Vorlesung 1. Moderne Technik und Organisation der Büroarbeit. Einschätzung des Ist-Zustandes Dokumentationsunterstützung Management (DOE).

Der Kurs „Organisation und Technologie der dokumentarischen Unterstützung des Managements“ besteht aus zwei Abschnitten: „Geschichte der Organisation der Büroarbeit in Russland“ und „Moderne Organisation und Technologie der dokumentarischen Unterstützung des Managements“.

Ziel des Kurses ist es, den Studierenden eine Vorstellung von den Besonderheiten der Entstehung und Entwicklung nationaler Aufzeichnungssysteme in verschiedenen historischen Epochen zu vermitteln und sie mit der Theorie und Praxis der Organisation moderner Dokumentationsunterstützung auf der Grundlage wissenschaftlich fundierter Prinzipien und Methoden vertraut zu machen seine Verbesserung.

Kursziele:

den Stellenwert der dokumentarischen Unterstützung des Managements in Managementprozessen hervorheben;

sich mit der Entwicklungsgeschichte des staatlichen Aufzeichnungssystems vertraut zu machen;

rationale Ansätze der Studierenden zur Lösung der Probleme der Organisation der Arbeit mit Dokumenten in einer Institution zu entwickeln;

Machen Sie die Schüler mit der Moderne vertraut typische Strukturen DOW-Dienste;

erkunden moderne Technologien Unterstützung bei der Dokumentationsverwaltung.

Die Dokumentation ist die Grundlage der Steuerungstechnik

Büroarbeit-ein Tätigkeitszweig, der die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten gewährleistet..

Ursprünglich tauchte der Begriff in der mündlichen Rede auf (vermutlich im 17. Jahrhundert) und bezeichnete den Prozess der Lösung (Herstellung) eines Falls: „einen Fall vorlegen“ – ein Problem lösen. Im Zuge der Entscheidung wurde es notwendig, das Ergebnis zu konsolidieren, beispielsweise eine Einigung zu erzielen. Dafür wurden seit der Antike Dokumente erstellt, da das gesprochene Wort nur von kurzer Dauer ist, in Vergessenheit geraten, bei der Übertragung verfälscht oder nicht so verstanden werden kann. Bereits im 16. Jahrhundert. das Wort wird verwendet Fall als eine Sammlung von Dokumenten, die sich auf jeden Fall oder jedes Problem beziehen. Erstmals in diesem Konzept wurde das Wort „Fall“ 1584 urkundlich erwähnt.

Zur modernen Büroarbeit gehören:

Gewährleistung einer rechtzeitigen und korrekten Erstellung von Dokumenten (Dokumentation);

Organisation der Arbeit mit Dokumenten (Empfang, Übermittlung, Bearbeitung, Abrechnung, Registrierung, Kontrolle, Speicherung, Systematisierung, Vorbereitung von Dokumenten zur Archivierung, Vernichtung).

Parallel zum Begriff „Büroarbeit“ wurde in den letzten Jahrzehnten der Begriff verwendet Managementdokumentation(DAMHIRSCHKUH). Sein Erscheinen ist mit der Einführung von Computersystemen in das Management und deren Organisations-, Software- und Informationsunterstützung verbunden, um der darin verwendeten Terminologie anzunähern Computerprogramme und Literatur. Derzeit sind die Begriffe „Büroarbeit“ und „Dokumentenmanagement“ synonym und beziehen sich auf die gleiche Tätigkeit.

Documentary Support of Management (DOE) ist eine Form der Organisationsmanagementunterstützung, die das Festlegen, Übertragen und Speichern von Informationen über den Zustand der Organisation sowie Kontrollmaßnahmen zur Änderung ihres Zustands umfasst. DOW umfasst die folgenden Hauptprozesse:

Festlegen von Kontrollmaßnahmen oder Daten über den Stand der Dinge der Organisation in offiziellen Medien, d. h. " Dokumentation„ oder „Dokumentenerstellung“;

rechtzeitige Bereitstellung von Informationen in offizieller Form, d. h. Übermittlung von Dokumenten bzw Dokumentenfluss";

zeitnahe und langfristige Aufbewahrung von Dokumenten, d.h. „Archivspeicher“.

Die Unterstützung der Managementdokumentation ist ein Tätigkeitszweig, dessen Hauptzweck darin besteht, dem Management Informationen über den Stand der Dinge in der Organisation bereitzustellen, um fundierte Managemententscheidungen zu treffen und deren Umsetzung zu überwachen.

Dokumentation ist der Prozess der Erstellung und Verarbeitung eines Dokuments. Der Landesstandard definiert Dokumentation als „Aufzeichnung von Informationen auf verschiedenen Medien nach festgelegten Regeln“.

Heute dient die vorschulische Bildungseinrichtung sowohl als wirksames Managementinstrument als auch als wichtigstes Kommunikationsinstrument in der Beziehung zwischen staatlichen Stellen und der Bevölkerung, den zivilgesellschaftlichen Strukturen und der Wirtschaft des Landes. Unserer Meinung nach ist es im Zuge der Reform auf nationaler Ebene notwendig, einheitliche Grundsätze für die Vereinheitlichung und Standardisierung von Dienstleistungen und Technologien vorschulischer Bildungseinrichtungen sowie der Dokumentation zu etablieren – für eine bessere Interaktion zwischen staatlichen Stellen. Eine besondere Bedeutung kommt der staatlichen Regulierung im Bereich der Dokumentationsunterstützung im Zusammenhang mit der Nutzung elektronischer Dokumente und elektronischer Kommunikationsmittel zu. Die Zunahme des Informations- und Dokumentationsvolumens in den Behörden macht eine ständige Überwachung und Steuerung dieser Prozesse durch den Staat erforderlich.

Inländische Traditionen, Welterfahrungen und Empfehlungen des Internationalen Archivrates zeigen deutlich die Notwendigkeit einer staatlichen Regulierung des Dokumentenmanagements sowie einer angemessenen Reduzierung des Dokumentenumlaufs im Land.

Der staatliche Archivdienst ist traditionell an der Rationalisierung der Verwaltungsdokumentation in Russland beteiligt.

Beispielsweise enthielt die neueste Verordnung über den Föderalen Archivdienst Russlands vom 28. Dezember 1998 Nr. 1562 die folgende Aufgabe: „Entwicklung und Verbesserung, gemeinsam mit Bundesbehörden und Regierungsbehörden von.“ Russische Föderation Archive und Büroarbeit, einschließlich des staatlichen Systems der Büroarbeit und einheitlicher Dokumentationssysteme“.

Das neue Verwaltungsorgan – das Bundesarchivamt (siehe Regierungsdekret der Russischen Föderation vom 17. Juni 2004 Nr. 290) ist gemäß den Beschlüssen zur Verwaltungsreform nicht mit den Funktionen der Dokumentationsverwaltung ausgestattet. Ihr obliegt lediglich die Aufgabe, beispielhafte Sachverhaltsverzeichnisse, Weisungen für die Büroarbeit der Bundesorgane sowie Verzeichnisse der im Rahmen der Tätigkeit der Bundesorgane und der ihnen nachgeordneten Organisationen entstandenen Dokumente unter Angabe der Zeiträume zu koordinieren Lagerung. Wie Sie sehen, fiel sogar die sehr abstrakte Aufgabe der „Entwicklung“ der Büroarbeit aus dem Reglement. Diese Situation führt zu Unsicherheit hinsichtlich der Aussichten für eine weitere Verbesserung der vorschulischen Bildungseinrichtungen auf Landesebene. Gleichzeitig werden in allen entwickelten Ländern in der einen oder anderen Form die Funktionen des Dokumentenmanagements den zuständigen staatlichen Stellen übertragen, und diese Praxis rechtfertigt sich.

Russland sollte dieser Erfahrung Beachtung schenken Ausland. Denn heute, nach der Umsetzung der Verwaltungsreformen, ist die staatliche Funktion des Dokumentenmanagements (DOM) erstmals seit drei Jahrhunderten aus dem Blickfeld des Staates geraten. Das Archivamt kann im Bereich der vorschulischen Bildungseinrichtungen keine Koordinierungs-, Kontroll- und Aufsichtsfunktionen wahrnehmen. Diese Aufgabe wurde keiner anderen staatlichen Stelle übertragen. Natürlich wird sich diese Situation negativ auf den Zustand der vorschulischen Bildungseinrichtungen des Landes auswirken.

Unter den gegenwärtigen Bedingungen werden wichtige Arbeiten zum in den letzten Jahren erarbeiteten Entwurf des Bundesgesetzes „Über die Dokumentationsunterstützung von Führungstätigkeiten“ behindert. Die Reform staatlicher Strukturen erfordert eine umfassende Überarbeitung der akkumulierten rechtlichen und methodischen Grundlagen vorschulischer Bildungseinrichtungen.

Insbesondere ist es erforderlich, die auf zwischenstaatlicher, staatlicher und intersektoraler Regierungsebene geltenden Standards für die Dokumentationsunterstützung unter Berücksichtigung der laufenden Arbeiten am föderalen Zielprogramm „Elektronisches Russland (2002-2010)“ zu überarbeiten eine Reihe internationaler Abkommen und Standards im Bereich des Informationsaustauschs. Gleichzeitig gilt es, das unkontrollierte Wachstum der Dokumentenumlaufmengen zu stoppen.

Das durch die Tätigkeit staatlicher Stellen erzeugte Dokumentationsvolumen beträgt jährlich etwa 250 Milliarden Dokumentenblätter. Gleichzeitig erfolgen punktuelle Untersuchungen des Gerätes staatlich kontrolliert Es wurde festgestellt, dass das Dokumentationsvolumen jährlich um 8–15 % zunimmt.

Besonders hervorzuheben ist der zunehmende Grad der Computerisierung staatlicher Stellen – ein zusätzlicher Faktor, der sich auf den Zustand vorschulischer Bildungseinrichtungen auswirkt.

Die Betrachtung der direkten Kosten der Dokumentation von Managementmaßnahmen zeigt erhebliche Schwankungen in der Höhe je nach Umfang und Niveau der öffentlichen Verwaltung.

Die Kosten für die Dokumentation und Bearbeitung von Dokumenten pro Dokument betragen durchschnittlich etwa 50 Rubel. In diesem Zusammenhang lässt eine Reduzierung der spezifischen Zusammensetzung von Dokumenten um 10 % durch Vereinheitlichung und Standardisierung einen direkten wirtschaftlichen Effekt durch eine Reduzierung der Kosten für die Dokumentation und Verarbeitung von Dokumenten erwarten. Die Einsparungen belaufen sich auf etwa 12,5 Milliarden Rubel.

Die Regelung der Funktionen staatlicher Stellen und der Verfahren zu ihrer Dokumentationsunterstützung ermöglicht durch die Reduzierung des Zeitaufwands für die Dokumentation und Bearbeitung von Dokumenten (im Durchschnitt von 15-20 Minuten auf 3-4 Minuten) eine Einsparung von bis zu 40-50 % des gesamten Zeitaufwands für Dokumentationsprozesse. Dies wiederum wird es ermöglichen, einen direkten wirtschaftlichen Effekt in Höhe von mindestens 2,5–3,0 Milliarden Rubel zu erzielen.

Derzeit wandelt sich die russische Wirtschaft von einer vorwiegend auf Rohstoffen basierenden Wirtschaft hin zu einer Ausweitung der Produktion wissenschaftsintensiver High-Tech-Produkte, die die höchsten wissenschaftlichen und technologischen Errungenschaften und das intellektuelle Potenzial des Landes nutzen. Gemäß früheren Beschlüssen des Sicherheitsrats (SC) unter dem Präsidenten der Russischen Föderation sollte das Hauptaugenmerk auf die Gewährleistung der Wettbewerbsfähigkeit inländischer Produkte, insbesondere auf dem ausländischen Markt, gelegt werden. Dies erfordert eine Dokumentation und Informationsunterstützung von Produkten in allen Phasen des Lebenszyklus, die internationalen Standards entspricht, die im Bundesgesetz „Über technische Vorschriften“ vom 27. Dezember 2002 Nr. 184-FZ festgehalten sind.

Im März 2003 entschied die Kommission für Informationssicherheit des Sicherheitsrats der Russischen Föderation, die auf das Problem der elektronischen Dokumentenverwaltung aufmerksam machte, die Notwendigkeit, eine Reihe von Rechtsakten in diesem Bereich zu schaffen.

die Festlegung einheitlicher einheitlicher Regeln und Methoden vorschulischer Bildungseinrichtungen in staatlichen Strukturen, unabhängig von ihrer abteilungsbezogenen Unterordnung;

Überwachung und Kontrolle der Einhaltung der Regeln und Normen des abteilungsübergreifenden Dokumentenumlaufs, der Prozesse der Dokumentenerstellung und des Umfangs des Dokumentenumlaufs;

wissenschaftliche und methodische Arbeit im Bereich der Dokumentationsunterstützung und Einführung möglichst rationaler Methoden der Arbeit mit Dokumenten in Behörden und Regierungsorganisationen;

zentralisierte Entwicklung von Standardvorschriften zur Lösung der Führungsaufgaben staatlicher Organisationen;

Gewährleistung der Sicherheit von Dokumenten in Regierungsbehörden, Bildung von Dokumentationsfonds als Information Organisationsressourcen, die Festlegung von Fristen für die Aufbewahrung von Dokumenten sowie die Einhaltung gesetzlich festgelegter Bestimmungen über den Zugang zu Dokumenten von Leitungsorganen und Organisationen;

Untersuchung von Software und anderen Informationstools, die in Behörden und staatlichen Organisationen für die elektronische Dokumentenkommunikation eingesetzt werden;

Berufsaus- und Weiterbildung von Fachkräften im Bereich der Vorschulerziehung.

Die Umsetzung dieser Aufgaben, die die Grundlage des Dokumentationsmanagements bilden, wird das Qualitäts- und Professionalitätsniveau im sozioökonomischen Bereich Russlands verbessern und durch die Verbesserung der Aktivitäten des Verwaltungsapparats insgesamt einen direkten wirtschaftlichen Effekt in der Höhe erzielen von 13,75–14,25 Milliarden Rubel. Und der Effekt, der viel größer ist als der direkte, ist ein indirekter wirtschaftlicher Effekt, der sich im Wachstum des Bruttosozialprodukts und der Wettbewerbsfähigkeit der russischen Produzenten widerspiegelt.

Um die oben genannten Probleme zu lösen, ist natürlich eine spezielle staatliche Stelle der Ebene erforderlich Bundesdienst. Für diese Zwecke eignet sich am besten das Verwaltungsorgan der Archive, das mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet ist.

Büroarbeit wird heute von der Norm als „Tätigkeitszweig“ definiert, der die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit Dokumenten „2, also den gesamten Prozess von der Erstellung eines Dokuments bis zu seiner Vernichtung oder Überführung in ein Archiv“ gewährleistet.

Der Begriff taucht ursprünglich in der mündlichen Rede auf (vermutlich im 17. Dokumente entstanden, um die getroffene Vereinbarung, die getroffene Entscheidung zu festigen (da das mündliche Wort nur von kurzer Dauer ist, vergessen, bei der Übermittlung verfälscht oder nicht so verstanden werden kann, wird das Wort Kasus bereits im 16. Jahrhundert als „Sammlung von Dokumenten“ verwendet auf jeden Fall bezogen, Problem“ 3. Zum ersten Mal wird das Wort „Fall“ so verstanden, es wird 1584 urkundlich erwähnt

Parallel zum Begriff „Büromanagement“ wurde in den letzten Jahrzehnten auch der Begriff „Führungsdokumentationsunterstützung“ verwendet. Das Aufkommen dieses Begriffs ist mit der Einführung von Computersystemen verbunden V Management, deren Organisation, Programm und Information Sicherheit. In Anlehnung an die Terminologie von Computerprogrammen und Literatur im Bereich Büroarbeit hat sich auch der Begriff „Dokumentationsmanagement“ eingebürgert, der im Grunde ein Synonym für den Begriff „Büroarbeit“ ist. Zum Beispiel in den Titeln des Dokumentenstandards „Staatliches System der dokumentarischen Unterstützung des Managements“ und „Typische Anweisungen für die Büroarbeit in den Ministerien und Abteilungen der Russischen Föderation“.

Der heute gebräuchliche Oberbegriff Informations- und Dokumentationsmanagement umfasst neben der klassischen Arbeit mit Dokumenten und Informationsdiensten auch die Erstellung, Pflege und Arbeit mit Datenbanken.

Sowohl der Prozess der Dokumentenerstellung als auch die Organisation der Arbeit mit ihnen werden seit jeher durch besondere gesetzgeberische und normative sowie normative und methodische Gesetze geregelt. In der vorrevolutionären Zeit waren die „Allgemeinen Vorschriften“, die Peter I. am 28. Februar 1720 verabschiedete 4 , die größten Gesetzgebungsakte, die die Organisation der Büroarbeit bestimmten, die „Anstalt für die Verwaltung der Provinz“ von 1775 von Katharina II und die „Allgemeine Errichtung von Ministerien“ von 1811. In diesen Gesetzen wurden die heute geltenden Grundprinzipien für die Arbeit mit Dokumenten festgelegt (z. B. obligatorische Buchführung von Dokumenten, Registrierung, Kontrolle, Aktenbildung, Einrichtung eines Archivs einer Institution usw.).

Regulierungs- und Methodengesetze zur Büroarbeit:

Das staatliche System der Dokumentationsunterstützung wird verwaltetund I.Grundbestimmungen. Allgemeine Anforderungen an Dokumente und Dokumentationsunterstützungsleistungen. - M.,1991.

Derzeit wird gemäß dem Bundeszielprogramm die Entwicklung einer neuen Version des GSDOU abgeschlossen – eines Regelungssystems, das die Grundregeln für die Arbeit mit Dokumenten in Organisationen festlegt. Das System ist auch auf Gewerbestrukturen ausgerichtet. Es wird aus zwei Teilen bestehen: einem normativen und einem methodischen. Im normativen Teil werden wie im aktuellen Dokument die Hauptaufgaben und Funktionen definiert, die gesetzliche Regelung der Tätigkeit des Dokumentationsunterstützungsdienstes in der Organisation, seine ungefähre Struktur; Verfahren zur Vorbereitung und Ausführung von Dokumenten; alle Phasen der Zusammenarbeit mit ihnen: Zustellung, Weiterleitung, Bearbeitung, Buchhaltung, Registrierung, Ausführungskontrolle, Informations- und Nachschlagewerke, betriebliche Aufbewahrung von Dokumenten, Suche nach Dokumenten und Informationen; Schutz von Informationsabrufsystemen; Vorbereitung von Dokumenten für das Archiv; das Verfahren zur Durchführung einer Wertprüfung von Dokumenten; Organisation der Dokumentenspeicherung.

Hauptunterschied neues System liegt darin, dass es sich um einen einzigen Komplex automatisierter Dokumentation auf Basis moderner Texteditoren, automatisierter Dokumentenverwaltung (inkl Email), Datenbanken und automatisierte Speicherung und Nutzung von Dokumenten (einschließlich automatisierter Fallnomenklaturen, Fallverzeichnisse usw.) 9 .

Standardanweisung zur Büroarbeit der föderalen Exekutivbehörden der Russischen Föderation. - M., .2005.

Neuauflage der Anleitung. Es umfasst sowohl das allgemeine Verfahren zur Erstellung und Ausführung von Dokumenten als auch die Besonderheiten der Erstellung bestimmter Arten von Dokumenten: Anordnungen, Weisungen, Weisungen, Protokolle. Es beschreibt das Verfahren zur Registrierung von Dokumenten, den Aufbau von Suchmaschinen für Nachschlagewerke, die Organisation der Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten, das Verfahren zur Zusammenstellung und Arbeit mit der Nomenklatur von Akten, die Bildung von Akten, die Durchführung einer Wertprüfung von Dokumenten, die Bearbeitung von Akten, Erstellen von Inventaren, zeitnahe Speicherung von Dateien und deren Überführung in den Archivspeicher. Der Anhang enthält Formulare für die Nomenklatur von Fällen, ein Gesetz über die Zuteilung von Dokumenten zur Vernichtung, Inventarisierungen usw. Wie aus einer kurzen Auflistung der Inhalte der Weisung hervorgeht, spiegelt sie nahezu alle Fragen der Organisation der Büroarbeit wider. Obwohl es in erster Linie für Ministerien und Abteilungen gedacht ist, kann es für Organisationen jeglicher Eigentumsform verwendet werden und bietet viele nützliche Büroarbeitsdienste. Es kann als Grundlage für die Entwicklung von Anweisungen für die Büroarbeit einer bestimmten Organisation verwendet werden.

Grundregeln für die Arbeit der Abteilungsarchive. - M., 1988.

Die Regeln können bedingt in zwei Teile unterteilt werden. Der erste Abschnitt (Abschnitte 2–4) befasst sich ausführlich mit den Fragen der Büroarbeit:

Anforderungen an die Nomenklatur der Fälle, ihre Art, das Verfahren zu ihrer Vorbereitung, Befüllung, Wartung;

das Verfahren zur Fallbildung in der Büroarbeit;

Organisation und Verfahren zur Prüfung des Werts von Dokumenten bei der Büroarbeit;

das Verfahren zur Zuweisung von Dokumenten zur Vernichtung; 4 Vorbereitung der Akten zur Übergabe an das Archiv: Registrierung der Akten (Nummerierung, Ablage, zusätzliche Gestaltung des Einbandes etc.), Erstellung von Inventaren, Übergabe an das Archiv.

In einem anderen Teil der Regeln (Abschnitt 5-14) wird die Arbeit mit Dokumenten im Archiv ausführlich beschrieben.

Für kommerzielle Organisationen, die Dokumente nicht zur öffentlichen Aufbewahrung einreichen, sondern zu Hause aufbewahren, sind die Regeln ein unverzichtbares Instrument zur Organisation ihres Archivs.

Liste der Dokumente mit Angabe der Aufbewahrungsfristen (Typisch><ми ведомственный) 10 .

Musterregelung für die Durchführung der Amtsarbeit zu Vorschlägen, Anträgen und Beschwerden von Bürgern in staatlichen Stellen, Unternehmen, Institutionen und Organisationen.

Dieses Gesetz beschreibt die grundlegenden Bestimmungen für die Organisation der Arbeit mit dieser Dokumentenkategorie: Registrierungsmerkmale, Ausführungsfristen, Führung einer Referenzakte, Erstellung von Akten, Führung von Akten, Führung analytischer Informationen zu Einsprüchen. Die in der Verordnung festgelegte Methodik kann zur Organisation der Arbeit mit beliebigen Dokumenten von Einzelpersonen verwendet werden.

Vorlesung 2. Organisation der vorschulischen Bildungseinrichtung. Aufgaben und Funktionen des DOW-Dienstes.

Organisationsformen der Dokumentationsunterstützung (Büroarbeit).

DOW-Dienst: Zweck und Platz in der Struktur der Organisation

Typische Strukturen der Dienstleistung vorschulischer Bildungseinrichtungen in Organisationen verschiedener Führungsebenen.

Funktionen der Mitarbeiter der vorschulischen Bildungseinrichtung

Rationierung der Arbeitskraft der Arbeiter

Die offizielle und zahlenmäßige Zusammensetzung des Personals des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung.

Regulierung der Aktivitäten des DOW-Dienstes.

1. Dokumentationsunterstützung als Führungsfunktion ist in jeder Organisation vorhanden, unabhängig von ihrer Organisations- und Rechtsform, Art und Inhalt der Tätigkeiten, Kompetenz und anderen Faktoren. Gemäß der in GOST R 51141-98 verankerten Definition ist die Dokumentationsunterstützung für das Management ein Tätigkeitszweig, der die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit offiziellen Dokumenten gewährleistet.

Das Dokument ist das wichtigste Mittel zur Fixierung und Übermittlung von Management- und anderen Informationen im Managementsystem, und die Qualität der getroffenen Entscheidungen und damit die Wirksamkeit der Aktivitäten der Institution hängen weitgehend davon ab, wie effizient die Arbeit mit Dokumenten organisiert ist. Aus diesem Grund ist es in jeder Organisation äußerst wichtig, der Organisation des Büroarbeitsdienstes besondere Aufmerksamkeit zu schenken und eine möglichst rationelle Organisation der Arbeit mit Dokumenten zu erreichen.

Dazu müssen zunächst folgende Fragestellungen auf organisatorischer Ebene gelöst werden:

Die Wahl der optimalen Organisationsform der Büroarbeit;

Entwicklung der Organisations- und Funktionsstruktur des Büroarbeitsdienstes und Wahl seines konkreten Namens;

Abgrenzung von Funktionen, Pflichten, Rechten und Verantwortlichkeiten zwischen einzelnen Struktureinheiten des Aktenführungsdienstes und Mitarbeitern und deren Konsolidierung in den entsprechenden Organisations- und Rechtsdokumenten;

Rationierung der Arbeit von Büroangestellten;

Festlegung der zahlenmäßigen und offiziellen Zusammensetzung des Aktenverwaltungsdienstes;

Auswahl der optimalen Technologie für die Arbeit mit Dokumenten und Fixierung in den Büroarbeitsanweisungen;

Rationelle Arbeitsorganisation und Schaffung günstiger Arbeitsbedingungen;

Verbesserung der Fähigkeiten der Mitarbeiter und der Kultur der Arbeit mit Dokumenten.

Die erste Frage – die Wahl der optimalen Organisationsform der Büroarbeit – wird in der Anfangsphase der Organisation der Büroarbeitsleistung entschieden. Bei der Lösung dieser Frage sollte man davon ausgehen, dass es historisch gesehen drei Hauptformen der Organisation der Büroarbeit gab: zentral, dezentral und gemischt.

Die zentralisierte Form beinhaltet die Umsetzung aller Dokumentenverarbeitungsvorgänge (vom Empfang und der Registrierung von Dokumenten über den Versand von Dokumenten bis hin zur Erstellung von Fällen und deren Speicherung) in einer Einheit – dem Büroarbeitsdienst.

Die dezentrale Form der Büroarbeitsorganisation sieht die Schaffung eines eigenständigen Büroarbeitsdienstes in jeder Struktureinheit vor und wird derzeit kaum genutzt. Die dezentrale Form der Büroarbeit wird nur in territorial verteilten Organisationen sowie in separaten Abteilungen, die mit spezifischer Dokumentation arbeiten, eingesetzt.

mit Dokumenten mit eingeschränktem Zugang, die von Dokumenten mit offener Aktenführung getrennt werden müssen.

Bei einer Mischform der Büroarbeitsorganisation werden einige Bürotätigkeiten im Büroarbeitsdienst, andere in Abteilungen durchgeführt. Der Sachbearbeiterdienst übernimmt in der Regel den Empfang und Versand von Dokumenten, deren Registrierung, Organisation des Arbeitsablaufs, Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten, während die Erstellung und Ausführung von Dokumenten, deren Systematisierung, Aktenbildung und Aufbewahrung erfolgen in Strukturgliederungen. Darüber hinaus kann bei einer gemischten Form der Büroarbeit je nach Dokumentenkategorie der gleiche technologische Vorgang (z. B. Erfassung ein- und ausgehender Dokumente) im Büroverwaltungsdienst und in Strukturabteilungen durchgeführt werden. An die Geschäftsleitung gerichtete Dokumente werden im Records Management Service registriert und an die Strukturabteilungen in den jeweiligen Abteilungen gerichtet.

Die meisten Organisationen nutzen eine gemischte Form der Büroarbeitsorganisation, seltener eine zentralisierte Form, wobei letztere natürlich eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt. Die zentralisierte Form der Büroarbeitsorganisation ermöglicht es Ihnen, alle technischen Vorgänge zur Bearbeitung von Dokumenten in einer Einheit zu konzentrieren und anderen Struktureinheiten die kreative Arbeit mit Dokumenten zu überlassen. Sie ermöglicht die Bildung einer einzigen Datenbank für alle in der Organisation eingegangenen und erstellten Dokumente. Dies ermöglicht eine zuverlässigere Suche nach Dokumenten und dementsprechend Nachschlagewerke zu Dokumenten. Das zentralisierte Formular befreit Strukturabteilungen von der Notwendigkeit, ausgeführte Dokumente in Akten zusammenzufassen und aufzubewahren, da diese Arbeit vom Bürodienst ausgeführt wird. Darüber hinaus ermöglicht die zentralisierte Form eine effizientere und umfassendere Nutzung von Bürogeräten und Computergeräten zur Durchführung von Bürovorgängen zur Bearbeitung von Dokumenten.

Natürlich leistet der Sachbearbeiterdienst bei einer zentralisierten Form einen viel größeren Arbeitsaufwand als bei einer Mischform, und dies erfordert natürlich einen größeren Personalbestand, und da alle Fälle im Sachbearbeiterdienst bearbeitet, gebildet und gespeichert werden , dann dementsprechend mehr spezielle Büroräume, die für die Bearbeitung von Dokumenten, die Bildung und Lagerung des aktuellen Archivs der Organisation bestimmt sind. Gleichzeitig ist zu bedenken, dass die Einführung moderner Computer, insbesondere Netzwerk-Dokumentenverarbeitungstechnologien, die Erstellung einer einzigen Datenbank mit Dokumenten der Organisation und in gemischter Form der Büroarbeit ermöglicht.

Die gewählte Form der Büroarbeitsorganisation bestimmt maßgeblich die Technik der Arbeit mit Dokumenten, die in der Büroarbeitsanweisung festgelegt ist.

2. Es ist wichtig zu betonen, dass unter modernen Bedingungen, wenn die Arbeit mit der Verwaltungsdokumentation in vielen Institutionen auf Computertechnologie basiert, die Funktionen des Büroverwaltungsdienstes nicht auf die Organisation des Dokumentenflusses der Institution, die Buchhaltung von Dokumenten und die Überwachung beschränkt sind deren Ausführung und Aufbewahrung von Dokumenten. Der Records Management Service ist direkt an der Aufgabenstellung bei der Entwicklung automatisierter Informationstechnologien für die Arbeit mit Dokumenten, an der Bereitstellung des Zugangs zu Informationen und dem Schutz von Informationen sowie an der Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten beteiligt.

Aktenverwaltungsdienst – Fallverwaltung, Büro, allgemeine Abteilung, Sekretariat, Büroverwaltungsabteilung – eine eigenständige Struktureinheit einer Organisation, Institution, eines Unternehmens (im Folgenden Organisation genannt), die die Funktion der dokumentarischen Unterstützung von Managementaktivitäten wahrnimmt (DOE). ) und berichtet direkt an den Leiter der Organisation. Der spezifische Name des Aufzeichnungsdienstes wird abhängig von der Art der Organisation, ihrer Organisationsstruktur, ihrer Position in der Hierarchie der Leitungsgremien, dem Tätigkeitsbereich und anderen Merkmalen gewählt. In kleinen Organisationen werden Büroarbeiten in der Regel von einer Sekretärin ausgeführt.

3. Die Wahl eines konkreten Namens für den Büroarbeitsdienst erfolgt gleichzeitig mit der Entwicklung der Organisations- und Funktionsstruktur des Dienstes. Das State Documentation Support System for Management (GSDM) enthält Empfehlungen, die es Ihnen ermöglichen, den am besten geeigneten Namen des Dienstes und seine Struktur auszuwählen.

Abhängig vom Status der Organisation, ihren Zielen, der Anzahl der Struktureinheiten und Beamten hat der PEI-Dienst unterschiedliche Namen für Organisationsformen, Struktur und offizielle Zusammensetzung.

Für vorschulische Bildungseinrichtungen in Organisationen erstellen Sie:

Fallmanagement;

Büro;

Gemeinsame Abteilung;

Service der vorschulischen Bildungseinrichtung oder Abteilung der vorschulischen Bildungseinrichtung.

In den Exekutivbehörden des Bundes (Ministerien, Ressorts) handelt es sich um die Verwaltung von Angelegenheiten, die in der Regel eine komplexe Struktur aufweist. Es umfasst: das Sekretariat, die dem Minister unterstellte Inspektion, das Sekretariat des Vorstands, das Büro.

Sekretariat besteht aus dem Empfang des Ministers, dem Sekretariat des Ministers, dem Empfang und den Sekretariaten der stellvertretenden Minister. Das Sekretariat bereitet die Unterlagen für den Bericht vor und organisiert die Arbeit mit den bei der Geschäftsführung eingegangenen Unterlagen.

Inspektion unter dem Minister überwacht die Ausführung von Regierungsdokumenten, Verwaltungsdokumenten von Behörden und Anordnungen des Ministers.

Sekretariat Der Vorstand ist für die technische und dokumentarische Betreuung der Vorstandssitzungen verantwortlich.

Büro besteht aus strukturellen Abteilungen.

Dazu gehören: eine Expedition, ein Büro für Regierungskorrespondenz, ein Büro für Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten, eine Kontrollgruppe, ein Schreibmaschinenbüro oder ein Computer-Dokumentenverarbeitungszentrum, ein Kopier- und Kopierbüro, ein Fernschreibraum und ein Zentralarchiv.

In verschiedenen Unternehmen – staatliche, nichtstaatliche, Forschungs-, Design-, Ingenieur-, Hochschuleinrichtungen – wird eine Abteilung für Dokumentationsunterstützung oder ein Büro eingerichtet. Sie können strukturell gegliedert sein (Sektor, Gruppe) oder die Betreuung eines bestimmten Arbeitsbereiches kann bestimmten Ausführenden (Ausführenden) anvertraut werden.

In der Geschäftsstelle oder Abteilung der vorschulischen Bildungseinrichtung werden Abteilungen geschaffen, die die Registrierung und Registrierung von Dokumenten, die Kontrolle, Verbesserung, die Arbeit mit Dokumenten und die Einführung technischer Mittel sowie die Prüfung von Bürgerbeschwerden durchführen. Dazu können ein Sekretariat, eine Expedition, ein Schreibbüro, ein Fotokopierbüro und ein Archiv gehören.

In den Exekutivbehörden bilden die kommunalen Selbstverwaltungen eine gemeinsame Abteilung. Die Struktur der allgemeinen Abteilung umfasst die gleichen Unterabteilungen wie das Büro. Seine Struktur enthält jedoch zwangsläufig Einheiten wie die Protokollabteilung, die Briefgruppe, den Empfang. Die Protokollabteilung erstellt im Auftrag der Geschäftsführung Dokumentenentwürfe, analysiert in Strukturabteilungen erstellte Dokumente und ihre Mitarbeiter bereiten Sitzungen des Leitungsorgans vor. Die Gruppe (Büro, Abteilung) bearbeitet Bürgerbeschwerden. Die Rezeption nimmt Bürger entgegen, die sich mit Vorschlägen, Stellungnahmen oder Beschwerden persönlicher Natur bewerben.

Als positiv ist die Einbindung einer Einheit in die Struktur des DOW-Dienstes zu werten, die die Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten verbessert. Diese Unterabteilung kann als Abteilung zur Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und Einführung technischer Mittel oder als Gruppe (Sektor, Büro) zur Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten bezeichnet werden.

In der Geschäftsstelle und in der allgemeinen Abteilung (Abteilung der vorschulischen Bildungseinrichtung) sowie als eigenständige Einheit kann ein Sekretariat eingerichtet werden, dem alle Sekretäre der Leiter der Organisation angehören.

Die Hauptbedingung für die Einrichtung dieses Dienstes, unabhängig von seinem Namen, die unbedingt eingehalten werden muss, lautet wie folgt: „Die dokumentarische Unterstützung des Managements in Organisationen, Institutionen und Unternehmen erfolgt durch einen speziellen Dienst, der als eigenständige Struktureinheit fungiert.“ , direkt dem Leiter der Organisation unterstellt.“

In Ministerien und Abteilungen - Fallmanagement. Die Verwaltung der Angelegenheiten umfasst in der Regel: das Sekretariat (Empfangsbüro, Sekretariat des Ministers, Sekretariate der stellvertretenden Minister, Sekretariat des Kollegiums, Protokollbüro), die Inspektion unter dem Minister (Abteilungsleiter), das Büro (Regierungsbüro). Korrespondenz, Büro für Buchhaltung und Registrierung, Expedition, Büro für Schreibmaschinen (Kopierbüro, Fernschreibbüro usw.), Abteilung für Briefe (Beschwerden), Abteilung für Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und Einführung technischer Mittel, Zentralarchiv);

In Unternehmen (Verbänden), in Forschung, Design, Designorganisationen und Rechenzentren, Hochschulen und anderen Organisationen – von Angelegenheiten der dokumentarischen Führung der Geschäftsführung oder des Amtes. In ihrem Verbindung, Dazu gehören in der Regel: Unterabteilungen für die Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten, Kontrolle der Ausführung, Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und Einführung technischer Mittel, Berücksichtigung von Bürgerbeschwerden, Sekretariat, Expedition, Schreibbüro, Kopier- und Reproduktionsbüro, Archiv;

In den Exekutivorganen der Macht (Verwaltungen, Rathäuser, Präfekturen usw.) und im Verwaltungsapparat öffentlicher Organisationen - Gemeinsame Abteilung. Zur allgemeinen Abteilung gehören: das Sekretariat, die Geschäftsstelle, die Kontrollgruppe, die Protokollgruppe, die Gruppe zur Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten, die Briefgruppe (Beschwerden), das Schreibbüro, das Kopier- und Reproduktionsbüro, das Archiv;

In Organisationen, die keine Büroarbeit in der Struktur haben, werden ihre Funktionen von wahrgenommen Bürochef, in strukturellen Abteilungen - Einheitssekretär oder eine andere benannte Person.

4. Der Records Management Service löst zwei Hauptaufgabenkomplexe:

Gewährleistung eines einheitlichen Verfahrens zur Dokumentation von Managementaktivitäten und zur Organisation der Arbeit mit Dokumenten;

Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten.

Die Aufgaben des Bürodienstes bestimmen seine Funktionen. Die Gewährleistung eines einheitlichen Verfahrens zur Dokumentation von Managementaktivitäten wird durch die Ausführung der folgenden Funktionen gelöst:

Entwicklung und Gestaltung von Briefköpfen, Sicherstellung ihrer Produktion;

Sicherstellung der Erstellung von Dokumenten, Vervielfältigung und Vervielfältigung von Dokumenten;

Kontrolle über die Qualität der Vorbereitung und Ausführung von Dokumenten, Einhaltung des festgelegten Verfahrens zur Genehmigung und Zertifizierung von Dokumenten.

Die Aufgabe der Organisation der Arbeit mit Dokumenten wird durch die Ausführung folgender Funktionen gelöst:

Einrichtung eines einheitlichen Verfahrens zur Weitergabe von Dokumenten (Dokumentenfluss der Institution);

Speditionsbearbeitung ein- und ausgehender Dokumente;

Registrierung und Abrechnung eingehender, ausgehender und interner Dokumente der Organisation;

Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;

Systematisierung von Dokumenten, Sicherstellung ihrer Speicherung und anschließenden Verwendung bei Verwaltungsaktivitäten;

Organisation der Arbeit mit Bürgerbeschwerden;

Gewährleistung des Schutzes dokumentarischer Informationen.

Die Aufgabe, die Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten zu verbessern, umfasst:

Entwicklung und Bearbeitung normativer, instruktiver, methodischer Dokumente zur Büroarbeit (Anleitung zur Büroarbeit, Nomenklatur der Fälle etc.);

methodische Anleitung und Kontrolle über die Einhaltung der festgelegten Regeln für die Arbeit mit Dokumenten in den Strukturbereichen der Organisation;

Fortbildung der Mitarbeiter der Einrichtung, deren Beratung zum Umgang mit Dokumenten;

Straffung der Dokumentation der Institution, Durchführung von Arbeiten zur Vereinheitlichung von Dokumenten, Entwicklung des Zeugnisses und des Albums mit Dokumentenformen, die bei den Aktivitäten der Organisation verwendet werden;

Entwicklung und Implementierung neuer Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten, Verbesserung des Arbeitsablaufs der Institution, Verbesserung der Leistungsdisziplin bei der Arbeit mit Dokumenten;

Festlegung von Aufgaben zur Entwicklung oder Verbesserung automatisierter Informationstechnologien, die bei der Arbeit mit Dokumenten verwendet werden.

5. Standards in der Arbeitswelt werden auf der Grundlage von Forschung entwickelt und sollen bei der Ermittlung spezifischer Arbeitskosten wiederverwendet werden.

Die zur Standardisierung der Arbeit der Mitarbeiter verwendeten Materialien werden je nach Verwendungszweck unterteilt in:

Zeitstandards- geregelter Zeitaufwand für die Ausführung einer Einheit einer standardisierten Arbeitsart oder ihres Elements unter bestimmten organisatorischen und technischen Bedingungen;

Bevölkerungsstandards- die geregelte Anzahl der Mitarbeiter des Fach- und Qualifikationspersonals, die für die qualitativ hochwertige Ausübung einer bestimmten Funktion unter bestimmten organisatorischen und technischen Bedingungen erforderlich sind;

Arbeitszentralisierungsstandards- geregeltes Verhältnis der Mitarbeiterzahl des Führungsapparates zur Gesamtzahl der Mitarbeiter des Unternehmens nach Führungsfunktionen oder allgemein für das Unternehmen;

Verwaltbarkeitsstandards- Standards für die Anzahl der untergeordneten (oder bedienten) Arbeitnehmer;

Servicestandards- die geregelte Anzahl der geführten (bzw. betreuten) Mitarbeiter (Unterabteilungen), die unter bestimmten organisatorischen und technischen Voraussetzungen von einem Mitarbeiter geführt (bzw. betreut) werden müssen; Verhältnisse der Anzahl verschiedener Kategorien von Arbeitnehmern- ein geregelter Wert, der den bestmöglichen Einsatz standardisierter Arbeitskräfte entsprechend ihrem Qualifikationsniveau unter bestimmten organisatorischen und technischen Bedingungen gewährleistet; normalisierte Aufgaben- auf der Grundlage von Zeitstandards festgelegter Arbeitsumfang, den ausübende Künstler für einen bestimmten Kalenderzeitraum unter Einhaltung der festgelegten Anforderungen an die Qualität der Arbeitsergebnisse leisten müssen. Je nach Anwendungsbereich werden Arbeitsnormen in branchenübergreifende, sektorale und lokale (in einem separaten Unternehmen angewendete) unterteilt. Branchenübergreifende Standards sollen die Arbeit von Arbeitnehmern derselben Berufe oder Fachrichtungen standardisieren, die an der Umsetzung homogener technologischer Prozesse in verschiedenen Unternehmen beteiligt sind. Diese Standards werden für die typischsten technologischen Prozesse für die gleichen Arbeiten mit typischen Arbeitsbedingungen entwickelt und sind daher vereinheitlicht. Um beispielsweise die Arbeit des Büropersonals zu standardisieren, wurden sektorübergreifende aggregierte Zeitnormen für die Arbeit zur dokumentarischen Unterstützung des Managements entwickelt und werden angewendet (M., 1995).

Aggregierte Zeitstandards sind darauf ausgelegt, einen Komplex technologisch und organisatorisch miteinander verbundener Arbeitsmethoden (Operationen) durchzuführen.

Aggregierte Standards für die Leistung einzelner Operationen werden nach der Formel berechnet:

Die Standards basieren auf Arbeitsnormen, die die Höhe und Struktur der Arbeitszeitkosten bestimmen und den Maßstab darstellen, mit dem die tatsächlichen Zeitkosten verglichen werden, um ihre Rationalität festzustellen. Bei der Arbeitsrationierung gilt:

Zeitnormen;

Produktionsstandards;

Servicestandards;

Bevölkerungsnormen;

Verwaltbarkeitsstandards;

standardisierte Aufgaben.

Wenn die Zeitstandards in erster Linie dazu dienen, die Zeitnorm für die Erbringung einer Arbeitseinheit zu bestimmen, sollen die Dienststandards und die Anzahl der Mitarbeiter jeweils die Dienststandards und die Gesamtzahl der Mitarbeiter berechnen, die einen bestimmten Arbeitsumfang ausführen während des Jahres.

Bei der Erstellung von Zeitstandards werden zunächst die Zeitstandards für einzelne wiederkehrende Vorgänge (Werke) berechnet, anschließend wird die Arbeitsintensität aller Arbeiten ermittelt – als Summe der Produkte der Arbeitsintensität der Ausführung einzelner Werke durch deren Anzahl. Danach wird die Anzahl der Mitarbeiter ermittelt.

Vorlesung 3. Die offizielle und technische Zusammensetzung der Mitarbeiter der vorschulischen Bildungseinrichtung. Funktionale Pflichten der Mitarbeiter des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung. Regulierungsrahmen, der die Organisation und Technologie der Informations- und Dokumentationsunterstützung für die Aktivitäten der Institution regelt.

Regulatorischer und methodischer Rahmen für die Unterstützung des Dokumentenmanagements (DOE) – eine Reihe von Gesetzen, regulatorischen Rechtsakten, methodischen Dokumenten, staatlichen Standards, die die Technologie zur Erstellung, Verarbeitung, Speicherung und Verwendung von Dokumenten in den aktuellen Aktivitäten der Organisation regeln, sowie die Aktivitäten des Büroarbeitsdienstes: seine Struktur, Funktionen, Personalausstattung, technische Unterstützung und einige andere Aspekte.

Regulierungs- und Methodendokumente für vorschulische Bildungseinrichtungen werden von verschiedenen Landesbehörden und Verwaltungen entsprechend ihrer Zuständigkeit entwickelt.

Zur normativen und methodischen Grundlage der vorschulischen Bildungseinrichtung gehören:

Von den höchsten Organen der Staatsgewalt und -verwaltung erlassene Rechtsakte;

Rechtsakte der föderalen Exekutivorgane: Ministerien, Ausschüsse, Abteilungen mit branchenweitem und abteilungsbezogenem Charakter;

Rechtsakte der Gesetzgebungs- und Exekutivbehörden der Teilstaaten der Russischen Föderation und ihrer Territorialeinheiten, die Fragen der Büroarbeit regeln;

Rechtsakte regulatorischer und lehrreicher Natur sowie methodische Dokumente zur Dokumentationsunterstützung des Managements, veröffentlicht von der Geschäftsführung von Unternehmen und Organisationen.

Unabhängig von der konkreten Bezeichnung des Aufzeichnungsdienstes und seiner Struktur ist die Rechtsgrundlage für seine Tätigkeit die Dienstordnung und die Bestimmungen zu seinen Strukturbestandteilen sowie die für jede Organisation verbindlichen Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter. Diese Dokumente legen die Abgrenzung von Funktionen, Pflichten, Rechten und Verantwortlichkeiten zwischen einzelnen Struktureinheiten des Aufzeichnungsdienstes und den Mitarbeitern fest.

Regelungen zum Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung- ein Rechtsakt, der die organisatorische und rechtliche Stellung einer Einheit im Gefüge einer Institution, ihre Aufgaben, Funktionen, Rechte, Verantwortlichkeiten sowie Beziehungen zu anderen Einheiten und Institutionen festlegt.

Arbeitsbeschreibung- ein Rechtsakt, der die organisatorische und rechtliche Stellung des Arbeitnehmers in der Struktur der Einrichtung und Einheit festlegt. seine funktionalen Pflichten, Rechte, Verantwortlichkeiten und Beziehungen zu anderen Mitarbeitern und Abteilungen.

Die Verordnung über den Aufzeichnungsdienst und gegebenenfalls die Bestimmungen zu seinen Strukturbestandteilen werden von seinem Leiter unter Einbeziehung qualifizierter Fachkräfte, die sowohl mit der Arbeit der Einheit als auch der Organisation als Ganzes vertraut sind, ausgearbeitet und genehmigt am Kopf.

Eine der Aufgaben des Büroarbeitsdienstes besteht darin, die optimale Technologie für die Arbeit mit Dokumenten auszuwählen und in der Büroarbeitsanweisung festzulegen. Anleitung zur Büroarbeit- ein Rechtsakt, der die Technologie für die Erstellung oder den Empfang von Dokumenten, deren Verarbeitung, Speicherung und Verwendung im Rahmen der Aktivitäten der Organisation festlegt. Die Büroarbeitsanweisung legt einheitliche Regeln für die Dokumentation von Tätigkeiten, die Organisation von Arbeitsabläufen, die Führung von Aufzeichnungen, die Registrierung, die Überwachung der Ausführung von Dokumenten und deren Aufbewahrung fest. Die Unterweisung wird vom Leiter der Organisation genehmigt und ist für alle Mitarbeiter verbindlich.

Der Zweck der Unterweisung besteht darin, die Arbeit mit Dokumenten zu verbessern, die Anzahl zu reduzieren und die Qualität der Dokumentenvorbereitung zu verbessern, den Arbeitsablauf zu rationalisieren und die Führungsarbeit zu optimieren.

Die Büroarbeitsanweisung wird auf der Grundlage der Bestimmungen des staatlichen Dokumentationsmanagementsystems und der staatlichen Standards für Dokumente entwickelt. Ministerien und Ressorts erarbeiten auf der Grundlage der Standardanweisung für die Büroarbeit in Bundesorganen Anweisungen für die Büroarbeit. Die Anweisungen spiegelten alle Phasen der Arbeit mit Dokumenten von der Erstellung oder dem Empfang bis zur Ausführung, dem Versand und/oder der Lieferung an das Archiv konsequent wider.

Die Anleitung sollte folgende Abschnitte enthalten: Allgemeine Bestimmungen; Dokumentation von Aktivitäten (Anforderungen an Formulare, Registrierung von Dokumentendetails, Ausführung bestimmter Arten von Dokumenten); Organisation des Dokumentenumlaufs (Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente, Registrierung von Dokumenten, Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten); Organisation der Aufbewahrung von Dokumenten (Erstellung einer Fallnomenklatur, Bildung und Durchführung von Fällen, Überführung von Fällen in die Archivlagerung). Darüber hinaus empfiehlt es sich, in die Anleitung Abschnitte zur computertechnischen Erstellung von Dokumenten aufzunehmen; Speicherung, Abrechnung und Nutzung von Formularen, Siegeln, Stempeln: Nutzung von Faxgeräten und E-Mail; Fotokopieren und Vervielfältigen von Dokumenten und einige andere. Abhängig von den Besonderheiten der Tätigkeit der Einrichtung, ihrer Struktur, dem Verfahren zur Übergabe von Dokumenten, dem Vorhandensein separater Arbeitsbereiche, den eingesetzten technischen Mitteln und anderen Faktoren. Die Büroarbeitsanweisung kann durch weitere Abschnitte ergänzt werden, zum Beispiel: Dokumentation der Arbeit eines Kollegiums (Kollegium, Vorstand, Wissenschaftlicher Rat etc.); Vorbereitung von Briefen ins Ausland usw.

Die Regelungsbestimmungen der Weisungen werden durch Anträge (Musterbriefbögen) ergänzt ; Hauptarten von Dokumenten; Klassifikatoren, Anmeldeformulare usw.).

Zu den normativen und methodischen Dokumenten, die die vorschulische Bildungseinrichtung regeln, gehören:

Liste der Dokumente mit Aufbewahrungsbedingungen (Standard und Abteilung).

Von Archivinstitutionen entwickelte Musterlisten legen die Aufbewahrungsfristen für die Dokumentation fest, die für die meisten Institutionen, Organisationen und Unternehmen typisch sind. Auf der Grundlage von Standardlisten werden Abteilungslisten entwickelt, die eine möglichst vollständige und systematische Aufzählung der Dokumentation von Organisationen und Unternehmen ihres Systems umfassen.

Regelungen zum Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung werden auf Basis von Standardmodellen entwickelt, die den maximalen Funktionsumfang enthalten. Bei der Ausarbeitung einzelner Bestimmungen wird die Zusammensetzung der Aufgaben und Funktionen des Dienstes in Abhängigkeit von den tatsächlichen Bedingungen seiner Tätigkeit festgelegt. Zu typischen technologischen Funktionen können beispielsweise die Funktionen der Prognose der Entwicklung der Dokumentationsunterstützung, der Vereinheitlichung von Dokumenten, der methodischen Anleitung zur Organisation der Büroarbeit in Strukturabteilungen usw. hinzugefügt werden. Umgekehrt ist dies in einer bestimmten Bestimmung möglich schließen Sie von den typischen Funktionen diejenigen aus, die nicht vom DOW-Dienst in dieser Organisation ausgeführt werden oder für andere Struktureinheiten festgelegt sind.

Die Form der Position und die Struktur des Textes sind in USORD einheitlich.

Verfügt die Einheit nicht über eine interne Struktur in Form von Sektoren, Abteilungen, Gruppen, Büros etc., ist der Abschnitt „Struktur“ nicht in der Regelung enthalten. Verfügt die Einheit über eine interne Struktur, wird für jede Struktureinheit eine eigenständige Regelung entwickelt.

Der erste Absatz „Allgemeine Bestimmungen“ legt die genaue Bezeichnung des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung, seinen Platz in der Organisationsstruktur der Organisation und den Grad der Unabhängigkeit des Dienstes fest. Betrachten Sie zwei Formulierungen dieses Absatzes:

„Das Büro ist eine eigenständige Strukturabteilung des JSC und berichtet direkt an den Generaldirektor.“

„Die Geschäftsstelle ist Teil der Generalabteilung der AO und untersteht deren Chef.“

Im ersten Fall wird die Unabhängigkeit des Amtes festgelegt, im zweiten Fall sein Hilfswert.

Darüber hinaus ist in der Geschäftsordnung der Name der Position des Leiters des Dienstes angegeben – Leiter, Erblasser, Manager; das Einstellungs- und Entlassungsverfahren, die Anforderungen an seine Qualifikation und die Dauer der praktischen Tätigkeit.

Der nächste Absatz enthält eine Auflistung der wichtigsten Rechts-, Richtlinien-, Regulierungs- und Lehrdokumente, an denen sich der PEI-Dienst bei seiner Arbeit orientiert. Zunächst werden gesetzgeberische und nationale, normativ-methodische und normativ-technische Dokumente aufgeführt, dann interne Organisations- und Verwaltungsdokumente.

Verfügt das Amt über ein eigenes Siegel (Siegel), enthält die Ordnung dessen Beschreibungen, Aufbewahrungs- und Nutzungsbedingungen.

Im Abschnitt „Hauptaufgaben“ sollen die Ziele der Einheit formuliert werden, also die Probleme, die die Einheit lösen muss.

Der Abschnitt „Funktionen“ listet die Arten von Arbeiten oder Aktivitäten auf, die von der Einheit basierend auf den vor ihr stehenden Aufgaben ausgeführt werden.

Zur Erfüllung der ihm übertragenen Aufgaben ist der Sachbearbeiter mit einer Reihe von Rechten ausgestattet, auch bei Nichterfüllung Funktionen trägt die in der Verordnung festgelegte Verantwortung.

Im Abschnitt „Rechte“ sind die Handlungen aufgeführt, die die Einheit, vertreten durch ihren Leiter, durchführen muss, um die ihr übertragenen Aufgaben zu erfüllen. Bei der Zusammenstellung dieses Abschnitts müssen Sie die gleichen Regeln befolgen wie bei der Zusammenstellung des entsprechenden Abschnitts der Stellenbeschreibung (siehe unten), jedoch in Bezug auf die Einheit.

Im Abschnitt „Verantwortung“ werden die Arten der Verantwortung festgelegt, die der Leiter der Einheit tragen kann, wenn die Einheit ihre Aufgaben nicht erfüllt. Der Aktenverwaltungsdienst ist verantwortlich für Verstöße gegen das festgelegte Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten in einer Einrichtung, Verlust oder Beschädigung von Dokumenten, für die Nichteinhaltung der Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitsregelung bei der Arbeit mit Dokumenten, für die Nichtbeachtung von Anweisungen und Anweisungen der Geschäftsführung.

Bei der Wahrnehmung der dem Aktenverwaltungsdienst übertragenen Aufgaben interagiert sie mit der Leitung der Institution, allen Funktionseinheiten und Unterstützungsdiensten sowie einzelnen Mitarbeitern, dem Aktenverwaltungsdienst einer übergeordneten Organisation, Archivbehörden, Forschungseinrichtungen oder anderen Institutionen Organisation und Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten. Der Abschnitt „Beziehungen“ regelt die Informations- und Dokumentationsverknüpfungen der Einheit; die wichtigsten von ihm erstellten oder erhaltenen Dokumente; Es wird angegeben, mit welchen Abteilungen und Organisationen interagiert wird, welche Informationen die Abteilung erhält und präsentiert, wie häufig und wann die Übermittlung erfolgt, in welcher Reihenfolge und von wem die bei der Arbeit der Abteilung auftretenden Meinungsverschiedenheiten berücksichtigt werden.

Ebenso werden Bestimmungen dafür entwickelt Strukturgliederung des Aktendienstes: Regelung zum Sekretariat, Regelung zum Protokollbüro, Regelung zum Archiv etc.

Nebst der Verordnung über den geistlichen Dienst und den Bestimmungen über seine Person Strukturteile für jeden Mitarbeiter des Büroarbeitsdienstes werden Stellenbeschreibungen entwickelt. Stellenbeschreibungen regeln die organisatorische und rechtliche Stellung der Arbeitnehmer und schaffen Voraussetzungen für eine effektive Arbeit. Sie ermöglichen eine objektive Beurteilung der Tätigkeit der Arbeitnehmer und sind die normative Grundlage für die Anwendung administrativer Maßnahmen gegenüber Arbeitnehmern. Stellenbeschreibungen ermöglichen die Umsetzung des Grundprinzips einer rationellen Arbeitsorganisation – des Prinzips der Arbeitsteilung und Zusammenarbeit.

Um eine qualitativ hochwertige Stellenbeschreibung zu erstellen, ist es notwendig, die Art der Arbeit, die ein Mitarbeiter in einer bestimmten Position verrichtet, sorgfältig und gründlich zu analysieren, d. h. eine Beschreibung der Position oder des Arbeitsplatzes zu erstellen. Eine detaillierte Beschreibung der geleisteten Arbeit ermöglicht es uns, eine Reihe von Anforderungen an eine bestimmte Position oder einen bestimmten Arbeitsplatz, Anforderungen an die Kenntnisse, über die ein Mitarbeiter verfügen muss, seine Fähigkeiten, Erfahrungen usw. zu formulieren.

Bei der Entwicklung von Stellenbeschreibungen für Büroangestellte sollte man sich an den „Tarif- und Qualifikationsmerkmalen für die Positionen von Arbeitnehmern“ orientieren (genehmigt durch das Dekret des Arbeitsministeriums. Exekutivbehörden“ (Schreiben des russischen Arbeitsministeriums vom März). 13, 1996 Nr. 482-BK), wenn Büroangestellte als Beamte eingestuft werden. Auch für die Positionen von Führungskräften, Fachkräften und anderen Mitarbeitern werden nahezu jährlich Tarif- und Qualifikationsmerkmale in Form eines Qualifikationsverzeichnisses veröffentlicht (M.: Mintrud Rossii, 2001).

Tarif- und Qualifikationsmerkmale decken die Hauptkategorien der Führungskräfte ab – Führungskräfte, Fachkräfte, technische Leistungsträger – und legen das Aufgabenspektrum, die Anforderungen an Qualifikation und Ausbildung sowie das Vorhandensein besonderer Kenntnisse und Fähigkeiten fest.

Eine ungefähre Struktur des Textes der Stellenbeschreibung für Büroangestellte ist in der GSDOU angegeben: Allgemeine Bestimmungen, Funktionen des Arbeitnehmers; amtliche Verpflichtungen; Arbeitnehmerrechte; Beziehungen (Verbindungen nach Position); Mitarbeiterverantwortung, Leistungsbeurteilung.

Im Falle der Unterstellung des Aktenverwaltungsdienstes unter den Anstaltsleiter werden die Stellenbeschreibungen seiner Mitarbeiter vom Anstaltsleiter bzw. dem stellvertretenden Personalleiter genehmigt. Wenn der Sachbearbeiter einem der Stellvertreter Bericht erstattet

Vorlesung 4. Allgemeine Prinzipien und methodische Grundlagen der Arbeitsablauforganisation. Die Informations- und Dokumentationsunterstützung bedarf als wichtigste Dienstleistungsfunktion des Managements einer sorgfältigen und durchdachten Organisation.

Die Geschwindigkeit, mit der die für eine Entscheidung erforderlichen Informationen eingeholt werden, hängt von der Klarheit und Geschwindigkeit der Verarbeitung und Bewegung des Dokuments ab. Eine verspätete Bearbeitung von Dokumenten, insbesondere von Finanzdokumenten, kann negative wirtschaftliche Folgen haben. Daher wird der rationellen Organisation des Arbeitsablaufs, der Geschwindigkeit und Genauigkeit der Verarbeitung und der Übermittlung von Dokumenten zur Ausführung stets große Aufmerksamkeit geschenkt.

„Die Bewegung von Dokumenten in einer Organisation vom Moment ihrer Erstellung oder ihrem Empfang bis zum Abschluss der Ausführung oder des Versands“ 1 wird als Workflow bezeichnet.

Die gesamte Dokumentation der Institution ist in drei Dokumentenflüsse unterteilt

eingehende (eingehende) Dokumente;

ausgehende (gesendete) Dokumente;

interne Dokumente.

Jeder der Dokumentenflüsse hat seine eigene Besonderheit hinsichtlich Menge, Verarbeitung und Bewegung.

Die Anzahl der Dokumente aller Ströme für das Jahr entspricht dem Volumen des Dokumentenflusses der Institution. Der Wert des Arbeitsablaufs wird benötigt, um die erforderliche Anzahl an Büropersonal zu berechnen und die Wirksamkeit des Einsatzes von Mechanisierungs- und Büroautomatisierungstools zu berechnen. Generell zeigt es auch die Auslastung des gesamten Verwaltungsapparates an. Alle seine Mitarbeiter müssen sich mit Dokumenten befassen.

In der technologischen Kette der Verarbeitung und Bewegung von Dokumenten lassen sich folgende Phasen unterscheiden:

Empfang und Erstbearbeitung von Dokumenten;

Vorprüfung und Verteilung von Dokumenten;

Anmeldung;

Ausführungskontrolle;

Informations- und Nachschlagewerke;

Ausführung von Dokumenten und Versand.

GOU SPO „Moscow State College of Shoe Modeling and Marketing“

Vorlesungsnotizen

nach Disziplin:

„Dokumentarische Unterstützung des Managements“

für Spezialitäten 080110, 080112, 080113

Einführung

Die Grundlage der Tätigkeit eines jeden Unternehmens oder jeder Organisation ist die Arbeit mit Informationen – deren Empfang, Verarbeitung, etwaige Entscheidungen und deren Umsetzung.

Informationen sind Informationen über Personen, Sachverhalte, Ereignisse und Phänomene, unabhängig von der Form ihrer Darstellung.

Ein Dokument (von lateinisch „documentum“ – Beweis) ist ein materieller Datenträger mit darauf aufgezeichneten Informationen, der zur zeitlichen und räumlichen Übertragung bestimmt ist. Dokumente können Bilder, Texte, Töne und andere Informationen enthalten.

Das Dokumentationsmanagement ist ein Tätigkeitszweig, der die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten gewährleistet.

Von der Antike bis ins 19. Jahrhundert wurde der Begriff „Dokument“ im Sinne von „schriftlicher Beweis“ verwendet und vor allem in der Rechtswissenschaft und Diplomatie verwendet. Dieses Konzept ist jedoch umfassender. Und bereits seit Beginn des 20. Jahrhunderts verwendet der belgische Wissenschaftler Paul Otlet vom Internationalen Dokumentationsinstitut den Begriff „Dokument“ als Begriff, der alle auf verschiedenen Medien aufgezeichneten Informationen zusammenfasst. Er schrieb hier Manuskripte, gedruckte Veröffentlichungen, Stiche, Diagramme, Film- und Fotodokumente, Disketten, Karten, Sprachaufzeichnungen, Notizen, Medaillen, Postkarten usw. zu. und sogar Skulptur, Malerei und Architektur. Das heißt, jede Informationsquelle, die in materieller Form verkörpert ist.

Das Dokument verfügt über zwei Einheiten – informativ und materiell –, die seine Eigenschaften bestimmen – informativ und operativ.

Die informative Eigenschaft eines Dokuments ist die Fähigkeit, Informationen zu übermitteln. Dazu gehören Relevanz, Zuverlässigkeit, Vollständigkeit der Informationen, ihre Verfügbarkeit und andere.

Zu den betrieblichen Eigenschaften des Dokuments zählen die Haltbarkeit des Dokuments und die Widerstandsfähigkeit gegenüber verschiedenen Einflüssen – mechanische, leichte, biologische, widrige Umwelteinflüsse. Die Betriebseigenschaften bestimmen die Sicherheit des Dokuments, die vom materiellen Medium und der Schreibweise abhängt.

Die Funktionen von Dokumenten werden in allgemeine und spezielle Funktionen unterteilt.

Die allgemeinen Funktionen von Dokumenten sind:

• informativ - Fixierung, Speicherung und Übertragung von Informationen;
• kommunikativ - Informationsübertragung, Informationsaustausch;
• soziokulturell – Dokumente, die soziale und kulturelle Bedeutung darstellen und kulturelle Traditionen und Wertesysteme vermitteln.

Die besonderen Funktionen von Dokumenten sind:

Rechtlich – einige Dokumente sind eine Rechtsquelle, andere können Beweismittel im juristischen Bereich sein;

• organisatorisch – Aufbau von Rechtsbeziehungen;
• Management – ​​Managementprobleme lösen und Entscheidungen auf der Grundlage dokumentierter Informationen treffen;
• pädagogisch – der Wissenstransfer zwischen Menschen und Generationen;
• kognitiv – Wissenserwerb und -transfer zur weiteren Untersuchung von Prozessen und Phänomenen;
• Denkmal – die Übertragung historischer Informationen über Einzelpersonen oder die Gesellschaft, Dokumente, die historisches Erbe darstellen.

Abschnitt 1. Dokumentation der Managementaktivitäten

Thema 1.1. Staatliches System vorschulischer Bildungseinrichtungen. Dokumentationssysteme

Das State Documentation Support System for Management (GSDM) ist eine Reihe von Grundsätzen und Regeln, die einheitliche Anforderungen für die Dokumentation von Managementaktivitäten und die Organisation der Arbeit mit Dokumenten in Regierungsbehörden, Unternehmen (Verbänden), Institutionen und öffentlichen Organisationen festlegen.

Das Hauptziel des GSDOU besteht darin, den Arbeitsablauf zu rationalisieren, die Anzahl zu reduzieren und die Qualität von Dokumenten zu verbessern, Bedingungen für den effektiven Einsatz fortschrittlicher technologischer Werkzeuge und Technologien zum Sammeln, Verarbeiten und Analysieren von Informationen zu schaffen und die Arbeit des Verwaltungsapparats zu verbessern . Allgemeine Anforderungen an Dokumente und Dokumentationsunterstützungsdienste sind die regulatorische und methodische Grundlage für die Verbesserung der Dokumentationsunterstützung des Managements auf einheitlicher Basis und die Steigerung ihrer Effizienz durch Vereinheitlichung der Zusammensetzung und Formen von Dokumenten, die Verbesserung ihrer Qualität und die Arbeit des Dokumentationsunterstützungsdienstes über die wissenschaftliche Organisation der Arbeit und die Einführung neuester technischer Mittel.

Ein Dokumentationssystem ist eine Reihe miteinander verbundener Dokumente, die in einem bestimmten Tätigkeitsbereich verwendet werden.

Bei der Verwaltung einer Organisation oder eines Unternehmens werden ähnliche und sich wiederholende Dokumente entwickelt.

Das allgemeinste und integralste System, das die Spitzenposition im Systemkomplex einnimmt, sollte als das bundesweite Dokumentationssystem betrachtet werden, das alle im Land entstehenden und zirkulierenden Dokumente abdeckt; sie wiederum lassen sich nach verschiedenen Kriterien klassifizieren:

Funktionale Dokumentationssysteme definieren diejenigen, die in gewisser Weise allen Organisationen innewohnen, zum Beispiel Buchhaltung, Personal, Archiv, Organisation.

Industriedokumentationssysteme definieren solche, die in gewissem Maße nur bestimmten Gruppen von Organisationen innewohnen, die durch die Einheit wirtschaftlicher und sozialer Aktivitäten verbunden sind, beispielsweise Medizin, Bildung, Forschung.

Die Einheitlichkeit einer erheblichen Anzahl zu lösender Aufgaben, die einheitlichen Technologien für deren Dokumentation und die Wiederholbarkeit einer erheblichen Menge obligatorischer Informationen ermöglichten es für praktische Zwecke, eine Reihe von Dokumentationssystemen zu identifizieren und einheitliche Anforderungen zu formulieren für diese Dokumentationssysteme.

Das erste dieser Systeme sollte das State System of Standards and Specifications (SSS) sein. Das System wurde 1965 durch einen Regierungsbeschluss entwickelt und umfasst staatliche Standards, die die Hauptziele und Zielsetzungen der Standardisierung definieren; Organisation und Methodik der Normungsarbeit im Land; das Verfahren für die Entwicklung, Umsetzung, Verbreitung von Normen und anderen behördlichen und technischen Unterlagen, deren Änderungen sowie die staatliche Aufsicht und abteilungsbezogene Kontrolle über deren Umsetzung und Einhaltung.

1971 wurde ein einheitliches System der technischen Dokumentation entwickelt, das aus mehr als 20 Normen und Richtlinien besteht. Dieses System kann Probleme im Bereich der Registrierung und Verbreitung technologischer Dokumentation lösen, sowohl allgemeiner als auch spezialisierter Art der Arbeit in Unternehmen und Organisationen, unabhängig von der Art und Art der Produktion.

Parallel dazu wurde auf Basis internationaler Anforderungen ein einheitliches System der Konstruktionsdokumentation erstellt.

Thema 1.2. Vereinheitlichung und Standardisierung der Managementaktivitäten

Ein einheitliches Dokumentationssystem ist eine Reihe von Dokumentenformen, die nach einheitlichen Regeln und Anforderungen erstellt wurden und in einem bestimmten Tätigkeitsbereich (Management, Finanzen usw.) funktionieren. Die Aufgabe der Vereinheitlichung besteht darin, die Vielfalt der verwendeten Dokumente zu reduzieren, ihre Formen, Struktur, Sprache und Stil sowie die Prozesse ihrer Verarbeitung und Speicherung in einer einzigen Form zusammenzuführen.

Durch die Vereinheitlichung von Dokumenten wird die Komplexität der Dokumentenverarbeitung verringert, die Informationskompatibilität verschiedener Dokumentationssysteme für ähnliche und verwandte Verwaltungsfunktionen erreicht und die Computertechnologie effizienter genutzt.

Die Standardisierung von Dokumenten ist eine Form der rechtlichen Konsolidierung der durchgeführten Vereinigung und des Ausmaßes ihrer Zwanghaftigkeit. Die Aufgabe der Standardisierung ist die Entwicklung und Übernahme verbindlicher Normen, Regeln und Anforderungen, die im DOW übernommen werden.

Folgende Normenkategorien wurden etabliert:

• staatliche Standards (GOST);
• Industriestandards (OST);
• republikanische Standards (PCT).

Anforderungen an den Papierkram werden durch den staatlichen Standard GOST R 6.30-2003 „Unified Documentation Systems“ festgelegt. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram. Die Bestimmungen der Norm definieren:

• Zusammensetzung der Einzelheiten von Dokumenten;
• Anforderungen an die Registrierung von Dokumentendetails;
• Anforderungen an den Papierkram.

GOST hat die folgenden Einzelheiten der Dokumente festgelegt;

01 - Staatswappen der Russischen Föderation;

02 - Emblem der konstituierenden Einheit der Russischen Föderation;

03 - Emblem der Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke);

04 – Organisationscode;

05 – die staatliche Hauptregistrierungsnummer (OGRN) einer juristischen Person;

06 – Steueridentifikationsnummer/Registrierungsgrundcode (TIN/KPP);

07 - Dokumentformularcode;

08 – Name der Organisation;

09 – Referenzdaten über die Organisation;

10 - Name des Dokumenttyps;

11 – Dokumentdatum;

12 - Registrierungsnummer des Dokuments;

14 – Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments;

15 - Adressat;

16 - Dokumentengenehmigungsstempel;

17 - Auflösung;

18 - Titel des Textes;

19 - Kontrollzeichen;

20 – Dokumententext;

21 - ein Vermerk über das Vorhandensein des Antrags;

22 - Unterschrift;

23 - Dokumentengenehmigungsstempel;

24 – Dokumentengenehmigungsvisa;

25 - Druckabdruck;

26 – eine Markierung auf der Beglaubigung einer Kopie;

27 - Markieren Sie den Darsteller;

28 - Vermerk über die Ausführung des Dokuments und dessen Übermittlung an den Fall;

29 – ein Vermerk über den Eingang des Dokuments bei der Organisation;

30 – Kennung der elektronischen Kopie des Dokuments.

Die Verwendung von Angaben ist vor allem notwendig, um dem Dokument Rechtskraft zu verleihen. Ein Dokument, das unter Verstoß gegen die Anforderungen der Norm erstellt wurde, hat keine Rechtskraft. Darüber hinaus beschleunigt und erleichtert die Verwendung von Details nicht nur das Verfahren zur Erstellung eines Dokuments, sondern auch die anschließende Arbeit des Auftragnehmers mit Dokumenten. Wir dürfen nicht vergessen, dass es das Vorhandensein eines einzigen Satzes von Details und einheitlicher Regeln für deren Gestaltung ist, der es ermöglicht, Computertechnologie effektiver für die Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten zu nutzen.

Die Angaben des Dokuments sind nicht gleichwertig: Einige Angaben sind erforderlich, um dem Dokument Rechtskraft zu verleihen (Name der Organisation – Autor des Dokuments, Datum des Dokuments, Registrierungsnummer des Dokuments, Unterschrift, Gütesiegel, Siegel). , andere sind rein offiziell und notwendig, um die Arbeit mit dem Dokument zu organisieren, andere übernehmen Buchhaltungsfunktionen usw. Einige Details des Dokuments sind die Details des Formulars, einige Details werden bei der Vorbereitung und Ausführung des Dokuments verwendet, es gibt Details, die in der Phase der Ausführung des Dokuments erstellt werden.

Ein leeres Dokument ist ein Standardblatt mit Angaben zur Identifizierung des Autors eines offiziellen Dokuments.

Für die Herstellung von Dokumentenformularen werden zwei Papierformate verwendet – A4 und A5. Papierformate werden durch GOST 9327-60 „Papier und Papierprodukte“ festgelegt. Verbraucherformate“ und haben Abmessungen (in mm):

GOST legt zwei Optionen für die Position der Details im Formular fest:

• Ecke (Details finden Sie in der oberen linken Ecke)
• längs (am oberen Rand des Dokuments entlang)

Zum Beispiel:

Briefkopf mit Eckdetails

ROSENARCHIV

Regierungsbehörde

Allrussisches Forschungsinstitut

Einführung

Die in den letzten 10 bis 15 Jahren eingetretenen Veränderungen in den Funktionsprinzipien der Wirtschaft des Landes haben sich nicht nur auf die tatsächlichen Produktions- und Wirtschaftsprozesse ausgewirkt, sondern auch die Methoden und Technologien zu deren Verwaltung sowie die Organisation der entsprechenden Informationsunterstützung erheblich beeinflusst. Aus diesen Gründen musste auch der Bereich der Managementtätigkeit, der mit der Erstellung, Bearbeitung und Nutzung von Dokumenten verbunden ist (dokumentarische Unterstützung des Managements), sowohl methodisch als auch im Bereich der methodischen Unterstützung konkreter sachlich notwendiger Veränderungen unterzogen werden praktische Maßnahmen für die Arbeit mit Dokumenten.

In diesem Zusammenhang erfolgte die Verabschiedung und Umsetzung des Beschlusses zur Entwicklung und Umsetzung der nationalen Norm GOST ISO 15489-1-2007 „Dokumentenmanagement“ zum richtigen Zeitpunkt. Die Bestimmungen dieser Norm bilden die methodische Grundlage für die Erstellung und effektive Anwendung von Dokumentenmanagementsystemen, unabhängig von den konkreten Bedingungen für die Umsetzung der vorgesehenen Managementaktivitäten und der eingesetzten Dokumentenverarbeitungstechnologien, unabhängig von den Medienarten und Informationsformen Präsentation.

Darüber hinaus hatte die intensive Entwicklung von Computer- und Telekommunikationssystemen und -technologien erhebliche Auswirkungen auf die Organisation der Unterstützung der Managementdokumentation.

Vor diesem Hintergrund wurde es notwendig, ein Lehrbuch zu erstellen, dessen Material die aufgezeigten Änderungen in der methodischen und technischen und technologischen Unterstützung der Arbeit mit Dokumenten widerspiegeln würde.

Das Lehrbuchmaterial wird durch Computertests für jeden Hauptabschnitt ergänzt, deren Merkmale im Anhang beschrieben werden. Das Testprogramm und die Tests befinden sich auf der Diskette, die dem Lehrbuch beiliegt.

Vorlesung 1

1. Grundkonzepte des Dokumentenmanagements

Dokument und seine Eigenschaften

Unterdokumentieren bezieht sich auf identifizierbare Informationen, die auf einem materiellen Medium aufgezeichnet sind, das von einer Organisation oder Einzelperson als Beweismittel für die Bestätigung rechtlicher Verpflichtungen oder Geschäftsaktivitäten erstellt, empfangen und aufbewahrt wird. Gleichzeitig ist das wichtigste Merkmal des Dokuments sein Identifizierbarkeit, mit den entsprechenden Angaben versehen.

die Umsetzung einer effektiven und ordnungsgemäßen Tätigkeit der Organisation, die die erforderliche Verantwortung mit sich bringt;

Gestaltung und dokumentarische Fixierung von Organisations- und Führungsentscheidungen;

Gewährleistung der Kohärenz der Management- und Verwaltungstätigkeiten;

Gewährleistung der Kontinuität der Aktivitäten der Organisation in Notsituationen;

Einhaltung der Anforderungen regulatorischer Rechtsakte, die den Umfang der Aktivitäten der Organisation in all ihren Erscheinungsformen regeln;

Bereitstellung von Schutz und Unterstützung bei möglichen Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Organisation;

Schutz der Interessen der Organisation und der Rechte ihrer Mitarbeiter und Kunden sowie anderer interessierter Parteien;

Sicherung und Dokumentation von Erfolgen und Entwicklungen sowie damit verbundenen geistigen Eigentumsrechten der Organisation und ihrer Mitarbeiter;

dokumentarische Erfassung von Nachweisen über die Umsetzung geschäftlicher, persönlicher und sozialer Aktivitäten der Organisation und ihrer Mitarbeiter in all ihrer Vielfalt und Besonderheiten;

Bildung und Bewahrung des unternehmerischen, individuellen Gedächtnisses, des Gedächtnisses der Gesellschaft.

Es ist gesetzlich festgelegt, dass Dokumente und Dokumentensammlungen als Informationsressourcen Gegenstand der Beziehungen zwischen Einzelpersonen, juristischen Personen und dem Staat sind und zusammen mit anderen Ressourcen gesetzlich geschützt sind. Darüber hinaus ist die Dokumentation von Informationen eine Voraussetzung für deren Aufnahme in Informationsressourcen.

Es ist notwendig, die erstellten Dokumente zu speichern für:

a) Sicherstellung der Kontinuität und Koordinierung der Maßnahmen sowohl beim Treffen aktueller Managemententscheidungen als auch bei der Bewertung ihrer zukünftigen Konsequenzen und der Entwicklung geeigneter Entscheidungen durch:

Speicherung von Informationen über vergangene und gegenwärtige Managemententscheidungen und laufende Aktivitäten (als Teil des Unternehmensgedächtnisses), um Informationsunterstützung für Entscheidungen und Aktivitäten in der Gegenwart und Zukunft bereitzustellen;

Aufbewahrung von Beweisen für vergangene und gegenwärtige Aktivitäten, um die Rechenschaftspflicht aufrechtzuerhalten;

b) Einhaltung der Anforderungen regulatorischer Rechtsakte durch Sicherstellung, dass der für die Dokumentenverwaltung geltende Regulierungsrahmen unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Tätigkeit der Organisation dokumentiert, geklärt und umgesetzt wird;

c) Erfüllung der aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse interessierter Parteien durch:

Ermittlung der berechtigten Interessen interessierter Parteien (Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden und andere) in Bezug auf die Aufbewahrung von Dokumenten über einen längeren Zeitraum als für die Organisation selbst erforderlich. Zu den Stakeholdern können auch diejenigen gehören, denen eine Organisation aus Rechenschaftsgründen Zugang zu ihren Aufzeichnungen gewähren muss (Prüfer, Aufsichtsbehörden, Ermittler, Archive oder Forscher);

Ermittlung und Bewertung rechtlicher, finanzieller, politischer, sozialer oder sonstiger Ergebnisse aus der Aufbewahrung von Dokumenten im Interesse der Forscher und der Gesellschaft als Ganzes;

Einhaltung gesetzlich begründeter Anforderungen der jeweiligen Archivorganisation.

Um weiterhin arbeiten zu können, Vorschriften einzuhalten und die erforderliche Verantwortung zu übernehmen, müssen Organisationen authentische, zuverlässige und nutzbare Aufzeichnungen erstellen und verwalten und ihre Integrität so lange wie erforderlich schützen.

Das Dokument wird berücksichtigt authentisch, wenn nachgewiesen werden kann, dass es sich um das handelt, was es vorgibt zu sein, was durch die Zuverlässigkeit der Werte seiner Angaben belegt ist, insbesondere, dass es von der Person erstellt oder gesendet wurde, die es tatsächlich erstellt oder gesendet hat; und wurde zum angegebenen Zeitpunkt auch erstellt bzw. versendet. Der Begriff „authentisches Dokument“ entspricht dem Begriff „Originaldokument“.

glaubwürdig(zuverlässig) ist ein Dokument, dessen Inhalt als vollständige und genaue Darstellung der dargelegten Entscheidungen, Aktivitäten oder Fakten angesehen werden kann und das daher mit Sicherheit bei nachfolgenden Entscheidungen oder Aktivitäten verwendet werden kann.

Integrität Das Dokument wird durch seine Vollständigkeit und Unveränderlichkeit bestimmt.

verwendbar ist ein Dokument, das lokalisiert (lokalisiert), abgerufen, reproduziert und interpretiert werden kann. Beim Rendern muss es direkt mit der Aktivität oder Entscheidung verknüpft sein, die es erstellt hat.

Ein Dokument hat Inhalt, Kontext und Struktur.

Struktur- Dies ist das Erscheinungsbild und die Anordnung von Teilen des Inhalts (z. B. die Art des Mediums, das Speicherformat, die Datenorganisation, die Position von Details, die verwendeten Schriftarten, Notizen, Tabellen usw.) sowie das Vorhandensein von Links in das Dokument mit anderen Dokumenten (Hyperlinks).

Kontext (externe Umgebung) - Dabei handelt es sich um die im Dokument enthaltenen oder ihm beigefügten Informationen, die die Beziehung des Dokuments zu den Aktivitäten der Organisation und zu anderen Dokumenten beschreiben. Hierbei handelt es sich um Daten über das Dokument selbst (z. B. Titel, Autor, Erstellungsdatum), über den Ersteller und den Zweck der Erstellung des Dokuments (z. B. über die leitende Funktion oder Tätigkeit, die Erstellerinstitution), über die Nutzung des Dokuments Dokument (von wem, wann, warum).

Die Beschreibung der genannten Bestandteile des Dokuments erfolgt in Form sogenannter Metadaten, die auch Daten zur Dokumentenverwaltung enthalten. Somit umfassen Metadaten nicht nur die Details (Gestaltungselemente) des Dokuments, sondern auch die das Dokument begleitenden Daten (z. B. enthalten in Registrierungs- und Kontrollprotokollen, Buchhaltungsdateien).

Metadaten über: das Dokument selbst; Grundsätze und Regeln der Führungstätigkeit; am Managementprozess beteiligte Personen und Dokumentationsunterstützung des Managements; Führungstätigkeit und ihre Prozesse; Prozesse der dokumentarischen Unterstützung des Managements.

Dokumenten-Management

Kontrolle Unterlagen ist definiert als ein Tätigkeitsbereich, der eine wirksame und systematische Kontrolle der Erstellung, des Empfangs, der Aufbewahrung, der Verwendung und der Auswahl (Übertragung) von Dokumenten umfasst, einschließlich der Prozesse der Einbindung in das System und der Sicherung (in Form von Dokumenten) von Beweismitteln und Informationen über die Geschäfts- und Managementaktivitäten der Organisation.

Das Dokumentenmanagement umfasst:

Verabschiedung der wichtigsten organisatorischen Bestimmungen, Entwicklungsrichtungen und Standards im Bereich Dokumentenmanagement;

Verteilung der Verantwortung und Befugnisse für das Dokumentenmanagement in der Organisation;

Festlegung und Verbreitung detaillierter Verfahren und Richtlinien für die Aktenverwaltung;

Bereitstellung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Aktenverwaltung und der Nutzung von Dokumenten (zur Erfüllung der Bedürfnisse und zum Schutz der Interessen der Organisation und ihrer Kunden);

Entwurf, Implementierung und Verwaltung spezialisierter Systeme für das Dokumentenmanagement;

Integration der Aktenverwaltung in Managementsysteme und -prozesse.

Die Records-Management-Strategie basiert auf der Entwicklung und Annahme der wichtigsten organisatorischen Bestimmungen, Entwicklungsrichtungen und Standards, Verfahren und Praktiken sowie der Gestaltung und Implementierung von Records-Management-Systemen in Übereinstimmung mit den Bedürfnissen der Organisation und den Anforderungen der Regulierungsbehörden Rechtsakte.

Die Records-Management-Strategie einer Organisation sollte sowohl eine Strategie zur Dokumentation der Aktivitäten der Organisation (welche Dokumente werden benötigt, wann, wie und wo sollten sie in das System aufgenommen werden) als auch eine Strategie zur Implementierung eines geeigneten Records-Management-Systems enthalten.

Organisationen sollten Organisationsrichtlinien, Trends, Standards, Verfahren und Afestlegen, dokumentieren, pflegen und verbreiten, um die für ihre Arbeit erforderlichen Nachweise, Verantwortlichkeiten und Informationen bereitzustellen.

Organisationsrichtlinien, Entwicklungsanweisungen, Standards, Verfahren und Praktiken für die Datensatzverwaltung sollten zu offiziellen Aufzeichnungen führen, die authentisch, gültig, vollständig und verwendbar sind.

Aktivitäten zur Dokumentenverwaltung

Organisationen sollten die wichtigsten organisatorischen Bestimmungen, Entwicklungsrichtungen, Standards, Verfahren und Praktiken (im Allgemeinen Richtlinien) des Dokumentenmanagements definieren und dokumentieren. Der Zweck besteht darin, authentische, zuverlässige und nutzbare Dokumente zu erstellen und zu verwalten, die das Management und das Kerngeschäft für die erforderliche Zeit unterstützen können. Die Organisation muss sicherstellen, dass diese Aktivitäten auf allen Organisationsebenen kommuniziert werden.

Die wichtigsten organisatorischen Bestimmungen, Entwicklungsrichtungen, Standards, Verfahren und Praktiken des Dokumentenmanagements sollten auf der höchsten Ebene der Managemententscheidung akzeptiert und genehmigt und in der gesamten Organisation verbreitet werden. Die Verantwortung für deren Umsetzung sollte übertragen werden.

Die genannten Komponenten der Organisation des Dokumentenmanagements werden auf Basis der Analyse der Managementaktivitäten entwickelt. Sie identifizieren Bereiche, in denen Vorschriften, Standards und Best Practices für die Erstellung geschäftsbezogener Dokumente am besten anwendbar sind. Gleichzeitig sollten Organisationen die Besonderheiten ihrer Kernaktivitäten sowie wirtschaftliche Aspekte berücksichtigen. Die Records-Management-Organisation muss regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Managementanforderungen entspricht.

Verantwortung und Befugnis für das Dokumentenmanagement

Die Dokumentenverwaltung wird sowohl von Mitarbeitern durchgeführt, die Dokumente verwalten, als auch von anderen Personen, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Dokumente erstellen oder verwenden. In diesem Zusammenhang ist es notwendig, die Verantwortung für Dokumente festzulegen und diese auf die einzelnen Mitarbeiter der Organisation zu verteilen.

Verantwortlichkeiten und Befugnisse im Bereich Records Management sollten auf folgende Mitarbeiter der Organisation verteilt werden:

Dokumentenmanager;

Spezialisten im Bereich Informationssysteme und -technologien;

Organisationsführung;

Abteilungsleiter;

Systemadministratoren;

andere Mitarbeiter, für die die Erstellung von Dokumenten zu ihrem Aufgabenbereich gehört.

Es ist erforderlich, Verantwortlichkeiten und Rechte für die Verwaltung von Dokumenten zuzuweisen und alle Mitarbeiter der Organisation darüber zu informieren, damit bei Feststellung eines konkreten Bedarfs an der Erstellung von Dokumenten und deren Weiterverarbeitung klar ist, wer für die Umsetzung der entsprechenden Maßnahmen verantwortlich ist .

Das wichtigste Ziel der Festlegung von Verantwortlichkeiten, Befugnissen und Beziehungen im Bereich der Arbeit mit Dokumenten ist die Entwicklung und Umsetzung eines Regelsystems für den Umgang mit Dokumenten. Regeln:

Von den Mitarbeitern verlangen, dass sie Dokumente in Übereinstimmung mit den Managementanforderungen und -prozessen erstellen,

diese. die Verwaltungstätigkeiten, an denen sie beteiligt sind, in den Dokumenten angemessen festhalten;

sicherstellen, dass Informationssysteme und Technologien, die Managementaktivitäten unterstützen, geeignete Dokumente erstellen;

Gewährleistung der Aufbewahrung von Dokumenten während des gesamten Zeitraums ihrer nützlichen Nutzung, nicht nur durch die Organisation selbst, sondern auch durch externe interessierte Parteien (Archivinstitutionen, Forscher, Prüfer);

stellen Sie sicher, dass Dokumente nur gemäß den festgelegten Verfahren vernichtet oder hinterlegt werden.

Zu den Verantwortlichkeiten für die Aktenverwaltung gehören:

Eine besondere Verantwortung und Rechenschaftspflicht im Bereich der Aktenverwaltung wird einer leitenden Person mit der erforderlichen Autorität innerhalb der Organisation übertragen.

Die Verantwortung des Managements besteht darin, die Anwendung von Organisationsrichtlinien, Entwicklungsanweisungen, Standards, Verfahren und Ain der gesamten Organisation zu unterstützen.

Records-Management-Fachkräfte sind für alle Komponenten des Records-Managements verantwortlich, einschließlich des Entwurfs, der Implementierung und der Wartung von Records-Systemen und ihrer Leistung sowie der Schulung aller Mitarbeiter der Organisation in der Verwaltung von Dokumenten und dem Betrieb von Records-Systemen im Einzelnen üben;

Systemadministratoren sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Dokumente, wenn sie vom Personal der Organisation angefordert und verwendet werden, korrekt, zugänglich und lesbar sind;

Alle Mitarbeiter der Organisation sind für die Erstellung und Pflege vollständiger, zuverlässiger, authentischer und verwendbarer Dokumente, die ihre Aktivitäten widerspiegeln, verantwortlich und rechenschaftspflichtig.

Somit trägt das Top-Management einer Organisation die größte Verantwortung für die Gewährleistung eines effektiven Records Managements. Es fördert die Einhaltung von Dokumentenmanagementverfahren im gesamten Unternehmen.

Fachkräfte im Bereich Records Management etablieren unternehmensweit einheitliche Richtlinien, Verfahren und Standards für das Dokumentenmanagement und sorgen für die Umsetzung von Dokumentenmanagementprozessen. Abteilungsleiter sind dafür verantwortlich, dass ihre Mitarbeiter Dokumente, die einen integralen Bestandteil ihrer Arbeit darstellen, konform erstellen und speichern mit etablierten Verfahren und Standards.

Alle Mitarbeiter der Organisation, die im Rahmen ihrer täglichen Arbeit Dokumente erstellen, empfangen und speichern, müssen dies im Einklang mit festgelegten Verfahren und Standards tun. Und wenn Zeitarbeitskräfte an der Aktenverwaltung der Organisation beteiligt sind, ist es wichtig sicherzustellen, dass sie die relevanten Verfahren und Standards einhalten.

Dokumenten-Management-System

Das Dokumentenmanagement in einer Organisation sollte die Erstellung, Anwendung und Verwaltung spezieller Systeme umfassen, die in das Managementsystem und die Managementprozesse integriert sind.

Eine solche Verwaltung erfolgt im Rahmen eines Systems namens „Dokumentensystem“ oder „Dokumentenverwaltungssystem“ und ist als Informationssystem definiert, das die Sammlung von Dokumenten (Einbindung von Dokumenten in das System), die Verwaltung von Dokumenten und den Zugriff darauf ermöglicht ihnen.

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte folgende Eigenschaften haben:

Gewährleistung der Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität von Dokumenten sowie ihrer Gebrauchstauglichkeit;

Sicherstellung der Zuverlässigkeit des Dokumentenmanagements, d.h. die Fähigkeit, Dokumente nach festgelegten Verfahren langfristig und korrekt zu erstellen, zu verwenden und zu speichern;

Gewährleistung der Integrität und Einheit aller Maßnahmen und Verfahren zur Dokumentenverwaltung;

Sicherstellen, dass alle Aktenverwaltungsaktivitäten den festgelegten Anforderungen (extern und intern) entsprechen;

Sicherstellung der Vollständigkeit (Komplexität) des Dokumentenmanagements durch Abdeckung aller Arten von Aktivitäten, aller Formate zur Darstellung von Daten in Dokumenten und aller Arten von Informationsträgern.

Das Dokumentenmanagementsystem sollte folgende Funktionen implementieren:

Aufnahme von Dokumenten in das Dokumentenmanagementsystem;

Anmeldung;

Einstufung;

Zugang und Schutz;

Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten;

Verwendung von Dokumenten, Kontrolle ihrer Bewegung und Verwendung;

Prüfung des Werts von Dokumenten;

Auswahl (Übertragung) von Dokumenten zur Aufbewahrung oder Vernichtung.

Die Einrichtung und Anwendung von Aufzeichnungsverwaltungssystemen, die den Verwaltungsanforderungen und gesetzlichen Anforderungen entsprechen, kann Folgendes umfassen:

Entwurf von Dokumentenmanagementsystemen;

Systemdokumentation;

Schulung der Mitarbeiter der Organisation;

Konvertierung von Dokumenten in neue Dokumentenmanagementsysteme;

Festlegung von Standards, Entwicklung einer Methodik zur Bewertung ihrer Einhaltung und Einhaltung;

Festlegung der Aufbewahrungsfristen für Dokumente von langfristigem Wert.

Bei Entscheidungen im Zusammenhang mit der Gestaltung und Implementierung von Records-Management-Systemen sollten die in der Organisation bereits vorhandenen Systeme berücksichtigt werden.

Bei der Erstellung und Anwendung von Dokumentenmanagementsystemen müssen folgende Anforderungen berücksichtigt werden, die bestimmen, dass das System:

über funktionale Merkmale verfügen, die es Ihnen ermöglichen, Dokumentenverwaltungsprozesse durchzuführen und aufrechtzuerhalten;

Gewährleistung der Dokumentation von Vorgängen mit Dokumenten, was eine vollständige und genaue dokumentarische Aufzeichnung aller Vorgänge voraussetzt, die mit einem separaten Dokument durchgeführt werden oder sich auf ein bestimmtes Dokument beziehen;

Stellen Sie sicher, dass den Dokumenten Informationen über ihre Struktur und Integrität, autorisierte Statuskontrolle und Verknüpfungen mit anderen Dokumenten (sogenannte Metadaten) zugewiesen werden.

Gewährleistung der Aufrechterhaltung von Protokollen zur Überwachung von Systemprozessen, in denen die durchgeführten Aktionen mit einem separaten Dokument detailliert aufgezeichnet werden;

Bereitstellung zuverlässiger und effizienter Mittel zur Aufbewahrung und zum physischen Schutz von Dokumenten;

Gewährleistung der Unveränderlichkeit der Eigenschaften von Dokumenten (Authentizität, Zuverlässigkeit und Gebrauchstauglichkeit) bei allen Änderungen im System (Änderung von Speicher- und Präsentationsformaten, Umstellung auf eine neue Hard- und Softwareplattform, Austausch oder Erweiterung von Anwendungsprogrammen usw.) und sogar wenn es nicht mehr funktioniert;

Bereitstellung zeitnaher, effizienter und sicherer Mittel für den Zugriff auf, das Abrufen und die Verwendung von Dokumenten;

sorgen für effiziente Verfahren zur Aufbewahrung und ggf. Vernichtung von Dokumenten.

Weitere Aufsätze, Hausarbeiten, Abschlussarbeiten zu diesem Thema:

Psychodiagnostik. Vorlesungsskript Vorlesung. Die Ursprünge der Psychodiagnostik Psychodiagnostik: Vorlesungsskript
Vorlesungsunterlagen zur Psychodiagnostik .. und mit Luchinin ..

Zusammenfassung von Vorlesungen zur Disziplin Immobilienökonomie
Staatliche Haushaltsbildungseinrichtung. Höhere Berufsausbildung. Staatliche Wirtschaftsuniversität Ural.

Vorlesungsskript Personalmanagement Geschichte der Entwicklung der Wissenschaft des Personalmanagements
Die Geschichte der Entwicklung der Wissenschaft des Personalmanagements. Moderne Managementtheorien.

Das Konzept des Managements. Arten des Managements. Managementarbeit und ihre Merkmale. MANAGEMENTMODELLE. MANAGEMENTANSÄTZE
Der Gründer von F. W. Taylor Wg veröffentlichte das erste gedruckte Werk, das ... Die Hauptidee besteht darin, die Technologie der Arbeitsaufführung durch Messungen und Beobachtungen der Arbeit der ausübenden Künstler zu optimieren.

Skript zur Vorlesung zum Fach Corporate Governance Volkswirtschaftslehre und Unternehmensführung
Bundesagentur für Bildung. Ministerium für Bildung und Wissenschaft der Russischen Föderation. Staatliche Bildungseinrichtung für höhere Berufsbildung.

Allgemeine Psychopathologie. Psychiatrie: Vorlesungsskript
Skript zur Vorlesung Psychiatrie. Text bereitgestellt von der litagent http liters ru..

Architekturmaterialwissenschaft
Skript zur Vorlesung Architekturmaterialwissenschaft. Bundesstaatliche Bildungseinrichtung für höhere Berufsbildung Southern Federal University. Institut für Architektur und Kunst. Abteilung für Ingenieur- und Baudisziplinen.

Geschichte der Weltreligionen: Vorlesungsskript Geschichte der Weltreligionen. Religion als kulturelles Phänomen, Klassifizierung von Religionen
Vorlesungsunterlagen zur Geschichte der Weltreligionen.. mit f Pankin..

Unterstützungsdienst für Managementdokumentation (DOE)
Betrachten Sie die wichtigsten von SDOU durchgeführten Operationen: Buchhaltung und Nachschlagewerke sowie die Registrierung von Dokumenten. Vorbereitung und Ausstellung von Verwaltungsdokumenten von Institutionen. Überprüfen .. Dies erfordert eine klare Organisationsstruktur des SDOU, eine Präferenz für eine rationellere Form der Arbeit mit ..

Zusammenfassung von Vorlesungen zur Disziplin Corporate Governance und Unternehmensführung
Bundesagentur für Bildung. Ministerium für Bildung und Wissenschaft der Russischen Föderation. Staatliche Bildungseinrichtung für höhere Berufsbildung.

0.056

) – eine Art der Organisationsmanagementunterstützung, die das Fixieren, Übertragen und Speichern von Informationen über den Zustand der Organisation und Kontrollmaßnahmen zur Änderung ihres Zustands umfasst. Der Tätigkeitsbereich, der die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit offiziellen Dokumenten sicherstellt, ist ein wichtiger Aspekt der Arbeit eines jeden Unternehmens: In Organisationen werden Dokumente erstellt, die die Ergebnisse und die Durchführung von Produktionsaktivitäten, die Finanzlage, die Arbeit mit Personal, die Logistik usw. widerspiegeln . Es sind die Dokumente, die die Umsetzung von Managementfunktionen sicherstellen, Pläne definieren, Buchhaltungs- und Berichtsindikatoren sowie andere Informationen erfassen. In diesem Zusammenhang können wir sagen, dass die Effizienz und Qualität der getroffenen Entscheidungen, die Wirksamkeit ihrer Umsetzung und die Aktivitäten der gesamten Organisation maßgeblich davon abhängen, wie die Arbeit mit Dokumenten organisiert ist.

Die Organisation der Arbeit mit Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil der Managementprozesse und Managemententscheidungen, der die Effizienz und Qualität des Managements maßgeblich beeinflusst.

Der Prozess der Entscheidungsfindung im Management umfasst die Beschaffung von Informationen; seine Verarbeitung; Analyse, Vorbereitung und Entscheidungsfindung.

Diese Komponenten stehen in engem Zusammenhang mit der Dokumentationsverwaltung. Um einen wirtschaftlichen Effekt zu erzielen, kommt es zunächst auf die Qualität der Informationen an, die durch deren Quantität, Effizienz, Komplexitätsgrad und Kosten bestimmt wird. Verfügt das Unternehmen nicht über einen klaren Umgang mit Dokumenten, verschlechtert sich dadurch die Lage, da die Qualität und Zuverlässigkeit, die Effizienz des Empfangs und der Übermittlung von Informationen, die korrekte Einstellung des Referenz- und Informationsdienstes sowie die Übersichtlichkeit davon abhängen Organisation der Suche, Speicherung und Nutzung von Dokumenten.

Bei der Büroarbeit (DOE) sind im Wesentlichen drei Aufgaben zu lösen:

1. Dokumentation (Entwurf, Ausführung, Koordination und Produktion von Dokumenten).
2. Organisation der Arbeit mit Dokumenten im Verwaltungsprozess (Sicherstellung der Bewegung, Kontrolle der Ausführung, Speicherung und Verwendung von Dokumenten).
3. Organisation des Dokumentenarchivs.

Die Dokumentationsunterstützung des Managements erfolgt durch einen Sonderdienst, der als eigenständige Struktureinheit fungiert. Es kann sein: die Geschäftsverwaltung, die allgemeine Abteilung, das Büro oder das Sekretariat.

Der DOW-Dienst löst drei Hauptaufgabenbereiche:

1. Sicherstellung der Dokumentation der Managementaktivitäten;
2. Organisation der Arbeit mit Dokumenten in der Einrichtung;
3. Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten.

Die Aufgaben des DOW-Dienstes bestimmen seine Funktionen

1. Die Aufgaben der Sicherstellung der Dokumentation der Managementtätigkeiten können durch die Wahrnehmung folgender Funktionen gelöst werden:
   • Entwicklung und Gestaltung von Formen, Sicherstellung ihrer Herstellung;
   • Sicherstellung der Erstellung, Vervielfältigung und Vervielfältigung von Dokumenten;
   • die Qualität der Vorbereitung und Ausführung von Dokumenten, Einhaltung des festgelegten Verfahrens zur Genehmigung und Zertifizierung von Dokumenten.
2. Die Aufgaben der Organisation der Arbeit mit Dokumenten in einer Institution werden durch die Wahrnehmung folgender Funktionen gelöst:
   • Einrichtung eines einheitlichen Verfahrens zur Weitergabe von Dokumenten (Dokumentenfluss der Institution);
   • Speditionelle Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente;
   • Registrierung und Abrechnung eingehender, ausgehender und interner Dokumente;
   • Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;
   • Systematisierung von Dokumenten, Sicherstellung ihrer Speicherung und Verwendung; Organisation der Arbeit mit Bürgeraufrufen.
   • Gewährleistung des Informationsschutzes.
3. Zu den Aufgaben der Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten gehören folgende Funktionen:
   • Entwicklung und Überarbeitung regulatorischer, lehrreicher und methodischer Dokumente und deren Übermittlung an die Mitarbeiter der Organisation;
   • methodische Anleitung und Kontrolle über die Einhaltung der festgelegten Regeln für die Arbeit mit Dokumenten in den Strukturbereichen der Organisation;
   • Fortbildung der Mitarbeiter der Organisation und deren Beratung im Umgang mit Dokumenten;
   • Straffung der Dokumentation der Organisation, Durchführung von Arbeiten zur Vereinheitlichung von Dokumenten, Entwicklung des Zeugnisses und des Albums mit Dokumentenformen, die bei den Aktivitäten der Organisation verwendet werden;
   • Entwicklung und Umsetzung neuer Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten, Verbesserung des Arbeitsablaufs der Organisation, Verbesserung der Führungsdisziplin;
   • Festlegung von Aufgaben zur Entwicklung und Verbesserung automatisierter Informationssysteme und Datenbanken für die Arbeit mit Dokumenten.

Ein Unternehmen, das ein effektives Umfeld für die Verarbeitung von Informationen und die Verbesserung der Managementqualität schaffen möchte, steht vor folgenden Aufgaben:

1. Verbesserung aller Arbeiten zur Vorbereitung und Verarbeitung dokumentarischer Informationen durch Schaffung eines Mechanismus zur dokumentarischen Unterstützung des Unternehmens (DOE).
2. Auswahl der richtigen Automatisierungsstrategie, einschließlich der richtigen Auswahl an Softwareprodukten.

Um ein so scheinbar einfaches Thema wie die Arbeit mit Dokumenten zu automatisieren, müssen Sie die neuesten technologischen Fortschritte nutzen:

1. Datenbankmanagementsystem;
2. Dokumentensuch- und Textanalysesysteme;
3. Scan- und Erkennungssysteme für Dokumente (gedruckt und handschriftlich);
4. Client-Server-Umgebung;
5. Internet/Intranet.

Unabhängig von den Besonderheiten des Unternehmens lassen sich folgende Hauptgruppen von Dokumenten unterscheiden:

• Organisationsdokumente Unternehmen (Satzung, Vorschriften, Gesellschaftsvertrag, Struktur und Personalausstattung, Personalausstattung, Stellenbeschreibungen, interne Arbeitsvorschriften);
• Verwaltungsdokumente Unternehmen (Anordnungen zu Kernaktivitäten, Anordnungen, Entscheidungen);
• Personaldokumente Unternehmen (Personalaufträge, Arbeitsverträge (Verträge), Personalakten, Personalkarten f. T-2, persönliche Gehaltskonten, Arbeitsbücher);
• Finanz- und Buchhaltungsunterlagen Unternehmen (Hauptbuch, Jahresberichte, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Prüfungshandlungen, Inventare, Pläne, Berichte, Kostenvoranschläge, Konten, Kassenbücher usw.);
• Informationen und Referenzdokumente Unternehmen (Gesetze, Briefe, Faxe, Zertifikate, Telefonnachrichten, Memoranden, Erläuterungen, Protokolle usw.).

Von staatlichen und kommunalen Organisationen können dem Unternehmen Dokumente zugesandt werden, die verschiedene Fragen seiner Tätigkeit regeln (Steuern, Umweltschutz usw.). Diese Dokumente bilden eine eigene Gruppe - Regulierungsdokumente höherer Behörden.

In einer eigenständigen Gruppe lassen sich Handelsverträge (Vereinbarungen) unterscheiden, die die wesentlichen Dokumente unternehmerischen Handelns darstellen.

Alle diese Dokumente beziehen sich auf Management- oder Organisations- und Verwaltungsdokumente (ORD). Eine Ausnahme bilden Finanz- und Buchhaltungsdokumente, die besondere Merkmale der Erstellung und Verarbeitung aufweisen.

Der Staatliche Archivdienst Russlands (Rosarchiv) und seine Organe befassen sich mit der Sammlung und Aufbewahrung von Dokumenten, die das materielle und spirituelle Leben seiner Völker widerspiegeln und von historischer, wissenschaftlicher, sozialer, wirtschaftlicher oder kultureller Bedeutung sind. Sie schaffen das „Gedächtnis“ der Gesellschaft, speichern Informationen über das Leben des Landes. Darüber hinaus ist Rosarchiw als zentrales Organ der föderalen Exekutive für die Organisation und Rationalisierung der Büroarbeit im Land verantwortlich. Er entwickelt Standards und Empfehlungen für die Organisation der Büroarbeit. Das Rosarchive ist als Entwickleragentur für die Organisations- und Verwaltungsdokumentation (ORD) verantwortlich, was die Entwicklung allgemeiner Anforderungen an die ORD, spezifische Dokumentenformen, die Kontrolle über die Verwendung der ORD in verschiedenen Tätigkeitsbereichen und die Vereinheitlichung von Dokumentformen umfasst durch die Schaffung eines einheitlichen Systems der organisatorischen und administrativen Dokumentation (USORD). Das Komitee der Russischen Föderation für Standardisierung, Metrologie und Zertifizierung (Gosstandart of Russia) ist für die regulatorische Konsolidierung spezifischer Anforderungen an Dokumente und die Vereinheitlichung durch die Erstellung von GOSTs sowie für die Teilnahme an der internationalen Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten verantwortlich. Das Arbeitsministerium erstellt Dokumente zu Arbeit und Arbeitsschutz. Wenn also die Behörden die höchste Instanz für die normative Regelung der Büroarbeit sind, dann ist der Staatliche Archivdienst,

Bei der Regelung der Tätigkeit des Bürodienstes spielt die Satzung der Organisation eine wichtige Rolle – ein Rechtsakt, der das Gründungsverfahren, die Zuständigkeit der Organisation, ihre Funktionen, Aufgaben und die Arbeitsweise festlegt. Die Entwicklung der Charta wirkt sich auf die Gesamtorganisation der Büroarbeit aus. Die in der Satzung festgelegte Organisationsstruktur ermöglicht es, die Dokumentensätze festzulegen, die bei der Managementtätigkeit verwendet werden.

Die wichtigsten Regulierungsdokumente, die die Aktivitäten des DOW-Dienstes der Organisation regeln:

Regelungen zum Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung- Hierbei handelt es sich um einen Rechtsakt, der das Verfahren zur Bildung, die Aufgaben und die Organisation der Arbeit dieser Einheit sowie die Rechtsstellung und Kompetenz der im Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung tätigen Beamten festlegt. Die Dienstordnung der vorschulischen Bildungseinrichtung wird vom Leiter des Dienstes erstellt und unterzeichnet und vom Leiter der Organisation genehmigt. Die Verordnung wird mit den Leitern derjenigen Struktureinheiten vereinbart, zu denen die Beziehung darin festgelegt ist.

Arbeitsbeschreibung- Dies ist das wichtigste Organisationsdokument, das die Abgrenzung von Pflichten und Rechten zwischen Mitarbeitern regelt und als Grundlage für die Beseitigung von Parallelität und Doppelarbeit bei der Ausführung einzelner Vorgänge dient.

Anleitung zur Büroarbeit- Dies ist das wichtigste Regulierungsdokument, das die Regeln, Techniken, Prozesse zum Erstellen von Dokumenten und die Technologie für die Arbeit mit Dokumenten regelt. Für den effektiven Betrieb des DOW-Dienstes und aller Abteilungen der Organisation, für ein klares Verständnis und eine klare Darstellung aller Phasen der Arbeit mit Dokumenten in jeder Organisation sollte eine Anleitung zur Büroarbeit unter Berücksichtigung der Besonderheiten ihrer Tätigkeiten erstellt werden .

Tabelle mit Dokumentenformen für typische Führungssituationen. Der Stundenzettel ist eine Liste einheitlicher Dokumentenformen, die für die Umsetzung der dokumentarischen Unterstützung der vom Unternehmen gelösten Funktionen und Aufgaben erforderlich und ausreichend sind. Es enthält eine Beschreibung jedes Dokuments, seinen rechtlichen Status und die Dokumentationsschritte. Das Zeugnis ist eine Möglichkeit, sowohl die Zusammensetzung der im Apparat verwendeten Dokumente als auch das Verfahren zu ihrer Erstellung normativ festzulegen.

Album mit Dokumentenformularen der Organisation. Neben der Tabelle der Dokumentenformen muss jede Organisation über ein Album der Dokumentenformen verfügen, bei dem es sich um eine Sammlung von Standards der im Blatt enthaltenen Dokumentenformen handelt.

Bis heute unterscheiden vier Hauptorganisationsstrukturen des Vorschuldienstes:

1. Fallmanagement.
2. Gemeinsame Abteilung.
3. Büro.
4. Sekretär.

Das Case Management wiederum gliedert sich in folgende Strukturmodelleinheiten:

1. Das Sekretariat ist eine Struktureinheit, die der Leitung der Organisation dient. Es besteht aus:
   • Rezeption;
   • Sekretariat des Leiters und Sekretariate der stellvertretenden Leiter;
   • Vorstandssekretariat;
   • Protokollbüro.
2. Die Abteilung für Rationalisierung der vorschulischen Bildungseinrichtung ist ein Zentrum zur Verbesserung der vorschulischen Bildungseinrichtung, ein methodisches Zentrum. Zu seinen Funktionen gehören:
   • Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung der Bürotechnik;
   • Entwicklung normativer und methodischer Unterstützung für die Büroarbeit (Vorschriften, Weisungen, Regeln, Vorschriften, Stundenzettel in einheitlicher Form etc.);
   • Entwicklung von Klassifikations-Nachschlagewerken (Fallnomenklatur, Klassifikatoren, Verzeichnisse von Dokumenten mit Aufbewahrungsfristen).
3. Das Büro ist wiederum unterteilt in:
   • Expedition;
   • Korrespondenzbüro;
   • Büro für Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten;
   • Rechenzentrum zur Verarbeitung und Reproduktion von Dokumententexten.
4. Abteilung für Briefe.
5. Zentralarchiv.
6. Inspektion.