U čemu je događaj Korak po korak uputstvo: „Kako organizovati veliki događaj? Večernji zabavni događaj

Vaša vlastita majstorska klasa, radionica ili bitka naučnika samo je pola bitke: važno je da publika kojoj je namijenjena sazna o projektu na vrijeme. Maria Vul, šefica SMM odjela na Sterno.Ru, govori o tome kako privući lidere javnog mnijenja i koristiti hashtagove, šta nikada ne biste trebali raditi u javnosti i zašto Odnoklassniki nije tako beznadežan kao što se čini. T&P objavljuje video zapise i glavne teze majstorske klase.

Odlučili ste da održite predavanje, majstorsku klasu, seminar ili bilo koji drugi edukativni događaj - pripremili ste predavanje, zamislite kojoj je publici namijenjeno, ali niko nije došao na predavanje - jednostavno zato što nije znao za to . Da biste izbjegli ovu vrstu fatalne greške, morate naučiti kako informirati javnost o svojim briljantnim idejama. Uostalom, cijela blogosfera s forumima i stranicama, društvenim mrežama Facebook i Vkontakte i mnogim drugim stoji vam na raspolaganju.

Prije nego što započnete proces promocije vašeg događaja, morate zamisliti ciljnu publiku i postaviti nekoliko jednostavnih pitanja:

Koga treba privući?

Gdje ih tražiti?

Kako razgovarati s njima?

Šta im treba?

Kako im to dati?

Istražite društvene mreže

Važno je shvatiti da klišeji i stereotipi o društvenim mrežama nemaju nikakve veze sa stvarnošću. Legenda da starije tupe tetke sjede, na primjer, u Odnoklassniki je mit, tamo prevladavaju energični ljudi od 25-35 godina. Moramo se fokusirati ne na zastarjele klišee, već na ono što se danas zaista događa na društvenim mrežama. Osim toga, često kada ljudi promoviraju edukativni događaj, zaborave na društvene mreže poput Instagrama, Twittera, Foursquarea. I oni vam mogu uvelike pomoći u promociji vašeg projekta.

Odakle početi i kuda krenuti?

Ako nemate puno novca i ne možete si priuštiti odlazak u kompanije za promociju sadržaja, postoji niz akcija koje su prilično učinkovite za samopromociju događaja:

Postavite događaje na besplatne poster resurse;

Kontaktirajte besplatno gradsku javnost i javnost na temu događaja;

Kontaktirajte administraciju nišnih stranica;

Pozovite influensere koji su STVARNO zainteresovani za vaš događaj;

Isto važi i za vašu listu prijatelja.

Na svim mjestima gdje ćete objaviti najavu o svom događaju potrebno je ostaviti home link preko kojeg korisnik može doći do vas. Zatim, koristeći uslugu Yandex Metrica, možete saznati odakle su ljudi došli, šta je radilo efikasnije. Na društvenim mrežama uvijek koristite dugme "Idem" ili "Možda" da biste otprilike predstavili koliko će ljudi doći kod vas.

Možete odmah ostaviti poruke o svojim događajima na uslugama Lookatme.ru, Exchang.es, ali ima smisla unaprijed se dogovoriti sa uslugama Afisha, Mail.Ru ili Yandex.ru.

Pretpostavimo da je vaše predavanje o jednorozima. Pronađite forume i javnosti ljubitelja jednoroga, pronađite sva mjesta na kojima ovi ljudi sjede, ne zaboravite na linkove do onih mjesta na kojima želite akumulirati svoju publiku. Saznajte gdje je vaša ciljna publika.

Lideri javnog mnijenja svakodnevno dobijaju mnogo poziva - morate zainteresirati ljude koji su vam potrebni svojom majstorskom klasom, dokazati im da ste jedinstveni. Čak i ako osoba ne dođe, može preporučiti vaš događaj, i već će biti odlična reklama. Zapamtite: ne morate da šaljete neželjenu poštu svom prijateljskom feedu porukom o događaju 15 puta dnevno, a ne morate da radite isto ni sa svojim. ciljana publika inače će početi tiho da te mrzi.

Prijavite događaj unaprijed, ali u razumnim okvirima - otprilike tjedan dana unaprijed. Ako trebate kupiti karte, potrebno je da se javite malo ranije. Ako imate informacije o događajima koje ste već organizirali na ovu temu, objavite izvještaj i fotografije.

Kada prijavljujete svoj budući događaj, uvijek budite originalni i raznoliki:

Pokažite ljudima šta ih čeka na događaju;

Smislite hashtagove i uvijek ih koristite!

Uvijek uključite veze u svoje objave kako bi ljudi znali gdje da idu ako se slika podijeli. Koristite hashtagove svuda - na društvenim mrežama, na splash screen-u i na baneru. Ako imate svoje grupe, blogove itd., koristite ih da najavite svoj događaj.

Prikupite i akumulirajte svoju publiku. Kada, na primer, promovišemo salu Visoke ekonomske škole, za svako predavanje kreiramo događaj i email obaveštenje za ljude koji su prethodno rekli „idem” na naša prethodna predavanja na Fejsbuku.

Kada pričate o mjestu gdje će se održati predavanje, napravite mapu - olakšajte život ljudima koji vam dolaze.

Nema potrebe da pišete sto puta dnevno “imamo super predavanje, molim vas dođite” itd., nema potrebe da dovodite ljude. Možete podsjetiti na događaj jednom dnevno ili svaka dva dana koristeći različite slike, listu referenci za predavanje, linkove na filmove na temu, možete nacrtati sliku, dati citat.

Važnost intonacije

Nemoguće je govoriti istim jezikom na različitim mrežama. Možete napraviti anketu, sliku, diskusiju za Vkontakte ili Facebook. Ako planirate održati ozbiljno naučno predavanje, uplašit ćete ljude objavljivanjem smiješnih slika na društvenim mrežama o kvantnoj fizici. Morate razumjeti na koga želite da se zakačite i kako su navikli komunicirati s njima.

Ako imate novca, možete promovirati svoju objavu na društvenim mrežama - Facebook je u tom smislu vrlo zgodan, vodit će vas kroz sve korake kreiranja reklamnog posta. I Facebook i Vkontakte imaju jasne alate koji će vam pomoći da shvatite kako vaš oglas funkcionira i promijenite sliku ili tekst oglasa ako niste zadovoljni učinkom. Na Vkontakteu, tekstualno-grafički blok ne funkcionira uvijek efikasno - možete naručiti objavu ili kontaktirati urednike Vkontakte javnosti ako glavna publika ove javnosti odgovara interesima vašeg predavanja.

Povratne informacije

Kada se predavanje završi, ne zaboravite na društvene mreže – uostalom, potrebna vam je vjerna publika u budućnosti. Ne opuštajte se: recite veliko hvala ljudima što su došli na predavanje, ponudite im pitanja ako ih je ostalo, postavite fotografiju i prezentaciju.

Zamolite ljude da ostave komentare, odgovorite na njih, ne ostavljajte ih na miru. Možete malo istražiti: u Yandexu unesite hashtag, svoje prezime, naslov predavanja i pogledajte šta ljudi pišu o vama. Podsjetite ljude na hashtag kako bi ga koristili kada nešto pišu ili objavljuju.

Možete dijeliti slike, pitanja, teme predavanja i teme diskusije koje zahtijevaju odgovor. Uvijek recite "hvala vam puno na vašoj konstruktivnoj kritici" i odgovorite na postavljena pitanja. Koristite dodatne korisne sadržaje u svom događaju. Kreirajte sadržaj koji sami želite ponovo objaviti.

Ne morate to da radite!

Pozovite cijeli feed prijatelja na događaj neselektivno;

Označite ljude na fotografijama bez njihove dozvole;

Beskonačno ažurirajte događaj;

Najavite događaj u deset javnosti u isto vrijeme;

Zaboravite na upitnike, fizičko prisustvo hashtaga na događaju;

Zanemarite negativne kritike, izbrišite komentare.

Tokom događaja možete voditi twitter prenos, možete spojiti predavanje u kratki video tako da osoba koja nije bila prisutna sve razumije za tri minuta. Sve vrijeme dok održavamo događaj, a nakon toga pratimo recenzije po hashtagovima, prezimenima, ključnim riječima.

Koristite Instagram čak i ako nemate šta da fotografišete. Uvijek možete nešto izvući iz područja stručnosti. Pogledajte Instagram General Electrica - malo ljudi je zainteresirano za gledanje fotografija o motorima, ali oni jednostavno magično vode svoj Instagram.

Takmičenja, festivali, koncerti, flash mobovi, konferencije, turistički skupovi, defilei i povorke sadrže određenu sadržajnu komponentu, a istovremeno su to masovne manifestacije, tokom kojih se moraju poštovati određeni zahtjevi.

Šta je masovni događaj

Masovna manifestacija je okupljanje značajnog broja ljudi radi učešća u bilo kojoj manifestaciji koja ima karakter patriotskog poziva, praznika, reklame, spektakla, poslovnog sastanka ili razonode.
Mesta za masovne događaje su različita:

• trgovi i parkovi;
• trgovi i gradske ulice;
• javne zgrade;
• pozorišne dvorane;
• koncertna mjesta;
• Sportske dvorane.

Organizacija kulturnih događaja doprinosi ostvarivanju potreba stanovnika političke, kulturne, ekonomske i vjerske prirode.

Oblici masovnih događaja

Postoje različite grupe i oblici javnih događaja:

• Državno i političko: sastanci dioničara, naučne i praktične konferencije, kongresi, parade, procesije.
• Kulturna događanja: općegradsko veče maturanata, pozorišne predstave, narodni praznici, sajmovi i izložbe, karnevalske povorke, festivalske predstave, koncertni programi, šou programi.
• Sport i zabava: sportske utakmice, sportski dani, auto-trke i reliji, atletski krosovi, Olimpijske igre.
• Događaji vjerske prirode: praznici, svečane procesije.
• Privatno: banketi, vjenčanja, godišnjice.

Svi događaji se mogu odvijati na opštinskom, regionalnom, nacionalnom ili međunarodnom nivou. Način nastanka takvih radnji podijeljen je u dvije velike grupe:

• Spontano.
• Organizirano.

Mogu se održavati jednokratno ili periodično, osiguravajući učešće ograničenog broja ljudi ili pristup javnosti.

Kako održati masovni događaj

U pripremi i održavanju događaja angažovan je niz struktura:

• Organi lokalne samouprave.
• Ustanove koje pripadaju različitim resorima i oblicima svojine.
• Rukovodioci ustanova na čijoj teritoriji se obavlja.

Masovni događaj je striktno poštovanje glavnih uslova, procedura i zahtjeva za njegovo održavanje, uz održavanje lične sigurnosti svake prisutne osobe.
Održavanje kulturnih manifestacija neospornu ulogu ima zdravstvo, autotransport i trgovinska preduzeća, ustanove za pružanje usluga potrošačima, informacije i internet resursi.

Ukoliko se spremaju događaji velikih razmera, opštinska uprava može formirati koordinacione savete i štabove koji koordiniraju i kontrolišu sve učesnike. Takve komisije su odgovorne za izradu odgovarajućih planova, održavanje reda i zakona, hitnu evakuaciju gledalaca i učesnika ukoliko postoji opasnost po njihov život i zdravlje.

Šta uzeti u obzir

Kada razgovarate o postupku održavanja masovnog događaja, morate uzeti u obzir uslove za njegovo održavanje:

• Raspored javnog gradskog prevoza (svi prisutni moraju imati mogućnost korišćenja javnog prevoza na kraju).
• Vremenski i klimatski uslovi.
• Parking za vozila.
• Pogodnost prilaza glavnom mjestu, uzimajući u obzir ograničenje pristupa vozilima.
• Dostupnost skladišnih prostorija.
• Sposobnost pružanja primarne zdravstvene zaštite.
• Rad lokala i prodaja bezalkoholnih pića (po vrućem vremenu - osvježavajuće, po hladnom - grijanje).
• Dostupnost kupatila.

Uputstvo za organizaciju i izvođenje

• Veća dobrovoljnih sportskih organizacija i sportski odbor dužni su da usaglase potrebne preglede sa opštinskom upravom, inženjerske konstrukcije, sanitarne epidemiološke stanice, agencija za provođenje zakona, civilne zaštite i hitne pomoći. Rezultat ankete treba da budu relevantni akti.
• Organizatori osiguravaju proces održavanja manifestacije (poštivanje vatrogasnih pravila i imenovanje odgovornih osoba), uredno obavještavaju upravu općine o tome gdje, kada i u koje vrijeme će se manifestacija održati, navesti naziv , format, podaci o broju učesnika, kontakt podaci.
• Rukovodioci u čijem se odjeljenju nalaze zgrade i objekti dužni su osigurati pouzdanost tribina i drugih objekata koji se koriste, mogućnost opšte evakuacije ukoliko postoji opasnost po život i zdravlje drugih.

Karakteristične karakteristike masovnog događaja

Format javnog događaja određuje njegove karakteristične karakteristike. Uobičajeno, bilo koji javni masovni događaj može se pripisati jednoj od glavnih vrsta na mjestu događaja:

• Zatvoreno. U ovom slučaju, uski krug određenih zvanica okuplja se u zasebnoj prostoriji, pristup gostima je ograničen pozivnicama, društveni nivo i interesi publike su približno isti.
• Otvori. Ovaj format omogućava svakome da učestvuje u planiranim događajima. Ovo značajno povećava rizik od stvaranja opasnih situacija.

Najjasnije se heterogenost sastava prisutnih manifestuje tokom sportskih i zabavnih događaja:

• Navijači pripadaju rivalskim sportskim klubovima, njihov kontigent je jasno označen.
• Svetle, fanatične ovisnosti o svom klubu ili timu manifestiraju se u povicima, sloganima, skandiranju određenih fraza.
• Uzrast i društveni sastav, stepen obrazovanja i kulture, vrijednosne orijentacije prisutnih mogu se jako razlikovati, što može dovesti do konfliktnih situacija.

Potencijalne prijetnje

Masovni događaj je najpristupačnija prilika za zadovoljenje potreba velike grupe ljudi. Istovremeno, to je i potencijalna opasnost po život i zdravlje svih učesnika, navijača, gledalaca. To je zbog nekoliko faktora:

• Zatvoreni prostor povećava rizik od kršenja reda i zakona od strane grupe ljudi koja se formira spontano ili organizovano.
• Promjena uobičajenog ritma, dinamike događaja može izazvati slučajeve sukoba između pojedinih građana ili pojedinih grupa. Tome posebno doprinose specifični formati neformalnih događaja.
• Uz značajno nakupljanje ljudi, postaje moguće počiniti krađu, oštećenje imovine.
• Kolektivno okupljanje određenog kontingenta ljudi (radikalnih fanova, rivalskih partija, fanova roka) može akumulirati ispoljavanje negativnih emocija.
• Čak i kratkotrajna nestandardna situacija može doprinijeti ispoljavanju panike, što dovodi do velikog broja žrtava.
• Postoji realna opasnost od terorističkog akta kao rezultat provođenja kriminalnih ili antisocijalnih planova.

Sigurnosne mjere organizatora

Organizator je prvenstveno odgovoran za sigurnost prisutnih. Ako sigurnosni sistem nije pravilno formiran, onda će čak i najsjajniji, najspektakularniji, zanimljiv i važan događaj izgubiti svoj značaj i može dovesti do tužnih posljedica.

Osiguravanje sigurnosti masovnih događaja vrši se opremanjem punktova na kojima će biti smješteni učesnici, gledaoci, službe obezbjeđenja, kao i oprema za gašenje požara.

U ispravnom stanju, potrebno je održavati sanitarno-higijenski režim na cijeloj teritoriji. Za službena vozila treba organizovati slobodan pristup objektima i izvorima vode u slučaju opasnosti od požara. Planove evakuacije i znakove evakuacionih izlaza postaviti na centralna mjesta.

Osiguravanje sigurnosti od strane službenika za provođenje zakona

Javne manifestacije obezbjeđuju poštovanje javne bezbjednosti koju sprovode agencije za provođenje zakona. Na šta tačno treba da obrate pažnju?

• Zaposleni u organima unutrašnjih poslova dužni su da spreče građane u stanju opojne, toksične ili alkoholne intoksikacije.
• Posebnu pažnju treba obratiti na osobe koje žele sa sobom nositi bilo koju vrstu oružja.
• Ako popunjenost prostorija postane maksimalno dozvoljena, onda službenici za provođenje zakona moraju podnijeti zahtjev organizatorima da zaustave prijem posjetitelja (gledalaca, navijača) na teritoriju na kojoj će se događaj održati.
• Ako se pojavi uočena prijetnja, svi prisutni moraju biti evakuisani iz gledališta, sa tribina.
• U procesu suzbijanja narušavanja reda i zakona potrebno je isključiti mogućnost panike.

Pravila ponašanja za prisutne

Pravila ponašanja tokom sportskih i zabavnih i kulturnih manifestacija utvrđena su standardnim pravilima i zabranjuju:

1. Ponesite oružje sa sobom eksploziva, droge, alkoholna pića, velike torbe.
2. Istrčite na teren ili pozornicu, budite u prolazima ili na stepenicama.
3. Kršiti red: piti alkohol, vređati i ponižavati prisutne, pokazivati ​​znake ekstremizma.
   

Masovni događaj je ona jedinstvena situacija u kojoj se osoba može osjećati u krugu istomišljenika, biti uključena u važne državne, vjerske ili druge događaje, provoditi svoje slobodno vrijeme sa zanimanjem i koristima.

Svi znamo šta znači riječ "događaj". Ali ponekad, kada se od nas traži da izrazimo svoje znanje rečima, ne dobijamo baš koherentan govor. To je zbog činjenice da nemamo baš jasnu predstavu o predmetu razgovora. Uostalom, ako osoba ne može nešto opisati, to znači da to ne razumije. U ovom članku ćemo razumjeti terminologiju i saznati šta je to - događaj.

Značenje te riječi

Događaj je akcija ljudi koje povezuje neki zajednički cilj. Ovo je opća definicija koja ima nekoliko nijansi. Na primjer, grupa tinejdžera koja se okupila da popiju pivo na ulazu ne može svoj sastanak nazvati događajem. I to se ne dešava zato što je vokabular ovog sloja društva ponekad oskudan, već zato što ovaj skup nema za cilj kulturni razvoj.

Dakle, možemo zaključiti da je događaj susret grupe ljudi koji su se okupili kako bi se kulturno prosvijetlili, naučili nešto novo ili drugima ispričali svoje gledište. A događaj je i susret ljudi u količini većoj od dvije osobe.

javni događaj

Iz posljednjeg dijela članka shvatili smo kako se zove događaj kada se mala grupa ljudi okupi u svrhu edukacije ili korisnog provoda. Sada morate razumjeti kada se događaj može nazvati javnim. Najčešće se takva definicija može naći na demonstraciji, skupu, pozorišnoj večeri, otvaranju izložbe itd.

Može se zaključiti da je javni događaj skup veliki broj nepoznati ljudi koji su ujedinjeni zajedničkim ciljem.

Ali, na primjer, sajam, koji savršeno odgovara definiciji, teško se može nazvati javnim događajem. Svi ljudi imaju isti cilj da kupuju proizvode, ali svako to radi za sebe.

Drugi primjer je pozorište. Na nastupu i ljudi uživaju, i to svako za sebe. Ali ovo je javni događaj. Stvar je u tome što u drugom primjeru glumci igraju za cijelu publiku, daju svoje vrijeme i daju talent kako bi publika dobila estetski užitak.

Dječji događaj

Jutra, kreativne večeri ili igre u dječjem parku - sve se to uklapa u našu definiciju. Dječji događaj je aktivnost za odrasle koja ima za cilj da zabavi svoje male gledaoce. Organizirano dečiji odmorće se razlikovati od igre drugova iz razreda po tome što je u prvom slučaju vidljiv vođa koji postavlja pravila. Animator diktira uslove i brine se da se oni ispune.

Naravno, nije potrebno da odrasli zabavljaju djecu, oni mogu sami organizirati aktivnosti uz pomoć djece. Živopisni primjeri za to: matineje, školski koncerti i pozorišne predstave. Sve to malim članovima društva usađuje timski duh, odgovornost za svoje postupke. Djeca se oslobađaju kompleksa, savladavaju skromnost, uče da pokažu svoje brojne talente. Zapravo, tvrdnja da se godišnji odmor djece razlikuje od odraslih samo po dobnom kontingentu je suštinski pogrešna, to smo kod vas vidjeli iz gornjih teza.

Dakle, kako kažu, vjerujte ali provjerite. I sljedeći put kada se u razgovoru pojavi tema kulture događaja, možete dati dobro osmišljen odgovor.

Kratkoročni neformalni skup aktivnosti usmjerenih na postizanje željenih rezultata. Događaj se može smatrati projektom na koji se primjenjuje pojednostavljeni tok dokumenata zbog kratkog trajanja i niskog intenziteta rada. ... ... Priručnik tehničkog prevodioca

DOGAĐAJ, događaji, up. (službenik knjige). Čin činjenja nečega za postizanje nekog cilja. Rječnik Ushakov. D.N. Ushakov. 1935 1940 ... Objašnjavajući Ušakovljev rječnik

DOGAĐAJ, I, cf. Skup radnji koje objedinjuje jedan društveno značajan zadatak. Održavanje važnih kulturnih i obrazovnih događaja. M. za prikaz (izvodi se formalno, bez interesa; kolokvijalno neod.). Rječnik… Objašnjavajući Ožegovov rječnik

Organizirana akcija ili skup akcija usmjerenih na provedbu neke vrste l. ciljevi. Rječnik poslovnih pojmova. Akademik.ru. 2001 ... Pojmovnik poslovnih pojmova

događaj- , ia, cf. Organizirana akcija ili skup radnji usmjerenih na postizanje određenih ciljeva. ◘ Već dobrih deset godina u Kaunasu se sistematski organizira manifestacija pod nazivom „Pisci radnicima“. Sove. Lit., 106.… … Objašnjavajući rečnik jezika sovjetskih poslanika

događaj- planiranje modaliteta događaja, planiranje događaja se održava pasivno, organizacija zakazivanje modaliteta događaja, planiranje održavanja događaja organizacija događaja događaji se održavaju pasivno, organizacija ... ... Verbalna kompatibilnost neobjektivnih imena

događaj- veliki događaj... Rječnik ruskih idioma

Događaj- uslovno generalizovani naziv za svaku manje ili više organizovanu interakciju između dece i nastavnika, koja ima cilj, sadržaj i odgovarajuću metodologiju za realizaciju. Aktivnosti u školi se obično nazivaju vannastavnim oblicima organizacije ... ... Osnove duhovne kulture (enciklopedijski rečnik učitelja)

događaj- renginys statusas T sritis švietimas apibrėžtis Tam tikrą programą ir vidinę struktūrą turinti ugdymo forma. Organizuojami didaktiniai, auklėjamieji, meninės saviveiklos, sporto ir kt. renginiai. Šis terminas plačiau vartojamas užklasinės veiklos … Enciklopedinis edukologijos žodynas

Knjige

• Događaj od milion dolara. Brzi novac na tuđem znanju, Andrey Parabellum, Treninzi su svakim danom sve popularniji. I to nije iznenađujuće. U skoro svakom polju, profesionalnom ili ličnom, osoba mora da se takmiči, da bude bolja od drugih. I više… Izdavač: Peter, elektronska knjiga
• Događaj "Terminal" Potsdam, 1945, V. N. Vysotsky, "Terminal" - kodno ime za konferenciju lidera zemalja antihitlerovske koalicije 1945. u Potsdamu, blizu Berlina. Autor govori o diplomatskim pripremama za susret “velikog…” Izdavača:

Organizovanje eventa je zanimljivo novo iskustvo i nije bitno šta vas tačno čeka: zabava, korporativni događaj, sastanak za prijatelje i porodicu, vjenčanje ili bilo koji svečani događaj. Dobra organizacija je važan dio svakog događaja i možete biti sigurni da vaš trud neće proći nezapaženo. U ovom članku ćete naučiti kako organizirati događaj, kako riješiti konflikte i pronaći izlaz iz teških situacija te kako izbjeći probleme dobrim planiranjem.

Koraci

Glavni ciljevi

Definirajte svoje ciljeve i ciljeve. Prije nego što počnete s planiranjem, važno je shvatiti koliko će mjesto biti veliko, koliki će biti budžet, šta će se dogoditi, koliko gostiju i kakvi će ljudi biti, te odlučiti koja strategija planiranja je prava za vas. Kako biste željeli da bude događaj? sta zelis da radis?

• Kada odlučite o čemu će biti događaj (proslava događaja, prikupljanje novca, edukacija, prodaja, davanje prijedloga), morat ćete razmotriti zašto ti to radiš. Razumijevanje razloga pomoći će vam da se fokusirate i krenete na posao.
• Takođe ćete morati da razmislite o tome koji će vam biti ciljevi. Nemoguće je postići cilj ako ne znate šta je to. Gol će vas držati motiviranim do samog kraja.

1. Odaberite datum i vrijeme. Ovo je jedan od ključne točke planiranje. Ako odaberete datum i vrijeme koji nikome neće odgovarati, sav vaš trud će biti uzaludan. Ako odaberete dan koji neće doći uskoro ili, naprotiv, prerano, postoji rizik da ljudi ili zaborave na događaj ili već planiraju svoje vrijeme drugačije. Izuzetno je važno odabrati datum koji će većini odgovarati.

   • Najbolje je obavijestiti goste o događaju dvije sedmice unaprijed. Najvjerovatnije još neće imati druge planove. Tada se možete podsjetiti na događaj jednom ili dvaput bliže odabranom datumu. Odaberite dan do kojeg će vam ostati 2-3 sedmice, ali samo pod uslovom da imate vremena da sve obavite na vrijeme.

2. Odaberite lokaciju. Sada znate šta ćete raditi i kada, tako da morate odlučiti koje mjesto vam odgovara i na nekoliko mjesta saznati da li je termin koji vas zanima tamo dostupan. Kakav vam je prostor potreban? Kako će se koristiti prostor? Hoće li gosti sjediti na stolicama u nizu, na klupama, za stolovima ili na ćebadima na travi? Treba li vam mjesto za ples, pozornica ili podijum? Provjerite je li sjedalo koje odaberete odgovarajuća veličina za vas.

   • Posjetite lokaciju unaprijed i skicirajte tlocrt. Ovaj plan možete koristiti za postavljanje stolova, organiziranje obroka, dizajniranje pristupa bez barijera za osobe s invaliditetom i izlaznih ruta, te raspoređivanje opreme. Označite lokaciju napajanja (ako je potrebno) kao i lokacije vanjske opreme (hladnjaka, ledomata, roštilja, štednjaka, itd.). Nacrtajte na planu sve utičnice i mjesta na kojima će se izvoditi kablovi (mogu se sakriti tepihom), te sve stavke koje zahtijevaju posebnu pažnju u smislu sigurnosti.
   • Trebate li posebnu dozvolu? Ponekad vam je potrebna posebna dozvola za prodaju alkohola, kao i za bučne događaje, organizaciju transportnog pristupa, parking, postavljanje velikih objekata (na primjer, paviljona).

3. Odlučite koliko ćete ljudi pozvati. Za koliko ljudi je vaš budžet? Ulaz na događaj može biti samo uz ulaznice ili pozivnice, što olakšava planiranje, ali uvijek ima kasnih dolazaka, kao i dodatnih učesnika (npr. djeca, supružnici, prijatelji). Zapamtite da što više ljudi, više osoblja će vam trebati.

   • Budući da broj ljudi može biti veliki problem, važno je osigurati dovoljno prostora za sve goste.
   • Odlučite šta maksimalni iznos ljudi će moći prisustvovati vašem događaju.

4. Postavite budžet. Udružite se s nekoliko ljudi od povjerenja i odlučite koliko vam je novca potrebno za vođenje događaja. Hoćete li zapošljavati osoblje? Trebate li iznajmiti opremu i platiti zakupninu prostora? Koliko vam je novca potrebno za hranu i piće? Šta je sa malim slovima? Odlučite koliko novca ćete imati na raspolaganju i planirajte u skladu sa svojim budžetom. Nemojte trošiti lični novac na nešto na šta ne morate.

   • Možda ćete moći privući sponzore ili dobrovoljne priloge, ali to nije uvijek slučaj. Ako se ne očekuju dodatna sredstva, važno je ne ulagati višak novca u budžet. Ako ugostiteljske usluge koštaju veliki novac pozovite sve da ponesu svoju hranu i piće. Neće vam trebati osoblje, ali ćete morati pronaći sto, benmari i frižidere. Da ne biste trošili novac na fotografa, slikajte se sami. Budite kreativni!

5. Okupi tim. Podijelite zadatke među članovima tima. Ako ste domaćin neformalnog događaja, članovi tima mogu uključivati ​​prijatelje, porodicu i druge. Organizacija događaja podrazumijeva raspodjelu područja odgovornosti među ljudima. Uvjerite se da svi znaju šta treba učiniti.

   • Rasporedite obaveze istovremeno sa zapošljavanjem osoblja i pripremanjem pozivnica. Dodijelite odgovornost što je prije moguće i ponudite im izbor zadataka ako je moguće. Treba imati i nekoliko ljudi u rezervi, jer nije isključena mogućnost preklapanja.

6. Razmotrite slijed događaja. Nemoguće je praviti planove bez poznavanja redosleda akcija na događaju. Kada će govornici održati govore? Hoće li na događaju biti igara, prezentacija, zabave? Koliko će vremena trebati gostima da jedu? razmisli detaljan plan, koji uzima u obzir sve događaje.

   • Ostavite malo vremena u rezervi, jer su moguća odstupanja od rasporeda. Ljudi mogu kasniti, govori mogu biti duži od planiranog, a red za hranu može biti dug. Naravno, vrijedi razmisliti o rasporedu, ali je važno shvatiti da ne ide uvijek sve po planu.

Početak pripreme

1. Pošaljite pozivnice. Bez pozivnice, niko neće znati za vaš događaj. Vaša pozivnica je lice događaja, tako da se dizajnu mora pristupiti odgovorno. Prvi utisak o događaju će se formirati upravo zahvaljujući pozivu. Pokušajte sve učiniti na pristojnom nivou.

   • Razmotrite klasične opcije: razglednice, letke i druge sitne ispise. Imajte na umu da se pozivnice mogu slati i digitalno: e-mail, u obliku elektronske mailing liste, putem društvenih mreža ili sajtova kreiranih za dizajniranje pozivnica. Osim toga, događaj možete jednostavno označiti u kalendaru.
     • Ako želite da što više ljudi prisustvuje vašem događaju, pošaljite pozivnice putem društvenih mreža. Ako će događaj biti samo za elitu, odbijte društvene mreže.

2. Registrujte sve osobe koje su potvrdile svoje učešće. Moraćete tačno da znate koliko će ljudi doći. Najvjerovatnije će se broj gostiju na događaju i dalje razlikovati od broja ljudi koji su potvrdili učešće, ali barem biste trebali imati predstavu o tome što možete očekivati. Postoje namenske stranice koje vam omogućavaju da vodite evidenciju, ali možete koristiti alate za društvene mreže (kao što je Facebook) ili snimati ljude u Excelu.

   Uzmite u obzir sve ljude. Da li ćete morati da pronađete i unajmite fotografe, graditelje, dizajnere, dekoratere, govornike, sponzore, domaćine, muzičare, sveštenike, plesače, druge umetnike ili da prenesete njihove dužnosti na nekog drugog? Uzmite u obzir sve ove ljude prilikom planiranja kako bi svi imali dovoljno prostora i hrane, ako je to predviđeno ugovorima.

   • Hoće li na događaju biti hrane i pića? Ako postoje, znajte ko će biti odgovoran za kuhanje, posluživanje i čišćenje. Koja će hrana biti servirana? Hoće li biti gostiju alergičara, vegetarijanaca ili vegana, dijabetičara, osoba kojima je hrana ograničena iz vjerskih razloga i tako dalje? Hoće li biti dojenčadi, djece, starijih ili invalidnih osoba koje ne mogu jesti čvrstu hranu?
   • Razmislite da li će biti zabave na događaju i šta vam je potrebno da ga organizujete. Možda ćete morati naručiti muzička oprema, paviljoni ili šatori, ukrasi, svjetla, mikrofoni, pojačala, izvori napajanja, projektori ili dijaprojekcija, dimne mašine, ogledala na pozornici, trake, plakati s imenima kompanija i tako dalje.
     • Ako unajmljujete zabavnu kompaniju, saznajte da li ona može obezbijediti svoju opremu i kakvu će opremu imati lokacija. Dogovorite se o rasporedu. Na taj način ćete znati koja vam je pomoć potrebna.
   • Ugostiteljske kompanije, cvjećari, prezenteri i drugi profesionalci cijene svoje vrijeme, pa s njima pregovarajte što prije (što kasnije to učinite, njihove usluge mogu biti skuplje). Ako to učinite unaprijed, imat ćete vremena da nađete zamjenu ako odbiju.

3. Pronađite vođu. Facilitator je potreban kako bi se osiguralo da se događaj odvija prema rasporedu. Vođa drži govore, poziva za stol, najavljuje početak igre ili druge zabave i predstavlja počasne goste. Dogovorite se sa voditeljem o datumu i planu. Ako je domaćin inteligentan, uvelike će vam pomoći u održavanju događaja.

   • Možda ćete morati da budete vođa. Ovo će biti teže jer ćete morati kontrolirati proces do samog kraja. Važno je odrediti odgovorne osobe u svakoj od grupa pomagača kako biste im mogli delegirati odgovornosti.

4. Pripremite opremu. Kada zapošljavate tim, pobrinite se da sa sobom ponesu sve što im je potrebno. Možda će ljudi donijeti svu opremu sa sobom, ali postoji šansa da ćete je morati tražiti zasebno. Oprema se može iznajmiti, kupiti ili posuditi. Prođite kroz cijelu listu, od salveta do produžnih kabela.

   • Dekoracije su važan dio svakog događaja. Stolnjake, cveće, poklone, sveće, balone, postere, trake, foto zone, crvene tepihe i sve ostalo treba potražiti unapred.

5. Razmislite o tome kako prostor odgovara vašim potrebama. Neiskusni organizatori često zanemaruju količinu i kvalitet stvari kao što su toaleti, parking, rampe za invalidska kolica, ormari, skladišta, kuhinje, kante za otpatke, kante za led, električne utičnice i tako dalje. Razmislite o svim nijansama unaprijed.

   • Takođe razmislite kako će ljudi doći do mjesta događaja. Hoće li stranim gostima biti potreban smještaj i prijevoz? Hoćete li za njih trebati rezervirati transfer?

6. Znajte s kim ćete raditi. Ako ideja događaja nije vaša, važno je znati kako ćete se ponašati u svakoj situaciji. Da bi vam klijent mogao vjerovati, trebate saznati:

   • Ko su glavni gosti? Obično je to razumljivo - na primjer, nevjesta i mladoženja. Klijent nije uvijek glavni gost. On može, ali i ne mora biti prisutan na događaju.
   • Ko inicira događaj. Obično ovi ljudi sjede za svojim stolom i pomažu gostima da se upoznaju i komuniciraju. Po pravilu, ovi ljudi znaju kako stvoriti pravu atmosferu i dati nove teme za razgovor, pozvati sve na ples, upoznati goste jedni s drugima. Obično se možete osloniti na takve ljude, jer će vam reći sve važne informacije, mogu sami uzeti riječ ili biti fasilitatori. Po pravilu, zahvaljujući ovim ljudima, događaji teku glatko.
   • Ko će pomoći da se uspostavi red u slučaju problema. Znajte ko vam može pomoći da riješite probleme ako je potrebno. Tu ulogu najčešće imaju glava porodice, staratelji, menadžeri ili zaštitari.
   • Ko donosi odluke. U većini situacija odluku ćete donijeti vi kao menadžer, ali može doći do situacija u kojima ćete morati nešto objasniti gostima, a to neće biti baš zgodno. Saznajte s kim možete razgovarati u hitnom slučaju. Najvjerovatnije ćete morati komunicirati s osobom koja plaća događaj ili vaše usluge i koju smatrate svojim klijentom.

Priprema prije događaja

1. Pogledajte mjesto održavanja događaja. Prije samog događaja posjetite mjesto i razmislite kako će sve biti organizirano. Možda će vam trebati dodatna oprema - produžni kablovi, svjetla i tako dalje. Ako ih ne možete pronaći odmah, vašim će gostima biti još teže da ih pronađu. Razmotrite ovo.

   • Ako je moguće, odlučite gdje i šta će stajati. Ako nema mjesta za sve, nešto će se morati napustiti. Razgovarajte sa upraviteljem objekta o tome mogu li vam pomoći i pitajte postoje li posebne okolnosti ili zahtjevi koje trebate uzeti u obzir.

2. Pripremite poklon setove za članove vašeg tima. Svi će morati naporno da rade. Da biste se zahvalili ljudima na njihovom radu i izrazili svoju zahvalnost, pripremite poklone. Set može uključivati ​​boce za vodu, granola štanglice, čokolade, male suvenire i sve ostalo što vam odgovara. Ovo će ojačati timski duh.

   • Pripremite bedževe ili male suvenire koji će vam ostati za uspomenu na događaj. Pobrinite se da svi mogu jesti i piti na vrijeme. Pokušajte da u svojim zaposlenima vidite resurs koji možete koristiti u budućnosti.

3. Kontaktirajte sve članove tima prije događaja. Važno je osigurati da svi znaju šta treba uraditi i da su spremni za rad. Dajte svima jasne upute o vremenu dolaska i dajte svima svoje kontakt podatke. Ako niko nema pitanja, možete nastaviti.

   • Provjerite jesu li svi spremni za polazak. Neće svi moći reći istinu, pa pokušajte sami izvući zaključke. Da li ljudi izgledaju sigurni i spremni za rad? Ako ne, uvjerite ih, ponovo navedite sve njihove odgovornosti i postavite nekoliko pitanja. Ako sumnjate da će se neko nositi sa svojim zadacima, uparite ga sa iskusnijim zaposlenikom.

4. Pripremite listu kontakata i drugih papira ako je potrebno. Važna je i vaša samoorganizacija. Ako ste spremni, možete spasiti svaku situaciju, ali ako niste, stvari će izmaći kontroli. Evo nekoliko načina da se pripremite:

   • Napravite listu svih telefonskih brojeva i adresa koje su vam potrebne. Da li je poslastičar mislio da ćete sami pokupiti tortu? Nije važno - pozovite Mašu koja živi u blizini i zamolite je da pokupi tortu na putu do događaja.
   • Napravite listu svega. Pregledajte liste i provjerite koje stvari, oprema i ljudi nedostaju.
   • Pripremite sve fakture i ugovore. Što se bolje pripremite, kasnije ćete imati manje problema.

5. Pokušajte ništa ne mijenjati u posljednjem trenutku. Mislite li da će se klijent truditi da do posljednjeg trenutka napravi izmjene? Prilikom organizacije vjenčanja klijenti često traže da se nešto promijeni u dizajnu u posljednjem trenutku. Odredite rok za izmjene i dopune. obično, maksimalni rok je nedelju dana pre događaja. Prije ovog datuma promjene se i dalje mogu izvršiti bez značajne štete po budžet ili organizaciju.

   • Ako su promjene male i ne podrazumijevaju dodatne troškove, nemojte odbiti da izvršite ove izmjene. Pokušajte da se prema klijentu odnosite sa razumevanjem, jer ga čeka veoma važan događaj za njega.

Aktivnosti tokom događaja

1. Pripremite sve. Dođite na mjesto događaja ranije. Pobrinite se da svi stignu na vrijeme i pozovite one koji kasne. Pomozite ljudima kojima je pomoć potrebna i dajte upute gdje je to potrebno. Nemojte se miješati ako vaše prisustvo negdje nije potrebno. Vodite računa da niko nije povređen.

   • Bićete opušteniji ako napravite listu obaveza i prođete kroz nju. Dajte listu svakom timu: one koje ste unajmili; zaduženi za uređenje i uređenje namještaja; onih koji su zaduženi za opremu. Uvjerite se da je sve na svom mjestu.

2. Delegirajte posao. Nemojte se plašiti delegiranja odgovornosti. Nemoguće je učiniti sve, pa morate rasporediti odgovornosti. Ako neko ne radi svoj posao dobro, dajte mu drugi. Vaš zadatak je da pravilno rasporedite rad. Ne zapovijedate i ne kršite lične granice - unajmljeni ste da radite upravo to.

   • Budite ljubazni, ali govorite čvrsto i samouvjereno. Na primjer, ovako: "Maxim, treba mi tvoja pomoć oko keteringa. Hvala ti." Vaš tim mora raditi zajedno. Kako biste svima olakšali, preuzmite ulogu vođe kakav biste trebali biti.

3. Ne oklijevajte da se prilagodite. Pokušajte da se pridržavate rasporeda i pronađite izlaz ako ne možete da ispoštujete raspored, ali što je najvažnije - ne brini o tome. Ako počnete da se nervirate, izgubićete kontrolu nad sobom i ništa dobro od toga neće biti. Ako se govor odugovlači 10 minuta, a govornik ignorira vaše znakove, opustite se. Samo malo kasnije poslužite piće i niko neće primijetiti. Ništa loše se nije dogodilo.

   • Moguća su bilo kakva preklapanja. Nemoguće je sve predvidjeti, a što prije naučite da to prihvatite, to bolje. Smiren event menadžer može riješiti svaki problem, ali stresan ne može. Zato nemojte biti nervozni i pustite da stvari idu svojim tokom. Događaj se uskoro završava!

4. Neka svi budu u toku. Na dan događaja provjerite broj gostiju i sve ostale nijanse. Ako trebate nešto promijeniti, obavijestite odgovorne što prije. Trebali biste biti prvi koji će primijetiti bilo kakve probleme.

   • Pitajte klijente kako se osjećaju. Mogu biti nervozni, zabrinuti, dosadni, sretni ili zabrinuti zbog nečega, a razgovor s vama može pomoći da ih smirite i motivišete da nešto urade. Po potrebi bodrite goste i članove svog tima.

5. Gledaj svoja posla. Uzmite u obzir da je svaki član tima u stanju da se nosi sa svojim zadatkom: ako ste mu nešto povjerili, onda će se snaći. Ponudite pomoć ako je potrebna, ali svi članovi vašeg tima trebaju biti dovoljno iskusni da im ova pomoć nije potrebna. Imajte na umu sljedeće:

   • Dočekajte sve goste na ulazu. Kada priredba počne, neka domaćin zabavlja goste. Vaš zadatak će biti rješavanje problema i kontrola svih procesa koje gosti ne vide (kuhanje i drugi zadaci).
   • Posmatrajte goste i razgovarajte s domaćinom s vremena na vrijeme u slučaju promjene planova.
   • Držite se podalje od glavnih gostiju večeri. Ovo je njihov praznik. Ali budite spremni da u pravo vrijeme provjerite s njima jesu li zadovoljni sa svime i imaju li kakvih zahtjeva ili želja.

6. Ako je događaj u promotivne svrhe, pripremite suvenire. Gosti bi trebali zapamtiti ovo veče, ali najvjerovatnije i vi trebate ne samo ovo. Možda želite da gosti posjete stranicu, daju donaciju ili kažu drugima o kompaniji. Kako bi događaj bio nezaboravan, pripremite suvenire. To može biti slika, letak, olovka - nešto što će goste podsjetiti na vas i vaš događaj.

7. Čestitajte sebi nakon događaja.Čini se da se događaj odvija sam od sebe i niko ne vidi pripremu. Pohvalite se - zaslužili ste! Ali prerano je za opuštanje - posao još nije završen.

   • Nakon događaja odvojite vrijeme da se sastanete s klijentom i zahvalite mu se. Dajte klijentu mali poklon da obilježite tu priliku - takve sitnice uvijek čine sastanke ugodnijim. Osim toga, na ovaj način će vas klijent vjerovatnije preporučiti. Poklonite cvijeće ili neku uokvirenu fotografiju ove večeri (npr. trenutak rezanja vrpce, naj svetao trenutak govora, dodele nagrada, ljubljenja mladenaca, duvanja svjećica na torti) ili bilo kojeg drugog poklona koji bi odgovarao u ovim uslovima.

8. Očisti i idi kući. Pokušajte ostaviti mjesto u istom obliku kao što je bilo prije vas. Recite svom timu da je vrijeme za čišćenje i ne odlazite dok se čišćenje ne završi. Zapamtite da i vi morate učestvovati.

   • Ovo nije samo pristojno, već će vam omogućiti da izbjegnete nepotrebne troškove. Na mnogim mjestima čišćenje nakon događaja je uključeno u račun. Pokušajte izbjeći skrivene troškove.

9. Organizirajte povrat i plaćanje cjelokupne opreme i zahvalite svima sa kojima ste radili. Možda ćete to morati učiniti kasnije. Pitajte klijenta da li im se dopao događaj. Čak i ako kasnije dobijete platu, zahvalite klijentu na prilici da radite s njim i zatražite njegovu vizit kartu.

   • Hvala članovima vašeg tima. Pobrinite se da svi budu plaćeni. Skupljajte čekove i vodite računa o svima. Morate biti posljednji koji će napustiti sobu.

Rješenje problema

1. Znajte šta učiniti ako gosti kasne i kako riješiti druge probleme. Ljudi često kasne i na to morate biti spremni. U pravilu je kašnjenja teško izbjeći (na primjer, zbog nepredvidivosti saobraćajnih gužvi), ali gosti koji stignu na vrijeme su mirni prema njima. Da biste izbjegli nepotrebne poteškoće:

   • Uvjerite se da je na pozivnici jasno navedeno vrijeme. Ako tražite od gostiju da potvrde prisustvo, zamolite ih da potvrde i vrijeme. Obratite se domaćinu, gostima (često najvažnijim), umjetnicima i kuhinjskom osoblju ako postanete svjesni problema koji je teško brzo riješiti. Ako glavni gosti kasne (na primjer, mlada i mladoženja), možete učiniti sljedeće:
   • Sami se obratite onima koji kasne i pitajte ih za približno vrijeme dolaska. Obavijestite kuhinju o novom vremenu kako bi osoblje moglo usporiti ili ubrzati rad.
   • Ne obavještavajte sve goste da je početak odgođen zbog kasnih gostiju (svi će to sami razumjeti). Recite glavnim gostima da znate za ovo. Objasnite šta namjeravate učiniti, ali pustite ljude da sami odluče jer se najbolje poznaju i mogu donijeti odluke koje odgovaraju svima.
   • Pratite vrijeme jer bi svi trebali imati vremena da održe svoje govore. Ako glavni gosti kasne, ponudite ljudima grickalice ili piće - to im neće dozvoliti da dosade.
   • Ako gosti jako kasne i ne možete ih čekati (npr. jer neka jela ne mogu biti servirana kasnije), počnite događaj na vrijeme, a kada zakasneli gosti stignu, poslužite im hranu koja se služi svima, čak i ako je desert.
   • Pozovite sve ostale da plešu, sviraju, održe govor ili organiziraju bilo koju drugu zabavu, posebno ako uključuje muziku. Zamolite fotografe da rade s gostima dok ne stignu oni koji kasne. Izradite rezervni plan dan prije događaja.
   • Ako gosti izričito žele doći kasnije, tretirajte to kao izbor gosta, a ne kao neuspjeh. Vaš zadatak je da se pozabavite onim gostima koji su već stigli. Ponašajte se kao da nema problema.

   • Znati kako riješiti probleme s hranom. Ovi problemi se rijetko dešavaju ako je sve unaprijed smišljeno, ali ponekad su moguća iznenađenja: dijete može proliti hranu ili se može dogoditi neka vrsta prevlake u kuhinji. Unaprijed saznajte koji će gosti biti na događaju kako biste mogli razmisliti o rasporedu stolova za hranu i mjesta za goste.

     • Ako se negdje prolila tekućina, iz sigurnosnih razloga je potrebno očistiti što je prije moguće, čak i ako morate premjestiti tepih, ukrasne elemente ili namještaj. Ako se mrlja ne može prikriti (na primjer, ako se radi o starinskom predmetu), bolje je ukloniti predmet s mrljom. Ako imate rezervni namještaj, iskoristite ga. Ako nije, rasporedite ostatak namještaja tako da odsustvo jednog predmeta nije uočljivo.
     • Prostor za hranu može se ograditi ogradom od užadi, zavjesom ili paravanom. Ovo je korisno ako tanjiri za predjelo jedva stanu na švedski sto ili ako planirate pokazati šta će se kasnije servirati. Neki gosti mogu odlučiti da se hrana poslužuje u neograničenim količinama i da je možete sami uzeti, ali to nije uvijek slučaj.
     • Promijenite meni. Ako se neki dio jela ne može poslužiti (npr. prilog je zagorio), isključite ga, zamijenite drugim ili smanjite porciju tako da preostali prilog bude dovoljan za sve. U tom slučaju morate povećati porcije drugih proizvoda. Odluku prijaviti odgovornima.
     • Neočekivane vegane, trezvene i alergične goste treba izbjegavati ako planirate unaprijed, ali nije neuobičajeno da ljudi sa sobom dovedu rođake ili bliske prijatelje bez upozorenja, posebno ako događaj nema striktan broj pozivnica. U pravilu, rješavanje takvih problema je jednostavno. Sačekajte goste na ulazu i pitajte ih da li žele neku hranu. Komunicirajte o svim kuhinjskim preferencijama čim saznate za njih.
     • Ako ima više gostiju nego što ste očekivali, pripremite više hrane ili kupite više hrane ako je potrebno. U pravilu, kuhinja ima zalihe hrane, uzimajući u obzir moguće kvarenje, a najčešće hrane ima više nego što je potrebno, a ne manje. Možete smanjiti porcije i poslužiti više kruha, salate ili povrća, odnosno proizvoda koji se brzo mogu kupiti u supermarketu.

   • Znati kako riješiti probleme s djecom. Nemojte napraviti grešku mnogih menadžera – zapamtite da djeca imaju iste potrebe kao i odrasli: žele da se dobro provedu i da im ne bude dosadno. Roditelji se često uvrijede ako događaj ne pruži zabavu djeci. Najbolje je zamoliti sve goste koji planiraju povesti djecu sa sobom da vas o tome obavijeste tako što će odgovoriti na vaš poziv.

     • Za malu djecu (mlađu 10 godina) najbolje je ponuditi hranu ili užinu rano, jer najčešće večera počinje tek u 20 sati, što je mnogo kasnije nego što djeca obično jedu. Hrana treba da bude interesantna za decu i zdrava, ali i promišljena kao hrana za odrasle - roditelji će to ceniti. Kompletan obrok za djecu olakšat će roditeljima opuštajuće veče.
     • Djeci starijoj od 10 godina općenito se mogu servirati obroci za odrasle i porcije iste veličine kao i odrasli, iako djeca najčešće ne pojedu cijelu porciju. Uz saglasnost roditelja, ponudite djeci dječji meni ako ne vole hranu za odrasle. Tinejdžeri često biraju istu hranu kao i djeca jer je jednostavnija. Iz tog razloga, neki objekti preimenuju dječje menije u alternativne. Unaprijed razgovarajte sa glavnim gostima o jelovniku za djecu i mogućnostima zabave za djecu i starije osobe.
     • Odredite privatni prostor za žene sa dojenčadi da se hrane i presvuku, i mjesto za spavanje male djece ako se umore.

   • Znajte da se nosite sa bučnim i pijanim gostima, kao i sa ljudima koji pokušavaju da uđu na događaj bez poziva. U idealnom slučaju, ovo se može izbjeći, ali ne uvijek - mogući su problemi na korporativnim i porodičnim događajima. Često se pojave nijanse koje niste znali i za koje niste mogli znati, pa budite spremni na sve.

     • Pitajte klijenta i glavne goste o mogućim scenarijima ponašanja u takvim slučajevima. Ako je neprikladno razgovarati o tome s njima, razgovarajte s drugim odgovornim osobama kako biste izbjegli probleme sa sjedištem. Odredite odgovorne osobe za ove situacije, pratite situaciju i budite spremni da intervenišete ako je potrebno. Strogo govoreći, vaša odgovornost je da vodite događaj, ali niste odgovorni za privatne stvari gostiju. Iz tog razloga, trebali biste saznati kome trebate kontaktirati ako se pojavi neugodna situacija.
     • Budući da može biti teško odbiti alkohol gostu koji je već popio previše, baš kao i interakcija s gostom koji se ponaša agresivno, najbolje je dopustiti nekom od gostiju da riješi sukob. Pozovite policiju samo ako glavni gosti to odobravaju. Čak i mali događaji često sadrže puno alkohola, tako da je važno uvijek biti na oprezu.
     • Situacije sa ljudima koji pokušavaju da uđu na događaj bez poziva su uvek prilično komplikovane. U ovom slučaju, najbolje ih je mirno zamoliti da napuste događaj, ali prvo provjerite s glavnim gostima da li ti ljudi zaista nisu na listi poziva. Ako se ljudi ponašaju agresivno, vaša je dužnost da zaštitite goste koliko je to moguće. Pozovite policiju ili obezbjeđenje ako uljezi ne odu uprkos vašim zahtjevima.
     • Gosti često preskaču raspored sjedenja i sjede gdje žele ili pored onoga s kim žele. Pitajte glavne goste da li je to prihvatljivo. Najbolje je o svemu unaprijed razgovarati sa klijentima. Ako je obavezno da ljudi sjede prema rasporedu sjedenja, ne puštajte nikoga u blagovaonicu prije početka večere. Često prije večere gosti su u predvorju, u predvorju ili u baru. Ako neke ljude ne treba prekrižiti zbog porodičnih nesuglasica, možete podijeliti ljude u grupe i odvojeno ih voditi do odgovarajućih tablica.

   • Znajte šta učiniti ako vam vrijeme stane na put. U pojedinim regijama moguća je iznenadna kiša ili snijeg, kao i ekstremna vrućina ili hladnoća. U pravilu, vrijeme nije bitno ako se događaj održava u zatvorenom prostoru, ali u slučaju događanja na otvorenom sve je složenije. Ako se očekuje loše vrijeme, premjestite događaj na drugu lokaciju. Ako to nije moguće, iznajmite veliki paviljon ili šator (iako ova opcija može biti skupa ako se rezerviše u posljednjem trenutku). Pazite na vrijeme dok se pripremate za događaj. U slučaju lošeg vremena izuzetno je teško ispraviti situaciju, stoga učinite sve što je u vašoj moći da spriječite probleme.

     • Neke zemlje imaju osiguranje za slučaj lošeg vremena i drugih problema. Ako je vrijeme u vašem području nepredvidivo, razmislite o planu za suočavanje s lošim vremenom. Saznajte koji su troškovi osiguranja i premještanja događaja na drugu lokaciju, jer ćete tako pripremiti klijenta za eventualne dodatne troškove.

• Držite osnovne stvari na jednom prikladnom mjestu: maramice, aparat za gašenje požara, pribor za prvu pomoć i druge stvari. Ako sve prođe kako treba, neće vam trebati, ali za velike događaje najbolje ih je imati pri ruci za svaki slučaj.
• Ako je neko od gostiju ili govornika umoran ili se mora naviknuti na jet lag, provjerite s njim ili njihovim asistentima treba li mu spa sesija, masaža ili bilo šta drugo da bi se osjećao bolje. Ako dugo nisu jeli, možete im poslati ručak, a ako se ne osjećaju dobro, tablete (npr. kod glavobolje od stresa ili bolova u stomaku zbog leta). Umorni gosti ili govornici su načini da pokvarite bilo koji događaj, bez obzira koliko se trudili.
• Uvjerite se da svi mogu vidjeti binu i čuti muziku ili nastupe.
• Zapamtite da je organiziranje tuđeg događaja velika čast, čak i ako se sam proces pokaže kao vrlo naporan. Vaš rad može usrećiti mnoge ljude i pružiti im nezaboravno iskustvo. Ovo iskustvo će vam također biti korisno jer ćete steći mnoge nove vještine.
• Možete sami održati govor ili čak plesati s nekim ako to učini događaj zanimljivijim. Važno je da možete delegirati svoje odgovornosti u slučaju da trebate učestvovati u plesu ili održati govor. Važno je da za bilo kojim stolom nema tišine.

Informacije o članku

wikiHow je wiki, što znači da mnoge naše članke piše više autora. Prilikom kreiranja ovog članka, 30 ljudi je radilo na njegovom uređivanju i poboljšanju, uključujući i anonimno.

Na drugim jezicima:

Ova stranica je pregledana 57,546 puta.

Je li ovaj članak bio od pomoći?