Personalredovisning i LLC från grunden - steg för steg instruktioner. HR-registerhantering från grunden: steg-för-steg-instruktioner HR-registerhantering från grunden steg-för-steg-instruktioner

Vi kommer att berätta hur du på ett kompetent sätt organiserar arbetet med företagsdokument, såväl som deras redovisning och lagring. Steg-för-steg-instruktioner för 2019 hjälper dig.

Från artikeln kommer du att lära dig:

Regelverk

Kontorsarbete erkänns som en sådan verksamhet som tillhandahåller dokumentation (skapande av officiella dokument) och bestämmer förfarandet för att organisera arbetet med officiella dokument. Naturligtvis uppstår frågan om det är nödvändigt att tänka över förfarandet för att arbeta med dokument när det är svårt att hitta ett visst dokument. Å ena sidan ska vi vara glada över att företaget utvecklas och växer, men å andra sidan står en ny uppgift på agendan – hur man korrekt och smidigt organiserar dokumentflödet.

Experten från tidskriften "Secretary's Handbook" kommer att prata om huvudtyperna av brev i organisationen.

Det är lättare med kontorsarbete i officiella institutioner - där regleras denna process av särskilda föreskrifter:

• Beslut från Rysslands justitieministerium daterad 16 april 2014 nr 78 "Om godkännande av reglerna för notariekontorsarbete" (tillsammans med reglerna för notariekontorsarbete som godkänts av FNP:s styrelsebeslut av den 17 december, 2012, beslut från Rysslands justitieministerium av den 16 april 2014 nr 78) godkände reglerna för dokumentflöde hos notarier;
• Beslut av styrelsen för den eurasiska ekonomiska kommissionen av den 05.05.2015 nr 46 "Om reglerna för intern dokumenthantering i den eurasiska ekonomiska kommissionen" definierar reglerna för att arbeta med dokument i EEC;
• Domstolsverkets order högsta domstolen RF den 29.04.2003 nr 36 godkände Anvisningen om rättegångsföring i tingsrätten;
• Dekret från Rysslands CEC nr 321/1831-6 daterat den 20 januari 2016 antog instruktionen om kontorsarbete i Ryska federationens centrala valkommission;
• Dekret från Ryska federationens regering av den 15 juni 2009 nr 477 godkände reglerna för kontorsarbete i federala verkställande organ.

Det finns också specifika bestämmelser där det nämns hur det är värt organisera kontorsarbete i vissa organisationer, t.ex. den federala lagen daterad 15 april 1998 nr 66-FZ ”Om trädgårds-, trädgårds- och landbruk ideella föreningar medborgare” föreskriver förfarandet för att utföra kontorsarbete i sådana enheter.

I privata företag avgörs alla frågor om att organisera kontorsarbete av ägarna. Eller snarare, för att utveckla kontorsarbete från grunden: steg för steg instruktioner 2019 anförtros åt specifika utförare – ibland personaltjänstemän, ibland sekreterare. Eftersom en sådan instruktion har mognat innebär det att det verkligen finns ett behov av en sådan reglering.

Hur man organiserar affärer

Kontorsarbete: steg-för-steg-instruktioner för 2019 hjälper dig att bestämma var du ska börja och vilket resultat du ska sträva efter. Helst bör en organisation adoptera internt dokument- affärsinstruktioner. Om företaget är stort, med underavdelningar, filialer, är det motiverat att anta flera lokala lagar som reglerar dessa frågor.

Steg 1.

Först och främst är det nödvändigt att bestämma vilka dokument som kommer att omfattas av instruktionerna som är utformade för att reglera arbetsflödet. Kom ihåg att hela massan av tidningar i organisationen är uppdelad i interna (lokala), utgående och inkommande. Ordningen att arbeta med dem kommer att vara annorlunda, så det är värt att beskriva det i olika avsnitt.

Steg 2

Skrivinstruktioner (dess avsnitt). Se separat för lokala handlingar: hur de antas, hur anställda är bekanta med dem, var och med vilka lokala handlingar lagras. Enligt det inkommande underlaget är det nödvändigt att beskriva vem och var som registrerar den inkommande dokumentationen, i vilka termer, hur överföringen av handlingen för verkställighet bokförs, var den inkommande handlingen förvaras efter svaret på den och andra förfarandepunkter. För utgående - lös på samma sätt frågan om registreringsförfarandet, reglerna för att skicka, underteckna.

Steg 3

Av instruktionerna ska framgå vilka dokument som har godkänts standardformulär, och vid beredningen av vilken man bör vägledas av den godkända GOST.

Steg 4

Vi bestämmer de ansvariga personerna för genomförandet av varje avsnitt av instruktionen. Vi bestämmer i vilken ordning, var, under vems ansvar dokumenten ska lagras.

Steg 5

Vi fastställer behovet av ytterligare avsnitt av instruktionerna. Beroende på detaljerna i organisationens verksamhet kan det vara nödvändigt att ange förfarandet för att göra kopior, förfarandet för att arbeta med sigill och stämplar, förfarandet för utbyte av dokument mellan avdelningar.

Ett antal handlingar kan falla inom ramen för andra lokala lagar, till exempel under det godkända förfarandet för att arbeta med personuppgifter eller förfarandet för att upprätthålla organisationens affärshemligheter. Det är önskvärt att göra hänvisningar till dessa lokala lagar. Därutöver kan arbetet med dokument i ett flertal organisationer också regleras av särskild lagstiftning – till exempel dokumenthantering i kreditinstitut faller under den federala lagen "On Banks and Banking", som reglerar förfarandet för hantering av banksekretess. Dessa punkter bör också beaktas vid upprättande av instruktioner.

Steg 6

Godkännande av instruktioner och uppmärksamma de anställda på dem. Efter detta skede träder den lokala lagen i kraft, och dess utförande blir obligatoriskt för alla anställda i företaget.

Hur man organiserar HR

Det är lika viktigt för ett företag att tänka på personalkontorsarbete, steg för steg instruktioner 2019 hjälper till med detta.

Stadierna i organisationen av personalens arbetsflöde skiljer sig i princip inte från stadierna för bildandet av kontorsarbete som helhet. Den definierar också en lista över dokument som kommer att sammanställas, ändras, kopieras och distribueras i enlighet med instruktionerna för hantering av personaljournaler. Här är det nödvändigt att ta hänsyn till att organisationen har mycket mindre utrymme för "fantasi" i förhållande till personaldokument - vad som måste finnas i företaget för personaljournaler anges i arbetslagstiftning RF och andra föreskrifter. Och för frånvaro eller felaktig utförande av personaldokument utgår betydande böter. Därför måste utarbetandet av denna instruktion tas på allvar.

Avsnitt i instruktionen om hantering av personalregister bör innehålla information om de utvecklade standarddokumenten i företaget (till exempel den godkända formen av ett anställningsavtal, beställningar), samt förfarandet för att bekanta de anställda med dokumenten. Det är också nödvändigt att återspegla de specifika aspekterna av verksamheten i en viss organisation: om scheman upprättas, när och i vilken ordning de lämnas in för godkännande, om skyddsutrustning utfärdas, i vilken ordning kommer register att föras, etc.

Det bör också beaktas att för organisering av kontorsarbetet, inklusive personal, har speciella mjukvaruverktyg utvecklats för att automatisera dessa processer. Stora företag de används för närvarande, men detta faktum utesluter inte behovet av att utveckla och följa instruktioner.

Vi pratade om vad kontorsarbete är i en organisation i vår och gav ett exempel på instruktioner för kontorsarbete. Samtidigt kan som en del av det allmänna kontorsarbetet i organisationen urskiljas fristående sektioner, varav en är personalkontorsarbete.

Personaljournalhantering kan förstås som en aktivitet som tillhandahåller dokumentation, arbetsflöde, operativ lagring och användning av dokument för personalfrågor. Beroende på omfattningen och egenskaperna hos organisationens verksamhet kan både redovisningsanställda (till exempel biträdande redovisningschef) och anställda som särskilt anställts för dessa ändamål (till exempel) utses till ansvariga för personalbokföringen.

Behöver du HR-vägledning?

Instruktionen om hantering av personaljournaler är inte ett obligatoriskt dokument i organisationen. Samtidigt kommer dess närvaro att säkerställa korrekt kontroll över fullständigheten, aktualiteten och korrektheten av utförande och underhåll av personaldokument. Organisationen utvecklar steg-för-steg-instruktioner för personaljournalhantering oberoende, med hänsyn till dess särdrag, volymen av personaldokument och antalet anställda som ansvarar för att upprätthålla denna del av registerhanteringen.

HR-registerhantering innebär vanligtvis att upprätthålla dokumentation för följande huvudsektioner:

• ingående av ett anställningsavtal och anställning;
• byte av anställningsavtal och övergång till ett annat jobb;
• uppsägning av anställningsavtalet och uppsägning av anställda;
• bevilja semester till anställda;
• uppmuntran och disciplinära åtgärder;
• skydd av anställdas personuppgifter.

Förfarandet för att arbeta med personaldokument kan anges i arbetsbeskrivningen med den anställde som utsetts till ansvarig för denna del av kontorsarbetet.

Organisationen kan också föreskriva formerna för handlingar som används för personalbokföring i sin föreskrift om personalbokföring. Dessutom, om enhetliga formulär används för att registrera personal, räcker det att ange detta och inte att ge själva formulären. Användningen av enhetliga former av personaldokument, där det är möjligt, är praktiskt inte bara för att det inte kräver oberoende utveckling av liknande former av dokument, utan också för att sådana formulär vanligtvis ger instruktioner för att fylla i dem, som i huvudsak är steg-för-steg. instruktioner. Så för att till exempel upprätta individuella dokument på personalregister (till exempel en order om anställning, ett personligt kort för en anställd eller ett personalbord), kan du hänvisa till dekretet från den statliga statistikkommittén av 01/05/ 2004 nr 1.

Och i vissa fall är användningen av godkända formulär och användningen av ett enda förfarande för deras utförande obligatoriskt. Till exempel steg-för-steg-instruktioner för underhåll arbetsböcker i organisationen, liksom själva formen på arbetsboken finns i den godkända blanketten

Personalavdelningen är en av de viktigaste länkarna i någon modern organisation. Endast tack vare specialisterna på denna tjänst är det möjligt effektiv förvaltning företagets verksamhet.

HR-registerhantering från grunden, steg för steg instruktioner

Men för att korrekt organisera dess funktion är det nödvändigt:

• tydligt definiera officiella uppgifter anställda som ansvarar för utveckling och förberedelse av de nödvändiga dokumenten; känna till reglerna för bildandet av verkställande organ och utnämningen
• ledare;
• rekrytera nya medarbetare korrekt, överföra dem och avskeda dem;
• arbeta på grundval av tillämpliga lagar inom området för personalregisterhantering;
• skapa nödvändiga lagar och regler på företagsnivå.

Att organisera snabbt och kompetent effektiv drift personalavdelningen rekommenderas att utveckla och använda en speciell algoritm för att utföra nödvändiga åtgärder.

Vem ansvarar för verksamheten i företaget?

Innan du skapar en plan för att organisera ett effektivt arbetsflöde måste du bestämma rollen som utför personalspecialist. Även i ett litet företag för internt organisatoriskt arbetsflöde bemanning tjänsten som sekreterare eller kansli brukar införas.

Det finns två huvudorsaker till detta:

• stora volymer dokumentärt arbete som den ansvariga personen arbetar med dagligen;
• behovet av en snäv specialisering i att arbeta med dokument är det önskvärt att den tilldelade medarbetaren har en utbildning inom specialiteten sekreterarebiträde, personalchef eller tjänsteman.

Naturligtvis är det i praktiken tillåtet att anvisa ytterligare ansvar någon som också arbetar med dokument, till exempel en advokat eller revisor. Detta kan dock allvarligt minska effektiviteten av den anställdes huvudaktivitet, eftersom kontorsarbete kräver mycket uppmärksamhet.

En överbelastning av den ansvariga personen och uppkomsten av fatala fel i hans arbete är möjlig. Därför ges oftast företräde till förmån för att införa en separat position.

Etapper och genomgångar

Organisationen av alla system för personalregisterhantering kommer att bestå av följande steg:

Nödvändiga dokument

För att upprätta ett stabilt arbete för kontorstjänsten måste du skapa följande dokument:

• Personalschema. Innehåller information om de befattningar som finns i organisationen. För att utarbeta ett dokument är det nödvändigt att hänvisa till den nuvarande lagstiftningen, eftersom dess form är helt enhetlig för alla företag på Ryska federationens territorium;
• Tid är en värdefull resurs. För att inte slösa bort det på att manuellt sammanställa ett nytt kontrakt eller arbetsbeskrivning varje gång, bör du utarbeta mallar för varje tjänst från personallistan;
• Skapa en nomenklatur över fall eller göra ändringar. Ärendenomenklaturen brukar kallas en lista över alla typer av dokument som skapats i organisationen och en angivelse av deras plats och lagringsperioder. Vanligtvis innehåller den många avsnitt, varav en bör ägnas åt hantering av personalregister;
• Regler för det inre arbetsschema, enligt vilken den dagliga arbetsordningen, vilotiden och mycket mer kommer att organiseras.

Registrering av huvudet

Om organisationen ännu inte har utsett en ledare kommer detta att göras först. Han kommer att bli:

• bilda administrativ personal;
• registrera ingående dokument;
• underteckna organisatoriska och administrativa och andra dokument.

Registrering av huvudet sker i enlighet med det beslut som stiftaren fattar kollegialt eller enskilt. De utfärdar en order för den person som utsetts av företagets första person.

förordningar

För rätt organisation arbetet med personalregistreringstjänsten, kommer det att vara nödvändigt att använda huvudbestämmelserna i den nuvarande lagstiftningen:

Bokföringshandlingar

Det finns flera huvudtyper av redovisningsdokument, på grund av vilkas underhåll det korrekta förfarandet för dokumentflöde säkerställs:

• Redovisningsblad (eller bok) för företagets personal. Den är inskriven kort information på antalet anställda;
• Registreringsjournal över arbetsavtal. Låter dig spåra ingåendet av alla kontrakt med anställda. Att föra denna journal säkerställer tillförlitligheten för dokumentlagring. Ingenting kommer att gå förlorat utan ett spår, det kan användas för att spåra närvaron eller frånvaron av arbetsavtal;
• Registreringsloggen som behövs för operativ spårning av personalförändringar;
• Bokföring av inkommande och utgående försändelser. I dem kan du se historien om olika affärskorrespondens och förtydliga sändningen eller mottagandet av olika brev;
• Bokföring av personliga kort, som innehåller information om formulär med personuppgifter om anställda. Det behövs när det finns ett behov av att studera en anställds personuppgifter.

Arbetsböcker och deras förvaring

Arbete med arbetsböcker har två huvuddrag som måste beaktas.
En anställd som anställs ska lämna sin bok till arbetsgivaren. Hon kommer att behållas av honom tills anställningsavtalet upphör.

Om arbetet på företaget är deltid, överförs inte boken för lagring, men dess bestyrkta kopior från huvudarbetsplatsen tillhandahålls.

I detta dokument gör sekreteraren en anteckning om att den anställde har anställts av organisationen, anger dess organisationsform och namn. Därefter intygas denna post av företagets chef.

Registrering av anställda

För att korrekt registrera en anställd räcker det att följa en enkel algoritm:

• Ta ett uttalande från den anställde där han kommer att ange information om vilken tjänst han söker, vilken storlek på taxan han är intresserad av och från vilket datum han kommer att börja arbeta.
• Skaffa från den anställde nödvändiga kopior av dokument, såsom pass, SNILS, TIN, bankuppgifter för överföring lön.
• För att avsluta arbetskontrakt och utfärda en arbetsbeskrivning med en personlig signatur. Dessa dokument upprättar ett rättsligt förhållande mellan arbetstagaren och arbetsgivaren.
• Håll en personlig fil, som innehåller en ansökan och kopior av dokument. Fyll i ett kort i T2-formuläret där du kan skriva ner all nödvändig information.
• Ge en order enligt vilken medarbetaren anställs.

Slutsats

För att skapa en personalregisterhanteringstjänst räcker det alltså att använda instruktionerna ovan för att organisera sitt arbete. Det viktigaste när du skapar en sådan tjänst är att förlita sig på bestämmelserna i den nuvarande lagstiftningen och ta hänsyn till företagets behov, beroende på dess organisatoriska egenskaper.

I kontakt med

Varje organisation skapar dokument som återspeglar olika aspekter av dess verksamhet: ledning (planering, reglering, kontroll, etc.), säkerställer nödvändiga resurser(mänskliga, finansiella, råvaror, material, utrustning etc.), den huvudsakliga eller produktionsverksamheten (handel, transporttjänster, försäkring, bank, etc.). Varje organisation genomför informationsutbyte med andra organisationer och tar emot olika dokument ( affärsbrev, avtal, protokoll, lagar etc.). För att verksamheten i organisationen ska vara effektiv, och arbeta med handlingar ordnade och organiserade, skapas ett system med kontorsarbete i organisationen.

Låt oss definiera termer

Under kontorsarbetssystemet menar vi en uppsättning organisatoriska, informationsmässiga, tekniska, tekniska åtgärder som ger dokumentation av organisationens verksamhet (skapande av dokument), mottagande eller sändning av dokument, deras bearbetning, lagring och användning.

Kontorsarbete är därför ett komplext system för effektiv organisation Det räcker inte med att lägga dokument i mappar och förvara dem i skåp eller på bord. Dokument måste systematiseras, registreras, kontrolleras för att de kan utföras, fastställa villkoren för deras lagring, formas till filer, arkiveras eller förstöras efter att de har förlorat sitt värde och lagringsperioden som fastställts genom lagar har löpt ut. Och allt detta måste göras, styrt av vissa principer, enligt vissa regler, så att du när som helst kan hitta erforderligt dokument och att detta dokument kan användas som en rättslig grund för adoptionen ledningsbeslut som bevis i domstol eller för något annat ändamål.

Enligt definitionen i paragraf 2.1 i GOST R 51141-98 "Kontorsarbete och arkivering. Termer och definitioner, kontorsarbete ( dokumentationsstöd management) - en verksamhetsgren som tillhandahåller dokumentation och organisation av arbetet med officiella dokument. En nästan liknande definition finns inskriven i GOST R ISO 15489-1-2007 "System of standards for information, librarianship and publishing. Dokumenthantering. Allmänna krav": registerhantering - en uppsättning systematiska och effektiva åtgärder för att skapa, använda, lagra och förstöra dokument i organisationer för att bevisa affärs(lednings)verksamhet" (klausul 3.20).

Att dokumentera verksamheten i organisationen (skapa dokument) är en verksamhet som nästan alla anställda i organisationen är involverade i i en eller annan grad. Organisation av arbetet med dokument (behandling av dokument, lagring av dem, användning) - detta är de typer av aktiviteter som utförs av en specialiserad avdelning av organisationen eller, om organisationen är liten, av en anställd (dokumentspecialist, kontorist) som fungerar som organisatör av arbete med dokument eller dokumenthanterare.

notera Enligt vår uppfattning är det möjligt att säga att en organisation har ett arbetsflödessystem om: bland de anställda i organisationen distribueras funktionerna för dokumenthantering (skapande, bearbetning, lagring och användning av dokument) och ansvaret för att de inte följer efterlevnaden bestäms; organiserat dokumentflöde, dvs. förflyttning av dokument från det ögonblick de skapas eller tas emot av organisationen tills genomförandet är slutfört, sändning av dokumentet och / eller överföring till fallet för lagring; ett system för registrering av (bokförings)dokument (inkommande, interna, utgående) har upprättats och en sökning efter dokument tillhandahålls; verkställda handlingar läggs till förvaring i ärenden enligt ärendenomenklaturen.

Organisation av kontorsarbete

Om vi ​​talar om organisationen av kontorsarbete som en sekvens av åtgärder som måste utföras i en organisation, då är det första steget att skapa en separat avdelning(låt oss kalla det kontorsledningsavdelningen) eller, med en liten mängd arbetsflöde, utnämningen av en anställd vars uppgifter kommer att innefatta att organisera arbetet med dokument. I en liten organisation kan detta vara chefens sekreterare, som utöver funktionerna information, dokumentation och organisatoriska och tekniska tjänster för chefen har anförtrotts funktionerna att organisera arbetet med dokument.

Skapandet av en specialiserad kontorsarbetsenhet - kontorsarbetsavdelningen - åtföljs av ett antal sekventiella åtgärder.

Steg 1: utveckling och godkännande av föreskriften om avdelningen för kontorsarbete och arbetsbeskrivningar för avdelningens anställda.

Föreskriften om kontorsledningsavdelningen bestämmer statusen för denna enhet (dess rättsliga status), uppgifter, funktioner, rättigheter, skyldigheter samt arten av relationer med andra enheter.

Arbetsbeskrivningar fastställer fördelningen av hela den volym av arbete som enheten utför mellan anställda, med hänsyn till deras kvalifikationer, teknik för att utföra kontorsarbete och deras volym.

Steg 2: utnämning av medarbetare som ansvarar för journalföring i organisationens strukturella divisioner.

En förutsättning för ett framgångsrikt arbete med dokument är tillsättning av medarbetare vars arbetsuppgifter inkluderar journalföring i strukturella divisioner.

Inte varje strukturell enhet i en organisation kan göra anspråk på att ha en anställd som endast kommer att syssla med journalföring (sekreterare eller kontorist). Om storleken på enheten är liten, volymen av dokument är också liten, kan kontorsarbetet för den strukturella enheten anförtros en av de anställda på enheten, som i regel upptar den mest juniora positionen av en specialist, som kommer att utföra kontorsuppgifter tillsammans med uppgifterna för sin befattning. Utnämningen av anställda som ansvarar för journalföring i strukturella divisioner utförs på order av organisationschefen.

Steg 3: utveckling och godkännande av instruktioner för dokumentärt stöd (kontorsarbete) av organisationen (nedan - Instruktioner för DOW).

Instruktioner för förskoleundervisning är den huvudsakliga normativt dokument, som reglerar proceduren och tekniken för att arbeta med dokument från det ögonblick de skapas eller tas emot av organisationen och tills de skickas till korrespondenter eller överförs till lagring. Instruktionerna för DOW bör definiera processerna och procedurerna för att behandla dokument i alla stadier av deras livscykel. Instruktionen är ett reglerande dokument för organisationen, godkänt av chefen för organisationen och är obligatorisk för alla anställda.

För närvarande är det enda metodologiska dokumentet som bestämmer förfarandet för att utveckla instruktionerna för förskolans läroanstalt riktlinjerna för utveckling av instruktioner för kontorsarbete i federala verkställande organ (godkänd genom order från Federal Archive den 23 december 2009 nr. 76). Riktlinjerna är avsedda för federala verkställande myndigheter, men detta dokument kan användas av andra myndigheter, statliga och icke-statliga organisationer, men med lämpliga justeringar.

Trots närvaron metodologiska rekommendationer, måste utvecklaren av instruktionen göra mycket förarbete för att välja en specifik konfiguration av arbetsflödessystemet på kontoret som återspeglar särdragen med att arbeta med dokument i denna speciella organisation.

Utvecklingen av instruktionerna för DOW är en uppgift för registerhanteringsavdelningen (den anställde som ansvarar för att arbeta med dokument). Syftet med att utveckla Instruktionerna för DOW är att etablera tekniken för att arbeta med dokument i organisationen.

• Dokumentationsregler förvaltningsverksamhet organisationer(sammanställning och utförande av de viktigaste uppsättningarna av förvaltningsdokument, inklusive krav på formulär, sammansättning av detaljer och deras utförande);
• Regler för att organisera organisationens arbetsflöde(flyttning av dokument i processen för att skapa och verkställa dem, mottagande och sändning av dokument, inklusive registrering av dokument, kontroll över utförande av dokument, referensarbete om dokument);
• Regler för att organisera lagring av dokument(systematisering av verkställda handlingar i enlighet med ärendenomenklaturen, ärendebildning, förvaring av ärenden, överföring av handlingar för arkivförvaring, förstöring av handlingar med förflutna lagringstider).

När man utvecklar instruktionerna för DOW är det nödvändigt att baseras på bestämmelserna i lagar och andra reglerande rättsakter som styr dokumentärt stöd och arkivering, på bestämmelserna i organisationens ingående dokument, särskilt stadgan eller förordningen (det finns i dessa dokument som ledningens kompetens bestäms, chefens rätt att utfärda vissa dokument är fast), identifiera och analysera en uppsättning reglerande rättsakter, administrativa dokument om olika frågor om ledningsverksamhet och organisation av arbetet med dokument (för t.ex. en order från en organisation om ansvarsfördelning mellan ledningen eller om delegering av rätten att teckna, en order om förfarandet för redovisning, lagring och förstöring av organisationens blanketter, sigill och stämplar, etc.). Identifieringen av denna uppsättning dokument är nödvändig inte bara för att analysera de normer och regler i arbetet med dokument som redan är etablerade i organisationen, utan också så att efter godkännandet av instruktionen (och några av bestämmelserna från dessa dokument kan vara som ingår i instruktionen om DOW) kan det utfärdas en order att erkänna vissa av dessa dokument som ogiltiga.

Steg 4: utveckling av en nomenklatur över ärenden, som ligger till grund för att systematisera handlingar till ärenden, bilda ärenden och bedriva informationssökning av handlingar.

Nomenklaturen för ärenden är en systematiserad lista över rubrikerna för ärenden som bildas i organisationen, som anger villkoren för deras lagring. Nomenklaturen av fall är nödvändig för den kvalitativa bildandet av organisationens dokumentärfond. Organisationens dokumentärfond består av dokument som bildas i dess verksamhet, både skapade i organisationen och mottagna från andra organisationer. Ärendenomenklaturen gör att du kan forma handlingar till ärenden på ett sådant sätt att du i framtiden effektivt kan söka efter handlingar om det finns behov av att använda dem. Dessutom utför nomenklaturen av fall en annan väsentlig funktion- Fastställer bevarandeperioder.

I utvecklingen av ärendenomenklaturen, utom prästavdelningen, deltar alla strukturella enheter organisationer. Närmare bestämt, först utvecklar organisationens strukturella avdelningar nomenklaturerna för avdelningarnas angelägenheter, sedan bildar registerförvaltningsavdelningen den så kallade konsoliderade nomenklaturen av ärenden, d.v.s. organisationens nomenklatur. Det är bättre att sätta nomenklaturen över ärenden i kraft från den 1 januari innevarande år, eftersom kontorsarbete i organisationer utförs efter år.

Nomenklaturen av ärenden är grunden för systematisering av dokument och organisation av deras efterföljande lagring innan de överförs till organisationens arkiv eller förstörs efter utgången av de fastställda lagringsperioderna.

Eftersom utvecklingen av Instruktioner för DOW räcker svår uppgift, och första gången det kanske inte visar sig vara en ur alla synpunkter tillfredsställande version av Instruktionen kan det rekommenderas att först utveckla och godkänna en tillfällig Instruktion för förskolans läroverk. Genom att arbeta med den tillfälliga instruktionen kan du kontrollera dess bestämmelser, identifiera svagheter, och efter lämplig revidering kan instruktionen på DOW redan godkännas som permanent.

Ändringar av arbetslagstiftningen som antogs förra året påverkade många personaldokument som borde finnas i organisationen under 2019. De handlar om att ändra villkoren för anställning, ersättning, fastställande av kvalifikationsnivån för sökande till ett antal tjänster, vilket ger några sociala garantier.

Ett antal innovationer underlättar och förenklar underhållet av personaldokument under 2019, vilket borde ha en positiv inverkan på småföretagens tillstånd. Fundera på vad som bör förberedas för anställda på personaltjänster.

HR-ledning 2019

Personalregisterhantering är en uppsättning åtgärder som inkluderar utveckling och underhåll av dokument relaterade till personal. Merparten av kraven på personaldokument under 2019 var oförändrade. Att föra personalbokföring är obligatoriskt för absolut alla arbetsgivare, även om vissa av dem har möjlighet att göra detta i något trunkerad form.

Förbudet mot byråarbete, som infördes redan 2016, gäller fortfarande. Detta innebär att med alla arbetare som presterar arbetsfunktion ett anställningsavtal måste ingås på arbetsgivarens territorium. Det enda undantaget kan vara outsourcing av ett antal icke-kärnfunktioner, för vilka ett civilrättsligt avtal ingås.

När det gäller själva personalbokföringen är alla handlingar som behöver föras i förhållande till personal upprättade i enlighet med kraven i arbetslagen, ett antal stadgar och avdelningsinstruktioner. Ansvarig (eller ansvarig) för utförandet av sådant arbete utses på order av organisationen.

HR-registerhantering 2019: nyckeldokument

För att förstå vilka dokument om personaladministration bör finnas i en organisation analyserar vi arbetslagstiftningen och presenterar resultatet i form av en tabell. För de flesta av dem finns det enhetliga formulär utvecklade och godkända av den statliga statistikkommittén. Deras användning är inte obligatorisk, men underlättar avsevärt personaltjänstemäns arbete.

HR-registerhantering-2019: huvuddokument

Dokumentera	Normativ bas
bemanning
Interna arbetsbestämmelser	Konst. 189 Ryska federationens arbetslag
Arbetsbeskrivningar
Förordning om skydd av personuppgifter	Konst. 86 i Ryska federationens arbetslagstiftning
Föreskrifter om ersättning och incitament till anställda	Avsnitt 6 i Ryska federationens arbetslagstiftning
Arbetsskyddsinstruktioner och informationsloggar	Avsnitt 10 i Ryska federationens arbetslagstiftning
Semesterschema	Konst. 123 i Ryska federationens arbetslag, enhetlig form godkänd genom förordning av statens statistikkommitté nr 1 år 2004
Anställningsavtal	Konst. Konst. 16, 56, 67 i Ryska federationens arbetslagstiftning
Personliga kort	Den enhetliga formen godkändes 2004 genom förordningen från den statliga statistikkommittén nr 1.
Personalbeställningar	De enhetliga formerna godkändes genom förordningen från den statliga statistikkommittén nr 1 år 2004.
Anställningsböcker	Konst. 66 Ryska federationens arbetslag
Bok för redovisning av arbetsböcker och bilagor	Arbetsministeriets förordning nr 69 av 2003
tidrapport	Den enhetliga formen godkändes 2004 genom förordningen från den statliga statistikkommittén nr 1.
Kollektiv överenskommelse	Avsnitt 2 i Ryska federationens arbetslagstiftning
Listan över positioner för vilka en oregelbunden dag är inställd	Konst. 101 Ryska federationens arbetslagstiftning
Skiftschema för kontinuerliga produktionsanläggningar	Konst. 103 i Ryska federationens arbetslagstiftning
Avtal om komplett matta. ansvar	Konst. 244 i Ryska federationens arbetslagstiftning
Föreskrifter om affärshemligheter och andra hemligheter	Relevanta federala lagar
Föreskrifter om certifiering (om de genomförs)	Konst. 81 i Ryska federationens arbetslagstiftning
Loggar för registrering av beställningar, certifikat m.m.

HR förändringar under 2019

Den ryska arbetslagstiftningen är ett dynamiskt och ständigt förbättrat system. Ett antal normer i detta dokument, som trädde i kraft 2018, gäller även för obligatoriska dokument för personaljournalhantering. Fundera på vad som exakt behöver ändras i personaltjänstens arbete.

1. Att höja värdet på minimilönen. Från den 1 juli kommer det att vara lika med 7800 rubel, vilket är 4% högre än det tidigare värdet. För arbetsgivare innebär detta att se över lönevillkoren och att ta med bestämmelser i anställningsavtal som slutits med nyanställda arbetstagare som tar hänsyn till denna förändring. Kom ihåg att arbetsgivaren inte har rätt att betala mindre än minimilönen för heltidsarbete, ett skift eller en vecka.
2. Förenkling av personalregister för småföretag som faller under kriterierna för mikroföretag. Nedan, med hjälp av exemplet med en enskild entreprenör, kommer vi att överväga denna innovation i detalj och namnge de nödvändiga personaldokumenten, proverna och formulären för 2018.
3. Oberoende bedömning av kvalifikationer. Den federala lagen som reglerar dess genomförande antogs i juli 2016 och trädde i kraft den 01/01/2017. Sökande godkänner den antingen på egen bekostnad eller på uppdrag av arbetsgivaren. Utvärdering sker i form av en tentamen som resulterar i att ett intyg utfärdas. Negativa resultat återspeglas i slutsatsen med rekommendationer för att förbättra kunskapen. Passerande initiativ oberoende utvärdering kan komma från arbetsgivaren. Men för att skicka en anställd till provet krävs hans skriftliga samtycke. Under tentamen behåller den anställde sin tjänst och lön och resekostnader ersätts.
4. Tidsfristerna för att betala ut löner har skärpts. Om tidigare arbetsgivare själva kunde installera dem, nu i art. 136 i arbetslagen fastställer tidsfrister - senast den 15:e dagen i månaden efter den arbetade.

1. Storleken på arbetsgivarens ansvar för dröjsmål med betalningar på grund av anställda har ökat. Ersättningen som betalas till anställda för varje dag som saknar överföring eller betalning av löner, semesterersättningar eller andra medel har fördubblats och har redan uppgått till 1/150 av refinansieringsräntan för Ryska federationens centralbank. Intjänandet av sådana böter börjar dagen efter betalningsdagen som fastställts i lag eller intern lag och fortsätter till den faktiska betalningsdagen.
2. Anställningsböcker fick inte certifieras med rund sigill. Motsvarande ändring i instruktionerna för att fylla i dem gjordes genom order från arbetsministeriet den 31 oktober 2016. För att intyga register över antagning, överföring etc. räcker det att använda sigill från personaltjänsten, om tillgängligt.
3. Listan över skäl för ett oplanerat besök av företrädare för yrkesinspektionen har kompletterats. Nu ska vi göra en kontroll av arbetsgivarens efterlevnad arbetsrätt inspektörer från statens inspektion har tillräckligt med information om befintliga förseningar i löner och andra betalningar eller fastställandet av deras storlek under minimigränsen enligt lag. Utöver den ersättning som tillkommer arbetare kommer en sådan arbetsgivare att betala ett vite som yrkesinspektionen ålagt honom.
4. i kommunala och statliga organisationer(institutioner och företag), var lönerna för direktörer och revisorer "bundna" till andra anställdas inkomster. Den begränsande "gaffeln" utses av Ryska federationens regering och undersåtar eller lokala myndigheter.
5. Listan över dokument som krävs vid ingående av ett anställningsavtal innehåller ett annat intyg - om frånvaron av administrativa påföljder för användning av ämnen relaterade till narkotika eller psykotropa. Ett sådant dokument är inte obligatoriskt för alla, utan endast om ett sådant krav på en anställd är fastställt i lag. Relevanta tillägg ingår i art. 65 i Ryska federationens arbetslagstiftning.
6. Den tillåtna andelen att attrahera utländsk arbetskraft i vissa branscher har minskat. På området för transport av passagerare och gods på land har den således sänkts till 30 %. utländska förare måste ha körkort i rysk stil. Förbudet mot användning av körkort i främmande länder för anställda inom transportbranschen kommer att träda i kraft från 2017-01-06, så arbetsgivarna har tid att förbereda sig.

1. Villkoren för anspråk för vissa arbetskonflikter har ändrats. I synnerhet är det nu möjligt att uppnå rättvisa i händelse av utebliven lön eller del av lönen, särskilt vid uppsägning, inte inom tre månader, som det var tidigare, utan inom ett år. Denna åtgärd är avsedd att skydda anställda från godtycke. oärliga arbetsgivare som åtnjöt en reducerad preskriptionstid för sådana anspråk.
2. Förändringar i utformning och betalning av invaliditetsintyg. Papper sjukskriven kommer ersätta elektroniskt dokument. Detta kommer att minska tiden för att hantera betalningar på dem för personalansvariga och revisorer. Dessutom är det nästan omöjligt att förfalska eller förlora ett sådant dokument. Samtidigt ökar tjänstemännen den tjänstgöringstid som krävs för att få sjukersättning fullt ut. År 2017 dess löptid kommer att öka till 9 år. Successivt är det planerat att få det upp till 15 år. För dem som har arbetat i 8-15 år blir bidraget 80% och upp till 8 år - 60% av arbetsinkomsten.

Instruktioner för HR-administration

Personalhandlingar för enskilda företagare 2019

För individuell entreprenör att föra personalregister blir nödvändigt först när han agerar som arbetsgivare. Om han får inkomster endast från sina egna entreprenöriell verksamhet, då behövs ingen annan dokumentation än bokföring och skatt.

Några personalhandlingar för enskilda företagare under 2019 behövs inte längre. En sådan innovation föreskrivs i lagen av den 3 juli 2016 nr 348-FZ. Enligt dess bestämmelser är de så kallade mikroföretagen undantagna från behovet av att föra personalbokföring. Denna kategori kan omfatta både enskild firma och juridiska personer. Kriterierna för att specifikt hänvisa till mikroföretag, kallar lagen följande egenskaper:

• antal anställda upp till 15 personer;
• den totala årliga inkomsten överstiger inte 120 miljoner rubel;
• för en LLC bland grundarna överstiger inte andelen av andra juridiska personer 49%.

Överseende för småföretag innebär inte möjligheten att inte föra personalregister alls. Vi talar bara om ett antal lokala lagar, såsom PWTR, bestämmelser om löner och bonusar, semester- och skiftscheman etc. Alla villkor som vanligtvis ingår i sådana dokument måste dock preciseras i anställningsavtal som ingås med anställda . Deras närvaro krävs fortfarande.

Följande dokument krävs fortfarande:

• bemanning;
• personalorder (om antagning, förflyttning, uppsägning, ledighet etc.);
• tidrapport;
• personliga kort;
• arbetsböcker.

fragment)

Alla mikroföretagsreglerade företag etablerade 2018 och senare måste beställa en no-use HR-journalföring, förteckning över dokument som kan utelämnas. Samma enskilda företagare som tidigare var registrerade kan också förenkla sitt arbete. Men ordern måste också indikera att de tidigare accepterade dokumenten förlorar sin kraft.

För att säkerställa att vägran att fylla i personaldokumentation i små företag inte leder till en massiv kränkning av rättigheterna för anställda i sådana företag, förväntar sig regeringen att utveckla och godkänna ett standardanställningskontrakt, som kommer att ta hänsyn till alla nödvändiga nyanser när det gäller arbetsvillkor, dess ersättning och sociala garantier. Motsvarande ändringar rörande särdragen med anställning vid mikroföretag kommer också att finnas i arbetslagen i form av ett separat kapitel.

Med tillväxten av personal eller en ökning av vinsten, det vill säga när man går in i kategorin ett litet eller medelstort företag, blir eftergifter i form av personalregister ogiltiga. En företagare får fyra månader på sig att lansera HR-registerhanteringen i sin helhet, praktiskt taget från grunden.

Volymen av förändringar som påverkar personaladministrationen under 2018 är ganska stor. Detta tyder på statens önskan att minska antalet övergrepp från arbetsgivare och att skydda båda parters rättigheter så mycket som möjligt. arbetsförhållanden. Hur framgångsrika innovationerna kommer att bli kommer att visa sig av brottsbekämpande praxis.