Какво трябва да знае секретарят? Как да бъдеш добър секретар. Колко печели една секретарка

Длъжностна характеристика на секретар

Тази длъжностна характеристика е разработена и одобрена въз основа на трудов договор с Наталия Владимировна Иванова и в съответствие с
разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация и други нормативни актове
закони, регулиращи трудовите отношения в Руската федерация.

1. Общи положения

1.1. Секретарят принадлежи към категорията технически изпълнители, наема се и освобождава със заповед на директора на предприятието.
1.2. На длъжността секретар се назначава лице с висше професионално образование, без да се представят изисквания за трудов стаж, или средно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко 2 години.
1.3. Секретарят на ръководителя се отчита директно на ръководителя на предприятието.
1.4. В дейността си секретарят на ръководителя се ръководи от:
нормативни документи за извършваната работа;
методически материали по съответна проблематика;
уставът на предприятието;
трудова нормативна уредба;
заповеди и заповеди на директора на предприятието (непосредствен ръководител);
тази длъжностна характеристика.

1.5. Секретарят на мениджъра трябва да знае:
резолюции, заповеди, заповеди и други ръководни материали и нормативни документи, свързани с дейността на предприятието и воденето на документация;
структурата и управлението на предприятието и неговите поделения;
организиране на офис работа;
методи за регистрация и обработка на документи;
архивно дело;
машинопис;
правила за използване на приемни и домофонни устройства;
стандарти на единната система за организационна и административна документация;
правила за отпечатване на бизнес писма чрез стандартни формуляри;
основи на етиката и естетиката;
правила за бизнес комуникация;
основи на организацията и управлението на труда;
правила за работа на компютърната техника;
основи на административното право и трудовото законодателство;
правилник за вътрешния трудов ред;
правила и разпоредби за защита на труда.
1.6. По време на отсъствието на секретаря на ръководителя неговите задължения се изпълняват по предписания начин от назначения заместник, който носи пълна отговорност за правилното изпълнение на възложените му задължения.

2. ФУНКЦИИ

Изпълнителният секретар отговаря за следното:
2.1. Изпълнение на работа по организационна и техническа поддръжка на административни и административни дейности на ръководителя на предприятието.
2.2. Водене на отчетност.
2.3. Организация на приемането на посетители.

3. ДРУЖЕСТВНИ ОТГОВОРНОСТИ

За да изпълнява възложените му функции, секретарят на ръководителя на предприятието трябва:
3.1. Да извършва работа по организационната и техническата поддръжка на административните и административни дейности на ръководителя на предприятието.
3.2. Приемайте кореспонденция за разглеждане от ръководителя, прехвърляйте я в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретни изпълнители за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.
3.3. Извършване на офис работа, извършване на различни операции с помощта на компютърни технологии, предназначени за събиране, обработка и представяне на информация при подготовката и вземането на решения.
3.4. Приемайте документи и лични изявления за подпис от ръководителя на предприятието.
3.5. Подгответе документи и материали, необходими за работата на ръководителя.
3.6. Наблюдавайте своевременното разглеждане и представяне от структурни подразделения и конкретни изпълнители на документи, получени за изпълнение, проверявайте правилността на изпълнението на изготвените проекти на документи, предадени на ръководителя за подпис, и осигурявайте тяхното висококачествено редактиране.
3.7. Организира провеждането на телефонни разговори на ръководителя, записва информацията, получена в негово отсъствие, и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация чрез приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), Както и телефонни съобщения, донесе своевременно на неговото внимание информация, получена по комуникационните канали.
3.8. От името на ръководителя пишете писма, искания, други документи, подготвяйте отговори на авторите на писма.
3.9. Извършване на работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на срещата, дневен ред, регистриране), водене и изготвяне на протоколи от срещи и срещи.
3.10. Да упражнява контрол върху изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и инструкции, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя на предприятието, взети под контрол.
3.11. Поддържайте контролно и регистрационно досие.
3.12. Осигурете работното място на ръководителя с необходимите средства за организационна технология, канцеларски материали, създайте условия, благоприятстващи ефективната му работа.
3.13. Отпечатайте, по указание на ръководителя, необходимите за работата му офис материали или въведете текуща информация в базата данни.
3.14. Организира приемането на посетителите, допринася за бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите.
3.15. Оформя дела в съответствие с утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в установените срокове.
3.16. Копирайте документи на лична копирна машина.

Секретарят има право:
4.1. Запознайте се с проектите на решения на ръководството на предприятието, свързани с неговата дейност.
4.2. Внася за разглеждане от ръководството предложения за подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в тази инструкция.
4.3. Получава от ръководителите на структурни подразделения, специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на техните задължения.
4.4. Да изискват от ръководството на предприятието съдействие при изпълнение на техните задължения и права.

5. ОТГОВОРНОСТ

Секретарят отговаря:

5.1. За неизпълнение (неправилно изпълнение) на служебните си задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика, до степента, определена от действащото трудово законодателство.
5.2. За нарушения, извършени при осъществяване на дейността си - в рамките, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство.
5.3. За причиняване на материални щети - в рамките, определени от действащото трудово, наказателно и гражданско законодателство.

Запознат с настоящата длъжностна характеристика: Дата. Подпис.

Длъжностна характеристика на секретар

ОДОБРЯВАМ
изпълнителен директор
Фамилия I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Общи положения

1.1. Секретарят принадлежи към категорията технически изпълнители.
1.2. Секретарят се назначава и освобождава от длъжност със заповед на генералния директор на дружеството.
1.3. Секретарят се отчита директно на генералния директор / ръководител на структурното подразделение на компанията.
1.4. По време на отсъствието на секретаря неговите права и задължения се прехвърлят на друго длъжностно лице, което се обявява в заповедта за организацията.
1.5. На длъжността секретар се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше, незавършено висше или средно специално, опит на подобна работа от шест месеца, познаване на офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер), програми на Microsoft Office. (Word, Excel).
1.6. В дейността си секретарят се ръководи от:
- законодателни актове на Руската федерация;
- Устава на дружеството, правилника за вътрешния трудов ред, други нормативни актове на дружеството;
- заповеди и разпореждания на ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

2. Задължения на секретаря

Секретарят изпълнява следните задължения:
2.1. Извършва работа по организационната и техническата поддръжка на административната и административна дейност на ръководителя.
2.2. Приема входящата кореспонденция за разглеждане от ръководителя, прехвърля я в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретен изпълнител за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.
2.3. Приема документи и лични становища за подпис от ръководителя.
2.4. Отговаря на телефонни обаждания, записва и предава служебна информация на ръководителя, организира телефонните разговори на ръководителя.
2.5. От името на ръководителя той съставя писма, искания и други документи.
2.6. Извършва работа по подготовката на срещите и срещите, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневния ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи.
2.7. Осъществява контрол върху изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и заповеди, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя, взети под контрол.
2.8. Осигурява работното място на ръководителя с необходимите средства за организационна технология, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната работа на ръководителя.
2.9. Организира приемането на посетителите, допринася за бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите.
2.10. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок.
2.11. Организира командировки на ръководителя: поръчва самолетни и железопътни билети, резервира хотели.
2.12. Изпълнява индивидуални служебни задачи на прекия си ръководител.

3. Права на секретаря

Секретарят има право:
3.1. Получава информация, включително поверителна, доколкото е необходима за решаване на възложените задачи.
3.2. Дават на ръководството предложения за подобряване на тяхната работа и работата на компанията.
3.3. Изисквайте лично или от името на ръководителя от отделите на предприятието и други специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на неговите задължения.
3.4. Изискване от ръководството за създаване на нормални условия за изпълнение на служебните задължения и опазване на всички документи, произтичащи от дейността на дружеството.
3.5. Вземете решения в рамките на вашата компетентност.

4. Отговорност на секретаря

Секретарят отговаря:
4.1. За неизпълнение и/или ненавременно, немарливо изпълнение на задълженията си.
4.2. За неспазване на действащите инструкции, заповеди и заповеди за опазване на търговската тайна и поверителна информация.
4.3. За нарушаване на правилника за вътрешния трудов ред, трудовата дисциплина, правилата за безопасност и пожарна безопасност.

Ако след като прочетете тази статия не сте получили окончателен отговор, потърсете бърза помощ:

ОПИСАНИЕ НА РАБОТАТА

Главен секретар

1. Общи положения

1.1. Тази инструкция е изготвена в съответствие с постановлението на Министерството на труда на Руската федерация от 21 август 1998 г. № 37 "Обща отраслова квалификационна характеристика на длъжностите на служителите, заети в предприятия, институции и организации."

1.2. Секретарят на ръководителя принадлежи към категорията технически изпълнител.

1.3. Тази длъжностна характеристика определя задълженията, правата и отговорностите на секретаря на ръководителя.

1.4. За длъжността секретар на ръководителя се приема лице с висше професионално образование без изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко 2 години.

1.5. Секретарят на ръководителя се назначава на длъжността със заповед на директора на техническото училище, докладва на директора на техническото училище и ръководителя на структурното звено на службата за управление на документи (DOW) на техническото училище.

1.6. Секретарят на мениджъра трябва да знае:

Конституцията на Руската федерация;

трудово законодателство;

Основните разпоредби на Единната държавна система за архивиране;

Законови и регулаторни правни актове, резолюции, правилници, инструкции и други регулаторни документи на висши органи относно документацията на техническото училище;

Основните нормативни и методически документи, регламентиращи правилата за подготовка и изпълнение на документи и организацията на работа с тях,

бизнес инструкции;

Стандарти на единната система за организационна и административна документация;

Процедурата за наблюдение на преминаването на официални документи и материали;

Методи за изследване, анализ, проектиране и разработване на документационни системи;

Редът за регистрация, класификация, съхранение, проверка на ценността на документите;

Организация на архиви;

Редът за планиране, проектиране и технология на работа на базата на организационна и компютърна технология на службата за документална поддръжка на управлението;

Организация на труда и управлението;

Структурата на техникума и неговите услуги;

Правилник за вътрешното трудово разписание на техникума;

Правила и норми за защита на труда.

1.7. Секретарят на ръководителя на работата се ръководи от:

Устав, заповеди и инструкции на директора на техникума;

Основните нормативни и методически документи, регламентиращи правилата за подготовка и изпълнение на документи и организацията на работа с тях, инструкции за работа в офиса;

Правилникът за вътрешния трудов ред на техникума;

Тази длъжностна характеристика.

1.8. По време на ваканция или временно отсъствие секретарят на ръководителя на неговите задължения се възлага на служителя на службата на предучилищната образователна институция със заповед на директора на техническото училище. Това лице придобива съответните права и носи отговорност за правилното изпълнение на възложените му задължения.

2. Функции

2.1. Организационна и техническа поддръжка на дейността на ръководителя на организацията.

2.2. Водене на отчетност.

2.3. Контрол върху изпълнението на заповедите и заповедите на ръководителя от служителите.

3. Длъжностни задължения

Изпълнителният секретар има следните отговорности:

3.1. Извършва работа по организационно-техническата поддръжка на административната и административната дейност на директора на техникума.

3.2. Приема кореспонденцията, представена за разглеждане от директора, предава я в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретни изпълнители за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.

3.3. Извършва офис работа, извършва различни операции с помощта на компютърни технологии, предназначени за събиране, обработка и представяне на информация при подготовката и вземането на решения.

3.4. Приема документи и лични становища за подпис от ръководителя.

3.5. Подготвя документи и материали, необходими за работата на ръководителя.

3.6. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурни подразделения и конкретни изпълнители на документи, получени за изпълнение, проверява правилността на изпълнението на изготвените проекти на документи, представени на ръководителя за подпис, осигурява тяхното висококачествено редактиране.

3.7. Организира телефонни разговори с ръководителя, записва информацията, получена в негово отсъствие и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация чрез приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, довежда информация до своя своевременно получено внимание чрез комуникационни канали.

3.8. От името на ръководителя изготвя писма, молби, други документи, подготвя отговори на авторите на писма.

3.9. Извършва работа по подготовката на срещите и срещите, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневния ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи.

3.10. Следи за изпълнението от служителите на техникума на издадените заповеди и указания, както и за спазването на сроковете за изпълнение на взетите под контрол указания и указания на ръководителя.

3.11. Поддържа контролно и регистрационно досие.

3.12. Осигурява работното място на ръководителя с необходимите средства за организационна технология, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната му работа.

3.13. Отпечатва, по указание на ръководителя, офис материали, необходими за неговата работа, или въвежда текуща информация в базата данни.

3.14. Организира приемането на посетителите, допринася за бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите.

3.15. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок.

3.16. Копира документи на лична копирна машина.

3.17. Изготвя и издава удостоверения по различни въпроси на учениците.

3.18 Изпълнява други указания на ръководителя на техническото училище и ръководителя на структурното звено (DOE) на техническото училище по въпроси, възникнали във връзка с необходимостта от работа.

4. Права

Секретарят на ръководителя има право:

4.1. Получават от ръководителите на службите на техническите училища информацията, необходима за изпълнението на техните дейности;

4.2. Внася предложения за деловодство в техникума за разглеждане от прякото ръководство;

4.3. Да изискват от ръководителите на службите да съдействат при изпълнение на задълженията си.

5. Отговорност

Изпълнителният секретар отговаря за:

5.1. За неизпълнение или неправилно изпълнение на служебните си задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика, до степента, определена от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

5.2. За престъпления, извършени в процеса на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от административното, наказателното и гражданското законодателство на Руската федерация.

5.3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от трудовото, наказателното и гражданското законодателство на Руската федерация.

5.4. За нарушаване на изискванията на федералния закон „За личните данни“ и други регулаторни правни актове на Руската федерация, както и вътрешните правила на техникума, регулиращи защитата на интересите на субектите на лични данни, процедурата за обработка и защита на личните данни - в границите, установени от действащото законодателство на Руската федерация.

5.5. За неизпълнение или неправилно изпълнение на техните функции и задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика, заповеди, инструкции, инструкции на ръководството на техникума, които не са включени в тази длъжностна характеристика, но възникват във връзка с производствени нужди и други нарушения - в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация: забележка, порицание, уволнение.

6. Взаимодействия

Главен секретар:

6.1. Работи по график, изготвен при 40-часова работна седмица и утвърден от директора на техникума.

6.2. Самостоятелно планира работата си за всяка учебна година и семестър. Работният план се одобрява от директора на техникума не по-късно от пет дни от началото на плановия период.

6.3. Получава информация от нормативно, правно, организационно и методическо естество от директора на техникума, запознава се със съответните документи срещу разписка.

6.4. Систематично обменя информация по въпроси от своята компетентност със заместник-директорите на техникума и служителите на техникума.

6.5. Спазва конфиденциалност.

Това, което секретарят трябва да знае и умее, е описано в квалификационния профил.

Квалификационна характеристика- това е нормативен документ, който установява какво трябва да прави този или онзи служител на работата си, какво трябва да знае и може да прави за това и какво трябва да бъде нивото на неговото обучение.

Длъжностни отговорности (секретарят трябва да може)Изпълнява технически функции за осигуряване и обслужване на работата на ръководителя на предприятието (или отдела), помага при планирането на работния ден на ръководителя. Получавайте необходимата информация за мениджъра от отдели или изпълнители, обаждайте се на служители от негово име. Организирайте телефонни разговори с ръководителя, приемайте и предавайте телефонни съобщения, записвайте получените съобщения в негово отсъствие и довеждайте тяхното съдържание до вниманието на ръководителя. Организиране на пътувания и командировки на ръководителя. Извършване на работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето, мястото и дневния ред на срещата или срещата, регистриране), водене и съставяне на протоколи. Осигурете работното място на ръководителя с канцеларски материали, организационно оборудване, създайте условия, благоприятстващи ефективната му работа. Предавайте и получавайте информация за приемни и домофонни устройства, бързо отпечатвайте различни материали по указание на ръководителя. Водете документална работа, приемайте кореспонденция, адресирана до ръководителя, организирайте я в съответствие с процедурата, приета в предприятието, и я предавайте след разглеждане на ръководителите на отдели или конкретни изпълнители за използване в процеса на тяхната работа или за изготвяне на отговор. Провеждайте информационни услуги за мениджъра и служителите (устни, документални, пишете рецензии в пресата, предоставяйте копия на интересни статии). Спазвайте сроковете за изпълнение на указанията на началника по лични изявления на граждани. Организира приемането на посетителите, като същевременно проявява такт и внимание към тях, допринася за бързото разглеждане на молбите и предложенията на служителите, оформя дела в съответствие с утвърдената номенклатура на делата, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива своевременно . Създавайте и използвайте бази данни (включително интернет информация).

Секретарят трябва да знае:дейността на фирмата и задълженията и компетенциите на служителите; разпоредби и инструкции за документално осигуряване; машинопис; работа на персонален компютър, съвременни компютърни редактори (Word, Excel и др.); правописни и пунктуационни правила; реда на подреждане на материала при отпечатване на различни документи; правила за работа на офис оборудване (факсове, мини-ATS, фотокопирни машини, диктофони, магнетофони); правила за използване на приемни и домофонни устройства; стандарти на единната система за организационна и административна документация; правилник за вътрешния трудов ред; основи на научната организация на секретарската работа; психологията на хората и законите на ефективната комуникация; офис етикет; правила и норми за защита на труда, мерки за безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита; чужд език на клиенти и партньори; Кодекс на труда на Руската федерация.

За разработването и уточняването на квалификационните характеристики в предприятията (фирмите) се разработват длъжностни характеристики.

Длъжностна характеристика - основният организационен и правен документ, регламентиращ дейността на секретаря, определящ неговите права, длъжност в организацията, естеството на работата. Секретарят разчита на този документ в отношенията си със служителите. Каквото пише в длъжностната характеристика, тогава ще се пита какви права има в нея, секретарката има такива.

Длъжностната характеристика на секретар е индивидуален документ, тъй като длъжността секретар има много степени. В малка организация (или фирма) ще има един секретар (секретар-референт). В по-големите организации ръководителят и неговите заместници могат да имат секретари във всяко структурно звено. Има секретари на борда, научни секретари на научни съвети и др. Всеки секретар винаги, въз основа на обхвата и спецификата на дейността на организацията, изискванията на ръководителя и доверието му в секретаря, развива своя собствена гама от задължения и права , различни комбинации от творчески, логически и технически видове работа. В същото време има типичен набор от управленски операции за документарни и бездокументални услуги, които извършват всички секретари. В допълнение, особеностите и сложността на съставянето на длъжностната характеристика на секретаря се дължат на гъвкавостта на неговите дейности. Поради това е невъзможно да се говори за някакъв стандарт на длъжностната характеристика на секретар (секретар-референт).

Въпреки това, както при всяка длъжностна характеристика, и към нея има общи изисквания. На първо място, той има вече установена унифицирана структура на текста, а именно разделите:

1. Общи положения;

2) функции;

3) служебни задължения;

5) отговорност;

6) взаимоотношения;

7) комуникации по позиция.

Може да се добави раздел „Оценка на работата“, а през последните години се увеличава броят на разделите „Организация на работата (дневен график)“.

Разделът "Общи положения" съдържа точното наименование на длъжността в съответствие с щатното разписание, мястото в системата за управление, т.е. наименованието на структурното звено и подчинението, процедурата за назначаване и освобождаване и процедурата за заместване. В големите организации, които имат служба DOW, секретарят е на двойно подчинение - директно на своя ръководител и на ръководителя на службата DOW. Секретарите се назначават и освобождават със заповед на ръководителя (в голяма организация - по предложение на ръководителя на службата DOW). В същия раздел са посочени изискванията за професионална подготовка и трудов стаж. Днес отношението към секретаря и изискванията към него се промениха драматично. Фирмите търсят секретарка с висше или средно специално образование, владееща чужд език и владееща компютър. Все по-често от секретаря, както и в чужбина, се изисква да знае не един, а два или повече чужди езика, тъй като фирмите имат многобройни контакти с чуждестранни партньори и секретарят комуникира с тях. Той също така съдържа указания за основните законодателни, регулаторни, регулаторни, методически, организационни, административни документи, от които секретарят се ръководи в работата си.

В раздела "Функции" са изброени основните дейности на секретаря (секретар-референт), например: информационна и документационна поддръжка на ръководителя, организационна поддръжка на работата на ръководителя, участие в подготовката на изложби и презентации и др.

В раздел „Отговорности“ са изброени всички видове работи, операции и технологии, използвани при тяхното изпълнение. В него се изброява в логическа последователност извършената от секретаря работа. Всички видове работа са разделени на операции с посочване на технологията на изпълнение. Например функцията "информационна и документационна поддръжка" е разделена на две части: документация и работа с документи. Документирането от своя страна включва изготвяне на писма (писма-покани, напомнителни писма и др.), телеграми и др., по указания на ръководителя на проекта; печат на документи на главата на компютър; проверка на правилността на изпълнението на документите, когато са представени за подпис на ръководителя (визи, наличие и коректност на данните в съответствие с изискванията на стандарта и др.); изработка и заверка на копия на документи и др. Работата с документи включва получаване на входящи документи (посочени са часове, например: в 09 и 16 часа), получаване на факсове и електронна поща (през деня); първична обработка на получените документи в съответствие с изискванията на деловодните инструкции; предварителен преглед на документи (ако е поверен на секретаря); регистрация на документи в съответствие с правилата, установени от организацията; доклад на документи до ръководителя и др.

Секцията "Права" е може би най-важната. Той подчертава мястото на секретаря в системата на управление, неговото значение, позиция в организацията. Именно чрез правата се виждат правомощията, делегирани от ръководителя на секретаря и степента на неговата независимост. Този раздел дава възможност на секретаря да освободи време на мениджъра за решаване на основните стратегически и тактически задачи.

Именно този раздел от длъжностната характеристика дава на секретаря (секретар-референт) по-големи или по-малки правомощия и определя степента на неговите възможности.

Раздел "Отговорност" е съставен в строго съответствие със закона.

Разделът „Взаимоотношения (връзки по длъжност)“ също е много важен за организиране на работата на всеки служител на административния апарат и на първо място това се дължи на активното въвеждане на автоматизирани системи, които изискват подробно посочване на каква информация, в под каква форма, на кого се предава и от кого идва.

През последните години в длъжностните характеристики често се появява раздел за оценка на работата. Обикновено посочва критериите за навременност на работата и нейното качество, например: липса на оплаквания, рекламации и оплаквания; липса на грешки в документите; спазване на сроковете за изпълнение на указания от ръководството и др.

По правило длъжностната характеристика завършва с посочване на процедурата за нейното преразглеждане. Условията за преразглеждане на длъжностната характеристика могат да бъдат промени в структурата на организацията, което води до преразпределение на задълженията на служителите, промяна в видовете работа, извършвани от секретаря, и въвеждане на компютърни технологии. Но много по-често се посочва периодът на задължително преразглеждане или повторно одобрение на инструкцията (3 години или 5 години).

Незадължителна секция е "Организация на работата", но напоследък е много популярна и се среща все по-често. Дава приблизителен дневен график за работата на секретаря. Може да изглежда така.

ПЪРВАТА ПОЛОВИНА НА РАБОТНИЯ ДЕН:

1) дойде на работа 10 минути преди ръководителя, за да провери състоянието на работното място (своето и главата), да се приведе в ред, да състави или изясни план за следващия ден;

2) подбира необходимите документи и дела в съответствие с плана;

3) получавате кореспонденция, запознавате се със съдържанието, оставяте настрана документи, които изискват приоритетно решение на ръководителя;

4) телеграми, спешни факсове и телефонни съобщения за незабавно предаване на главата;

5) подготвя варианти за възможни отговори или решения по останалите документи, разпределя между изпълнителите;

6) преглед на получени рецензии, доклади, покани и др.; Записвайте датите и часовете на всички събития във вашия дневник-календар;

7) съхранява документите, необходими за текущата информационно-справочна работа;

8) докладва на ръководителя за получената кореспонденция;

9) изяснява, заедно с ръководителя, съдържанието на планираните дейности за текущия ден;

10) предава по телефона и лично инструкциите на ръководителя на съответните изпълнители и напомня за изтичащите срокове за изпълнение на документите.

СЛЕДОБЕД:

1) събиране и подготовка за подписване на изпълнени документи;

2) докладва на ръководителя за изпълнените документи, взема обработените от него документи от ръководителя;

3) обработва и изпраща изходящи документи;

4) планирайте дейности за следващия ден.

През целия работен ден са:

а) работа с посетители, телефонни разговори;

б) завеждане на изпълнени документи по дела;

в) извършване на работа на компютър;

г) организиране на копирането на документи в съответствие с инструкциите на ръководителя.

КРАЙ НА РАБОТНИЯ ДЕН:

1) прегледайте дневника си и информирайте съответните отдели за необходимостта от подготовка за определени дейности;

2) ако ръководителят остане да работи след края на работния ден, е необходимо да му се предостави цялата необходима информация, материали;

3) подредете работното си място, извадете документите, заключете сейфа и всички картотеки с ключ, изключете електронното и техническо оборудване от мрежата.

Длъжностната характеристика е неразделна част от целия пакет от документи, необходими за организиране работата на административния апарат.

СЪВЕТ.Организирайте работния си ден така, че да можете да правите всичко и да сте полезни на всички. Отдайте се на работата си, но не забравяйте, че има въпроси, които не са от вашата компетентност. Затова правете само това, което трябва.

Обобщаване:трябва отново да се отбележи, че длъжностната характеристика на секретаря е индивидуален документ, тъй като длъжността секретар има много степени. Всеки секретар, въз основа на обхвата и спецификата на дейността на организацията, изискванията на ръководителя и доверието му в секретаря, има свой набор от задължения и права, различни комбинации от творчески, логически и технически видове работа.

Главният инженер на предприятието обикновено се счита за дясната ръка на директора, а заместник-търговецът е лявата, но когато няма секретар, директорът е напълно без ръце.

Длъжностната характеристика на секретаря съдържа изисквания за квалификацията на служител, установява процедурата за неговото подчинение, назначаване и освобождаване. Документът описва функционалните задължения, правата на служителя, неговата отговорност. Правомощията на секретаря се определят от спецификата на организацията.

Примерна длъжностна характеристика на отговорен секретар

аз Общи положения

1. Секретарят принадлежи към категорията "технически изпълнители".

2. Секретарят е на пряко подчинение на генералния директор/ръководителя на структурното подразделение.

3. Назначаването или освобождаването на секретаря се извършва със заповед на генералния директор.

4. На длъжността секретар се назначава лице със средно специално образование и най-малко една година опит на подобна длъжност.

5. По време на отсъствието на секретаря, функционалните задължения, права, отговорности се прехвърлят на друго длъжностно лице, както се съобщава в заповедта за организацията.

6. Секретарят трябва да знае:

• организационна структура;
• норми на делово общуване и етикет;
• организиране на офис работа;
• основите на гражданското, трудовото законодателство на Руската федерация;
• правила за експлоатация на организационната и компютърна техника;
• приложни програми (Word, Excel и др.);
• машинопис;
• правила за защита на труда, мерки за безопасност, противопожарна защита.

7. Секретарят в своята дейност се ръководи от:

• уставът на организацията;
• законодателството на Руската федерация;
• правила за вътрешния трудов ред, други нормативни актове на организацията;
• заповеди и разпореждания на ръководството;
• тази длъжностна характеристика.

II. Длъжностни задължения на секретаря

Секретарят изпълнява следните функции:

1. Приема посетители.

2. Приема и предава документи и лични становища за подпис на ръководителя.

3. Приема за разглеждане постъпилата от ръководителя кореспонденция. В съответствие с решението го изпраща на структурни звена или конкретни лица за използване в работата.

4. Провежда комуникация с помощта на средства за комуникация, регистрира, предава служебна информация на ръководителя.

5. Осъществява дейности по техническото, организационното осигуряване на работата на ръководителя.

6. Съставя молби, писма, други документи от името на ръководителя.

7. Ангажирани в подготовката на срещи, срещи, организирани от главата. Събира необходимата информация, регистрира, информира участниците за мястото, часа на събранието, дневния ред. Води и съставя протоколи от заседанията.

8. Организира командировки на ръководителя: закупува билети, наема транспорт, помещения.

9. Контролира изпълнението от служители на организацията на заповеди, заповеди на ръководството.

10. Оформя дела, осигурява безопасността на документите, предава ги своевременно в архива.

11. Изпълнява отделни служебни задачи на ръководителя.

III. права

Секретарят има право:

1. Вземат самостоятелни решения в рамките на своята компетентност.

2. Не пристъпвайте към упражняване на правомощията си при опасност за живота или здравето.

3. Да изисква от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните си задължения, безопасността на материалните активи, документите.

4. Получават служебна информация в пълен обем за осъществяване на правомощията си.

5. Изпращайте предложения за рационализация на ръководството за подобряване на дейността на организацията и собствената си работа.

6. Информира ръководителя за установените недостатъци в дейността на организацията, прави предложения за тяхното отстраняване.

7. Получавайте от служителите на структурните подразделения необходимите материали и обяснения за причините за нарушаване на сроковете и качеството на изпълнение на задачите, указания на ръководството.

IV. Отговорност

Секретарят отговаря за:

1. Провеждане на неоторизирано представителство на интересите на организацията, срещи.

2. Резултати от взетите решения, собствени действия.

3. Неправилно изпълнение на служебните задължения.

4. Нарушаване на изискванията на управителните документи на организацията.

5. Незаконно боравене с лична информация, прехвърляне на поверителна информация, търговски тайни.

6. Причиняване на вреди на организацията, нейните служители, контрагенти, държавата.

7. Нарушаване на изискванията на трудовата дисциплина, правилата за вътрешния трудов ред, стандартите за безопасност, противопожарна защита.

8. Нарушаване на етикета, нормите на бизнес общуване.

съдебен служител

Секретарят на съдебното заседание е държавен служител и работи само в съдилищата. Осигурява документалната работа на съдията, съдебните процеси, участва в заседания. Този служител има следните функционални отговорности:

1. Събира и изготвя материали по делото за разглеждане в съдебно заседание.

2. Води протокол от съдебното заседание.

3. Подготвя и изпраща призовки, призовки на участниците в събранието.

4. Съставя съдебни дела в съответствие с изискванията на законите.

Секретар-деловодител

Секретар-деловодител - длъжностно лице, което поддържа документооборота на организацията. Задачите му включват:

1. Провеждане на телефонни разговори и работа с клиенти.

2. Следи за навременното изпълнение на записаните в документите задължения.

3. Регистрация и обработка на кореспонденция.

4. Превод на документи, кореспонденция от чужд език.

5. Поддържане на архив от документи.