Leksioni 1. Teknologjia moderne dhe organizimi i punës në zyrë. Vlerësimi i gjendjes aktuale të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin (DOE).

Kursi "Organizimi dhe teknologjia e mbështetjes dokumentare të menaxhimit" përbëhet nga dy seksione: "Historia e organizimit të punës së zyrës në Rusi" dhe "Organizimi dhe teknologjia moderne e mbështetjes dokumentare të menaxhimit".

Qëllimi i lëndës është t'u japë studentëve një ide mbi veçoritë e formimit dhe zhvillimit të sistemeve kombëtare të mbajtjes së evidencës në periudha të ndryshme historike dhe t'i njohë ata me teorinë dhe praktikën e organizimit të mbështetjes moderne të dokumentacionit bazuar në parimet dhe metodat e bazuara shkencërisht. përmirësimin e saj.

Objektivat e kursit:

nxjerr në pah vendin e mbështetjes dokumentare të menaxhmentit në proceset e menaxhimit;

të njihet me historinë e zhvillimit të sistemit të mbajtjes së të dhënave shtetërore;

të formojë qasje racionale të studentëve për zgjidhjen e problemeve të organizimit të punës me dokumente në një institucion;

njohja e nxënësve me modernen struktura tipike shërbimet DOW;

eksplorojnë teknologjive moderne mbështetje për menaxhimin e dokumentacionit.

Dokumentacioni është baza e teknologjisë së kontrollit

pune zyre-një degë veprimtarie që ofron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente zyrtare..

Fillimisht, termi u shfaq në fjalimin gojor (me sa duket në shekullin e 17-të) dhe nënkuptonte procesin e zgjidhjes (prodhimit) të një çështjeje: "për të prodhuar një çështje" - për të zgjidhur një çështje. Gjatë vendimit, u bë e nevojshme të konsolidohej rezultati, për shembull, një marrëveshje e arritur. Për këtë u krijuan dokumente që nga kohërat e lashta, pasi fjala e folur është jetëshkurtër, mund të harrohet, të shtrembërohet gjatë transmetimit ose të mos kuptohet aq. Tashmë në shekullin XVI. përdoret fjala nje biznes si një koleksion dokumentesh që kanë të bëjnë me çdo çështje, çështje. Për herë të parë në këtë koncept, fjala "rast" u regjistrua në dokumente në 1584.

Puna moderne në zyrë përfshin:

sigurimin e krijimit në kohë dhe korrekt të dokumenteve (dokumentacionit);

organizimi i punës me dokumente (marrja, transferimi, përpunimi, kontabiliteti, regjistrimi, kontrolli, ruajtja, sistemimi, përgatitja e dokumenteve për arkivim, asgjësimi).

Paralelisht me termin “punë zyre” Në dekadat e fundit është përdorur termi dokumentacionin e menaxhimit(DOE). Pamja e tij shoqërohet me futjen e sistemeve kompjuterike në menaxhim dhe mbështetjen e tyre organizative, softuerike dhe informacioni për të përafruar terminologjinë e përdorur në programet kompjuterike dhe letërsisë. Aktualisht, termat "punë nëpunës" dhe "menaxhimi dokumentar" janë sinonime dhe përdoren për t'iu referuar të njëjtit aktivitet.

Mbështetja dokumentare e menaxhimit (DOE) është një lloj mbështetjeje për menaxhimin e organizatës që përfshin fiksimin, transferimin dhe ruajtjen e informacionit për gjendjen e organizatës dhe veprimet e kontrollit për të ndryshuar gjendjen e saj. DOW përfshin proceset kryesore të mëposhtme:

fiksimin e veprimeve të kontrollit ose të të dhënave për gjendjen e punëve të Organizatës në mediat zyrtare, d.m.th. " dokumentacionin" ose "prodhimi i dokumenteve";

dhënia me kohë e informacionit në mënyrë zyrtare, d.m.th. transferimi i dokumenteve ose rrjedha e dokumentit";

ruajtja e shpejtë dhe afatgjatë e dokumenteve, d.m.th. "ruajtje arkivore".

Mbështetja e dokumentacionit të menaxhimit është një degë e veprimtarisë, qëllimi kryesor i së cilës është t'i sigurojë menaxhmentit informacion për gjendjen e punëve në Organizatë, në mënyrë që të marrë vendime të informuara të menaxhimit dhe të monitorojë zbatimin e tyre.

Dokumentacioni është procesi i krijimit dhe përpunimit të një dokumenti. Standardi shtetëror e përkufizon dokumentacionin si "regjistrimi i informacionit në media të ndryshme sipas rregullave të përcaktuara".

Sot, institucioni arsimor parashkollor shërben si një mjet efektiv menaxhues dhe mjeti më i rëndësishëm i komunikimit në marrëdhëniet ndërmjet agjencive qeveritare dhe popullsisë së vendit, strukturave të shoqërisë civile dhe biznesit. Sipas mendimit tonë, në rrjedhën e reformës në nivel kombëtar, është e nevojshme të vendosen parime uniforme për unifikimin dhe standardizimin e shërbimeve dhe teknologjive të institucioneve arsimore parashkollore, si dhe dokumentacionin - për ndërveprim më të mirë midis organeve qeveritare. Rregullimi shtetëror në fushën e mbështetjes së dokumentacionit merr një rëndësi të veçantë në lidhje me përdorimin e dokumenteve elektronike dhe mjeteve të komunikimit elektronik. Rritja e vëllimit të informacionit dhe dokumentacionit në autoritetet shtron nevojën e monitorimit dhe menaxhimit të vazhdueshëm të këtyre proceseve nga shteti.

Traditat e brendshme, përvoja botërore, rekomandimet e Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave tregojnë qartë nevojën për rregullimin shtetëror të menaxhimit të dokumentacionit, si dhe një reduktim të arsyeshëm të vëllimit të qarkullimit të dokumenteve në vend.

Shërbimi arkivor shtetëror tradicionalisht ka qenë i përfshirë në thjeshtimin e dokumentacionit të menaxhimit në Rusi.

Për shembull, Rregulloret e fundit mbi Shërbimin Arkivor Federal të Rusisë, datë 28 dhjetor 1998, nr. 1562, përfshinin detyrën e mëposhtme: "zhvillimi dhe përmirësimi, së bashku me autoritetet e qeverisë federale dhe autoritetet qeveritare të Federata Ruse arkivat dhe punët në zyrë, duke përfshirë sistemin shtetëror të punës në zyrë dhe sistemet e unifikuara të dokumentacionit”.

Organi i ri drejtues - Agjencia Federale e Arkivave (shih Dekretin e Qeverisë së Federatës Ruse të 17 qershorit 2004 nr. 290) në përputhje me vendimet për reformën administrative, nuk është i pajisur me funksionet e menaxhimit të dokumentacionit. I është caktuar vetëm funksioni i koordinimit të nomenklaturës shembullore të çështjeve, udhëzimeve për punën e zyrës së organeve ekzekutive federale, si dhe listat e dokumenteve të krijuara gjatë veprimtarive të organeve të qeverisë federale dhe organizatave të tyre vartëse, duke treguar periudhat e tyre. magazinimit. Siç mund ta shihni, edhe detyra shumë abstrakte e "zhvillimit" të punës së zyrës doli jashtë Rregullores. Kjo situatë sjell pasiguri në perspektivat për përmirësimin e mëtejshëm të institucioneve arsimore parashkollore në nivel shtetëror. Në të njëjtën kohë, në të gjitha vendet e zhvilluara, në një formë ose në një tjetër, funksionet e menaxhimit të dokumenteve u ngarkohen organeve përkatëse shtetërore dhe kjo praktikë e justifikon veten.

Rusia duhet t'i kushtojë vëmendje përvojës vendet e huaja. Në fund të fundit, sot, pas zbatimit të reformave administrative, funksioni shtetëror i menaxhimit të dokumenteve (DOM) për herë të parë në tre shekujt e fundit ka rënë jashtë syve të shtetit. Agjencia arkivore nuk mund të kryejë funksione koordinuese, kontrolluese, mbikëqyrëse në fushën e institucioneve arsimore parashkollore. Kjo detyrë nuk i është besuar një organi tjetër shtetëror. Natyrisht, kjo situatë do të ndikojë negativisht në gjendjen e institucioneve arsimore parashkollore të vendit.

Në kushtet aktuale, po pengohet puna e rëndësishme për projektligjin federal "Për mbështetjen e dokumentacionit për veprimtaritë e menaxhimit", i cili është zhvilluar gjatë viteve të fundit. Reforma e strukturave shtetërore kërkon një rishikim në shkallë të gjerë të bazës së akumuluar ligjore dhe metodologjike të institucioneve arsimore parashkollore.

Në veçanti, kërkohet të rishikohen standardet për mbështetjen e dokumentacionit që janë në fuqi në nivelet ndërshtetërore, shtetërore dhe ndërsektorale të qeverisjes, duke marrë parasysh punën e vazhdueshme për programin e synuar federal "Rusia elektronike (2002-2010)", a. numri i marrëveshjeve dhe standardeve ndërkombëtare në fushat e shkëmbimit të informacionit. Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të ndalohet rritja e pakontrolluar e vëllimeve të qarkullimit të dokumenteve.

Vëllimi i dokumentacionit të gjeneruar në aktivitetet e organeve qeveritare është afërsisht 250 miliardë fletë dokumentesh në vit. Në të njëjtën kohë, ekzaminimet selektive të pajisjes të kontrolluara nga qeveria u konstatua se çdo vit ka një rritje të vëllimit të dokumentacionit me 8-15%.

Vëmendje e veçantë është rritja e nivelit të kompjuterizimit të organeve qeveritare - ky është një faktor shtesë që ndikon në gjendjen e institucioneve arsimore parashkollore.

Vlerësimi i kostove direkte të dokumentimit të veprimeve menaxheriale tregon luhatje të konsiderueshme në shuma në varësi të fushëveprimit dhe nivelit të administratës publike.

Kostoja e dokumentimit dhe përpunimit të dokumenteve për një dokument është mesatarisht rreth 50 rubla. Në këtë drejtim, një ulje prej 10% në përbërjen specifike të dokumenteve nëpërmjet unifikimit dhe standardizimit na lejon të presim një efekt të drejtpërdrejtë ekonomik duke ulur koston e dokumentimit dhe përpunimit të dokumenteve. Kursimet arrijnë në rreth 12.5 miliardë rubla.

Rregullimi i funksioneve të organeve qeveritare dhe procedurat për mbështetjen e tyre të dokumentacionit lejon, duke ulur kohën e shpenzuar për dokumentimin dhe përpunimin e dokumenteve (mesatarisht nga 15-20 minuta në 3-4 minuta), të kurseni deri në 40-50%. nga koha totale e shpenzuar për proceset e dokumentimit. Kjo, nga ana tjetër, do të bëjë të mundur marrjen e një efekti të drejtpërdrejtë ekonomik në shumën prej të paktën 2.5-3.0 miliardë rubla.

Aktualisht, ekonomia ruse po zhvendoset nga një ekonomi kryesisht e lëndëve të para drejt zgjerimit të prodhimit të produkteve me intensitet shkencor të teknologjisë së lartë që përdorin arritjet më të larta shkencore dhe teknologjike dhe potencialin intelektual të vendit. Në përputhje me vendimet e mëparshme të Këshillit të Sigurimit (KS) nën Presidentin e Federatës Ruse, vëmendja kryesore duhet t'i kushtohet garantimit të konkurrencës së produkteve vendase, veçanërisht në tregun e jashtëm. Kjo kërkon dokumentacion dhe mbështetje informacioni të produkteve në të gjitha fazat e ciklit jetësor që plotëson standardet ndërkombëtare, e cila është regjistruar në Ligjin Federal "Për Rregulloren Teknike", datë 27 dhjetor 2002 Nr. 184-FZ.

Në Mars 2003, Komisioni për Sigurinë e Informacionit të Këshillit të Sigurimit të Federatës Ruse, duke tërhequr vëmendjen për problemin e menaxhimit të dokumenteve elektronike, vendosi për nevojën e krijimit të një sërë aktesh ligjore rregullatore në këtë fushë.

vendosjen e rregullave dhe metodave të unifikuara të unifikuara të institucioneve arsimore parashkollore në strukturat shtetërore, pavarësisht nga vartësia e tyre departamentale;

monitorimi dhe kontrolli i respektimit të rregullave dhe normave të qarkullimit ndërinstitucional të dokumenteve, proceseve të formimit të dokumenteve dhe vëllimeve të qarkullimit të dokumenteve;

punë shkencore dhe metodologjike në fushën e mbështetjes së dokumentacionit dhe prezantimit të metodave më racionale të punës me dokumente në qeveri dhe organizatat qeveritare;

zhvillimi i centralizuar i rregulloreve standarde për zgjidhjen e detyrave menaxheriale të organizatave shtetërore;

garantimi i sigurisë së dokumenteve në organet qeveritare, formimi i fondeve dokumentare si informacion burimet e organizatës, vendosjen e periudhave për ruajtjen e dokumenteve, si dhe respektimin e dispozitave të përcaktuara ligjërisht për aksesin në dokumentet e organeve dhe organizatave qeveritare;

ekzaminimi i softuerit dhe mjeteve të tjera informative të përdorura në autoritetet dhe organizatat shtetërore për komunikimet elektronike dokumentare;

formimi profesional dhe formimi i avancuar i specialistëve në fushën e edukimit parashkollor.

Zbatimi i këtyre detyrave, të cilat përbëjnë bazën e menaxhimit të dokumentacionit, do të përmirësojë nivelin e cilësisë dhe profesionalizmit në sferën socio-ekonomike të Rusisë dhe do të marrë, duke përmirësuar aktivitetet e aparatit administrativ, një efekt total të drejtpërdrejtë ekonomik në masën prej 13,75-14,25 miliardë rubla. Dhe efekti, i cili është shumë më i madh se ai i drejtpërdrejtë, është një efekt ekonomik indirekt i reflektuar në rritjen e produktit kombëtar bruto dhe konkurrencën e prodhuesve rusë.

Natyrisht, për zgjidhjen e problemeve të mësipërme, një organ i posaçëm shtetëror i nivelit shërbimi federal. Më e mira për këto qëllime është organi drejtues i arkivave, i pajisur me kompetencat e duhura.

Puna në zyrë sot përkufizohet nga standardi si një "degë veprimtarie" që siguron dokumentacionin dhe organizimin e punës me dokumentet "2, domethënë i gjithë procesi që nga momenti i krijimit të një dokumenti deri në shkatërrimin ose transferimin e tij në ruajtje në një arkiv".

Termi fillimisht shfaqet në të folurën gojore (me sa duket në shekullin e 17-të) dhe nënkupton vetë procesin e vendimit (prodhimi i një rasti - "çështja për të prodhuar" (për të zgjidhur çështjen). Meqenëse gjatë zgjidhjes së çdo çështjeje, Dokumentet u ngritën për të konsoliduar marrëveshjen e arritur, vendimin e marrë (për shkak se fjala gojore është jetëshkurtër, mund të harrohet, shtrembërohet gjatë transmetimit ose jo aq e kuptuar tashmë në shekullin e 16-të, fjala rast përdoret si "një koleksion dokumentesh lidhur me ndonje rast ceshtje” 3. Per here te pare ne kete kuptohet fjala “rast” shenuar ne dokumente ne vitin 1584.

Paralelisht me termin "menaxhimi i zyrës" në dekadat e fundit, është përdorur termi "mbështetje e dokumentacionit të menaxhimit". Shfaqja e këtij termi shoqërohet me prezantimin e sistemeve kompjuterike në menaxhimin, organizimin, programin dhe informacionin e tyre sigurinë. Për të përafruar terminologjinë e përdorur në programet kompjuterike dhe literaturën në fushën e punës në zyrë, në mënyrë të ngjashme ka ardhur në përdorim termi "menaxhimi i dokumentacionit", i cili, në thelb, është sinonim i termit "punë zyre". Për shembull, në titujt e standardit të dokumenteve "Sistemi shtetëror i mbështetjes dokumentare për menaxhim" dhe "Udhëzime tipike për punën në zyrë në ministritë dhe departamentet e Federatës Ruse".

Termi më i gjerë i përdorur sot - menaxhim informacioni dhe dokumentacioni, përfshin, përveç punës tradicionale me dokumente dhe shërbime informacioni, krijimin, mirëmbajtjen dhe punën me bazat e të dhënave.

Si procesi i krijimit të dokumenteve ashtu edhe organizimi i punës me to kanë qenë gjithmonë të rregulluara me akte të veçanta legjislative dhe rregullatore dhe rregullatore dhe metodologjike. Në periudhën para-revolucionare, aktet më të mëdha legjislative që përcaktuan organizimin e punës së zyrës ishin "Rregulloret e Përgjithshme" të miratuara nga Pjetri I më 28 shkurt 1720 4 , "Institucioni për Administrimin e Provincës" i vitit 1775 nga Katerina II. , dhe "Themelimi i Përgjithshëm i Ministrive" të 1811. Këto akte vendosën parimet bazë të punës me dokumentet që janë në fuqi sot (për shembull, kontabiliteti i detyrueshëm i dokumenteve, regjistrimi, kontrolli, formimi i dosjeve, krijimi i një arkivi të një institucioni, etj.).

Aktet rregullatore dhe metodologjike për punën në zyrë:

Menaxhohet sistemi shtetëror i mbështetjes dokumentareedhe une.Dispozitat themelore. Kërkesat e përgjithshme për shërbimet mbështetëse të dokumenteve dhe dokumentacionit. - M.,1991.

Aktualisht, në përputhje me programin e synuar federal, po përfundon zhvillimi i një versioni të ri të GSDOU - një sistem dispozitash që përcaktojnë rregullat themelore për të punuar me dokumente në organizata. Sistemi është i orientuar edhe në strukturat tregtare. Ai do të përbëhet nga dy pjesë: normative dhe metodike. Në pjesën normative, si në dokumentin aktual, përcaktohen detyrat dhe funksionet kryesore, rregullimi ligjor i veprimtarive të shërbimit mbështetës të dokumentacionit në organizatë, struktura e përafërt e tij; procedura për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve; të gjitha fazat e punës me ta: dorëzimi, kalimi, përpunimi, kontabiliteti, regjistrimi, kontrolli i ekzekutimit, puna e informacionit dhe referencës, ruajtja operacionale e dokumenteve, kërkimi i dokumenteve dhe informacionit; mbrojtja e sistemeve të marrjes së informacionit; përgatitja e dokumenteve për arkivin; procedura për kryerjen e ekzaminimit të vlerës së dokumenteve; organizimi i ruajtjes së dokumenteve.

Dallimi kryesor sistemi i ri qëndron në faktin se do të jetë një kompleks i vetëm dokumentacioni i automatizuar i bazuar në redaktuesit modern të tekstit, menaxhimin e automatizuar të dokumenteve (përfshirë email), bazat e të dhënave dhe ruajtja dhe përdorimi i automatizuar i dokumenteve (përfshirë nomenklaturat e automatizuara të lëndëve, inventarin e lëndëve, etj.) 9 .

Udhëzime standarde për punën në zyrë të autoriteteve ekzekutive federale të Federatës Ruse. - M., .2005.

Botimi i ri i Udhëzimeve. Ai përfshin si procedurën e përgjithshme për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve, ashtu edhe specifikat e përgatitjes së disa llojeve të dokumenteve: urdhra, udhëzime, udhëzime, protokolle. Ai përshkruan procedurën për regjistrimin e dokumenteve, ndërtimin e motorëve të kërkimit për punë referencë, organizimin e kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve, procedurën e përpilimit dhe punës me nomenklaturën e dosjeve, formimin e dosjeve, kryerjen e një ekzaminimi të vlerës së dokumenteve, përpunimin e skedarëve, përpilimi i inventarëve, ruajtja e shpejtë e skedarëve, transferimi i tyre në ruajtje arkivore. Shtojca përmban formularët për nomenklaturën e lëndëve, një akt për ndarjen e dokumenteve për asgjësim, inventarët etj. Siç shihet nga një listë e shkurtër e përmbajtjes së udhëzimit, ai pasqyron pothuajse të gjitha çështjet e organizimit të punës në zyrë. Edhe pse është menduar kryesisht për ministritë dhe departamentet, ai mund të përdoret dhe do të gjejë shumë shërbime të dobishme të punës në zyrë për organizata të çdo forme pronësie. Mund të përdoret si bazë për zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës së një organizate të caktuar.

Rregullat bazë për punën e arkivave të departamenteve. - M., 1988.

Rregullat mund të ndahen me kusht në dy pjesë. E para (seksionet 2-4) mbulon në detaje çështjet e punës në zyrë:

kërkesat për nomenklaturën e lëndëve, llojet e tyre, procedurën e përgatitjes, mbushjes, mirëmbajtjes së tyre;

procedura për formimin e lëndëve në punë në zyrë;

organizimi dhe procedura për shqyrtimin e vlerës së dokumenteve në punë në zyrë;

procedura për ndarjen e dokumenteve për shkatërrim; 4 Përgatitja e dosjeve për transferim në arkiv: regjistrimi i dosjeve (numërimi, arkivimi, dizajni shtesë i kopertinës etj.), përpilimi i inventareve, transferimi në arkiv.

Në një pjesë tjetër të rregullave (Seksioni 5-14), puna me dokumentet në arkiv përshkruhet në detaje.

Për organizatat tregtare që nuk dorëzojnë dokumente për ruajtje shtetërore, por i ruajnë ato në shtëpi, rregullat janë një mjet i domosdoshëm në organizimin e arkivit të tyre.

Lista e dokumenteve që tregojnë periudhat e ruajtjes (Tipike><ми ведомственный) 10 .

Model rregulloreje për kryerjen e punës në zyrë për propozime, aplikime dhe ankesa të qytetarëve në organet shtetërore, ndërmarrjeve, institucioneve dhe organizatave.

Ky akt përshkruan dispozitat themelore për organizimin e punës me këtë kategori dokumentesh: veçoritë e regjistrimit, afatet e ekzekutimit, mbajtja e dosjes së referencës, krijimi i dosjeve, mbajtja e dosjeve, mbajtja e informacionit analitik për ankesat. Metodologjia e përcaktuar në Rregullore mund të përdoret për të organizuar punën me çdo dokument të individëve.

Leksioni 2. Organizimi i institucionit arsimor parashkollor. Detyrat dhe funksionet e shërbimit DOW.

Format organizative të mbështetjes së dokumentacionit (punë zyre).

Shërbimi DOW: qëllimi dhe vendi në strukturën e organizatës

Strukturat tipike të shërbimit të institucioneve arsimore parashkollore në organizata të niveleve të ndryshme të menaxhimit.

Funksionet e punonjësve të institucionit arsimor parashkollor

Racionimi i punës së punëtorëve

Përbërja zyrtare dhe numerike e personelit të shërbimit të institucionit arsimor parashkollor.

Rregullimi i aktiviteteve të shërbimit DOW.

1. Mbështetja e dokumentacionit si funksion drejtues është e pranishme në çdo organizatë, pavarësisht nga forma e saj organizative dhe juridike, natyra dhe përmbajtja e aktiviteteve, kompetenca dhe faktorë të tjerë. Sipas përkufizimit të parashikuar në GOST R 51141-98, mbështetja e dokumentacionit për menaxhimin është një degë e veprimtarisë që siguron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente zyrtare.

Dokumenti është mënyra kryesore e fiksimit dhe transmetimit të informacioneve menaxheriale dhe të tjera në sistemin e menaxhimit, dhe cilësia e vendimeve të marra dhe, rrjedhimisht, efektiviteti i aktiviteteve të institucionit varet kryesisht nga sa efikasitet është organizuar puna me dokumentet. Kjo është arsyeja pse në çdo organizatë është jashtëzakonisht e rëndësishme t'i kushtohet vëmendje e veçantë organizimit të shërbimit të punës në zyrë dhe të arrihet organizimi sa më racional i punës me dokumente.

Për ta bërë këtë, para së gjithash, është e nevojshme të zgjidhen çështjet e mëposhtme në nivel organizativ:

Zgjedhja e formës optimale organizative të punës në zyrë;

Zhvillimi i strukturës organizative dhe funksionale të shërbimit të punës në zyrë dhe zgjedhja e emrit të tij specifik;

Përcaktimi i funksioneve, detyrave, të drejtave dhe përgjegjësive ndërmjet njësive individuale strukturore të shërbimit të mbajtjes së evidencës dhe punonjësve dhe konsolidimi i tyre në dokumentet përkatëse organizative dhe ligjore;

Racionimi i punës së punonjësve të zyrës;

Përcaktimi i përbërjes numerike dhe zyrtare të shërbimit të menaxhimit të të dhënave;

Zgjedhja e teknologjisë optimale për të punuar me dokumente dhe rregullimi i saj në Udhëzimet e Punës së Zyrës;

Organizimi racional i vendeve të punës dhe krijimi i kushteve të favorshme të punës;

Përmirësimi i aftësive të punonjësve dhe i kulturës së punës me dokumente.

Pyetja e parë - zgjedhja e formës optimale organizative të punës në zyrë - vendoset në fazën fillestare të organizimit të shërbimit të punës në zyrë. Kur zgjidhet kjo çështje, duhet të vazhdohet nga fakti se historikisht kanë ekzistuar tre forma kryesore të organizimit të punës në zyrë: e centralizuar, e decentralizuar dhe e përzier.

Forma e centralizuar përfshin zbatimin e të gjitha operacioneve të përpunimit të dokumenteve (nga marrja e dokumenteve dhe regjistrimi i tyre deri te dërgimi i dokumenteve, krijimi i skedarëve dhe ruajtja e tyre) në një njësi - shërbimi i punës së zyrës.

Forma e decentralizuar e organizimit të punës në zyrë përfshin krijimin e një shërbimi të pavarur të punës në zyrë në çdo njësi strukturore dhe aktualisht përdoret rrallë. Forma e decentralizuar e punës në zyrë përdoret vetëm në organizata të shpërndara territoriale, si dhe në departamente të veçanta që punojnë me dokumentacion specifik.

me dokumente me akses të kufizuar, të cilat duhet të jenë të ndara nga dokumentet e mbajtjes së të dhënave të hapura.

Një formë e përzier e organizimit të punës në zyrë përfshin kryerjen e disa operacioneve të zyrës në shërbimin e punës në zyrë, të tjera në departamente. Si rregull, shërbimi klerik merr mbi vete marrjen dhe dërgimin e dokumenteve, regjistrimin e tyre, organizimin e rrjedhës së punës, kontrollin mbi ekzekutimin e dokumenteve, ndërsa kryhen dhe ekzekutohen dokumentet, sistemimi i tyre, formimi i dosjeve dhe ruajtja. në ndarjet strukturore. Për më tepër, me një formë të përzier të punës në zyrë, i njëjti operacion teknologjik (për shembull, regjistrimi i dokumenteve hyrëse dhe dalëse) mund të kryhet në shërbimin e menaxhimit të zyrës dhe në ndarjet strukturore, në varësi të kategorisë së dokumenteve. Dokumentet që i drejtohen menaxhmentit regjistrohen në shërbimin e menaxhimit të regjistrave, drejtuar divizioneve strukturore në divizionet përkatëse.

Shumica e organizatave përdorin një formë të përzier të organizimit të punës në zyrë, më rrallë një formë të centralizuar, megjithëse, natyrisht, kjo e fundit ka një numër avantazhesh. Forma e centralizuar e organizimit të punës në zyrë ju lejon të përqendroni të gjitha operacionet teknike për përpunimin e dokumenteve në një njësi, duke i lënë njësitë e tjera strukturore punë krijuese me dokumente, bën të mundur formimin e një baze të vetme të dhënash për të gjitha dokumentet e marra dhe të krijuara në organizatë; duke siguruar kështu një kërkim më të besueshëm të dokumenteve dhe, në përputhje me rrethanat, punë referimi në dokumente. Forma e centralizuar i çliron ndarjet strukturore nga nevoja për të formuar dokumente të ekzekutuara në raste dhe për t'i ruajtur ato, pasi kjo punë kryhet nga shërbimi nëpunës. Përveç kësaj, forma e centralizuar lejon përdorimin më efikas dhe gjithëpërfshirës të pajisjeve të zyrës dhe pajisjeve kompjuterike për të kryer operacione zyre për përpunimin e dokumenteve.

Natyrisht, me një formë të centralizuar, shërbimi nëpunës kryen një sasi shumë më të madhe të punës sesa me një formë të përzier, dhe kjo, natyrisht, kërkon një staf më të madh punëtorësh, dhe duke qenë se të gjitha rastet përpunohen, formohen dhe ruhen në shërbimin nëpunës. , pastaj, në përputhje me rrethanat, më shumë ambiente zyre të veçanta të destinuara për përpunimin e dokumenteve, formimin dhe ruajtjen e arkivit aktual të organizatës. Në të njëjtën kohë, duhet të kihet parasysh se prezantimi i kompjuterit modern, në veçanti teknologjive të përpunimit të dokumenteve në rrjet, ju lejon të krijoni një bazë të dhënash të vetme të dokumenteve të organizatës dhe, në një formë të përzier, punë zyre.

Forma e zgjedhur e organizimit të punës në zyrë përcakton kryesisht teknologjinë e punës me dokumente, e cila është e fiksuar në udhëzimet e punës në zyrë.

2. Është e rëndësishme të theksohet se në kushtet moderne, kur puna me dokumentacionin drejtues në shumë institucione bazohet në teknologjinë kompjuterike, funksionet e shërbimit të menaxhimit të zyrës nuk kufizohen në organizimin e rrjedhës së dokumenteve të institucionit, kontabilitetin e dokumenteve, monitorimin. ekzekutimin dhe ruajtjen e dokumenteve të tyre. Shërbimi i menaxhimit të të dhënave është i përfshirë drejtpërdrejt në vendosjen e detyrave në zhvillimin e teknologjive të automatizuara të informacionit për të punuar me dokumente, në ofrimin e aksesit në informacion dhe mbrojtjen e informacionit dhe në përmirësimin e punës me dokumente.

Shërbimi i menaxhimit të të dhënave - menaxhimi i rasteve, zyra, departamenti i përgjithshëm, sekretariati, departamenti i menaxhimit të zyrës - një njësi e pavarur strukturore e një organizate, institucioni, ndërmarrje (në tekstin e mëtejmë: organizata), e cila kryen funksionin e mbështetjes dokumentare për aktivitetet e menaxhimit (DOE ) dhe i raporton drejtpërdrejt drejtuesit të organizatës. Emri specifik i shërbimit të mbajtjes së të dhënave zgjidhet në varësi të llojit të organizatës, strukturës së saj organizative, vendit në hierarkinë e organeve drejtuese, fushëveprimit të veprimtarive dhe veçorive të tjera. Në organizatat e vogla, funksionet e punës në zyrë zakonisht kryhen nga një punëtor sekretar.

3. Zgjedhja e një emri specifik të shërbimit të punës në zyrë kryhet njëkohësisht me zhvillimin e strukturës organizative dhe funksionale të shërbimit. Sistemi i Mbështetjes së Dokumentacionit Shtetëror për Menaxhimin (GSDM) përmban rekomandime që ju lejojnë të zgjidhni emrin më të përshtatshëm të shërbimit dhe strukturën e tij.

Në varësi të statusit të organizatës, qëllimeve, objektivave, numrit të njësive strukturore dhe zyrtarëve, shërbimi PEI ka emra të ndryshëm të formave organizative, strukturës dhe përbërjes zyrtare.

Për institucionet arsimore parashkollore në organizata krijojnë:

menaxhimin e rastit;

zyrë;

Departamenti i përbashkët;

shërbimi i institucionit arsimor parashkollor ose departamenti i institucionit arsimor parashkollor.

Në autoritetet ekzekutive federale (ministritë, departamentet) - ky është menaxhimi i punëve, i cili, si rregull, ka një strukturë komplekse. Ai përfshin: sekretariatin, inspektimin pranë ministrit, sekretariatin e bordit, zyrën.

Sekretariati përbëhet nga Pritja e Ministrit, Sekretariati i Ministrit, Pritja dhe Sekretariatet e Zëvendës Ministrave. Sekretariati përgatit dokumente për raportin dhe organizon punën me dokumentet e marra nga menaxhmenti.

Inspektimi në varësi të ministrit mbikëqyr ekzekutimin e dokumenteve qeveritare, dokumenteve administrative të autoriteteve, urdhrave të ministrit.

Sekretariati Bordi është përgjegjës për mbështetjen teknike dhe dokumentuese të mbledhjeve të bordit.

zyrë përbëhet nga ndarje strukturore.

Ato përfshijnë: një ekspeditë, një byro të korrespondencës qeveritare, një zyrë të kontabilitetit dhe regjistrimit të dokumenteve, një grup kontrolli, një zyrë shkrimi ose një qendër për përpunimin e dokumenteve kompjuterike, një zyrë kopjimi dhe kopjimi, një dhomë teletipi dhe një arkiv qendror.

Në ndërmarrje të ndryshme - shtetërore, joshtetërore, kërkimore, projektuese, inxhinierike, institucione të arsimit të lartë - po krijohet një departament i mbështetjes së dokumentacionit ose një zyrë. Ato mund të kenë nënndarje strukturore (sektor, grup), ose mirëmbajtja e një zone specifike të punës mund t'i besohet interpretuesve të veçantë (performuesit).

Në zyrën ose departamentin e institucionit arsimor parashkollor krijohen divizione që kryejnë kontabilitetin dhe regjistrimin e dokumenteve, kontrollin, përmirësimin, punën me dokumentet dhe futjen e mjeteve teknike, shqyrtimin e ankesave të qytetarëve. Ato mund të përfshijnë një sekretariat, një ekspeditë, një zyrë shkrimi, një zyrë fotokopjimi dhe një arkiv.

Në organet ekzekutive, vetëqeverisja lokale krijon një departament të përbashkët. Struktura e departamentit të përgjithshëm përfshin nënndarje të njëjta me zyrën. Sidoqoftë, struktura e tij domosdoshmërisht përmban njësi të tilla si departamenti i protokollit, grupi i letrave, pritja. Departamenti i protokollit përgatit draft dokumentet në emër të menaxhmentit, analizon dokumentet e përgatitura në divizionet strukturore dhe punonjësit e tij përgatisin mbledhjet e organit drejtues. Grupi (byroja, departamenti) kryen punë me ankesat e qytetarëve. Pritja pranon qytetarë që aplikojnë me propozime, deklarata, ankesa të karakterit personal.

Një fakt pozitiv duhet konsideruar përfshirja në strukturën e shërbimit DOW i një njësie që përmirëson format dhe metodat e punës me dokumentet. Kjo nënndarje mund të quhet një departament për përmirësimin e punës me dokumente dhe futjen e mjeteve teknike ose një grup (sektor, byro) për përmirësimin e punës me dokumente.

Në zyrë dhe në departamentin e përgjithshëm (reparti i institucionit arsimor parashkollor), si dhe si një njësi e pavarur, mund të krijohet një sekretariat, i cili përfshin të gjithë sekretarët e drejtuesve të organizatës.

Kushti kryesor për krijimin e këtij shërbimi, pavarësisht nga emri i tij, i cili duhet respektuar rreptësisht, është si më poshtë: “Mbështetja dokumentare për menaxhimin në organizata, institucione dhe ndërmarrje kryhet nga një shërbim i veçantë, që vepron si një njësi strukturore e pavarur. , në varësi të drejtpërdrejtë të titullarit të organizatës”.

Në ministri dhe departamente - menaxhimin e rastit. Si rregull, administrimi i punëve përfshin: sekretariatin (zyrën e pritjes, sekretariatin e ministrit, sekretariatet e zëvendësministrave, sekretariatin e kolegjiumit, byronë e protokollit), inspektimin pranë ministrit (shefin e departamentit), zyrën (zyrën e qeverisë). korrespondencë, byro kontabiliteti dhe regjistrimi, ekspeditë, byro me makinë të shtypur (zyre kopjimi-kopjimi, zyrë teletipi, etj.), departamenti i letrave (ankesave), departamenti për përmirësimin e punës me dokumente dhe prezantimin e mjeteve teknike, arkivi qendror);

Në ndërmarrje (shoqata), në organizata kërkimore, projektuese, projektuese dhe qendra kompjuterike, institucione të arsimit të lartë dhe organizata të tjera - nga punët e mbështetjes dokumentare të menaxhmentit ose zyrës. Në të tyre kompleks, si rregull, ai përfshin: nënndarjet për kontabilitetin dhe regjistrimin e dokumenteve, kontrollin e ekzekutimit, përmirësimin e punës me dokumentet dhe futjen e mjeteve teknike, shqyrtimin e ankesave të qytetarëve, sekretariatin, ekspeditën, zyrën e daktilografisë, zyrën e kopjimit dhe riprodhimit, arkivin;

Në organet ekzekutive të pushtetit (administratat, bashkitë, prefekturat, etj.) dhe aparatin administrativ të organizatave publike - Departamenti i përbashkët. Departamenti i përgjithshëm përfshin: sekretariatin, zyrën, grupin e kontrollit, grupin e protokollit, grupin e përmirësimit të punës me dokumente, grupin e letrave (ankesave), zyrën e daktilografisë, zyrën e kopjimit dhe riprodhimit, arkivin;

Në organizatat që nuk kanë punë zyre në strukturë, funksionet e saj kryhen nga kryeshefi, në ndarjet strukturore - sekretar i njësisë ose person tjetër të caktuar.

4. Shërbimi i menaxhimit të të dhënave zgjidh dy grupe kryesore detyrash:

Sigurimi i një procedure të unifikuar për dokumentimin e aktiviteteve të menaxhimit dhe organizimin e punës me dokumente;

Përmirësimi i formave dhe metodave të punës me dokumente.

Detyrat me të cilat përballet shërbimi nëpunës përcaktojnë funksionet e tij. Sigurimi i një procedure të unifikuar për dokumentimin e aktiviteteve të menaxhimit zgjidhet duke kryer funksionet e mëposhtme:

zhvillimi dhe dizajnimi i letrave me letra, duke siguruar prodhimin e tyre;

sigurimi i prodhimit të dokumenteve, kopjimi dhe përsëritja e dokumenteve;

kontroll mbi cilësinë e përgatitjes dhe ekzekutimit të dokumenteve, respektimin e procedurës së vendosur për miratimin dhe certifikimin e dokumenteve.

Detyra e organizimit të punës me dokumente zgjidhet duke kryer funksionet e mëposhtme:

vendosja e një procedure të unifikuar për kalimin e dokumenteve (rrjedha e dokumenteve të institucionit);

përcjellja e përpunimit të dokumenteve hyrëse dhe dalëse;

regjistrimin dhe kontabilizimin e dokumenteve hyrëse, dalëse dhe të brendshme të organizatës;

kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve;

sistematizimi i dokumenteve, duke siguruar ruajtjen e tyre dhe përdorimin e mëvonshëm në aktivitetet e menaxhimit;

organizimi i punës me ankesat e qytetarëve;

sigurimin e mbrojtjes së informacionit dokumentar.

Detyra e përmirësimit të formave dhe metodave të punës me dokumente përfshin:

zhvillimi dhe përpunimi i dokumenteve normative, udhëzuese, metodologjike për punën në zyrë (Udhëzime për punë në zyrë, nomenklatura e lëndëve etj.);

udhëzime metodologjike dhe kontroll mbi pajtueshmërinë me rregullat e vendosura për të punuar me dokumente në njësitë strukturore të organizatës;

trajnime të avancuara të punonjësve të institucionit, këshillat e tyre për punën me dokumente;

Rritja e dokumentacionit të institucionit, kryerja e punës për unifikimin e dokumenteve, hartimi i Kartës së Raportit dhe i Albumit të formularëve të dokumenteve të përdorura në veprimtarinë e organizatës;

Zhvillimi dhe zbatimi i formave dhe metodave të reja të punës me dokumente, përmirësimi i rrjedhës së punës së institucionit, përmirësimi i disiplinës së performancës gjatë punës me dokumente;

vendosja e detyrave për zhvillimin ose përmirësimin e teknologjive të automatizuara të informacionit të përdorura gjatë punës me dokumente.

5. Standardet në botën e punës zhvillohen në bazë të hulumtimit dhe janë krijuar për t'u ripërdorur në përcaktimin e kostove specifike të punës.

Sipas qëllimit të tyre, materialet e përdorura për standardizimin e punës së punonjësve ndahen në:

standardet e kohës- koha e rregulluar e shpenzuar për kryerjen e një njësie të një lloji të standardizuar të punës ose elementit të saj në kushte të caktuara organizative dhe teknike;

standardet e popullsisë- numrin e rregulluar të punonjësve të stafit profesional dhe kualifikues të nevojshëm për kryerjen me cilësi të lartë të një funksioni të caktuar në kushte të caktuara organizative dhe teknike;

standardet e centralizimit të punës- raporti i rregulluar i numrit të punonjësve të aparatit drejtues ndaj numrit të përgjithshëm të punonjësve të ndërmarrjes sipas funksioneve drejtuese ose në përgjithësi për ndërmarrjen;

standardet e menaxhimit- standardet për numrin e punëtorëve vartës (ose të shërbimit);

standardet e shërbimit- numrin e rregulluar të punonjësve (nënndarjeve) të menaxhuara (ose të servisuara), të cilat, në kushte të caktuara organizative dhe teknike, duhet të menaxhohen (ose të servisohen) nga një punonjës; raportet e numrit të kategorive të ndryshme të punonjësve- një vlerë e rregulluar që siguron përdorimin më të mirë të punëtorëve të standardizuar në përputhje me nivelin e tyre të aftësive në kushte të caktuara organizative dhe teknike; detyrat e normalizuara- të përcaktuara në bazë të standardeve kohore, sasia e punës që duhet të kryejnë interpretuesit për një periudhë të caktuar kohore kalendarike në përputhje me kërkesat e vendosura për cilësinë e rezultateve të punës. Sipas fushës së aplikimit, standardet e punës ndahen në ndërsektoriale, sektoriale dhe lokale (të përdorura në një ndërmarrje të veçantë). Standardet ndërsektoriale janë krijuar për të standardizuar punën e punëtorëve të të njëjtave profesione ose specialitete të angazhuar në zbatimin e proceseve teknologjike homogjene në ndërmarrje të ndryshme. Këto standarde janë zhvilluar për proceset teknologjike më tipike për të njëjtat lloje të punës me kushte tipike pune dhe për këtë arsye janë të unifikuara. Për shembull, për të standardizuar punën e personelit të zyrës, janë zhvilluar dhe janë duke u zbatuar normat e agreguara ndërsektoriale të kohës për punë për mbështetjen dokumentare të menaxhmentit (M., 1995).

Standardet e përmbledhura të kohës janë krijuar për të kryer një kompleks metodash (operacionesh) të ndërlidhura teknologjikisht dhe organizative të punës.

Standardet e përmbledhura për kryerjen e operacioneve individuale llogariten me formulën:

Standardet bazohen në standardet e punës që përcaktojnë sasinë dhe strukturën e kostove të kohës së punës dhe janë standardi me të cilin krahasohen kostot aktuale të kohës për të përcaktuar racionalitetin e tyre. Kur racionin e punës, zbatohen sa vijon:

normat e kohës;

standardet e prodhimit;

standardet e shërbimit;

normat e popullsisë;

standardet e menaxhimit;

detyra të standardizuara.

Nëse standardet kohore para së gjithash synojnë të përcaktojnë normën kohore për kryerjen e një njësie pune, atëherë standardet e shërbimit dhe numri i të punësuarve synojnë, përkatësisht, të llogaritin standardet e shërbimit dhe numrin e përgjithshëm të punonjësve që kryejnë një sasi të caktuar pune. gjatë vitit.

Gjatë përpilimit të standardeve kohore, së pari llogariten standardet kohore për operacionet (punimet) individuale të përsëritura, më pas përcaktohet intensiteti i punës i të gjitha punëve - si shuma e produkteve të intensitetit të punës së kryerjes së punëve individuale sipas numrit të tyre. Pas kësaj, përcaktohet numri i punonjësve.

Leksioni 3. Përbërja zyrtare dhe teknike e punonjësve të institucionit arsimor parashkollor. Detyrat funksionale të punonjësve të shërbimit të institucionit arsimor parashkollor. Kuadri rregullator që rregullon organizimin dhe teknologjinë e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit për aktivitetet e institucionit.

Kuadri rregullator dhe metodologjik për mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve (DOE) - një grup ligjesh, aktesh ligjore rregullatore, dokumente metodologjike, standarde shtetërore që rregullojnë teknologjinë për krijimin, përpunimin, ruajtjen dhe përdorimin e dokumenteve në aktivitetet aktuale të organizatës, si dhe aktivitetet e shërbimit të punës në zyrë: struktura, funksionet, stafi, mbështetja teknike dhe disa aspekte të tjera.

Dokumentet rregullatore dhe metodologjike për institucionet arsimore parashkollore hartohen nga autoritete dhe administrata të ndryshme shtetërore në përputhje me kompetencën e tyre.

Baza normative dhe metodologjike e institucionit arsimor parashkollor përfshin:

Aktet juridike të nxjerra nga organet më të larta të pushtetit dhe administratës shtetërore;

Aktet ligjore të nxjerra nga organet ekzekutive federale: ministritë, komitetet, departamentet e natyrës së gjerë të industrisë dhe departamentit;

Aktet ligjore të nxjerra nga autoritetet legjislative dhe ekzekutive të subjekteve përbërëse të Federatës Ruse dhe subjekteve të tyre territoriale, që rregullojnë çështjet e punës në zyrë;

Aktet ligjore të natyrës rregullatore dhe udhëzuese, si dhe dokumentet metodologjike për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhimit, të publikuara nga drejtuesit e ndërmarrjeve dhe organizatave.

Pavarësisht nga emri specifik i shërbimit të mbajtjes së evidencës dhe strukturës së tij, baza ligjore e veprimtarisë së tij është rregullorja për shërbimin dhe dispozitat për pjesët strukturore të tij, si dhe përshkrimet e detyrave të punonjësve që janë të detyrueshme për çdo organizatë. Këto dokumente vendosin përcaktimin e funksioneve, detyrave, të drejtave dhe përgjegjësive ndërmjet njësive strukturore individuale të shërbimit të mbajtjes së evidencës dhe punonjësve.

Rregullore për shërbimin e institucionit arsimor parashkollor- akti ligjor që përcakton pozicionin organizativ dhe juridik të një njësie në strukturën e një institucioni, detyrat, funksionet, të drejtat, përgjegjësitë e saj, si dhe marrëdhëniet me njësitë dhe institucionet e tjera.

Përshkrimi i punës- akt juridik që përcakton pozicionin organizativo-ligjor të punonjësit në strukturën e institucionit dhe të njësisë. detyrat e tij funksionale, të drejtat, përgjegjësitë dhe marrëdhëniet me punonjësit dhe departamentet e tjera.

Rregullorja për shërbimin e mbajtjes së shënimeve dhe dispozitat për pjesët strukturore të saj, nëse ka, hartohen nga drejtuesi i saj me përfshirjen e specialistëve të kualifikuar, të cilët njohin mirë punën e njësisë dhe të organizatës në tërësi dhe janë miratuar. nga koka.

Një nga funksionet e shërbimit të punës në zyrë është të zgjedhë teknologjinë optimale për të punuar me dokumente dhe ta rregullojë atë në Udhëzimet e Punës së Zyrës. Udhëzimet e punës në zyrë- një akt ligjor që përcakton teknologjinë për krijimin ose marrjen e dokumenteve, përpunimin, ruajtjen dhe përdorimin e tyre në veprimtaritë e organizatës. Udhëzimi i punës në zyrë përcakton rregulla uniforme për dokumentimin e aktiviteteve, organizimin e rrjedhës së punës, mbajtjen e shënimeve, regjistrimin, monitorimin e ekzekutimit të dokumenteve dhe ruajtjen e tyre. Udhëzimi miratohet nga drejtuesi i organizatës dhe është i detyrueshëm për të gjithë punonjësit.

Qëllimi i udhëzimit është të përmirësojë punën me dokumente, të zvogëlojë numrin dhe të përmirësojë cilësinë e përgatitjes së dokumenteve, të thjeshtojë rrjedhën e punës dhe të optimizojë punën menaxheriale.

Udhëzimi i punës në zyrë zhvillohet në bazë të dispozitave të Sistemit të Menaxhimit të Dokumentacionit Shtetëror, standardeve shtetërore për dokumentet. Ministritë dhe departamentet zhvillojnë udhëzime për punën në zyrë në bazë të Udhëzimit Standard për punën në zyrë në organet ekzekutive federale. udhëzimet pasqyronin vazhdimisht të gjitha fazat e punës me dokumentet nga krijimi ose marrja e tyre deri në ekzekutimin, dërgimi dhe / ose dërgimi në arkiv.

Udhëzimi duhet të përfshijë seksione: dispozita të përgjithshme; dokumentacioni i aktiviteteve (kërkesat për formularë, regjistrimi i detajeve të dokumenteve, ekzekutimi i llojeve të caktuara të dokumenteve); organizimi i qarkullimit të dokumenteve (përpunimi i dokumenteve hyrëse dhe dalëse, regjistrimi i dokumenteve, kontrolli mbi ekzekutimin e dokumenteve); organizimi i ruajtjes së dokumenteve (hartimi i një nomenklature të çështjeve, formimi dhe ekzekutimi i çështjeve, transferimi i çështjeve në ruajtje arkivore). Për më tepër, këshillohet të përfshini seksione në udhëzim në lidhje me prodhimin e dokumenteve duke përdorur teknologjinë kompjuterike; ruajtja, kontabiliteti dhe përdorimi i formularëve, vulave, vulave: përdorimi i pajisjeve faksimile dhe e-mail; fotokopjimi dhe dublikimi i dokumenteve dhe disa të tjera. Në varësi të specifikave të veprimtarisë së institucionit, strukturës së tij, procedurës së kalimit të dokumenteve, pranisë së fushave të veçanta të punës, mjeteve teknike të përdorura dhe faktorëve të tjerë. Udhëzimi i punës në zyrë mund të plotësohet me seksione të tjera, për shembull: dokumentimi i punës së një organi kolegjial ​​(kolegjiumi, bordi drejtues, këshilli akademik, etj.); përgatitja e letrave të dërguara jashtë vendit etj.

Dispozitat rregullatore të udhëzimeve plotësohen me aplikacione (mostra të letrave me letra ; llojet kryesore të dokumenteve; klasifikuesit, formularët e regjistrimit, etj.).

Dokumentet normative dhe metodologjike që rregullojnë institucionin arsimor parashkollor përfshijnë:

Lista e dokumenteve me kushtet e ruajtjes (standarde dhe departamentale).

Listat modele të zhvilluara nga institucionet arkivore përcaktojnë periudhat e ruajtjes së dokumentacionit tipike për shumicën e institucioneve, organizatave dhe ndërmarrjeve. Në bazë të listave standarde, zhvillohen listat e departamenteve, duke përfshirë numërimin më të plotë dhe sistematik të dokumentacionit të organizatave dhe ndërmarrjeve të sistemit të tyre.

Rregullore për shërbimin e institucionit arsimor parashkollor janë zhvilluar në bazë të atyre standarde, të cilat përmbajnë grupin maksimal të funksioneve. Gjatë zhvillimit të dispozitave individuale, përbërja e detyrave dhe funksioneve të shërbimit specifikohet në varësi të kushteve aktuale të veprimtarisë së tij. Për shembull, funksioneve tipike teknologjike mund t'i shtohen funksionet e parashikimit të zhvillimit të mbështetjes së dokumentacionit, unifikimit të dokumenteve, udhëzimeve metodologjike për organizimin e punës së zyrës në sektorët strukturorë etj.. Në të kundërt, në një dispozitë specifike, është e mundur të përjashtojnë nga funksionet tipike ato që nuk kryhen nga shërbimi DOW në këtë organizatë ose janë të fiksuara për njësi të tjera strukturore.

Forma e pozicionit dhe struktura e tekstit janë unifikuar në USD.

Nëse njësia nuk ka strukturë të brendshme në formën e sektorëve, departamenteve, grupeve, byrove etj., rubrika "Struktura" nuk përfshihet në rregullore. Nëse njësia ka një strukturë të brendshme, hartohet një dispozitë e pavarur për secilën njësi strukturore.

Paragrafi i parë "Dispozitat e Përgjithshme" përcakton emrin e saktë të shërbimit të institucionit arsimor parashkollor, vendin e tij në strukturën organizative të organizatës, shkallën e pavarësisë së shërbimit. Konsideroni dy formulime të këtij paragrafi:

“Zyra është një nënndarje e pavarur strukturore e SHA dhe i raporton drejtpërdrejt drejtorit të përgjithshëm”.

“Zyra është pjesë e departamentit të përgjithshëm të AO dhe i raporton shefit të saj”.

Në rastin e parë, pavarësia e zyrës është fikse, në të dytën - vlera e saj ndihmëse.

Më tej, Rregullorja tregon emrin e pozitës së shefit të shërbimit - drejtues, testator, menaxher; procedurën e emërimit dhe shkarkimit, kërkesat për kualifikimet e tij dhe kohëzgjatjen e punës praktike.

Paragrafi tjetër jep një listë të dokumenteve kryesore ligjore, direktive, rregullatore dhe udhëzuese nga të cilat udhëhiqet shërbimi PEI në punën e tij. Së pari renditen dokumentet legjislative dhe kombëtare, normativo-metodike dhe normativo-teknike, pastaj dokumentet e brendshme organizative dhe administrative.

Nëse zyra ka vulën (vulat) e saj, Rregullorja jep përshkrimet, kushtet e ruajtjes dhe përdorimit.

Seksioni "Detyrat kryesore" synon të formulojë qëllimet me të cilat përballet njësia, me fjalë të tjera, problemet që njësia duhet të zgjidhë.

Seksioni "Funksionet" rendit llojet e punës ose aktiviteteve të kryera nga njësia në bazë të detyrave me të cilat përballet.

Për të zbatuar funksionet që i janë caktuar, shërbimi nëpunës është i pajisur me një grup të caktuar të drejtash dhe për moskryerje funksionet mban përgjegjësinë e përcaktuar në rregullore.

Në rubrikën "Të drejtat" renditen veprimet që njësia, e përfaqësuar nga drejtuesi i saj, duhet të kryejë për të përmbushur funksionet që i janë caktuar. Gjatë përpilimit të këtij seksioni, duhet të ndiqni të njëjtat rregulla si kur përpiloni seksionin përkatës të përshkrimit të punës (shih më poshtë), por në lidhje me njësinë.

Seksioni "Përgjegjësia" përcakton llojet e përgjegjësive që mund të mbajë titullari i njësisë nëse njësia nuk përmbush funksionet e saj. Shërbimi i menaxhimit të të dhënave është përgjegjës për shkeljen e procedurës së vendosur për punën me dokumentet në një institucion, humbjen ose dëmtimin e dokumenteve, për mosrespektimin e regjimit të fshehtësisë ose konfidencialitetit në punën me dokumentet, për mosrespektimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve. të menaxhmentit.

Në procesin e kryerjes së funksioneve që i ngarkohen shërbimit të menaxhimit të të dhënave, ai ndërvepron me menaxhmentin e institucionit, të gjitha njësitë funksionale dhe shërbimet mbështetëse dhe punonjësit individualë, shërbimin e menaxhimit të të dhënave të një organizate më të lartë, autoritetet arkivore, kërkimore apo institucione të tjera mbi organizimin dhe përmirësimin e punës me dokumente. Seksioni "Marrëdhëniet" rregullon lidhjet e informacionit dhe dokumentacionit të njësisë; dokumentet kryesore të krijuara ose të marra prej tij; tregohet me cilat divizione dhe organizata kryhet ndërveprimi, çfarë informacioni merr dhe paraqet divizioni, shpeshtësia dhe koha e paraqitjes, në çfarë radhe dhe nga kush konsiderohen mosmarrëveshjet që lindin në punën e divizionit.

Në mënyrë të ngjashme, janë duke u zhvilluar dispozita për ndarjet strukturore të shërbimit të mbajtjes së evidencës: rregullore për sekretariatin, rregullore për byronë e protokollit, rregullore për arkivin etj.

Së bashku me rregulloren për shërbimin nëpunës dhe dispozitat për individin e saj pjesë strukturore për çdo punonjës të shërbimit të punës në zyrë, zhvillohen përshkrimet e punës. Përshkrimet e vendeve të punës rregullojnë statusin organizativ dhe ligjor të punonjësve dhe ofrojnë kushte për punë efektive. Ato bëjnë të mundur vlerësimin objektiv të veprimtarisë së punonjësve dhe janë baza normative për zbatimin e masave administrative ndaj punonjësve. Përshkrimet e punës ju lejojnë të zbatoni parimin bazë të organizimit racional të punës - parimin e ndarjes dhe bashkëpunimit të punës.

Për të përpiluar një përshkrim pune me cilësi të lartë, është e nevojshme të analizohen me kujdes dhe thellësi llojet e punës së kryer nga një punonjës që mban një pozicion të caktuar, me fjalë të tjera, të hartohet një përshkrim i pozicionit ose vendit të punës. Një përshkrim i detajuar i punës së kryer na lejon të formulojmë një sërë kërkesash për një pozicion apo vend pune specifik, kërkesa për njohuritë që duhet të ketë një punonjës, aftësitë e tij, përvojën etj.

Kur hartoni përshkrimet e punës për punonjësit e zyrës, duhet të udhëhiqet nga "Karakteristikat tarifore dhe kualifikuese për pozicionet e punonjësve" (miratuar me Dekret të Ministrisë së Punës. autoritetet ekzekutive" (letër e Ministrisë së Punës të Rusisë e datës mars 13, 1996 Nr. 482-BK), nëse punonjësit e zyrës klasifikohen si nëpunës civilë. Karakteristikat e tarifave dhe të kualifikimit publikohen gjithashtu pothuajse çdo vit në formën e një Drejtorie Kualifikimi për pozicionet e menaxherëve, specialistëve dhe punonjësve të tjerë (M.: Mintrud Rossii, 2001).

Karakteristikat tarifore dhe të kualifikimit mbulojnë kategoritë kryesore të punonjësve të menaxhimit - menaxherët, specialistët, performuesit teknikë dhe përcaktojnë gamën e përgjegjësive të punës, kërkesat për kualifikime dhe arsimim, disponueshmërinë e njohurive dhe aftësive të veçanta.

Një strukturë e përafërt e tekstit të përshkrimit të punës për punonjësit e zyrës jepet në GSDOU: dispozitat e përgjithshme, funksionet e punonjësve; detyrat zyrtare; të drejtat e punonjësve; marrëdhëniet (lidhjet sipas pozicionit); përgjegjësia e punonjësve, vlerësimi i performancës.

Në rastin e varësisë së shërbimit të administrimit të evidencës nga titullari i institucionit, përshkrimet e punës së punonjësve të tij miratohen nga titullari i institucionit ose zëvendësdrejtuesi i personelit. Nëse shërbimi nëpunës i raporton njërit prej zëvendësve

Leksioni 4. Parimet e përgjithshme dhe bazat metodologjike të organizimit të rrjedhës së punës. Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit, duke qenë funksioni më i rëndësishëm i shërbimit të menaxhmentit, ka nevojë për një organizim të kujdesshëm dhe të menduar.

Shpejtësia e marrjes së informacionit të nevojshëm për të marrë një vendim varet nga qartësia dhe shpejtësia e përpunimit dhe lëvizjes së dokumentit. Përpunimi i vonuar i dokumenteve, veçanërisht atyre financiare, mund të sjellë pasoja negative ekonomike. Prandaj, organizimit racional të rrjedhës së punës, shpejtësisë dhe saktësisë së përpunimit dhe transferimit të dokumenteve për ekzekutim i kushtohet gjithmonë vëmendje e madhe.

"Lëvizja e dokumenteve në një organizatë që nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit ose dërgimit" 1 quhet rrjedhë pune.

I gjithë dokumentacioni i institucionit është i ndarë në tre flukse dokumentesh

dokumentet hyrëse (në hyrje);

dokumentet dalëse (të dërguara);

dokumentet e brendshme.

Secila prej flukseve të dokumenteve ka veçantinë e saj për sa i përket sasisë, përpunimit dhe lëvizjes.

Numri i dokumenteve të të gjitha flukseve për vitin do të jetë vëllimi i fluksit të dokumenteve të institucionit. Vlera e rrjedhës së punës nevojitet për të llogaritur numrin e kërkuar të personelit të zyrës për të llogaritur efektivitetin e përdorimit të mjeteve të mekanizimit dhe automatizimit të zyrës. Në përgjithësi, tregon ngarkesën e të gjithë aparatit administrativ, po ashtu. të gjithë punonjësit e tij duhet të merren me dokumente.

Në zinxhirin teknologjik të përpunimit dhe lëvizjes së dokumenteve, mund të dallohen fazat e mëposhtme:

pranimi dhe përpunimi parësor i dokumenteve;

shqyrtimi paraprak dhe shpërndarja e dokumenteve;

regjistrimi;

kontrolli i ekzekutimit;

punë informative dhe referuese;

ekzekutimi i dokumenteve dhe dërgimi.

GOU SPO "Kolegji Shtetëror i Moskës për Modelimin dhe Marketingun e Këpucëve"

Shënime leksioni

sipas disiplinës:

"Mbështetje dokumentare e menaxhimit"

për specialitete 080110, 080112, 080113

Prezantimi

Baza e veprimtarisë së çdo ndërmarrje ose organizate është puna me informacionin - marrja e tij, përpunimi, marrja e çdo vendimi dhe zbatimi i tyre.

Informacioni është informacion për persona, fakte, ngjarje dhe fenomene, pavarësisht nga forma e paraqitjes së tij.

Një dokument (nga latinishtja "documentum" - dëshmi) është një bartës i të dhënave materiale me informacion të regjistruar në të, i destinuar për transmetimin e tij në kohë dhe hapësirë. Dokumentet mund të përmbajnë imazhe, tekste, tinguj dhe informacione të tjera.

Menaxhimi i dokumentacionit është një degë e veprimtarisë që ofron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente zyrtare.

Që nga lashtësia e deri në shekullin e 19-të, koncepti "dokument" është përdorur në kuptimin e "provave të shkruara" dhe është përdorur kryesisht në jurisprudencë dhe diplomaci. Megjithatë, ky koncept është më i gjerë. Dhe që nga fillimi i shekullit të 20-të, shkencëtari belg Paul Otlet në Institutin Ndërkombëtar të Dokumentacionit ka përdorur tashmë konceptin "dokument" si një term që ndërthur të gjithë informacionin e regjistruar në media të ndryshme. Ai atribuoi këtu dorëshkrime, botime të shtypura, gravura, diagrame, dokumente filmike dhe fotografike, disqe, harta, regjistrime zanore, shënime, medalje, kartolina etj. madje edhe skulpturën, pikturën dhe arkitekturën. Kjo do të thotë, çdo burim informacioni i mishëruar në një formë materiale.

Dokumenti ka dy entitete - informative dhe materiale, të cilat përcaktojnë vetitë e tij - informative dhe operacionale.

Vetia informative e një dokumenti është aftësia për të përcjellë informacion. Kjo përfshin rëndësinë, besueshmërinë, plotësinë e informacionit, disponueshmërinë e tij dhe të tjera.

Karakteristikat operacionale të dokumentit përfshijnë qëndrueshmërinë e dokumentit dhe aftësinë për t'i bërë ballë ndikimeve të ndryshme - mekanike, të lehta, biologjike, faktorë të pafavorshëm mjedisor. Karakteristikat operative përcaktojnë sigurinë e dokumentit, e cila varet nga mediumi material dhe mjetet e shkrimit.

Funksionet e dokumenteve ndahen në të përgjithshme dhe të veçanta.

Funksionet e përgjithshme të dokumenteve janë:

• informative - fiksimi, ruajtja dhe transmetimi i informacionit;
• komunikues - transferimi, shkëmbimi i informacionit;
• socio-kulturore - dokumente që përfaqësojnë rëndësinë sociale dhe kulturore, që përcjellin traditat kulturore dhe sistemet e vlerave.

Funksionet e veçanta të dokumenteve janë:

Juridike - disa dokumente janë burim i ligjit, të tjerët mund të jenë dëshmi në fushën juridike;

• organizative – vendosja e marrëdhënieve juridike;
• menaxheriale - zgjidhja e çështjeve menaxheriale dhe marrja e vendimeve bazuar në informacione të dokumentuara;
• arsimore - transferimi i njohurive midis njerëzve dhe brezave;
• njohëse - marrja dhe transferimi i njohurive për studimin e mëtejshëm të proceseve dhe dukurive;
• memorial - transferimi i informacionit historik për individë ose shoqëri, dokumente që janë trashëgimi historike.

Seksioni 1. Dokumentimi i aktiviteteve të menaxhimit

Tema 1.1. Sistemi shtetëror i institucioneve arsimore parashkollore. Sistemet e dokumentacionit

Sistemi Shtetëror i Mbështetjes së Dokumentacionit për Menaxhimin (GSDM) është një grup parimesh dhe rregullash që vendosin kërkesa uniforme për dokumentimin e veprimtarive të menaxhimit dhe organizimin e punës me dokumente në organet qeveritare, ndërmarrjet (shoqatat), institucionet dhe organizatat publike.

Qëllimi kryesor i GSDOU është të thjeshtojë rrjedhën e punës, të zvogëlojë numrin dhe të përmirësojë cilësinë e dokumenteve, të krijojë kushte për përdorimin efektiv të mjeteve dhe teknologjive të avancuara teknologjike për mbledhjen, përpunimin dhe analizimin e informacionit dhe përmirësimin e punës së aparatit të menaxhimit. . Kërkesat e përgjithshme për dokumentet dhe shërbimet e mbështetjes së dokumentacionit janë baza rregullatore dhe metodologjike për përmirësimin e mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit në një bazë të unifikuar dhe rritjen e efikasitetit të tij duke unifikuar përbërjen dhe format e dokumenteve, duke përmirësuar cilësinë e tyre, punën e shërbimit mbështetës të dokumentacionit të bazuar. mbi organizimin shkencor të punës dhe futjen e mjeteve teknike më të fundit .

Një sistem dokumentacioni është një grup dokumentesh të ndërlidhura të përdorura në një fushë të caktuar veprimtarie.

Kur menaxhoni ndonjë organizatë ose ndërmarrje, zhvillohen dokumente të ngjashme dhe të përsëritura.

Më e përgjithshme dhe më integrale, duke zënë pozicionin më të lartë në kompleksin e sistemeve, duhet të konsiderohet pozicioni kryesor në kompleksin e sistemeve, duhet të konsiderohet sistemi i dokumentacionit mbarëkombëtar, që mbulon të gjitha dokumentet që lindin dhe qarkullojnë në vend; ato, nga ana tjetër, mund të klasifikohen sipas kritereve të ndryshme:

Sistemet funksionale të dokumentacionit përcaktojnë ato që janë të natyrshme në të gjitha organizatat në një masë ose në një tjetër, për shembull, kontabiliteti, personeli, arkivore, organizative.

Sistemet e dokumentacionit të industrisë përcaktojnë ato që, në një masë ose në një tjetër, janë të natyrshme vetëm për grupe të caktuara organizatash të lidhura nga uniteti i aktiviteteve ekonomike dhe sociale, për shembull, mjekësore, arsimore, kërkimore.

Uniformiteti i një numri të konsiderueshëm detyrash për t'u zgjidhur, teknologjitë uniforme për dokumentimin e tyre, përsëritshmëria e një sasie të konsiderueshme informacioni të detyrueshëm bënë të mundur për qëllime praktike identifikimin e një numri sistemesh dokumentacioni dhe formulimin e një sërë kërkesash uniforme për këto. sistemet e dokumentacionit.

I pari nga këto sisteme duhet të jetë Sistemi Shtetëror i Standardeve dhe Specifikimeve (SSS). I zhvilluar me vendim të qeverisë në vitin 1965, sistemi përfshin standarde shtetërore që përcaktojnë qëllimet dhe objektivat kryesore të standardizimit; organizimi dhe metodologjia e punës për standardizimin në vend; procedurën për zhvillimin, zbatimin, qarkullimin e standardeve dhe dokumentacionit tjetër rregullator dhe teknik, ndryshimet në to, si dhe mbikëqyrjen shtetërore dhe kontrollin e departamentit mbi zbatimin dhe pajtueshmërinë e tyre.

Një sistem i unifikuar i dokumentacionit teknologjik u zhvillua në 1971, i përbërë nga më shumë se 20 standarde dhe udhëzime. Ky sistem mund të zgjidhë problemet në fushën e regjistrimit dhe qarkullimit të dokumentacionit teknologjik, si me qëllim të përgjithshëm ashtu edhe të specializuar sipas llojit të punës në ndërmarrje dhe organizata, pavarësisht nga lloji dhe natyra e prodhimit të tyre.

Paralelisht, në bazë të kërkesave ndërkombëtare, u krijua një sistem i unifikuar i dokumentacionit të projektimit.

Tema 1.2. Unifikimi dhe standardizimi i aktiviteteve të menaxhimit

Një sistem i unifikuar dokumentacioni është një grup formash dokumentesh të krijuara sipas rregullave dhe kërkesave uniforme, që funksionojnë në një fushë të caktuar veprimtarie (menaxhimi, financa, etj.). Detyra e unifikimit është të zvogëlojë shumëllojshmërinë e dokumenteve të përdorura, të sjellë në një formë të vetme format, strukturën, gjuhën dhe stilin e tyre, si dhe proceset e përpunimit dhe ruajtjes së tyre.

Unifikimi i dokumenteve siguron një reduktim të kompleksitetit të përpunimit të dokumenteve, arritjen e përputhshmërisë së informacionit të sistemeve të ndryshme të dokumentacionit për funksione të ngjashme dhe të lidhura me menaxhimin dhe një përdorim më efikas të teknologjisë kompjuterike.

Standardizimi i dokumenteve është një formë e konsolidimit ligjor të unifikimit të kryer dhe shkallës së detyrimit të tij. Detyra e standardizimit është zhvillimi dhe miratimi i normave, rregullave dhe kërkesave të detyrueshme të miratuara në DOW.

Kategoritë e mëposhtme të standardeve janë vendosur:

• standardet shtetërore (GOST);
• standardet e industrisë (OST);
• standardet republikane (PCT).

Kërkesat për dokumente përcaktohen nga standardi shtetëror - GOST R 6.30-2003 "Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për shkresa Dispozitat e standardit përcaktojnë:

• përbërja e detajeve të dokumenteve;
• kërkesat për regjistrimin e detajeve të dokumenteve;
• kërkesat për shkresat.

GOST vendosi detajet e mëposhtme të dokumenteve;

01 - Stema Shtetërore e Federatës Ruse;

02 - emblema e subjektit të Federatës Ruse;

03 - emblema e organizatës ose marka tregtare (marka e shërbimit);

04 - kodi i organizatës;

05 - numri kryesor i regjistrimit shtetëror (OGRN) i një personi juridik;

06 - numri i identifikimit të tatimpaguesit / kodi i arsyes së regjistrimit (TIN / KPP);

07 - kodi i formularit të dokumentit;

08 - emri i organizatës;

09 - të dhëna referuese për organizatën;

10 - emri i llojit të dokumentit;

11 – data e dokumentit;

12 - numri i regjistrimit të dokumentit;

14 - vendi i përpilimit ose publikimit të dokumentit;

15 - adresuesi;

16 - vula e miratimit të dokumentit;

17 - rezolucioni;

18 - titulli i tekstit;

19 - shenja e kontrollit;

20 – teksti i dokumentit;

21 - një shenjë për praninë e aplikacionit;

22 - nënshkrimi;

23 - vula e miratimit të dokumentit;

24 – viza për miratimin e dokumenteve;

25 - printim i shtypur;

26 - një shenjë në vërtetimin e një kopje;

27 - shenjë për interpretuesin;

28 - një shenjë në ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në çështje;

29 - një shenjë në marrjen e dokumentit nga organizata;

30 – identifikues i kopjes elektronike të dokumentit.

Përdorimi i detajeve është i nevojshëm, para së gjithash, për t'i dhënë dokumentit fuqi ligjore. Një dokument i hartuar në kundërshtim me kërkesat e standardit nuk ka fuqi ligjore. Për më tepër, përdorimi i detajeve përshpejton dhe lehtëson jo vetëm procedurën e përgatitjes së një dokumenti, por edhe punën e mëvonshme të kontraktorit me dokumente. Nuk duhet të harrojmë se është prania e një grupi të vetëm detajesh dhe rregullash uniforme për hartimin e tyre që bën të mundur përdorimin më efektiv të teknologjisë kompjuterike për prodhimin dhe përpunimin e dokumenteve.

Detajet e dokumentit nuk janë ekuivalente: disa detaje janë të nevojshme për t'i dhënë dokumentit fuqi ligjore (emri i organizatës - autori i dokumentit, data e dokumentit, numri i regjistrimit të dokumentit, nënshkrimi, vula e miratimit, vula) , të tjerat janë thjesht zyrtare dhe të nevojshme për të organizuar punën me dokumentin, të tjerët kryejnë funksionin e kontabilitetit, etj. Disa nga detajet e dokumentit janë detajet e formularit, disa nga detajet përdoren në përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumentit, ka detaje që hartohen në fazën e ekzekutimit të dokumentit.

Një dokument bosh është një fletë standarde letre me detaje që identifikojnë autorin e një dokumenti zyrtar.

Për prodhimin e formularëve të dokumenteve, përdoren dy madhësi letre - A4 dhe A5. Formatet e letrës përcaktohen nga GOST 9327-60 "Letër dhe produkte letre. Formatet e konsumatorit" dhe kanë dimensione (në mm):

GOST përcakton dy opsione për vendndodhjen e detajeve në formular:

• këndi (detajet janë të vendosura në këndin e sipërm të majtë)
• gjatësore (përgjatë kufirit të sipërm të dokumentit)

Për shembull:

Letër me detaje qoshe

ROSARKIVE

agjenci qeveritare

Instituti i Kërkimeve Gjith-Ruse

Prezantimi

Ndryshimet në parimet e funksionimit të ekonomisë së vendit që kanë ndodhur në 10-15 vitet e fundit kanë ndikuar jo vetëm në proceset aktuale prodhuese dhe ekonomike, por kanë ndikuar ndjeshëm edhe në metodat dhe teknologjitë e administrimit të tyre, duke organizuar mbështetjen e duhur informative. Për këto arsye, fusha e veprimtarisë së menaxhimit që lidhet me përgatitjen, përpunimin dhe përdorimin e dokumenteve (mbështetje dokumentare për menaxhimin) gjithashtu duhej të pësonte ndryshime objektivisht të nevojshme si në aspektin metodologjik ashtu edhe në fushën e mbështetjes metodologjike për veprime praktike për punën me dokumente.

Në këtë drejtim, miratimi dhe zbatimi i vendimit për zhvillimin dhe zbatimin e standardit kombëtar GOST ISO 15489-1-2007 "Menaxhimi i Dokumenteve" ishte në kohë. Dispozitat e këtij standardi janë baza metodologjike për krijimin dhe zbatimin efektiv të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve, pavarësisht nga kushtet specifike për zbatimin e aktiviteteve të menaxhimit të ofruara dhe teknologjitë e përdorura të përpunimit të dokumenteve, pavarësisht nga llojet e mediave dhe formave të informacionit. prezantimi.

Për më tepër, zhvillimi intensiv i sistemeve dhe teknologjive kompjuterike dhe telekomunikuese pati një ndikim të rëndësishëm në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit.

Duke pasur parasysh këtë, u bë e nevojshme përgatitja e një libri shkollor, materiali i të cilit do të pasqyronte ndryshimet e treguara në mbështetjen metodologjike dhe teknike dhe teknologjike për punën me dokumente.

Materiali i tekstit plotësohet me teste kompjuterike për çdo pjesë kryesore, veçoritë e të cilave përshkruhen në shtojcë. Programi i testimit dhe testet janë në diskun e bashkangjitur tekstit shkollor.

Leksioni 1

1. Konceptet bazë të menaxhimit të dokumenteve

Dokumenti dhe karakteristikat e tij

Nëndokument i referohet informacionit të identifikueshëm të regjistruar në një medium të prekshëm të krijuar, marrë dhe mbajtur nga një organizatë ose individ si dëshmi në konfirmimin e detyrimeve ligjore ose aktiviteteve të biznesit. Në të njëjtën kohë, karakteristika më e rëndësishme e dokumentit është e tij identifikueshmëria, të pajisur me detajet e duhura.

zbatimin e një veprimtarie efektive dhe të rregullt të organizatës, që nënkupton përgjegjësinë e nevojshme;

formimi dhe fiksimi dokumentar i vendimeve organizative dhe menaxheriale;

sigurimin e konsistencës së aktiviteteve menaxheriale dhe administrative;

sigurimi i vazhdimësisë së aktiviteteve të organizatës në situata emergjente;

pajtueshmëria me kërkesat e akteve ligjore rregullatore që rregullojnë fushën e veprimtarisë së organizatës në të gjitha manifestimet e saj;

sigurimin e mbrojtjes dhe mbështetjes në çështjet e mundshme gjyqësore që lidhen me aktivitetet e organizatës;

mbrojtjen e interesave të organizatës dhe të të drejtave të punonjësve dhe klientëve të saj, si dhe palëve të tjera të interesuara;

sigurimin dhe dokumentimin e arritjeve dhe zhvillimeve dhe të drejtave përkatëse të pronësisë intelektuale të organizatës dhe punonjësve të saj;

regjistrim dokumentar i provave të zbatimit të veprimtarive afariste, personale dhe sociale të organizatës dhe punonjësve të saj në të gjithë diversitetin dhe veçoritë e saj dalluese;

formimi dhe ruajtja e kujtesës korporative, individuale, kujtesës së shoqërisë.

Është përcaktuar ligjërisht se dokumentet dhe grupet e dokumenteve, duke qenë burime informacioni, janë objekt marrëdhëniesh ndërmjet individëve, personave juridikë, shtetit dhe mbrohen me ligj së bashku me burime të tjera. Për më tepër, dokumentimi i informacionit është një parakusht për përfshirjen e tij në burimet e informacionit.

Është e nevojshme të ruani dokumentet e krijuara për:

a) sigurimin e vazhdimësisë dhe koordinimit të veprimeve gjatë marrjes së vendimeve aktuale të menaxhimit dhe vlerësimit të pasojave të tyre në të ardhmen dhe zhvillimit të vendimeve të duhura nëpërmjet:

ruajtja e informacionit në lidhje me vendimet e menaxhimit të kaluar dhe të tanishëm dhe aktivitetet e vazhdueshme (si pjesë e kujtesës së korporatës) në mënyrë që të sigurojë mbështetje informacioni për vendimet dhe aktivitetet në të tashmen dhe të ardhmen;

mbajtjen e dëshmive të aktiviteteve të kaluara dhe të tashme për të mbajtur llogaridhënien;

b) pajtueshmërinë me kërkesat e akteve ligjore rregullatore duke siguruar që kuadri rregullator i zbatueshëm për menaxhimin e dokumenteve të dokumentohet, qartësohet dhe zbatohet, duke marrë parasysh specifikat e aktiviteteve të organizatës;

c) plotësimin e nevojave aktuale dhe të ardhshme të palëve të interesuara duke:

identifikimi i interesave legjitime që palët e interesuara (punonjës, partnerë biznesi, klientë dhe të tjerë) mund të kenë në lidhje me ruajtjen e dokumenteve për një periudhë më të gjatë se sa është e nevojshme për vetë organizatën. Palët e interesuara mund të përfshijnë gjithashtu ata të cilëve një organizatë duhet të sigurojë akses në të dhënat e saj për qëllime të llogaridhënies (auditorë, rregullatorë, hetues, arkiva ose studiues);

identifikimi dhe vlerësimi i rezultateve ligjore, financiare, politike, sociale apo të tjera nga ruajtja e dokumenteve për interesat e studiuesve dhe të shoqërisë në tërësi;

respektimin e kërkesave të justifikuara ligjërisht të organizatës përkatëse arkivore.

Në mënyrë që të kryejnë biznes në mënyrë të vazhdueshme, të respektojnë kërkesat rregullatore dhe të mbajnë përgjegjësinë e nevojshme, organizatat duhet të krijojnë dhe mbajnë të dhëna autentike, të besueshme dhe të përdorshme dhe të mbrojnë integritetin e tyre për kohën e kërkuar.

Dokumenti konsiderohet autentike, nëse mund të vërtetohet se është ajo që pretendon të jetë, siç dëshmohet nga besueshmëria e vlerave të detajeve të saj, në veçanti, se është krijuar ose dërguar nga personi që e ka krijuar ose dërguar në të vërtetë; dhe gjithashtu është krijuar ose dërguar në kohën e treguar. Termi "dokument autentik" është i barabartë me termin "dokument origjinal".

e besueshme(i besueshëm) është një dokument, përmbajtja e të cilit mund të konsiderohet si një përfaqësim i plotë dhe i saktë i vendimeve, aktiviteteve ose fakteve të shfaqura dhe i cili, si pasojë, sigurisht që mund të përdoret në vendimet ose aktivitetet e mëvonshme.

Integriteti dokumenti përcaktohet nga plotësia dhe pandryshueshmëria e tij.

i përdorshëmështë një dokument që mund të gjendet (lokalizohet), aksesohet, riprodhohet dhe interpretohet. Kur jepet, duhet të lidhet drejtpërdrejt me aktivitetin ose vendimin që e ka krijuar atë.

Një dokument ka përmbajtje, kontekst dhe strukturë.

Struktura- kjo është pamja dhe rregullimi i pjesëve të përmbajtjes (për shembull, lloji i medias, formati i ruajtjes, organizimi i të dhënave, vendndodhja e detajeve, fontet e përdorura, shënimet, tabelat, etj.), si dhe prania e lidhjeve në dokumentin me dokumente të tjera (hiperlidhje).

Konteksti (mjedisi i jashtëm) -është informacioni që përmban dokumenti ose që e shoqëron atë, që përshkruan marrëdhënien e dokumentit me aktivitetet e organizatës dhe me dokumente të tjera. Këto janë të dhëna për vetë dokumentin (për shembull, titullin, autorin, datën e krijimit), për krijuesin dhe qëllimin e krijimit të dokumentit (për shembull, për funksionin ose veprimtarinë menaxheriale, institucionin e krijuesit), për përdorimin e dokument (nga kush, kur, pse).

Përshkrimi i komponentëve të përmendur të dokumentit kryhet në formën e të ashtuquajturave meta të dhënat, të cilat përmbajnë edhe të dhëna lidhur me menaxhimin e dokumenteve. Kështu, meta të dhënat përfshijnë jo vetëm detajet (elementet e projektimit) të dokumentit, por edhe të dhënat që shoqërojnë dokumentin (për shembull, të përfshira në regjistrat e regjistrimit dhe kontrollit, skedarët e kontabilitetit).

Meta të dhënat për: vetë dokumentin; parimet dhe rregullat e veprimtarisë së menaxhmentit; personat e përfshirë në procesin e menaxhimit dhe mbështetjen e dokumentacionit të menaxhmentit; aktiviteti menaxherial dhe proceset e tij; proceset e mbështetjes dokumentare të menaxhmentit.

Menaxhimi i dokumenteve

Kontrolli dokumentet përkufizohet si një fushë veprimtarie që përfshin kontrollin efektiv dhe sistematik të krijimit, marrjes, ruajtjes, përdorimit dhe përzgjedhjes (transferimit) të dokumenteve, duke përfshirë proceset e përfshirjes në sistem dhe ruajtjes (në formën e dokumenteve) të provave. dhe informacion në lidhje me biznesin dhe aktivitetet e menaxhimit të organizatës.

Menaxhimi i dokumenteve përfshin:

miratimi i dispozitave kryesore organizative, drejtimeve zhvillimore dhe standardeve në fushën e menaxhimit të dokumenteve;

shpërndarja e përgjegjësisë dhe autoritetit për menaxhimin e dokumenteve në organizatë;

vendosjen dhe shpërndarjen e procedurave dhe udhëzimeve të detajuara për menaxhimin e të dhënave;

ofrimi i shërbimeve në lidhje me menaxhimin e të dhënave dhe përdorimin e dokumenteve (për të përmbushur nevojat dhe mbrojtjen e interesave të organizatës dhe klientëve të saj);

projektimi, implementimi dhe administrimi i sistemeve të specializuara për menaxhimin e dokumenteve;

Integrimi i menaxhimit të të dhënave në sistemet dhe proceset e menaxhimit.

Strategjia e menaxhimit të të dhënave bazohet në zhvillimin dhe miratimin e dispozitave kryesore organizative, drejtimeve dhe standardeve të zhvillimit, procedurave dhe praktikave, si dhe në hartimin dhe zbatimin e sistemeve të menaxhimit të të dhënave në përputhje me nevojat e organizatës dhe kërkesat e rregulloreve. aktet juridike.

Strategjia e menaxhimit të të dhënave të një organizate duhet të përmbajë një strategji për dokumentimin e aktiviteteve të organizatës (çfarë dokumentesh kërkohen, kur, si dhe ku duhet të përfshihen në sistem) dhe një strategji për zbatimin e një sistemi të duhur të menaxhimit të të dhënave.

Organizatat duhet të krijojnë, dokumentojnë, mirëmbajnë dhe shpërndajnë politikat organizative, tendencat, standardet, procedurat dhe praktikat e menaxhimit të të dhënave në mënyrë që të ofrojnë dëshmi, llogaridhënie dhe informacion të nevojshëm për punën e tyre.

Udhëzimet organizative, drejtimet e zhvillimit, standardet, procedurat dhe praktikat për menaxhimin e të dhënave duhet të rezultojnë në të dhëna zyrtare që janë autentike, të vlefshme, të plota dhe të përdorshme.

Aktivitetet e menaxhimit të dokumenteve

Organizatat duhet të përcaktojnë dhe dokumentojnë dispozitat kryesore organizative, drejtimet e zhvillimit, standardet, procedurat dhe praktikat (në përgjithësi politika) të menaxhimit të dokumenteve. Qëllimi i kësaj është krijimi dhe administrimi i dokumenteve autentike, të besueshme dhe të përdorshme të aftë për të mbështetur menaxhimin dhe biznesin bazë për kohën e kërkuar. Organizata duhet të sigurojë që këto aktivitete të komunikohen në të gjitha nivelet organizative.

Dispozitat kryesore organizative, drejtimet e zhvillimit, standardet, procedurat dhe praktikat e menaxhimit të dokumenteve duhet të pranohen dhe miratohen në nivelin më të lartë të vendimmarrjes së menaxhmentit dhe të shpërndahen në të gjithë organizatën. Duhet të caktohet përgjegjësia për zbatimin e tyre.

Komponentët e përmendur të organizimit të menaxhimit të dokumenteve zhvillohen në bazë të analizës së aktiviteteve të menaxhimit. Ata identifikojnë fushat ku rregulloret, standardet dhe praktikat më të mira janë më të zbatueshme për krijimin e dokumenteve të lidhura me biznesin. Në të njëjtën kohë, organizatat duhet të marrin parasysh veçoritë e aktiviteteve të tyre kryesore, si dhe aspektet ekonomike. Organizata e menaxhimit të të dhënave duhet të rishikohet rregullisht për t'u siguruar që ajo pasqyron ndryshimet e kërkesave të menaxhimit.

Përgjegjësia dhe autoriteti për menaxhimin e dokumenteve

Menaxhimi i dokumenteve kryhet si nga punonjësit që menaxhojnë dokumentet ashtu edhe nga persona të tjerë që krijojnë ose përdorin dokumente gjatë aktiviteteve të tyre. Në këtë drejtim, bëhet e nevojshme të përcaktohet përgjegjësia për dokumentet dhe të shpërndahet midis punonjësve individualë të organizatës.

Përgjegjësitë dhe autorizimet në fushën e menaxhimit të të dhënave duhet të shpërndahen midis punonjësve të mëposhtëm të organizatës:

menaxherët e dokumenteve;

specialistë në fushën e sistemeve dhe teknologjive të informacionit;

udhëheqja e organizatës;

shefat e departamenteve;

administratorët e sistemit;

punonjës të tjerë për të cilët krijimi i dokumenteve është pjesë e punës së tyre.

Kërkohet të ndahen përgjegjësitë dhe të drejtat për menaxhimin e dokumenteve dhe të informohen të gjithë punonjësit e organizatës për këtë, në mënyrë që, nëse përcaktohet një nevojë specifike për krijimin e dokumenteve dhe përpunimin e tyre të mëtejshëm, të jetë e qartë se kush është përgjegjës për zbatimin e veprimeve përkatëse. .

Qëllimi më i rëndësishëm i përcaktimit të përgjegjësive, autoriteteve dhe marrëdhënieve në fushën e punës me dokumente është zhvillimi dhe zbatimi i një sistemi rregullash për menaxhimin e dokumenteve. Rregullat:

Kërkoni nga punonjësit të krijojnë dokumente në përputhje me nevojat dhe proceset e menaxhimit,

ato. regjistrojnë në dokumente në mënyrë adekuate aktivitetet e menaxhimit në të cilat marrin pjesë;

të sigurojë që sistemet e informacionit dhe teknologjitë që mbështesin aktivitetet e menaxhimit të krijojnë dokumente të përshtatshme;

garantojnë ruajtjen e dokumenteve gjatë gjithë periudhës së përdorimit të tyre të dobishëm, jo ​​vetëm nga vetë organizata, por edhe nga palët e jashtme të interesuara (institucione arkivore, studiues, auditorë);

të sigurojë që dokumentet të shkatërrohen ose depozitohen vetëm në përputhje me procedurat e përcaktuara.

Përgjegjësitë e menaxhimit të të dhënave përfshijnë si më poshtë:

përgjegjësi dhe llogaridhënie e veçantë në fushën e menaxhimit të të dhënave i caktohet një personi të lartë me autoritetin e nevojshëm brenda organizatës;

përgjegjësia e menaxhmentit është të mbështesë zbatimin e politikave organizative, drejtimet e zhvillimit, standardet, procedurat dhe praktikat e menaxhimit të të dhënave në të gjithë organizatën;

Profesionistët e menaxhimit të të dhënave janë përgjegjës për të gjithë komponentët e menaxhimit të të dhënave, duke përfshirë hartimin, zbatimin dhe mirëmbajtjen e sistemeve të të dhënave dhe performancës së tyre, si dhe trajnimin e të gjithë punonjësve të organizatës në menaxhimin e dokumenteve dhe funksionimin e sistemeve të të dhënave individualisht. praktikë;

administratorët e sistemit janë përgjegjës për të siguruar që të gjitha dokumentet, kur kërkohen dhe përdoren nga personeli i organizatës, janë të sakta, të aksesueshme dhe të lexueshme;

të gjithë punonjësit e organizatës janë përgjegjës dhe përgjegjës për krijimin dhe mirëmbajtjen e dokumenteve të plota, të besueshme, autentike dhe të përdorshme që pasqyrojnë aktivitetet e tyre.

Kështu, menaxhmenti i lartë i një organizate ka përgjegjësinë më të madhe për të siguruar menaxhim efektiv të të dhënave. Promovon pajtueshmërinë me procedurat e menaxhimit të dokumenteve në të gjithë organizatën.

Profesionistët e menaxhimit të të dhënave krijojnë politika, procedura dhe standarde uniforme të menaxhimit të dokumenteve në të gjithë organizatën dhe sigurojnë zbatimin e proceseve të menaxhimit të dokumenteve. Drejtuesit e departamenteve janë përgjegjës për të siguruar që punonjësit e tyre të krijojnë dhe ruajnë dokumente, që është pjesë integrale e punës së tyre, në përputhje me procedura të përcaktuara.dhe standarde.

Të gjithë punonjësit e organizatës që krijojnë, marrin dhe ruajnë dokumente gjatë punës së tyre të përditshme duhet ta bëjnë këtë në përputhje me procedurat dhe standardet e përcaktuara. Dhe nëse punëtorët e përkohshëm janë të përfshirë në menaxhimin e të dhënave të organizatës, është e rëndësishme të sigurohet që ata të jenë në përputhje me procedurat dhe standardet përkatëse.

Sistemi i menaxhimit të dokumenteve

Menaxhimi i dokumenteve në një organizatë duhet të përfshijë krijimin, aplikimin dhe administrimin e sistemeve speciale të integruara me sistemin e menaxhimit dhe proceset e menaxhimit.

Një menaxhim i tillë kryhet brenda kornizës së një sistemi të quajtur "sistemi i dokumenteve" ose "sistemi i menaxhimit të dokumenteve" dhe i përcaktuar si një sistem informacioni që siguron mbledhjen e dokumenteve (përfshirjen e dokumenteve në sistem), menaxhimin e dokumenteve dhe aksesin në ato.

Një sistem i menaxhimit të dokumenteve duhet të ketë karakteristikat e mëposhtme:

sigurimin e autenticitetit, besueshmërisë, integritetit të dokumenteve, si dhe përshtatshmërisë së tyre për përdorim;

sigurimi i besueshmërisë së menaxhimit të dokumenteve, d.m.th. aftësia për të krijuar, përdorur dhe ruajtur dokumente për një kohë të gjatë dhe në mënyrë korrekte në përputhje me procedurat e përcaktuara;

sigurimin e integritetit dhe unitetit të të gjithë grupit të veprimeve dhe procedurave për menaxhimin e dokumenteve;

sigurimin që të gjitha aktivitetet e menaxhimit të të dhënave të jenë në përputhje me kërkesat e vendosura (të jashtme dhe të brendshme);

sigurimi i gjithëpërfshirjes (kompleksitetit) të menaxhimit të dokumenteve duke mbuluar të gjitha llojet e aktiviteteve, të gjitha formatet për paraqitjen e të dhënave në dokumente, të gjitha llojet e bartësve të informacionit.

Sistemi i menaxhimit të dokumenteve duhet të zbatojë funksionet e mëposhtme:

përfshirja e dokumenteve në sistemin e menaxhimit të dokumenteve;

regjistrimi;

klasifikimi;

aksesi dhe mbrojtja;

ruajtjen dhe ruajtjen e dokumenteve;

përdorimi i dokumenteve, kontrolli i lëvizjes dhe përdorimit të tyre;

ekzaminimi i vlerës së dokumenteve;

përzgjedhja (transferimi) i dokumenteve për ruajtje ose shkatërrim.

Krijimi dhe aplikimi i sistemeve të menaxhimit të të dhënave që plotësojnë nevojat e menaxhimit dhe kërkesat rregullatore mund të përfshijnë:

projektimi i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve;

dokumentacioni i sistemit;

trajnimi i punonjësve të organizatës;

konvertimin e dokumenteve në sisteme të reja të menaxhimit të dokumenteve;

vendosja e standardeve, formimi i një metodologjie për vlerësimin e pajtueshmërisë me to dhe respektimin e tyre;

përcaktimin e periudhave të ruajtjes për dokumentet me vlerë afatgjatë.

Kur merren vendime në lidhje me hartimin dhe zbatimin e sistemeve të menaxhimit të të dhënave, duhet të merren parasysh sistemet tashmë të vendosura në organizatë.

Gjatë krijimit dhe aplikimit të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve, duhet të merren parasysh kërkesat e mëposhtme, duke përcaktuar se sistemi duhet:

keni karakteristika funksionale që ju lejojnë të kryeni dhe mirëmbani proceset e menaxhimit të dokumenteve;

të sigurojë dokumentimin e operacioneve me dokumente, që nënkupton një regjistrim të plotë dhe të saktë dokumentar të të gjitha operacioneve të kryera me një dokument të veçantë ose që lidhen me një dokument specifik;

të sigurojë që dokumenteve t'u caktohet informacion për strukturën dhe integritetin e tyre, kontrollin e autorizuar të statusit, lidhjet me dokumente të tjera (të ashtuquajturat metadata);

të sigurojë mbajtjen e protokolleve për monitorimin e proceseve të sistemit, në të cilat regjistrohen në detaje veprimet e kryera me një dokument të veçantë;

të sigurojë mjete të besueshme dhe efikase për ruajtjen dhe mbrojtjen fizike të dokumenteve;

të sigurojë pandryshueshmërinë e vetive të dokumenteve (autenticitetin, besueshmërinë dhe përshtatshmërinë për përdorim) me çdo ndryshim në sistem (ndryshimi i formateve të ruajtjes dhe prezantimit, kalimi në një platformë të re harduerike dhe softuerike, zëvendësimi ose zgjerimi i programeve të aplikimit, etj.) dhe madje. kur ndalon së funksionuari;

të sigurojë mjete në kohë, efikase dhe të sigurta për aksesin, marrjen dhe përdorimin e dokumenteve;

të sigurojë procedura efikase për ruajtjen dhe, nëse është e nevojshme, shkatërrimin e dokumenteve.

Më shumë ese, punime afatgjata, teza mbi këtë temë:

Psikodiagnostika. Leksion shënime leksion. Origjina e psikodiagnostikës psikodiagnostike: shënime leksionesh
Shënime leksionesh Psikodiagnostike .. dhe me Luchinin ..

Abstrakt i leksioneve mbi disiplinën e ekonomisë së pasurive të paluajtshme
Institucioni arsimor buxhetor shtetëror.. arsimi i lartë profesional.. Universiteti Shtetëror Ekonomik Ural..

Shënime leksioni Historia e menaxhimit të personelit të zhvillimit të shkencës së menaxhimit të personelit
Historia e zhvillimit të shkencës së menaxhimit të personelit .. Teoritë moderne të menaxhimit ..

Koncepti i menaxhimit. Llojet e menaxhimit. Puna drejtuese dhe veçoritë e saj. MODELET E MENAXHIMIT. QASJET E MENAXHIMIT
Themeluesi i F W Taylor Wg lëshoi ​​​​punën e parë të shtypur që .. Ideja kryesore është të optimizoni teknologjinë e kryerjes së punës duke përdorur matjet dhe vëzhgimet e punës së interpretuesve..

Shënime leksioni mbi disiplinën Ekonomia e qeverisjes korporative dhe menaxhimi i ndërmarrjeve
Agjencia Federale e Arsimit.. Ministria e Arsimit dhe Shkencës e Federatës Ruse.. Institucioni shtetëror arsimor i arsimit të lartë profesional..

Psikopatologji e përgjithshme. Psikiatria: shënime leksionesh
Shënime leksionesh për Psikiatrinë Teksti i ofruar nga litagenti http liters ru..

shkenca e materialeve arkitekturore
Shënime leksionesh për lëndën Shkenca e materialeve arkitektonike. Instituti Federal Shtetëror Arsimor i Arsimit të Lartë Profesional Universiteti Federal Jugor.. Instituti i Arkitekturës dhe Arteve.. Departamenti i Inxhinierisë dhe Disiplinave të Ndërtimit..

Historia e feve botërore: Shënime leksioni Historia e feve botërore. Feja si fenomen kulturor klasifikimi i feve
Historia e feve botërore shënime leksioni.. me f pankin..

Shërbimi i Mbështetjes së Dokumentacionit të Menaxhimit (DOE)
Konsideroni operacionet kryesore të kryera nga SDOU: Puna e kontabilitetit dhe referencës dhe regjistrimi i dokumenteve. Përgatitja dhe lëshimi i dokumenteve administrative të institucioneve. Kontrollimi .. Kjo kërkon një strukturë të qartë organizative të SDOU, një preferencë për një formë më racionale të punës me ..

Abstrakt i leksioneve mbi disiplinën e ekonomisë së qeverisjes korporative dhe menaxhimit të ndërmarrjeve
Agjencia Federale e Arsimit.. Ministria e Arsimit dhe Shkencës e Federatës Ruse.. Institucioni shtetëror arsimor i arsimit të lartë profesional..

0.056

) - një lloj mbështetjeje për menaxhimin e organizatës, e cila përfshin fiksimin, transferimin dhe ruajtjen e informacionit për gjendjen e organizatës dhe veprimet e kontrollit për të ndryshuar gjendjen e saj. Dega e veprimtarisë që siguron dokumentacionin dhe organizimin e punës me dokumente zyrtare është një aspekt i rëndësishëm i punës së çdo ndërmarrje: dokumentet krijohen në organizata që pasqyrojnë rezultatet dhe zhvillimin e aktiviteteve të prodhimit, gjendjen financiare, punën me personelin, logjistikën, etj. . Janë dokumentet që sigurojnë zbatimin e funksioneve të menaxhimit, ato përcaktojnë planet, regjistrojnë treguesit e kontabilitetit dhe raportimit dhe informacione të tjera. Në këtë drejtim, mund të themi se efikasiteti dhe cilësia e vendimeve të marra, efektiviteti i zbatimit të tyre dhe aktivitetet e organizatës në tërësi varen kryesisht nga mënyra se si organizohet puna me dokumentet.

Organizimi i punës me dokumente është një pjesë e rëndësishme e proceseve të menaxhimit dhe vendimmarrjes së menaxhmentit, e cila ndikon ndjeshëm në efikasitetin dhe cilësinë e menaxhimit.

Procesi i marrjes së një vendimi menaxherial përfshin marrjen e informacionit; përpunimi i tij; analiza, përgatitja dhe vendimmarrja.

Këta komponentë janë të lidhur ngushtë me menaxhimin e dokumentacionit. Për të marrë një efekt ekonomik, para së gjithash, cilësia e informacionit është e rëndësishme, e cila përcaktohet nga sasia, efikasiteti, shkalla e kompleksitetit dhe kostoja e tij. Nëse ndërmarrja nuk ka një punë të qartë me dokumentet, atëherë, si rezultat, ajo përkeqësohet, pasi varet nga cilësia dhe besueshmëria, efikasiteti i marrjes dhe transmetimit të informacionit, vendosja e saktë e shërbimit të referencës dhe informacionit, qartësia. organizimi i kërkimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve.

Ekzistojnë tre detyra kryesore për t'u zgjidhur në punën në zyrë (DOE):

1. Dokumentimi (hartimi, ekzekutimi, koordinimi dhe prodhimi i dokumenteve).
2. Organizimi i punës me dokumente në procesin e menaxhimit (sigurimi i lëvizjes, kontrolli i ekzekutimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve).
3. Organizimi i arkivit të dokumenteve.

Mbështetja dokumentare e menaxhmentit kryhet nga një shërbim i posaçëm që vepron si njësi strukturore e pavarur. Mund të jetë: administrata e punëve, departamenti i përgjithshëm, zyra ose sekretariati.

Shërbimi DOW zgjidh tre grupe kryesore detyrash:

1. sigurimin e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit;
2. organizimi i punës me dokumente në institucion;
3. përmirësimi i formave dhe metodave të punës me dokumente.

Detyrat me të cilat përballet shërbimi DOW përcaktojnë funksionet e tij

1. Detyrat e sigurimit të dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit mund të zgjidhen duke kryer funksionet e mëposhtme:
   • zhvillimin dhe hartimin e formave, duke siguruar prodhimin e tyre;
   • sigurimi i prodhimit të dokumenteve, kopjimi dhe përsëritja;
   • cilësinë e përgatitjes dhe ekzekutimit të dokumenteve, pajtueshmërinë me procedurën e vendosur për miratimin dhe certifikimin e dokumenteve.
2. Detyrat e organizimit të punës me dokumente në një institucion zgjidhen duke kryer funksionet e mëposhtme:
   • Krijimi i një procedure të unifikuar për kalimin e dokumenteve (fluksi i dokumenteve të institucionit);
   • Përpunimi i përcjelljes së dokumenteve hyrëse dhe dalëse;
   • Regjistrimi dhe kontabilizimi i dokumenteve hyrëse, dalëse dhe të brendshme;
   • Kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve;
   • Sistematizimi i dokumenteve, duke siguruar ruajtjen dhe përdorimin e tyre; organizimi i punës me apelet e qytetarëve.
   • Sigurimi i mbrojtjes së informacionit.
3. Detyrat e përmirësimit të formave dhe metodave të punës me dokumente përfshijnë funksionet e mëposhtme:
   • zhvillimi dhe rishikimi i dokumenteve rregullatore, udhëzuese, metodologjike dhe vënia e tyre në vëmendjen e punonjësve të organizatës;
   • udhëzime metodologjike dhe kontroll mbi pajtueshmërinë me rregullat e vendosura për të punuar me dokumente në njësitë strukturore të organizatës;
   • trajnimi i avancuar i punonjësve të organizatës dhe këshillat e tyre për të punuar me dokumente;
   • thjeshtimi i dokumentacionit të organizatës, kryerja e punës për unifikimin e dokumenteve, zhvillimin e Kartës së Raportit dhe Albumit të formave të dokumenteve të përdorura në aktivitetet e organizatës;
   • zhvillimi dhe zbatimi i formave dhe metodave të reja të punës me dokumente, përmirësimi i rrjedhës së punës së organizatës, përmirësimi i disiplinës ekzekutive;
   • vendosjen e detyrave për zhvillimin dhe përmirësimin e sistemeve të automatizuara të informacionit dhe bazave të të dhënave për punën me dokumente.

Një ndërmarrje që kërkon të krijojë një mjedis efektiv për përpunimin e informacionit dhe përmirësimin e cilësisë së menaxhimit përballet me detyrat e mëposhtme:

1. Përmirësimi i të gjithë punës në përgatitjen dhe përpunimin e informacionit dokumentar duke krijuar një mekanizëm për mbështetjen dokumentare të ndërmarrjes (DOE).
2. Zgjedhja e strategjisë së duhur të automatizimit, duke përfshirë zgjedhjen e duhur të produkteve softuerike.

Për të automatizuar një temë kaq të thjeshtë në dukje si puna me dokumente, duhet të përdorni përparimet më të fundit teknologjike:

1. sistemet e menaxhimit të bazës së të dhënave;
2. sistemet e kërkimit të dokumenteve dhe analizës së tekstit;
3. sistemet e skanimit dhe njohjes së dokumenteve (të printuara dhe të shkruara me dorë);
4. mjedis klient-server;
5. Internet/intranet.

Pavarësisht nga specifikat e ndërmarrjes, mund të dallohen grupet kryesore të mëposhtme të dokumenteve:

• dokumentet organizative ndërmarrjet (statuti, rregulloret, memorandumi i shoqatës, struktura dhe personeli, personeli, përshkrimet e vendeve të punës, rregulloret e brendshme të punës);
• dokumentet administrative ndërmarrjet (urdhra për aktivitetet kryesore, urdhra, vendime);
• dokumentet e personelit ndërmarrjet (urdhra për personelin, kontratat e punës (kontratat), dosjet personale, kartat personale f. T-2, llogaritë personale të pagave, librezat e punës);
• dokumentet financiare dhe kontabël ndërmarrjet (libri kryesor, raportet vjetore, bilancet, llogaritë e fitimit dhe humbjes, aktet e auditimit, inventarët, planet, raportet, vlerësimet, llogaritë, librat e parave të gatshme, etj.);
• informacione dhe dokumente referimi ndërmarrjet (akte, letra, fakse, vërtetime, mesazhe telefonike, memorandume, shënime shpjeguese, protokolle etj.).

Dokumentet që rregullojnë çështje të ndryshme të aktiviteteve të saj (taksat, mbrojtja e mjedisit, etj.) Mund t'i dërgohen ndërmarrjes nga organizatat shtetërore dhe komunale. Këto dokumente formojnë një grup të veçantë - dokumentet rregullatore të autoriteteve më të larta.

Në një grup të pavarur, mund të dallohen kontratat (marrëveshjet) tregtare, të cilat janë dokumentet kryesore të veprimtarisë sipërmarrëse.

Të gjitha këto dokumente i referohen dokumenteve drejtuese ose organizative dhe administrative (ORD). Përjashtim bëjnë dokumentet financiare dhe kontabël që kanë veçori specifike të përpilimit dhe përpunimit.

Shërbimi Arkivor Shtetëror i Rusisë (Rosarchiv) dhe organet e tij janë të angazhuar në mbledhjen dhe ruajtjen e dokumenteve që pasqyrojnë jetën materiale dhe shpirtërore të popujve të saj, të cilat kanë rëndësi historike, shkencore, sociale, ekonomike ose kulturore. Ata krijojnë "memorien" e shoqërisë, ruajnë informacione për jetën e vendit. Për më tepër, Rosarkhiv, si organi qendror i pushtetit ekzekutiv federal, është përgjegjës për organizimin dhe përmirësimin e punës së zyrës në vend. Ai harton standarde dhe rekomandime për organizimin e punës në zyrë. Rosarki është përgjegjës për dokumentacionin organizativ dhe administrativ (ORD) si një agjenci zhvilluese, e cila përfshin zhvillimin e kërkesave të përgjithshme për ORD, format specifike të dokumenteve, kontrollin mbi përdorimin e ORD në fusha të ndryshme të veprimtarisë, unifikimin e formularëve të dokumenteve. duke krijuar një Sistem të Unifikuar të Dokumentacionit Organizativ dhe Administrativ (USORD). Komiteti i Federatës Ruse për Standardizimin, Metrologjinë dhe Certifikimin (Gosstandart i Rusisë) është përgjegjës për konsolidimin rregullator të kërkesave specifike për dokumentet dhe unifikimin duke krijuar GOST, si dhe pjesëmarrjen në unifikimin dhe standardizimin ndërkombëtar të dokumenteve. Ministria e Punës harton dokumente për punën dhe mbrojtjen e punës. Kështu, nëse autoritetet janë autoriteti më i lartë për rregullimin normativ të punës në zyrë, atëherë Shërbimi Arkivor Shtetëror,

Në rregullimin e veprimtarive të shërbimit nëpunës, një rol të rëndësishëm luan statuti i organizatës - një akt juridik që përcakton procedurën e formimit, kompetencën e organizatës, funksionet e saj, detyrat dhe procedurën e punës. Zhvillimi i statutit ndikon në organizimin e përgjithshëm të punës në zyrë. Struktura organizative e përcaktuar në statut bën të mundur përcaktimin e grupeve të dokumenteve që do të përdoren në aktivitetet e menaxhimit.

Dokumentet kryesore rregullatore që rregullojnë aktivitetet e shërbimit DOW të organizatës:

Rregullore për shërbimin e institucionit arsimor parashkollor- ky është një akt juridik që përcakton procedurën e formimit, detyrat dhe organizimin e punës së kësaj njësie, si dhe statusin ligjor dhe kompetencën e zyrtarëve që punojnë në shërbim të institucionit arsimor parashkollor. Rregullorja për shërbimin e institucionit arsimor parashkollor hartohet dhe nënshkruhet nga titullari i shërbimit, miratuar nga titullari i organizatës. Rregullorja bie dakord me drejtuesit e atyre njësive strukturore me të cilat është fiksuar marrëdhënia në të.

Përshkrimi i punës- Ky është dokumenti kryesor organizativ që rregullon përcaktimin e detyrave dhe të drejtave ndërmjet punonjësve, i cili shërben si bazë për eliminimin e paralelizmit dhe dyfishimit në kryerjen e operacioneve individuale.

Udhëzimet e punës në zyrë- Ky është dokumenti kryesor rregullator që rregullon rregullat, teknikat, proceset për krijimin e dokumenteve, teknologjinë për të punuar me dokumente. Për funksionimin efektiv të shërbimit DOW dhe të gjitha departamenteve të organizatës, për një kuptim dhe prezantim të qartë të të gjitha fazave të punës me dokumente në secilën organizatë, duhet të hartohet një udhëzim për punën në zyrë, duke marrë parasysh specifikat e aktiviteteve të saj. .

Tabela e formave të dokumenteve për situata tipike të menaxhimit. Fleta kohore është një listë e formave të unifikuara të dokumenteve të nevojshme dhe të mjaftueshme për zbatimin e mbështetjes dokumentare për funksionet dhe detyrat e zgjidhura nga kompania. Ai përmban një përshkrim të çdo dokumenti, statusin e tij ligjor dhe fazat e dokumentimit. Karta e raportit është një mënyrë e fiksimit normativ si të përbërjes së dokumenteve të përdorura në aparat, ashtu edhe të procedurës së përgatitjes së tyre.

Albumi i formave të dokumenteve të organizatës. Së bashku me tabelën e formave të dokumenteve, çdo organizatë duhet të ketë një Album të formave të dokumenteve, i cili është një koleksion i standardeve të formave të dokumenteve të përfshira në Fletë.

Deri më sot, dalloni katër struktura kryesore organizative të shërbimit parashkollor:

1. Menaxhimin e rastit.
2. Departamenti i përbashkët.
3. Zyrë.
4. Sekretari.

Menaxhimi i rastit, nga ana tjetër, ndahet në njësitë e mëposhtme të modelit strukturor:

1. Sekretariati është një njësi strukturore e krijuar për t'i shërbyer menaxhimit të organizatës. Ai përbëhet nga:
   • pritje;
   • sekretariati i titullarit dhe sekretariatet e zëvendëskryetarëve;
   • sekretariati i bordit;
   • byroja e protokollit.
2. Departamenti i racionalizimit të institucionit arsimor parashkollor është një qendër për përmirësimin e institucionit arsimor parashkollor, një qendër metodologjike. Funksionet e tij përfshijnë:
   • zhvillimi dhe zbatimi i masave për përmirësimin e teknologjisë së zyrës;
   • zhvillimi i mbështetjes normative dhe metodologjike për punën në zyrë (rregullore, udhëzime, rregulla, rregullore, fletë kohore të formularëve të unifikuar, etj.);
   • zhvillimi i librave të referencës së klasifikimit (nomenklatura e lëndëve, klasifikuesit, listat e dokumenteve me periudha ruajtjeje).
3. Zyra, e cila, nga ana tjetër, ndahet në:
   • ekspeditë;
   • byro korrespondence;
   • zyra e kontabilitetit dhe regjistrimit të dokumenteve;
   • qendër kompjuterike për përpunimin dhe riprodhimin e teksteve të dokumenteve.
4. Departamenti i Letrave.
5. Arkivi qendror.
6. Inspektimi.