Kotib nimani bilishi kerak? Qanday qilib yaxshi kotib bo'lish mumkin. Kotib qancha maosh oladi

Kotibning ish tavsifi

Ushbu ish ta'rifi Natalya Vladimirovna Ivanova bilan tuzilgan mehnat shartnomasi asosida ishlab chiqilgan va tasdiqlangan.
rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining qoidalari va boshqa me'yoriy hujjatlar
Rossiya Federatsiyasida mehnat munosabatlarini tartibga soluvchi hujjatlar.

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi, korxona direktorining buyrug'i bilan ishga olinadi va ishdan olinadi.
1.2. Oliy kasbiy ma'lumotga ega bo'lgan, ish stajiga yoki o'rta maxsus ma'lumotga ega bo'lgan va mutaxassislik bo'yicha kamida 2 yil ish tajribasiga ega bo'lgan shaxs kotib lavozimiga tayinlanadi.
1.3. Rahbar kotibi bevosita korxona rahbariga hisobot beradi.
1.4. Rahbar kotibi o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
bajarilgan ishlar bo'yicha normativ hujjatlar;
tegishli masalalarga oid uslubiy materiallar;
korxona ustavi;
mehnat qoidalari;
korxona direktorining (bevosita rahbari) buyruqlari va farmoyishlari;
ushbu ish tavsifi.

1.5. Menejerning kotibi bilishi kerak:
korxona faoliyati va ish yuritish bilan bog'liq qarorlar, farmoyishlar, buyruqlar va boshqa yo'l-yo'riq materiallari va me'yoriy hujjatlar;
korxona va uning bo'linmalarining tuzilishi va boshqaruvi;
ish yuritishni tashkil etish;
hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari;
arxiv biznesi;
yozuv yozuvi;
qabul qiluvchi va interkom qurilmalaridan foydalanish qoidalari;
tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimining standartlari;
standart shakllardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari;
etika va estetika asoslari;
biznes aloqa qoidalari;
mehnatni tashkil etish va boshqarish asoslari;
kompyuter texnikasidan foydalanish qoidalari;
ma'muriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari;
ichki mehnat qoidalari;
mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari.
1.6. Rahbar kotibi bo'lmagan davrda uning vazifalari belgilangan tartibda o'ziga yuklangan vazifalarning lozim darajada bajarilishi uchun to'liq javobgar bo'lgan tayinlangan o'rinbosari tomonidan amalga oshiriladi.

2. FUNKSIYALAR

Mas'ul kotib quyidagilar uchun javobgardir:
2.1. Korxona rahbarining ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshirish.
2.2. Ish yuritish.
2.3. Mehmonlarni qabul qilishni tashkil etish.

3. MAZMURLIK MASLAHATLARI

O'ziga yuklangan funktsiyalarni bajarish uchun korxona rahbarining kotibi:
3.1. Korxona rahbarining ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshirish.
3.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun yozishmalarni qabul qilish, qabul qilingan qarorga muvofiq uni tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq ijrochilarga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun topshirish.
3.3. Ish yuritish, qarorlarni tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni to'plash, qayta ishlash va taqdim etish uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda turli operatsiyalarni bajarish.
3.4. Korxona rahbarining imzosi uchun hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni qabul qiling.
3.5. Rahbarning ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlang.
3.6. Tarkibiy bo‘linmalar va aniq ijrochilar tomonidan ijroga qabul qilingan hujjatlarning o‘z vaqtida ko‘rib chiqilishi va taqdim etilishini nazorat qilish, imzolash uchun rahbarga taqdim etilgan tayyorlangan hujjatlar loyihalari rasmiylashtirilishining to‘g‘riligini tekshirish hamda ularning sifatli tahrir qilinishini ta’minlash.
3.7. Rahbarning telefon orqali so'zlashuvlarini tashkil etish, u yo'qligida olingan ma'lumotlarni yozib olish va uning mazmunini uning e'tiboriga etkazish, qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek telefon xabarlari orqali ma'lumotlarni uzatish va qabul qilish; aloqa kanallari orqali olingan ma’lumotlarni o‘z vaqtida uning e’tiboriga havola etish.
3.8. Rahbar nomidan xatlar, so'rovlar, boshqa hujjatlar yozing, xat mualliflariga javoblar tayyorlang.
3.9. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarga tayyorgarlik ko'rish (zaruriy materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi to'g'risida xabardor qilish, ularni ro'yxatga olish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritish va rasmiylashtirish.
3.10. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruq va ko'rsatmalarning bajarilishi, shuningdek korxona rahbarining nazoratga olingan ko'rsatmalari va topshiriqlarini bajarish muddatlariga rioya etilishi ustidan nazoratni amalga oshirish.
3.11. Nazorat va ro'yxatga olish faylini saqlang.
3.12. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy texnologiya vositalari, ish yuritish materiallari bilan ta'minlash, uning samarali ishlashi uchun sharoit yaratish.
3.13. Rahbarning ko'rsatmasi bilan uning ishi uchun zarur bo'lgan ofis materiallarini chop eting yoki ma'lumotlar bankiga joriy ma'lumotlarni kiriting.
3.14. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga hissa qo‘shish.
3.15. Ishlarni tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq shakllantirsin, saqlanishini ta’minlasin va belgilangan muddatlarda arxivga topshirsin.
3.16. Hujjatlarni shaxsiy nusxa ko'chirish mashinasida nusxalash.

Kotib quyidagi huquqlarga ega:
4.1. Korxona rahbariyatining uning faoliyatiga oid qarorlar loyihalari bilan tanishish.
4.2. Ushbu yo‘riqnomada nazarda tutilgan vazifalarga taalluqli ishlarni takomillashtirish bo‘yicha takliflarni rahbariyat ko‘rib chiqishi uchun taqdim etish.
4.3. Tarkibiy bo'linmalar rahbarlaridan, mutaxassislardan o'z vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni olish.
4.4. Korxona rahbariyatidan o'z majburiyatlari va huquqlarini bajarishda yordam berishni talab qilish.

5. MAS'uliyat

Kotib javobgardir:

5.1. Amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan darajada ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan o'z xizmat vazifalarini bajarmaganligi (loyiq bajarmaganligi) uchun.
5.2. O'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun - amaldagi ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.
5.3. Moddiy zarar yetkazganlik uchun - amaldagi mehnat, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

Ushbu ish tavsifi bilan tanishdim: Sana. Imzo.

Kotibning ish tavsifi

TASDIQLASH
Bosh direktor
Familiyasi I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
1.2. Kotib kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib to'g'ridan-to'g'ri kompaniyaning bosh direktori / tarkibiy bo'linmasi rahbariga hisobot beradi.
1.4. Kotib yo'qligida uning huquqlari va majburiyatlari tashkilot uchun buyruqda e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.
1.5. Kotib lavozimiga quyidagi talablarga javob beradigan shaxs tayinlanadi: ma'lumoti - oliy, to'liq bo'lmagan oliy yoki o'rta maxsus, olti oydan beri shu kabi ish tajribasi, orgtexnika (faks, nusxa ko'chirish, skaner, printer), Microsoft Office dasturlarini bilish (Word, Excel).
1.6. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
- Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari;
- jamiyat ustavi, ichki mehnat qoidalari, jamiyatning boshqa me'yoriy hujjatlari;
- rahbariyatning buyruq va farmoyishlari;
- bu ish tavsifi.

2. Kotibning vazifalari

Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
2.2. Kiruvchi xat-xabarlarni rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qiladi, qabul qilingan qarorga muvofiq tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq pudratchiga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun topshiradi.
2.3. Rahbarning imzosi uchun hujjatlar va shaxsiy arizalarni qabul qiladi.
2.4. Telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, rasmiy ma'lumotlarni yozib oladi va rahbarga uzatadi, rahbarning telefon suhbatlarini tashkil qiladi.
2.5. Rahbar nomidan xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni tuzadi.
2.6. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (zaruriy materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.
2.7. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va buyruqlarning bajarilishi, shuningdek, rahbarning nazoratga olingan ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishi ustidan nazoratni amalga oshiradi.
2.8. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy texnologiya vositalari, ish yuritish materiallari bilan ta'minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
2.9. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga hissa qo‘shadi.
2.10. Ishlarni tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
2.11. Rahbarning xizmat safarlarini tashkil qiladi: avia va temir yo'l chiptalariga buyurtma beradi, mehmonxonalarni kitoblaydi.
2.12. O'zining bevosita rahbarining shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

3. Kotibning huquqlari

Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni olish.
3.2. Rahbariyatga o'z ishini va kompaniya faoliyatini yaxshilash bo'yicha takliflar bilan ta'minlash.
3.3. Shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.
3.4. Rahbariyatdan xizmat vazifalarini bajarish va kompaniya faoliyatidan kelib chiqadigan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratishni talab qilish.
3.5. O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.

4. Kotibning javobgarligi

Kotib javobgardir:
4.1. O'z vazifalarini bajarmaganlik va / yoki o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarganlik uchun.
4.2. Tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va buyruqlarga rioya qilmaslik uchun.
4.3. Ichki mehnat qoidalari, mehnat intizomi, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

Agar ushbu maqolani o'qib bo'lgach, siz aniq javob olmagan bo'lsangiz, tez yordam so'rang:

ISHNING TAVSIFI

Bosh kotib

1. Umumiy qoidalar

1.1. Ushbu ko'rsatma Rossiya Federatsiyasi Mehnat vazirligining 1998 yil 21 avgustdagi qaroriga muvofiq tuzilgan. 37-son «Korxonalar, muassasalar va tashkilotlarda ishlaydigan xodimlarning lavozimlarining umumiy sanoat malaka tavsiflari».

1.2. Rahbarning kotibi texnik ijrochi toifasiga kiradi.

1.3. Ushbu ish ta'rifi rahbar kotibining majburiyatlari, huquqlari va majburiyatlarini belgilaydi.

1.4. Rahbar kotibi lavozimiga ish stajiga yoki o'rta-maxsus ma'lumotga va mutaxassislik bo'yicha kamida 2 yil ish stajiga talablar qo'yilmagan holda oliy kasbiy ma'lumotga ega bo'lgan shaxs qabul qilinadi.

1.5. Rahbarning kotibi texnikum direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi, texnikum direktoriga va texnik maktabning hujjat aylanishi xizmatining (DOW) tarkibiy bo'linmasi boshlig'iga hisobot beradi.

1.6. Menejerning kotibi bilishi kerak:

rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasi;

mehnat qonunchiligi;

Yagona davlat ish yuritish tizimining asosiy qoidalari;

Texnik maktabni hujjatlashtirishga oid qonunchilik va me'yoriy-huquqiy hujjatlar, yuqori organlarning qarorlari, nizomlari, yo'riqnomalari va boshqa me'yoriy hujjatlari;

Hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish va ular bilan ishlashni tashkil etish qoidalarini tartibga soluvchi asosiy me'yoriy-uslubiy hujjatlar;

biznes ko'rsatmalari;

tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimining standartlari;

Rasmiy hujjatlar va materiallarning o'tishini nazorat qilish tartibi;

Hujjatlar tizimini tadqiq qilish, tahlil qilish, loyihalash va ishlab chiqish usullari;

Hujjatlarni hisobga olish, tasniflash, saqlash, qiymatini tekshirish tartibi;

Arxivlarni tashkil etish;

Boshqaruvning hujjatli ta'minoti xizmatining tashkiliy va kompyuter texnologiyalari asosida ishlarni rejalashtirish, loyihalash va texnologiyasi tartibi;

Mehnat va boshqaruvni tashkil etish;

Texnikumning tuzilishi va uning xizmatlari;

Texnikumning ichki mehnat tartibi qoidalari;

Mehnatni muhofaza qilish qoidalari va normalari.

1.7. Ish boshlig'ining kotibi quyidagilarga rahbarlik qiladi:

Texnikum direktorining nizomi, buyruqlari va ko'rsatmalari;

Hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish va ular bilan ishlashni tashkil etish qoidalarini tartibga soluvchi asosiy me'yoriy-uslubiy hujjatlar, ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar;

Texnik maktabning ichki mehnat qoidalari;

Ushbu ish tavsifi.

1.8. Ta'til yoki vaqtincha yo'qligi davrida uning vazifalari boshlig'ining kotibi texnik maktab direktorining buyrug'i bilan maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatining xodimiga tayinlanadi. Bu shaxs tegishli huquqlarga ega bo'ladi va o'ziga yuklangan vazifalarni to'g'ri bajarish uchun javobgardir.

2. Funksiyalar

2.1. Tashkilot rahbari faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash.

2.2. Ish yuritish.

2.3. Xodimlar tomonidan rahbarning buyruqlari va buyruqlari bajarilishini nazorat qilish.

3. Mehnat majburiyatlari

Mas'ul kotib quyidagi majburiyatlarga ega:

3.1. Texnikum direktorining ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.

3.2. Direktor tomonidan ko‘rib chiqish uchun taqdim etilgan xat-xabarlarni qabul qiladi, qabul qilingan qarorga muvofiq uni tarkibiy bo‘linmalarga yoki aniq ijrochilarga ish jarayonida foydalanish yoki javoblar tayyorlash uchun topshiradi.

3.3. Ofis ishlarini olib boradi, qarorlarni tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni to'plash, qayta ishlash va taqdim etish uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda turli operatsiyalarni bajaradi.

3.4. Rahbarning imzosi uchun hujjatlar va shaxsiy arizalarni qabul qiladi.

3.5. Rahbarning ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlaydi.

3.6. Tuzilmaviy bo‘linmalar va aniq ijrochilar tomonidan ijro uchun kelib tushgan hujjatlarning o‘z vaqtida ko‘rib chiqilishi va taqdim etilishini nazorat qiladi, imzolash uchun rahbarga taqdim etilgan tayyorlangan hujjatlar loyihalari rasmiylashtirilishining to‘g‘riligini tekshiradi, ularning sifatli tahrirlanishini ta’minlaydi.

3.7. Rahbar bilan telefon orqali suhbatlarni tashkil qiladi, u yo'qligida olingan ma'lumotlarni yozib oladi va uning mazmunini uning e'tiboriga etkazadi, qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek, telefon xabarlari orqali ma'lumotlarni uzatadi va oladi, unga ma'lumotlarni yetkazadi. aloqa kanallari orqali o'z vaqtida olingan e'tibor.

3.8. Rahbar nomidan xatlar, so'rovlar, boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi, xat mualliflariga javoblar tayyorlaydi.

3.9. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (zaruriy materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.

3.10. Texnikum xodimlari tomonidan berilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek, rahbarning nazoratga olingan ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya qilinishini nazorat qiladi.

3.11. Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi.

3.12. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy texnologiya vositalari, ish yuritish materiallari bilan ta'minlaydi, uning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.

3.13. Rahbarning ko'rsatmasi bilan uning ishi uchun zarur bo'lgan ofis materiallarini chop etadi yoki joriy ma'lumotlarni ma'lumotlar bankiga kiritadi.

3.14. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga hissa qo‘shadi.

3.15. Ishlarni tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.

3.16. Hujjatlarni shaxsiy nusxa ko'chirish mashinasida ko'chiradi.

3.17. Talabalarga turli masalalar bo'yicha sertifikatlar tayyorlaydi va beradi.

3.18. Texnik maktab rahbari va texnik maktabning tarkibiy bo'linmasi (DOE) boshlig'ining ish zarurati bilan bog'liq bo'lgan masalalar bo'yicha boshqa ko'rsatmalarini bajarish.

4. Huquqlar

Rahbar kotibi quyidagi huquqlarga ega:

4.1. Texnik maktab xizmatlari rahbarlaridan o'z faoliyatini amalga oshirish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni olish;

4.2. Texnik maktabda ish yuritish bo'yicha takliflarni bevosita rahbariyatga ko'rib chiqish uchun kiritish;

4.3. Xizmatlar rahbarlaridan o'z vazifalarini bajarishda yordam berishlarini talab qilish.

5. Mas'uliyat

Mas'ul kotib quyidagilar uchun javobgardir:

5.1. Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan darajada ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan o'z xizmat vazifalarini bajarmaganlik yoki lozim darajada bajarmaganlik uchun.

5.2. O'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun - Rossiya Federatsiyasining ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunlarida belgilangan chegaralar doirasida.

5.3. Moddiy zarar etkazganlik uchun - Rossiya Federatsiyasi mehnat, jinoiy va fuqarolik qonunlarida belgilangan chegaralar doirasida.

5.4. "Shaxsiy ma'lumotlar to'g'risida" Federal qonuni va Rossiya Federatsiyasining boshqa me'yoriy-huquqiy hujjatlari talablarini, shuningdek shaxsiy ma'lumotlar sub'ektlarining manfaatlarini himoya qilishni tartibga soluvchi texnik maktabning ichki qoidalarini, qayta ishlash va qayta ishlash tartibini buzganlik uchun. shaxsiy ma'lumotlarni himoya qilish - Rossiya Federatsiyasining amaldagi qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

5.5. Ushbu lavozim tavsifida, texnikum rahbariyatining buyruqlari, ko'rsatmalari, ko'rsatmalarida nazarda tutilgan o'z funktsiyalari va majburiyatlarini bajarmaganlik yoki lozim darajada bajarmaganlik uchun, ushbu lavozim tavsifiga kiritilmagan, lekin ishlab chiqarish ehtiyojlari va boshqa huquqbuzarliklar bilan bog'liq holda - Rossiya Federatsiyasining amaldagi qonunchiligiga muvofiq: eslatma, tanbeh, ishdan bo'shatish.

6. O'zaro ta'sirlar

Bosh kotib:

6.1. 40 soatlik ish haftasi asosida tuzilgan va texnikum direktori tomonidan tasdiqlangan jadvalga muvofiq ishlaydi.

6.2. Har bir o‘quv yili va semestr uchun o‘z ishini mustaqil ravishda rejalashtiradi. Ish rejasi texnik maktab direktori tomonidan rejalashtirish davri boshlangan kundan boshlab besh kundan kechiktirmay tasdiqlanadi.

6.3. Texnikum direktoridan normativ-huquqiy, tashkiliy-uslubiy xarakterdagi ma’lumotlarni oladi, kvitansiyaga qarshi tegishli hujjatlar bilan tanishadi.

6.4. Texnik maktab direktorining o'rinbosarlari va texnikum xodimlari bilan o'z vakolatiga kiradigan masalalar bo'yicha tizimli ravishda ma'lumot almashadi.

6.5. Maxfiylikni saqlaydi.

Kotib nimani bilishi va qila olishi malaka profilida ko'rsatilgan.

Malakaviy xususiyat- bu me'yoriy hujjat bo'lib, u yoki bu xodim o'z ishida nima qilishi kerak, buning uchun u nimani bilishi va qila olishi va uning tayyorgarlik darajasi qanday bo'lishi kerakligini belgilaydi.

Lavozimi mas'uliyat (kotib bilishi kerak) Korxona (yoki bo'linma) rahbarining ishini ta'minlash va unga xizmat ko'rsatish uchun texnik funktsiyalarni bajarish, rahbarning ish kunini rejalashtirishga yordam berish. Menejer uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni bo'limlardan yoki ijrochilardan oling, uning nomidan xodimlarni chaqiring. Rahbar bilan telefon suhbatlarini tashkil qilish, telefon xabarlarini qabul qilish va uzatish, uning yo'qligida olingan xabarlarni yozib olish va ularning mazmunini rahbarning e'tiboriga etkazish. Rahbarning sayohatlari va xizmat safarlarini tashkil qilish. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarga tayyorgarlik ko'rish (zaruriy materiallarni to'plash, yig'ilish yoki yig'ilishning vaqti, joyi va kun tartibi to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish, ularni ro'yxatga olish), bayonnomalarni yuritish va rasmiylashtirish. Rahbarning ish joyini ish yuritish materiallari, tashkiliy jihozlar bilan ta'minlash, uning samarali ishlashi uchun sharoit yaratish. Qabul qiluvchi va interkom qurilmalari haqida ma'lumot uzatish va qabul qilish, boshning yo'nalishi bo'yicha turli materiallarni tezda chop etish. Hujjatlashtirish ishlarini olib borish, rahbar nomiga kelgan yozishmalarni qabul qilish, uni korxonada qabul qilingan tartibda tashkil etish va ko'rib chiqilgandan so'ng bo'limlar boshliqlariga yoki aniq ijrochilarga ish jarayonida foydalanish yoki javob tayyorlash uchun topshirish. Rahbar va xodimlar uchun axborot xizmatlarini o'tkazish (og'zaki, hujjatli filmlar, matbuot sharhlarini yozish, qiziqarli maqolalarning nusxalarini taqdim etish). Fuqarolarning shaxsiy arizalari bo'yicha rahbarning ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya qiling. tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish, ularga xushmuomalalik va e’tibor ko‘rsatish, xodimlarning murojaat va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga hissa qo‘shish, tasdiqlangan ish nomenklaturasiga muvofiq ishlarni shakllantirish, ularning saqlanishini ta’minlash va o‘z vaqtida arxivga topshirish. . Ma'lumotlar bazalarini yaratish va ulardan foydalanish (shu jumladan Internet ma'lumotlari).

Kotib bilishi kerak: kompaniya faoliyati, xodimlarning majburiyatlari va vakolatlari; hujjatlarni qo'llab-quvvatlash bo'yicha qoidalar va ko'rsatmalar; yozuv yozuvi; shaxsiy kompyuterda ishlash, zamonaviy kompyuter muharrirlari (Word, Excel va boshqalar); imlo va tinish belgilari; turli hujjatlarni chop etishda materialni joylashtirish tartibi; orgtexnika vositalarini (fakslar, mini-ATS, nusxa ko'chirish, ovoz yozish, magnitafon) ishlatish qoidalari; qabul qiluvchi va interkom qurilmalaridan foydalanish qoidalari; tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimining standartlari; ichki mehnat qoidalari; kotibiyat ishini ilmiy tashkil etish asoslari; odamlar psixologiyasi va samarali muloqot qonuniyatlari; ofis odobi; mehnatni muhofaza qilish qoidalari va normalari, xavfsizlik choralari, ishlab chiqarish sanitariyasi va yong'indan himoya qilish; mijozlar va hamkorlarning chet tili; Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi.

Korxonalarda (firmalarda) malaka tavsiflarini ishlab chiqish va spetsifikatsiya qilish uchun lavozim tavsiflari ishlab chiqiladi.

Lavozim tavsifi - kotib faoliyatini tartibga soluvchi, uning huquqlarini, tashkilotdagi mavqeini, ish xususiyatini belgilovchi asosiy tashkiliy-huquqiy hujjat. Kotib xodimlar bilan munosabatlarida ushbu hujjatga tayanadi. Ish ta'rifida nima yozilgan bo'lsa, unda qanday huquqlar berilganligi so'raladi, kotibda ular bor.

Kotibning ish tavsifi individual hujjatdir, chunki kotib lavozimi ko'plab darajalarga ega. Kichik tashkilotda (yoki firmada) bitta kotib (kotib-referent) bo'ladi. Kattaroq tashkilotlarda rahbar va uning o‘rinbosarlari har bir tarkibiy bo‘linmada kotiblarga ega bo‘lishi mumkin. Kengash kotiblari, ilmiy kengashlarning ilmiy kotiblari va boshqalar bor. Har bir kotib har doim tashkilot faoliyatining ko‘lami va o‘ziga xosligi, rahbarning talablari va kotibga bo‘lgan ishonchidan kelib chiqib, o‘ziga xos vazifa va huquqlar doirasini ishlab chiqadi. , ijodiy, mantiqiy va texnik ish turlarining turli kombinatsiyalari. Shu bilan birga, barcha kotiblar bajaradigan hujjatli va hujjatsiz xizmatlar uchun boshqaruv operatsiyalarining odatiy to'plami mavjud. Bundan tashqari, kotibning ish tavsifini tuzishning o'ziga xosligi va murakkabligi uning faoliyatining ko'p qirraliligi bilan bog'liq. Shuning uchun kotib (kotib-referent) lavozim tavsifining biron bir yagona standarti haqida gapirish mumkin emas.

Biroq, har qanday ish tavsifida bo'lgani kabi, unga ham umumiy talablar mavjud. Birinchidan, u matnning allaqachon o'rnatilgan birlashtirilgan tuzilishiga ega, ya'ni bo'limlar:

1. Umumiy qoidalar;

2) funksiyalar;

3) rasmiy vazifalar;

5) javobgarlik;

6) munosabatlar;

7) lavozim bo'yicha aloqalar.

"Ishni baholash" bo'limi qo'shilishi mumkin va so'nggi yillarda "Mehnatni tashkil etish (kundalik jadval)" bo'limlari soni ortib bormoqda.

"Umumiy qoidalar" bo'limida shtat jadvaliga muvofiq lavozimning aniq nomi, boshqaruv tizimidagi o'rni, ya'ni tarkibiy bo'linma va bo'ysunishning nomi, lavozimga tayinlash va ishdan bo'shatish tartibi va almashtirish tartibi ko'rsatilgan. DOW xizmatiga ega bo'lgan yirik tashkilotlarda kotib ikki tomonlama bo'ysunadi - to'g'ridan-to'g'ri uning rahbariga va DOW xizmati rahbariga. Kotiblar rahbarning buyrug'i bilan (katta tashkilotda - DOW xizmati rahbarining taklifiga binoan) tayinlanadi va ishdan olinadi. Xuddi shu bo'limda kasbiy tayyorgarlik va ish tajribasiga qo'yiladigan talablar ko'rsatilgan. Bugun kotibga munosabat, unga qo‘yiladigan talablar tubdan o‘zgardi. Firmalarga oliy yoki o'rta maxsus ma'lumotli, chet tilini biladigan, kompyuterda yaxshi so'zlasha oladigan kotiba ishga taklif qilinadi. Chet elda bo'lgani kabi, kotibdan ham bir emas, balki ikki yoki undan ortiq xorijiy tillarni bilish talabi tobora ortib bormoqda, chunki firmalar xorijiy sheriklar bilan ko'plab aloqalarga ega va kotib ular bilan muloqot qiladi. Shuningdek, u kotib o'z ishida rahbarlik qiladigan asosiy qonunchilik, me'yoriy, normativ, uslubiy, tashkiliy, ma'muriy hujjatlarning ko'rsatkichlarini o'z ichiga oladi.

"Funktsiyalar" bo'limida kotib (kotib-referent) faoliyatining asosiy yo'nalishlari ko'rsatilgan, masalan: rahbarni axborot va hujjatlashtirish, rahbar ishini tashkiliy ta'minlash, ko'rgazmalar va taqdimotlarni tayyorlashda ishtirok etish va boshqalar.

"Mas'uliyat" bo'limida barcha turdagi ishlar, operatsiyalar va ularni amalga oshirishda qo'llaniladigan texnologiyalar ro'yxati keltirilgan. Unda kotib tomonidan bajarilgan ishlar mantiqiy ketma-ketlikda sanab o‘tiladi. Ishlarning barcha turlari bajarish texnologiyasini ko'rsatgan holda operatsiyalarga bo'linadi. Masalan, "axborot va hujjat bilan ta'minlash" funktsiyasi ikki qismga bo'linadi: hujjatlashtirish va hujjatlar bilan ishlash. Hujjatlar, o'z navbatida, loyiha rahbarining ko'rsatmasi bo'yicha xatlar (taklifnomalar, eslatma xatlari va boshqalar), telegrammalar va boshqalarni tayyorlashni o'z ichiga oladi; boshning hujjatlarini kompyuterda chop etish; rahbarga imzolash uchun taqdim etilganda hujjatlarning rasmiylashtirilishining to'g'riligini tekshirish (vizalar, standart talablariga muvofiq rekvizitlarning mavjudligi va to'g'riligi va boshqalar); hujjatlar nusxalarini tayyorlash va tasdiqlash va h.k. Hujjatlar bilan ishlash kiruvchi hujjatlarni qabul qilishni (soat ko'rsatilgan, masalan: soat 09 va 16 da), faks va elektron pochta xabarlarini qabul qilishni (kun davomida) o'z ichiga oladi; qabul qilingan hujjatlarni ish yuritish yo'riqnomalari talablariga muvofiq birlamchi qayta ishlash; hujjatlarni oldindan ko'rish (agar u kotibga topshirilgan bo'lsa); tashkilot tomonidan belgilangan qoidalarga muvofiq hujjatlarni rasmiylashtirish; rahbarga hujjatlar to'g'risida hisobot berish va boshqalar.

"Huquqlar" bo'limi, ehtimol, eng muhimi. U kotibning boshqaruv tizimidagi o'rnini, uning ahamiyatini, tashkilotdagi mavqeini ta'kidlaydi. Aynan huquqlar orqali rahbar tomonidan kotibga berilgan vakolatlar va uning mustaqillik darajasi ko'rinadi. Ushbu bo'lim kotibga menejerning asosiy strategik va taktik vazifalarni hal qilish uchun vaqtini bo'shatish imkonini beradi.

Ish tavsifining ushbu bo'limi kotibga (kotib-referent) katta yoki kichik vakolatlarni beradi va uning imkoniyatlari darajasini belgilaydi.

"Ma'suliyat" bo'limi qat'iy qonun hujjatlariga muvofiq tuzilgan.

"Munosabatlar (lavozim bo'yicha aloqalar)" bo'limi ham ma'muriy apparatning har qanday xodimi ishini tashkil etish uchun juda muhimdir va birinchi navbatda, bu qanday ma'lumotlarni batafsil ko'rsatishni talab qiladigan avtomatlashtirilgan tizimlarning faol joriy etilishi bilan bog'liq. qanday shaklda, kimga uzatiladi va kimdan keladi.

So'nggi yillarda ish tavsiflarida Ishni baholash bo'limi tez-tez paydo bo'ldi. Odatda ishning o'z vaqtida bajarilishi va uning sifati mezonlarini ko'rsatadi, masalan: shikoyatlar, da'volar va shikoyatlarning yo'qligi; hujjatlarda xatolarning yo'qligi; rahbariyatning ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya qilish va boshqalar.

Qoida tariqasida, ish tavsifi uni qayta ko'rib chiqish tartibini ko'rsatish bilan tugaydi. Ish ta'rifini qayta ko'rib chiqish shartlari tashkilot tarkibidagi o'zgarishlar bo'lishi mumkin, bu xodimlarning vazifalarini qayta taqsimlashga, kotib tomonidan bajariladigan ish turlarini o'zgartirishga va kompyuter texnologiyalarini joriy etishga olib keldi. Ammo ko'pincha ko'rsatmalarni majburiy qayta ko'rib chiqish yoki qayta tasdiqlash muddati (3 yil yoki 5 yil) ko'rsatiladi.

Majburiy bo'lmagan bo'lim "Ishni tashkil etish" dir, ammo yaqinda u juda mashhur bo'lib, tobora keng tarqalgan. U kotibning ishi uchun kunlik taxminiy jadvalni taqdim etadi. Bu shunday ko'rinishi mumkin.

ISH KUNINI BIRINCHI YARIMI:

1) ish joyining holatini (o'zini va rahbarini) tekshirish uchun rahbardan 10 daqiqa oldin ishga kelish, o'zini tartibga solish, kelgusi kun uchun reja tuzish yoki aniqlashtirish;

2) rejaga muvofiq zarur hujjatlar va ishlarni tanlash;

3) yozishmalarni qabul qilish, mazmuni bilan tanishish, rahbarning ustuvor qarorini talab qiladigan hujjatlarni chetga surish;

4) telegrammalar, shoshilinch fakslar va telefon xabarlari darhol rahbarga o'tkazilishi;

5) qolgan hujjatlar uchun mumkin bo'lgan javoblar yoki qarorlar variantlarini tayyorlash, ijrochilar o'rtasida taqsimlash;

6) olingan sharhlar, hisobotlar, taklifnomalar va boshqalarni ko'rib chiqish; Kundalik-taqvimingizda barcha voqealar sanasi va vaqtini yozib oling;

7) joriy axborot-ma'lumotnoma ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlarni saqlash;

8) qabul qilingan yozishmalar to'g'risida menejerga hisobot berish;

9) rahbar bilan birgalikda joriy kun uchun rejalashtirilgan tadbirlar mazmunini aniqlashtirish;

10) telefon orqali va shaxsan rahbarning ko'rsatmalarini tegishli ijrochilarga etkazish va hujjatlarni bajarish muddatlari o'tganligini eslatish.

kunduzi:

1) bajarilgan hujjatlarni yig'ish va imzolashga tayyorlash;

2) rahbarga bajarilgan hujjatlar to'g'risida hisobot berish, u tomonidan rasmiylashtirilgan hujjatlarni rahbardan olish;

3) chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash va jo‘natish;

4) keyingi kun uchun tadbirlarni rejalashtirish.

Ish kuni davomida quyidagilar mavjud:

a) tashrif buyuruvchilar bilan ishlash, telefon suhbatlari;

b) ishlar bo'yicha bajarilgan hujjatlarni topshirish;

v) kompyuterda ishlarni bajarish;

d) rahbarning ko'rsatmalariga muvofiq hujjatlardan nusxa ko'chirishni tashkil etish.

ISH KUNINI OXIRISHI:

1) kundalikingizni ko'rib chiqing va tegishli bo'limlarga muayyan tadbirlarga tayyorgarlik ko'rish zarurligi to'g'risida xabar bering;

2) agar rahbar ish kuni tugaganidan keyin ishda qolsa, unga barcha zarur ma'lumotlar, materiallarni taqdim etish kerak;

3) ish joyingizni tartibga keltiring, hujjatlarni olib tashlang, seyfni va barcha fayl kabinetlarini kalit bilan qulflang, elektron va texnik jihozlarni tarmoqdan o'chiring.

Lavozim ta'rifi boshqaruv apparati ishini tashkil etish uchun zarur bo'lgan barcha hujjatlar to'plamining ajralmas qismidir.

MASLAHAT. Ish kuningizni shunday tashkil qilingki, siz hamma narsani qila olasiz va hamma uchun foydali bo'lasiz. O'zingizni ishingizga topshiring, lekin sizning vakolatingizga kirmaydigan masalalar borligini unutmang. Shuning uchun, faqat o'zingiz qilishingiz kerak bo'lgan narsani qiling.

Xulosa: Yana bir bor ta'kidlash kerakki, kotib uchun ish tavsifi individual hujjatdir, chunki kotib lavozimi ko'plab darajalarga ega. Har bir kotib tashkilot faoliyatining ko‘lami va o‘ziga xos xususiyatlaridan, rahbarning talablaridan va uning kotibga bo‘lgan ishonchidan kelib chiqib, o‘ziga xos burch va huquqlar doirasiga, ijodiy, mantiqiy va texnik ish turlarining turli kombinatsiyalariga ega.

Korxonaning bosh muhandisi odatda direktorning o'ng qo'li, tijorat bo'yicha o'rinbosari esa chap qo'li hisoblanadi, lekin kotib bo'lmaganda direktor butunlay qo'lsiz bo'ladi.

Kotibning ish tavsifi xodimning malakasiga qo'yiladigan talablarni o'z ichiga oladi, unga bo'ysunish, tayinlash va ishdan bo'shatish tartibini belgilaydi. Hujjatda xodimning funktsional majburiyatlari, huquqlari, uning javobgarligi tasvirlangan. Kotibning vakolatlari tashkilotning o'ziga xos xususiyatlari bilan belgilanadi.

Mas'ul kotib uchun ish tavsifi namunasi

I. Umumiy holat

1. Kotib “texnik ijrochilar” toifasiga kiradi.

2. Kotib to'g'ridan-to'g'ri tarkibiy bo'linmaning bosh direktori / rahbariga hisobot beradi.

3. Kotibni tayinlash yoki lavozimidan ozod qilish bosh direktorning buyrug'i bilan amalga oshiriladi.

4. Kotib lavozimiga kamida o‘rta maxsus ma’lumotga va shu kabi lavozimda kamida bir yillik ish stajiga ega bo‘lgan shaxs tayinlanadi.

5. Kotib yo'q bo'lganda, tashkilot uchun buyruqda ko'rsatilgandek, funktsional vazifalar, huquqlar, majburiyatlar boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.

6. Kotib bilishi kerak:

• tashkiliy tuzilma;
• ishbilarmonlik muloqoti va odobi normalari;
• ish yuritishni tashkil etish;
• rossiya Federatsiyasining fuqarolik, mehnat qonunchiligi asoslari;
• tashkiliy va kompyuter texnikasini ishlatish qoidalari;
• amaliy dasturlar (Word, Excel va boshqalar);
• yozuv yozuvi;
• mehnatni muhofaza qilish qoidalari, xavfsizlik choralari, yong'indan himoya qilish.

7. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:

• tashkilot ustavi;
• rossiya Federatsiyasi qonunchiligi;
• ichki mehnat qoidalari, tashkilotning boshqa boshqaruv hujjatlari;
• rahbariyatning buyruqlari va ko'rsatmalari;
• ushbu ish tavsifi.

II. Kotibning lavozim vazifalari

Kotib quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

1. Mehmonlarni qabul qiladi.

2. Hujjatlarni va shaxsiy arizalarni qabul qiladi va rahbarga imzolash uchun taqdim etadi.

3. Rahbar qabul qilgan yozishmalarni ko‘rib chiqish uchun qabul qiladi. Qarorga muvofiq, uni ishda foydalanish uchun tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq shaxslarga yuboradi.

4. Aloqa vositalaridan foydalangan holda aloqani amalga oshiradi, ro'yxatga oladi, xizmat ma'lumotlarini rahbarga uzatadi.

5. Rahbar ishini texnik, tashkiliy ta'minlash bo'yicha tadbirlarni amalga oshiradi.

6. Rahbar nomidan so‘rovlar, xatlar, boshqa hujjatlarni tuzadi.

7. Rahbar tomonidan tashkil etilgan yig'ilishlar, yig'ilishlarni tayyorlash bilan shug'ullanadi. Kerakli ma'lumotlarni to'playdi, ro'yxatga oladi, yig'ilish o'tkaziladigan joy, vaqt, kun tartibi to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qiladi. Uchrashuvlar bayonnomalarini yuritadi va tuzadi.

8. Rahbar uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: chiptalar sotib oladi, transport, binolarni ijaraga oladi.

9. Tashkilot xodimlari tomonidan rahbariyatning buyruqlari, buyruqlari bajarilishini nazorat qiladi.

10. Ishlarni shakllantiradi, hujjatlarning saqlanishini ta'minlaydi, ularni o'z vaqtida arxivga topshiradi.

11. Rahbarning alohida rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

III. Huquqlar

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

1. O'z vakolatlari doirasida mustaqil qarorlar qabul qilish.

2. Hayot yoki sog'liq uchun xavf tug'ilganda o'z vakolatlaringizni amalga oshirishni boshlamang.

3. Rahbariyatga o‘z xizmat vazifalarini bajarishi, moddiy boyliklar, hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratish bo‘yicha talablar qo‘yish.

4. O‘z vakolatlarini amalga oshirish uchun rasmiy axborotni to‘liq hajmda olish.

5. Tashkilot faoliyatini va o'z faoliyatini yaxshilash bo'yicha rahbariyatga ratsionalizatorlik takliflarini yuborish.

6. Tashkilot faoliyatida aniqlangan kamchiliklar to‘g‘risida rahbarni xabardor qilish, ularni bartaraf etish bo‘yicha takliflar kiritish.

7. Tarkibiy bo‘linmalar xodimlaridan topshiriqlar, rahbariyat ko‘rsatmalarini bajarish muddatlari va sifati buzilishi sabablari bo‘yicha zarur materiallar va tushuntirishlarni olish.

IV. Mas'uliyat

Kotib quyidagilar uchun javobgardir:

1. Tashkilot manfaatlarini ruxsatsiz ifodalash, yig'ilishlar o'tkazish.

2. Qabul qilingan qarorlar natijalari, o'z harakatlari.

3. Xizmat vazifalarini lozim darajada bajarmaslik.

4. Tashkilotning boshqaruv hujjatlari talablarini buzish.

5. Shaxsiy ma'lumotlar bilan noqonuniy ishlash, maxfiy ma'lumotlarni, tijorat sirlarini uzatish.

6. Tashkilotga, uning xodimlariga, kontragentlariga, davlatga zarar etkazish.

7. Mehnat intizomi, ichki mehnat qoidalari, xavfsizlik standartlari, yong'indan himoya qilish talablarini buzish.

8. Ishbilarmonlik muloqotining odob-axloq qoidalarini, me'yorlarini buzish.

sud kotibi

Sud majlisining kotibi davlat xizmatchisi hisoblanadi va faqat sudlarda ishlaydi. U sudyaning hujjatli ishlarini, sud jarayonlarini ta'minlaydi, yig'ilishlarda qatnashadi. Ushbu xodim quyidagi funktsional majburiyatlarga ega:

1. Sud majlisida ko'rib chiqish uchun ish materiallarini to'playdi va rasmiylashtiradi.

2. Sud majlisining bayonnomasini yuritadi.

3. Chaqiruv qog‘ozlarini tayyorlaydi va yuboradi, yig‘ilish ishtirokchilarini chaqiradi.

4. Sud ishlarini qonunlar talablariga muvofiq tuzadi.

Kotib-kotib

Kotib-kotib - tashkilotning hujjat aylanishini yurituvchi mansabdor shaxs. Uning vazifalariga quyidagilar kiradi:

1. Telefon suhbatlarini o'tkazish va mijozlar bilan ishlash.

2. Hujjatlarda qayd etilgan majburiyatlarning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish.

3. Xat yozishni rasmiylashtirish va qayta ishlash.

4. Chet tilidan hujjatlar, yozishmalar tarjimasi.

5. Hujjatlar arxivini yuritish.