.
• Instituce spadající pod různá oddělení a formy vlastnictví.
• Vedoucí institucí, na jejichž území se provádí.

Hromadná akce je přísné dodržování hlavních podmínek, postupů a požadavků na její konání při zachování osobní bezpečnosti každé přítomné osoby.
Pořádání kulturních akcí zajišťuje nepopiratelnou roli zdravotnictví, autodopravy a obchodní podniky, zařízení spotřebitelských služeb, informace a internetové zdroje.

Pokud se připravují akce velkého rozsahu, může správa obce vytvářet koordinační rady a centrály, které koordinují a kontrolují všechny účastníky. Tyto výbory jsou zodpovědné za vypracování vhodných plánů, udržování zákona a pořádku, naléhavou evakuaci diváků a účastníků, pokud existuje ohrožení jejich života a zdraví.

Co je třeba zvážit

Při projednávání postupu pořádání hromadné akce je třeba vzít v úvahu podmínky jejího konání:

• Jízdní řád MHD (všichni přítomní musí mít na konci možnost MHD).
• Počasí a klimatické podmínky.
• Parkoviště pro vozidla.
• Pohodlí přístupu k hlavnímu místu s přihlédnutím k omezení přístupu k vozidlům.
• Dostupnost skladovacích prostor.
• Schopnost poskytovat primární zdravotní péči.
• Práce výdejen potravin a prodej nealko nápojů (v horkém počasí - osvěžení, v chladu - zahřátí).
• Dostupnost koupelen.

Pokyny pro organizaci a vedení

• Rady dobrovolných sportovních organizací a sportovní výbor jsou povinny koordinovat potřebné zkoušky se správou obce, inženýrské stavby, hygienická epidemiologická stanice, donucovací orgány, civilní obrana a pohotovostní oddělení. Výsledkem průzkumů by měly být příslušné akty.
• Pořadatelé zajišťují průběh konání akce (dodržování řádu hasičů a určení odpovědných osob), řádně oznámí vedení obce, kde, kdy a v jakém čase se akce bude konat, uvedou název, formát , údaje o počtu účastníků, kontaktní údaje.
• Vedoucí, v jejichž útvaru se budovy a stavby nacházejí, jsou povinni zajistit spolehlivost tribun a dalších užívaných staveb, možnost všeobecné evakuace při ohrožení života a zdraví ostatních.

Charakteristické rysy hromadné akce

Formát veřejné akce určuje její charakteristické rysy. Obvykle lze jakoukoli veřejnou hromadnou akci přiřadit jednomu z hlavních typů na místě konání:

• ZAVŘENO. V tomto případě se v samostatné místnosti shromažďuje úzký okruh konkrétních pozvaných, přístup hostů je omezen pozvánkami, společenská úroveň a zájmy publika jsou přibližně stejné.
• OTEVŘENO. Tento formát poskytuje komukoli možnost zúčastnit se plánovaných akcí. To výrazně zvyšuje riziko vytváření nebezpečných situací.

Nejzřetelněji se heterogenita složení přítomných projevuje při sportovních a zábavních akcích:

• Fanoušci patří do konkurenčních sportovních klubů, jejich kontingent je jasně označen.
• Jasné, fanatické závislosti na jejich klubu nebo týmu se projevují výkřiky, slogany, skandováním určitých frází.
• Věkové a sociální složení, úroveň vzdělání a kultury, hodnotové orientace přítomných se mohou velmi lišit, to může vést ke konfliktním situacím.

Potenciální hrozby

Masová akce je cenově nejdostupnější příležitost, jak vyhovět potřebám velké skupiny lidí. Zároveň je to také potenciální ohrožení života a zdraví všech účastníků, fanoušků, diváků. Je to způsobeno několika faktory:

• Uzavřený prostor zvyšuje riziko porušování zákona a pořádku skupinou osob, vytvořenou spontánně nebo organizovaně.
• Změna obvyklého rytmu, dynamiky událostí může vyvolat případy konfliktů mezi jednotlivými občany nebo určitými jejich skupinami. Tomu napomáhají zejména specifické formáty neformálních akcí.
• S výrazným nahromaděním lidí je možné spáchat krádeže, poškození majetku.
• Kolektivní shromáždění určitého kontingentu lidí (radikálních fanoušků, konkurenčních stran, skalních fanoušků) může kumulovat projevy negativních emocí.
• I krátkodobá nestandardní situace může přispět k projevu paniky vedoucí k velkému počtu obětí.
• Reálně hrozí teroristický čin v důsledku realizace kriminálních či asociálních plánů.

Bezpečnostní opatření ze strany pořadatelů

Za bezpečnost přítomných zodpovídá především pořadatel. Pokud není bezpečnostní systém správně vytvořen, pak i ta nejjasnější, velkolepá, zajímavá a důležitá událost ztratí svůj význam a může mít smutné následky.

Zajištění bezpečnosti hromadných akcí je realizováno vybavením míst, kde budou ubytováni účastníci, diváci, bezpečnostní služby, ale i hasicí technika.

V řádném stavu je nutné na celém území udržovat hygienický a hygienický režim. Pro služební vozidla by měl být zajištěn volný přístup k zařízením a zdrojům zásobování vodou pro případ nebezpečí požáru. Evakuační plány a značky evakuačních východů by měly být umístěny na centrálních místech.

Zajištění bezpečnosti strážci zákona

Veřejné akce zajišťují dodržování veřejné bezpečnosti, které zajišťují orgány činné v trestním řízení. Na co přesně by si měli dát pozor?

• Zaměstnanci orgánů vnitřních věcí jsou povinni zabránit tomu, aby se občané dostali do stavu omamné, toxické nebo alkoholické intoxikace.
• Zvláštní pozornost by měla být věnována osobám, které s sebou chtějí nosit jakýkoli typ zbraně.
• Pokud se obsazenost prostor stane maximální přípustnou, musí strážci zákona předložit organizátorům požadavek, aby zastavili vstup návštěvníků (diváků, fanoušků) na území, kde se akce bude konat.
• Pokud se objeví pociťovaná hrozba, musí být všichni přítomní evakuováni z hlediště, z tribun.
• V procesu potlačování porušení zákona a pořádku je nutné vyloučit možnost paniky.

Pravidla chování pro přítomné

Pravidla chování při sportovních a zábavních a kulturních akcích jsou stanovena standardními pravidly a zakazují:

1. Vezměte si s sebou zbraň výbušniny, drogy, alkoholické nápoje, velké tašky.
2. Vyběhněte na hřiště nebo jeviště, buďte v uličkách nebo na schodech.
3. Porušovat řád: pít alkohol, urážet a ponižovat přítomné, vykazovat známky extremismu.
   

Masová akce je ojedinělou situací, kdy se člověk může cítit v kruhu stejně smýšlejících lidí, zapojit se do významných státních, náboženských či jiných akcí, trávit svůj volný čas se zájmem a prospěchem.

Všichni víme, co znamená slovo „událost“. Ale někdy, když jsme požádáni, abychom vyjádřili své znalosti slovy, nedostaneme příliš souvislou řeč. To je způsobeno tím, že nemáme příliš jasnou představu o předmětu rozhovoru. Když totiž člověk něco neumí popsat, znamená to, že tomu nerozumí. V tomto článku pochopíme terminologii a zjistíme, co to je - událost.

Význam slova

Událost je akce lidí, které spojuje nějaký společný cíl. Toto je obecná definice, která má několik nuancí. Například skupina teenagerů, která se sešla u vchodu popíjet pivo, nemůže své setkání nazvat událostí. A to se neděje proto, že by slovní zásoba této vrstvy společnosti byla někdy vzácná, ale proto, že toto setkání není zaměřeno na kulturní rozvoj.

Můžeme tedy konstatovat, že akce je setkáním skupiny lidí, kteří se sešli, aby se kulturně osvítili, dozvěděli se něco nového nebo sdělili ostatním svůj pohled na věc. A událost je také setkání lidí v množství větším než dvě osoby.

veřejná akce

Z minulé části článku jsme pochopili, jak se nazývá událost, kdy se sejde malá skupina lidí za účelem vzdělávání nebo užitečné zábavy. Nyní musíte pochopit, kdy lze událost nazvat veřejnou. Nejčastěji lze takovou definici nalézt na demonstraci, shromáždění, divadelním večeru, vernisáži výstavy atd.

Lze usuzovat, že veřejná akce je setkání velký počet neznámí lidé, které spojuje společný cíl.

Ale například veletrh, který dokonale odpovídá definici, lze jen stěží nazvat veřejnou akcí. Všichni lidé mají stejný cíl kupovat produkty, ale každý to dělá pro sebe.

Dalším příkladem je divadlo. Na představení se baví i lidé a každý sám za sebe. Ale toto je veřejná akce. Jde o to, že v druhém příkladu herci hrají pro celé publikum, dávají svůj čas a dávají talent, aby publikum dostalo estetické potěšení.

Dětská akce

Dopoledne, kreativní večery nebo hry v dětském parku – to vše odpovídá naší definici. Dětská akce je aktivita pro dospělé, jejímž cílem je pobavit jejich malé diváky. Organizovaný dětská dovolená se bude od hry spolužáků lišit tím, že v prvním případě je viditelný vůdce, který určuje pravidla. Animátor diktuje podmínky a dohlíží na to, aby byly splněny.

Samozřejmě není nutné, aby děti zabavili dospělí, aktivity si mohou zajistit s pomocí dětí sami. Živé příklady toho: matiné, školní koncerty a divadelní představení. To vše vštěpuje malým členům společnosti týmového ducha, zodpovědnost za své činy. Děti se zbavují komplexů, překonávají skromnost, učí se projevovat své četné talenty. Ve skutečnosti je tvrzení, že se prázdniny dětí od dospělých liší pouze věkovým kontingentem, zásadně chybné, to jsme s vámi viděli z výše uvedených tezí.

Takže jak se říká, důvěřuj, ale prověřuj. A až se příště v rozhovoru objeví téma kultury událostí, můžete dát dobře promyšlenou odpověď.

Krátkodobý neformalizovaný soubor aktivit zaměřených na dosažení požadovaných výsledků. Akci lze považovat za projekt, na který je aplikován zjednodušený tok dokumentů z důvodu krátkého trvání a nízké pracnosti. ... ... Technická příručka překladatele

UDÁLOST, události, srov. (úřednice knihy). Akt dělání něčeho k dosažení nějakého cíle. Slovník Ušakov. D.N. Ušakov. 1935 1940 ... Vysvětlující slovník Ushakova

UDÁLOST, I, srov. Soubor akcí spojených jedním společensky významným úkolem. Pořádat významné m. Kulturní a vzdělávací akce. M. na ukázku (prováděno formálně, bez zájmu; hovorově neod.). Slovník … Vysvětlující slovník Ozhegov

Organizovaná akce nebo soubor akcí zaměřených na provedení nějakého druhu l. cíle. Slovník obchodních podmínek. Akademik.ru. 2001... Slovníček obchodních podmínek

událost- , mj., srov. Organizovaná akce nebo soubor akcí zaměřených na dosažení určitých cílů. ◘ Již dobrých deset let se v Kaunasu systematicky pořádá akce s názvem „Spisovatelé pracujícím“. Sovy. Dosl., 106.... ... Výkladový slovník jazyka sovětských poslanců

událost- plánovat modalitu akce, plánování akce probíhá pasivně, organizační plán modalitu akce, plánování konání akce organizace akce se konají pasivně, organizace ... ... Slovní kompatibilita neobjektivních jmen

událost- velká událost... Slovník ruských idiomů

událost- podmíněný zobecněný název pro jakoukoli více či méně organizovanou interakci mezi dětmi a učiteli, která má cíl, obsah a odpovídající metodiku realizace. Činnosti ve škole se obvykle nazývají mimoškolní formy organizace ... ... Základy duchovní kultury (encyklopedický slovník učitele)

událost- renginys statusas T sritis švietimas apibrėžtis Tam tikrą programą ir vidinę struktūrą turinti ugdymo forma. Organizuojami didaktiniai, auklėjamieji, meninės saviveiklos, sporto ir kt. renginiai. Šis terminas plačiau vartojamas užklasinės veiklos… Enciklopedinis edukologijos žodynas

knihy

• Akce za milion dolarů. Rychlé peníze na cizí znalosti, Andrey Parabellum, Školení jsou každým dnem populárnější. A není se čemu divit. Téměř v každém oboru, profesním nebo osobním, musí člověk soutěžit, být lepší než ostatní. A více… Vydavatel: Petr, elektronická kniha
• Akce "Terminál" Postupim, 1945, V. N. Vysockij, "Terminál" - krycí název pro konferenci vůdců zemí protihitlerovské koalice v roce 1945 v Postupimi u Berlína. Autor hovoří o diplomatických přípravách na setkání „velkého…“ Nakladatelství:

Pořádání akce je zajímavou novou zkušeností a nezáleží na tom, co přesně vás čeká: večírek, firemní akce, setkání pro přátele a rodinu, svatba nebo jakákoli formální událost. Dobrá organizace je důležitou součástí každé akce a můžete si být jisti, že vaše úsilí nezůstane bez povšimnutí. V tomto článku se dozvíte, jak zorganizovat akci, jak řešit konflikty a najít východisko z obtížných situací a jak se vyhnout problémům s dobrým plánováním.

Kroky

Hlavní cíle

Definujte své cíle a cíle. Než začnete plánovat, je důležité si ujasnit, jak velké místo bude, jaký bude rozpočet, co se bude dít, kolik hostů a jací lidé to budou a rozhodnout se, která strategie plánování je pro vás ta pravá. Jak byste si přáli, aby akce probíhala? Co chceš dělat?

• Když se rozhodnete, o čem akce bude (oslava události, shánění peněz, vzdělávání, prodej, návrhy), budete muset zvážit proč děláš to. Pochopení důvodů vám pomůže soustředit se a pustit se do podnikání.
• Budete také muset přemýšlet o tom, jaké budou vaše cíle. Je nemožné dosáhnout cíle, pokud nevíte, co to je. Cíl vás udrží motivací až do samého konce.

1. Vyberte datum a čas. Toto je jeden z Klíčové body plánování. Pokud zvolíte datum a čas, který nebude nikomu vyhovovat, bude veškeré vaše úsilí marné. Pokud si vyberete den, který nepřijde brzy nebo naopak příliš brzy, hrozí, že lidé na akci buď zapomenou, nebo si už naplánují čas jinak. Je nesmírně důležité vybrat datum, které bude vyhovovat většině.

   • Nejlepší je dát hostům vědět o akci dva týdny předem. Jiné plány s největší pravděpodobností zatím mít nebudou. Poté si můžete událost jednou nebo dvakrát připomenout blíže k vybranému datu. Vyberte si den, do kterého vám zbývají 2-3 týdny, ale pouze za předpokladu, že stihnete vše udělat včas.

2. Vyberte umístění. Nyní víte, co a kdy budete dělat, takže se musíte rozhodnout, které místo je pro vás to pravé, a na několika místech zjistit, zda je tam volný termín, o který máte zájem. Jaký prostor potřebujete? Jak bude prostor využit? Budou hosté sedět na židlích v řadě, na lavicích, u stolů nebo na dekách v trávě? Potřebujete místo k tanci, pódium nebo pódium? Ujistěte se, že vámi vybraná sedačka má správnou velikost.

   • Navštivte místo předem a načrtněte si půdorys. Pomocí tohoto plánu můžete připravit stoly, organizovat jídla, navrhnout bezbariérový přístup pro tělesně postižené a východy a zajistit vybavení. Označte umístění napájecího zdroje (je-li požadován) a také umístění externích zařízení (chladničky, stroje na výrobu ledu, grily, sporáky atd.). Nakreslete na plán všechny zásuvky a místa, kde povedou kabely (mohou být skryty kobercem) a všechny položky, které vyžadují speciální pozornost z hlediska bezpečnosti.
   • Potřebujete zvláštní povolení? Někdy potřebujete zvláštní povolení pro prodej alkoholu, stejně jako pro hlučné akce, organizaci dopravního přístupu, parkování, instalaci velkých konstrukcí (například pavilony).

3. Rozhodněte se, kolik lidí pozvete. Pro kolik lidí je váš rozpočet? Vstup na akci je možný pouze na vstupenky nebo pozvánky, což zjednodušuje plánování, ale vždy se objeví pozdní příchody a další účastníci (například děti, manželé, přátelé). Pamatujte, že čím více lidí, tím více zaměstnanců budete potřebovat.

   • Vzhledem k tomu, že počet lidí může být velkým problémem, je důležité zajistit dostatek prostoru pro všechny hosty.
   • Rozhodněte co maximální částka lidé se budou moci zúčastnit vaší akce.

4. Nastavte rozpočet. Spojte se s několika důvěryhodnými lidmi a rozhodněte se, kolik peněz potřebujete na pořádání akce. Budete najímat zaměstnance? Potřebujete pronajmout vybavení a zaplatit nájem za prostory? Kolik peněz potřebujete na jídlo a pití? A co malé písmo? Rozhodněte se, kolik peněz budete mít k dispozici, a plánujte podle svého rozpočtu. Neutrácejte peníze za věci, za které je nemusíte utrácet.

   • Možná se vám podaří přilákat sponzory nebo dobrovolné dary, ale ne vždy tomu tak je. Pokud se neočekávají dodatečné finanční prostředky, je důležité nedávat do rozpočtu peníze navíc. Pokud cateringové služby stojí Hodně peněz vyzvat všechny, aby si přinesli vlastní jídlo a pití. Nebudete potřebovat personál, ale budete muset najít stůl, benmari a ledničky. Abyste neutráceli peníze za fotografa, foťte se navzájem sami. Buďte kreativní!

5. Shromážděte tým. Rozdělte úkoly mezi členy týmu. Pokud pořádáte neformální událost, členové týmu mohou zahrnovat přátele, rodinu a další. Organizace akce předpokládá rozdělení oblastí odpovědnosti mezi lidi. Ujistěte se, že každý ví, co je třeba udělat.

   • Rozdělte povinnosti současně s najímáním zaměstnanců a přípravou pozvánek. Přidělte odpovědnost co nejdříve a pokud je to možné, nabídněte jim výběr úkolů. Měli byste mít také pár lidí v záloze, protože není vyloučena možnost přesahů.

6. Zvažte sled událostí. Bez znalosti pořadí akcí na akci nelze plánovat. Kdy vystoupí řečníci s projevy? Budou na akci hry, prezentace, zábava? Jak dlouho bude trvat, než se hosté nají? promyslet podrobný plán, který zohledňuje všechny události.

   • Nechte si trochu času, protože může dojít k odchylkám od harmonogramu. Lidé mohou přijít pozdě, projevy mohou být delší, než bylo plánováno, a fronta na jídlo může být dlouhá. Samozřejmě stojí za to zvážit harmonogram, ale je důležité pochopit, že ne vždy jde všechno podle plánu.

Začátek přípravy

1. Rozešlete pozvánky. Bez pozvánky se o vaší akci nikdo nedozví. Vaše pozvánka je tváří události, takže návrh je třeba brát zodpovědně. První dojem z akce se utvoří právě díky pozvánce. Snažte se dělat vše na slušné úrovni.

   • Zvažte klasické možnosti: pohlednice, letáky a další drobný tisk. Pamatujte, že pozvánky lze také rozesílat digitálně: e-mailem, ve formě elektronického mailing listu, prostřednictvím sociálních sítí nebo stránek vytvořených pro navrhování pozvánek. Událost si navíc můžete jednoduše označit v kalendáři.
     • Pokud chcete, aby se vaší akce zúčastnilo co nejvíce lidí, pošlete pozvánky prostřednictvím sociálních sítí. Pokud bude akce pouze pro elitu, odmítněte sociální sítě.

2. Zaregistrujte všechny lidi, kteří potvrdili svou účast. Budete muset přesně vědět, kolik lidí přijde. S největší pravděpodobností se počet hostů na akci bude stále lišit od počtu lidí, kteří potvrdili účast, ale měli byste mít alespoň představu o tom, co můžete očekávat. Existují vyhrazené stránky, které vám umožňují uchovávat záznamy, ale můžete použít nástroje sociálních sítí (jako je Facebook) nebo zaznamenávat lidi v aplikaci Excel.

   Berte v úvahu všechny lidi. Budete potřebovat najít a najmout fotografy, stavitele, designéry, dekoratéry, řečníky, sponzory, hostitele, hudebníky, duchovní, tanečníky, jiné umělce nebo delegovat jejich povinnosti na někoho jiného? Při plánování zvažte všechny tyto lidi, aby každý měl dostatek prostoru a jídla, pokud to smlouvy umožňují.

   • Bude na akci jídlo a pití? Pokud existují, vězte, kdo bude zodpovědný za vaření, podávání a úklid. Jaké jídlo se bude podávat? Budou zde alergici, vegetariáni nebo vegani, diabetici, lidé s omezením jídla z náboženských důvodů a podobně? Budou existovat kojenci, děti, starší nebo postižení lidé, kteří nemohou jíst pevnou stravu?
   • Promyslete si, zda na akci bude zábava a co k jejímu uspořádání potřebujete. Možná budete muset objednat hudební zařízení, pavilony nebo stany, dekorace, světla, mikrofon, zesilovače, napájecí zdroje, projektory nebo promítací plátna, dýmovnice, jevištní zrcadla, streamery, plakáty s názvem společnosti a tak dále.
     • Pokud si najímáte zábavní společnost, zjistěte, zda může poskytnout své vlastní vybavení a jaký druh vybavení bude místo mít. Dohodněte se na harmonogramu. Tímto způsobem budete vědět, jaká pomoc je od vás potřebná.
   • Cateringové společnosti, květináři, přednášející a další profesionálové si váží svého času, proto byste se s nimi měli domluvit co nejdříve (čím později to uděláte, tím dražší mohou být jejich služby). Pokud to uděláte předem, budete mít čas najít náhradu, pokud odmítnou.

3. Najděte vůdce. Je zapotřebí facilitátor, který zajistí, že akce proběhne podle plánu. Hostitel pronáší projevy, zve ke stolu, oznamuje začátek tanců nebo jiné zábavy a uvádí čestné hosty. Domluvte se s vedoucím na termínu a plánu. Pokud je hostitel inteligentní, velmi vám pomůže při pořádání akce.

   • Možná budete muset být vůdce. To bude obtížnější, protože budete muset proces kontrolovat až do úplného konce. Je důležité určit odpovědné osoby v každé z pomocných skupin, abyste na ně mohli delegovat odpovědnost.

4. Připravte zařízení. Při najímání týmu se ujistěte, že si s sebou přinesou vše, co potřebují. Možná si lidé přinesou veškeré vybavení s sebou, ale je zde šance, že ho budete muset hledat samostatně. Vybavení je možné pronajmout, koupit nebo zapůjčit. Projděte si celý seznam, od ubrousků po prodlužovací kabely.

   • Dekorace jsou důležitou součástí každé akce. Ubrusy, květiny, dárky, svíčky, balónky, plakáty, fáborky, fotozóny, červené koberce a vše ostatní je třeba shánět předem.

5. Přemýšlejte o tom, jak prostor vyhovuje vašim potřebám. Nezkušení organizátoři často přehlížejí množství a kvalitu věcí, jako jsou latríny, parkoviště, rampy pro vozíčkáře, šatní skříně, skladovací prostory, kuchyně, odpadkové koše, vědra na led, elektrické zásuvky a tak dále. Promyslete si všechny nuance předem.

   • Zvažte také, jak se lidé dostanou na místo konání. Budou zahraniční hosté potřebovat ubytování a dopravu? Budete si pro ně muset zarezervovat převod?

6. Vědět, s kým budete pracovat. Pokud nápad na událost není váš, je důležité vědět, jak budete v jakékoli situaci jednat. Aby vám klient důvěřoval, měli byste zjistit:

   • Kdo jsou hlavní hosté? Obvykle je to pochopitelné - například nevěsta a ženich. Klient není vždy hlavním hostem. Může a nemusí být přítomen na akci.
   • Kdo akci iniciuje. Obvykle tito lidé sedí u svého stolu a pomáhají hostům se navzájem poznat a komunikovat. Tito lidé zpravidla vědí, jak vytvořit správnou atmosféru a dát nová témata konverzace, pozvat všechny k tanci a představit si hosty. Na takové lidi se většinou můžete spolehnout, protože vám sdělí všechny důležité informace, mohou si sami vzít slovo nebo působit jako zprostředkovatelé. Zpravidla díky těmto lidem probíhají akce bez problémů.
   • Kdo pomůže obnovit pořádek v případě problémů. Vědět, kdo vám může v případě potřeby pomoci vyřešit problémy. Nejčastěji tuto roli zastávají hlavy rodiny, opatrovníci, manažeři nebo ochranka.
   • Kdo rozhoduje. Ve většině situací budete rozhodovat vy jako manažer, ale mohou nastat situace, kdy budete muset hostům něco vysvětlit, a to nebude příliš pohodlné. Zjistěte, s kým můžete mluvit v případě nouze. S největší pravděpodobností budete muset komunikovat s osobou, která platí za akci nebo vaše služby a kterou považujete za svého klienta.

Příprava před akcí

1. Podívejte se na místo konání akce. Před akcí navštivte místo konání a promyslete si, jak bude vše organizováno. Možná budete potřebovat další vybavení - prodlužovací kabely, světla a tak dále. Pokud je nenajdete hned, budou je hledat vaši hosté ještě hůř. Zvaž toto.

   • Pokud je to možné, rozhodněte se, kde a co bude stát. Pokud není místo pro všechno, bude třeba něco opustit. Promluvte si se správcem objektu, zda vám může pomoci, a zeptejte se, zda existují nějaké zvláštní okolnosti nebo požadavky, které musíte vzít v úvahu.

2. Připravte dárkové sady pro členy svého týmu. Všichni se budou muset hodně snažit. Abyste lidem poděkovali za jejich práci a vyjádřili své uznání, připravte dárky. Sada může obsahovat láhve na vodu, granolové tyčinky, čokolády, drobné suvenýry a cokoli dalšího, co uznáte za vhodné. To posílí týmového ducha.

   • Připravte si odznaky nebo drobné upomínkové předměty, které vám zůstanou na památku akce. Ujistěte se, že každý může jíst a pít včas. Zkuste ve svých zaměstnancích vidět zdroj, který můžete v budoucnu využít.

3. Před akcí kontaktujte všechny členy týmu. Je důležité zajistit, aby každý věděl, co je třeba udělat, a byl připraven pracovat. Dejte všem jasné pokyny o čase příjezdu a dejte všem své kontaktní údaje. Pokud nikdo nemá žádné otázky, můžete pokračovat.

   • Zkontrolujte, zda jsou všichni připraveni vyrazit. Ne každý bude schopen říct pravdu, takže si zkuste vyvodit vlastní závěry. Působí lidé sebevědomě a připraveni pracovat? Pokud ne, uklidněte je, znovu uveďte všechny jejich povinnosti a položte jim několik otázek. Pokud pochybujete, že si někdo poradí s jejich úkoly, spárujte ho se zkušenějším zaměstnancem.

4. Připravte si seznam kontaktů a případně další dokumenty. Důležitá je také vaše sebeorganizace. Pokud jste připraveni, můžete zachránit jakoukoli situaci, ale pokud ne, věci se vymknou kontrole. Zde je několik způsobů, jak se připravit:

   • Udělejte si seznam všech telefonních čísel a adres, které potřebujete. Cukrář si myslel, že si dort vyzvednete sám? Nevadí – zavolejte Máše, která bydlí poblíž, a požádejte ji, aby vyzvedla dort cestou na akci.
   • Udělejte si seznam všeho. Projděte si seznamy a zkontrolujte, jaké věci, vybavení a lidé chybí.
   • Připravte si všechny faktury a smlouvy. Čím lépe se připravíte, tím méně problémů budete mít později.

5. Snažte se na poslední chvíli nic neměnit. Myslíte si, že se klient bude snažit o úpravy do poslední chvíle? Při pořádání svateb klienti často žádají na poslední chvíli něco v designu změnit. Stanovte lhůtu pro pozměňovací návrhy. Obvykle, maximální termín je týden před akcí. Před tímto datem lze stále provádět změny bez výrazné újmy na rozpočtu nebo organizaci.

   • Pokud jsou změny nepodstatné a neznamenají dodatečné náklady, neodmítejte provedení těchto změn. Snažte se ke klientovi přistupovat s pochopením, protože čeká na pro něj velmi důležitou událost.

Aktivity během akce

1. Připravte vše. Na místo se dostavte včas. Ujistěte se, že všichni dorazí včas, a zavolejte těm, kteří se opozdí. Pomozte lidem, kteří pomoc potřebují, a poskytněte pokyny tam, kde je to potřeba. Nezasahujte, pokud vaše přítomnost někde není potřeba. Ujistěte se, že nikdo není zraněn.

   • Budete uvolněnější, když si uděláte seznam úkolů a projdete si ho. Rozdejte každému týmu seznam: ty, které jste najali; ti, kteří mají na starosti zdobení a aranžování nábytku; kteří mají na starosti zařízení. Ujistěte se, že je vše na svém místě.

2. Delegovat práci. Nebojte se delegovat povinnosti. Není možné dělat všechno, takže je třeba rozdělit povinnosti. Pokud někdo nedělá svou práci dobře, dejte mu jinou. Vaším úkolem je správně rozdělit práci. Nepřikazujete ani neporušujete osobní hranice – právě k tomu jste byli najati.

   • Buďte zdvořilí, ale mluvte pevně a sebevědomě. Například takto: "Maxime, potřebuji vaši pomoc s cateringem. Děkuji." Váš tým musí spolupracovat. Abyste to všem usnadnili, vžijte se do role vůdce, kterým byste měli být.

3. Neváhejte se přizpůsobit. Pokuste se dodržet harmonogram a najít cestu ven, pokud nemůžete splnit harmonogram, ale co je nejdůležitější - nedělej si s tím starosti. Pokud začnete být nervózní, ztratíte nad sebou kontrolu a nic dobrého z toho nebude. Pokud se řeč vleče 10 minut a mluvčí ignoruje vaše znaky, uvolněte se. Jen nápoje podáváte o něco později a nikdo si toho nevšimne. Nic zlého se nestalo.

   • Jakékoli překryvy jsou možné. Není možné předvídat vše a čím dříve se to naučíte přijímat, tím lépe. Klidný event manager dokáže vyřešit jakýkoli problém, ale vystresovaný ne. Takže nebuďte nervózní a nechte věcem volný průběh. Akce brzy skončí!

4. Udržujte všechny aktuální. V den akce zkontrolujte počet hostů a všechny další nuance. Pokud potřebujete něco změnit, informujte co nejdříve odpovědné osoby. Měli byste být první, kdo si všimne jakýchkoli problémů.

   • Zeptejte se klientů, jak se cítí. Mohou být nervózní, ustaraní, znudění, šťastní nebo se kvůli něčemu mohou bát a rozhovor s vámi je může uklidnit a motivovat k nějaké činnosti. V případě potřeby povzbuďte hosty a členy vašeho týmu.

5. Starej se o sebe. Vezměte v úvahu, že každý člen týmu je schopen vyrovnat se se svým úkolem: když mu něco svěříte, on si poradí. V případě potřeby nabídněte pomoc, ale všichni členové vašeho týmu by měli být dostatečně zkušení, aby tuto pomoc nepotřebovali. Mějte na paměti následující:

   • Setkejte se se všemi hosty u vchodu. Když událost začne, nechte hostitele, aby hosty bavil. Vaším úkolem bude řešit problémy a ovládat všechny procesy, které hosté nevidí (vaření a další úkony).
   • Pozorujte hosty a čas od času si promluvte s hostitelem pro případ, že by se nějaké plány změnily.
   • Udržujte si odstup od hlavních hostů večera. Tohle je jejich svátek. Připravte se ale na to, že si u nich v pravý čas ověříte, zda jsou se vším spokojeni a zda mají nějaké požadavky nebo přání.

6. Pokud je akce pro propagační účely, připravte si suvenýry. Hosté by si tento večer měli pamatovat, ale s největší pravděpodobností musíte nejen toto. Možná chcete, aby hosté navštívili web, poskytli dar nebo řekli ostatním o společnosti. Aby byla událost nezapomenutelná, připravte si suvenýry. Může to být obrázek, leták, propiska – něco, co hostům připomene vás a vaši akci.

7. Po skončení akce si gratulujte. Zdá se, že akce probíhá sama od sebe a nikdo do přípravy nevidí. Pochvalte se - zasloužíte si to! Na odpočinek je ale příliš brzy – dílo ještě není dokončeno.

   • Po akci si udělejte čas na setkání s klientem a poděkujte mu. Dejte klientovi k této příležitosti malý dárek – takové maličkosti vždy zpříjemní jednání. Navíc vás takto klient spíše doporučí. Darujte květiny nebo nějakou zarámovanou fotku tohoto večera (například okamžik přestřižení pásky, nejvíce světlý okamžik proslovy, předávání cen, líbání nevěsty a ženicha, sfouknutí svíček na dortu) nebo jakýkoli jiný dárek, který by byl v těchto podmínkách vhodný.

8. Uklidit a jít domů. Zkuste místo opustit ve stejné podobě, jako bylo před vámi. Řekněte svému týmu, že je čas uklidit, a neodcházejte, dokud nebude úklid hotový. Pamatujte, že se musíte také zapojit.

   • To je nejen zdvořilé, ale také vám to umožní vyhnout se zbytečným výdajům. Na mnoha místech je úklid po akci zahrnut v účtu. Snažte se vyhnout skrytým nákladům.

9. Zařiďte vrácení a zaplacení veškerého vybavení a poděkujte všem, se kterými jste spolupracovali. Možná to budete muset udělat později. Zeptejte se klienta, zda se mu akce líbila. I když dostanete výplatu později, poděkujte klientovi za možnost s ním spolupracovat a vyžádejte si jeho vizitku.

   • Poděkujte členům svého týmu. Ujistěte se, že všichni dostanou zaplaceno. Sbírejte šeky a starejte se o všechny. Musíte být poslední, kdo opustí místnost.

Řešení problémů

1. Vědět, co dělat, když se hosté opozdí, a jak řešit další problémy. Lidé často chodí pozdě a měli byste na to být připraveni. Zpoždění se zpravidla těžko vyhnete (například kvůli nepředvídatelnosti dopravních zácp), ale hosté, kteří přijedou včas, jsou na ně klidní. Abyste se vyhnuli zbytečným potížím:

   • Ujistěte se, že pozvánka jasně uvádí čas. Pokud požádáte hosty, aby potvrdili účast, požádejte je, aby také potvrdili čas. Pokud zjistíte problém, který je obtížné rychle vyřešit, kontaktujte hostitele, hosty (často ty nejdůležitější), umělce a personál kuchyně. Pokud se hlavní hosté opozdí (například nevěsta a ženich), můžete provést následující:
   • Sami kontaktujte opozdilce a zeptejte se na přibližný čas příjezdu. Upozorněte kuchyni na nový čas, aby personál mohl zpomalit nebo urychlit práci.
   • Neinformujte všechny hosty, že začátek je zpožděn kvůli pozdním hostům (to pochopí každý sám). Řekněte hlavním hostům, že o tom víte. Vysvětlete, co máte v úmyslu udělat, ale nechte lidi, aby se rozhodli sami, protože se znají nejlépe a mohou činit rozhodnutí, která fungují pro všechny.
   • Sledujte čas, protože každý by měl mít čas přednést své projevy. Pokud se hlavní hosté opozdí, nabídněte lidem občerstvení nebo nápoje - to je nenechá nudit.
   • Pokud se hosté velmi zpozdili a nemůžete se na ně dočkat (například proto, že některá jídla nelze podávat později), zahajte akci včas, a když opozdilci dorazí, naservírujte jim jídlo, které se podává všem, i když je to dezert.
   • Pozvěte všechny ostatní, aby tančili, hráli, promluvili nebo uspořádali jakoukoli jinou zábavu, zejména pokud zahrnuje hudbu. Požádejte fotografy, aby spolupracovali s hosty, dokud nepřijdou opozdilci. Den před akcí si vymyslete záložní plán.
   • Pokud hosté chtějí přijít později, berte to jako volbu hosta, nikoli jako selhání. Vaším úkolem je vypořádat se s hosty, kteří již dorazili. Chovejte se, jako by nebyl žádný problém.

   • Vědět, jak řešit problémy s jídlem. Tyto problémy se zřídka vyskytují, pokud bylo vše promyšleno předem, ale někdy jsou možná překvapení: dítě může rozlít jídlo nebo se v kuchyni může stát nějaký druh překrytí. Předem si zjistěte, kteří hosté na akci budou, abyste si mohli rozmyslet rozmístění jídelních stolů a míst pro hosty.

     • Pokud se někde rozlila tekutina, je nutné ji z bezpečnostních důvodů co nejdříve uklidit, i když musíte stěhovat koberec, jakékoli dekorativní prvky nebo nábytek. Pokud skvrnu nelze zamaskovat (například jde-li o starožitnost), je lepší předmět se skvrnou odstranit. Pokud máte náhradní nábytek, použijte ho. Pokud ne, uspořádejte zbytek nábytku tak, aby absence jednoho předmětu nebyla nápadná.
     • Potravinářský prostor lze oplotit provazovým plotem, závěsem nebo zástěnou. To je užitečné, pokud se předkrmové talíře sotva vejdou na bufetový stůl nebo pokud plánujete ukázat, co se bude podávat později. Někteří hosté se mohou rozhodnout, že jídlo je podáváno v neomezeném množství a může být přijímáno nezávisle, ale není tomu tak vždy.
     • Změňte menu. Pokud se některá část pokrmu nedá podávat (např. je příloha připálená), vyřaďte ji, nahraďte jinou nebo porci zmenšete tak, aby zbylá příloha stačila všem. V tomto případě musíte zvýšit porce jiných produktů. Oznamte rozhodnutí odpovědným osobám.
     • Nečekaní vegetariáni, abstinenti a hosté s alergií by tam neměli být, pokud jste si vše předem promysleli, ale není neobvyklé, že s sebou lidé bez varování přivedou příbuzné nebo blízké přátele, zvláště pokud akce nemá přísné počet pozvánek. Řešení takových problémů je zpravidla snadné. Setkejte se s hosty u vchodu a zeptejte se jich, zda mají nějaké preference ohledně jídla. Sdělte jakékoli kuchyňské preference, jakmile se o nich dozvíte.
     • Pokud je hostů více, než jste očekávali, nechte si připravit více jídla nebo si v případě potřeby kupte více jídla. V kuchyni je zpravidla zásoba potravin s přihlédnutím k možnému zkažení a častěji je jídla více, než je potřeba, ne méně. Můžete snížit porce a podávat více chleba, salátu nebo zeleniny, tedy produktů, které se dají rychle koupit v supermarketu.

   • Vědět, jak řešit problémy s dětmi. Nedělejte chybu mnoha manažerů – pamatujte, že děti mají stejné potřeby jako dospělí: chtějí se dobře bavit a nenudit se. Rodiče se často pohoršují, pokud akce neposkytuje dětem zábavu. Nejlepší bude požádat všechny hosty, kteří s sebou plánují vzít děti, aby vás upozornili odpovědí na vaši pozvánku.

     • Pro malé děti (do 10 let) je nejlepší nabízet jídlo nebo svačiny brzy, protože večeře nejčastěji začíná až ve 20 hodin, což je mnohem později, než děti obvykle jedí. Jídlo by mělo být pro děti zajímavé a zdravé, ale také promyšlené jako jídlo pro dospělé – rodiče to ocení. Kompletní jídlo pro děti usnadní rodičům pohodový večer.
     • Dětem starším 10 let lze obecně podávat jídla pro dospělé a porce stejné velikosti jako dospělým, i když děti nejčastěji nesní celou porci. Se souhlasem rodičů nabídněte dětem dětské menu, pokud nemají rádi jídlo pro dospělé. Teenageři často volí stejné jídlo jako děti, protože je jednodušší. Z tohoto důvodu některé provozovny přejmenovávají dětská menu na alternativní jídelníčky. Prodiskutujte předem s hlavními hosty menu pro děti a možnosti zábavy pro děti a seniory.
     • Vymezte soukromou oblast pro ženy s miminky na krmení a přebalování a místo pro spaní malých dětí, pokud jsou unavené.

   • Vědět, jak jednat s hlučnými a opilými hosty, stejně jako s lidmi, kteří se snaží dostat na akci bez pozvání. V ideálním případě se tomu lze vyhnout, ale ne vždy - problémy jsou možné na firemních a rodinných akcích. Často se objeví nuance, o kterých jste nevěděli a nemohli vědět, takže buďte připraveni na cokoli.

     • Zeptejte se klienta a hlavních hostů na možné scénáře chování v takových případech. Pokud je nevhodné o tom s nimi diskutovat, promluvte si s ostatními odpovědnými osobami, abyste se vyhnuli problémům se sezením. Přidělte pro tyto situace odpovědné osoby, sledujte situaci a buďte připraveni v případě potřeby zasáhnout. Přísně vzato, vaší odpovědností je řídit akci, ale nejste zodpovědní za soukromé záležitosti hostů. Z tohoto důvodu byste si měli zjistit, na koho se v případě nepříjemné situace obrátit.
     • Vzhledem k tomu, že může být obtížné odmítnout alkohol hostovi, který už toho vypil příliš mnoho, stejně jako interakci s hostem, který se chová agresivně, je nejlepší nechat konflikt vyřešit jednomu z hostů. Policii volejte pouze se souhlasem hlavních hostů. I malé akce mají často hodně alkoholu, proto je důležité být stále ve střehu.
     • Situace s lidmi, kteří se snaží dostat na akci bez pozvání, jsou vždy dost složité. V tomto případě je nejlepší je v klidu požádat, aby akci opustili, ale nejprve si u hlavních hostů ověřte, zda tito lidé opravdu nejsou na seznamu pozvaných. Pokud se lidé chovají agresivně, je vaší povinností chránit hosty v maximální možné míře. Zavolejte policii nebo ostrahu, pokud vetřelci navzdory vašim žádostem neodejdou.
     • Hosté často přeskakují tabulku sedadel a sednou si, kam chtějí, nebo vedle toho, s kým chtějí sedět. Zeptejte se hlavních hostů, zda je to přijatelné. Nejlepší je vše s klienty probrat předem. Pokud musí být lidé usazeni podle uspořádání sedadel, nepouštějte nikoho do jídelny před začátkem večeře. Často před večeří jsou hosté ve vstupní hale, ve vstupní hale nebo v baru. Pokud by někteří lidé neměli být kříženi kvůli rodinným neshodám, můžete je rozdělit do skupin a vést je k příslušným tabulkám samostatně.

   • Vědět, co dělat, když počasí překáží. V některých oblastech je možný náhlý déšť nebo sníh, stejně jako extrémní horko nebo zima. Počasí zpravidla příliš nevadí, pokud se akce koná uvnitř, ale v případě venkovních akcí je vše složitější. Pokud se očekává špatné počasí, přesuňte akci na jiné místo. Pokud to není možné, pronajměte si velký pavilon nebo stan (i když tato možnost může být drahá, pokud si ji rezervujete na poslední chvíli). Při přípravě akce sledujte počasí. V případě špatného počasí je extrémně obtížné situaci napravit, proto udělejte vše, co je ve vašich silách, abyste problémům předešli.

     • Některé země mají pojištění pro případ špatného počasí a dalších problémů. Pokud je počasí ve vaší oblasti nepředvídatelné, zvažte plán, jak se vypořádat se špatným počasím. Zjistěte si cenu pojištění a přesun akce na jiné místo, pomůže vám to připravit klienta na případné vícenáklady.

• Uchovávejte základní věci na jednom praktickém místě: kapesníky, hasicí přístroj, lékárničku a další věci. Pokud vše půjde dobře, nebudete je potřebovat, ale na velké akce je nejlepší je mít pro každý případ po ruce.
• Pokud je některý z hostů nebo řečníků unavený nebo si musí zvykat na jet lag, poraďte se s nimi nebo jejich asistenty, zda nepotřebují spa, masáž nebo cokoli jiného, ​​aby se cítili lépe. Pokud dlouho nejedli, můžete jim poslat oběd, a pokud se necítí dobře, prášky (například při bolesti hlavy ze stresu nebo bolesti žaludku při letu). Unavení hosté nebo řečníci jsou způsoby, jak zničit jakoukoli událost, bez ohledu na to, jak moc se snažíte.
• Zajistěte, aby všichni viděli jeviště a slyšeli hudbu nebo vystoupení.
• Pamatujte, že zorganizovat akci někoho jiného je velká čest, i když se samotný proces ukáže jako velmi nervy drásající. Vaše práce může mnoha lidem udělat radost a dát jim nezapomenutelný zážitek. Tato zkušenost se vám bude také hodit, protože získáte mnoho nových dovedností.
• Můžete sami pronést řeč nebo si dokonce s někým zatancovat, pokud to udělá akci zajímavější. Je důležité umět delegovat své povinnosti v případě, že se potřebujete zúčastnit tance nebo přednést projev. Je důležité, aby u žádného stolu nebylo ticho.

Informace o článku

wikiHow je wiki, což znamená, že mnoho našich článků je napsáno více autory. Při vytváření tohoto článku pracovalo na jeho úpravách a vylepšení 30 lidí, a to i anonymně.

V jiných jazycích:

Tato stránka byla prohlédnuta 57 546 krát.

Byl tento článek užitečný?